Was ist Direktbeschaffung im Einkauf?

Für Geschäftsinhaber, die sich fragen: „Wie kann ich mehr sparen und Kosten senken?“, „Wie kann ich mehr Kontrolle in der Lieferkette haben?“ oder „Wie kann ich direkt mit den führenden Lieferanten der Branche zusammenarbeiten?“, ist die Antwort hier: Direktbeschaffung. Egal, ob Sie ein wachsendes Unternehmen führen oder ein Startup in einem sehr wettbewerbsintensiven Markt leiten. Direktbeschaffung im Einkauf ist tatsächlich eine schlankere, intelligentere Methode, um bessere Talente, Waren und Dienstleistungen zu erhalten.

Dieser Artikel führt Sie durch alles, was Sie über die Strategie der Direktbeschaffung wissen müssen. Vom Prozess und seinen Vorteilen bis hin zu Risiken, Trends und der Frage, ob Ihr Unternehmen dafür bereit ist.

Was ist Direktbeschaffung im Einkauf?

Direktbeschaffung oder direkte Erfüllung ist eine Methode für Unternehmen, um temporäre Talente mit reduzierten oder eliminierten Drittanbietern zu beschaffen und einzusetzen. Dies wird typischerweise durch die Nutzung eines gebrandeten Talentpools erreicht, den das Unternehmen selbst oder durch einen Managed Service Provider (MSP) erstellt. Unternehmen profitieren davon, dass sie temporäre Ressourcen direkt identifizieren und beschaffen können.

Diese Methode bietet ein flexibleres und talentorientiertes Modell, um temporäre Arbeitskräfte zu erreichen und einzusetzen, und schafft eine engere Verbindung zwischen dem Unternehmen und den Personen, die die Arbeit erledigen müssen. Unternehmen erzielen auch mehr Kosteneinsparungen und Kostenvermeidung durch diese direkten Beziehungen zur temporären Einstellung, indem sie die Stärke ihrer Arbeitgebermarken nutzen.

Warum nutzen Unternehmen Direktbeschaffung?

Direktbeschaffung ist nicht die Antwort auf alle Probleme eines Unternehmens, aber diese Strategie wird aus verschiedenen Gründen genutzt. Einfach ausgedrückt, hier sind einige der häufigsten Motivationen, warum Unternehmen Direktbeschaffung nutzen:

• Kosteneinsparungen: Durch die Eliminierung von Drittanbietern oder Personaldienstleistern erzielen Unternehmen messbare Kosteneinsparungen, normalerweise zwischen 15–25 %, berichtet Staffing Industry Analysts.
• Schneller Zugriff auf Top-Talente oder Produkte: Die Nutzung eines gut gepflegten Kandidatenpools oder Lieferantendatenbank ermöglicht eine schnellere Bearbeitung von Geschäftsanforderungen.
• Verbesserte Kontrolle über Produkt- oder Arbeitgebermarken: Unternehmen können Markenstandards durchsetzen, sodass Kandidaten oder wichtige Lieferanten sie im bestmöglichen Licht sehen.
• Individualisierung und Flexibilität: Eine Direktbeschaffungsstrategie ermöglicht es Unternehmen, maßgeschneiderte Beziehungen und Lösungen zu schaffen.

Warum Drittanbieter nutzen, wenn Sie direkt von der Quelle beziehen können? Im Lebensmittel- und Getränkesektor beispielsweise arbeiten Unternehmen direkt mit Zutatenlieferanten zusammen, um frischere Zutaten schneller zu beziehen. Modeunternehmen arbeiten mit Textilfabriken zusammen. Dies ermöglicht ihnen die Kontrolle über Design- und Fertigungszeiten.

Und in der Elektronikbranche ermöglichen direkte Beziehungen zu Chip-Herstellern den Unternehmen, heiß begehrte Komponenten ohne Verzögerungen zu erhalten. Kluger Schachzug, oder? Das liegt daran, dass es einer ist. Diese Bemühungen der Direktbeschaffung minimieren Verzögerungen, sparen Geld und ermöglichen es Unternehmen, die Qualität in wettbewerbsintensiven, schnelllebigen Branchen konsistent zu halten.

