Gastgewerbe-Beschaffung: Kosten senken und Qualität verbessern

Im wettbewerbsintensiven Bereich der Gastgewerbe ist eine effiziente Beschaffung der Schlüssel zur Aufrechterhaltung von Qualität bei gleichzeitiger Kostenkontrolle. Von Hotels und Restaurants bis hin zu Veranstaltungsorten und Resorts – jede Entscheidung in der Lieferkette kann sich auf die Zufriedenheit der Gäste und das Endergebnis auswirken. Die Beschaffung im Gastgewerbe umfasst weit mehr als nur den Einkauf von Waren – sie erfordert strategisches Sourcing, zuverlässige Lieferantenbeziehungen und ein intelligentes Bestandsmanagement.

In diesem Artikel werden wir untersuchen, wie Unternehmen im Gastgewerbe ihre Beschaffungsprozesse optimieren, Kosten senken und die Qualität ihrer Angebote verbessern können, ohne Kompromisse beim Service einzugehen. Lassen Sie uns praktische Tipps und Strategien erkunden, die echte Ergebnisse liefern.

Was ist Beschaffung im Gastgewerbe?

Die Beschaffung im Gastgewerbe bezieht sich auf den Prozess der Beschaffung, des Einkaufs und der Verwaltung der Waren und Dienstleistungen, die für den täglichen Betrieb von Unternehmen im Gastgewerbe wie Hotels, Restaurants, Resorts und Catering-Unternehmen erforderlich sind. Dazu gehören alles von Lebensmitteln und Getränken bis hin zu Möbeln, Bettwäsche, Küchengeräten, Toilettenartikeln und Reinigungsmitteln.

Eine effektive Beschaffung im Gastgewerbe stellt sicher, dass die richtigen Produkte zur richtigen Zeit, in der richtigen Menge und Qualität verfügbar sind – und gleichzeitig die Kosten optimiert und Lieferantenbeziehungen gepflegt werden. Sie spielt eine entscheidende Rolle bei der Sicherstellung konsistenter Gästeerlebnisse, der Kontrolle von Betriebskosten und der Unterstützung von Nachhaltigkeits- und Markenstandards in der gesamten Gastgewerbebranche.

Arten der Beschaffung im Gastgewerbe

Nicht jeder Einkauf im Gastgewerbe sieht gleich aus. Einige Artikel werden täglich verwendet, andere sind langfristige Investitionen. Lassen Sie uns die Hauptarten der Beschaffungsaktivitäten in einem Gastgewerbeunternehmen aufschlüsseln.

Direkte Beschaffung

Direkte Beschaffung umfasst die Beschaffung von Artikeln, die für die direkte Erbringung von Dienstleistungen an Gäste unerlässlich sind. Dazu gehören Lebensmittel und Getränke, Bettwäsche, Toilettenartikel und andere Verbrauchsmaterialien, die täglich in Hotels, Restaurants und anderen Gastgewerbeeinrichtungen verwendet werden. Diese Einkäufe wirken sich direkt auf das Kundenerlebnis aus und erfordern eine gleichbleibende Qualität und rechtzeitige Lieferung.

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Indirekte Beschaffung

Indirekte Beschaffung umfasst Waren und Dienstleistungen, die den Betrieb unterstützen, aber nicht direkt von Gästen konsumiert werden. Beispiele sind Bürobedarf, Reinigungsgeräte, IT-Systeme und Marketingdienstleistungen. Obwohl sie nicht gastorientiert sind, sind diese Einkäufe entscheidend für reibungslose interne Abläufe und die Effizienz der Mitarbeiter.

CapEx-Beschaffung

CapEx-Beschaffung bezieht sich auf Investitionen in langfristige Vermögenswerte wie Möbel, Küchengeräte, HVAC-Systeme oder Renovierungen. Diese Einkäufe sind in der Regel hochpreisig und selten, erfordern strategische Planung, Lieferantenprüfung und manchmal Ausschreibungsverfahren. Sie haben einen nachhaltigen Einfluss auf die Immobilie und das Gästeerlebnis.

