Lieferantenkonformität: Ein Leitfaden für Käufer und Marken

Mit mehreren Lieferanten – seien sie lokal oder global – können Sie sich in kürzester Zeit in einer unübersichtlichen Situation wiederfinden. Ein Lieferant verpasst eine Sicherheitsinspektion, ignoriert Arbeitsvorschriften oder verwendet minderwertige Materialien, und zack. Sie stehen vor behördlichen Strafen, verzögerten Produkten oder Kunden, die das Vertrauen in Ihre Marke verlieren.

Das ist für alle, die Lieferanten, Beschaffung oder eine Lieferkette verwalten. Sie erfahren, was Lieferanten-Compliance bedeutet, warum sie wichtig ist und wie Sie sie umsetzen können, ohne es komplizierter zu machen, als es sein muss.

Wir erklären, wie Sie Ihre Lieferanten dazu bringen, gesetzliche und ethische Standards einzuhalten, wie Sie Compliance-Probleme frühzeitig erkennen und wie Sie ein System aufbauen, um Ihre Lieferkette sauber und konsistent zu halten. Sie erfahren auch, wie Sie die richtigen Tools und Lieferanten-Compliance-Software nutzen, um Betrug zu verhindern und Ihr Geschäft reibungslos am Laufen zu halten, ohne Ihren Alltag zu stören.

Die Einhaltung durch Lieferanten bezieht sich auf das Maß, in dem ein Lieferant die vertraglichen Bedingungen, regulatorischen Anforderungen, ethischen Standards und betrieblichen Richtlinien eines Käufers einhält. Sie stellt sicher, dass Lieferanten die Erwartungen der einkaufenden Organisation konsistent erfüllen – in Bereichen wie Produktqualität, termingerechte Lieferung, Arbeitspraktiken, Datensicherheit und Umweltverträglichkeit.

Einfach ausgedrückt bedeutet die Einhaltung durch Lieferanten, dass ein Anbieter oder Drittanbieter vollständig mit den Standards eines Unternehmens, Branchenvorschriften und Compliance-Rahmenwerken wie ISO, DSGVO, OSHA oder ESG-Berichtserstattung übereinstimmt.

Lieferantenkonformität ist kein Ritual, sie ist ein Sicherheitsnetz. Sie schützt Ihre Marke, Ihre Abläufe und Ihr Unternehmen vor rechtlichen und finanziellen Schäden. Hier ist der Grund, warum die Bedeutung der Lieferantenkonformität nicht auf die leichte Schulter genommen werden sollte.

Vermeidung rechtlicher und finanzieller Risiken

Ignorieren Sie die Warnsignale. Nicht konforme Lieferanten können Ihren Gewinn zerstören. Wenn ein Lieferant Abkürzungen nimmt oder Vorschriften missachtet, zahlt Ihr Unternehmen die Rechnung. Wir sprechen hier von rechtlichen und regulatorischen Bußgeldern, Produktbeschlagnahmungen, Klagen und sogar strafrechtlicher Haftung in großen Fällen.

Von globalen Regulierungsvorschriften wie der DSGVO oder REACH bis hin zu regionalen Arbeitsgesetzen endet die rechtliche Verantwortung nicht bei Ihren Lieferanten. Wenn Sie keine gebührende Sorgfalt walten lassen, wird Ihr Unternehmen zur Verantwortung gezogen. Und wenn es zu Komplikationen bei der Einhaltung kommt, stehen Sie auch vor Betriebsunterbrechungen, Vertragsverletzungen oder gestoppten Lieferungen – und zwar schnell.

Schutz des Markenrufs

Verbraucher kaufen keine Waren, sie kaufen Vertrauen. Und dieses Vertrauen verschwindet, wenn ein Lieferant der unethischen Praktiken oder Vergehen wie moderner Sklaverei, gefährlicher Arbeitsbedingungen oder gefälschter Dokumente überführt wird.

