Was ist Direktbeschaffung im Einkauf?

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Für Geschäftsinhaber, die sich fragen und denken: „Wie sollte ich mehr sparen und Kosten senken?“, „Wie kann ich mehr Kontrolle in der Lieferkette haben?“ oder „Wie kann ich direkt mit den führenden Lieferanten der Branche zusammenarbeiten?“, liegt die Antwort hier: Direktbeschaffung. Es spielt keine Rolle, ob Sie ein wachsendes Unternehmen sind oder ein Startup in einem sehr wettbewerbsintensiven Markt leiten. Direktbeschaffung im Einkauf ist tatsächlich ein schlankerer, intelligenterer Weg, um bessere Talente, Waren und Dienstleistungen zu erhalten.

Dieser Artikel führt Sie durch alles Wissenswerte über die Direktbeschaffungsstrategie. Vom Prozess und seinen Vorteilen über Risiken, Trends bis hin zur Frage, ob Ihr Unternehmen dafür bereit ist.

Was ist Direktbeschaffung im Einkauf?

Direktbeschaffung oder direkte Erfüllung ist ein Mittel für Unternehmen, um befristete Arbeitskräfte mit reduziertem oder eliminiertem Einsatz von Drittanbietern zu beschaffen und einzusetzen. Dies wird typischerweise durch die Nutzung eines firmeneigenen Talentpools erreicht, den das Unternehmen selbst erstellt oder durch einen Managed Service Provider (MSP) unterstützt. Unternehmen profitieren davon, direkt befristete Ressourcen zu identifizieren und zu beschaffen.

Diese Methode bietet ein flexibleres und talentorientierteres Modell, um befristete Arbeitskräfte anzusprechen und einzusetzen und eine engere Bindung zwischen dem Unternehmen und den Personen aufzubauen, die die Arbeit erledigen müssen. Unternehmen erzielen außerdem Kosteneinsparungen und Kostenvermeidung durch diese direkten Beziehungen zur Einstellung von befristeten Arbeitskräften, indem sie die Stärke ihrer Arbeitgebermarken nutzen.

Warum nutzen Unternehmen Direktbeschaffung?

Direktbeschaffung ist nicht die Lösung für alle Probleme eines Unternehmens, aber diese Strategie wird aus verschiedenen Gründen eingesetzt. Einfach ausgedrückt, hier sind einige der häufigsten Motivationen, warum Unternehmen Direktbeschaffung nutzen:

• Kosteneinsparungen: Durch die Eliminierung von Drittanbietern oder Personalvermittlungsfirmen erzielen Unternehmen messbare Kosteneinsparungen, normalerweise zwischen 15–25 %, berichtet Staffing Industry Analysts.
• Schnellerer Zugang zu den besten Talenten oder Produkten: Die Nutzung eines gut gepflegten Kandidatenpools oder Lieferantendatenbank ermöglicht eine schnellere Erfüllung der Geschäftsanforderungen.
• Verbesserte Kontrolle der Produkt- oder Arbeitgebermarke: Unternehmen können Markenstandards durchsetzen, sodass Kandidaten oder kritische Lieferanten sie im bestmöglichen Licht sehen.
• Anpassung und Flexibilität: Eine Direktbeschaffungsstrategie ermöglicht Unternehmen, maßgeschneiderte Beziehungen und Lösungen zu erstellen.

Warum Drittanbieter-Mittler verwenden, wenn Sie direkt bei der Quelle einkaufen können? Im Lebensmittel- und Getränkesektor beispielsweise arbeiten Unternehmen direkt mit Zutatenanbietern zusammen, um frischere Zutaten schneller zu beschaffen. Modeunternehmen arbeiten mit Textilfabriken zusammen, um Kontrolle über Design- und Herstellungszeitpläne zu haben.

Und in der Elektronikbranche ermöglichen direkte Beziehungen zu Chip-Herstellern ihnen, heiß begehrte Komponenten ohne Verzögerungen zu erhalten. Schlauer Schachzug, oder? Genau das ist es. Diese Direktbeschaffungsmaßnahmen minimieren Verzögerungen, sparen Geld und ermöglichen Unternehmen, die Qualität in wettbewerbsintensiven, schnellen Branchen konstant zu halten.

Wie funktioniert Direktbeschaffung?

Hier ist der Schritt-für-Schritt-Prozess, wie die Direktbeschaffung typischerweise abläuft, zusammen mit den Hauptakteuren, von Identifikations- und Marketing-Schritten bis hin zu Einstellungsleitern und Lieferanten als Akteure.

