Gastgewerbebeschaffung: Wie man Kosten senkt und Qualität verbessert

In der wettbewerbsintensiven Welt der Gastfreundschaft ist effiziente Beschaffung entscheidend, um Qualität zu erhalten und gleichzeitig die Kosten im Griff zu behalten. Von Hotels und Restaurants bis hin zu Veranstaltungsorten und Resorts – jede Entscheidung in der Lieferkette kann sich auf die Zufriedenheit der Gäste und die Rentabilität auswirken. Die Beschaffung in der Gastfreundschaft umfasst viel mehr als nur den Einkauf von Waren – sie erfordert strategische Beschaffung, zuverlässige Lieferantenbeziehungen und intelligentes Bestandsmanagement.

In diesem Artikel werden wir untersuchen, wie Unternehmen im Gastgewerbesektor ihre Beschaffungsprozesse optimieren, Kosten senken und die Qualität ihrer Angebote verbessern können, ohne Kompromisse beim Service einzugehen. Entdecken wir praktische Tipps und Strategien, die echte Ergebnisse liefern.

Was ist Beschaffung im Gastgewerbe?

Die Beschaffung im Gastgewerbe bezieht sich auf den Prozess der Beschaffung, des Einkaufs und der Verwaltung von Waren und Dienstleistungen, die für die tägliche Betriebsführung von Unternehmen im Gastgewerbe wie Hotels, Restaurants, Resorts und Cateringunternehmen erforderlich sind. Dazu gehören alles von Lebensmitteln und Getränken bis hin zu Möbeln, Bettwäsche, Küchengeräten, Toilettenartikeln und Reinigungsmitteln.

Effektive Beschaffung im Gastgewerbe stellt sicher, dass die richtigen Produkte zur richtigen Zeit, in der richtigen Menge und Qualität verfügbar sind, dabei gleichzeitig Kosten optimiert und Lieferantenbeziehungen gepflegt werden. Sie spielt eine entscheidende Rolle bei der Konsistenz der Gästeerfahrungen, der Kontrolle der Betriebskosten und der Unterstützung von Nachhaltigkeit und Markenstandards in der gesamten Gastgewerbeoperation.

Arten der Beschaffung im Gastgewerbe

Nicht alle Einkäufe im Gastgewerbe sehen gleich aus. Einige Artikel werden täglich verwendet, andere sind langfristige Investitionen. Lassen Sie uns die Haupttypen von Beschaffungsaktivitäten in einem Gastgewerbeunternehmen aufschlüsseln.

Direkte Beschaffung

Direkte Beschaffung beinhaltet die Beschaffung von Artikeln, die für die direkte Erbringung von Dienstleistungen an Gäste unerlässlich sind. Dazu gehören Lebensmittel und Getränke, Bettwäsche, Toilettenartikel und andere Verbrauchsmaterialien, die täglich in Hotels, Restaurants und anderen Einrichtungen des Gastgewerbes verwendet werden. Diese Käufe wirken sich direkt auf die Kundenerfahrung aus und erfordern konsistente Qualität und pünktliche Lieferung.

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Indirekte Beschaffung

Indirekte Beschaffung umfasst Waren und Dienstleistungen, die den Betrieb unterstützen, jedoch nicht direkt von Gästen konsumiert werden. Beispiele sind Bürobedarf, Reinigungsgeräte, IT-Systeme und Marketing-Dienstleistungen. Auch wenn sie nicht gastorientiert sind, sind diese Einkäufe entscheidend für effiziente interne Abläufe und Mitarbeiterproduktivität.

CapEx-Beschaffung

CapEx-Beschaffung bezieht sich auf Investitionen in langfristige Vermögenswerte wie Möbel, Küchengeräte, HVAC-Systeme oder Renovierungen. Diese Käufe sind in der Regel hochpreisig und selten, erfordern strategische Planung, Lieferantenauswahl und manchmal Ausschreibungsverfahren. Sie haben einen nachhaltigen Einfluss auf die Immobilie und das Gästeerlebnis.