Wenn der Skandal aufkommt, sind es nicht Ihre Lieferanten, die Schlagzeilen machen, sondern Ihre Marke. Lieferantenverantwortung ist keine Modeerscheinung. Sie ist eine Firewall, die Ihre Marke aus den Nachrichten hält und Ihre Kunden zurückkommen lässt. Möchten Sie Reputationsschäden verhindern? Sorgen Sie dafür, dass Ihr Lieferantenmanagement für Konformität gesichert ist, bevor jemand anderes Ihre Schwachstellen entdeckt.

Sicherstellung von Produktqualität und -sicherheit

Die Leistung der Lieferanten wirkt sich direkt darauf aus, was Ihre Kunden erhalten. Eine einzige schlechte Lieferung oder ein kontaminierter Bestand kann zu Produktrückrufen, Schäden oder Schlimmerem führen – insbesondere in sensiblen Branchen wie Lebensmittel, Kosmetik oder Elektronik.

Wenn Lieferanten Ihre Anforderungen erfüllen, reduzieren Sie Risiken und geben Ihrer Marke ein Versprechen: sichere, hochwertige Produkte. Es beginnt damit, Prozesse zu validieren, Lieferantendaten zu überprüfen und sich auf Echtzeitinformationen zu verlassen – nicht auf Annahmen.

Kundenanforderungen erfüllen

Heutige Käufer sind nicht passiv. Sie investigieren. Sie fragen nach. Sie möchten wissen, dass Ihre Lieferkette Werte wie ethische Beschaffung, Nachhaltigkeit und Fairness verkörpert. Wenn Ihre Lieferkettenpartner nicht überzeugen, gehen die Kunden.

Der Standard ist heute höher. Die Leute wollen nicht nur „billig“. Sie möchten Transparenz, Verantwortung und Rückverfolgbarkeit und erwarten von Ihnen, dass Sie die Arbeitsweise Ihrer Lieferanten verstehen. Wenn Sie nicht synchron sind, sind Sie nicht up-to-date und verlieren wahrscheinlich Marktanteile.

Der richtige Lieferant bietet nicht nur ein Produkt. Er erfüllt auch Ihre Konformitätsstandards. Torg verbindet Sie mit gründlich geprüften Lieferanten aus ganz Europa und darüber hinaus. Jetzt anmelden, um intelligenter, sicherer und schneller zu sourcen, während Sie gleichzeitig die rechtlichen und ethischen Standards erfüllen, die Ihre Marke verlangt.

Bevor Sie die Einhaltung von Vorschriften durch Lieferanten effektiv verwalten können, müssen Sie verstehen, was wirklich erforderlich ist. Diese Anforderungen sind keine Vorschläge – sie sind das Minimum, um Geschäfte zu tätigen, ohne rechtliche Probleme, Unterbrechungen in der Lieferkette oder Schäden an Ihrem Ruf zu riskieren. Darauf müssen Sie achten.

Regulatorische Compliance

Ihre Lieferanten müssen sich an Gesetze halten – einfach und klar. Dazu gehört, die Anforderungen an die Einhaltung von Vorschriften in Bezug auf Sicherheit, Arbeitsgesetze, Steuern und Außenhandel zu erfüllen. Wir sprechen von OSHA, FDA, DSGVO, REACH und anderen regionsspezifischen Vorschriften. Das sind keine Vorschläge – das sind Anforderungen. Ein Fehltritt, und Ihr Unternehmen könnte geschlossen, mit Bußgeldern belegt oder der Versand bestimmter Produkte untersagt werden. Aus diesem Grund muss jedes Lieferanten-Compliance-Programm regelmäßige Überprüfungen des rechtlichen Status und der dokumentierten Verfahren jedes Lieferanten umfassen.