1. Bedarfsermittlung

Alles beginnt mit der Definition der spezifischen Anforderungen. Einstellungsleiter könnten befristete Arbeitskräfte für temporäre Projekte suchen, oder Einkaufsmitarbeiter könnten einen kontinuierlichen Fluss von Rohstoffen benötigen. Die Prognose zukünftiger Bedarfe, Abstimmung mit Betriebszielen und Sicherstellung, dass der Bedarf hinsichtlich Zeitrahmen, Menge, Qualität und Umfang präzise definiert ist, erfolgt in diesem Schritt. Je klarer die Bedarfsermittlung, desto einfacher wird der Beschaffungsprozess.

2. Marktanalyse und Aufbau von Talent- oder Lieferantenpools

Nachdem der Bedarf definiert ist, besteht der nächste Schritt darin, herauszufinden, wo und wie dieser Bedarf gedeckt werden kann. Dies geschieht durch die Analyse des Arbeitsmarktes oder die Untersuchung potenzieller Lieferanten nach erforderlichen Fähigkeiten oder Produktionskapazität. Unternehmen können interne Datenbanken, Branchenverzeichnisse oder Online-Plattformen wie Torg nutzen, um eine Liste geeigneter Lieferanten oder Kandidaten zu erstellen. Ziel ist es, eine gut abgestimmte Lieferantenbasis oder einen Talentpool zu schaffen, der bereit ist, direkt zu engagieren und sofort gut zu arbeiten.

Stärken Sie Ihre Beschaffungsstrategie, indem Sie Direktbeschaffung über Torgs leistungsstarke B2B-Plattform nutzen. Mit Zugang zu vertrauenswürdigen Lebensmittel- und Getränkeherstellern erhalten Sie mehr Kontrolle, bessere Preise und Transparenz. Registrieren Sie sich noch heute und beschaffen Sie cleverer mit Torgs Lieferanten-Matching-Unterstützung.

3. Branding und Jobwerbung

Nachdem die passenden Talentpools oder Lieferanten positioniert sind, ist es an der Zeit, ihre Aufmerksamkeit zu gewinnen. Durch den Einsatz starker Arbeitgebermarken und Talentmarketing-Strategien werben Unternehmen für Arbeitsmöglichkeiten oder Partnerschaftsmöglichkeiten. Dies kann die Werbung für Stellen in sozialen Medien, die Einhaltung von Markenrichtlinien oder gezielte Lieferantenansprachen umfassen. Es gibt auch Online-Plattformen wie Torg, die diesen Prozess vereinfachen, sodass die Nachricht sowohl relevant ist als auch von den richtigen Personen gesehen wird. Je effektiver das Marketing, desto stärker wird das Engagement der Kandidaten oder Lieferanten.

4. Engagement und Überprüfung

Nach dem Interesse ist es Zeit, es konkret zu machen. Dies umfasst Kontaktaufnahme mit Kandidaten oder Lieferanten, Interviews oder Produkttests und Screening auf kulturelle Übereinstimmung und technische Kompetenz. Einstellungsleiter prüfen möglicherweise auf Soft Skills oder Spezialwissen, während Einkaufsteams Qualität, Kosteneinsparungen und Lieferungskapazität testen. Direktes Engagement eliminiert Drittanbieter und ermöglicht Unternehmen, Qualität persönlich zu prüfen, was zu verbesserten Matches und größerer Sicherheit in der Partnerschaft führt.

5. Langfristiges Beziehungsmanagement

Direktbeschaffung ist nicht nur eine einmalige Angelegenheit zum Zeitpunkt der Einstellung oder der Erstbestellung. Das langfristige Management von Beziehungen ist entscheidend für den Erfolg. Unternehmen bleiben in regelmäßigem Kontakt mit ihren Lieferanten oder Talenten, suchen Feedback, überwachen Beschaffungs-KPIs und fördern die Loyalität für zukünftige Partnerschaften. Diese Phase gewährleistet Kontinuität bei Qualität, etabliert Vertrauen und ermöglicht Unternehmen, schnell hochzufahren, wenn die Nachfrage wieder steigt. Es verkürzt auch die Vorlaufzeiten und erhöht die Agilität der Lieferketten, was wichtige Vorteile für heutige Märkte sind.

