15 beste Beschaffungsstrategien und wann man sie anwenden sollte

Die Beschaffung ist nicht länger eine Funktion im Hintergrund, da nun allen bewusst ist, dass sie eine Schlüsselstrategie ist, die Kostenreduzierung, Risikominderung und tatsächliche Geschäftsergebnisse antreibt. Ob Sie globale Beschaffung betreiben, potenzielle Lieferanten qualifizieren oder die Leistung von Lieferanten optimieren – Ihre Strategie muss abgestimmt und gezielt sein. Eine solide Beschaffungsstrategie, die über Kategorie- und Lieferantenmanagement hinausgeht, ermöglicht es Ihnen, schneller zu reagieren, besser auszugeben und sich an größere Geschäftsziele anzupassen.

Dieser Leitfaden behandelt 15 praxisnahe Beschaffungsstrategien, wann sie angewendet werden, warum sie wichtig sind und wie sie von Kosteneffizienz bis hin zu Partnerschaftsbeziehungen alles ermöglichen. Von strategischen Lieferanten bis hin zu lokaler Beschaffung führen wir Sie durch die Entwicklung eines strategischen Beschaffungsprozesses, der Ihre Ziele und Marktanforderungen erfüllt. Wenn Sie Effizienz anstreben, Risiken mindern möchten oder effektivere Lieferantenbeziehungen aufbauen wollen – alles beginnt hier.

Was ist eine Beschaffungsstrategie im Einkauf?

Eine Beschaffungsstrategie ist Ihr Leitfaden dafür, wie Sie einkaufen. Es betrifft, wie Einkaufsorganisationen entscheiden, mit wem sie zusammenarbeiten, wo sie kaufen und welche Kompromisse angemessen sind, sei es Kostenvorteile, Innovation oder Risikominderung. Es ist mehr als nur Bestellungen zu schreiben.

Strategische Beschaffung geht tiefer. Es umfasst das Verständnis Ihrer Ausgabenkategorien, die Überwachung der Leistung von Lieferanten und die Sicherstellung, dass jede Entscheidung mit Ihren größeren Unternehmenszielen übereinstimmt. Es geht nicht darum, die kostengünstigsten Partner auszuwählen.

Wenn sie gut umgesetzt wird, wird die Beschaffung zu einem vorausschauenden Prozess. Sie nutzen Datenanalysen, Leistungskennzahlen und kooperative Beziehungen, um effektive Lieferantenbeziehungen zu etablieren, Dynamiken von Kostenüberlegungen und Risiken zu verwalten und langfristigen Wert zu schaffen, anstatt einfach nur Bestellungen abzuschließen.

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15 beste Beschaffungsstrategien für Einkaufsteams

Verabschieden Sie sich vom vorgefertigten Denken, Beschaffungsansätze im Einkauf sollten so dynamisch sein wie Ihre Lieferkette. Hier ist eine praxisnahe Analyse kluger Beschaffungsmodelle, formuliert wie Einkaufsfachleute es natürlich ausdrücken. Jeder Ansatz passt zu unterschiedlichen Zielen, Risikotypen und Ausgabenkategorien. Hier erfahren Sie, was Sie anwenden und wann dies sinnvoll ist.

1. Einzelbeschaffung

Einzelbeschaffung bezieht sich auf die Praxis, einen Vertrag für ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Dienstleistung an einen spezifischen Lieferanten zu vergeben, auch wenn mehrere qualifizierte Lieferanten vorhanden sind. Dies ist eine strategische Entscheidung, die von einer Organisation in der Regel aufgrund von Faktoren wie Kosteneffizienz, Qualität, Verlässlichkeit oder einer starken bestehenden Beziehung getroffen wird.

Vorteile:

• Fördert gute, langfristige Kunden-Lieferanten-Beziehungen
• Weniger komplizierte Systeme erleichtern Kommunikation und Zusammenarbeit
• Vereinfacht die Segmentierung von Lieferanten und Kategorien

Nachteile:

• Hohes Lieferantenrisiko im Falle von Lieferantenausfall
• Geringere Preisgestaltungsmacht aufgrund fehlendem Wettbewerb

2. Mehrfachbeschaffung

Mehrfachbeschaffung umfasst den Kauf des gleichen Produkts oder der gleichen Dienstleistung von zwei oder mehr Lieferanten. Wenn Sie auf Kosteneinsparungen, Lieferantenreaktionsfähigkeit abzielen oder nicht an einen Anbieter gebunden sein möchten, bietet Ihnen dieser Ansatz eine offene Wahl.