Wie funktioniert Direktbeschaffung?

Hier ist der Schritt-für-Schritt-Prozess, was typischerweise bei der Direktbeschaffung geschieht, zusammen mit den Hauptakteuren, von Identifikations- und Marketing-Schritten bis hin zu Einstellungsleitern und Lieferanten als Akteuren.

1. Bedarfsermittlung

Alles beginnt mit der Definition der spezifischen Anforderungen. Rekrutierungsmanager könnten auf der Suche nach temporären Arbeitskräften für zeitlich begrenzte Projekte sein, oder Einkaufsmitarbeiter könnten einen kontinuierlichen Fluss von Rohstoffen benötigen. Die Prognose zukünftiger Bedürfnisse, die Abstimmung mit Betriebszielen und die Sicherstellung, dass das Erforderliche in Bezug auf Zeitplan, Menge, Qualität und Umfang präzise definiert ist, erfolgt in diesem Schritt. Je klarer die Bedarfsermittlung, desto einfacher wird der Beschaffungsprozess.

2. Marktanalyse und Aufbau von Talent- oder Lieferantenpools

Nachdem der Bedarf definiert wurde, ist der nächste Schritt herauszufinden, wo und wie dieser Bedarf erfüllt werden kann. Dies geschieht durch die Kartierung des Arbeitsmarktes oder die Recherche potenzieller Lieferanten nach erforderlichen Fähigkeiten oder Produktionskapazitäten. Unternehmen können interne Datenbanken, Branchenverzeichnisse oder Online-Plattformen wie Torg nutzen, um eine Liste geeigneter Lieferanten oder Kandidaten zu erstellen. Ziel ist es, eine gut abgestimmte Lieferantenbasis oder einen Talentpool zu entwickeln, der bereit ist, direkt zu engagieren und sofort gut zu performen.

Verbessern Sie Ihre Einkaufsstrategie, indem Sie Direktbeschaffung über Torgs leistungsstarke B2B-Plattform nutzen. Mit Zugang zu vertrauenswürdigen Lebensmittel- und Getränkeherstellern erhalten Sie mehr Kontrolle, bessere Preise und Sichtbarkeit. Melden Sie sich noch heute an und beschaffen Sie intelligenter mit Torgs Lieferanten-Matching-Support.

3. Markenmarketing und Stellenanzeigen

Sobald die geeigneten Talentpools oder Lieferanten positioniert sind, ist es an der Zeit, ihre Aufmerksamkeit zu gewinnen. Durch den Einsatz starker Arbeitgebermarken- und Talentmarketingstrategien bewerben Unternehmen Arbeitsmöglichkeiten oder Partnerschaftsmöglichkeiten. Dies kann die Werbung für Stellen auf sozialen Medien, die Einhaltung von Markenrichtlinien oder gezielte Lieferantenansprache umfassen. Es gibt auch Online-Plattformen wie Torg, die diesen Prozess vereinfachen, sodass die Botschaft sowohl relevant ist als auch von den richtigen Personen gesehen wird. Je effektiver das Marketing, desto stärker wird das Engagement der Kandidaten oder Lieferanten.

4. Engagement und Überprüfung

Nachdem Interesse geweckt wurde, ist es Zeit, zur Sache zu kommen. Dies umfasst die Kontaktaufnahme mit Kandidaten oder Lieferanten, Interviews oder Produkttests sowie das Screening auf kulturelle Übereinstimmung und technische Kompetenz. Einstellungsleiter können auf Soft Skills oder Fachwissen prüfen, während Einkaufsteams Qualitätsniveaus, Kosteneinsparungen und Lieferkapazitäten testen. Direkte Engagements eliminieren Drittanbieter und ermöglichen es Unternehmen, Qualität persönlich zu testen, was zu besseren Übereinstimmungen und größerer Sicherheit in der Allianz führt.

