Was ist MRO-Beschaffung? Top-Strategien für Kosteneinsparungen

Jedes Unternehmen, das mit Maschinen, Infrastruktur oder wesentlicher Ausrüstung arbeitet, benötigt eine klar definierte Strategie für die MRO-Beschaffung. Von Produktionsstätten über Krankenhäuser bis hin zu Bürogebäuden hängt der reibungslose Betrieb davon ab, das richtige Material für Wartung, Reparatur und Betrieb (MRO), einschließlich Büromaterial, im richtigen Moment zu haben.

Während Rohstoffe offensichtlich zur Produktion beitragen, werden MRO-Produkte allzu leicht übersehen, da sie Teil der indirekten Beschaffung sind. Lassen Sie sich jedoch nicht täuschen, denn die Vernachlässigung von MRO kann zu unnötigen Kosten, Ineffizienzen und sogar erheblichen betrieblichen Verzögerungen führen. Stellen Sie sich Ihre Fabrik ohne wichtige Ersatzteile vor, um Maschinen in Betrieb zu halten, oder das Büro ohne unentbehrliches Büromaterial, Reinigungsmittel und Sicherheitsausrüstung.

Für Unternehmen, die ihren MRO-Beschaffungsprozess optimieren möchten, bietet dieser Leitfaden eine Aufschlüsselung dessen, was MRO in der Beschaffung bedeutet, was es tatsächlich ist, warum es wichtig ist, welche Hauptprobleme Unternehmen begegnen und welche Best Practices es gibt, um einen nahtlosen, kosteneffizienten MRO-Managementprozess zu gewährleisten.

Was ist MRO in der Beschaffung?

MRO steht für Wartung, Reparatur und Betrieb, einschließlich Maschinenwartung, und umfasst alles, was das Unternehmen benötigt, um seine täglichen Aktivitäten aufrechtzuerhalten. Dabei handelt es sich nicht um Produktionsmaterialien, die jedoch dennoch absolut notwendig sind, um überhaupt etwas tun zu können.

Wartung, Reparatur und Betriebsbeschaffung umfasst:

• Persönliche Schutzausrüstung (PSA) wie Handschuhe, Helme und Augenschutz für den Arbeitsschutz.
• Reinigungsmittel und Materialien für eine hygienische Arbeitsumgebung.
• Büromaterialien von Papier und Stiften bis hin zu IT-Hardware wie Druckern und Computern.
• Lösungen für Geräte- und Anlagenwartung.
• Schlüsselgegenstände wie Ersatzmaschinenteile, Schmierstoffe und Industrieausrüstung.

Da MRO-Einkäufe, die Teil der indirekten Ausgaben sind, nicht direkt zum Umsatz eines Unternehmens beitragen, wird dem oft wenig Beachtung geschenkt. Das Versäumnis, den MRO-Bestand zu verwalten, kann jedoch zu Ausfällen, zusätzlichen Kosten und Ineffizienzen entlang der Versorgungskette führen.

Die Bedeutung von MRO in der Beschaffung

Ein gut verwalteter MRO-Beschaffungsprozess ist der Schlüssel, um den Betrieb effizient aufrechtzuerhalten, doch viele Unternehmen unterschätzen seine Auswirkungen. Hier sind die Gründe, warum eine durchdachte MRO-Beschaffungsstrategie erhebliche Kosteneinsparungen bringen und Priorität haben sollte:

Stillstandszeiten vermeiden und Betriebskontinuität sichern

Wenn ein wichtiges Maschinenteil ausfällt und die notwendigen MRO-Artikel nicht verfügbar sind, kann die Produktion zum Erliegen kommen. Vorbeugende Wartung und eine gut geplante MRO-Bestandsverwaltung helfen Unternehmen, teure Stillstandszeiten zu vermeiden.

Kosten senken und Budgetkontrolle verbessern

Ohne eine durchdachte MRO-Beschaffungsstrategie tätigen Unternehmen oft Last-Minute-Käufe, die in der Regel teurer sind. Ein strukturierter MRO-Beschaffungsplan hilft, unnötige Ausgaben zu reduzieren und die Kostenkontrolle zu verbessern.

Effizienz in Geschäftsabläufen steigern

Wenn Mitarbeiter ständig nach Materialien suchen oder auf Reparaturdienste warten müssen, sinkt die Produktivität. Effizientes MRO-Management stellt sicher, dass alle notwendigen Materialien gelagert und sofort verfügbar sind.

Starke Lieferantenbeziehungen aufbauen

Starke Lieferantenbeziehungen helfen Unternehmen, bessere Preise zu sichern, die Lieferantenleistung zu verbessern und Unterbrechungen in der Lieferkette zu vermeiden. Ein zuverlässiges Lieferantennetzwerk ist entscheidend, um hochwertige MRO-Artikel zu beziehen, die den Qualitätsanforderungen entsprechen.