OpEx-Beschaffung

OpEx-Beschaffung bezieht sich auf wiederkehrende Einkäufe, die den täglichen Betrieb am Laufen halten, wie z. B. Versorgungsdienste, Wäschereidienstleistungen, Wartungszubehör und abonnementbasierte Software. Im Gegensatz zur CapEx-Beschaffung handelt es sich um laufende Ausgaben, die eine strikte Budgetkontrolle und zuverlässige Lieferanten erfordern, um den Cashflow effizient zu verwalten.

Was macht ein Beschaffungsmanager im Gastgewerbe?

Wenn Sie eine Karriere als Beschaffungsmanager im Gastgewerbe in Betracht ziehen, erwarten Sie eine dynamische und strategische Rolle, die für den reibungslosen Betrieb von Hotels, Restaurants, Resorts und anderen dienstleistungsbasierten Unternehmen wesentlich ist. Als Beschaffungsmanager ist es Ihre Aufgabe, sicherzustellen, dass die Organisation für ihre Einkäufe den besten Wert erhält – ohne Qualität oder Gästeerfahrung zu beeinträchtigen.

Zu Ihren typischen Aufgaben gehören:

• Die besten Lieferanten bekommen – Sie suchen nach Lieferanten, die hochwertige Produkte liefern, kontinuierlich konsistent sind und Bestellungen rechtzeitig erfüllen. Wenn ein Lieferant ausfällt, sind sie die ersten, die reagieren.
• Kluge Pläne erstellen – Ob es darum geht, Kosteneinsparungen zu erzielen oder Wettbewerbsvorteile zu sichern, sie erstellen Beschaffungspläne, die mit den Geschäftszielen übereinstimmen.
• Lieferzeiten und Produktqualität überwachen – Eine verspätete Lieferung oder eine schlechte Serie von Waren kann den Betrieb stören. Sie überwachen die Zeitvorgaben und Qualitätskontrolle genau, um den workflow aufrechtzuerhalten.
• Beschaffungszahlen interpretieren – Zahlen sprechen. Sie tauchen tief in die Beschaffungsdaten ein, um herauszufinden, wo das Unternehmen klüger ausgeben und die Kosteneffizienz steigern kann.
• Verträge und Compliance managen – Sie überwachen alle Details der Lieferantenverträge und stellen sicher, dass alle Regeln eingehalten werden.
• Mit anderen Abteilungen zusammenarbeiten – Ob Zusammenarbeit mit Köchen bei saisonalen Menüs oder Koordination mit der Finanzabteilung mit Blick auf Budgetbeschränkungen – sie arbeiten zusammen, um sicherzustellen, dass die Beschaffung die gesamte Gästeerfahrung unterstützt.

Um in dieser Rolle erfolgreich zu sein, benötigen Sie analytisches Denken, Verhandlungsfähigkeiten, Aufmerksamkeit für Details und ein starkes Verständnis für Gastgewerbebetriebe. Es ist eine Karriere, die sowohl Verantwortung als auch die Möglichkeit bietet, einen echten Einfluss auf die Gästezufriedenheit und die Rentabilität des Unternehmens zu nehmen.

Was sind FF&E und OS&E im Gastgewerbe?

In der Gastgewerbebranche werden die Begriffe FF&E und OS&E häufig bei der Beschaffung verwendet, insbesondere bei Hoteleröffnungen, Renovierungen oder Umbauten. Das Verständnis dieser Kategorien ist entscheidend für wirksames Planen, Budgetieren und Beschaffen.

FF&E: Möbel, Einrichtungsgegenstände & Geräte

FF&E umfasst alle beweglichen Gegenstände, die nicht Teil der Gebäudestruktur sind, aber für den Komfort der Gäste und die betriebliche Funktionalität erforderlich sind. Diese sind typischerweise größere, langfristige Vermögenswerte, die während der Einrichtung oder Hauptrenovierung einer Immobilie gekauft werden. Beispiele sind:

• Betten, Stühle, Sofas und Tische
• Beleuchtungskörper und Lampen
• Fernseher und Minibars
• Rezeptionstresen und Dekoration
• Fitnessgeräte

FF&E-Artikel werden normalerweise als Kapitalausgaben (CapEx) betrachtet und haben eine längere Lebensdauer.