5. Laufendes Beziehungsmanagement

Direktbeschaffung ist nicht nur einmalig zum Zeitpunkt der Einstellung oder der ersten Bestellung. Das laufende Management von Beziehungen ist wichtig für den langfristigen Erfolg. Unternehmen bleiben in regelmäßigem Kontakt mit ihren Lieferanten oder Talenten, holen Feedback ein, überwachen Einkaufs-KPIs und entwickeln Loyalität für zukünftige Partnerschaften. Diese Phase gewährleistet Kontinuität in Qualität, schafft Vertrauen und ermöglicht es Unternehmen, schnell hochzufahren, wenn die Nachfrage wieder steigt. Sie reduziert auch Vorlaufzeiten und erhöht die Agilität der Lieferketten, die wesentliche Vorteile für heutige Märkte sind.

Vorteile der Direktbeschaffung

Mit zunehmendem Wettbewerb um hoch begehrte digitale und kundenorientierte Talente, ganz zu schweigen von steigenden Erwartungen an temporäre Talente, kann es schwierig sein, die richtigen Talente zu gewinnen. Direktbeschaffung überwindet diese Herausforderungen und bringt gleichzeitig mehrere Vorteile für Ihre Strategie zur temporären Belegschaft. Dazu gehören:

Kosteneinsparungen und Margenverbesserung

Einer der greifbarsten Vorteile der Direktbeschaffung ist die Senkung der Kosten. Durch das Vermeiden von Drittanbietern oder Vermittlern entfernen Unternehmen unnötige Aufschläge und Servicegebühren. Durch die direkte Verbindung können sie verbesserte Preise und Konditionen aushandeln. Die Einsparungen können genutzt werden, um in Innovation, Talententwicklung oder Expansionsoperationen zu investieren, wodurch der gesamte Prozess günstiger und finanziell strategisch wird.

Verbesserte Sichtbarkeit der Lieferkette

Wenn Unternehmen die Beschaffung intern kontrollieren, haben sie eine bessere Sichtbarkeit in jeden Schritt des Einkaufsprozesses. Von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Verfolgung von Bestellungen und Lieferungen können Organisationen Leistung sehen und Probleme in Echtzeit identifizieren. End-to-End-Sichtbarkeit ermöglicht proaktives Problemlösen, genauere Prognosen und verbesserte Lieferkettenresilienz. All das ist entscheidend für die Nachfragebewältigung und die Minimierung von Störungen.

Stärkere Lieferantenbeziehungen

Durch die Eliminierung von Vermittlern können Unternehmen direkte, tiefere Beziehungen zu ihren Lieferanten entwickeln. Diese Beziehungen fördern Verständnis, schnellere Kommunikation und ein Gefühl der gemeinsamen Zielsetzung. Mit der Zeit führen solide Lieferantenbeziehungen zu erhöhter Zusammenarbeit, besseren Vertragsbedingungen und bevorzugter Behandlung, insbesondere bei Lieferengpässen oder Marktturbulenzen.

Individualisierung und Qualitätskontrolle

Die direkte Zusammenarbeit mit Lieferanten bietet Organisationen größere Kontrolle über das Endprodukt oder die Dienstleistung. Ob es darum geht, Produktspezifikationen anzupassen, die Einhaltung interner Qualitätsstandards zu gewährleisten oder Benutzerfeedback zu integrieren, direkte Beteiligung ermöglicht eine einfachere Anpassung der Ergebnisse an spezifische Anforderungen. Dieser direkte Ansatz führt zu besseren Qualitätsergebnissen und stellt sicher, dass Lieferanten ein klares Verständnis der Erwartungen und Werte der Marke haben.

Herausforderungen und Risiken der Direktbeschaffung

Obwohl Direktbeschaffung eindeutig Vorteile hat, gibt es auch Herausforderungen, die sorgfältige Planung und effektive Umsetzung erfordern.

