Che cos'è la gestione delle relazioni con i fornitori (SRM)?

Nessuna catena di fornitura vive in un isolamento. In ogni prodotto che acquisti, servizio che utilizzi e consegna che realizzi con successo, c'è un'organizzazione di fornitori che lavora con team di approvvigionamento, produttori e dirigenti aziendali. E quanto sono efficienti queste interazioni? Beh, questa può essere la differenza tra un'operazione fluida e una piena di problemi che sprecano tempo, denaro e reputazione.

È qui che entra in gioco la gestione delle relazioni con i fornitori, o SRM. Se stai cercando di definire la gestione delle relazioni con i fornitori, pensala come l'approccio strutturato che le aziende utilizzano per gestire e migliorare le interazioni con i fornitori chiave. Che la tua azienda produca beni, gestisca negozi o costruisca tecnologia, l'SRM riguarda più l'instaurazione di solide, relazioni a lungo termine piuttosto che negoziare il prezzo più basso. In questa guida, analizziamo cosa sia realmente l'SRM, alcuni esempi e approfondimenti sulla gestione delle relazioni con i fornitori, perché è un punto di svolta per la tua azienda e come farlo funzionare a tuo favore.

Cos'è la gestione delle relazioni con i fornitori (SRM)?

La gestione delle relazioni con i fornitori, o SRM, è un termine che descrive lo sviluppo e la gestione delle relazioni con i fornitori. È il processo metodico e continuo di valutazione dei fornitori di un'organizzazione, sia per beni che per servizi, per vedere se ci possono essere miglioramenti attraverso cambiamenti che beneficiano l'azienda.

Non c'è consenso completo sulle precise attività a cui si applica l'SRM, ma in generale, il suo obiettivo è quello di portare valore aggiunto alla tua organizzazione permettendoti di prendere decisioni più informate riguardo a come interagire con i fornitori attuali e potenziali.

In modo più evidente, la valutazione dei punti di forza e debolezza da parte dei fornitori è una delle attività essenziali dell'SRM. Ad esempio, un'azienda può essere più veloce e un'altra più economica — questo tipo di valutazione può fornire ai responsabili della catena di fornitura un metodo chiaro per determinare quali ordini inviare a ciascuna azienda.

Determinare quali prodotti acquistare da ciascuna azienda è altrettanto importante, così come determinare quando integrare nuovi fornitori. Ci sono vantaggi nell'evitare di gestire e trattare con un nuovo fornitore, ma se un'altra azienda può fornire un prodotto o servizio migliore in una categoria che nessuno dei tuoi fornitori esistenti può offrire, potrebbe valere la pena il lavoro e la coordinazione aggiuntivi.

Nell'SRM, è talvolta un'arte in sé capire quando negoziare, con chi e per quale scopo, anche prima che inizi l'arte della negoziazione. La gestione delle relazioni con i fornitori implica anche sapere quando e come terminare una relazione con un fornitore, sia a causa di un'incompatibilità (ad esempio, non possono supportare le nuove esigenze aziendali, o forse commettevano troppi errori) sia perché una relazione è giunta alla sua naturale conclusione (ad esempio, la tua azienda non vendeva più il prodotto che veniva prodotto utilizzando i materiali di quel fornitore).

Esempi di gestione delle relazioni con i fornitori

Ecco alcuni esempi concreti di gestione delle relazioni con i fornitori da considerare:

Toyota: Instaurare Fiducia a Lungo Termine con i Fornitori

Toyota è un meraviglioso esempio di ciò che si ottiene quando si trattano i fornitori come veri partner. Piuttosto che cercare il prezzo più basso, Toyota collabora con i suoi fornitori per migliorare le cose. Mandano persino specialisti per assistere i fornitori nell'ottimizzazione della produzione attraverso tecniche lean. Tale collaborazione crea fiducia e rende la catena di fornitura più robusta, efficiente e innovativa nel tempo. È una situazione vantaggiosa per tutti.

Unilever: Puntare a un Futuro Sostenibile

Unilever ha una strategia diversa ma altrettanto intelligente. L'azienda cerca fornitori che si occupino di aspetti come lavoro equo, basse emissioni e approvvigionamento sostenibile. In effetti, hanno assistito nella formazione degli agricoltori per coltivare i raccolti in modo più responsabile. Non si tratta solo di fare la cosa giusta, ma anche di salvaguardare la reputazione di Unilever e facilitare la fedeltà a lungo termine dei fornitori. Collegando i valori, ottengono risultati migliori e meno problemi.