Beste MRO-Managementstrategien für 2025

Die Verwaltung der MRO-Beschaffung geht über das einfache Bestellen von Materialien hinaus. Es handelt sich um einen strukturierten Ansatz, der die Kosten niedrig hält und die Abläufe effizient gestaltet. Hier sind vier der besten Strategien im Supply-Chain-Management, die Unternehmen nutzen können, um ihre MRO-Lieferkette zu verbessern:

1. Just-in-Time (JIT)-Bestandsmanagement

Just-in-Time oder JIT-Bestandskontrolle ist eine Strategie, die sicherstellt, dass Unternehmen MRO-Artikel nur dann bestellen, wenn sie benötigt werden, anstatt überschüssige Bestände zu lagern. Dies hilft:

• Lagerkosten zu senken, indem unnötige Bestände eliminiert werden.
• Verschwendung zu minimieren, indem verhindert wird, dass Artikel veralten.
• Den Cashflow zu erhöhen, indem Überkäufe vermieden werden.

JIT erfordert jedoch eine präzise Planung. Wenn ein Lieferant nicht rechtzeitig liefert oder die Nachfrage plötzlich steigt, können Unternehmen mit Engpässen konfrontiert werden. Deshalb funktioniert JIT am besten, wenn es mit genauer Datenverfolgung und starken Lieferantenbeziehungen kombiniert wird.

2. Vendor-Managed Inventory (VMI)

Mit einem Vendor-Managed Inventory (VMI)-System übertragen Unternehmen die Verantwortung für die Verwaltung physischer MRO-Bestände an ihre Lieferanten. Das bedeutet, dass der Lieferant den Bestand überwacht und die Artikel bei Bedarf auffüllt. Zu den Vorteilen gehören:

• Weniger Verwaltungsaufwand für Einkaufsteams.
• Effizientere Bestandsverfolgung und reduzierte Bestandsengpässe.
• Bessere Lieferantenleistung, da Lieferanten dazu angeregt werden, die Bestände optimal zu halten.

VMI eignet sich am besten für Unternehmen, die auf eine konstante Versorgung mit Schlüsselkomponenten angewiesen sind und keine Ressourcen für häufige Bestandsprüfungen aufwenden möchten.

3. Strategische Beschaffung für MRO

Viele Einkaufsfachleute verfolgen bei der MRO-Beschaffung einen kurzfristigen Ansatz und bevorzugen die günstigste Option, anstatt langfristige Vorteile zu berücksichtigen. Strategische Beschaffung verlagert den Fokus auf:

• Konsolidierung von Lieferanten, um die Verwaltungskomplexität zu reduzieren.
• Vertragsverhandlungen für Mengenrabatte und Kosteneinsparungen.
• Bewertung von MRO-Lieferanten basierend auf Qualitätsanforderungen, nicht nur auf dem Preis.

Durch die sorgfältige Auswahl von Lieferanten können Unternehmen indirekte Ausgaben senken, Lieferkettenunterbrechungen vermeiden und das Kostenmanagement insgesamt verbessern.

4. Zentrale vs. Dezentrale Beschaffung

Unternehmen müssen entscheiden, ob sie die MRO-Beschaffung zentral verwalten oder einzelnen Abteilungen ermöglichen möchten, ihre MRO-Einkäufe selbst zu tätigen.

• Zentrale Beschaffung gibt Unternehmen mehr Kontrolle über die Ausgaben, was zu besseren Kosteneinsparungen führt. Sie kann jedoch die Reaktionszeiten verlangsamen, wenn dringende Artikel benötigt werden.
• Dezentrale Beschaffung erlaubt es Abteilungen, schnelle Kaufentscheidungen zu treffen, führt jedoch oft zu ineffizienter Ausgabenverwendung und Bestandsverdopplung.

Viele Organisationen finden, dass ein Hybridansatz am besten funktioniert, bei dem die Lieferantenverhandlungen zentralisiert werden, während Abteilungen eine gewisse Flexibilität beim Einkauf erhalten.

Herausforderungen bei der MRO-Beschaffung

Selbst bei einer soliden MRO-Beschaffungsstrategie stehen Unternehmen vor anhaltenden Herausforderungen, die sich auf Effizienz und Kosten auswirken können. Probleme wie Störungen der Lieferkette, steigende Ausgaben und Compliance-Risiken erschweren den reibungslosen Betrieb der Beschaffung. Die Bewältigung dieser Probleme erfordert kluge Planung, die richtigen Werkzeuge und starke Lieferantenbeziehungen.