OpEx-Beschaffung

OpEx-Beschaffung umfasst wiederkehrende Einkäufe, die den täglichen Betrieb aufrechterhalten, wie Versorgungsdienste, Wäscherei, Wartungsmaterialien und abonnementbasierte Software. Im Gegensatz zu CapEx handelt es sich hierbei um laufende Ausgaben, die eine strenge Budgetkontrolle und Lieferantenzuverlässigkeit erfordern, um den Cashflow effizient zu verwalten.

Was macht ein Beschaffungsmanager im Gastgewerbe?

Wenn Sie eine Karriere als Beschaffungsmanager im Gastgewerbe in Betracht ziehen, erwartet Sie eine dynamische und strategische Rolle, die für den reibungslosen Betrieb von Hotels, Restaurants, Resorts und anderen dienstleistungsbasierten Unternehmen entscheidend ist. Als Beschaffungsmanager besteht Ihre Aufgabe darin, sicherzustellen, dass die Organisation den besten Wert für ihre Einkäufe erhält – ohne Kompromisse bei Qualität oder Gästeerlebnis einzugehen.

Ihre Aufgaben umfassen typischerweise:

• Die besten Lieferanten finden – Sie suchen Lieferanten, die hochwertige Produkte liefern, konsistent bleiben und Bestellungen rechtzeitig ausführen können. Wenn ein Lieferant ausfällt, sind sie die ersten, die reagieren.
• Intelligente Pläne erstellen – Ob es darum geht, Kosten zu sparen oder Wettbewerbsvorteile zu sichern, sie erstellen Beschaffungspläne, die mit den Unternehmenszielen übereinstimmen.
• Lieferzeiten und Produktqualität überwachen – Eine verspätete Lieferung oder eine schlechte Warencharge kann den Betrieb stören. Sie überwachen genau die Zeitpläne und die Qualitätskontrolle, um das Tempo beizubehalten.
• Beschaffungszahlen analysieren – Zahlen sprechen. Sie tauchen in die Beschaffungszahlen ein, um herauszufinden, wo das Unternehmen klüger ausgeben und die Kosteneffizienz verbessern kann.
• Verträge und Compliance verwalten – Sie überwachen alle Details von Lieferantenverträgen und stellen sicher, dass alle Regeln eingehalten werden.
• Mit anderen Abteilungen zusammenarbeiten – Ob Zusammenarbeit mit Köchen bei saisonalen Menüs oder Koordination mit der Finanzabteilung bei Budgetbeschränkungen, sie arbeiten zusammen, um sicherzustellen, dass die Beschaffung das gesamte Gästeerlebnis unterstützt.

Um in dieser Rolle erfolgreich zu sein, benötigen Sie eine Mischung aus analytischem Denken, Verhandlungsgeschick, Detailgenauigkeit und ein starkes Verständnis für die Abläufe im Gastgewerbe. Es ist eine Karriere, die sowohl Verantwortung als auch die Möglichkeit bietet, einen echten Einfluss auf die Gästezufriedenheit und die Rentabilität des Unternehmens zu nehmen.

Was sind FF&E und OS&E im Gastgewerbe?

In der Gastgewerbebranche werden die Begriffe FF&E und OS&E häufig während der Beschaffung verwendet, insbesondere bei Hoteleröffnungen, Renovierungen oder Modernisierungen. Das Verständnis dieser Kategorien ist entscheidend für effektive Planung, Budgetierung und Beschaffung.

FF&E: Möbel, Einrichtungsgegenstände & Ausstattung

FF&E umfasst alle beweglichen Gegenstände, die nicht Teil der Gebäudestruktur sind, aber für den Komfort der Gäste und die betriebliche Funktionalität unerlässlich sind. Diese sind in der Regel größere, langfristige Vermögenswerte, die während der Einrichtung oder größeren Renovierung einer Immobilie gekauft werden. Beispiele umfassen:

• Betten, Stühle, Sofas und Tische
• Beleuchtungseinrichtungen und Lampen
• Fernseher und Minibars
• Empfangstheken und Dekoration
• Fitnessgeräte

FF&E-Artikel werden in der Regel als Investitionsausgaben (CapEx) betrachtet und haben eine längere Lebensdauer.