Apple: Controllo Strategico dei Fornitori

L'approccio SRM di Apple è controllo e qualità a tutti i livelli. Apple non si limita a acquistare componenti; investe frequentemente nei fornitori. Apple ha investito capitale anticipato in partner strategici come Corning (Gorilla Glass) e TSMC (produzione di chip) per aumentare la produzione secondo i requisiti precisi di Apple. In cambio, questi fornitori offrono accesso prioritario, personalizzazione e controllo di qualità stretto. Apple mantiene anche un contatto stretto con visite regolari in loco, pianificazione collaborativa e sistemi tecnologici integrati. Questa iniziativa strategica garantisce che gli elevati standard di Apple siano rispettati e spesso superati, attraverso una cooperazione proattiva, non un monitoraggio reattivo.

Fasi della gestione delle relazioni con i fornitori

La gestione delle relazioni con i fornitori è un processo che si evolve nel tempo. Si articola in 5 fasi, ciascuna delle quali contribuisce a costruire una relazione più profonda e strategica con i fornitori.

1. Selezione dei fornitori

È qui che tutto ha inizio. Le aziende cercano fornitori in grado di soddisfare le loro esigenze critiche, come costo, qualità e affidabilità, e che condividano i valori e gli obiettivi strategici dell'azienda. Il prezzo più basso non è tutto. Anche il rischio, la conformità e la reputazione sono importanti.

2. Onboarding

Una volta selezionato un fornitore, è il momento di integrarlo. L'onboarding riguarda la comunicazione delle aspettative, la definizione di obiettivi chiari e l'inserimento nei sistemi aziendali. Un buon onboarding costruisce fiducia e previene problemi a lungo termine.

3. Monitoraggio delle prestazioni

Una volta operativo, è necessario garantire che il fornitore stia rispettando gli accordi. Ciò significa monitorare aspetti come tempi di consegna, qualità e servizio. Ma non si tratta solo di spuntare caselle: è importante comunicare chiaramente e risolvere i problemi tempestivamente.

4. Miglioramento continuo

È qui che la partnership diventa potente. Tu e il fornitore lavorate insieme per migliorare il modo in cui vengono svolte le attività, che si tratti di ridurre gli sprechi, accelerare le consegne o sviluppare nuovi prodotti. Si tratta di progresso reciproco, non di guadagno personale.

5. Sviluppo di partnership strategiche

Alcuni fornitori diventano partner strategici. Con loro si pianifica insieme il budget, si condividono informazioni o si creano nuovi prodotti. Le relazioni generano valore nel tempo e un vantaggio competitivo.

Vantaggi della gestione delle relazioni con i fornitori

I responsabili delle relazioni con i fornitori che gestiscono tutto correttamente ottengono sempre i seguenti cinque vantaggi significativi:

Risparmio sui costi e creazione di valore

Questo è l'obiettivo iniziale della maggior parte delle operazioni di gestione delle relazioni con i fornitori: risparmiare denaro su ogni transazione. Prima di selezionare i fornitori con cui instaurare relazioni, il primo passo della gestione delle relazioni con i fornitori è scegliere i fornitori con cui fare affari, e il costo sarà un criterio primario nella maggior parte dei tipi di forniture e servizi (oltre agli standard minimi in altri criteri, ad esempio la qualità).

Riduzione dei rischi e resilienza della catena di fornitura

Come spiegato in precedenza, la gestione dei rischi è un obiettivo enorme ma spesso sottovalutato della gestione delle relazioni con i fornitori. Prendendo misure proattive nella gestione delle relazioni con i fornitori, è possibile ridurre al minimo la probabilità che si verifichi un incidente negativo (ad esempio, incorporando ridondanze), oltre a risparmiare sui costi di un evento negativo nel caso in cui si verifichi (essendo preparati con misure di mitigazione e alternative).

Miglioramento delle prestazioni e affidabilità dei fornitori

Buone relazioni derivano da una buona comunicazione bidirezionale. Informare i fornitori delle esigenze e delle situazioni mutevoli della tua azienda li porterà a essere più propensi a informarti delle loro. Inoltre, li spingerà a rispondere maggiormente alle tue richieste, sia quelle previste sia quelle impreviste. E a livello pratico quotidiano, le persone che hanno un buon rapporto con te saranno più inclini a rispondere positivamente alle tue esigenze rispetto a quelle che non lo hanno, quindi essere cortesi con i tuoi fornitori, sia dal punto di vista delle relazioni umane che delle considerazioni operative come pagarli tempestivamente, porta benefici nel lungo termine.

