Was ist Ausgabenanalyse? Ein Schlüssel zu besserer Beschaffung

In der heutigen Geschäftswelt müssen Unternehmen branchenübergreifend Entscheidungen auf der Grundlage von Fakten und nicht von Fiktion treffen. Die Ausgabenanalyse ist entscheidend für die Verwaltung von Beschaffungen, die Optimierung der Ausgaben und das Auffinden von Einsparungen.

Egal, ob Sie in der Beschaffung, im Finanzwesen oder in der Leitung von Geschäftsbereichen tätig sind – dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Ausgabenanalyse Ihnen dabei helfen kann, Ihre Beschaffungsstrategie zu verbessern und erhebliche Kosteneinsparungen zu erzielen. Am Ende werden Sie wissen, wie Ausgabendaten Ihrer Organisation helfen können, die Ausgaben zu optimieren, Lieferantenbeziehungen zu verbessern und zukünftige Ausgabentrends vorherzusagen.

Was ist Ausgabenanalyse?

In ihrer einfachsten Form ist die Ausgabenanalyse die Überprüfung und Bewertung der finanzbezogenen Beschaffungsdaten einer Organisation. Sie berücksichtigt alle Ausgaben eines Unternehmens, bei allen Lieferanten, Abteilungen und Geschäftsbereichen. Ziel ist es, Ausgabengewohnheiten zu untersuchen, Verschwendung aufzudecken, Kosteneinsparungen zu erleichtern und besser informierte Beschaffungsentscheidungen zu ermöglichen.

Aber hier wird es interessant:

Ausgabenanalyse geht nicht nur darum, Zahlen zu zählen oder Ausgaben in Tabellen zu unterteilen. Es geht um die Analyse von Ausgabendaten – eine Methode, die das Sammeln aller Beschaffungsdaten, deren Bereinigung zur Sicherstellung der Datenqualität, Kategorisierung in relevante Gruppen und den Einsatz von Werkzeugen oder Ausgabenanalysesoftware umfasst, um bedeutungsvolle Schlussfolgerungen zu ziehen. Dieser organisierte Prozess ermöglicht es Beschaffungsteams, eine visuelle Übersicht über ihre Ausgaben zu gewinnen und Trends aufzudecken, die in isolierten Datenquellen verborgen bleiben.

Mit Hilfe von Ausgabenanalysen können Unternehmen doppelte Lieferanten identifizieren, Unstimmigkeiten bei Zahlungsbedingungen erkennen, die Leistung von Lieferanten bewerten und Beschaffungsstrategien auf Basis tatsächlicher Ausgaben und nicht auf Basis von Budgets priorisieren. Es ist, als hätte man eine hochauflösende Linse für den Beschaffungsprozess. Plötzlich werden die bisher schwer fassbaren Lecks im Budget sichtbar.

Und das sind nicht alle Einsparungen. Ein gut entwickeltes Ausgabenanalyseprogramm ermöglicht strategische Beschaffung, Einhaltung von Vorschriften, operative Effizienz und Prognosen für zukünftige Ausgaben. Richtig durchgeführt, bildet die Ausgabenanalyse die Grundlage für die Beschaffungstransformation – sie ermöglicht Teams den Übergang von Kostensenkung zu Wertschöpfung.

Im Wesentlichen beginnt intelligente Beschaffung mit der Ausgabenanalyse. Es geht darum, Daten zu einem Wettbewerbsvorteil zu machen.

Bedeutung der Ausgabenanalyse für das Beschaffungsteam

Warum ist die Ausgabenanalyse wichtig? Die Hauptvorteile der Ausgabenanalyse gehen über Mathematik hinaus – sie ermöglicht es Beschaffungsteams, kluge Entscheidungen zu treffen, Beschaffungspläne zu maximieren und in den täglichen Einkäufen Mehrwert zu finden.

Deckt Kostensenkungspotenziale auf

Der vielleicht größte Vorteil der Ausgabenanalyse besteht darin, dass sie Kostensenkungspotenziale aufdeckt, die zuvor unbekannt waren. Durch das Studium von Ausgabenberichten können Beschaffungsabteilungen Verschwendung, doppelte Käufe und überhöhte Ausgaben für Produkte und Dienstleistungen identifizieren. Unternehmen haben dadurch die Möglichkeit, Kostensenkungsprogramme zu erstellen, die Einsparungen im Laufe der Zeit erzielen. Zum Beispiel könnte ein Unternehmen feststellen, dass es zu viel für Büromaterial oder Reisen zahlt. Indem diese Bereiche analysiert werden, können sie niedrigere Preise verhandeln oder zu besseren Lieferanten wechseln.