OS&E: Betriebsmaterialien & Ausstattung

OS&E bezieht sich auf die täglichen Betriebsmaterialien, die Mitarbeiter und Gäste regelmäßig verwenden. Diese sind in der Regel kleinere, verbrauchbare oder häufig ersetzte Artikel, die den täglichen Betrieb unterstützen. Beispiele umfassen:

• Bettwäsche, Handtücher und Uniformen
• Küchenutensilien, Glaswaren und Besteck
• Reinigungsmaterialien und Toilettenartikel
• Büromaterialien und Serviertabletts
• Reinigungsgeräte und Gästezimmerausstattung

OS&E-Artikel fallen unter Betriebsausgaben (OpEx) und erfordern eine kontinuierliche Beschaffung.

Zusammen bilden FF&E und OS&E das Rückgrat einer voll funktionsfähigen und gastfreundlichen Umgebung im Gastgewerbe. Das Verständnis des Unterschieds hilft Beschaffungsfachleuten, Budgets zu verwalten, Bestellungen zu priorisieren und die rechtzeitige Lieferung von wichtigen Artikeln sicherzustellen.

Wichtige Herausforderungen bei der Beschaffung im Gastgewerbe

Alle Unternehmen im Gastgewerbe stehen vor einigen universellen Herausforderungen bei der Beschaffung. Was sind die größten Hindernisse, und wie können Best Practices in der Beschaffung helfen, diese zu überwinden?

Saisonale Nachfrage- und Lieferketten-Schwankungen

Haben Sie bemerkt, wie Feiertagsperioden oder regionale Ereignisse die Lieferkette stören können? Unerwartete Nachfragespitzen können zu Verzögerungen oder Engpässen führen. Deshalb müssen Beschaffungsteams sorgfältig planen und Sicherheitsbestände aufrechterhalten, um Unterbrechungen zu vermeiden.

Nachhaltigkeit und ESG-Konformität

Fordern Ihre Gäste grünere Alternativen? Die meisten Reisenden erwarten mittlerweile, dass Hotels umweltfreundlich sind. Solche Erwartungen umzusetzen erfordert nachhaltige Beschaffung, die Auswahl von Lieferanten, die diese Erwartungen erfüllen, und die Reduzierung von Abfällen.

Kostenkontrolle bei Inflation

Mit steigenden Material-, Treibstoff- und Arbeitskosten scheint die Kostenkontrolle schwieriger denn je. Hier werden strategische Beschaffung und der Aufbau langfristiger, zuverlässiger Lieferantenbeziehungen entscheidend, um die Kosten unter Kontrolle zu halten und gleichzeitig die Qualität zu gewährleisten.

Lieferantenzuverlässigkeit und Qualitätskonsistenz

Hat Sie jemals ein Lieferant mit minderwertigen Produkten enttäuscht? Ob es sich um Bettwäsche oder frische Produkte handelt, Qualitätsinkonsistenzen beeinträchtigen die Kundenzufriedenheit. Aus diesem Grund sind Qualitätskontrollverfahren und regelmäßige Lieferantenaudits sowie Lieferantenmanagement unerlässlich, um hohe Standards zu wahren.

Was ist E-Beschaffung im Gastgewerbe?

E-Beschaffung im Gastgewerbe bezieht sich auf die Nutzung digitaler Plattformen und Online-Tools zur Verwaltung des Einkaufsprozesses für Hotels, Resorts, Restaurants und andere Unternehmen im Gastgewerbe. Sie ersetzt traditionelle, manuelle Methoden wie papierbasierte Bestellungen, E-Mails oder Telefonanrufe durch optimierte, automatisierte Systeme, die Effizienz, Genauigkeit und Kostenkontrolle verbessern.

Warum ist das wichtig? Nun, mit Echtzeit-Beschaffungsdaten kann Ihr Personal die Bestandsmanagementebenen genau verfolgen und Last-Minute-Hektik oder Lieferkettenunfälle vermeiden. Es vereinfacht auch die Vertragsverhandlungen, was die Kosten kontrolliert und die Beziehungen zu Lieferanten verbessert.

