Was ist indirekte Beschaffung? Vorteile und beste Strategien

Indirekte Ausgaben umfassen die Waren und Dienstleistungen, die den Betrieb eines Unternehmens aufrechterhalten, wie Bürobedarf, IT-Lösungen, Gebäudedienstleistungen und ausgelagerte Dienstleistungen, zum Beispiel. Während direkte Ausgaben die Produktion antreiben, finanzieren indirekte Einkäufe die internen Abläufe. Und sie machen häufig den Großteil der Beschaffungskosten aus und sind schwieriger zu verwalten.

Nicht erfasste indirekte Beschaffung bedeutet unsichtbare Ausgaben, verschwenderische Ausgaben und schwächere Lieferantenbeziehungen. Engagierte Beschaffungsteams, die eine definierte Strategie für indirekte Beschaffung haben, können diesen blinden Fleck in Kosteneinsparungen, betriebliche Produktivität und ein resilienteres Lieferkettenmanagement verwandeln.

Dieser Artikel erklärt, was indirekte Beschaffung ist, warum sie wichtig ist und wie Beschaffungsprofis Prozesse vereinfachen, Lieferantenkooperationen besser verwalten und Risiken reduzieren können. Am Ende wissen Sie, wie Sie die indirekte Beschaffung kontrollieren und sie als Werkzeug für messbare Kostensenkungen nutzen können, anstatt als Verwaltungsaufwand.

Indirekte Beschaffung bezieht sich auf alle Einkäufe, die ein Unternehmen am Laufen halten, aber nie im Endprodukt erscheinen. Büromaterial, IT-Dienstleistungen, Softwarelizenzen, Gebäudemanagement, Reisen, Marketingagenturen und professionelle Dienstleistungen. Diese mögen einzeln klein erscheinen, summieren sich jedoch schnell und können ohne Kontrolle hohe indirekte Beschaffungskosten verursachen.

Da diese Einkäufe über Abteilungen verteilt und von verschiedenen Stakeholdern verwaltet werden, sind sie schwieriger zu überwachen und zu kontrollieren als direkte Beschaffungsausgaben. Mangelnde Ausgabenübersicht, doppelte Verträge und unkontrolliertes Ausgabenverhalten schleichen sich ein, und die indirekte Beschaffung wird zu einer Herausforderung für Beschaffungsteams.

Direkte Beschaffung umfasst den Einkauf von Materialien, Komponenten und Waren, die direkt in das Endprodukt eines Unternehmens einfließen. Sie beeinflusst die Produktion, Produktqualität und den Umsatz, daher ist sie auf starke Lieferantenbeziehungen, strenge Qualitätsstandards und zuverlässige Lieferung angewiesen.

Indirekte Beschaffung umfasst die Waren und Dienstleistungen, die ein Unternehmen benötigt, um zu funktionieren, die jedoch nicht Teil des Endprodukts werden. Beispiele sind Software, Büromaterial, Marketingdienstleistungen und Wartung. Sie konzentriert sich auf Kostenkontrolle, Effizienz und die Verwaltung einer breiteren Lieferantenbasis.

Wesentliche Unterschiede:

• Direkt: produktionsorientiert, höheres Risiko, strategische Lieferanten
• Indirekt: betriebsorientiert, kostengetrieben, vielfältige Lieferanten

Indirekte Ausgaben umfassen eine Vielzahl von Geschäfts- und Beschaffungsvorgängen, und jede Kategorie hat ihre eigenen Herausforderungen im Kostenmanagement. Zu verstehen, wohin das Geld fließt, ist der erste Schritt zur Verwaltung indirekter Beschaffungskosten und zur Identifizierung von Einsparungspotenzialen.

Gebäudemanagement

Dies umfasst alles, was die physischen Einrichtungen eines Unternehmens aufrechterhält—Gebäudewartung, Reinigungsverträge, Versorgungsleistungen, Sicherheitsdienste und Abfallentsorgung. Schlechte Lieferantenleistung oder fragmentierte Verträge können zu höheren Kosten, regulatorischen Problemen und sogar Sicherheitsrisiken führen. Beschaffungsteams, die diese Lieferanten gut verwalten, können bessere Preise, standardisierte Servicelevel und unnötige Kosten eliminieren.

IT und Telekommunikation

Cloud-Abonnements, Hardware-Beschaffungen, Telekommunikationsdienste und Softwarelizenzen gehören typischerweise zu den größten indirekten Kosten. Ohne einen formalen Prozess für indirekte Beschaffung enden Organisationen mit doppelten Tools, ungenutzten Lizenzen und automatischen Verlängerungen, die die Kosten erhöhen. Die Konsolidierung dieser Verträge, die Überwachung der Nutzung und die Gruppierung von Anbietern haben das Potenzial, erhebliche Einsparungen bei den Beschaffungskosten zu erzielen.

