Was ist eSourcing? Strategien, Vorteile & bewährte Praktiken

Für viele Organisationen ist der Beschaffungsprozess eine der wichtigsten Funktionen für den langfristigen Erfolg. Die richtigen Lieferanten auszuwählen, faire Verträge zu verhandeln, Risiken zu managen und die Leistung der Anbieter zu verfolgen, kann über die Rentabilität entscheiden. Aber die Verwendung alter Methoden und traditioneller Beschaffungswerkzeuge führt zu Ineffizienzen, verpassten Chancen und erhöhten Betriebskosten.

Hier kommt eSourcing ins Spiel. Dieser digitale Ansatz für die Beschaffung verändert, wie Beschaffungsexperten aktuelle und potenzielle Lieferanten finden, ansprechen und mit ihnen zusammenarbeiten. In diesem Leitfaden werden wir erklären, was eSourcing ist, worauf bei einem eSourcing-Tool zu achten ist, die Vorteile wie Kosteneinsparungen und bewährte Praktiken, um Ihnen zu helfen, Ihre Beschaffungsprozesse strategischer und effizienter zu skalieren. Egal, ob Sie als Beschaffungseinkäufer mehrere Projekte managen oder als Geschäftsinhaber zum ersten Mal automatisieren, hier finden Sie hilfreiche Tipps, um Ihre Beschaffungskompetenzen zu schärfen.

Was ist eSourcing?

eSourcing bezieht sich auf die Nutzung von Online-Software und digitalen Tools zur Durchführung von Beschaffungs- und Einkaufsaktivitäten, insbesondere bei der Bewertung potenzieller Lieferanten und der Verwaltung von Wettbewerbsprozessen. Im Gegensatz zur traditionellen Beschaffung, die auf E-Mails, Tabellenkalkulationen und manueller Nachverfolgung basiert, ermöglicht das elektronische Sourcing Organisationen die Automatisierung von allem, vom Angebotsanfragen (RFQs) bis hin zum Lifecycle-Management.

Mit eSourcing-Tools können Unternehmen Lieferanten effektiver verwalten, Vorschläge analysieren, Preise vergleichen und in Echtzeit mit Anbietern zusammenarbeiten. Diese Technologie reduziert erheblich den erheblichen manuellen Aufwand, der oft mit der Beschaffung verbunden ist, und ermöglicht Beschaffungsteams die gleichzeitige Verwaltung mehrerer Projekte mit mehr Transparenz und Kontrolle.

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Wichtigste Bestandteile von eSourcing

Um eSourcing in der Praxis zu verstehen, ist es wichtig, seine Kernkomponenten aufzuschlüsseln:

• Lieferantenidentifikation: Identifizieren sowohl bestehender als auch potenzieller Lieferanten, die Ihren Beschaffungskriterien entsprechen.
• Lieferantenangebote: Lieferanten einladen, Angebote, Preise oder Vorschläge über eine zentrale e-Sourcing-Plattform einzureichen.
• Angebotsbewertung: Überprüfung und Bewertung von Lieferantenangeboten anhand vorab festgelegter Kriterien.
• Vertragsmanagement: Integration des Vertragslebenszyklus in den Beschaffungsprozess, um nachgelagerte Aktivitäten zu rationalisieren.
• Überwachung der Lieferantenleistung: Nutzung von Daten und Feedback zur Bewertung der Lieferantenleistung und Optimierung zukünftiger Beschaffungsveranstaltungen.

Jedes dieser Elemente ist entscheidend, um einen nahtlosen und strategischen e-Beschaffungsprozess zu schaffen, der Unternehmensziele unterstützt und Risiken minimiert.

Wie funktioniert eSourcing?

