Top 20 Beschaffung-KPIs: Wie man sie festlegt und misst

Einkauf ist mehr als nur Bestellungen aufzugeben oder Dinge rechtzeitig zu erhalten – er steht im Mittelpunkt davon, wie ein Unternehmen Kosten senkt, Beziehungen zu Lieferanten aufbaut und die Lieferkette flüssig hält. Egal, ob Sie den Einkauf in einer Großfabrik verwalten, medizinische Geräte in einem Krankenhaus bestellen oder Lieferanten in einem wachsenden Technologieunternehmen koordinieren – eines bleibt wahr: Sie können Dinge nicht verbessern, wenn Sie sie nicht messen können.

Und wie wissen Sie, ob Ihr Einkaufsprozess wirklich seinen Zweck erfüllt? Hier kommen wesentliche Einkaufs-KPIs ins Spiel. Sie sind die Kennzahlen, die Ihnen zeigen, was auf Kurs ist, was hinterherhinkt und wo Sie sich verbessern können. Betrachten Sie KPIs als Ihr Cockpit. Sie zeigen Ihnen nicht nur, wie schnell Sie sich bewegen – sie informieren Sie, wann Sie wenig Treibstoff haben, vom Kurs abgekommen sind oder zu viel Zeit mit den falschen Tätigkeiten verbringen.

In diesem Leitfaden führen wir Sie durch 20 der praktischsten Einkaufs-KPIs. Sie erfahren, was jeder von ihnen ist, warum Sie ihn benötigen und wie Sie ihn tatsächlich messen können, ohne den Verstand zu verlieren.

Was sind Einkaufs-Kennzahlen (KPIs)?

Einkaufs-KPIs sind Kennzahlen oder Messwerte, die Ihrer Einkaufsabteilung dabei helfen, zu überwachen, wie gut die Dinge vorankommen – von Geld sparen bis hin zu pünktlichen Lieferanten. Betrachten Sie Einkaufs-KPIs als Ihr Bewertungsdiagramm. Sie informieren Sie darüber, ob Ihre Einkaufsfunktion effektiv ist, wo es Engpässe geben könnte und wie nah Sie daran sind, Ihre Unternehmensziele zu erreichen.

Einige der wichtigsten Leistungsindikatoren beziehen sich auf Geld, wie z. B. wie viel Sie tatsächlich sparen (Kostenersparnis), was Sie nicht unnötig ausgeben (Vermeidung von Einkaufskosten) oder wie viel Gegenwert Sie für Ihr Geld erhalten (Einkaufs-ROI). Andere messen die Bewegung Ihrer Einkaufsprozesse, wie z. B. die Vorlaufzeit der Lieferanten, die Genauigkeit der Bestellungen oder wie oft Sie Notkäufe tätigen mussten, weil etwas schiefgelaufen ist.

Das Ziel? Ihrem Einkaufsteam die richtigen Informationen zu liefern, um klügere Entscheidungen zu treffen. Wenn Sie Einkaufs-KPIs ständig überwachen, können Sie erkennen, was erfolgreich ist, korrigieren, was fehlschlägt, und langfristig klüger strategisieren. Das ist das Wesen der Verbesserung der Einkaufsleistung, der Minimierung von Risiken in der Lieferkette und der Erhöhung der gesamten Einkaufseffizienz.

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Top 20 Einkaufs-KPIs, die Sie verfolgen sollten

Wenn Sie möchten, dass Ihr Einkaufsteam etwas bewirkt, müssen Sie wissen, was zu messen ist. Diese Einkaufs-KPIs halten Ihre Entscheidungen datenbasiert.

1. Kostenmanagement

Das ist ein persönliches Lieblings-KPI, und das auch aus gutem Grund. Geld sparen bedeutet, wie viel reales Geld Sie durch besseres Einkaufen im Geschäft behalten. Angenommen, Ihr Unternehmen hat für Verpackungen 10 £ pro Einheit bezahlt. Sie haben mit dem Lieferanten verhandelt und diesen Preis auf 8 £ reduziert. Diese 2 £ pro Einheit? Das sind echte Einsparungen.