• Komplexität der Lieferkette: Ohne Vermittler wird es schwieriger, die Lieferkette zu bestimmen. Interne Teams müssen mehr Verantwortung übernehmen, einschließlich Logistik, Inventar und Lieferkoordination, was Raum für potenzielle Verzögerungen oder Fehlanpassungen lässt.
• Compliance- und Regulierungsfragen: Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Direktbeschaffung den lokalen und globalen Standards entspricht, ein Aspekt, der normalerweise von Drittanbietern in konventionellen Modellen verwaltet wird. Nicht konform zu sein kann zu teuren Geldstrafen oder Lieferverzögerungen führen.
• Risiken der Qualitätskontrolle: Schlecht qualifizierte Lieferanten können enttäuschen. Wenn eine wichtige Bestellung scheitert, gibt es keinen Vermittler, der es regelt; Unternehmen tragen das Risiko selbst und müssen robuste Qualitätskontrollverfahren haben.
• Logistik- und Kommunikationshürden: Sprachunterschiede, Zeitzonen und kulturelle Unterschiede können die tägliche Kommunikation erschweren, wobei robustes Projektmanagement und diplomatisches Geschick erforderlich sind, um den Betrieb reibungslos zu halten und Erwartungen klar zu machen.

Direkte vs. indirekte Beschaffung

Wie vergleichen wir direkte Beschaffung mit indirekter Beschaffung? Direkte und indirekte Beschaffung sind zwei Seiten derselben Einkaufsmedaille, jede mit ihren eigenen Vor- und Nachteilen. Bei der direkten Beschaffung geht Ihr Unternehmen direkt zum Lieferanten oder Kandidaten. Sie haben mehr Kontrolle über Preis, Qualität und Zeitplanung und können die Vereinbarung genau auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden. Aber Sie übernehmen auch mehr Verantwortung für Screening, Compliance und Beziehungsmanagement.

Indirekte Beschaffung verlässt sich auf Vermittler wie Drittanbieter, Agenturen oder Makler. Vermittler erledigen die meiste Arbeit (sie finden Lieferanten, verhandeln Preise und koordinieren Logistik), aber sie erheben ihre eigenen Aufschläge und können die Sichtbarkeit von Kosten und Leistung verbergen.

Wann sollte man die eine oder die andere nutzen? Wenn Sie kritische Inputs kaufen, die strenge Qualitätsstandards, Konsistenz der Arbeitgebermarke oder Kosteneinsparungen über Zeit erfordern, ist direkte Beschaffung normalerweise der Weg. Sie wird am besten in strategischen Kategorien genutzt, in denen Individualisierung wichtig ist und Sie die Expertise haben, Beziehungen zu verwalten.

Indirekte Beschaffung ist auch eine kluge Wahl für einmalige Käufe, Massenwaren mit minimalen Anpassungsanforderungen oder wenn Ihr eigenes Team nicht die Ressourcen hat, ein direktes Programm zu verwalten. Indem Sie Ihren Beschaffungsansatz an die Art des Bedarfs anpassen, können Sie Effizienz und Kontrolle haben, und das ist das Beste aus beiden Welten.

Best Practices für erfolgreiche Direktbeschaffung

Direktbeschaffung kann echten Wert freisetzen – aber nur, wenn sie richtig ausgeführt wird. Hier sind wichtige Best Practices, um sicherzustellen, dass Ihr Ansatz zur Direktbeschaffung sich auszahlt.

Lieferanten überprüfen

Jede Initiative zur Direktbeschaffung hängt davon ab, mit den richtigen Personen zusammenzuarbeiten. Überprüfen Sie Lieferanten gründlich auf Zuverlässigkeit, Lieferleistung, Ethik und vorheriges Kundenfeedback. Ein überprüfter Lieferant minimiert Risiken, hält Qualität aufrecht und erleichtert langfristige, gegenseitig lohnende Beziehungen, die mit den Anforderungen Ihres Unternehmens wachsen können.

Technologie für Transparenz nutzen

Heutige Beschaffungsplattformen wie Torg bieten sofortigen Zugriff auf Lieferanten, Leistungskennzahlen und Vertragsmanagement – und eliminieren das Rätselraten. Mit Technologie können Unternehmen vollständige Sichtbarkeit über ihre Beschaffungspipeline erreichen, Kommunikation automatisieren und datengetriebene Entscheidungen schneller und besser treffen.