HR und Rekrutierungsdienste

Professionelle Dienstleistungen, Personalvermittlungsagenturen, Mitarbeiterschulungen und Sozialprogramme fallen ebenfalls unter die indirekte Beschaffung. Alle diese Funktionen der indirekten Beschaffung sind notwendig, können jedoch versteckte Kosten verursachen, wenn sie nicht regelmäßig bewertet oder durch spezifische Verträge geregelt werden. Effektives Lieferantenbeziehungsmanagement sorgt für Qualität und minimiert gleichzeitig die Kosten der indirekten Beschaffung.

Reisen und Logistik

Reisedienste, Hotelbuchungen, Mietwagen und Speditionsdienste können einen großen Teil der indirekten Ausgaben ausmachen. Dezentrale Buchungen führen zu inkonsistenten Preisen und verlorenen Chancen für Mengenrabatte. Mit der Konsolidierung von Reiseanbietern, interner Compliance und zentralen Buchungssystemen können Beschaffungsteams vereinfachen, mehr Transparenz über Ausgaben erhalten und Verschwendung eliminieren.

Das Management der indirekten Beschaffung geht nicht nur um Bestellungen – es geht darum, ein System zu schaffen, das die Kosten im Griff hält und gleichzeitig den Geschäftsbetrieb täglich erleichtert.

Jede Phase beeinflusst Kosteneinsparungen, die Leistung der Lieferanten und die Effizienz der Beschaffung insgesamt.

Bedarfsidentifikation

Es beginnt mit Transparenz. Beschaffungsabteilungen müssen wissen, was interne Kunden wirklich benötigen, anstatt nur das, was sie verlangen. Unklare Anforderungen führen oft zu verschwendeten Ausgaben, Überbeständen oder unkontrollierten Ausgaben. Optimale Prozesse der indirekten Beschaffung umfassen die Analyse der Nachfrage, die Bestätigung von Prioritäten und die Abstimmung von Einkäufen mit größeren Beschaffungsstrategien und Budgetzielen.

Lieferantensuche

Sobald die Bedürfnisse identifiziert sind, folgt die Suche nach zuverlässigen Lieferanten. Die direkte Beschaffung hat eine begrenzte Anzahl von Lieferanten, die indirekte Beschaffung hat viel mehr, wie Büromaterial, IT-Dienstleistungen, Facility-Management und so weiter. Kosteneinsparungen beinhalten oft die Konsolidierung von Anbietern, die Nutzung von Einkaufsgemeinschaften und datengetriebenes Sourcing, um die Kosten der indirekten Beschaffung zu verwalten, ohne Kompromisse bei der Qualität einzugehen.

Vertragsverhandlung

Indirekte Beschaffungsverträge haben oft nicht die Strenge von direkten Beschaffungsverträgen. Das ist ein Fehler. Ohne solide Bedingungen sind Unternehmen Überraschungsgebühren, automatischen Verlängerungen und unklaren Servicelevels ausgesetzt. Gut formulierte Vereinbarungen legen Preise, Leistungsanforderungen und Compliance-Bedingungen fest, die unnötige Kosten und Beschaffungsrisiken einsparen.

Bestellung und Rechnungsstellung

Und dann gibt es die administrative Seite. Automatisierte Genehmigungs-Workflows, standardisierte Einkaufsprozesse und zentralisierte Rechnungsstellung minimieren manuelle Fehler, beschleunigen Zahlungen und erhöhen die Ausgabentransparenz. Effiziente Prozesse ermöglichen es Beschaffungsfachleuten, die Kosten der indirekten Beschaffung genau zu verfolgen, Handelskonformität umzusetzen und unkontrollierte Ausgaben zu verhindern – wichtige Schritte für langfristige operative Effizienz.

Indirekte Beschaffung umfasst mehrere Abteilungen, da sie Waren und Dienstleistungen abdeckt, die nicht direkt mit der Produktion verbunden sind. Wichtige Interessengruppen sind:

• Einkaufs-/Beschaffungsteam – verwaltet Lieferantenauswahl, Verträge und Bestellungen.
• Finanzabteilung – überwacht Budgets, Genehmigungen und Kostenkontrolle.
• Abteilungsleiter/Endbenutzer – identifizieren Bedürfnisse für Büromaterial, Software, Marketing oder Wartung.
• Lieferanten & Dienstleister – liefern Waren/Dienstleistungen effizient und erfüllen Qualitätsstandards.
• Rechts-/Compliance-Teams – stellen sicher, dass Verträge und Einkäufe den gesetzlichen und unternehmensinternen Richtlinien entsprechen.
• IT- & Betriebsteams – unterstützen digitale Tools, Systeme und betriebliche Anforderungen.

