Was ist zentralisierter Einkauf? Wie funktioniert er? Vorteile & Nachteile

Während Unternehmen wachsen, führt dezentraler Einkauf oft zu verschwendeten Budgets, inkonsistenten Lieferantenbedingungen und Compliance-Risiken. Zentralisierter Einkauf löst diese Herausforderungen, indem er Beschaffungsentscheidungen in einem koordinierten System bündelt. Es ist eine Strategie, die für Führungskräfte im operativen Bereich, Einkaufsprofis und Geschäftsinhaber attraktiv ist, die bessere Kontrolle und Transparenz suchen. Dieser Artikel erklärt das Konzept, untersucht seine Vorteile und Herausforderungen und erläutert, wie die Zentralisierung Ihres Einkaufsprozesses messbaren Geschäftswert schaffen kann.

Zentralisierter Einkauf ist ein Einkaufsmodell, bei dem der Einkauf, die Genehmigung von Beschaffungen und die Rechnungsbearbeitung (im Wesentlichen alle Einkaufsaktivitäten) von einer einzigen zentralen Beschaffungsorganisation durchgeführt werden. Anstatt einer Abteilung zu erlauben, ihr eigenes Ding zu machen, macht ein zentralisiertes Einkaufssystem die zentrale Organisation zur Vorgabe für alle Einkaufsentscheidungen. Es klingt einfach und unkompliziert, verändert aber irgendwie tatsächlich die Art, wie die gesamte Organisation Geld ausgibt.

Prozesse effizienter zu gestalten und Kosten zu kontrollieren, ist der Hauptzweck davon. Sie können bessere Preise verhandeln, Mengenrabatte erhalten und verschwenderische Ausgaben reduzieren, weil Sie Ihre gesamte Kaufkraft gebündelt haben. Zentralisierte Beschaffungsstrategien bieten auch Einblick in Einkaufsdaten, sorgen für Compliance und helfen bei der Prognose künftiger Nachfrage. Im Wesentlichen ist ein zentralisiertes Beschaffungssystem nicht nur eine Methode des Einkaufs, sondern eine Methode, Ihre Einkaufsoperationen intelligenter zu betreiben, die Beschaffungsoperation effizienter zu gestalten und bessere Lieferantenbeziehungen in jeder Abteilung aufzubauen.

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Zentralisierter Einkauf erscheint in vielen Bereichen, insbesondere sind Kosteneinsparungen und Qualitätskontrolle im Einkauf wichtig.

In großen Einzelhandelsketten kümmert sich statt jedes Ladens, der selbst Snacks, Getränke oder Zutaten beschaffen muss, ein zentrales Team um alles. Großbestellungen? Günstiger. Einheitlichkeit in den Filialen? Erledigt. Doppelte Bestellungen? Ausgeschlossen. Zentralisierter Einkauf übernimmt die schwere Arbeit, während die Filialen einfach die Regale auffüllen. So spart das Unternehmen wirklich Geld und hält gleichzeitig die Kunden zufrieden.

Im Bereich von Speisen und Getränken denken Sie an eine Restaurantkette, die ihre Einkäufe bündelt—Kaffeebohnen, frische Früchte, abgepackte Saucen—alles auf einmal. Vorauszuplanen wird einfacher, die Lagerbestände bleiben unter Kontrolle und die Beziehungen zu Lieferanten? Stärker denn je. Zentralisierte Einkäufe verwandeln Chaos in Klarheit.

Sogar Getränkehersteller nutzen zentralisierte Beschaffungsprozesse. Eine einzige Gruppe kann sich um Zucker, Aromen und Verpackungsmaterialien für eine Reihe von Fabriken kümmern. In gewisser Weise minimiert dies verschwenderische Ausgaben und verbessert die operative Effektivität.

Andere Beispiele wie Krankenhausgruppen konsolidieren medizinische Versorgungsgüter, und Unternehmenszentralen zentralisieren den Einkauf von IT- und Büroausstattung—aber im F&B-Sektor ist der Kosten- und Konsistenzeffekt wirklich spürbar.

Auf den ersten Blick mag ein zentralisiertes Einkaufssystem wie eine Vielzahl von beweglichen Teilen erscheinen. Aber sobald man versteht, wie es funktioniert, ist es wirklich sehr organisiert. Alles konzentriert sich auf das zentrale Einkaufsteam. Sie bearbeiten Anfragen, genehmigen Ausgaben, verwalten Lieferantenbeziehungen und prüfen jede Beschaffungsaktivität im Hinblick auf die Unternehmensziele.

1. Anforderungen der Abteilungen sammeln

Es beginnt damit, dass einzelne Abteilungen oder Geschäftseinheiten ihre Einkaufsanforderungen an das zentrale Team senden. Dabei kann es sich um Rohstoffe, Verpackungen oder sogar Software-Tools handeln. Sobald sie gesammelt sind, werden alle diese Einkaufsinformationen an einem Ort gespeichert, was dem Unternehmen ein genaues Bild davon vermittelt, was in der gesamten Organisation gekauft wird. Es verhindert Doppeltbestellungen, optimiert das Bestandsmanagement und sorgt für eine transparente Ausgabenübersicht. Irgendwie wirkt das überschaubarer.