Vorteile der Direktbeschaffung

Angesichts des wachsenden Wettbewerbs um stark nachgefragte digitale und kundenorientierte Talente, ganz zu schweigen von steigenden Erwartungen befristeter Arbeitskräfte, kann es eine Herausforderung darstellen, die richtigen Talente zu engagieren. Direktbeschaffung überwindet diese Herausforderungen und bringt gleichzeitig mehrere Vorteile für Ihre Strategie zur befristeten Arbeitskräfterekrutierung. Dazu gehören:

Kosteneinsparungen und Margenverbesserung

Einer der greifbarsten Vorteile der Direktbeschaffung ist die Senkung der Kosten. Durch den Verzicht auf Drittanbieter oder Mittelsmänner vermeiden Unternehmen unnötige Aufschläge und Servicegebühren. Durch die direkte Verbindung können sie verbesserte Preise und Bedingungen aushandeln. Die Einsparungen können zur Investition in Innovationen, Talententwicklung oder Expansionsoperationen verwendet werden, wodurch der gesamte Prozess günstiger und finanziell strategisch wird.

Verbesserte Sichtbarkeit der Lieferkette

Wenn Unternehmen die Beschaffung intern kontrollieren, haben sie eine bessere Sichtbarkeit in jede Phase des Beschaffungsprozesses. Von der ersten Kontaktaufnahme bis hin zur Bestell- und Lieferverfolgung können Organisationen Leistung sehen und Probleme in Echtzeit identifizieren. End-to-End-Sichtbarkeit ermöglicht proaktive Problemlösung, genauere Prognosen und stärkere Widerstandsfähigkeit der Lieferkette. All diese Aspekte sind entscheidend für die Bedarfsbewältigung und Minimierung von Störungen.

Stärkere Lieferantenbeziehungen

Mit der Eliminierung von Zwischenhändlern können Unternehmen direkte, tiefere Beziehungen zu ihren Lieferanten aufbauen. Diese Beziehungen fördern Verständnis, schnellere Kommunikation und ein Gefühl des gemeinsamen Zwecks. Mit der Zeit führen solide Lieferantenbeziehungen zu erhöhter Kooperation, besseren Vertragsbedingungen und bevorzugter Behandlung, insbesondere bei Engpässen oder Marktturbulenzen.

Maßgeschneiderte Lösungen und Qualitätskontrolle

Die direkte Zusammenarbeit mit Lieferanten bietet Unternehmen größere Kontrolle über das Endprodukt oder die Dienstleistung. Ob es um die Anpassung von Produktspezifikationen, die Einhaltung interner Qualitätsstandards oder die Integration von Benutzerrückmeldungen geht, die direkte Einbindung ermöglicht eine einfachere Anpassung der Ergebnisse an spezifische Anforderungen. Dieser nahbare Ansatz führt zu besseren qualitativen Ergebnissen und gewährleistet, dass Lieferanten ein klares Verständnis für die Erwartungen und Werte der Marke haben.

Herausforderungen und Risiken der Direktbeschaffung

Obwohl die Direktbeschaffung eindeutig Vorteile bietet, bringt sie auch Herausforderungen mit sich, die sorgfältige Planung und effektive Umsetzung erfordern.

• Komplexität der Lieferkette: Ohne Vermittler wird es schwieriger, die Lieferkette zu bestimmen. Interne Teams müssen mehr Verantwortung übernehmen, einschließlich Logistik, Inventar und Lieferkoordination, was zu potenziellen Verzögerungen oder Fehlausrichtungen führen kann.
• Compliance- und regulatorische Probleme: Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Direktbeschaffung mit lokalen und globalen Standards konform ist, ein Aspekt, der üblicherweise von Drittanbietern im konventionellen Modell verwaltet wird. Nicht-Konformität kann zu teuren Geldstrafen oder Lieferverzögerungen führen.
• Risiken bei der Qualitätssicherung: Schlecht qualifizierte Lieferanten können nicht den Anforderungen entsprechen. Wenn eine kritische Bestellung fehlschlägt, gibt es keinen Mittelsmann, der sie löst – Unternehmen tragen das Risiko selbst und müssen robuste Qualitätskontrollverfahren einrichten.
• Logistik- und Kommunikationshürden: Sprachunterschiede, Zeitzonen und kulturelle Variationen können die tägliche Kommunikation erschweren, mit robustem Projektmanagement und diplomatischer Geschicklichkeit, die erforderlich ist, um den Betrieb reibungslos aufrechtzuerhalten und Erwartungen klar zu definieren.

Direkte vs. indirekte Beschaffung

Wie vergleichen wir direkte mit indirekter Beschaffung? Direktbeschaffung und indirekte Beschaffung sind zwei Seiten derselben Beschaffung. Im direkten Modell geht Ihr Unternehmen direkt zu Lieferanten oder Kandidaten. Sie haben mehr Kontrolle über Preis, Qualität und Timing und können die Vereinbarungen exakt auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden. Dies bedeutet, dass man mehr Verantwortung übernimmt.

Weitere Vorteile wie Nachhaltigkeit Trends sollten klar sein

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