Verbessert das Lieferantenmanagement

Die Lieferantenausgabenanalyse ist ein wichtiger Bestandteil des Prozesses. Indem analysiert wird, wie viel bei jedem Lieferanten ausgegeben wird, können Sie die Lieferantenbeziehungen und -leistung besser verwalten. Lieferantenausgabenanalyse ermöglicht es Ihnen, bessere Zahlungsbedingungen auszuhandeln, Verträge zu wettbewerbsfähigen Preisen zu erstellen und die Beziehungen zu bevorzugten Lieferanten zu verbessern. Sie zeigt auch, wo Lieferanten unterdurchschnittlich abschneiden, sodass Sie frühzeitig handeln und Probleme lösen können, bevor sie größer werden.

Bessere Budgetierung und Prognose

Für eine gute Budgetierung und Prognose sind genaue Ausgabendaten erforderlich. Wenn Beschaffungsspezialisten eine Ausgabenanalyse durchführen, können sie aktuelle und historische Ausgabedaten einsehen, die zur Prognose zukünftiger Ausgabentrends verwendet werden können. Dadurch wird eine bessere Nutzung der Ressourcen ermöglicht und strategische Entscheidungen über zukünftige Einkäufe können getroffen werden. Durch die Analyse vergangener Ausgabenmuster können laufende Kosten erkannt, bessere Prognosen erstellt und letztlich finanzielle Überraschungen vermieden werden.

Erhöht die Sichtbarkeit und Kontrolle der Ausgaben

Ausgabensichtbarkeit bezieht sich darauf, wie viel eine Organisation über ihre gesamten Ausgaben sichtbar machen kann. Ausgabenanalyse hilft Unternehmen, durch die Aggregation von Daten aus verschiedenen Quellen mehr Transparenz zu gewinnen. Dadurch können Beschaffungsteams Ausgaben nach Kategorie und Abteilung sehen, sodass sie die Kontrolle über ihre Beschaffungsausgaben haben. Diese Transparenz ist entscheidend, um zu erkennen, wo Ausgaben über das Budget hinausgehen, und rechtzeitig Anpassungen vorzunehmen.

Stärkt das Risiko- und Compliance-Management

Eine erfolgreiche Ausgabenanalyse spielt auch eine große Rolle bei der Einhaltung von Vorschriften und im Risikomanagement. Durch die Analyse von Ausgabendaten können Unternehmen feststellen, ob sie die Beschaffungsrichtlinien einhalten und ob Risiken in Bezug auf die Leistung von Lieferanten oder vertragliche Verpflichtungen bestehen. Regelmäßige Ausgabenanalysen stellen sicher, dass Unternehmen mit externen Vorschriften und internen Richtlinien übereinstimmen, wodurch das Risiko von Unterbrechungen der Lieferkette oder Strafen verringert wird.

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Wie führt man eine Ausgabenanalyse durch?

Die Ausgabenanalyse ist eine strategische Übung, die es Beschaffungsteams ermöglicht, den Dingen auf den Grund zu gehen, mehr zu sehen und wettbewerbsfähiger zu sein. Der Prozess der Ausgabenanalyse wird maximiert, wenn er methodisch, präzise und mit den richtigen Werkzeugen durchgeführt wird. Egal, ob Sie Millionen von Dollar an Ausgabendaten verwalten oder in kleinerem Umfang optimieren möchten – ein strukturierter Ansatz stellt sicher, dass die Daten genau, relevant und ergebnisorientiert sind.

Hier ist der Prozess Schritt für Schritt:

1. Ziele festlegen

Es ist wichtig, Ihre Ziele festzulegen, bevor Sie in die Analyse der Daten eintauchen. Warum führen Sie diese Ausgabenanalyse durch? Möchten Sie Kosten senken, die Leistung von Lieferanten messen oder die Gesamtsichtbarkeit der Ausgaben in Ihrer Organisation verbessern? Klar definierte Ziele helfen den Beschaffungsteams, fokussiert zu bleiben, und stellen sicher, dass die Ergebnisse dabei helfen, umfassendere Geschäftsziele zu unterstützen.

Spezifische Absichten zu setzen erleichtert auch die nächsten Schritte der Kategorisierung von Beschaffungsausgaben und identifiziert die relevantesten KPIs oder Messgrößen. Im Wesentlichen gleicht dieser Schritt den Prozess der Reife des Beschaffungswesens, der Risikobereitschaft und den Prioritäten der Geschäftsanalyse Ihres Unternehmens an.

2. Ausgabendaten sammeln

Die Effektivität Ihrer Analyse ist nur so gut wie die Qualität Ihrer Ausgabendaten. Dieser Schritt umfasst ... (Translation continues based on remaining text/input)