2. Zentrale Überprüfung und Genehmigung

Sobald die Anfragen eingegangen sind, prüft das zentrale Einkaufsteam sie genau. Sie stellen sicher, dass die Artikel notwendig, im Budgetrahmen und mit den Beschaffungsrichtlinien vereinbar sind. Der Genehmigungsprozess dient nicht nur der Kontrolle, sondern auch dazu, die effiziente Nutzung von Ressourcen sicherzustellen. Allein die Überprüfung kann verschwenderische Ausgaben stoppen oder Notkäufe verhindern, die später unnötige Kosten verursachen.

3. Bewertung und Auswahl der Lieferanten

Der nächste Schritt ist die Auswahl der Lieferanten. Das Team bewertet die Anbieter hinsichtlich Qualität, Preis, Zuverlässigkeit bei der Lieferung und allgemeiner Lieferantenleistung. Gelegentlich nutzen sie Beschaffungssoftware, um Angebote zu prüfen oder vergangene Transaktionen zu verfolgen. Eine gute Beziehung zu Lieferanten aufrechtzuerhalten, bringt langfristige Vorteile. Es ermöglicht bessere Preise, zuverlässige Lieferungen und in der Regel Mengenrabatte, die die gesamte Beschaffungseffizienz fördern.

4. Ausstellung von Bestellungen

Sobald der geeignete Lieferant ausgewählt ist, sendet das zentrale Einkaufssystem eine Bestellung (PO). Die Bestellung enthält alle wichtigen Informationen wie Mengen, Liefertermine, Zahlungsbedingungen und alle damit verbundenen Bedingungen. Da alle Bestellungen von einer einzigen zentralen Stelle aus erfolgen, bleibt alles klar und einheitlich. Darüber hinaus erhält das Management so bessere Einblicke und Kontrolle über alle Transaktionen.

5. Liefer- und Leistungsüberwachung

Abschließend schließt sich der Kreis bei der Lieferverfolgung und der Überwachung der Lieferantenleistung. Das Kernteam überprüft, ob Produkte rechtzeitig, in der richtigen Qualität und der bestellten Menge geliefert werden. Sie überwachen KPIs wie Liefergenauigkeit, Fehlerquoten und Kostenabweichungen. All das hilft, das Lieferantenmanagement zu optimieren und fundiertere zukünftige Beschaffungsentscheidungen zu treffen.

Der größte Unterschied zwischen zentralisiertem und dezentralisiertem Einkauf besteht darin, wer die Entscheidungen trifft. Bei einem zentralisierten Ansatz gibt es ein einziges Einkaufsteam, das alle Einkaufsentscheidungen trifft, alle Beziehungen zu Lieferanten verwaltet und alle Einkaufsaktivitäten der gesamten Organisation koordiniert. Bei einem dezentralen Einkaufsansatz treffen und genehmigen separate Abteilungen oder Geschäftsbereiche Einkäufe und interagieren mit Lieferanten. Beide Methoden haben Vor- und Nachteile, und zahlreiche Unternehmen nutzen sogar einen hybriden Einkaufsprozess, um die Vorteile beider Ansätze zu nutzen.

Zentralisierte Beschaffung

Bei der zentralisierten Beschaffung ist eine einzige Einkaufsorganisation für alle Einkaufsaktivitäten verantwortlich, von der Bedarfserfassung bis zur Rechnungsbearbeitung. Der größte Vorteil der zentralisierten Beschaffung? Einkaufsmacht. Bündeln Sie die Bestellungen in großen Mengen, und das Spiel ändert sich. Das bedeutet niedrigere Preise, Mengenrabatte, weniger verschwendetes Geld. Die Transparenz und Compliance sind ebenfalls besser, da Einkaufsvorschriften in der gesamten Organisation durchgesetzt werden.

Andererseits kann es bei zentralisierten Beschaffungsmodellen etwas länger dauern. Abteilungen könnten weniger flexibel sein, da die Genehmigungskanäle zentralisiert sind. Bürokratie tritt gelegentlich auf, und die Abhängigkeit vom zentralen Team schafft Engpässe.

Dezentralisierte Beschaffung

Die dezentrale Beschaffung ermöglicht Abteilungen eine größere Kontrolle. Brauchen Sie etwas sofort? Sie können eine Bestellung aufgeben, ohne auf eine zentrale Genehmigung zu warten. Lokale Lieferanten-Beziehungen können florieren, und Abteilungen können schnell lokale Rabatte oder Spezialprodukte nutzen.

Aber es ist nicht kostenlos. Es kann zu doppelten Bestellungen kommen, die Verhandlungsmacht ist geringer, und die Prozesseffizienz neigt dazu, zu sinken. Es ist schwieriger, Einkaufsdaten in vielen Teams zu pflegen, und unkontrollierte Ausgaben sind eine Gefahr.

Andere Unternehmen versuchen, beide Strategien zu kombinieren (auch als hybrides Beschaffungsmodell bezeichnet), indem sie hochpreisige oder strategische Produkte zentralisieren und lokalen Teams kleinere, zeitkritische Einkäufe durchführen lassen. Offensichtlich hängt das geeignete Modell von der Größe, Zusammensetzung und Beschaffungsstrategie Ihres Unternehmens ab.