So setzen Sie es fest und messen es:

Überprüfen Sie Ihre früheren Einkaufspreise und vergleichen Sie diese mit dem, was Sie derzeit für dieselben Produkte oder Dienstleistungen bezahlen. Sie können auch Einsparungen durch Vermeidung von Einkaufskosten hinzufügen, z. B., wenn Ihr Team einen Vertrag abschließt, bevor es Preiswettbewerb und Erhöhungen gibt. Dieser KPI hilft der Einkaufsabteilung dabei, greifbare Ergebnisse zu demonstrieren und die gesamte Einkaufsleistung zu verbessern.

2. Einkaufs-ROI

Wenn Sie Zeit, Geld und Arbeit in den Einkauf stecken, müssen Sie den Ertrag kennen. Dies zeigt Ihnen genau das – welchen Wert Ihre Mitarbeiter für Ihre Investitionen liefern.

So setzen und messen Sie es:

Verwenden Sie die Formel: (Jährliche durch Einkauf eingesparte Kosten – Betriebskosten für Einkauf) / Betriebskosten für Einkauf

Es ist eine einfache Messung der Leistung Ihrer Einkaufsfunktion. Ein hoher ROI zeigt an, dass Ihre Einkaufsfunktion schlank und intelligent ist.

3. Verwaltetes Einkaufsvolumen

Dieser KPI zeigt Ihnen den Prozentsatz der Gesamtausgaben Ihres Unternehmens, der tatsächlich die richtigen Einkaufsverfahren durchläuft. Wenn die Hälfte Ihrer Abteilungen eigenständig einkauft, ohne die Einkaufsabteilung einzubinden, haben Sie ein Problem.

So setzen und messen Sie es:

Teilen Sie die Ausgaben, die durch den formalen Einkaufsweg gehen, durch die Gesamtausgaben des Unternehmens. Je größer die Zahl, desto stärker ist der Einfluss des Einkaufs und desto größer ist das Potenzial zur Verbesserung der Einkaufseffizienz. Wenn dieser Wert hoch ist, haben Sie auch verbesserte Sichtbarkeit, verbessertes Lieferantenmanagement und mehr Kontrolle über Betriebsausgaben.

4. Kostenvermeidung

Im Gegensatz zur Kostenreduzierung, bei der Sie den bereits ausgegebenen Preis senken, handelt es sich bei der Kostenvermeidung um Fälle, in denen Sie nie den höheren Preis bezahlt haben. Angenommen, ein Lieferant wollte die Preise erhöhen, Sie haben aber einen langfristigen Vertrag vor der Erhöhung abgeschlossen. Diese vermiedenen Kosten zählen.

So setzen und messen Sie es:

Vergleichen Sie projizierte Preiserhöhungen oder Marktpreise mit dem Preis, den Sie bezahlt haben. Dazu gehören auch Elemente wie Preisschwankungen, verbesserte Zahlungsbedingungen oder das Vermeiden unnötiger Funktionen, die die Kosten erhöht hätten. Die Verfolgung dieses KPIs zeigt die visionäre Stärke Ihrer Einkaufsmaßnahmen.

5. Abweichende Ausgaben

Abweichende Ausgaben klingen spannend, sind aber im Einkauf alles andere als das. Sie beziehen sich auf Personen in Ihrem Unternehmen, die außerhalb genehmigter Wege oder Lieferanten einkaufen.

Dies führt oft zu erhöhten Kosten, überflüssigen Bestellungen und macht die Kostenkontrolle zu einem Albtraum.

So setzen und messen Sie es:

Verwenden Sie Ihr Enterprise Resource Planning (ERP)-System, um Bestellungen zu kennzeichnen, die nicht über den offiziellen Bestellprozess getätigt wurden. Je mehr Sie suchen, desto mehr Ineffizienzen im Einkaufsprozess werden Sie wahrscheinlich entdecken. Das Ziel? Alles unter Kontrolle halten, Überraschungen minimieren und Ihre Einkaufsoperationen verbessern.