OS&E: Betriebsmittel & Ausrüstung

OS&E bezieht sich auf alltägliche Betriebsartikel, die regelmäßig von Mitarbeitern und Gästen verwendet werden. Diese sind im Allgemeinen kleinere, Verbrauchsmaterialien oder häufig ersetzte Artikel, die den täglichen Betrieb unterstützen. Beispiele sind:

• Bettwäsche, Handtücher und Uniformen
• Küchenutensilien, Glaswaren und Besteck
• Reinigungsmittel und Toilettenartikel
• Bürobedarf und Serviertabletts
• Reinigungswerkzeuge und Gästezimmerannehmlichkeiten

OS&E-Artikel fallen unter Betriebsausgaben (OpEx) und erfordern fortlaufende Beschaffung.

Zusammen bilden FF&E und OS&E das Rückgrat einer voll funktionsfähigen und gastbereiten Umgebung im Gastgewerbe. Das Verständnis des Unterschieds hilft Beschaffungsprofis, Budgets zu verwalten, Bestellungen zu priorisieren und die rechtzeitige Lieferung wichtiger Artikel sicherzustellen.

Wichtige Herausforderungen im Beschaffungswesen der Hotellerie

Alle Unternehmen in der Hotellerie stoßen auf einige universelle Herausforderungen im Beschaffungswesen. Was sind die größten Hindernisse und wie können bewährte Beschaffungspraktiken helfen, diese zu überwinden?

Saisonale Nachfrage- und Lieferketten-Schwankungen

Haben Sie beobachtet, wie Feiertagsperioden oder regionale Ereignisse Lieferkettenprobleme verursachen? Unerwartete Nachfragespitzen können zu Verzögerungen oder Engpässen führen. Deshalb müssen Einkaufsabteilungen sorgfältig planen und Sicherheitsbestände aufrechterhalten, um Unterbrechungen zu vermeiden.

Nachhaltigkeit und ESG-Compliance

Fragen Ihre Gäste nach umweltfreundlicheren Alternativen? Die meisten Reisenden erwarten inzwischen von Hotels, dass sie umweltbewusst handeln. Solche Erwartungen zu erfüllen, erfordert eine nachhaltige Beschaffung, die Auswahl von Lieferanten, die solche Werte teilen, und die Reduzierung von Abfall.

Kostenkontrolle unter Inflation

Mit steigenden Kosten für Materialien, Treibstoff und Arbeitskraft scheint die Aufrechterhaltung der Kostenkontrolle schwieriger denn je. Deshalb sind strategische Beschaffung und die Etablierung langfristiger, verlässlicher Lieferantenbeziehungen entscheidend, um Kosten im Griff zu behalten und gleichzeitig Qualität sicherzustellen.

Lieferantenzuverlässigkeit und Qualitätskonsistenz

Waren Sie jemals von einem Lieferanten enttäuscht, der minderwertige Produkte lieferte? Egal ob es sich um Bettwäsche oder frische Produkte handelt, Qualitätsinkonsistenz gefährdet die Kundenzufriedenheit. Aus diesem Grund sind Qualitätskontrollverfahren und regelmäßige Lieferantenprüfungen sowie zuverlässiges Lieferanten-Management unerlässlich, um hohe Standards zu halten.

Was ist E-Beschaffung in der Hotellerie?

E-Beschaffung in der Hotellerie bezeichnet die Anwendung digitaler Plattformen und Online-Tools, um den Einkaufsprozess für Hotels, Resorts, Restaurants und andere Gastgewerbebetriebe zu verwalten. Es ersetzt traditionelle, manuelle Methoden wie papierbasierte Bestellungen, E-Mails oder Telefonanrufe durch optimierte, automatisierte Systeme, die Effizienz, Genauigkeit und Kostenkontrolle verbessern.

Warum ist das wichtig? Mit Echtzeit-Beschaffungsdaten kann Ihr Team den Lagerbestand genau verfolgen und Last-Minute-Stress oder Lieferkettenunfälle vermeiden. Es vereinfacht auch Vertragsverhandlungen, was die Kostenkontrolle erleichtert und Lieferantenbeziehungen verbessert.