Zentralisierte Einkäufe bieten erhebliche Vorteile, insbesondere für Unternehmen, die versuchen, Kosten zu kontrollieren, die operative Effizienz zu steigern und Einkaufsverfahren zu konsolidieren. Im Wesentlichen gibt es einer zentralen Gruppe von Personen die Befugnis, den gesamten Einkaufsprozess der Organisation zu überwachen und sicherzustellen, dass alle dieselbe Sprache sprechen. Nachfolgend einige Vorteile des zentralisierten Einkaufs:

Kostenersparnis durch Großeinkäufe

Einer der auffälligsten Vorteile ist die Kostenersparnis. Wenn eine zentrale Einkaufsabteilung Bestellungen verschiedener Abteilungen oder Einheiten bündelt, kann sie die Kaufkraft für Großabnehmerpreise und Mengenrabatte nutzen. Mit einem einzigen Großeinkauf von einem einzigen zentralen Standort kann eine Restaurantkette beispielsweise Versandkosten reduzieren, redundante Bestellungen eliminieren und überschüssiges Inventar vermeiden. Dies ergibt tatsächlich Einsparungen bei den Beschaffungskosten.

Stärkere Lieferantenbeziehungen

Einen einzigen Ansprechpartner für Lieferanten zu haben, verbessert tatsächlich die Beziehungen zu diesen. Lieferanten wissen, mit wem sie zu tun haben, was zu verbesserten Vertragsbedingungen, pünktlichen Lieferungen und gelegentlich auch zu bevorzugter Behandlung bei hohen Mengen während der Hauptsaison führt. Im Getränke-Segment könnte dies bedeuten, saisonale Früchte oder spezielle Sirups früher als andere zu erhalten.

Konsistente Qualität und Standards

Zentralisierte Einkäufe bieten gleichbleibende Qualität in allen Abteilungen oder Standorten. Für Lebensmittel- und Getränkefabrikanten sind gleichartige Zutaten oder Verpackungen entscheidend. Geschmack, Aussehen, Kundenzufriedenheit—sie alle schwanken, wenn ungewollte Veränderungen auftreten. Eine zentrale Beschaffungsverwaltung? Sie sichert Qualität entlang der gesamten Lieferkette und gewährleistet Konsistenz sowie Vorhersehbarkeit.

Verbesserte Ausgabenübersicht und Kontrolle

Ein zentralisiertes Einkaufssystem bietet der Unternehmensführung vollständige Transparenz über Einkaufsdaten. Trends können identifiziert, zukünftiger Bedarf prognostiziert und unnötige Ausgaben reduziert werden. Wildes Einkaufen wird durch zentral kontrollierte Genehmigungsverfahren und Bestellungen deutlich erschwert. Diese Art der Kontrolle hilft Finanzteams, effizienter zu planen und die Gemeinkosten im Griff zu behalten.

Vereinfachter Beschaffungsprozess

Lieferanten auswählen, Rechnungen bearbeiten, Bestellungen genehmigen? Zentrale Beschaffung übernimmt alles. Ein Arbeitsablauf für alle. Weniger Kopfzerbrechen, reibungslosere Abläufe und weniger Rätselraten unterwegs. Für Unternehmen mit mehreren Standorten kann diese Konsistenz die Effizienz der Beschaffung besser optimieren und Fehler vermeiden.

Stärkere Compliance und Risikomanagement

Beschaffungsrisiken werden kleiner, wenn alles zentralisiert ist. Unternehmensrichtlinien werden eingehalten. Eine zentrale Einheit überwacht Lieferanten, verfolgt Verträge und stellt die Einhaltung sicher—keine Abstriche, keine Überraschungen. Ein Getränkhersteller, der beispielsweise weltweit Rohstoffe beschafft, benötigt transparente Unterlagen, um Unterbrechungen in der Lieferkette oder Qualitätsprobleme zu vermeiden.

Verbessertes Inventarmanagement

Zuletzt kann eine zentrale Einkaufsabteilung das Inventar über alle Standorte hinweg verwalten. Das heißt, die richtigen Waren sind verfügbar, wenn sie gebraucht werden, Überbestände werden beseitigt und Engpässe minimiert. Eine ordentliche Planung führt zu effizienteren Abläufen und einer verbesserten Finanzplanung. Offenbar geht es bei zentralisierten Einkäufen nicht nur um Kosten, sondern auch darum, den Einkaufsprozess intelligenter, vorhersehbarer und strategischer auszurichten.

Man schaltet nicht einfach einen Schalter um und wechselt zu einem zentralisierten Beschaffungsprozess. Es ist wirklich etwas, das Planung, Koordination und einige Experimente erfordert. Im Wesentlichen versuchen Sie, alle Einkaufsaktivitäten unter einem Team mit zentraler Autorität zu bündeln, ohne die Funktionalität und Zufriedenheit der Abteilungen zu beeinträchtigen. Hier ist ein Arbeitsplan, der Ihnen dabei helfen soll.

1. Bewerten Sie die aktuelle Beschaffungsstruktur

Beginnen Sie damit, zu beobachten, wie die Kaufentscheidungen derzeit getroffen werden. Suchen Sie nach eigenmächtigem Ausgabeverhalten, doppelten Bestellungen und Ineffizienzen. Das Aufzeichnen der Beschaffungsprozess-Flüsse für jede Abteilung zeigt auf, wo die Konsolidierung den größten Nutzen bringen würde. Zum Beispiel könnte eine Restaurantkette feststellen, dass mehrere Filialen dieselben Kaffeebohnen bei verschiedenen Lieferanten kaufen — eindeutig eine Gelegenheit, Geld zu sparen und Gemeinkosten zu senken.

