Was ist Tail Spend und wie kann man Tail Spend reduzieren?

```json { "translated_text": "

Einkaufsteams stehen jetzt unter erheblichem Druck, verantwortungsbewusst einzukaufen, während die Preise für Rohstoffe unvorhersehbar sind und das Risiko auf dem Beschaffungsmarkt so hoch wie nie zuvor ist. Und obwohl das Konzept von Restkosten nichts Neues ist, wurde es nie genau optimiert.

Unabhängig von der Größe hatten alle Organisationen Probleme mit Restkosten, ob sie es wussten oder nicht. Auch wenn diese Art von Ausgaben in Maßen unbedenklich ist, kann es ein entscheidender Wettbewerbsvorteil sein, die Restkosten im Griff zu haben.

Was ist also das große Problem mit Restkosten? Und warum müssen Organisationen verstehen, wie viel Geld es geht? Einfach ausgedrückt, eine der Hauptstrategien für das gesamte Kostenmanagement und die Kosteneinsparung besteht darin, die Einkäufe im Bereich Restkosten in Ordnung zu bringen. Sie können nicht kontrollieren, was Sie nicht sehen.

Das gesagt, lassen Sie uns eintauchen, was Restkosten bedeuten und wie Sie sie in Ihrem Unternehmen nutzen können.

Was sind Restkosten?

Restkosten beziehen sich auf all die kleinen, oft übersehenen Einkäufe, die eine Firma tätigt und die einzeln keine große Rolle spielen – aber zusammen eine signifikante Menge Geld ausmachen können. Dazu gehören typischerweise kostengünstige, geringvolumige Artikel, die außerhalb von langfristigen Lieferverträgen oder strategischen Beschaffungsprozessen liegen. Denken Sie an Büromaterial, einmalige Softwarelizenzen oder kurzfristige Reisebuchungen.

Es wird als „Rest“ bezeichnet, weil bei einer Ausgabengrafik eines Unternehmens die großen Einkäufe (wie Rohmaterialien oder Hauptdienstleistungen) den „Kopf“ bilden, während diese kleineren, verstreuten Ausgaben sich zu einem „Schwanz“ erstrecken.

Obwohl Restkosten gewöhnlich nur einen kleinen Prozentsatz der gesamten Transaktionen nach Volumen ausmachen, kann die bessere Verwaltung versteckte Einsparungen aufdecken, das Lieferantenrisiko verringern und die Effizienz verbessern.

Restkosten müssen kein schwarzes Loch für Ihr Budget sein. Torg hilft Ihnen bei der Vereinfachung des Lieferantenmanagements, auch für wertarme, häufige Käufe. Melden Sie sich noch heute an und bringen Sie Klarheit, Compliance und Kosteneinsparungen in jeden Bereich Ihres Beschaffungsprozesses.

Die versteckten Kosten von Restkosten in CPG und Einzelhandel

In den Branchen Einzelhandel und CPG, in denen die Abläufe stark von Agilität, Schnelligkeit und Kosteneffizienz abhängen, können Restkosten stillschweigend Budgets erschöpfen und die Gewinnspanne beeinträchtigen. Ausgaben im Bereich Restkosten, wie einmalige Lieferungen, kurzfristige Änderungen am Verpackungsdesign oder Werbematerialien, erscheinen auf den ersten Blick unbedeutend.

Aber wenn diese kostengünstigen Transaktionen strategisch verwaltete Verträge umgehen, ist die kumulative Auswirkung bemerkenswert. Die meisten dieser Sektoren haben große Mengen von wertarmen Käufen, die außerhalb formaler Einkaufsprozeduren getätigt werden.

In Abwesenheit von Kontrollmechanismen führt dies zu unkontrollierten Ausgaben, unterschiedlicher Lieferantenbeteiligung und unregelmäßigen Preisen. Schließlich löst sich der Wert der ausgehandelten Verträge auf und untergräbt die Vertragsverwaltung.

Es entstehen auch blinde Flecken im Ausgabeverhalten, bei denen die Beschaffung Transaktionen nicht überwachen oder Compliance durchsetzen kann. In Wachstumsbranchen wie Einzelhandel und CPG kann die Vernachlässigung der Verwaltung von Restkosten die Bemühungen zur Kostensenkung und einen transparenteren Beschaffungsprozess unterminieren – und langfristigen Wert schädigen.

Was sind Ausgabenkategorien?