Vorteile:

• Minimiert das Risiko von Unterbrechungen der Lieferkette
• Fördert wettbewerbsfähige Preisgestaltung
• Besseren Zugang zu einem größeren Pool verschiedener Lieferanten

Nachteile:

• Erfordert mehr Koordination und Kontrolle
• Erschwert die Entwicklung tieferer Beziehungen zu Lieferanten

3. Doppelbeschaffung

Doppelbeschaffung ist ein strategischer Beschaffungsansatz, bei dem ein Unternehmen zwei Lieferanten für dasselbe Produkt oder dieselbe Dienstleistung nutzt. Es kombiniert Elemente der Einzel- und Mehrfachbeschaffung, um die Sicherheit der Lieferkette mit Kosteneffizienz auszubalancieren.

Anstatt sich vollständig auf einen Lieferanten zu verlassen (wie bei der Einzelbeschaffung) oder Bestellungen auf viele Lieferanten zu verteilen (wie bei der Mehrfachbeschaffung), schafft die Doppelbeschaffung eine kontrollierte Redundanz – sie gewährleistet Versorgungssicherheit, während gleichzeitig einige Vorteile des Lieferantenwettbewerbs erhalten bleiben.

Vorteile:

• Verringert Abhängigkeit von einem Lieferanten
• Erlaubt häufig die Verhandlung verbesserter Mengenrabatte
• Steigert die Leistung der Lieferanten durch Förderung von Wettbewerb

Nachteile:

• Etwas komplexer als Einzelbeschaffung
• Benötigt kontinuierliche Datenanalyse zur Steuerung der Zuteilung

5. Lokale Beschaffung

Lokale Beschaffung bedeutet, Waren, Materialien oder Dienstleistungen von Lieferanten innerhalb desselben Landes, der Region oder nahegelegenen Gebiete zu beziehen. Dieser Ansatz legt Wert auf Geschwindigkeit, Zuverlässigkeit und die Unterstützung der lokalen Wirtschaft, während die Transportzeit und die Umweltbelastung reduziert werden. Es wird häufig von Unternehmen genutzt, die Nachhaltigkeit, schnellere Lieferungen oder eine bessere Qualitätskontrolle und Transparenz in der Lieferkette priorisieren.

Vorteile:

• Schnellere Lieferung und schnellere Nachbestückung
• Einfachere Kontrolle der Lieferantenkennzahlen
• Fördert lokale Wirtschaften und Nachhaltigkeitsinitiativen

Nachteile:

• Möglicherweise höhere Preise
• Begrenzte Lieferantenauswahl könnte die Optionen einschränken

6. Outsourcing

Outsourcing bezeichnet die Auslagerung spezifischer Aufgaben, wie beispielsweise Produktion, Logistik oder Support, an externe Dienstleister. Es ist ideal, wenn die internen Mitarbeiter ausgelastet sind oder wenn Sie auf spezialisiertes Fachwissen zugreifen möchten, ohne die Gemeinkosten zu erhöhen. Dieses Modell ist hervorragend geeignet für IT-Dienstleistungen, Kundenbetreuung, Logistik und Massenproduktion, insbesondere wenn Kostenersparnis oberste Priorität hat.

Vorteile:

• Entlastung der internen Mitarbeiter
• Zugang zu spezialisierten Kompetenzen
• Erhebliche Kosteneinsparungen möglich

Nachteile:

• Weniger Kontrolle über Qualität und Zeitpläne
• Risiken im Hinblick auf Schutz des geistigen Eigentums und Vertraulichkeit

7. Insourcing

Insourcing bezeichnet die Praxis, Aufgaben, Prozesse oder Dienstleistungen intern innerhalb einer Organisation zu bearbeiten, anstatt sie an einen externen Anbieter auszulagern. Es ist die richtige Wahl, wenn die Leistung der Lieferanten nicht zufriedenstellend ist oder die Markenerfahrung beeinträchtigt wird. Ideal für Unternehmen, die die Beschaffung mit ihren Kernkompetenzen abstimmen oder direkten Kundenkontakt betonen möchten.