Der eSourcing-Prozess ist darauf ausgelegt, die traditionelle Beschaffung durch den Einsatz digitaler Tools zu rationalisieren und zu verbessern. Er bietet sowohl Struktur als auch Flexibilität, um eine Vielzahl von Beschaffungsanforderungen zu erfüllen. Egal, ob Sie als Hersteller einen zuverlässigen Lieferanten für Rohstoffe suchen oder als Einzelhändler saisonale Waren beschaffen, eSourcing vereinfacht komplexe Aufgaben, die sonst erheblichen manuellen Aufwand erfordern würden. Hier ist ein tieferer Einblick in den typischen Ablauf:

1. Beschaffungsbedarfe definieren und Anforderungen sammeln

Es beginnt mit der Identifizierung und Abstimmung der Beschaffungsbedarfe der Organisation. Das Einkaufsteam arbeitet abteilungsübergreifend, um interne Anforderungen, technische Spezifikationen, erwartete Liefertermine und Mengenanforderungen zu sammeln. Von dort aus beginnen sie, Bestellanforderungen zu erstellen und legen damit den Grundstein für eine strategische Beschaffungsinitiative.

Diese Phase ist entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen der Organisation im Vorfeld geklärt werden, was hilft, Umfangsänderungen zu reduzieren, Nacharbeiten zu vermeiden und die Eignung des Lieferanten von Anfang an sicherzustellen.

2. Lieferantenidentifikation und Einladung

Sobald die Beschaffungsziele klar sind, verwenden Beschaffungsspezialisten elektronische Beschaffungssoftware, um Lieferanten zu identifizieren. Dazu gehören sowohl potenzielle als auch aktuelle Lieferanten, abhängig vom Umfang des Projekts.

Digitale Plattformen umfassen häufig Lieferantendatenbanken oder Integrationsfunktionen, die bei der Identifikation potenzieller Lieferanten helfen und sie zur Teilnahme an bevorstehenden Beschaffungsveranstaltungen ermutigen. Danach werden formelle Einladungen mit Beschaffungsunterlagen wie Angebotsanfragen (RFQ), Vorschlagsanfragen (RFP) oder Informationsanfragen (RFI) elektronisch über die Plattform verschickt.

3. Digitale Angebote durch Lieferanten

Nachdem die Beschaffungsdokumente erhalten wurden, haben die Lieferanten, die sich über die Online-Software bewerben, eine festgelegte Frist zur Antwort. Über die Plattform laden sie Preisinformationen, Dienstleistungsangebote, Lieferzeitpläne und unterstützende Dokumentationen hoch.

Funktionen wie Reverse Auctions und Automatisierung in traditionellen Beschaffungswerkzeugen ermöglichen Echtzeitausschreibungen und fördern wettbewerbsfähige Preise sowie ein Umfeld für offene, effiziente Verhandlungen. Diese Transparenz hilft Beschaffungseinkäufern, die Marktsituation besser zu verstehen und den größten Wert für jeden Kauf zu sichern.

4. Bewertung von Lieferantenangeboten

Sobald alle Angebote eingereicht wurden, beginnt der Bewertungsprozess. Hier kommt eine käuferdefinierte Lösung zum Einsatz, um Angebote anhand vordefinierter Kriterien wie Kosten, Qualität, Lieferzeit, Zuverlässigkeit, Compliance und anderen Leistungsindikatoren zu bewerten und zu bewerten.

Mit fortschrittlichen Beschaffungswerkzeugen können Käufer die qualifizierten Lieferanten analysieren, verschiedene Angebote Seite an Seite vergleichen. Einige elektronische Beschaffungssoftwares unterstützen auch das Bewerten von Lieferantenangeboten mit Algorithmen, die die Lieferantengeschichte, Lieferleistung und Risikostufen berücksichtigen – entscheidend für ein effektives Lieferantenmanagement und ein umfassendes Risikomanagement.

Dieser Schritt unterstützt auch die Bewertung von Anbietern, sodass Unternehmen sicherstellen können, dass sie die richtigen Lieferanten für langfristigen Erfolg auswählen und nicht nur diejenigen, die das niedrigste Angebot abgeben.

5. Vertragsvergabe und Lifecycle Management