Innovazione e co-sviluppo

Man mano che le relazioni con i fornitori maturano, spesso ha senso scoprire cos'altro possono fare per te. Forse sono in grado di offrirti altre cose di cui hai bisogno oltre a ciò per cui li hai contattati; forse hanno esperienza con la logistica o nel navigare la burocrazia di qualche governo che può aiutarti; forse ci sono opportunità di collaborazione; e così via. Lo scopo iniziale della gestione delle relazioni con i fornitori è ottenere ciò di cui hai bisogno oggi, ma c'è un grande valore nel investigare ciò di cui potresti aver bisogno o desiderare domani. Non sfruttare il valore che i tuoi fornitori possono offrire significa semplicemente lasciare soldi sul tavolo.

Quali sono i tipi di relazioni con i fornitori?

Le relazioni con i fornitori non sono uguali per tutti. Variano da semplici transazioni a partnership strategiche profonde. Scegliere il tipo di relazione giusto aiuta le organizzazioni ad applicare il corretto framework di gestione delle relazioni con i fornitori e a ottenere il massimo da ogni fornitore.

Relazioni Transazionali

Questo è il tipo più basilare di relazione con i fornitori. È focalizzato sul prezzo, sulla disponibilità e sulla consegna. C'è poca o nessuna comunicazione al di sopra del livello dell'ordine e nessuna pianificazione a lungo termine. Questi tipi di relazioni sono per prodotti di base o categorie a basso rischio in cui i fornitori possono essere sostituiti facilmente e con costi di cambio bassi.

Relazioni con Fornitori Preferiti

Questo tipo va un passo oltre. Il fornitore è affidabile e soddisfa le aspettative in termini di qualità, costo e servizio. C'è un'interazione regolare – spesso con revisioni delle prestazioni e feedback. Non ancora partner strategici, ma spesso i primi in linea per nuove opportunità di business grazie alla storia condivisa.

Partnership Strategiche

Le partnership strategiche sono collaborazioni ad alta intensità e a lungo termine in cui ci sono obiettivi, ricompense e rischi condivisi per entrambe le parti. Questi partner sono fondamentali per il business – potenzialmente attraverso innovazione, accesso al mercato o capacità speciali. Le partnership strategiche coinvolgono integrazione di sistemi, pianificazione congiunta e co-sviluppo. Fiducia e investimenti reciproci sono la base di questo stile di relazione.

Relazioni con Fornitori Unici o Esclusivi

Questo implica una dipendenza esclusiva o quasi esclusiva da un unico fornitore. Può essere per scelta (fornitore unico, per qualità o efficienza) o per necessità (fornitore esclusivo, per tecnologia proprietaria o licenze). Sebbene possa portare coerenza ed efficienza, comporta rischi più elevati—quindi la gestione del rischio del fornitore e la pianificazione delle contingenze sono necessarie.

Le sfide nell'implementazione di SRM

Per quanto la gestione delle relazioni con i fornitori possa sembrare grandiosa, introdurla in un'organizzazione non è un processo semplice. Ci sono molti ostacoli che possono rallentare o fermare i programmi SRM sul nascere.

Resistenza interna o mancanza di adesione

Una delle sfide più grandi è la resistenza interna. Convincere i team di finanza, legale, operazioni e persino approvvigionamento ad aderire a SRM può essere difficile. Ci sono stakeholder che considereranno SRM come una parola d'ordine del momento e non come una trasformazione strategica—quindi è necessario un cambiamento gestionale e formazione fin dall'inizio.

Integrazione dei dati e lacune tecnologiche

SRM si basa fortemente su dati accurati, centralizzati e in tempo reale. La maggior parte delle organizzazioni ha dati sui fornitori sparsi su fogli di calcolo, vecchi sistemi ERP e dipartimenti isolati. Senza integrazione o strumenti aggiornati, i team non possono ottenere le informazioni necessarie, prendere decisioni sbagliate e perdere opportunità.

Misurare efficacemente le prestazioni dei fornitori

Misurare le prestazioni dei fornitori è importante, ma decidere cosa misurare e come non è sempre facile. Costi e consegne sono facili da misurare, ma caratteristiche intangibili come cooperazione, reattività o potenziale innovativo sono più difficili da valutare. Senza KPI utili, SRM diventa reattivo anziché guidare lo sviluppo strategico dei fornitori.

