Digitaler Einkauf: Ein vollständiger Leitfaden für 2025

Digitale Beschaffung ist kein Schlagwort mehr – es ist eine Geschäftsstrategie, die für Unternehmen, die ihre Lieferkettenresilienz erhöhen, Kosten senken und schnellere, bessere Entscheidungen treffen wollen, einen entscheidenden Unterschied macht. Wenn Sie im Einzelhandel, in der Fertigung, in der Lebensmittelverteilung oder in der Technologie tätig sind, ist die Transformation der Beschaffung keine Option mehr.

Dieser Leitfaden richtet sich an Unternehmensleiter, Einkaufsmanager und Experten für digitale Transformation, die bereit sind, ihre Beschaffung zu transformieren. Sie erfahren, wie digitale Beschaffungsplattformen funktionieren, welche Schlüsseltechnologien sie antreiben, welche Vorteile sie bieten, wie sie implementiert werden und welche Beschaffungssoftware den Markt im Jahr 2025 anführt. Lassen Sie uns ehrlich über intelligente Beschaffungslösungen sprechen – mit realistischen Gesprächen, praktischem Kontext und umsetzbaren Informationen.

Was ist digitale Beschaffung?

Digitale Beschaffung ist die Anwendung digitaler Technologien und Tools auf den Beschaffungsprozess – von der Beschaffung und Vertragsmanagement bis hin zur Kostenanalyse und Compliance. Es geht darum, altmodische papierbasierte Prozesse durch automatisierte digitale Prozesse zu ersetzen, die von Beschaffungssoftware, künstlicher Intelligenz, Cloud-Technologie und Automatisierung unterstützt werden.

Anstatt hinter Unterschriften herzujagen oder Tabellen per E-Mail zu versenden, ermöglicht die digitale Beschaffung Unternehmen, Genehmigungen zu automatisieren, die Leistung von Lieferanten zu überwachen und Entscheidungen auf Basis von Echtzeitdaten zu treffen. Sie bringt den Einkauf in Einklang mit der Strategie und macht die Beschaffung zu einem Wertschöpfer statt zu einem Kostenfaktor.

🚀 Bereit, digitale Beschaffung in Aktion zu sehen?

Wenn Sie nach einer intelligenteren Möglichkeit suchen, Lieferanten für Lebensmittel, Getränke oder Verpackungen zu finden, hilft Torg Unternehmen wie Ihrem, sich mit über 150.000+ verifizierten Partnern zu verbinden. Beginnen Sie noch heute mit der Transformation Ihres Beschaffungsprozesses. Melden Sie sich jetzt kostenlos an!

Wie funktioniert digitale Beschaffung?

Digitale Beschaffung bedeutet, neu zu denken, wie Unternehmen einkaufen, Lieferanten verwalten und Ausgaben verfolgen. Kurz gesagt, die digitale Beschaffung nimmt jede Phase des Beschaffungszyklus und wendet intelligente Beschaffungslösungen an, um sie zu automatisieren, zu optimieren und in eine einzige digitale Plattform zu integrieren.

Schauen wir uns an, wie das in der Praxis aussieht:

Effizienteres Sourcing

Keine endlosen Tabellen mehr und kein Hin und Her mit Lieferanten. Das Sourcing wird über eProcurement-Systeme verwaltet, die eine dynamische Lieferantensuche bieten. Käufer können Sourcing-Ereignisse veröffentlichen, Angebote einholen und Lieferanten nach vorgegebenen Kriterien an einem Ort bewerten. Fortgeschrittene eProcurement-Systeme ermöglichen es Beschaffungsteams sogar, die Historie, Zertifizierungen, Diversitätsnachweise, ESG-Compliance und Leistungsbewertungen von Lieferanten vor der Auswahl zu überprüfen.

Dies spart Zeit bei der Bewertung von Lieferanten und verbessert die Qualität des Sourcings. Einige Plattformen gehen sogar einen Schritt weiter, indem KI Beschaffungsteams Lieferanten basierend auf früheren erfolgreichen Matches empfiehlt oder zukünftige Leistungsfähigkeit von Lieferanten anhand historischer Muster vorhersagt.

Verhandlung & Vertragsmanagement optimiert

Nach Abschluss des Sourcings beginnt die Verhandlungsphase. Doch anders als früher, wo E-Mails hin- und hergeschickt wurden, kann automatisierte Beschaffungssoftware heute Verhandlungen über Team-Kollaborationsplattformen oder sogar über KI-gesteuerte Bots automatisieren, die Preise vorschlagen oder ungewöhnliche Vertragsbedingungen hervorheben.