Ethische Compliance

Hier überschneiden sich Ihr Kodex und die Rechenschaftspflicht Ihrer Lieferanten. Fragen zur ethischen Compliance: Zahlen Ihre Lieferanten angemessene Löhne? Sind sie sicher und frei von moderner Sklaverei oder Zwangsarbeit? Halten sie sich an Ihren Verhaltenskodex für Lieferanten? Dieser Aspekt der Lieferanten-Compliance gewinnt in allen Sektoren an Bedeutung. Ihre Prüfer und sogar Ihre Verbraucher nehmen das zur Kenntnis. Liegen Sie hier falsch, riskieren Sie nicht nur die Nichteinhaltung von Vorschriften – Sie gefährden auch den Ruf Ihrer Marke.

Umwelt-Compliance

Immer mehr Unternehmen sind gezwungen, nachzuweisen, dass ihre Lieferketten sauber und nachhaltig sind. Umwelt-Compliance bedeutet, dass Ihre Lieferanten Umweltgesetze einhalten und nichts Illegales wie illegale Abfallentsorgung, schädliche Emissionen oder unregulierte Abholzung betreiben. Ganz gleich, ob Sie auf ein nachhaltiges Lieferanten-Compliance-Modell hinarbeiten oder einfach nur mit Branchenstandards Schritt halten – dieser Bereich wächst rasant und wird strenger durchgesetzt als je zuvor.

Produkt-Compliance

Hier geht es meistens schief. Ihr Produkt mag großartig sein, aber wenn Ihr Lieferant eine Abkürzung genommen hat, indem er verbotene Inhaltsstoffe verwendet, RoHS nicht eingehalten, Allergenverfahren umgangen oder wichtige Compliance-Dokumentationen weggelassen hat, bleibt Ihre Marke auf den Konsequenzen sitzen. Produkt-Compliance bedeutet, dass jede Komponente, jedes Inhaltsstoff oder Material den Sicherheits- und Kennzeichnungsvorschriften Ihrer Zielmärkte entspricht. Keine Ausnahmen. Ein Versäumnis in diesem Bereich kann zu Rückrufen, Strafen und enormen finanziellen Verlusten führen.

Selbst die am besten gemeinten Unternehmen stoßen auf Probleme bei der Verwaltung der Lieferantenkonformität. Zwischen globalen Lieferanten, sich ändernden Gesetzen und manuellen Arbeitsabläufen können Dinge durchrutschen. Hier kämpfen die meisten Teams – und so kann man es beheben.

Fehlende Sichtbarkeit bei Tier-2- und Tier-3-Lieferanten

Ihr direkter Lieferant kann jeden Test bestehen, aber was ist mit dessen Lieferanten? Oder denjenigen dahinter? Die Einhaltung der Lieferkette endet nicht einfach bei Tier-1. Wenn in Ihrer Lieferkette weiter unten eine Nicht-Konformität besteht, kann sie letztlich dennoch auf Sie zurückfallen – insbesondere, wenn Regulierungsbehörden oder Kunden Fragen aufwerfen.

Lösung: Um dies anzugehen, integrieren Sie kontinuierliche Überwachung als Teil Ihres Routineprozesses. Nutzen Sie Tools zur Lieferantenkonformität, die Ihre erweiterte Lieferkette abbilden und hochriskante Partner weiter unten in der Pipeline alarmieren. Fordern Sie von direkten Lieferanten, dass sie über ihre eigenen Anbieter berichten, als Teil Ihrer Erwartungen an die Konformität der Lieferanten. Es geht nicht ums Mikromanagement – es geht darum, blinde Flecken zu beheben, bevor Schaden entsteht.

Veraltete oder fehlende Dokumentation

Fehlende Dokumente sind einer der schnellsten Wege zu Audit-Fehlschlägen oder um einen nicht-konformen Lieferanten zu übersehen. Veraltete Zertifikate, fehlende Inspektionsaufzeichnungen oder widersprüchliche Konformitätsdokumentation könnten Sie anfällig für regulatorische Strafen machen und sogar Versand blockieren.

Lösung: Dies anzugehen beginnt mit Automatisierung. Verabschieden Sie sich vom Hinterherjagen von E-Mails und PDFs. Implementieren Sie ein Lieferantenkonformitätsmanagement-Software, um Dokumente zu sammeln, zu speichern und zu pflegen. Automatisieren Sie Erinnerungen, wenn Zertifikate kurz vor dem Ablauf stehen. Fordern Sie während des Onboardings Dokumente-Uploads und machen Sie sie zu einem nicht verhandelbaren Vertragsbestandteil.