SRM vs. CRM: Qual è la differenza?

La gestione delle relazioni con i fornitori (SRM) e la gestione delle relazioni con i clienti (CRM) sembrano simili ma sono molto diverse.

CRM riguarda la gestione delle relazioni con i clienti. Monitora le interazioni con i clienti, la gestione del pipeline di vendita e si concentra sull'aumento della soddisfazione e della fedeltà dei clienti. Serve ad aiutare le aziende a comprendere e interagire meglio con i propri clienti per aumentare le vendite e costruire relazioni a lungo termine.

SRM riguarda la gestione delle relazioni con i fornitori. Va oltre le relazioni transazionali e allinea i fornitori alla strategia aziendale. SRM riguarda la continuità operativa, la gestione del rischio e l'innovazione attraverso la collaborazione con i fornitori.

Mentre entrambi monitorano comunicazione e prestazioni, CRM è focalizzato sui clienti, e SRM è lato fornitura, per massimizzare l'intera catena di approvvigionamento. Entrambi sono importanti poiché garantiscono soddisfazione del cliente e una catena del valore resiliente.

Come gestire le relazioni con i fornitori

Gestire i fornitori è più che firmare un contratto e controlli occasionali. Si tratta di costruire una partnership basata su fiducia, comunicazione aperta e obiettivi comuni. Ecco come:

Essere trasparenti

La trasparenza è fondamentale per buone relazioni con i fornitori. Condividi le tue previsioni, i problemi e gli obiettivi a lungo termine con i tuoi fornitori. Questo comunica loro quali sono le tue priorità e possono allineare la loro strategia alla tua più facilmente. La trasparenza evita malintesi e costruisce fiducia, essenziale per la collaborazione.

Stabilire aspettative chiare e KPI

Stabilisci aspettative chiare e KPI. Che si tratti di costo, qualità, tempi di consegna o innovazione, KPI misurabili mantengono tutti concentrati sugli obiettivi. I fornitori devono sapere cosa è richiesto loro per soddisfare le tue esigenze e devi avere un sistema per misurare quanto bene queste esigenze vengono soddisfatte nel tempo.

Essere un partner

Passa dalla relazione transazionale alla partnership. Coinvolgi i fornitori fin dall'inizio facendoli partecipare a riunioni di pianificazione o sessioni di innovazione. Questo crea una mentalità di partnership, in cui entrambe le parti vincono. Inoltre, i fornitori portano input e innovazione preziosi al tavolo.

Usare i dati, non l'istinto

Invece di usare l'intuizione, usa i dati. La tecnologia SRM ti offre visibilità in tempo reale sulle prestazioni dei fornitori basata su metriche chiave come affidabilità delle consegne, risparmi sui costi e qualità del prodotto. Dati accurati significano che puoi prendere decisioni informate sulla gestione dei fornitori, individuare i problemi in anticipo e apportare modifiche in modo proattivo.

Strumenti e tecnologie SRM

La tecnologia è centrale per la moderna gestione delle relazioni con i fornitori (SRM), consentendo alle aziende di semplificare i processi, centralizzare i dati e favorire collaborazioni più forti con i fornitori. Ecco alcuni strumenti chiave da cercare:

Scorecard dei fornitori e dashboard analitiche

Le scorecard dei fornitori sono essenziali per monitorare metriche chiave come i tempi di consegna, la qualità e il costo. Forniscono un quadro chiaro delle prestazioni dei fornitori, aiutando le aziende a valutare se i fornitori stanno soddisfacendo le aspettative. I dashboard analitici completano le scorecard offrendo una visione più approfondita e basata sui dati delle tendenze e delle prestazioni dei fornitori nel tempo. Questi strumenti sono preziosi per identificare aree di miglioramento e prendere decisioni basate sui dati.

Monitoraggio automatico delle prestazioni

Automatizzare il monitoraggio delle prestazioni consente di tracciare le metriche dei fornitori in tempo reale senza intervento umano. Lo strumento garantisce che i dati siano aggiornati regolarmente e riduce il rischio di errori. Il monitoraggio automatico è particolarmente utile per le grandi organizzazioni con catene di approvvigionamento complesse in cui tutti i fornitori sono valutati su informazioni aggiornate sulle prestazioni.

Strumenti per contratti e conformità

Contratti e conformità sono parte di SRM. Il software di gestione delle relazioni con i fornitori avrà capacità di gestione dei contratti che automatizzano la creazione, la negoziazione e il monitoraggio dei contratti. Le funzionalità di conformità garantiranno che i fornitori rispettino gli standard del settore e i requisiti specifici dell'azienda, riducendo i rischi ed evitando potenziali problemi legali o operativi.