Die Einbindung dieser Interessengruppen sorgt für eine effiziente, kosteneffektive und regelkonforme indirekte Beschaffung.

Wenn die indirekte Beschaffung organisiert und aktiv verwaltet wird, wird sie weniger zu einem Kostenfaktor und mehr zu einem Effizienztreiber und langfristigen Wertschöpfer.

Kostenkontrolle und operative Effizienz

Strenge Kontrollen ermöglichen es Beschaffungsteams, die Ausgaben für indirekte Beschaffung zu minimieren, unkontrollierte Ausgaben zu eliminieren und doppelte Bestellungen zu vermeiden. Effiziente Prozesse wie zentralisiertes Einkaufen und automatisierte Genehmigungen verbessern die operative Effektivität und ermöglichen es, administrative Ressourcen in höherwertige Beschaffungsprozesse einzubringen.

Erhöhte Transparenz und Ausgabensichtbarkeit

Schlechte Ausgabensichtbarkeit gehört zu den größten Problemen im Management indirekter Kosten. Zentralisierte Daten und standardisierte Berichterstattung bieten den Beschaffungsleitern echte Transparenz darüber, wohin das Geld fließt, welche Kategorien im Minus sind und welche Lieferanten Aufmerksamkeit erfordern. Dieses Maß an Bewusstsein vereinfacht die Identifizierung von Einsparpotenzialen und die Verstärkung von Kostenmanagement-Initiativen.

Strategische Lieferantenbeziehungen

Erfolgreiche indirekte Beschaffung dreht sich nicht nur um Kostenreduzierung, sondern auch um den Aufbau sicherer Beziehungen zu verlässlichen Anbietern. Eine kontinuierliche enge Zusammenarbeit führt zu verbesserten Servicequalitätsniveaus, gesteigerter Gesamtleistung der Lieferanten und vorteilhafteren Vertragsbedingungen, die beiden Parteien zugutekommen.

Unterstützt Nachhaltigkeit und Unternehmensziele

Ein gut durchdachter Ansatz für die indirekte Beschaffung kann auch größere Unternehmensziele fördern. Durch die Kombination von Lieferungen, die Auswahl umweltfreundlicher Büromaterialien oder die Zusammenarbeit mit Lieferanten, die grüne Standards einhalten, können Unternehmen Abfall minimieren, die Überwachung der Lieferkette verbessern und sich an ESG-Bemühungen ausrichten, während sie gleichzeitig die Kosten besser kontrollieren.

Das Management der indirekten Beschaffung erscheint auf dem Papier einfach, ist in der Realität jedoch mit einer Reihe von Herausforderungen verbunden, die das Budget belasten und die operative Leistung beeinträchtigen können, wenn sie nicht angegangen werden.

Mangel an Transparenz bei den Ausgaben

Wenn Einkäufe isoliert getätigt werden, geht die Transparenz der Ausgaben für die Beschaffungsteams verloren und es bleibt unklar, wohin das Geld wirklich fließt. Eine solche mangelnde Transparenz verschleiert doppelte Käufe, ungenutzte Softwarelizenzen und verschwenderische Ausgaben, die durch verbesserte Informationen reduziert werden können. Ohne Nachverfolgbarkeit wird es nahezu unmöglich, Einsparungsmöglichkeiten zu identifizieren oder die Kosten der indirekten Beschaffung zu verwalten.

Fragmentierte Lieferantenbasis

Eine zu große Anzahl indirekter Lieferanten verteilt die Ausgaben dünn, erhöht den administrativen Aufwand und macht die Vertragsverwaltung komplexer. Sie verringert auch die Hebelwirkung von Mengenrabatten und erschwert es, die Leistung der Lieferanten zu verfolgen. Die Konsolidierung von Anbietern ist das Prinzip zur Steigerung der Beschaffungseffizienz und zur Senkung der Kosten der indirekten Beschaffung.

Fehlende Abstimmung der Stakeholder

Abteilungen neigen dazu, eigenständig einzukaufen, außerhalb der genehmigten Beschaffungsprozesse. Diese unbefugten Ausgaben führen zu ungleichmäßigen Preisen, unkontrollierten Verträgen und insgesamt höheren Kosten. Das Beschaffungspersonal benötigt die Unterstützung interner Stakeholder, um Richtlinien durchzusetzen und Abläufe zu optimieren.

