10 wichtige Vorteile des Kategorie-Managements im Einkauf

Intelligentere Kaufentscheidungen können die Art und Weise, wie ein Unternehmen arbeitet, verändern — und genau das ist das Ziel des Category Managements. Statt Produkte oder Dienstleistungen nur in Gruppen zu organisieren, ist Category Management ein strategischer Ansatz, der Kosten senkt, Partnerschaften mit Lieferanten verbessert und die gesamte Beschaffung effizienter gestaltet.

Neugierig, wie diese Methode echten Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen kann? Tauchen wir ein in die wichtigsten Vorteile des Category Managements und sehen, warum es für Unternehmen, die klüger statt härter arbeiten wollen, unerlässlich wird.

Was genau ist Category Management?

Category Management ist ein strategischer Ansatz im Einkauf, bei dem Produkte oder Dienstleistungen in bestimmte Kategorien gruppiert werden. Anstatt Einkäufe von Fall zu Fall zu verwalten, analysieren Unternehmen jede Kategorie als Ganzes, um Möglichkeiten zur Kostenersparnis, Effizienzsteigerung und besseren Zusammenarbeit mit Lieferanten zu identifizieren.

Durch die Konzentration auf Kategorien statt auf einzelne Artikel können Unternehmen maßgeschneiderte Beschaffungsstrategien entwickeln, bessere Verträge verhandeln und Kaufentscheidungen an den allgemeinen Unternehmenszielen ausrichten. Im Wesentlichen hilft Category Management Organisationen dabei, klügere und fundiertere Entscheidungen zu treffen, die in der gesamten Lieferkette Mehrwert schaffen.

Einige wesentliche Elemente des Category Managements sind:

• Spend-Analyse, um zu wissen, wohin Ihr Geld fließt
• Kategoriesegmentierung, um zu wissen, welche Bereiche Aufmerksamkeit benötigen
• Kategorieplanung, um strategische Einkaufspläne zu entwickeln
• Nachfrageplanung für Kategorien, sodass Sie nur kaufen, was Sie brauchen, wann Sie es benötigen
• Schlüsselpartnerschaften in der Lieferantenbeziehung
• Tail Spend Management, um kleine Einkäufe unter Kontrolle zu halten

Kategorie-Management-Zyklus & -Prozess

Category Management ist keine einmalige Aktion – es ist ein Zyklus. So läuft es typischerweise ab:

1. Tauchen Sie in Ihre Ausgaben ein: Der erste Schritt besteht darin, tief in Ihre Ausgabendaten einzutauchen. Was kaufen Sie? Von wem? Zu welchem Preis? Das ergibt eine klare Übersicht und zeigt, wo Sie möglicherweise Geld verschwenden oder Einsparungen verlieren.
2. Sortieren und Priorisieren: Nicht alle Kategorien sind gleichwertig. Möglicherweise geben Sie viel für IT-Hardware aus, aber nur wenig für Bürosnacks. Ordnen Sie Ihre Kategorien nach Risiko, Größe und strategischem Wert, damit Sie wissen, worauf Sie sich konzentrieren sollten.
3. Entwicklung von Kategorienstrategien: Erstellen Sie als Nächstes einen Plan für jede Kategorie. Bestimmen Sie, wie Sie kaufen, mit welchen Lieferanten Sie Geschäfte machen möchten und welche Ziele Sie erreichen wollen, sei es Kostenreduzierung, Qualitätsverbesserung oder Nachhaltigkeitssteigerung.
4. Planen Sie die Nachfrage: Synchronisieren Sie Ihre Einkäufe mit den Geschäftsanforderungen. Sie müssen nicht zu viel kaufen und Ressourcen verschwenden oder zu wenig und den Betrieb behindern.
5. Kluge Beschaffung: Nutzen Sie Ihre gebündelte Kaufkraft, um günstigere Konditionen zu sichern und Lieferanten auszuwählen, die mit Ihren Kategoriezielen übereinstimmen.
6. Intensive Lieferantenüberwachung: Überwachen Sie die Leistung Ihrer Lieferanten. Bauen Sie Beziehungen auf, die über Transaktionen hinausgehen – denken Sie an Innovation, Zusammenarbeit und Vertrauen.
7. Planen Sie nach Kategorien: Es sollte ein kategoriebasiertes Budget geben, damit es einfach ist, Ausgaben und Einsparungen genau zu verfolgen.
8. Überwachung von Tail Spend: Kleine Käufe summieren sich. Handeln Sie sie klug, um Lecks zu vermeiden und Ihre Gesamtausgaben unter Kontrolle zu halten.