Unterm Strich hält die E-Beschaffung Unternehmen im Gastgewerbe organisiert, eliminiert Fehler durch manuelle Prozesse und sorgt für strenge Qualitätskontrolle – all das führt zu besserer Betriebseffizienz und zufriedeneren Gästen.

Meistern Sie die Beschaffung im Gastgewerbe mit bewährten Strategien, die Ihre Einkaufskraft steigern, Effizienz verbessern und Kosten senken. Lassen Sie Torg Sie mit vertrauenswürdigen Lieferanten verbinden, um Ihren Beschaffungsprozess zu optimieren. Beginnen Sie noch heute mit der Optimierung Ihrer Beschaffung, melden Sie sich jetzt an und transformieren Sie, wie Ihr Gastgewerbe essentielle Artikel beschafft!

Beste Strategien für die Beschaffung im Gastgewerbe

Die richtige Beschaffung kann die Verwaltung von Hotels und Resorts erheblich vereinfachen. Diese einfachen Tipps sparen Geld, erhalten die Qualität und ersparen Ihnen Kopfschmerzen, sodass Ihre Abläufe reibungslos verlaufen und Ihre Gäste zufrieden sind.

Zentralisieren Sie die Beschaffung über alle Standorte

Haben Sie bemerkt, wie Einkäufe in großen Mengen Geld sparen? Wenn Gastgewerbegruppen ihre Einkäufe konsolidieren, erhalten sie bessere Preise, halten die Produktqualität konsistent und verwalten Lieferanten effizienter an allen Standorten. Es ist alles kluges Arbeiten, nicht hartes Arbeiten, und sorgt für Einheitlichkeit überall.

Segmentieren Sie Ihre Beschaffungskategorien

Warum alles auf die gleiche Weise machen? Die Segmentierung der Beschaffung in Kategorien wie FF&E, OS&E, Lebensmittel und Beschaffungsdienstleistungen ermöglicht es Spezialisten, in ihren Fachgebieten zu arbeiten. Diese Methode stimmt Einkäufe mit den tatsächlichen Bedürfnissen ab, was das Sourcing nach Kategorie präziser und effizienter macht.

Nutzen Sie E-Beschaffungsplattformen

Immer noch in Papierkram vergraben? E-Beschaffungssoftware reduziert Verwaltungsaufwand, verfolgt Bestellungen einfach und liefert Datenanalysen. Betrachten Sie es als virtuellen Assistenten, der Probleme schnell erkennt und Einsparmöglichkeiten aufdeckt, bevor Sie es merken.

Fokussieren Sie sich auf lokale und nachhaltige Beschaffung

Fragen Gäste nach nachhaltigen Alternativen? Lokale Lieferanten reduzieren Versandkosten und kommen Ihrer lokalen Gemeinschaft zugute. Und es ist ein Vorteil für umweltbewusste Gäste und Reisende, die Ihr Hotel in einer wettbewerbsintensiven Landschaft einzigartig machen.

Nutzen Sie Daten- und Ausgabenanalysen

Wissen Sie wirklich, wo Ihr Geld ausgegeben wird? Mit Datenanalysen können Sie kostspielige Artikel identifizieren, überprüfen, ob Lieferanten pünktlich liefern, und Einkaufsgewohnheiten überwachen. Es ist wie ein cleverer Assistent, der darauf achtet, dass Sie die Kosten effektiver verwalten.

Planen Sie für Resilienz in der Lieferkette

Erinnern Sie sich an das Lieferchaos während COVID? Niemand möchte das noch einmal erleben. Alternative Lieferanten, Dual Sourcing und flexible Verträge halten Sie bereit. Wenn unerwartete Verzögerungen auftreten, bleibt Ihr Hotel ohne Chaos in Betrieb. Es geht darum, vorbereitet, stabil und der Konkurrenz voraus zu sein.