KPIs und Leistungskennzahlen festlegen

Überwachen Sie die Leistung von Lieferanten mit KPIs wie pünktlicher Lieferprozentsatz, Stückkosten, Scorecard und Kundenzufriedenheit. Diese Indikatoren ermöglichen langfristige Lieferantenentwicklung und weisen auch auf die besten Lieferanten hin, die gepflegt werden sollten. Kontinuierliche Leistungsüberwachung hält auch die Lieferanten in Schach und garantiert, dass Ihre Standards immer erfüllt werden.

Trends der Direktbeschaffung 2025

Die Direktbeschaffung verändert sich schnell. Hier ist, was derzeit passiert und worauf man 2025 achten sollte:

• KI-gestützte Talentzuordnung: Software, die sofort Stellenanforderungen mit Kandidaten im Kandidatenpool abgleicht.
• Investitionen in Arbeitgebermarken: Organisationen investieren zunehmend in Talentmarketing, um sich in einem wettbewerbsintensiven Arbeitsmarkt zu differenzieren.
• Integrierte Beschaffungsplattformen: Plattformen, die Lieferantendatenbanken, Analysen und Leistungsüberwachung in einer Oberfläche integrieren.
• Gemischte Arbeitsmodelle: Die temporäre Belegschaft wird integraler Bestandteil und nicht nur peripher – und erfordert reaktionsfähigere Beschaffungsmethoden.
• Nachhaltige Beschaffung: Immer mehr Unternehmen wählen Direktbeschaffungspartner mit verantwortungsvollen Lieferketten und kohlenstoffbewussten Betriebsabläufen.

Ist Direktbeschaffung für mein Unternehmen geeignet?

Hier ist eine einfache Checkliste, um festzustellen, ob Direktbeschaffung für Ihre Unternehmensziele geeignet ist:

• Beschäftigen Sie häufig temporäre Talente oder beziehen Sie große Mengen an Produkten?
• Ist Kostensenkung ein Hauptziel Ihres Einkaufsteams?
• Erleben Sie verzögerte Bearbeitungszeiten von Drittanbietern?
• Wünschen Sie mehr Kontrolle über Markenrichtlinien, Produktqualität oder Kandidatenbotschaften?
• Ist Ihr internes Personal in der Lage (oder bereit, in der Lage zu werden), Beschaffungsverantwortlichkeiten intern zu übernehmen?

Wenn Sie dreimal oder mehr mit „Ja“ geantwortet haben, ist es an der Zeit, über die Implementierung eines Direktbeschaffungsprogramms oder die Zusammenarbeit mit einem Direktbeschaffungspartner nachzudenken.

Fazit

Direktbeschaffung ist ein Wettbewerbsvorteil, der es Unternehmen ermöglicht, die Fähigkeiten, Produkte und Dienstleistungen zu gewinnen, zu erschließen und zu entwickeln, die den Geschäftserfolg vorantreiben. Wenn Sie also hochqualifizierte temporäre Arbeitskräfte oder die besten Lieferanten für Ihre Produktlinie suchen, sind die Vorteile der Direktbeschaffung schwer zu ignorieren: niedrigere Kosten, größere Transparenz und bessere Qualität.

Aber mit mehr Kontrolle kommt auch mehr Verantwortung. Unternehmen müssen bereit sein, in gründliche Überprüfungen zu investieren, für Technologie zu zahlen und interne Fähigkeiten aufzubauen. Wenn Sie dies richtig machen, liefert Direktbeschaffung Effizienz und wird zu einem nachhaltigen Ansatz für Ihre gesamte Geschäftsstrategie.

Die Zukunft des Einkaufs und der Talentakquise bewegt sich auf einen direkteren, kosteneffizienteren und markenorientierten Ansatz zu. Die Frage ist nicht, ob Sie es tun müssen – sondern wann.