6. Lieferanten-Pünktlichkeitsrate

Hatten Sie schon einmal einen Lieferanten, der zu spät kam und Ihren gesamten Produktionszeitplan durcheinanderbrachte? Ja, dieser KPI verhindert das. Die Lieferanten-Pünktlichkeitsrate quantifiziert die Häufigkeit, mit der Ihre Lieferanten das liefern, was sie versprochen haben, an dem Tag, an dem sie es versprochen haben.

So setzen und messen Sie es:

Rate der pünktlichen Lieferungen (%)= (Anzahl pünktlicher Lieferungen/Gesamtlieferungen)*100

Wenn die Leistung Ihres Anbieters hier niedrig ist, kann dies zu Verzögerungen, unzufriedenen Kunden oder hastigen Notkäufen führen, die Ihr Budget belasten. Die regelmäßige Überwachung dieses KPIs verbessert die Vorhersehbarkeit Ihrer Lieferkette und erhöht die Kundenzufriedenheit.

7. Fehlerquote der Lieferanten

Die Waren zu erhalten ist eine Sache, sie in gutem Zustand zu erhalten, ist eine andere. Hierfür wird die Fehlerquote der Lieferanten verwendet. Sie gibt an, wie oft Lieferanten Produkte liefern, die beschädigt, falsch oder unter den Qualitätsstandards liegen.

So setzen und messen Sie es:

Fehlerquote (%)= (Anzahl fehlerhafter Einheiten/Empfangene Gesamteinheiten)*100

Hohe Fehlerquoten führen zu zusätzlichen Rücksendungen, verlorener Zeit und steigenden verbundenen Kosten. Außerdem wirkt sich dies negativ auf die Leistung Ihres Lieferanten aus und unterbricht den gesamten Beschaffungsprozess. Diese Messung ist ein Muss für Einkaufsprofis, die sich sauberere, effizientere Einkaufsprozesse wünschen.

8. Lieferanten-Vorlaufzeit

Dauert die Lieferung zu lange? Das ist ein Problem. Die Lieferanten-Vorlaufzeit zeigt Ihnen, wie viele Tage es dauert, von der Bestellung bis zum Empfang der Waren. Kürzere Vorlaufzeiten bedeuten schnellere Durchlaufzeiten, weniger Fehlbestände und weniger hektische Last-Minute-Lösungen.

So setzen und messen Sie es:

Verfolgen Sie die Anzahl der Tage zwischen der Bestellung und der Lieferung der Waren. Nehmen Sie einen Durchschnitt pro Lieferant, um vergleichen und Ihre besten (und schlechtesten) Lieferanten bestimmen zu können. Dies hilft bei allem, von Lagerplanung bis hin zu strategischen Initiativen, und reduziert jene teuren Notkäufe, die Ihr Budget belasten.

9. Lieferanten-Compliance-Rate

Halten sich Ihre Lieferanten an die Vertragsbedingungen? Liefern sie das korrekte Produkt, in der korrekten Menge, am richtigen Datum? Das ist, was die Lieferanten-Compliance-Rate Ihnen zeigt.

So setzen und messen Sie es:

Überprüfen Sie alle abgeschlossenen Bestellungen und beobachten Sie, wie viele von diesen vollständig die Vertragsbedingungen erfüllt haben. Vergleichen Sie das mit der Anzahl der Bestellungen und konvertieren Sie es in einen Prozentsatz. Wenn der Wert niedrig ist, könnte es an der Zeit sein, Ihr Lieferantenmanagement zu überdenken oder Verträge neu zu verhandeln. Hohe Compliance? Das ist ein Gewinn für Ihre Einkaufsfunktion und eine große Unterstützung bei der Erreichung Ihrer allgemeinen Leistungsziele.

10. Vertragskonformität

Dieser KPI konzentriert sich darauf, ob Käufe im Rahmen der korrekten, vereinbarten Verträge abgewickelt werden – keine Verkäufe außerhalb der Vertragsbedingungen, keine Bestellungen durch die Hintertür.