2. Definieren Sie Ziele und Strategie

Sie müssen frühzeitig entscheiden, was die übergeordneten Ziele sind. Möchten Sie Kostensenkungsstrategien, Lieferantenbeziehungen oder Beschaffungseffizienz berücksichtigen? Formalisieren Sie einen zentralisierten Beschaffungsplan und kommunizieren Sie ihn allen Beteiligten. Beispielsweise, wenn Mengenrabatte Ihr Ziel sind, sollten Sie versuchen, sich zuerst auf hochvolumige Artikel zu konzentrieren.

3. Entwickeln Sie zentralisierte Einkaufsrichtlinien

Führen Sie klare Verfahren für Bestellanforderungen, Genehmigungsprozesse und Lieferkontrolle ein. Richtlinien sollten abdecken, welche Artikel zentralisiert, welche lokal bleiben und wie die Budgetplanung gehandhabt wird. Dieser Teil vermeidet Missverständnisse und gewährleistet Einheitlichkeit in der gesamten Organisation.

4. Bauen Sie ein zentrales Einkaufsteam auf

Errichten Sie eine zentrale Einkaufseinheit, die Entscheidungsbefugnis in den Bereichen Einkauf, Vertragsverhandlungen und Lieferantenkontrolle besitzt. Lassen Sie diese sehr eng mit den Abteilungen Finanzen und Betrieb zusammenarbeiten. Ein Getränkeunternehmen könnte beispielsweise Sirupe und Verpackungen zentralisieren, während die lokalen Niederlassungen Bestellungen für frische Produkte aufgeben dürfen.

5. Beschaffungstechnologie umsetzen

Lassen Sie die Technologie die repetitiven Aufgaben übernehmen—Bestellungen, Rechnungsfreigaben, Lieferantenprüfungen—durch Beschaffungssoftware oder ein System. Der Nutzen kann erheblich sein: Klarere Übersicht, strengere Kontrolle, intelligentere Bedarfsprognosen und deutlich weniger menschliche Fehler, die durchrutschen. Irgendwie wird das Leben für alle einfacher, wenn sich alles in einem einzigen System befindet.

6. Lieferanten konsolidieren und rationalisieren

Wenn Sie die Zahl der Lieferanten reduzieren, steigt normalerweise Ihre Verhandlungsmacht. Mengenrabatte werden greifbar. Aber hören Sie hier nicht auf. Sichern Sie Qualität, Zuverlässigkeit, Compliance und machen Sie einen Lieferantenmanagementplan zu Ihrem Rückgrat. Im Bereich F&B kann die Nutzung derselben Zutatenlieferanten an allen Standorten Zeit sparen, Kosten senken und Probleme fast verstummen lassen.

7. Veränderungen und Kommunikation managen

Veränderungen können schwierig sein. Deshalb müssen Sie allen Abteilungen, Geschäftseinheiten und Beschaffungsteams den Wert präsentieren. Bieten Sie auch Schulungen zu neuen zentralisierten Einkaufssystemen und -prozessen an, um die Akzeptanz bei Stakeholdern sicherzustellen. Wenn die Mitarbeiter echte Kosteneinsparungen sehen, nimmt der Widerstand in der Regel ab.

8. Überwachen und verbessern

Überwachen Sie schließlich die Leistung der Lieferanten, die Effektivität der Prozesse und die Einsparungen durch die Beschaffung. Nutzen Sie Beschaffungskennzahlen, um Bereiche zur Prozessoptimierung zu identifizieren. Offensichtlich ist ein zentralisierter Beschaffungsprozess keine einmalige Angelegenheit—er erfordert ständige Erneuerung innerhalb Ihres Unternehmens.

Obwohl es zahlreiche Vorteile bietet, gibt es dennoch Einschränkungen beim zentralisierten Einkauf. Ähnlich wie bei den meisten Strategien gibt es Kompromisse, die Unternehmen berücksichtigen müssen, bevor sie diese vollständig annehmen. Nachfolgend einige Herausforderungen des zentralen Einkaufs:

Langsamere Entscheidungsfindung

Eine der Hauptsorgen ist die Geschwindigkeit. Zentralisierte Beschaffungsentscheidungen können Prozesse verlangsamen, insbesondere bei Notfällen oder äußerst spezialisierten Bestellungen. Ein Restaurant, das eine Last-Minute-Lieferung von saisonalen Früchten benötigt, muss warten, bis das zentrale Team den Auftrag genehmigt. Dies kann Abteilungen ärgern und Engpässe verursachen.

Geringere Flexibilität für Abteilungen

Abteilungen werden weniger autonom. Sie können nicht einfach lokale Angebote nutzen oder sofort auf Änderungen in der Verfügbarkeit reagieren. Beispielsweise könnte eine Barfiliale einen lokalen Anbieter mit einem neuen Sirup zu einem reduzierten Preis entdecken, jedoch muss sie das zentrale Einkaufsverfahren befolgen, um es genehmigen zu lassen.

Risiko der Bürokratie

Zentralisierte Systeme neigen dazu, für andere Abteilungen und Teams zu bürokratisch zu sein. Zusätzliche Genehmigungsebenen und starre Arbeitsabläufe können den Beschaffungsprozess verlangsamen. Aufgaben, die früher einen Tag dauerten, wie kleine Bestellungen, können sich jetzt über mehrere Tage erstrecken. Diese Verzögerung kann Abteilungen frustrieren und die allgemeine Betriebseffizienz beeinträchtigen.