Vorteile:

• Vollständige Kontrolle über die Abläufe
• Höherer Schutz sensibler Daten und geistigen Eigentums
• Kann die Qualität von Dienstleistungen oder Produkten verbessern

Nachteile:

• Höhere Anfangsinvestitionen
• Erfordert interne Ressourcen und technische Fachkenntnisse

8. Strategisches Partnersourcing

Strategisches Partnersourcing ist ein langfristiger, kollaborativer Ansatz zur Beschaffung, bei dem ein Unternehmen eine für beide Seiten vorteilhafte Beziehung zu einem wichtigen Lieferanten oder Anbieter aufbaut. Statt Lieferanten als austauschbar zu betrachten, bildet das Unternehmen eine strategische Allianz, die auf gemeinsame Ziele, Innovation und kontinuierliche Verbesserung abzielt. Dieses Modell geht über das traditionelle Einkaufen hinaus – es geht darum, gemeinsam Werte zu schaffen, die Leistung der Lieferkette zu verbessern und Wettbewerbsvorteile zu erzielen.

Vorteile:

• Fördert Innovation und Produktdifferenzierung
• Langfristige Zuverlässigkeit und gemeinsame Vision
• Ermutigt zu einer soliden Beschaffungsstrategie statt kurzfristiger Deals

Nachteile:

• Benötigt Zeit und Beschaffungsaufwand, um Lieferanten zu entwickeln und zu pflegen
• Kann bei unsachgemäßer Ausführung zu Abhängigkeiten führen

9. Joint Ventures / Co-Sourcing

Joint Ventures und Co-Sourcing sind kollaborative Beschaffungsmodelle, bei denen zwei oder mehr Unternehmen Ressourcen, Risiken und Verantwortlichkeiten teilen, um gemeinsame Beschaffungs- oder Betriebsziele zu erreichen. Diese Ansätze werden verwendet, wenn Unternehmen kombiniert Expertise nutzen, Kosten senken oder neue Märkte erschließen möchten, ohne alles allein zu machen.

Vorteile:

• Geteilte Kosten und geringere Beschaffungsrisiken
• Erhöhte Verhandlungsmacht in Lieferantenmärkten

Nachteile:

• Erhöhte Koordinations- und Regulierungsanforderungen
• Mögliche Konflikte bei strategischen Entscheidungen

10. Globale Beschaffung

Globale Beschaffung ist eine Einkaufsstrategie, bei der ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen von internationalen Lieferanten in mehreren Ländern kauft, um Kosten zu sparen, Zugang zu hochwertigeren Ressourcen oder spezialisierten Fähigkeiten zu erhalten, die lokal nicht verfügbar sind.

Anstatt Lieferanten auf einen nationalen Markt zu beschränken, suchen Unternehmen weltweit, um ihre Lieferkette hinsichtlich Kosten, Qualität, Innovation und Verfügbarkeit zu optimieren.

Vorteile:

• Niedrigere Arbeits- und Produktionskosten
• Große Bandbreite an Lieferkapazitäten
• Möglichkeit von Innovationsentwicklungsprogrammen

Nachteile:

• Zeit- und Kulturbarrieren
• Geopolitische Risiken und Handelsvorschriften
• Komplexe Fracht und Logistik

12. Just-in-Time (JIT) Beschaffung

Just-in-Time (JIT) Beschaffung ist eine Strategie, bei der Materialien, Komponenten oder Produkte nur dann bestellt und geliefert werden, wenn sie im Produktionsprozess benötigt werden, anstatt im Voraus auf Lager gehalten zu werden. Ziel ist es, Lagerhaltungskosten zu minimieren, Verschwendung zu reduzieren und die Betriebseffizienz zu verbessern. JIT-Beschaffung ist stark auf genaue Nachfrageschätzungen, enge Beziehungen zu Lieferanten und optimierte Logistik angewiesen, um effektiv zu funktionieren.