Kulturelle und regulatorische Unterschiede zwischen Ländern

Man kann nicht versuchen, Einheitsregelungen auf mehr als ein Land zu übertragen. Die EU, die USA und Südostasien haben unterschiedliche Konformitätsanforderungen. Was in einem Land akzeptabel ist, könnte in einem anderen verboten sein. Hinzu kommen Sprachunterschiede und nationale Geschäftspraktiken, und das Risiko eskaliert schnell.

Lösung: Der Weg heraus ist zweigleisig: Erstens, bieten Sie Compliance-Schulungen für Ihre Sourcing- und Beschaffungsprofis an, damit sie mit lokalen Gesetzen und Erwartungen vertraut sind. Zweitens, nutzen Sie lokale Experten oder Compliance-Berater, wenn Sie potenzielle Lieferanten in unbekannten Gebieten onboarden. Sie helfen Ihnen, kulturelle Unterschiede zu navigieren, Resilienz und stärkere Beziehungen aufzubauen und Compliance-Probleme vor Vertragsunterzeichnung zu verhindern.

Schlechte Datenverfolgung und Kommunikation

Wenn Ihre Lieferantendaten in Tabellenkalkulationen, E-Mails oder mehreren Teaminboxen gespeichert sind, sind Sie bereits im Rückstand. Getrennte Systeme bedeuten verpasste Aktualisierungen, unklare Verantwortlichkeiten und Lücken in Ihrer Sorgfaltspflicht. Ohne saubere Daten können Sie Konformität nicht bewerten, Lieferantenleistung nicht messen oder Maßnahmen ergreifen, wenn etwas nicht stimmt.

Lösung: Die Lösung? Zentralisieren Sie alles mit kontinuierlicher Verbesserung. Investieren Sie einmalig in eine einzige Informationsquelle – ob in eine Lieferantenkonformitätssoftware oder eine integrierte Plattform, um Dokumente, Leistungsmetriken, regelmäßige Audits und Korrekturmaßnahmen zu speichern. Teilen Sie diese mit jedem, der sie benötigt – Beschaffung, Rechtsabteilung, Qualitätssicherung – und setzen Sie feste Regeln, um sie aktuell zu halten. Regulatorische Compliance in der Lieferkette beginnt mit Transparenz.

Wenn Sie erwarten, dass andere Lieferanten die Vorschriften einhalten, benötigen Sie nicht nur einen Vertrag – Sie brauchen Systeme, Werkzeuge und Gewohnheiten, die Ergebnisse liefern. Hier erfahren Sie, wie Sie die Einhaltung durch Lieferanten realisieren und nicht nur Papierkram erledigen.

Erstellen Sie einen Lieferanten-Verhaltenskodex

Beginnen Sie mit einer Reihe klarer Regeln. Ihr erster Lieferanten-Verhaltenskodex sollte genau festlegen, was Sie von ihnen verlangen – sei es Arbeitsbedingungen, Produktsicherheit, Umwelt- oder regulatorische Anforderungen. Seien Sie eindeutig. Keine Allgemeinheiten. Fügen Sie ihn in Ihren Prozess der Integration potenzieller Lieferanten und in die Verlängerungsbedingungen für bestehende Lieferanten ein.

Fügen Sie die Konsequenzen für Nichteinhaltung hinzu und stellen Sie sicher, dass das Dokument mit Ihren Unternehmenswerten, Unternehmensrichtlinien und den Branchenstandards, die Sie verwenden, übereinstimmt. Wenn Ihre Lieferanten nicht wissen, was erforderlich ist, können sie es nicht liefern.