So setzen und messen Sie es:

Überwachen Sie den Prozentsatz der Gesamteinkaufsausgaben, die über gültige, genehmigte Verträge erfolgen. Alles außerhalb dieser Vereinbarungen muss erfasst werden. Hohe Vertragskonformität = geringeres Risiko, verbesserte Preise und effizientere Einkaufsprozesse. Es ist auch eine ausgezeichnete Methode, abweichende Ausgaben zu minimieren und sich an die Bedingungen zu halten, die Ihre Einkaufsleitenden hart verhandelt haben.

11. Bestellzykluszeit

Wie lange dauert es, bis Ihr Team eine Bestellung erstellt und genehmigt? Wenn es sich hinzieht, verlangsamen Sie den gesamten Einkaufszyklus. Die Bestellzykluszeit schätzt die durchschnittliche Dauer zwischen der Initiierung einer Bestellung und der Genehmigung und Ausstellung.

So setzen und messen Sie es:

Überwachen Sie, wie viele Stunden oder Tage von Anfang bis Ende jede Bestellung dauert, und nehmen Sie daraus einen Durchschnitt über einen Zeitraum. Schnellere Zykluszeiten deuten auf einen harmonischeren Einkaufsprozess hin. Und wenn es zu lange dauert? Das ist ein Warnzeichen für Ineffizienz im Einkaufsprozess wie zu viele Genehmigungsschritte oder veraltete Einkaufssoftware.

12. Genauigkeit der Bestellaufträge

Falsche Informationen an einen Lieferanten zu senden (falsche Mengen, inkorrekte Preise, falsche Waren und Lieferadressen) kann Ihre gesamte Operation ruinieren. Die Genauigkeit der Bestellaufträge misst, wie konsistent Ihr Team die Fakten beim ersten Mal korrekt erfasst.

So setzen und messen Sie es:

Genauigkeit der Bestellungen (%)= (Anzahl korrekter Aufträge/Gesamtanzahl der Aufträge)*100

Dies ist einer jener Kaufmetriken, die Ihnen bescheiden eine Menge Zeit sparen. Es minimiert das Hin und Her mit Lieferanten und eliminiert Rücksendungen, Verzögerungen und unnötige Probleme bei der Kostenkontrolle.

13. Einkaufsprozess-Zykluszeit

Dieser KPI geht über Bestellaufträge hinaus. Er verfolgt, wie lange es dauert, den gesamten Einkaufsprozess durchzuführen, von der Anerkennung des Bedarfs bis zum Erhalt der Waren oder Dienstleistungen. Er zeigt, wie reaktionsfähig Ihre Einkaufsfunktion tatsächlich ist.

So setzen und messen Sie es:

Messen Sie, wie lange jede Einkaufsaktivität dauert (von der Anfrage über die Beschaffung bis zur Lieferung) und nehmen Sie einen Durchschnitt über die Zeit. Wenn Ihre Zykluszeit lang ist, sollten Sie interne Engpässe untersuchen, die Kommunikation mit Lieferanten verbessern oder modernere Einkaufssoftware einbinden. Kürzere Zyklen führen zu schnellerer Produktion, verbesserter Lieferantenverfügbarkeit und effizienteren Einkaufsverfahren.

14. e-Procurement-Nutzungsrate

Nutzen Ihre Mitarbeiter immer noch Excel-Tabellen per E-Mail an Lieferanten? Oh je. Die Adoption von e-Procurement ist ein Indikator dafür, wie effizient Ihre Online-Tools von Ihren Einkaufsmitarbeitern genutzt werden.