Übermäßige Abhängigkeit vom zentralen Team

Eine starke Abhängigkeit von einem einzigen zentralen Einkaufsteam birgt Risiken. Ohne ausreichende Kapazität, Fähigkeiten oder Überwachung der Leistung der Lieferanten riskieren Abteilungen Verzögerungen oder sind Qualitätsproblemen ausgesetzt. Im Fall von Gastronomie könnte dies beispielsweise zu verspäteter Lieferung von Zutaten oder variabler Produktqualität zwischen Standorten führen.

Begrenzte Lieferantendiversität

Kleinere Lieferantenlisten machen den Einkauf einfacher und erschließen Mengenrabatte. Aber die Vielfalt leidet darunter. Das bedeutet weniger Boutique-Anbieter, spezielle Zutaten oder herausragende Produkte; Innovation kann stagnieren und Marken können sich angleichen. Die Herausforderung besteht darin, Kosteneinsparungen zu erreichen und gleichzeitig die hochwertigen, einzigartigen Verbindungen aufrechtzuerhalten.

Offensichtlich müssen Unternehmen, obwohl zentraler Einkauf die Kosten senkt und die Effizienz steigert, diese Vorteile gegen das Risiko von Verzögerungen, verminderter Flexibilität und starker Abhängigkeit vom zentralen Personal abwägen.

Die zentrale Beschaffung richtig zu gestalten, bedeutet nicht nur, alle Bestellungen einer einzigen Abteilung zu übergeben. Es geht vielmehr darum, die gesamte Denk- und Handlungsweise der Menschen in Einklang zu bringen. Wenn man wirklich darüber nachdenkt, geht es darum, mit Struktur, Klarheit, etwas Geduld und einer intelligenten Strategie das Gleichgewicht zu erreichen.

Beginnen Sie mit einer klaren Beschaffungsrichtlinie

Zunächst sollten wir festlegen, wie der Einkaufsprozess idealerweise ablaufen sollte. Geben Sie an, was von wem genehmigt werden muss, wie Beschaffungsanfragen durch das System laufen und wie Lieferanten ausgewählt werden. Eine gute Beschaffungsrichtlinie hält alles schwarz auf weiß fest und sorgt dafür, dass alles planmäßig verläuft. Ohne sie macht jeder sein eigenes Ding, und das führt dazu, dass ungeplante Ausgaben oder doppelte Bestellungen entstehen.

Setzen Sie früh auf Technologie

Technologie ist mittlerweile unverzichtbar. Beschaffungssoftware oder ein Einkaufssystem, das in ein ERP integriert ist, automatisiert Tätigkeiten wie Bestellungen, Rechnungsverarbeitung und die Überwachung von Lieferanten. Es beseitigt Papierkram, manuelle Fehler und spart Zeit. Tatsächlich ermöglicht es Echtzeitdaten für bessere Berichterstattung, die früher Wochen benötigten und jetzt Minuten dauern.

Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit fördern

Abteilungen sollten nicht das Gefühl haben, von einem zentralen Beschaffungsteam überstimmt zu werden. Öffnen Sie den Kommunikationsweg zwischen den Geschäftsbereichen, damit alle auf der gleichen Seite stehen. Irgendwie schwindet der Widerstand, wenn die Menschen sich als Teil des Prozesses fühlen. Zusammenarbeit hält alles am Laufen und hilft, Vertrauen zu bewahren, selbst wenn die Richtlinien verschärft werden.

Fokus auf Lieferantenbeziehungen

Es geht nicht immer nur ums Billigste. Gute Lieferanten zahlen sich langfristig großzügig aus. Sie müssen ständig darauf achten, wie Ihre Lieferanten abschneiden, und die Kommunikationskanäle weit offen halten. Ein geschätzter Lieferant wird Ihnen meist ein besseres Angebot machen, schnellere Lieferzeiten bieten und Ihnen ein bisschen Spielraum geben, wenn Sie ihn wirklich brauchen. Lieferantenmanagement bedeutet eher Zusammenarbeit als knallharte Verhandlung.

Kontinuierlich überwachen und verbessern

Eine zentrale Beschaffungsstruktur einzurichten, ist nichts, was man abhaken und dann vergessen sollte. Sie müssen Kosteneinsparungen, Prozesseffektivität und die Leistung Ihrer Lieferanten anhand von Beschaffungskennzahlen überwachen. Wenn ein Prozess nicht effektiv ist, dann ist es Zeit, ihn zu ändern. Das betrifft Richtlinien, Tools und Teams.

Alle entwickeln sich mit der Zeit und das ist in Ordnung. Was Sie wirklich tun müssen, ist von Zeit zu Zeit nachzusehen, Schwachstellen zu identifizieren und dafür zu sorgen, dass der gesamte zentrale Beschaffungsprozess reibungslos wie ein Uhrwerk funktioniert.

Man kann nicht verbessern, was man nicht misst. So ist es einfach. Um tatsächlich zu wissen, ob zentralisierte Beschaffung sich auszahlt, schauen Unternehmen auf Key Performance Indicators (KPIs). Diese Kennzahlen ermöglichen es ihnen, zu sehen, was sich verbessert, was hinterherhinkt und wo Geld noch durch die Lücken schlüpfen könnte.

1. Einsparungen

Das ist zwar einfach, aber dennoch der eindeutigste Indikator für Verbesserungen. Einsparungen zeigen, wie viel ein Unternehmen seine Ausgaben nach der Einführung eines zentralisierten Beschaffungssystems reduzieren konnte.