Kurz gesagt, E-Beschaffung sorgt dafür, dass Unternehmen der Hotellerie organisiert bleiben, Fehler durch manuelle Prozesse vermieden werden und eine strenge Qualitätskontrolle aufrechterhalten wird – alles für eine bessere Betriebseffizienz und zufriedenere Gäste.

Meistern Sie das Beschaffungswesen in der Hotellerie mit bewährten Strategien, die die Kaufkraft steigern, die Effizienz verbessern und Kosten reduzieren. Lassen Sie sich von Torg mit vertrauenswürdigen Lieferanten verbinden, um Ihren Einkaufsprozess zu optimieren. Optimieren Sie Ihr Beschaffungswesen jetzt, registrieren Sie sich jetzt und revolutionieren Sie, wie Ihr Gastgewerbe wesentliche Produkte beschafft!

Beste Strategien für das Beschaffungswesen in der Hotellerie

Das richtige Management des Beschaffungswesens kann die Verwaltung von Hotels und Resorts erheblich vereinfachen. Diese einfachen Tipps sparen Ihnen Geld, sichern Qualität und bewahren Sie vor Problemen, um einen reibungslosen Betrieb und zufriedene Gäste zu gewährleisten.

Zentrieren Sie die Beschaffung über verschiedene Standorte hinweg

Haben Sie festgestellt, dass Einkaufen in großen Mengen viel Geld spart? Wenn Hotelgruppen ihre Einkäufe konsolidieren, erhalten sie bessere Preise, bewahren eine konsistente Produktqualität und verwalten Lieferanten effizienter an allen Standorten. Es ist kluges Arbeiten, nicht schweres Arbeiten, und überall wird Einheitlichkeit gewahrt.

Teilen Sie Ihre Beschaffung in Kategorien auf

Warum alles auf die gleiche Weise machen? Das Segmentieren der Beschaffung in Kategorien wie FF&E, OS&E, Lebensmittel und Beschaffungsdienstleistungen erlaubt Spezialisten, sich auf ihre Fachgebiete zu konzentrieren. Diese Methode stimmt die Käufe mit tatsächlichen Bedürfnissen ab und macht die Beschaffung nach Kategorien präziser und effizienter.

Nutzen Sie E-Beschaffungsplattformen

Stecken Sie immer noch in Papierkram fest? E-Beschaffungssoftware reduziert den Verwaltungsaufwand, verfolgt Bestellungen einfach und bietet Datenanalysen. Betrachten Sie es als virtuellen Assistenten, der Probleme schnell identifiziert und Einsparmöglichkeiten aufdeckt, bevor Sie es bemerken.

Konzentrieren Sie sich auf lokale und nachhaltige Beschaffung

Beginnen Gäste, nach nachhaltigen Alternativen zu fragen? Lokale Lieferanten senken Versandkosten und fördern Ihre lokale Gemeinschaft. Es ist ein Pluspunkt für umweltbewusste Gäste und Reisende, die Ihr Hotel in einem wettbewerbsorientierten Markt einzigartig macht.

Nutzen Sie Daten- und Ausgabenanalysen

Wissen Sie wirklich, wofür Ihr Geld ausgegeben wird? Mit Datenanalysen können Sie teure Artikel identifizieren, überprüfen, ob Lieferanten rechtzeitig liefern, und Einkaufstrends überwachen. Es ist, als ob ein intelligenter Assistent an Ihrer Seite ist, um Kosten effektiver zu verwalten.

Planen Sie für Resilienz in der Lieferkette

Erinnern Sie sich an das Chaos der Lieferkette während COVID? Niemand möchte das noch einmal erleben. Alternative Lieferanten, Dual Sourcing und flexible Verträge bereiten Sie darauf vor. Wenn unerwartete Störungen auftreten, kann Ihr Hotel ohne Probleme weiterarbeiten. Es geht darum, vorbereitet, solide und der Konkurrenz voraus zu sein.