Nachhaltige Beschaffung im Gastgewerbe

Warum ist "nachhaltige Beschaffung" plötzlich ein großes Thema im Gastgewerbe? Es ist kein Spaß – heutige Hotels müssen Produkte kaufen, die umweltfreundlicher und verantwortungsvoll hergestellt sind. Dazu gehört die Auswahl von Anbietern, die Abfall reduzieren, keine Plastikverpackungen verwenden und einen niedrigen CO2-Fußabdruck haben.

Aber es geht nicht nur darum, grüne Dinge zu kaufen. Es geht darum, zu überprüfen, woher die Dinge kommen und sicherzustellen, dass Lieferanten ethische Standards einhalten. Dies hilft Hotels, sich nachhaltig zu entwickeln, anstatt schnelle Gewinne zu verfolgen.

Auch Gäste achten darauf. Immer mehr Millennials und Gen Z-Reisende bevorzugen Hotels, die sich um die Umwelt kümmern. Selbst Geschäftsreisende erwarten, dass Hotels nachhaltig sind. Nachhaltige Beschaffung ist also nicht nur vorteilhaft für die Umwelt, sondern auch für das Geschäft. Haben Sie darüber nachgedacht, wie umweltfreundlich die Beschaffung Ihres Hotels tatsächlich ist?

Trends in der Beschaffung im Gastgewerbe 2025

Was sind die Trends in der Beschaffung im Gastgewerbe in diesem Jahr? Einige spannende Veränderungen revolutionieren das Geschäft für Hotels und Resorts:

• KI-gestützte Prognosen: Haben Sie jemals davon geträumt, genau zu wissen, welche Vorräte Sie benötigen? KI-Technologie analysiert jetzt Echtzeitdaten zu Belegung, Wetter und Veranstaltungen, um smartere Einkaufsplanung zu unterstützen, damit Sie nie in Schwierigkeiten geraten.
• Blockchain für Transparenz: Wie können Sie sicher sein, woher Ihre Produkte wirklich stammen? Blockchain-Technologie verfolgt jede Transaktion in der Lieferkette, reduziert Betrug und liefert Ihnen eindeutige Authentizitätsnachweise.
• Grüne Vorgaben: Machen Umweltvorschriften Sie unsicher gegenüber Ihren Lieferanten? Neue Regeln bedeuten, dass Beschaffungsteams mehr auf grünes Sourcing achten müssen, um Gäste und Regulierungsbehörden zufriedenzustellen.
• Integrierte Tech-Stacks: Müde vom Jonglieren mit mehreren Systemen? Jetzt integrieren sich Beschaffungs-, Bestands- und Buchhaltungssysteme nahtlos, minimieren Zeit und Fehler.
• Strategische Partnerschaften: Ist es effizienter, weiterhin Lieferanten zu wechseln oder langfristige Beziehungen aufzubauen? Heute sind langfristige Beziehungen zu bewährten, innovativen Lieferanten entscheidend für reibungslose Abläufe und Qualität, auf die Sie zählen können.

Fazit

Fragen Sie sich, wie die Beschaffung heute in den Betrieb eines Hotels oder Resorts passt? Es geht nicht mehr nur darum, Bestellungen aufzugeben. Intelligentes Sourcing, unterstützt durch Daten und Technologie, kann einen großen Unterschied machen. Egal, ob Sie große Projekte bearbeiten oder Vorräte für mehrere Standorte jonglieren – die richtige Beschaffungsstrategie ist entscheidend.

Was ist wirklich wichtig? Starke Beziehungen zu Ihren Lieferanten aufzubauen, Kosten zu überwachen und flexibel zu sein, wenn Probleme auftreten. Diese Maßnahmen sparen Geld und sorgen für zufriedene Gäste.

In einer so wettbewerbsintensiven Landschaft des Gastgewerbes ist gute Beschaffung nicht nur ein Kostenfaktor, sondern ein Mittel, um Erlebnisse zu liefern, die wirklich in den Köpfen der Gäste bleiben. Warum also warten? Beginnen Sie jetzt damit, Ihre Beschaffungsstrategie zu verbessern, um 2025 und darüber hinaus der Konkurrenz voraus zu sein.