Wie man eine Lieferantenaudit durchführt + Kostenlose Checkliste

Mit der Erweiterung der Lieferkette eines Unternehmens steigt auch das Risiko. Mit jedem neuen Lieferanten besteht das Risiko schlechter Leistungen. Die Qualität der gelieferten Teile und Komponenten kann ohne ordnungsgemäße Verwaltung durchfallen. Eine Lieferantenaudit ist ein effizienter Weg, die Qualität eines bestimmten Lieferanten und das Risiko, das er für das Unternehmen darstellt, vorab zu überprüfen, bevor Probleme entstehen. Unternehmen können ihre Gesamtqualität aufrechterhalten, indem sie sicherstellen, dass die Produktqualität und die Lieferanforderungen ihrer Lieferanten hoch sind – etwas, das ein Lieferantenaudit versucht zu bestimmen.

Probleme mit einem Lieferanten können einem Unternehmen Geld kosten oder, noch schlimmer, zu Verletzungen seiner Kunden führen. Mit einem guten Lieferantenqualitätsmanagement kann ein Lieferantenaudit reibungslos verlaufen und kritische Probleme frühzeitig im Produktionszyklus aufdecken.

Dieser Artikel ist Ihr Leitfaden, um zu verstehen, was Lieferantenaudits sind, warum sie so wichtig sind und wie Sie ein zuverlässiges Programm zur Lieferantenaudits erstellen können. Wenn Sie in der Fertigung, Lebensmittelproduktion, Pharmaindustrie, Elektronik oder einer anderen Branche mit einer sehr komplizierten Lieferkette tätig sind, ist dieser Leitfaden für Sie und zeigt Ihnen, wie Sie das Qualitätsmanagementsystem, die Konformität und potenzielle Risiken eines Lieferanten bewerten können, bevor sie zu Störungen oder sogar schlimmeren Problemen wie Rufschädigung führen.

Was ist ein Lieferantenaudit?

Ein Lieferantenaudit ist eine systematische Bewertung der Prozesse, Einrichtungen, Dokumentation und Qualitätssysteme eines Lieferanten, um zu überprüfen, ob sie die Anforderungen Ihres Unternehmens sowie die externen behördlichen Anforderungen erfüllen. Der Prozess zur Durchführung von Audits soll sicherstellen, dass der Lieferant die vertraglichen Verpflichtungen und Anforderungen, die jeweiligen Branchenstandards und die gemeinsam vereinbarten Verfahren zur Qualitätssicherung einhält.

Gründliche Audits können sowohl bei neuen als auch bei bestehenden Lieferanten durchgeführt werden, um alles zu überprüfen, von der finanziellen Gesundheit über die Produktionsprozesse bis hin zu Umweltrichtlinien. Der Umfang variiert erheblich je nach Ihren Audit-Zielen – sei es zur Messung der Gesamtleistung des Lieferanten, zur Identifizierung wichtiger Problembereiche oder zur Durchführung regelmäßiger Kontrollen der Einhaltung von Qualitätsstandards und relevanten Vorschriften.

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Wie oft sollten Lieferantenaudits durchgeführt werden?

Die Häufigkeit von Lieferantenaudits hängt von branchenspezifischen Vorschriften, Lieferantenrisiken und bisherigen Auditergebnissen ab. Neue oder risikoreiche Lieferanten – insbesondere solche in Schlüsselprozessen – können vierteljährlich oder halbjährlich auditiert werden. Reife Partner mit guter Lieferantenleistung und einem konsistenten Qualitätsmanagementsystem können jährlich auditiert werden.

Ein dynamisches Programm für Lieferantenaudits, das auf Basis von Lieferanteninformationen, Risikoprofilen und überprüftem Konformitätsstatus entwickelt wird, bietet kontinuierliche Transparenz in die Geschäftsvorgänge des Lieferanten. Regelmäßige Audits helfen nicht nur dabei, die Konformität zu bewerten, sondern auch Risiken zu erkennen, die Einhaltung von Vorschriften zu bestätigen und Geschäftsprozesse zu verbessern.

Vorteile regelmäßiger Lieferantenaudits

Regelmäßige Lieferantenaudits sind nicht nur eine Frage des Abhakens von Kontrollpunkten – sie sind ein aktives Werkzeug zur Verbesserung der Lieferantenleistung, zur Gewährleistung von Verantwortlichkeit und zum Aufbau einer widerstandsfähigen Lieferkette. Hier sind die wichtigsten Vorteile von Lieferantenaudits.