Vorteile:

• Reduziert Lager- und Lagerhaltungskosten
• Begrenzt Verschwendung und Überbestand
• Hält Betrieb schlank und agil

Nachteile:

• Anfällig für Unterbrechungen in der Lieferkette
• Benötigt enge Abstimmung mit Lieferanten

13. Low-Cost Country Sourcing (LCCS)

Low-Cost Country Sourcing (LCCS) ist eine Beschaffungsstrategie, bei der Unternehmen Materialien, Komponenten oder Dienstleistungen aus Ländern mit niedrigeren Arbeits- und Produktionskosten beziehen, um Ausgaben zu reduzieren und die Margen zu verbessern. Dies umfasst typischerweise die Verlagerung der Beschaffung von Hochkostenregionen (wie den USA oder Westeuropa) auf Schwellenländer wie China, Indien, Vietnam oder Mexiko. LCCS wird häufig in Branchen wie Herstellung, Textilien, Elektronik und Automobilindustrie genutzt, wo Kosteneffizienz ein wichtiger Wettbewerbsfaktor ist.

Vorteile:

• Erhebliche langfristige Kosteneinsparungen
• Erleichtert Skalierung von Volumen über Ausgabenkategorien
• Eröffnet Chancen für diverse Lieferanten

Nachteile:

• Gefahr von Frachtverzögerungen, Zöllen und politischer Instabilität
• Erfordert Überwachung der Leistung von Lieferanten zur Qualitätssicherung

14. Konsignationsbeschaffung

Konsignationsbeschaffung ist ein Modell, bei dem ein Lieferant Waren an den Standort eines Käufers liefert, wobei das Eigentum jedoch beim Lieferanten verbleibt, bis die Waren verwendet oder verkauft werden. Der Käufer zahlt nur für das Inventar, wenn es verbraucht wird, was die Vorabkosten und das finanzielle Risiko verringert. Dieses Modell ist besonders nützlich in Industrien mit hohen Lagerkosten, variabler Nachfrage oder Bedarf an Just-in-Time-Herstellung.

Vorteile:

• Verbessert den Cashflow
• Reduziert Lagerabschreibungen und Überbestände
• Kann stärkere Beziehungen zu Lieferanten fördern

Nachteile:

• Benötigt anspruchsvolle Verfolgung und Abstimmung von Lagerbeständen
• Erfordert Vertrauen und kooperative Beziehungen zu Lieferanten

15. Nachfragegesteuerte Beschaffung

Nachfragegesteuerte Beschaffung ist eine Strategie, bei der Kaufentscheidungen direkt durch die Echtzeit-Nachfrage von Kunden geleitet werden, anstatt durch Prognosen oder historische Daten. Ziel ist es, Beschaffung und Lagerhaltung eng mit dem tatsächlichen Verbrauch abzustimmen, Überschüsse zu reduzieren, die Reaktionsfähigkeit zu verbessern und die Agilität der Lieferkette zu erhöhen. Dieser Ansatz ist essenziell in schnelllebigen Branchen wie Einzelhandel, Mode, FMCG und E-Commerce, wo sich die Nachfrage schnell verändern kann.

Vorteile:

• Reagiert besser auf Kundenbedürfnisse
• Weniger Kapital in unverkauftem Bestand gebunden
• Erleichtert Beschaffungsstrategien, die Agilität betonen

Nachteile:

• Erfordert starke Systeme und zuverlässige Datenanalysen
• Hohe Schwankungen können Beschaffungsprozesse ohne enge Abstimmung belasten

Beschaffungsstrategie auf Ihre Geschäftsziele abstimmen

Die Realität sieht so aus: Die Wahl einer Beschaffungsstrategie ist keine Aufgabe zum Abhaken. Und da sie in der Kategorienstrategie verwurzelt ist, geht es darum, sicherzustellen, dass Ihre Beschaffungsaktivitäten tatsächlich dazu beitragen, dass Ihr Unternehmen das erreicht, was es braucht: schneller wachsen, Kosten senken, Resilienz erhöhen oder Innovationen einführen.

Um Ihre Beschaffungsstrategie nachhaltig zu machen, müssen Sie über Ausgabenkategorien und Lieferantenlisten hinausblicken. Sie benötigen eine Strategie, die über die Grundlagen hinausgeht.