Für Verträge können KI-gestützte Tools Vereinbarungen aus Templates erstellen, die rechtliche Best-Practices enthalten und automatisch risikoreiche Klauseln kennzeichnen. Mit Tools zur Vertragslebenszyklusverwaltung können Verträge gespeichert, durchsucht und geprüft werden – was Engpässe beseitigt und die Einhaltung verbessert.

Procure-to-Pay (P2P) – Automatisierung in Aktion

Hier kommt die Digitalisierung der Beschaffung wirklich zum Tragen. Der Procure-to-Pay-Prozess umfasst Bedarfsanforderungen, Bestellungen, das Wareneingangsmanagement, Rechnungsstellung und Zahlungsfreigaben. Digitale Beschaffungslösungen automatisieren den gesamten Prozess.

Zum Beispiel kann ein Mitarbeiter, wenn er etwas kaufen muss, dies über eine vorkonfigurierte Benutzeroberfläche tun, die genehmigte Lieferanten, Kataloge und Budgets enthält. Bestellungen werden automatisch erstellt und zur Genehmigung verschickt. Wenn die Waren eintreffen, wird die Bestätigung im System protokolliert und Rechnungen werden über eine Dreifachabstimmung mit Bestellungen und Wareneingängen abgeglichen. Zahlungen werden dann geplant und in der Regel in Finanzsysteme integriert.

Keine verloren gegangenen Rechnungen. Keine Jagd nach Unterschriften. Einfach reibungslose Prozesse mit vollständiger Prüfspur.

Echtzeit-Beschaffungsanalysen

Alles ist online, daher generiert alles Daten – und hier kommen Beschaffungsanalysen ins Spiel. Beschaffungsmitarbeiter können Ausgaben nach Kategorien verfolgen, die Leistung von Lieferanten überwachen, Einsparmöglichkeiten identifizieren und Abweichungen in Echtzeit erkennen.

Diese Transparenz ermöglicht es Unternehmen, bessere Entscheidungen zu treffen. Möchten Sie wissen, welcher Lieferant am meisten verspätet liefert? Welche Abteilung zu viel für IT-Ausrüstung ausgibt? Dashboards liefern diese Informationen sofort, damit Führungskräfte die Beschaffung in Echtzeit lenken können.

Eingebaute Compliance und Risikomanagement

Compliance in der Beschaffung bedeutete früher gelegentliche Audits und manuelle Richtlinienüberprüfungen. Heute nicht mehr. Mit Technologien zur Beschaffung wird Compliance in jede Transaktion integriert. Ob es darum geht zu überprüfen, ob ein Lieferant steuerkonform ist, Diversity-Zertifizierungen zu authentifizieren oder Bestellungen zu kennzeichnen, die Budgetlimits überschreiten – Regeln werden automatisch durchgesetzt.

Einige Plattformen verbinden sich sogar mit Drittanbieter-Risikodatenbanken, um nach finanzieller Instabilität, Sanktionen oder negativen Nachrichten über Lieferanten zu suchen – so können Beschaffungsteams reagieren, bevor Probleme entstehen.

End-to-End-Integration im ganzen Unternehmen

Das ist es, was digitale Beschaffung wirklich lebendig macht: Integration. Die besten digitalen Beschaffungsplattformen sind keine eigenständigen Produkte. Sie verbinden sich mit ERP-Software, Finanzplattformen, CRM-Systemen und Inventursoftware, um Teil eines integrierten digitalen Netzwerks zu werden, das durch das gesamte Unternehmen läuft.

Das ist unerlässlich. Beispielsweise sorgt die Verbindung eines ERP-Systems mit dem Beschaffungssystem dafür, dass Lieferantenstammdaten, Buchungscodes und Steuereinstellungen synchronisiert werden – so werden keine doppelten Buchungen oder finanzielle Abweichungen erzeugt. Es ermöglicht die Echtzeit-Verfolgung von Budgets, Prognosen und abteilungsübergreifender Zusammenarbeit. Kurz gesagt, digitale Beschaffung automatisiert nicht nur einzelne Aufgaben, sondern verbindet sie in einem intelligenten Workflow – mit Beschaffungsanalysen, KI und Daten. Es ist ein kompletter Neudenken der Beschaffungsfunktion, weg von arbeitsintensiv und reaktiv, hin zu digital und wertorientiert.