Einhaltung und Durchsetzung von Richtlinien

Ohne standardisierte Verfahren funktioniert die beste Strategie für die indirekte Beschaffung nicht. Ohne klare Regeln gibt es eigenmächtige Ausgaben, verlorene Genehmigungen und Risiken in der Beschaffung. Strenge Richtlinien, der Einsatz von Automatisierungstechnologie und die Definition von Verantwortlichkeiten helfen, die Kontrolle über die Aktivitäten der indirekten Beschaffung zu behalten.

Die erfolgreiche Durchführung der indirekten Beschaffung erfordert mehr als nur Kostensenkung – sie benötigt einen methodischen Ansatz, der sowohl auf Kontrolle und Effizienz als auch auf die Zusammenarbeit mit Lieferanten ausgerichtet ist. Die folgenden Strategien setzen Einkaufsleiter ein, um indirekte Ausgaben effektiv zu verwalten und messbare Ergebnisse zu erzielen.

Zentrale Einkaufssteuerung

Ein zentralisierter Ansatz bietet eine einzige Kontrollstelle für alle indirekten Beschaffungen. Er reduziert unkontrollierte Ausgaben, sorgt für konsistente Richtlinien in den Abteilungen und gibt den Einkaufsteams Einblick in die Gesamtausgaben. Mit standardisierten Prozessen können Sie bessere Verträge aushandeln, indirekte Beschaffungskosten senken und die Einhaltung überwachen, ohne manuellen Eingriff.

Kategorie-Management

Die Segmentierung indirekter Ausgaben in Kategorien wie IT-Dienstleistungen, Bürobedarf, Gebäudemanagement und professionelle Dienstleistungen ermöglicht es Einkaufsteams, Kostenreduktionsstrategien anzuwenden. Daten auf Kategorieebene helfen dabei, Einsparungsmöglichkeiten zu identifizieren, Lieferanten zu konsolidieren und den Einkauf an die Geschäftsanforderungen anzupassen.

Strategische Beschaffung

Strategische Beschaffung ist nicht nur für die direkte Beschaffung relevant. Sie hilft Organisationen bei der indirekten Beschaffung, mehrere Anbieter zu vergleichen, wettbewerbsfähige Konditionen auszuhandeln und bessere Konditionen für die indirekte Beschaffung zu erzielen. Dieser Ansatz schafft langfristigen Wert und verbessert die Beziehungen zu Lieferanten, anstatt nur den niedrigsten Preis zu verfolgen.

Ausgabenanalyse und datenbasierte Entscheidungen

Ausgabenanalyse ist das Fundament der indirekten Beschaffung. Es geht nicht nur darum, Rechnungen zu betrachten, sondern darum, wer kauft, was gekauft wird und von wem. Die Segmentierung von Daten nach Kategorie, Region und Abteilung ermöglicht es Einkaufsteams, Muster zu erkennen, die versteckte Einsparungsmöglichkeiten aufdecken.

Zum Beispiel könnten sie feststellen, dass verschiedene Abteilungen einzeln doppelte Softwarelizenzen kaufen und keine Mengenrabatte nutzen. Datenbasierte Entscheidungen helfen auch bei der Prognose zukünftiger Nachfrage, der Kontrolle von Lagerbeständen und der Vermeidung von Überausgaben für weniger wichtige indirekte Einkäufe.

Lieferantenbeziehungsmanagement (SRM)

Gutes SRM verwandelt Lieferantentransaktionen in strategische Partnerschaften. Durch den Austausch von Prognosen, Qualitätszielen und langfristigen Plänen zwischen Einkaufsteams und ihren Lieferanten konzentrieren sich Lieferanten eher auf Zuverlässigkeit und wettbewerbsfähige Preise. Diese Zusammenarbeit kann Kostensenkungsinitiativen, schnellere Problemlösungen und bessere Vertragsbedingungen liefern. Sie stärkt auch die Widerstandsfähigkeit der Lieferkette, was besonders wichtig ist, wenn etwas schiefläuft, da gute Lieferanten begrenzte Ressourcen mit zuverlässigen Partnern teilen.

Bedarfsmanagement & interne Compliance

Unkontrollierte interne Anforderungen sind die Hauptursache für unnötige Kosten bei der indirekten Beschaffung. Bedarfsmanagement bedeutet, feste Standards für das Notwendige zu setzen, Bestellungen zu bündeln und standardisierte Genehmigungsprozesse einzuführen, um Impulskäufe zu vermeiden. Die Schulung interner Stakeholder zur Einhaltung der Einkaufsprozesse sorgt dafür, dass Kaufentscheidungen an Verträge angepasst sind, unkontrollierte Ausgaben reduziert werden und die administrative Belastung sinkt.