Führen Sie Lieferantenaudits durch

Sie können Probleme nicht beheben, die Sie nicht sehen können. Lieferantenaudits (vor Ort oder remote) bieten Ihnen echte Einblicke in das, was hinter den Kulissen vor sich geht. Verwenden Sie sie, um die Einhaltung zu messen, Arbeitsumgebungen zu inspizieren, Prozesse zu bestätigen und Unterlagen zu überprüfen.

Planen Sie Audits regelmäßig und erhöhen Sie die Häufigkeit bei nicht konformen oder risikoreichen Lieferanten. Audits sind nicht dazu da, Häkchen zu setzen, sondern Probleme zu erkennen, bevor sie Betriebsausfälle oder regulatorische Strafen verursachen.

Fordern und überprüfen Sie Dokumente

Dokumente anzufordern reicht nicht aus. Sie müssen überprüfen, ob sie existieren. Das bedeutet, Zertifikate, Testergebnisse und Compliance-Berichte mit Drittanbieter-Datenbanken oder Behörden zu vergleichen.

Halten Sie alles ordentlich und organisiert – Lizenzen, Inspektionen, Zertifikate und alle anderen Compliance-Dokumente. Warten Sie nicht bis zum Audit, um festzustellen, dass Dateien fehlen. Die Dokumentenprüfung sollte Teil Ihres Prozesses für die Integration und fortlaufende Bewertung von Lieferanten sein. Wenn die Unterlagen fehlerhaft sind, sind wahrscheinlich auch die dahinterliegenden Prozesse fehlerhaft.

Verwenden Sie digitale Plattformen zur Verfolgung der Compliance

Vergessen Sie Tabellenkalkulationen. Wenn Ihr Compliance-System in Excel oder im Posteingang von jemandem liegt, haben Sie bereits ein Problem. Nutzen Sie eine vollständige Softwarelösung für das Lieferanten-Compliance-Management, um Daten zu speichern, bevorstehende Fristen hervorzuheben und Leistungskennzahlen zu verfolgen.

Moderne Plattformen ermöglichen es Ihnen, das Sammeln von Dokumenten zu automatisieren, Audits zu planen, Korrekturmaßnahmen zu verteilen und Lieferantenprofile zu organisieren. Sie erhalten verbesserte Transparenz und weniger Überraschungen, was die Wahrscheinlichkeit verringert, dass Compliance-Probleme durch die Lücken fallen.

Starke, transparente Beziehungen aufbauen

Sie können Vertrauen nicht durch Audits aufbauen. Langfristiger Erfolg erfordert einen echten Dialog mit Ihren Partnern in der Lieferkette. Kommunizieren Sie Ihre Erwartungen an die Compliance im Voraus. Seien Sie transparent bei Ihren Prioritäten. Und ermutigen Sie Lieferanten, Bedenken zu äußern, bevor sie zu großen Problemen werden.

Wenn Sie gute Beziehungen entwickeln, schaffen Sie Raum für Transparenz, und dies ist eine der besten Praktiken, um versteckte Risiken zu vermeiden. Die Verantwortung der Lieferanten steigt, wenn beide Seiten kooperieren und Probleme nicht aus Angst verheimlichen.

Ein gutes Lieferanten-Compliance-Programm dreht sich nicht nur um Regeln – es geht darum, wie Sie Ihre Marke schützen, Risiken im Lieferantenmanagement minimieren und Schwierigkeiten vermeiden. So erstellen Sie eines, das in der realen Welt funktioniert.

1. Definieren Sie Ihre Compliance-Anforderungen

Definieren Sie klar Ihre Anforderungen, bevor Sie Lieferanten einbinden. Trennen Sie Ihre Compliance-Bedürfnisse nach Kategorien – rechtliche, umweltbezogene, ethische und betriebliche Standards. Seien Sie präzise:

• Unter welche Vorschriften fallen Ihre Lieferkettenoperationen?
• Welche branchenspezifischen Vorschriften müssen eingehalten werden?
• Welche Verhaltensweisen werden Sie nicht akzeptieren?