Definition und Messung:

Zählen Sie, wie viele tatsächlich Ihr e-Procurement-System nutzen im Vergleich zu der Anzahl, die es nutzen könnten. Dann geben Sie dies als Prozentsatz an. Dieser KPI zeigt den Grad der digitalen Reife Ihres Einkaufsteams. Hohe Nutzung kann Arbeitsabläufe automatisieren, die Datenerfassung im Einkauf verbessern und Nacharbeit, die Zeit und Kosten verursacht, minimieren. Bei niedriger Nutzung könnte dies auf mangelndes Training hinweisen oder darauf, dass Ihr System einfach nicht benutzerfreundlich ist.

15. Anzahl aktiver Lieferanten

Zu viele Lieferanten sind schwer zu handhaben. Zu wenige; und man lädt sich Verfügbarkeitsprobleme ein. Deshalb ist es so wichtig, die Anzahl aktiver Lieferanten zu überwachen. Dies gibt Ihnen Einblick, wer wirklich zu Ihren Einkaufsausgaben beiträgt, im Gegensatz zu denjenigen, die lediglich in Ihrem System Platz beanspruchen.

So setzen und messen Sie es:

Überprüfen Sie, wie viele Lieferanten Sie innerhalb eines bestimmten Zeitraums (z. B. in den letzten 12 Monaten) tatsächlich bestellt haben. Entfernen Sie Lieferanten mit null Transaktionen. Dies hilft bei der Lieferantenverfügbarkeit, der Lieferantenleistung und sogar bei der Reduktion von Risiken in der Lieferkette. Eine ausgewogene Lieferantenbasis bietet Flexibilität und stärkt Ihr strategisches Sourcing.

16. Lieferanten-Verfügbarkeitsrate

Benötigen Sie jemals ein Produkt dringend, nur um gesagt zu bekommen: „Entschuldigung, wir haben keinen Bestand“? Genau hier kommt die Lieferanten-Verfügbarkeitsrate ins Spiel. Dieser KPI zeigt Ihnen, wie oft Ihre Lieferanten tatsächlich in der Lage sind, Ihnen das zu liefern, was Sie benötigen, wann Sie es benötigen.

So setzen und messen Sie es:

Nehmen Sie die Anzahl der abgeschlossenen Bestellungen und teilen Sie sie durch die Gesamtanzahl der Bestellungen, dann multiplizieren Sie dies mit 100. Das ergibt den Prozentsatz der Zeiten, zu denen ein Lieferant verfügbar war, wenn er gerufen wurde.

Die Überwachung dieses KPIs hilft Ihnen dabei, Zuverlässigkeitsprobleme frühzeitig zu identifizieren. Es unterstützt auch bei verbesserten Lieferantenbewertungssystemen und reduziert das Risiko von Unterbrechungen in Ihren Einkaufsoperationen. Eine hohe Verfügbarkeitsquote führt zu weniger Notkäufen und erleichtert Ihre gesamte Lieferkette.

17. Rate von Notkäufen

Notkäufe sind ein Feueralarm für Ihre Einkaufsabteilung. Sie sind stressig, ungeplant und meistens teuer. Dieser KPI überwacht, wie häufig Sie Notkäufe tätigen müssen.

So setzen und messen Sie es:

Teilen Sie die Anzahl der in einem bestimmten Zeitraum getätigten Notkäufe durch die Gesamtanzahl der Einkäufe. Multiplizieren Sie dann mit 100, um es in einen Prozentsatz umzuwandeln. Eine hohe Anzahl an Notkäufen deutet auf schlechtes Management der Beschaffung, Inventarprobleme oder Lieferantenprobleme hin.

Und jeder Notkauf treibt die Kosten pro Rechnung nach oben, setzt Ihr Personal unter Druck und erhöht Ihre Betriebsausgaben. Das Ziel? Halten Sie diese Zahl niedrig. Es ist einer der Einkaufs-KPIs, die anzeigen, wie proaktiv (oder reaktiv) Ihre Einkaufstätigkeiten sind.

18. Verarbeitungszeit für Rechnungen

Wie schnell verarbeitet Ihr Team eine Rechnung, von der Eingangsbestätigung bis zur Zahlung? Genau das sagt Ihnen die Verarbeitungszeit für Rechnungen. Je schneller die Verarbeitung, desto höher das Einsparungspotenzial und verbesserte Lieferantenbeziehungen.