Einsatz von eProcurement- und Automatisierungstools

Die heutige Einkaufstechnologie deckt den gesamten Prozess (von der Beschaffung bis zur Zahlung) ab und gibt Einkaufsteams mehr Kontrolle über indirekte Ausgaben. eProcurement-Software konsolidiert Lieferantenkataloge, erzwingt Vertragspreise und warnt vor nicht genehmigten Käufen. Automatisierte Genehmigungsströme ermöglichen schnelle Käufe, ohne die Compliance zu opfern, und elektronische Rechnungsstellung eliminiert Fehler und gibt Einblick in den Cashflow. Insgesamt machen diese Tools die Beschaffung schneller, genauer und weniger fehleranfällig.

Indirekte Beschaffung mag im Hintergrund stattfinden, ist aber überall im Unternehmen präsent. Schwache Kontrolle bedeutet verschwendete Kosten, verstreute Lieferantenbeziehungen und verlorene Kosteneinsparungen. Eine gute Verwaltung hilft Beschaffungsteams, die Ausgaben für indirekte Beschaffung zu reduzieren, Prozesse zu optimieren und unkontrollierte Ausgaben zu verhindern, die den Cashflow blockieren.

Eine solide Strategie für indirekte Beschaffung bedeutet nicht, Büromaterialbudgets zu kürzen oder Telefonverträge neu zu verhandeln. Es geht darum, einen Betrieb zu gestalten, der die Effektivität der Beschaffung, die Leistung der Lieferanten verbessert und strategische Unternehmensziele wie Nachhaltigkeit, Unternehmensresilienz und Risikomanagement ermöglicht. Wenn es richtig gemacht wird, ist der Wettbewerbsvorteil garantiert.

Unternehmen, die der indirekten Beschaffung die gleiche strategische Bedeutung wie der direkten Beschaffung beimessen, erzielen greifbare Ergebnisse: Ausgabentransparenz, Compliance und Einsparungen im Laufe der Zeit. Einfach gesagt, was bei der direkten Beschaffung funktioniert, funktioniert bei der indirekten Beschaffung nicht; es geht weniger um schnelle Lösungen und mehr um den Aufbau von Prozessen, die die gesamte Beschaffungsorganisation in Bewegung halten.

1. Was ist indirekte Beschaffung?

Indirekte Beschaffung umfasst alle Einkäufe, die ein Unternehmen funktionsfähig machen, aber nicht in das Produkt einfließen, das an Kunden verkauft wird. Büroausstattung, Gebäudemanagement, ausgelagerte Dienstleistungen, Marketingagenturen, Reisen und Softwarelizenzen sind Beispiele für indirekte Beschaffung. Indirekte Beschaffungsaktivitäten ermöglichen den täglichen Geschäftsbetrieb, haben jedoch die Tendenz, die Kosten schnell zu erhöhen, wenn sie nicht gut verwaltet werden.

2. Wie beeinflusst indirekte Beschaffung die Geschäftsabläufe?

Effiziente indirekte Beschaffung spart vermeidbare Kosten, optimiert Verträge und pflegt stabile Lieferantenbeziehungen. Ineffiziente Kontrolle kann jedoch zu unkontrollierten Ausgaben, Störungen der Lieferkette und geringerer operativer Effektivität führen.

3. Wie optimiert man indirekte Beschaffung?

Die Straffung des Managements von indirekten Ausgaben erfordert organisierte Beschaffungsmethoden. Dazu gehört eine intensive Ausgabenanalyse, die Anwendung von Kategorienmanagement zur Konsolidierung von Einkäufen, die Nutzung von Automatisierungslösungen für Genehmigungen und Rechnungsstellung sowie der Aufbau solider Lieferantenbeziehungen, um bessere Konditionen und Konsistenz im Service zu erzielen.

4. Welche Tools werden für indirekte Beschaffung verwendet?

In der Regel werden eProcurement-Systeme für zentralisierte Einkäufe, Vertragsmanagement-Anwendungen zur Vermeidung verpasster Verlängerungen, Ausgabenmanagement für Transparenz und Lieferantenleistungs-Dashboards zur Verfolgung von Liefergenauigkeit, Kostenreduzierung und Compliance eingesetzt. Solche Technologien automatisieren Prozesse und ermöglichen eine effektive indirekte Beschaffung.