Nutzen Sie dies, um Ihr Compliance-Rahmenwerk zu gestalten, und stellen Sie sicher, dass es mit Ihren internen Unternehmensrichtlinien und lokalen Vorschriften übereinstimmt. Was nicht schriftlich festgehalten wird, wird nicht durchgesetzt.

2. Kommunizieren Sie Erwartungen klar

Erwarten Sie nicht, dass Ihre Lieferanten die Regeln kennen. Geben Sie ihnen einen klaren Verhaltenskodex für Lieferanten, erklären Sie, wie Audits durchgeführt werden, und informieren Sie sie über ihre Berichtspflichten.

Setzen Sie den Ton frühzeitig, bevor ein Vertrag unterzeichnet wird. Lieferanten müssen wissen, was passiert, wenn sie Ihre Standards nicht erfüllen. Senden Sie alles im Voraus und fassen Sie wichtige Abschnitte in einfacher Sprache zusammen. Compliance beginnt nicht mit einer Warnung, sondern mit Klarheit.

3. Dokumentation sammeln und speichern

Sie werden Beweise benötigen. Sammeln Sie alle relevanten Unterlagen von Anfang an:

• Compliance-Zertifikate
• Ergebnisse von Gesundheits- und Sicherheitsaudits
• Lizenzen und Genehmigungen
• Finanzunterlagen (wo erforderlich)

Verwenden Sie eine digitale Plattform oder eine sichere Datenbank, um alles ordentlich und zugänglich zu halten. Es geht nicht nur darum, Dinge zu speichern, sondern darum, Regulierungsbehörden, internen Teams oder Käufern zeigen zu können, dass Ihr Lieferanten-Compliance-Programm vorhanden und aktiv ist.

4. Überwachen, auditieren und verbessern

Sobald ein Lieferant an Bord ist, beginnt die eigentliche Arbeit. Legen Sie einen Audit-Plan fest, überwachen Sie regelmäßig die Leistung der Lieferanten und achten Sie auf wichtige Risikofaktoren. Wenn ein Problem auftritt, beheben Sie es schnell – aber hinterfragen Sie, warum es passiert ist.

Behandeln Sie Ihr Compliance-Programm als ein wachsendes System. Wenn sich Gesetze ändern oder geschäftliche Anforderungen weiterentwickeln, müssen sich Ihre Standards anpassen. Stellen Sie sicher, dass der Zyklus zwischen der Risikoerkennung und der Prozessverfeinerung kurz ist. So bleiben Sie konform – und behalten die Kontrolle.

Die Einhaltung von Vorschriften durch Lieferanten ist kein einheitliches Konzept. Jede Branche hat ihre eigenen Vorschriften, Risiken und rote Linien. So sieht Compliance in verschiedenen Branchen aus – und deshalb ist sie wichtiger denn je.

Lebensmittel & Getränke: HACCP, BRC, Allergenkontrolle

Wenn es um die Compliance in der Lebensmittelbranche geht, ist Sicherheit kein Luxus – sie ist alles. Marken müssen mit Lieferanten arbeiten, die strenge Hygieneprozesse einhalten, alle ihre Zutaten bis zur Quelle zurückverfolgen können und Standards wie HACCP und BRC erfüllen. Bei der Allergenkontrolle gibt es ebenfalls null Toleranz für Fehler. Ein einziger Fehler kann Kontamination, Rückrufe oder sogar schweren Schaden für Verbraucher bedeuten. Wenn ein Lieferant diesen Erwartungen nicht gerecht wird, ist er ein Risiko – Punkt.

Kosmetik & Körperpflege: GMP, Zutaten-Transparenz

Im Bereich der Körperpflege geht es nicht nur darum, was drin ist, sondern auch darum, es zu dokumentieren. Lieferanten müssen Gute Herstellungspraxis (GMP) anwenden und eine vollständige Offenlegung aller verwendeten Zutaten geben. Das bedeutet, Rohstoffe aufzulisten, Quellen zu überprüfen und die Vorschriften der U.S. FDA und der EU-Kosmetikrichtlinien einzuhalten. Wenn der Lieferant nicht dieses Maß an Transparenz bietet, öffnet dies die Tür für Geldstrafen, Verbote oder Schäden an der Marke, besonders in einer Welt, die auf Clean Labels Wert legt.