So setzen und messen Sie es:

Messen Sie die durchschnittliche Anzahl an Tagen zwischen dem Empfang der Rechnung und der Zahlung.

Lange Verarbeitungszeiten können sich auf Ihre Frühzahlungsrabatte auswirken, Verzögerungen bei der Abstimmung verursachen oder Ihre Lieferanten-Bewertungsnote beeinträchtigen. Reduzierungen hierbei verbessern die Leistung Ihres Einkaufsteams und tragen zu einem reibungsloseren Beschaffungsprozess bei. Und wenn Sie es immer noch manuell machen? Die Automatisierung mit Einkaufssoftware ist ein guter erster Schritt.

19. Einkaufskosten pro Bestellung

Dieser KPI beantwortet eine wichtige Frage: Wie viel kostet es wirklich, eine einzelne Bestellung aufzugeben und zu bearbeiten? Berücksichtigen Sie Verwaltungszeit, Systemnutzung, Arbeit, Genehmigungen – alles.

So setzen und messen Sie es:

Einkaufskosten pro Bestellung = Gesamteinkaufskosten/Anzahl der Bestellungen

Die Aufrechterhaltung dieser Kosten auf niedrigem Niveau ist ein Zeichen für einen effizienten, schlanken Einkaufsprozess. Es ist eines der effektivsten kostenkontrollierenden KPIs, um Ihren Einkaufs-ROI darzustellen und allgemeine Kostenkontrollmethoden zu verbessern.

20. Rate von zurückgesandten Waren

Jedes zurückgesandte Produkt ist eine Fehlanzeige. Das bedeutet, dass etwas schiefgegangen ist – möglicherweise hat der Lieferant das falsche Produkt gesendet oder möglicherweise gibt es ein Qualitätsproblem. In jedem Fall frisst dies Zeit und Geld.

So setzen und messen Sie es:

Rückgabequote (%) = (Anzahl zurückgegebener Einheiten/Gesamtanzahl verkaufter oder gelieferter Einheiten)*100

Dieser KPI beeinflusst Ihre Lieferanten-Compliance-Rate, deckt Probleme im Lieferantenmanagement auf und weist sogar auf interne Probleme hin, wie fehlerhafte Kaufanforderungen.

Die regelmäßige Überwachung von Einkaufs-KPIs wie diesem hält Sie vor kleineren Problemen, bevor sie zu ausgewachsenen Problemen werden.

Vorteile der Verfolgung von Einkaufs-KPIs

Hier sind die wichtigsten Vorteile, die mit der regelmäßigen Verfolgung von Einkaufs-KPIs verbunden sind – Sie werden bemerken, wie sie Ihrem Team helfen, Geld sparen und die Effizienz verbessern können.

Überteuerte Lieferanten schnell erkennen

Durch die Verfolgung Ihrer Einkaufskennzahlen können Sie Preisinkonsistenzen sofort erkennen. Das bedeutet, dass Sie einen besseren Preis aushandeln oder erschwinglichere Lieferanten finden und somit überhöhte Zahlungen vermeiden und Ihren Einkaufs-ROI verbessern können.

Ausfälle und Verzögerungen reduzieren

Wenn Sie Lieferzeiten und die Verfügbarkeit von Lieferanten verfolgen, verbessert dies die Lagerverwaltung. So bleiben Sie geplanten Fehlbeständen oder Verzögerungen voraus und halten Ihre Einkaufsoperationen reibungslos aufrecht, wodurch Störungen in der Lieferkette minimiert werden.

Manuelle Nacharbeit reduzieren

Die Überwachung von Einkaufskennzahlen wie der Bestellgenauigkeit und der Verarbeitungszeit für Rechnungen führt zu weniger Fehlern. Durch die Minimierung von Fehlern reduzieren Sie manuelle Nacharbeitung, senken Betriebskosten und steigern Ihre Einkaufseffizienz. Weniger menschlicher Aufwand = reibungslosere Prozesse.