Es ist ein Zyklus ständiger Wiederholung, da sich Ihre Märkte und Ihr Geschäft verändern.

Vorteile des Category Managements

Hier kommt das Category Management wirklich zur Geltung. Es ist nicht nur eine clevere Taktik, sondern kann tatsächlich die Art und Weise, wie Ihre Beschaffungskategorieanalyse funktioniert, neu definieren und die Art von Ergebnissen liefern, die Sie von Lieferanten und Budgets erwarten können. Nachfolgend die Vorteile des Category Managements:

1. Kostenersparnis durch Konsolidierung

Der Kauf von großen Mengen innerhalb einer Kategorie verschafft Ihnen größere Verhandlungsmacht. Anstatt kleine, verstreute Bestellungen bei mehreren Lieferanten aufzugeben, bündeln Sie Ihre Anforderungen. Dadurch sind Sie besser positioniert, um bessere Preise, Rabatte und Vertragsbedingungen auszuhandeln, wodurch die Beschaffungskosten gesenkt werden, ohne die Qualität zu beeinträchtigen.

2. Verbesserte Ausgabentransparenz

Durch Category Management erhalten Sie eine bessere Übersicht über Ihre gesamten Ausgaben. Es zeigt Trends, redundante Einkäufe und Bereiche, in denen Sie Kosten senken können. Diese Ausgabentransparenz gibt Ihnen die Macht, bessere finanzielle Entscheidungen zu treffen, Budgets zu verfeinern und Lieferanten oder Kategorien zu erkennen, die Aufmerksamkeit oder Neuverhandlung erfordern.

3. Standardisierte Beschaffungsprozesse

Die Analyse von Beschaffungskategorien bringt Einheitlichkeit. Anstatt dass jedes Teammitglied seine eigenen Kriterien zur Freigabe von Lieferanten oder zur Durchführung von Käufen verwendet, gibt es definierte Schritte. Diese Standardisierung beseitigt Fehler, verkürzt die Zykluszeit für Beschaffungen und verbessert die Effizienz insgesamt. Sie stellt auch sicher, dass alle nach derselben Methode arbeiten, unabhängig von der bearbeiteten Kategorie.

4. Zeitersparnis für Beschaffungsteams

Effizienz bei der Einkaufsaktivität innerhalb definierter Arbeitskategorien spart Ihrem Team bedeutend Zeit. Wiederholende Aufgaben werden automatisiert, die Beschaffung ist gezielter und weniger Zeit wird verschwendet bei der Angebotseinholung oder der Lösung von Lieferantenproblemen. Diese gesparte Zeit kann für anspruchsvollere Aufgaben wie die Lieferantenentwicklung oder die Risikoplanung genutzt werden, wo sie einen großen Unterschied macht.

5. Stärkere Lieferantenbeziehungen

Das Management von Lieferanten nach Kategorien ermöglicht es Ihnen, engere, strategischere Beziehungen zu wichtigen Lieferanten aufzubauen. Sie bestellen nicht nur, sondern arbeiten zusammen. Mit effektiverem Lieferanten-Management können Sie Lösungen gemeinsam entwickeln, Innovationen hervorbringen und Probleme schneller lösen. Wenn Lieferanten das Gefühl haben, dass die Partnerschaft wertvoll ist, tendieren sie dazu, dies mit einem verbesserten Service zu erwidern.

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6. Risikominderung

Die Kategoriesegmentierung hilft, Risiken frühzeitig zu erkennen. Sei es Überabhängigkeit von einem einzigen Lieferanten, Preisschwankungen oder geopolitische Probleme, Sie können Probleme erkennen, bevor sie entstehen. Mit Bereitschaftsplänen und einer diversifizierten Lieferantenbasis reagieren Sie nicht nur auf Risiken — Sie sind darauf vorbereitet, was den Betrieb reibungslos hält.