Formel: Einsparungen (%) = ((Alte Kosten - Neue Kosten) / Alte Kosten) * 100

Auf dem Papier mag es einfach erscheinen, aber in der Realität ist es mächtig. Wenn es richtig umgesetzt wird, bringt zentrale Beschaffung echte Einsparungen, von Mengenrabatten und Großeinkäufen bis hin zu Einsparungen bei Gemeinkosten. Die meisten Finanzteams überwachen dies vierteljährlich, um festzustellen, ob ihr Beschaffungsplan tatsächlich Geld spart oder lediglich Zahlen verschiebt.

2. Lieferantenleistung

Lieferanten können ein zentralisiertes Beschaffungssystem zum Erfolg führen oder komplett ruinieren. Das Verfolgen der Lieferantenleistung hilft sicherzustellen, dass Anbieter rechtzeitig liefern, Qualität einhalten und Kostenanforderungen erfüllen. Typische Kennzahlen sind:

• Pünktlichkeitsrate der Lieferung
• Fehlerrate oder Qualitätsbewertung
• Zeit zur Problemlösung

Einige Unternehmen implementieren Beschaffungssoftware, die diese Datenpunkte automatisch überwacht und Anbieter über Leistungskarten oder Dashboards bewertet. Das Konzept? Lieferantenbeziehungen robuster machen und herausfinden, wer zu den Beschaffungsrichtlinien des Unternehmens passt. Es erleichtert der zentralen Beschaffungsabteilung zu wissen, wer es wert ist, gehalten zu werden, und wer seinen Teil der Abmachung nicht erfüllt.

3. Durchlaufzeit von Bestellungen

Die Durchlaufzeit misst die Dauer vom Antrag bis zur Fertigstellung der Bestellung. Je kürzer sie ist, desto reibungsloser läuft die zentrale Beschaffung. Und wenn es Wochen dauert, gibt es Verzögerungen, vielleicht bei Genehmigungen oder in der Kommunikation.

Formel: Durchlaufzeit = Abschlussdatum der Bestellung - Antragsdatum

Grundsätzlich deckt diese Kennzahl Ineffizienzen auf. Sie zeigt an, ob Ihr Beschaffungssystem, Ihre Werkzeuge oder Workflows unterstützend oder hinderlich sind. Je kürzer Ihre Durchlaufzeit, desto effizienter ist Ihr Prozess.

4. ROI der Beschaffung

Der Beschaffungs-ROI überprüft, ob Ihre Investitionen in zentralisierte Beschaffungssysteme, Tools und Personal tatsächlich lohnenswert sind. Er misst den finanziellen Ertrag im Verhältnis zu den Ausgaben für das gesamte Setup.

Formel: Beschaffungs-ROI = (Beschaffungseinsparungen - Beschaffungskosten) / Beschaffungskosten

Wenn der ROI positiv ist, Glückwunsch, Ihr Team für zentrale Beschaffung schafft Wert und Effizienz. Wenn er negativ ist, geben Sie wahrscheinlich zu viel aus, um das System aufrechtzuerhalten, ein Warnsignal, Ihre Prozesse oder Werkzeuge zu überdenken.

5. Einhaltungsquote

Diese Kennzahl dreht sich um Kontrolle und Disziplin. Die Einhaltungsquote zeigt, wie gut Abteilungen die Beschaffungsrichtlinien einhalten, autorisierte Lieferanten nutzen und etablierte Workflows befolgen.

Formel: Einhaltungsquote (%) = (Anzahl der konformen Einkäufe / Gesamte Einkäufe) * 100

Eine hohe Einhaltungsquote zeigt, dass alle sich an die Regeln halten: weniger eigenmächtige Einkäufe, mehr Transparenz in der Beschaffung und strengere Kontrolle beim Einkauf. Es ist ein Beweis dafür, dass Ihr System ordnungsgemäß funktioniert.

6. Beschaffungskosten pro Bestellung (optional, aber hilfreich)

Manche Unternehmen gehen weiter und untersuchen, wie viel es kostet, eine Bestellung von Anfang bis Ende zu bearbeiten. Dies umfasst Verwaltungszeiten, Technologiekosten und sogar Zeit für das Lieferantenmanagement.

Formel: Beschaffungskosten pro Bestellung = Gesamte Betriebskosten der Beschaffung / Anzahl der Bestellungen

Geringere Werte deuten im Allgemeinen darauf hin, dass Ihr Beschaffungsprozess effizient, automatisiert und gut verwaltet ist. Es ist keine obligatorische Kennzahl, kann aber helfen, die langfristige Beschaffungseffizienz zu überwachen und Prozessverbesserungen der Unternehmensleitung gegenüber zu rechtfertigen.

Zentralisierte Beschaffung ist mehr als nur ein ausgeklügeltes technologisches System. Es ist eine ganze Denkweise, die einige der größten multinationalen Unternehmen anwenden, um ihre Lieferkette reibungslos am Laufen zu halten und sich schnell an Veränderungen anzupassen. Schauen Sie sich Unternehmen wie Unilever und Toyota an. Diese Unternehmen setzen auf zentralisierte Beschaffungsteams, um Aufgaben sinnvoll zu erledigen, bessere Beziehungen zu ihren Lieferanten aufzubauen und generell Abfall zu reduzieren.

Unilever

Unilever hat sein zentralisiertes Einkaufsystem über Jahre hinweg optimiert, und es zahlt sich endlich in greifbarer Weise aus. Laut einem Bericht von Reuters aus dem Dezember 2024 erhielt der CFO des Unternehmens, Fernando Fernandez, zusätzliche Kontrolle über die Beschaffungs- und Lieferkettenaktivitäten, als Teil eines bedeutenden Vorhabens zur Prozessreduktion und Verbesserung der globalen Koordination.