Verbesserte Qualitätskontrolle

Regelmäßige Lieferantenaudits bieten Ihrem Team die Möglichkeit, das Qualitätsmanagementsystem des Lieferanten in Echtzeit zu beobachten. Von Prozesseffizienz bis hin zur Produktprüfung stellen diese Kontrollen sicher, dass Ihre Lieferanten ständig die Erwartungen erfüllen. Das Identifizieren kritischer Bereiche oder potenzieller Probleme frühzeitig während der Produktionsphase minimiert das Risiko fehlerhafter Waren auf dem Markt – und führt letztendlich zu höherer Kundenzufriedenheit.

Risikomanagement und Betrugsprävention

Ein gutes Programm für Lieferantenaudits ist ein Sicherheitsnetz gegen versteckte Risiken in der Lieferkette. Deshalb, wenn Sie Lieferantendokumente überprüfen und interne Kontrollen sowie Geschäftspraktiken überprüfen, können Audits Risiken aufdecken, die ansonsten unbemerkt bleiben, wie Betrug, finanzielle Instabilität oder schlechte Fertigungspraktiken.

Verbesserte Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (ISO, ESG, Arbeitsrecht)

Audits stellen sicher, dass Lieferanten gesetzliche Anforderungen wie ISO-Zertifizierungen, Umweltgesetze und Arbeitsrecht einhalten. Ein Compliance-Audit stimmt auch intern mit den Audit-Kriterien, Nachhaltigkeitsmaßstäben und ESG-Zielen ab. Sie vermeiden nicht nur Strafen, sondern bauen eine ethischere Lieferkette auf.

Gestärkte Lieferantenbeziehungen

Das Auditing dient weniger dem Aufdecken von Problemen als dem Aufbau von Vertrauen. Durchlaufende Compliance und umfassende Bewertungen ermöglichen es beiden Seiten, Erwartungen zu vereinbaren, langfristige Verbesserungsziele festzulegen und zusammenzuarbeiten, um Probleme zu lösen. Bessere Lieferantenbeziehungen führen zu verbesserten Verhandlungen, schnellerer Problemlösung und größerer strategischer Ausrichtung.

Arten von Lieferantenaudits

Nicht alle Lieferantenaudits sind gleich, was eine gute Sache ist. Abhängig davon, was Sie überprüfen möchten, gibt es zahlreiche Audit-Typen, die sich auf spezifische Aspekte der Einrichtungen und Geschäftspraktiken eines Lieferanten konzentrieren. Das Erlernen jedes Typs trägt zu einem guten und umfassenden Audit-Programm bei, das mit Ihren Zielen übereinstimmt, Compliance gewährleistet und eine reibungslos funktionierende Lieferkette sicherstellt.

1. Prozessaudits

Stellen Sie sich ein Prozessaudit als eine Tour hinter den Kulissen vor, wie Ihr Lieferant Dinge produziert. Sie überprüfen, ob deren Produktionsprozesse mit dem übereinstimmen, was sie in ihren Handbüchern und SOPs behaupten. Es geht nicht nur darum, Maschinen zu inspizieren – es geht darum, zu beobachten, wie alles integriert wird, vom Workflow über Mitarbeiterrollen bis hin zur Qualitätskontrolle.

Dieser Audit-Typ kann alles aufdecken, was sie verlangsamen, ihre Zeit verschwenden oder zu schlechter Qualität führen würde. Es ist Ihre Gelegenheit, sicherzustellen, dass ihre Produktionsmethoden entlanglaufen und konsistente Ergebnisse liefern.

2. Qualitätsaudits

Dieser Audit-Typ konzentriert sich auf das Managementsystem des Lieferanten, im Wesentlichen darauf, wie sie die Produktqualität kontrollieren. Folgen sie Qualitätsstandards wie ISO 9001? Erkennen sie Fehler, bevor Produkte versandt werden? Wie gehen sie mit Beschwerden oder Inspektionsfehlern um? Ein Qualitätsaudit gibt Ihnen diese Antworten. Es ist ein genauerer Blick darauf, wie Ihr Lieferant die Produktqualität aufrechterhält, Inspektionen durchführt und Probleme entlang des Prozesses löst. Auf lange Sicht reduzieren regelmäßige Qualitätsaudits Risiken, Rückgaben und erhöhen die Kundenzufriedenheit.

3. Ethikaudits