7. Funktionale Ausrichtung

Wenn die Einkaufsstrategie auf Kategorien basiert, funktioniert die Zusammenarbeit natürlich. Funktionen wie Finanzen, Betrieb und Marketing sind eher geneigt, teilzunehmen, weil kategoriebasierte Budgets und Zielvorgaben ihnen entsprechen. Das führt zu mehr Abstimmung, mehr Kommunikation und Entscheidungen, die dem gesamten Unternehmen zugutekommen, nicht nur der Beschaffung.

8. Genauere Prognosen und Budgets

Mit kristallklaren Daten und zielgerichteter Nachfrageplanung für Kategorien können Sie Ihr Budget genauer planen. Sie wissen, was benötigt wird, wann und wie viel es voraussichtlich kosten wird. Es gibt weniger Überraschungen, stärkere Geldkontrollen und bessere Ressourcennutzung. Prognosen werden weniger zu Vermutungen und mehr zu genauen Plänen.

9. Unterstützung von ESG- und Nachhaltigkeitszielen

Category Management bietet Ihnen die Möglichkeit, den Einkauf mit sozialen und ökologischen Zielen in Einklang zu bringen. Sie können Lieferanten auswählen, die ethischen Prinzipien folgen, CO2-Fußabdrücke minimieren oder faire Arbeitspraktiken sicherstellen. Die Nachhaltigkeit in die Entwicklung von Kategorienstrategien zu integrieren, macht die Beschaffung zu einer echten treibenden Kraft für gesellschaftliche Verantwortung und langfristigen Wert.

10. Erhöhte Sichtbarkeit der Lieferantenleistung

Wenn Sie Lieferanten innerhalb bestimmter Kategorien überwachen, ist es einfacher, ihre Leistung über die Zeit zu bewerten. Sie können Preisentwicklungen, Lieferquoten, Qualitätsbewertungen und Reaktionsfähigkeit nebeneinander vergleichen. Diese Transparenz ermöglicht es Ihnen, leistungsstarke Partner zu belohnen, Leistungsprobleme frühzeitig zu korrigieren und sicherzustellen, dass Ihre Lieferantenbasis Ihre Ziele effektiv unterstützt.

Herausforderungen im Category Management (und wie man sie überwindet)

Category Management bietet viele Vorteile, aber der Weg dorthin ist nicht immer einfach. Wie jede größere Veränderung bringt es Herausforderungen mit sich, die den Fortschritt verlangsamen können, wenn Sie nicht darauf vorbereitet sind. Hier sind einige der häufigsten Probleme und wie Sie sie effektiv bewältigen:

• Unordentliche oder unvollständige Daten: Wenn Ihre Ausgabendaten veraltet, ungenau oder über mehrere Systeme verteilt sind, fliegen Sie blind. Schlechte Daten führen zu schlechten Entscheidungen. Bevor Sie etwas anderes tun, nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Daten zu bereinigen, zu zentralisieren und zu validieren. Gute Erkenntnisse kommen nur aus guten Informationen.
• Gruppen arbeiten isoliert: Beschaffung kann es nicht allein tun. Wenn andere Abteilungen nicht involviert sind, riskieren Sie Strategien zu schaffen, die niemand anderes unterstützt. Holen Sie früh Stakeholder aus Finanzen bis Betrieb ein, damit Kategorieplanung zu einem gemeinsamen Unternehmen wird — nicht nur zu einer Beschaffungsinitiative.
• Widerstand gegen Veränderungen: Der Wechsel zum Category Management ändert Gewohnheiten, Systeme und sogar Machtstrukturen. Das kann Gegenwehr hervorrufen. Erleichtern Sie den Übergang, indem Sie die Vorteile klar kommunizieren, kleine Erfolge frühzeitig feiern und Schulungen anbieten, sodass sich die Mitarbeitenden sicher fühlen, die neue Methode anzuwenden.
• Chaos bei Tail-Spend: Kleine Einkäufe werden oft übersehen und arbeiten am Budget. Verwenden Sie Tail Spend Management Tools, erstellen Sie Richtlinien und etablieren Sie bevorzugte Lieferanten, um dies unter Kontrolle zu bringen, ohne jede Transaktion zu mikroverwalten.