Beginnen Sie hier:

• Bestimmen Sie, was Ihrem Unternehmen am wichtigsten ist. Schnelligkeit? Geringere Kosten? Bessere Beziehungen zu Lieferanten? Vermindertes Risiko? Lassen Sie diese die Treiber Ihrer Beschaffungsstrategie sein.
• Führen Sie eine gründliche Spend-Analyse durch. Schauen Sie nicht nur oberflächlich hin, untersuchen und kategorisieren Sie Ausgaben nach Kategorie, identifizieren Sie Ausgabemuster, Hauptpunkte und analysieren Sie, wohin Ihr Geld fließt.
• Bewerten Sie die Leistung der Lieferanten. Verwenden Sie echte Daten über Kosten, Liefergeschwindigkeit, Qualität und Innovation. Dies ist Ihr Leitfaden zur Bewertung von Lieferanten.
• Nutzen Sie die richtigen Werkzeuge. Strategische Beschaffungs-Software und gute e-Beschaffung-Plattformen bieten Ihnen die Sichtbarkeit und Genauigkeit von Daten, die notwendig sind, um innovativ zu bleiben.
• Investieren Sie in die Entwicklung von Lieferanten. Benötigen Sie bessere Ergebnisse? Bauen Sie stärkere Beziehungen zu Lieferanten auf, auf die Sie zählen können. Investitionen in Schlüssellieferanten schaffen langfristigen Wert.

Kurz gesagt, eine solide Beschaffungsstrategie konzentriert sich immer auf eine Sache: Ihrem Unternehmen zu ermöglichen, schneller, intelligenter und mit weniger Verschwendung zu gewinnen.

Die neuesten Trends in der Beschaffung bis 2025

Strategische Beschaffungsstrategien im Jahr 2025 bedeuten nicht, auf Nummer sicher zu gehen – es geht darum, scharf, schnell und vorausblickend zu bleiben. Das Spiel hat sich geändert, und wenn Ihr Beschaffungsteam immer noch auf alten Strategien basiert, sind Sie bereits im Rückstand.

Das treibt den Wandel an:

• Saubere, vernetzte Daten sind unerlässlich. Wenn Ihr Team den Zahlen nicht vertraut, können Sie keine klugen Entscheidungen treffen. Starke Beschaffungsstrategien hängen jetzt von Datenqualität, Datensichtbarkeit und dem Tracking wichtiger Leistungskennzahlen ab.
• KI ist Ihr Assistent. Immer mehr Teams verlassen sich auf strategische Beschaffungssoftware, um Lieferanten zu vergleichen, Marktentwicklungen zu erkennen und potenzielle Risiken zu erkennen, bevor sie auftreten.
• Lieferantenentwicklung ist jetzt strategisch. Es reicht nicht aus, nur bei Lieferanten zu beschaffen – investieren Sie in Schlüsselbeziehungen, bauen Sie Vertrauen auf und unterstützen Sie diejenigen, die Innovation vorantreiben.
• Nachhaltigkeit ist die neue Grundlage. Beschaffungsstrategien werden neu gestaltet, um Nachhaltigkeit, ethische Arbeit und die Nachverfolgung des CO2-Fußabdrucks zu priorisieren. Kunden interessieren sich dafür, und das sollten Sie auch.
• Kluges Risikomanagement nimmt zu. Werkzeuge wie die Kralijc-Matrix für Lieferantenrisiken helfen Ihnen, Ihr Risiko in wesentlichen Ausgabenkategorien abzuwägen, Lieferanten zu bewerten und Schwachstellen in der Lieferkette aufzudecken.

Fazit

Beschaffung im Jahr 2025 erfordert mehr als routinemäßige Einkäufe. Um wettbewerbsfähig zu sein, muss Ihre Strategie die tatsächlichen Geschäftsziele unterstützen – Kostenreduktionen, Risikosenkungen, Lieferantenleistung und nachhaltiges Wachstum. Einer der Hauptvorteile strategischer Beschaffung ist ihre Fähigkeit, die Beschaffung mit langfristigen Zielen in Einklang zu bringen. Das erfordert das Verständnis Ihrer Ausgaben, die Wahl der richtigen Werkzeuge und die Förderung von Lieferantenbeziehungen, die Innovation und Resilienz bringen.

Intelligente Teams verlassen sich auf Daten, nicht auf Hypothesen. Sie implementieren Kategorienmanagement, überwachen Leistungskennzahlen und planen jeden Schritt der Beschaffung mit klaren Zielen. Ob Sie global oder lokal beschaffen – das Ziel bleibt dasselbe: eine Beschaffungsstrategie, die funktioniert und sich an Veränderungen anpasst.

So optimieren Sie Ihre Beschaffung und machen sie zu einem echten Treiber für Unternehmenswerte.