Abweichende Ausgaben schnell erkennen

Abweichende Ausgaben treten auf, wenn Mitarbeiter außerhalb der Verträge und genehmigten Kanäle einkaufen. Durch die Verfolgung und Anwendung der Einkaufsrichtlinien können Sie dies schnell erkennen, Compliance durchsetzen und kostenkontrollierende KPIs beibehalten.

Budgetprognose verbessern

Die Verfolgung Ihrer Einkaufs-Kennzahlen bietet Ihnen Informationen zu Ausgabentrends. Dies ermöglicht es Einkaufsleitenden, besser zu planen, Budgetüberschreitungen zu verhindern und zukünftige Budgetentscheidungen besser zu treffen. Sie machen klügere Schätzungen, sparen Zeit und Geld.

Top- und leistungsschwache Lieferanten identifizieren

Die regelmäßige Überwachung von Kennzahlen wie Lieferanten-Compliance-Rate, Defektauftritt und pünktlicher Lieferung ermöglicht es Ihnen, zu erkennen, welche Lieferanten gut und welche schlecht abschneiden. Dies ermöglicht die Optimierung Ihrer Lieferantenmanagementstrategie und datenbasierte Entscheidungen.

Einkaufs-KPIs und Einkaufs-SLAs (Servicevereinbarungen)

Wenn Sie den Einkauf verwalten, ist es wichtig, dass Ihre KPIs mit Ihren Einkaufs-SLAs harmonieren. SLAs stellen Erwartungen klar dar, während KPIs es Ihnen ermöglichen, zu überwachen, ob diese Erwartungen erfüllt werden. Wenn Ihre SLA beispielsweise verlangt, dass 95 % der Lieferanten pünktlich liefern, können Sie dies mit Ihrem KPI zur Lieferanten-Pünktlichkeitsrate überwachen.

SLAs und KPIs zusammen sorgen dafür, dass sowohl Ihre Lieferanten als auch Ihre Teams auf Kurs bleiben. Ohne sie wäre es schwierig, Einkaufs-KPIs zu messen, zu verbessern oder sicherzustellen, dass alle ihre Ziele erreichen. Sie machen den Einkauf strukturierter und einfacher zu optimieren.

Wie Sie Einkaufs-KPIs zur strategischen Entscheidungsfindung nutzen

Was können Sie tatsächlich mit all diesen Einkaufs-Kennzahlen anfangen? Es geht darum, sie mehr als nur eine Reihe von Datenpunkten zu nutzen – sie sind Entscheidungs-Machtwerke. Sie informieren alles, von Ihren Kostensparzielen bis hin zu Ihrer gesamten Einkaufsstrategie.

Beginnen Sie damit, Ihre KPIs an Ihre Unternehmensziele anzupassen. Wenn beispielsweise Kostensenkung oberste Priorität hat, verwenden Sie KPIs wie Ausgaben pro Bestellung, Preisschwankungen und Kostenvermeidung. Wenn Ihr Ziel Resilienz ist, verfolgen Sie Lieferanten-Vorlaufzeit und Leistung von Anbietern.

Machen Sie diese KPIs zu einem Teil Ihrer routinemäßigen Entscheidungsfindung. Wenn Ihre Notkaufrate steigt, könnte es an der Zeit sein, Ihre Beschaffungsstrategie zu überarbeiten. Durch monatliche oder vierteljährliche Überprüfungen mit diesen Kennzahlen bleiben Sie am Ball, nehmen Änderungen an Ihren Einkaufsverfahren vor und stellen sicher, dass alles reibungslos weiterläuft. Halten Sie Ihre KPIs im Vordergrund, und Sie treffen weisere, schnellere Entscheidungen.