Um die Verwaltung von Restkosten zu verstehen, ist es hilfreich, zuerst die allgemeine Umgebung von Ausgabendaten zu kennen. Ausgaben lassen sich normalerweise in folgende Kategorien unterteilen:

Indirekte Ausgaben

Indirekte Ausgaben sind Beschaffungen, die nicht unbedingt direkt mit der Kernleistung oder dem Produkt eines Unternehmens zu tun haben – wie Software-Abonnements, Büromaterial, Gebäudemanagement und professionelle Dienstleistungen.

Sie werden häufig nicht zentral verwaltet, was bedeutet, dass sie fragmentiert sind. Viele Restkosten verstecken sich genau hier, da verschiedene Abteilungen kleine, meist ungeprüfte Ausgaben tätigen, die am Beschaffungsprozess vorbeigehen.

Maverick-Ausgaben

Maverick-Ausgaben entstehen, wenn Mitarbeiter den formalen Beschaffungsprozess umgehen, indem sie bei nicht genehmigten Lieferanten oder außerhalb vorab verhandelter Verträge einkaufen. Obwohl dies gut gemeint ist – sei es aus Bequemlichkeit oder Dringlichkeit –, führt das Verhalten zu unkontrollierten Ausgaben, die Einsparungen gefährden, Probleme bei der Vertragsverwaltung verursachen und Lieferantenbeziehungen belasten. Wenn dem nicht entgegengewirkt wird, untergräbt dies die Vorteile strategisch verwalteter Ausgaben und schwächt den Wertbeitrag der Beschaffung.

Ad-hoc-Ausgaben (Einmalige Käufe)

Ad-hoc-Ausgaben, auch als Einmalkäufe bezeichnet, bestehen aus Waren, die für einzigartige, kurzfristige Anforderungen beschafft werden. Viele Einmalkäufe werden außerhalb formaler Einkaufsprozesse getätigt, ohne ein offizielles Bestellungsdokument oder Genehmigung.

Obwohl jeder einzelne Kauf geringfügig erscheint, summiert sich dies über Zeit zu einem bedeutenden Anteil der Restkosten eines Unternehmens, was zu verschwenderischen Ausgaben und einer verminderten Kontrolle der Gesamtausgaben führt.

Kleinstwert-Transaktionen

Transaktionen mit kleinen Beträgen sind Einzelkäufe unterhalb einer festgelegten Schwelle, die zu gering sind, um unter konventionellen Einkaufsprozessen vollständig administrativ berücksichtigt zu werden. Beispiele: Tintenpatronen für Drucker, Snacks fürs Büro oder spontane Kurierdienste.

Obwohl sie als Einheiten klein sind, verstopfen sie durch ihre hohe Frequenz Prozesse und führen dazu, dass Unkontrolliertheit die Gesamtausgaben eines Unternehmens in große Volumen ungesponsorter Ausgaben aufbläht, wenn keine ausreichenden Systeme vorhanden sind, um Ausgaben zu verwalten und zu reduzieren.

Hochvolumige, niedrigwertige Käufe

Unternehmen tätigen oft Hunderte oder Tausende hochvolumiger, niedrigwertiger Käufe, von denen die meisten unter $2.500 liegen. Das manuelle Verarbeiten dieser Transaktionen bindet Zeit von Beschaffungspersonal und hemmt die interne Effizienz.

Das Automatisieren dieser Käufe mit Hilfe von Technologien zur Restkostenautomatisierung oder anderen automatisierten Einkaufskanälen kann Ressourcen freisetzen, interne Abläufe rationalisieren und gleichzeitig mehr Transparenz der Ausgaben bringen und unnötige Käufe minimieren, die den Restkostenanteil eines Unternehmens erhöhen.

Vorteile einer effektiven Restkostenverwaltung

Restkosten umfassen niedrigwertige oder seltene Käufe, die außerhalb der zentralen Kontrolle der Beschaffung erfolgen. Die Verwaltung dieser Restkosten bedeutet mehr als nur Kostenreduzierung. Hier sind die wichtigsten Vorteile eines etablierten Managementrahmens:

Kosteneinsparungen

Eine effektive Restkostenverwaltung offenbart erhebliche Kosteneinsparungen, die typischerweise in verstreuten, unüberwachten Transaktionen verborgen sind. Durch die Analyse von Ausgabendaten, die Aggregation von Käufen und Verhandlungen mit einer kleineren Anzahl vertrauenswürdiger Lieferanten können Unternehmen wiederholte Käufe vermeiden, Preisunterschiede senken und überflüssige Ausgaben eliminieren. Laut Deloitte kann die Optimierung von Restkosten eine Kosteneinsparung von bis zu 20% bei indirekten Ausgaben erreichen – eine Zahl, die nicht ignoriert werden kann.