Nachhaltige Beschaffung in der Hotellerie

Warum ist "nachhaltige Beschaffung" plötzlich so ein großes Thema in der Hotellerie? Es ist nicht aus Spaß – Heutige Hotels müssen Produkte kaufen, die umweltfreundlicher und verantwortungsvoll hergestellt sind. Dies beinhaltet die Auswahl von Lieferanten, die Abfall reduzieren, keine Plastikverpackungen verwenden und einen kleinen CO2-Fußabdruck haben.

Es geht aber nicht nur darum, grüne Produkte zu kaufen. Es geht darum zu überprüfen, woher die Dinge kommen und sicherzustellen, dass Lieferanten ethische Standards einhalten. Dies hilft Hotels, sich nachhaltig zu entwickeln, anstatt kurzfristige Vorteile zu suchen.

Gäste sind aufmerksam. Immer mehr Millennials und Gen Z-Reisende bevorzugen Hotels, die sich um die Umwelt kümmern. Auch Geschäftsreisende erwarten von Hotels, nachhaltig zu sein. Achtsam mit nachhaltiger Beschaffung umzugehen, ist also nicht nur gut für die Umwelt, sondern auch für das Geschäft. Haben Sie sich gefragt, wie umweltfreundlich die Beschaffung Ihres Hotels eigentlich ist?

Trends im Beschaffungswesen in der Hotellerie 2025

Was sind die Trends im Beschaffungswesen der Hotellerie in diesem Jahr? Einige spannende Veränderungen revolutionieren die Branche für Hotels und Resorts:

• KI-gestützte Prognosen: Haben Sie jemals davon geträumt, genau zu wissen, welche Vorräte Sie benötigen? KI-Technologie analysiert Echtzeit-Belegung, Wetter und Events, um eine intelligentere Einkaufsplanung zu ermöglichen, damit Sie nie im Stich gelassen werden.
• Blockchain für Transparenz: Wie können Sie sicher sein, woher Ihre Produkte wirklich stammen? Blockchain-Technologie verfolgt jede Transaktion in der Lieferkette, reduziert Betrug und bietet Ihnen klare Authentizitätsnachweise.
• Grüne Vorschriften: Machen Umweltvorschriften Ihnen Sorgen bei Lieferanten? Neue Regeln bedeuten, dass Beschaffungsteams mehr Wert auf umweltfreundliche Beschaffung legen müssen, um Gäste und Regulierungsbehörden zufriedenzustellen.
• Integrierte Technologiestacks: Leid` von der Verwaltung mehrerer Systeme? Jetzt integrieren Beschaffungs-, Inventar- und Buchhaltungssysteme nahtlos, minimieren Zeit und Fehler.
• Strategische Partnerschaften: Ist es effizienter, Lieferanten immer wieder zu wechseln oder langfristige Beziehungen aufzubauen? Langfristige Beziehungen zu bewährten, innovativen Lieferanten sorgen heute dafür, dass der Betrieb störungsfrei bleibt und konstant hohe Qualität liefert.

Fazit

Wie passt das Beschaffungswesen in das heutige Management eines Hotels oder Resorts? Es geht nicht mehr nur darum, Bestellungen aufzugeben. Intelligente Beschaffung, gestützt durch Daten und Technologie, kann einen riesigen Unterschied machen. Egal, ob Sie große Projekte managen oder Vorräte für mehrere Standorte koordinieren, die richtige Beschaffungsstrategie ist entscheidend.

Was ist wirklich wichtig? Starke Lieferantenbeziehungen aufzubauen, Kosten zu überwachen und flexibel zu sein, wenn Probleme auftreten. Diese Maßnahmen sparen Geld und sorgen für zufriedene Gäste.

In einer so wettbewerbsintensiven Hotellerielandschaft ist gutes Beschaffungswesen nicht nur ein Mittel zur Kostensenkung, sondern auch ein Weg, um Erlebnisse zu bieten, die den Gästen nachhaltig im Gedächtnis bleiben. Warum also warten? Beginnen Sie jetzt, Ihre Beschaffungsstrategie zu verbessern, um 2025 und darüber hinaus der Konkurrenz voraus zu sein.