Diese Hürden zu überwinden, braucht Zeit und Zustimmung, aber der Nutzen ist es wert: smarteres Ausgeben, bessere Lieferantenbeziehungen und eine stärkere Beschaffungsfunktion.

Category Management Roadmap

Die Einführung des Category Managements ist keine Aufgabe für einen Tag. Es erfordert Planung, klare Prioritäten und Zusammenarbeit zwischen Teams. Hier ist eine einfache Roadmap, um Sie Schritt für Schritt durch den Prozess zu führen:

1. Klare Ziele setzen

Bevor Sie etwas anderes tun, bestimmen Sie, wie Erfolg für Ihr Unternehmen aussehen wird. Möchten Sie Kosten sparen, Risiken in der Lieferkette minimieren, die Effizienz im Einkauf optimieren oder ESG-Ziele erreichen? Vielleicht sind es alle. Konkrete Zielvorgaben werden Ihre Entscheidungen informieren und Ihr Team beim Einsatz auf derselben Linie halten.

2. Ihre Ausgaben überprüfen

Tauchen Sie dann tiefer in Ihre Ausgabendaten ein. Dies sind keine bloßen Summen — Sie müssen wissen, wer was kauft, woher, wie oft und zu welchem Betrag. Zu wissen, was Ihre Muster (und Ausreißer) sind, gibt Ihnen ein besseres Verständnis, wo Sie sparen und sich verbessern können. Betrachten Sie diesen Schritt als Grundlage für alles Weitere.

3. Ihre Kategorien teilen

Nun ist es an der Zeit, Ihre Ausgaben in umsetzbare Gruppen oder Segmente zu kategorisieren. Diese könnten nach Funktion (wie IT, Marketing, Logistik), Produkttyp oder Risiko sein. Wenden Sie Kategoriesegmentierung an, um zu bestimmen, wo Bedarf für eine vollwertige Strategie besteht und wo lediglich eine leichte Überwachung notwendig ist. Zielgerichtet auf Kategorien, die eine hohe Ausgaben- oder hohe Risikoausprägung haben, die Potenzial für schnelle Erfolge bieten.

4. Spezifisch für Kontext Strategien erstellen

Eine universelle Lösung in der Beschaffung gibt es nicht. Erstellen Sie für jede Kategorie einen spezifisch angepassten Plan an deren besondere Anforderungen. Ihre Strategie könnte kategorienbasierte Beschaffungsstrategien, zugelassene Lieferantenlisten, Verhandlungsstrategien oder Innovationsziele enthalten. Es sollte auch Risiken, Kosten, Nachfrageprognosen und interne Anforderungen enthalten, die mit der jeweiligen Kategorie verbunden sind.

5. Jeder einbeziehen

Category Management gibt es nicht in einem Vakuum. Ziehen Sie Mitarbeiter aus allen Ecken des Unternehmens früh ein (Finanzen, Betrieb, Juristerei, Nachhaltigkeit) und binden Sie sie frühzeitig ein. Dies stellt nicht nur sicher, dass Ihre Strategien mit Geschäftszielen übereinstimmen, es bringt Commitment und reduziert Reibungen später. Eine effektive Beschaffungsfunktion entsteht aus Kollaborationen, nicht aus Isolation.

6. Standardisieren und Automatisieren

Sobald Sie Ihre Prozesse abgebildet haben, suchen Sie nach Möglichkeiten, diese zu standardisieren. Erstellen Sie Templates, Freigabeprozesse und Checklisten, die Teams dabei helfen konsistent zu arbeiten. Nutzen Sie Beschaffungssoftware oder Kategorisierungs-Tooling zur Automatisierung sich wiederholender Aufgaben. Dies steigert die Effizienz und hält alles auch bei hohen Arbeitslast-Momenten in Fluss.

7. Lieferanten proaktiv managen

Sobald Kategorienstrategie dokumentiert ist, sollte Fokus nun auf Lieferanten sein: Etablieren von Partnerschaft ist Kernessenz über Transaktionsbasiertem-Denken hinaus. Analysen Unfallmöglichkeiten Kostenteilgeber zusammenfinden Sinnfil Partnerschaften.