Häufige Fehler beim Umgang mit Einkaufs-KPIs

Beim Festlegen von Einkaufs-Kennzahlen machen Teams oft vorhersehbare Fehler. Hier ist, was Sie vermeiden sollten:

• Beachtung von Eitelkeitskennzahlen: Beeindruckend aussehende Überwachungszahlen, die nicht direkt auf die Einkaufsleistung einwirken. Stellen Sie sicher, dass Ihre KPIs ein echtes, sinnvolles Bild vermitteln.
• Zu viele messen: Der Versuch, alles zu überwachen, entspricht dem Versuch, nichts richtig zu überwachen. Konzentrieren Sie sich auf eine begrenzte Anzahl von KPIs, die Ihre Hauptziele widerspiegeln, beispielsweise Einkaufseffizienz oder Kostenkontrolle.
• Ziele nicht aktualisieren: Ihre Unternehmensanforderungen ändern sich, und Ihre KPIs müssen dies ebenfalls tun. Feste Ziele können blinde Flecken oder nicht abgestimmte Prioritäten einführen, die Einkaufsverfahren und Lieferantenleistung beeinträchtigen.
• Keine Automatisierung: Manuelles Tracking ist fehleranfällig und ineffizient. Verwenden Sie Einkaufssoftware oder Enterprise Resource Planning (ERP)-Lösungen, um das Tracking zu automatisieren und bessere Echtzeiteinblicke zu erhalten.
• Einkauf von der Lieferkette trennen: Einkaufs-KPIs müssen mit Daten der Lieferkette verbunden sein. Sie voneinander zu trennen, bedeutet, Trends zu verlieren, die den Beschaffungszyklus durch Notkäufe beeinflussen.

Indem Sie diese Fallstricke vermeiden, kann Ihr Einkaufsteam KPIs nutzen, um klügere, effizientere Abläufe zu steuern.

Fazit

Der Einkauf ist heute ein wichtiger Bestandteil zur Förderung von Wachstum und Rentabilität. Wie bleiben Einkaufsleiter und -teams also auf Kurs? Die Antwort ist einfach: Einkaufs-KPIs.

Durch die Messung von Einkaufs-Kennzahlen wie Kostensenkung, Lieferantenleistung und Bestellzykluszeit können Sie bessere Entscheidungen treffen, Lieferantenbeziehungen verbessern und Ihre Rentabilität steigern.

Die Verfolgung dieser KPIs ist keine einmalige Sache. Es handelt sich um einen fortlaufenden Prozess zur Verbesserung und Verfeinerung Ihrer Einkaufsbemühungen. Egal, ob Sie ein erfahrenes Team leiten oder gerade erst anfangen, die Verwendung der richtigen Kennzahlen stellt sicher, dass jede Bestellung und jeder Lieferant Ihre größeren Unternehmensziele unterstützt.

FAQs

1. Was sind die wichtigsten Einkaufs-KPIs?

Zu den wichtigsten Einkaufs-Kennzahlen gehören Kosteneinsparungen, Einkaufs-ROI, Lieferanten-Vorlaufzeit und verwaltetes Einkaufsvolumen. Diese zeigen sowohl finanzielle Ergebnisse als auch die Effizienz Ihrer Einkaufsverfahren.

2. Wie misst man die Effizienz im Einkauf?

Einkaufskosten pro Bestellung, Bestellzykluszeit und Einkaufs-ROI sind ausgezeichnete KPIs zur Überwachung. Sie zeigen, wie effektiv Ihre Einkaufsabteilung ihre Beschaffungsbemühungen und Kosten managt.

3. Welcher KPI wird zur Bewertung der Lieferantenleistung genutzt?

Berücksichtigen Sie Messungen wie Lieferanten-Pünktlichkeitsrate, Lieferanten-Fehlerquote und Lieferanten-Compliance-Rate. Diese liefern klare Indikatoren für die Qualität und Zuverlässigkeit Ihrer Lieferanten.

4. Was ist ein guter Einkaufs-ROI?

Ein guter Einkaufs-ROI liegt typischerweise zwischen 5:1 und 10:1. Das bedeutet, für jeden ausgegebenen Dollar sollten Sie fünf bis zehn Dollar einsparen. Natürlich kann dies je nach Branche und Einkaufsverfahren unterschiedlich sein.