Hub condivisi per documenti e aggiornamenti

La gestione dei fornitori riguarda tutta la comunicazione. Il software SRM dispone di hub di collaborazione in cui i team di approvvigionamento e i fornitori possono condividere documenti, commenti e aggiornamenti in tempo reale. Questo hub unico è per la trasparenza e la sincronizzazione dei dettagli del progetto, dei programmi di consegna e dei termini contrattuali.

Tendenze nella gestione delle relazioni con i fornitori

Previsione dei rischi guidata dall'AI

L'intelligenza artificiale sta avendo un grande impatto sulla gestione dei fornitori. Invece di aspettare che si verifichino problemi, il software AI può analizzare una grande quantità di dati – il passato di un fornitore, le tendenze del settore o persino le notizie mondiali – e avvisarti se qualcosa sembra sospetto.

Supponiamo che un fornitore stia per fallire – l'AI può rilevarlo prima che accada e il tuo team può assicurarsi un'alternativa o rinegoziare. È come avere un sistema di allerta precoce che ti consente di evitare sorprese nella catena di approvvigionamento.

Le metriche di sostenibilità ora sono obbligatorie

Oggi non si tratta solo di velocità e costi – le aziende vogliono anche sapere quanto sono "verdi" o etici i loro fornitori. Ecco dove entra in gioco ESG (Environmental, Social, and Governance).

Sempre più aziende stanno includendo obiettivi di sostenibilità nelle loro scorecard dei fornitori. Quindi ora i fornitori non vengono misurati solo sulle prestazioni ma anche, ad esempio, sulle emissioni di carbonio, sulle buone pratiche lavorative e sulla trasparenza generale. Si tratta di rendere le catene di approvvigionamento più pulite, più eque e meglio attrezzate per affrontare i valori di oggi.

Strumenti di collaborazione in tempo reale

La collaborazione con i fornitori è ora molto più semplice grazie al software basato su cloud. Niente più email avanti e indietro e attese. Ora entrambe le parti possono utilizzare messaggistica in tempo reale, dashboard congiunti e aggiornamenti live per essere sulla stessa lunghezza d'onda. Tutto avviene più velocemente – approvazioni, risoluzione dei problemi – e costruisce relazioni più trasparenti e reattive.

Esperienze iper-personalizzate per i fornitori

Le aziende personalizzano le esperienze per i clienti, ora le stanno personalizzando anche per i fornitori. Con gli strumenti SRM le aziende possono personalizzare l'intera esperienza del fornitore – dall'onboarding alla formazione – per ogni fornitore o ruolo. Ciò significa fornire ai fornitori le informazioni e il supporto più rilevanti per loro in modo che possano fare meglio e sentirsi più partner che venditori.

Blockchain per tracciabilità e smart contract

La blockchain non è più solo per le criptovalute—è anche per la gestione della catena di approvvigionamento. Perché? Perché è un registro immutabile e sicuro di tutte le transazioni. Quindi le aziende possono tracciare da dove provengono i loro materiali, verificare se i fornitori rispettano le normative e controllare se certificazioni o affermazioni di sostenibilità sono veritiere. Si tratta di una catena di approvvigionamento più trasparente e affidabile. Gli smart contract sono un bonus—accordi auto-eseguibili che si attivano quando vengono soddisfatte determinate condizioni, quindi le aziende non devono fare controlli manuali per sempre.

Considerazioni finali

Diciamolo chiaramente—le catene di approvvigionamento sono più sotto pressione che mai. Ecco perché la gestione delle relazioni con i fornitori non è più un "nice to have". È un must. Quando dedichi tempo e strumenti per gestire correttamente le relazioni con i fornitori, ottieni più di semplici risparmi sui costi. Ottieni partnership che possono guidare l'innovazione, l'agilità e aiutarti a superare qualsiasi sfida.

Quindi, sia che tu stia iniziando a mappare la tua strategia SRM o affinando una che hai già, ecco la lezione: tratta i tuoi fornitori come partner a lungo termine, non come venditori. Le migliori strategie SRM combinano tecnologia intelligente, comunicazione aperta e obiettivi allineati. E man mano che nuove tecnologie come AI e blockchain iniziano a sconvolgere le norme, le aziende agili e veloci saranno quelle che guideranno.