Der Ansatz von Unilever basiert auf weltweiten Beschaffungszentren, die den Einkauf für alle beaufsichtigen, von Palmöl und Papierverpackungen bis hin zu indirekten Ausgaben wie Büromaterial und Logistik. Durch die Konsolidierung aller Einkaufsentscheidungen innerhalb eines Teams erhöhte das Unternehmen Transparenz, Compliance und Lieferantenverantwortung.

Berichte von Veridion (2024) weisen darauf hin, dass Unilever durch die Zentralisierung der indirekten Beschaffung und Konsolidierung der Lieferanten etwa 1,58 Milliarden USD innerhalb von vier Jahren einsparen konnte. Darüber hinaus integriert ihr Partner with Purpose-Programm ESG-Standards entlang der gesamten Lieferkette, um nachhaltige und ethische Lieferantenmanagement zu gewährleisten.

Auch betrieblich haben Unilevers Produktionsstätten von zentraler Leitung profitiert. Eine Fallstudie von Manufacturing Digital (2024) führte das Werk Pouso Alegre in Brasilien als Erfolgsgeschichte an, mit Projektkosteneinsparungen von "mehr als 160 %" durch die Minimierung von Materialverschwendung und bessere Kontrolle der Zutaten in einem zentralisierten Umfeld.

Und alles kommt mit Technologie zusammen. Anfang 2025 erklärte Unilever, dass es KI-Lösungen einsetzt, um "betriebliche Effizienz und Nettoertrag" in seinen Lieferketten- und Beschaffungsaktivitäten freizusetzen, wodurch das Unternehmen sich zunehmend als führend im Bereich Beschaffung festigt.

Grundsätzlich zeigt Unilever, wie die Zentralisierung der Beschaffung nicht nur Kostenreduzierung bedeutet, sondern die Verbindung von Einkauf, Nachhaltigkeit und Technologie, um langfristige Lieferresilienz voranzutreiben.

Toyota

Während Unilever die Stärke der Zentralisierung in Konsumgütern demonstriert, veranschaulicht Toyota das gleiche Prinzip in der Fertigung. Das zentralisierte Beschaffungssystem von Toyota ist integraler Bestandteil des berühmten Toyota Produktionssystems (TPS), eines Modells, das auf Effizienz, Qualität und Vertrauen in die Lieferanten basiert.

Toyota hat eine globale zentrale Beschaffungsorganisation, die Verträge überwacht, die Leistung von Lieferanten verfolgt und Beschaffungsstrategien von seinem Hauptsitz in Japan aus festlegt. Die Struktur bietet weltweit Beschaffungskonsistenz, während sie lokalen Teams Flexibilität für spezielle Teile und Innovationen lässt.

Toyota hat im April 2025 fast 60 nordamerikanischen Lieferanten Anerkennung ausgesprochen, die das Unternehmen mit Qualität, Innovation und Kosteneffizienz beeindruckt haben, was die Stärke des zentralisierten Ansatzes des Unternehmens bei der Schaffung von Stabilität und langfristigen Partnerschaften unterstreicht.

Ihre Erfolge sprechen für sich. Toyota hat den nordamerikanischen OEM–Supplier Working Relations Index (WRI) seit 14 Jahren ununterbrochen angeführt, was die Kompetenz des Unternehmens in der Lieferantenpartnerschaft und die Effektivität der zentralisierten Leitung widerspiegelt.

Selbst unter Inflationsdruck hält die zentrale Organisation von Toyota die Dinge im Gleichgewicht. Im Jahr 2025 sorgte der Automobilhersteller für Schlagzeilen, als er ankündigte, die Kosten für Teilebeschaffung um 10 %–15 % zu erhöhen, um steigende Material- und Arbeitskosten zu decken, ein Schritt, der von seiner zentralen Beschaffungsstelle orchestriert wurde, um langfristige Lieferantenverträge zu stabilisieren.

Im Wesentlichen setzt Toyota Zentralisierung nicht nur ein, um Kosten zu sparen, sondern um seine Lieferkette gegen Störungen zu schützen, Lieferantenbeziehungen zu stärken und die Präzision zu bewahren, für die es bekannt ist.

Die Arena des zentralisierten Einkaufs verändert sich schneller, als es irgendjemand erwartet hatte. Technologie, Nachhaltigkeit und die Bewegung der weltweiten Wirtschaften beeinflussen die Arbeitsweise von Einkaufssystemen. Was zuvor preis- und richtlinienorientiert war, dreht sich jetzt um Transparenz, Anpassungsfähigkeit und intelligente Beschaffungsautomatisierung. Hier ist, was auf uns zukommt.

ESG, Ethische Beschaffung & Grüner Einkauf

Unternehmen denken nicht mehr nur darüber nach, was sie kaufen, sondern auch darüber, wie sie kaufen. ESG-Faktoren werden heute in allen Lieferantenbewertungen zentraler Einkaufsteams integriert. Kurz gesagt, billig zu sein reicht nicht mehr aus. Die Lieferanten müssen nachweisen, dass sie ethische Arbeitsmethoden, nachvollziehbare Beschaffung und Umweltnachhaltigkeit einhalten. Der Trend des grünen Einkaufs beeinflusst weltweit Einkaufsentscheidungen in allen Sektoren.