Mode & Textilien: Fair Trade, OEKO-TEX

In der Modebranche sind Nachhaltigkeit und Ethik keine Trends, sondern Notwendigkeiten. Marken werden nun für die Aktionen ihrer Lieferkette zur Rechenschaft gezogen. Das bedeutet, mit Lieferanten zusammenzuarbeiten, die sichere Arbeitsbedingungen, faire Bezahlung und umweltfreundliche Produktion bieten. Zertifikate wie OEKO-TEX oder Fair Trade bedeuten, dass Ihre Lieferanten auf der richtigen Seite der Arbeitsrechte, der Umweltverantwortung und des Verbrauchervertrauens stehen. Ohne diese sehen Sie sich öffentlicher Empörung und regulatorischem Druck ausgesetzt.

Elektronik: RoHS, Konfliktmineralien

In der Elektronik geht es bei der Compliance um gefährliche Substanzen und ethische Beschaffung. Lieferanten müssen nachweisen, dass ihre Produkte frei von verbotenen Stoffen gemäß RoHS sind und Materialien wie Zinn, Wolfram und Gold zurückverfolgen, um sicherzustellen, dass sie nicht aus Konfliktgebieten stammen. Die Strafe ist hoch; ein Versäumnis kann dazu führen, dass Produktlinien vom globalen Markt genommen oder von großen Einzelhändlern auf die schwarze Liste gesetzt werden.

1. Was ist ein Lieferanten-Compliance-Audit?

Dabei geht es um die Details, wie ein Lieferant arbeitet – auf dem Papier und in der Realität. Es wird überprüft, ob sie tatsächlich die Regeln einhalten, zu denen sie sich verpflichtet haben, von gesetzlichen Anforderungen bis hin zu internen Richtlinien. Das kann das Prüfen von Dokumenten, die Untersuchung von Räumlichkeiten und das Stellen schwieriger Fragen beinhalten.

2. Wie überprüft man die Lieferanten-Compliance?

Die Einhaltung durch Lieferanten wird überprüft durch Vor-Ort-Audits, die Überprüfung von Zertifikaten (wie ISO oder BRC), die Untersuchung von Sicherheitsprotokollen und die Nutzung von Lieferanten-Compliance-Software zur Überwachung in Echtzeit. Vertraue ihnen nicht – fordere Dokumentation an.

3. Was passiert, wenn ein Lieferant die Compliance nicht einhält?

Wenn ein Lieferant deinen Erwartungen nicht gerecht wird, hast du Optionen. Du könntest ihm eine Warnung oder eine Frist zur Verbesserung geben. Wenn die Probleme schwerwiegend sind – wie z. B. das Kompromittieren deiner Kunden oder deiner Marke – musst du möglicherweise die Zusammenarbeit aussetzen oder beenden. In extremen Fällen könntest du sogar selbst mit Vorschriften in Konflikt geraten.

4. Welche Dokumente sind für die Lieferanten-Compliance erforderlich?

Erwarten Sie die Anforderung von Geschäftslizenzen, Versicherungsnachweisen, Qualitätstestberichten, Gesundheits- und Sicherheitszertifikaten, Fabrik-Audits, Nachhaltigkeitsberichten und allen weiteren Dokumenten, die für die gesetzlichen oder ethischen Anforderungen Ihrer Branche erforderlich sind. Ziel: völlige Transparenz und eine nachhaltige Zukunft.

5. Wie oft sollten Lieferanten geprüft werden?

Das hängt davon ab, wie risikoreich sie sind. Nicht konforme oder risikoreiche Lieferanten müssen alle paar Monate überwacht werden. Niedrigrisikopartner benötigen dies möglicherweise nur einmal im Jahr. In jedem Fall sei konsequent – lasse die Überprüfung nicht zu lange dauern.