Erhöhte Compliance und Risikominderung

Wenn unkontrollierte und Maverick-Ausgaben verbreitet sind, steigen die Risikostufen auf allen Ebenen. Mit der Einführung eines zentralisierten, offenen Beschaffungsverfahrens können Organisationen die Umsetzung strategisch verwalteter Verträge stärken, die Exposition zu unkontrollierten oder nicht konformen Lieferanten verringern und sicherstellen, dass jede Transaktion von Restkosten durch akzeptierte Workflows durchgeführt wird. Es erleichtert auch die Durchführung von Audits und Compliance-Prüfungen, wodurch Governance verbessert und Überraschungen während der Einkaufsprüfungen reduziert werden.

Bessere Lieferantenkonsolidierung

Die meisten Organisationen haben zu viele Lieferanten und nicht genug Kontrolle, wenn es um die Verwaltung von Restkosten geht. Ein robuster Managementansatz ermöglicht die Konsolidierung von Lieferanten, die Vereinfachung von Verträgen und volumenbedingten Einsparungen. Mit weniger, stabileren Lieferanten können Sie bessere Preis-Modelle, verbesserte Dienstleistungen und mehr Verantwortung durchsetzen. Es ist ein smarter Ansatz zur Ausgabenverwaltung und besserem strategischem Sourcing.

Verbesserte Ausgabenübersicht

Restkosten bleiben ohne die richtigen Werkzeuge unbemerkt. Mit Ausgabenanalysen und einer Investition in ein starkes Ausgabenverwaltungsplattform kann Ihre Beschaffungsabteilung alle Kategorien durchblicken, wie genau das Unternehmen ausgibt. Eine bessere Sichtbarkeit der Ausgaben erlaubt die Erkenntnis von Anomalien, das Auffinden von Mustern im Ausgabeverhalten und das Ermöglichen datengestützter Entscheidungen, die nicht nur die Beschaffung, sondern auch Finanzen und Betrieb beeinflussen. Eine komplette Sicht Ihrer Unternehmensausgaben gibt die Kontrolle dorthin zurück, wo sie sein sollte.

Wie man Restkosten reduzieren kann

Die Reduktion von Restkosten ist eine andauernde Herausforderung, die strategische Planung, Technologie und interne Koordination erfordert. Hier ist, wie Sie dies angehen können, wieder Kontrolle erlangen und erhebliche Einsparmöglichkeiten erschließen können – ohne Ihr Team zu überfordern oder den täglichen Betrieb zu stören.

1. Führen Sie eine Analyse der Restkosten durch

Der erste Schritt zur Reduktion von Restkosten besteht darin, einen klaren Überblick über das Problem zu erhalten. Beginnen Sie damit, Ausgabendaten aus jeder Abteilung zu überprüfen, um zu sehen, wo die Restkosten am meisten konzentriert sind. Dies beinhaltet das Untersuchen von Einkaufsdaten für unzusammenhängende, ungeführte Ausgaben – normalerweise gefunden in Einzelstückkäufen oder unkontrollierten Ausgaben, die den Einkaufsprozess umgehen.

Eine Analyse der Restkosten wird Ihnen doppelte Lieferanten, nicht genehmigte Käufe und ineffiziente Bereiche zeigen, die Aufmerksamkeit benötigen. Durch das Segmentieren von Ausgabendaten und das Verständnis der Ursache können Sie gezielte Strategien entwickeln, die die verschwenderischsten Ausgabemuster minimieren. Dieser datengesteuerte Ansatz ist die Grundlage für Kosteneinsparungsstrategien und die Optimierung von Einkaufsprozessen.

2. Nutzen Sie Automatisierung und KI in der Beschaffung

Technologie ist Ihr Freund, wenn es darum geht, Restkosten zu verwalten. KI-gestützte Einkaufssysteme vereinfachen die Verwaltung von niedrigwertigen Transaktionen. Sie automatisieren repetitive Aufgaben wie die Erstellung von Bestellungen und reduzieren manuelle Arbeit, sodass Einkaufsteams sich auf strategische Sourcing-Programme konzentrieren können.

KI kann unautorisierte Ausgaben kennzeichnen, indem sie Käufe außerhalb genehm. Lieferantenslisten erkennt. Durch Automatisierung koordiniert sich alle Einkaufsprozesse zentral verlaufen pięrovisionenhäftig ko nachfür sulk \"\"...ok+=">" >>"ÕES "