Agentische KI & Autonome Beschaffungsagenten

Künstliche Intelligenz geht über bloßes Rechnen hinaus. Heute ist sie in echte Entscheidungsprozesse eingebunden. Autonome Einkaufsagenten sind in der Lage, Kaufhistorien zu analysieren, zukünftige Nachfrage vorherzusagen und in Echtzeit direkt mit Verkäufern zu verhandeln. In gewisser Weise sind sie besser darin, Kostensenkungen mit Risikomanagement auszubalancieren, als herkömmliche Systeme. Diese Agententools revolutionieren die Arbeitsweise zentralisierter Einkaufsmitarbeiter im Hintergrund, indem sie schneller, scharfsinniger und vorausschauender werden.

Intelligenteres Risikomanagement & Dynamisches Lieferantenwechsel

Einkaufsteams nutzen jetzt prädiktive Analysen, um Störungen im Voraus vorherzusagen. Wenn ein Lieferant ausfällt, kann ein anderer sofort einspringen – keine Unterbrechung, kein Verlust.

Ein solcher dynamischer Wechsel von Lieferanten stärkt die Lieferkette und reduziert Verluste. Es handelt sich im Wesentlichen um eine klügere, agilere Risikomanagementstrategie, die den zentralen Teams die vollständige Kontrolle gibt.

Zentraler Einkauf in einer inflationsgesteuerten Welt

Die Inflation verschärft die Budgets in allen Bereichen, und Kosteneindämmung war noch nie schwieriger. Dennoch ermöglicht es der zentrale Einkauf Unternehmen, Verhandlungsmacht zu nutzen. Sie können Mengenrabatte und verbesserte Preise vor Preissteigerungen sichern. Durch die Bündelung von Verträgen und die Optimierung der Beschaffung können Organisationen ihre Margen stabilisieren, auch wenn die Märkte volatil werden. Skaleneffekte erweisen sich auf seltsame Weise als der ultimative Schutz gegen Volatilität.

Zentralisierter Einkauf hat das Potenzial, erhebliche Einsparungen, widerstandsfähigere Lieferantenbeziehungen und optimierte Beschaffungsprozesse für Organisationen zu erzielen, die bereit sind, einen strategischen Ansatz zu verfolgen. Durch die Konzentration von Einkaufsaktivitäten und die Anwendung von Einkaufsmacht haben Unternehmen mehr Kontrolle über die Kosten, größere Transparenz bei der Beschaffung und eine bessere Leistung der Lieferkette.

Obwohl es immer noch Herausforderungen gibt, ist das Modell des zentralisierten Einkaufs weit davon entfernt, perfekt zu sein. Aber wenn es richtig gehandhabt wird, mit intelligenter Planung, wachsamer Aufsicht und sorgfältigen Beschaffungsrichtlinien, können die Reibungspunkte abgeschwächt und kontrolliert werden. Im Kern ist zentralisierter Einkauf eine Strategie, die auf Unternehmensziele trifft. Einige setzen voll darauf, andere kombinieren es mit einem hybriden Ansatz—Kontrolle hier, Flexibilität dort. Ziel ist es, klüger einzukaufen, reibungslosere Abläufe zu schaffen und langfristige Werte zu erzielen, die der gesamten Organisation zugutekommen.

Was ist das Ziel des zentralisierten Einkaufs?

Das Ziel des zentralisierten Einkaufs ist es, alle Einkaufstätigkeiten unter einem zentralen Team zu bündeln. Dies senkt die Kosten, erhöht die Effizienz im Einkauf, verbessert die Beziehungen zu Lieferanten und sorgt für die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien in der gesamten Organisation. Außerdem bietet es mehr Transparenz und Kontrolle über die Ausgaben.

Was ist der Unterschied zwischen zentralisiertem und dezentralisiertem Einkauf?

Zentralisierter Einkauf bedeutet, dass ein zentrales Team alle Einkaufsentscheidungen trifft und mit Lieferanten verhandelt. Ein dezentralisiertes Einkaufssystem erlaubt es einzelnen Abteilungen, ihre eigenen Einkäufe zu tätigen. Zentralisierte Modelle bieten Kosteneinsparungen, Mengenrabatte und verbesserte Prozesskontrolle, während dezentrale Modelle regionale Flexibilität und schnelleren Zugang zu lokalen Lieferanten ermöglichen.

Was sind die Nachteile des zentralisierten Einkaufs?

Die Nachteile des zentralisierten Einkaufs sind langsamere Autorisierungen, eine reduzierte Flexibilität der Abteilungen, mögliche Bürokratie, übermäßige Abhängigkeit von der zentralen Gruppe und geringe Lieferantenvielfalt. Beispielsweise könnten Filialen von spezialisierten oder lokalen Lieferanten ausgeschlossen werden, da die zentrale Gruppe darauf fokussiert ist, Großbestellungen für mehrere Standorte zu priorisieren.

Ist zentralisierter oder dezentralisierter Einkauf besser?

Zentralisierter Einkauf bietet Kosteneinsparungen, striktere Kontrollen und bessere Verhandlungsmöglichkeiten mit Lieferanten, während dezentraler Einkauf es Teams ermöglicht, schnell zu agieren und lokale Schnäppchen zu nutzen. Die meisten Organisationen verwenden ein hybrides Einkaufsmodell, bei dem sie hochvolumige Artikel zentralisieren und lokalen Teams das Management von dringenden oder spezialisierten Einkäufen überlassen.