Top 20 KPI di approvvigionamento: come impostarli e misurarli

Procurement ist mehr als nur Bestellungen aufgeben oder Dinge pünktlich erhalten, es ist zentral dafür, wie ein Unternehmen Kosten senkt, Beziehungen zu Lieferanten fördert und die Lieferkette geschmeidig hält. Egal ob Sie die Beschaffung in einer Fabrik mit hohen Stückzahlen managen, medizinische Geräte in einem Krankenhaus bestellen oder Lieferanten in einem expandierenden Technologieunternehmen koordinieren, eines ist überall wahr: man kann Dinge nicht verbessern, wenn man sie nicht messen kann. Und wie erfahren Sie, ob Ihr Beschaffungsprozess wirklich die gewünschte Wirkung erzielt? Hier kommen wichtige Beschaffungs-KPIs ins Spiel. Sie sind die Zahlen, die Ihnen zeigen, was auf Kurs ist, was hinterherhinkt und wo Verbesserungspotenzial besteht. Betrachten Sie KPIs als Ihr Dashboard. Sie sagen Ihnen nicht nur, wie schnell Sie vorankommen–sie informieren Sie auch, wenn Sie wenig Energie haben, vom Kurs abgekommen sind oder zu viel Zeit für das Falsche aufwenden. Wir führen Sie durch 20 der praktischsten Beschaffungs-KPIs in diesem Leitfaden. Sie erfahren, was jeder Einzelne ist, warum Sie ihn brauchen und wie Sie ihn tatsächlich messen können, ohne den Verstand zu verlieren. Was sind Beschaffungs-Kennzahlen (KPIs)? Beschaffungs-KPIs sind Zahlen oder Messungen, die Ihrer Beschaffungsabteilung helfen, zu überwachen, wie gut die Dinge vorangehen–vom Geldsparen bis hin zur pünktlichen Lieferung durch Lieferanten. Betrachten Sie Beschaffungs-KPIs als Ihre Scorecard. Sie teilen Ihnen mit, ob Ihre Beschaffungsfunktion effizient ist, wo es Engpässe geben könnte und wie nah Sie der Erreichung Ihrer Unternehmensziele sind. Einige der wichtigsten Leistungsindikatoren betreffen Geld, wie beispielsweise, wie viel Sie tatsächlich sparen (Kostenersparnis), was Sie nicht unnötig ausgeben (Beschaffungskostenvermeidung) oder wie viel Gegenwert Sie für Ihr Geld erhalten (Beschaffungs-ROI). Andere messen die Bewegung innerhalb Ihrer Beschaffungsprozesse, wie z.B. Lieferanten-Lieferzeiten, Genauigkeit von Bestellungen oder wie oft Notkäufe notwendig waren, weil etwas schiefgelaufen ist. Das Ziel? Ihrer Beschaffungsabteilung die richtigen Informationen zur Verfügung zu stellen, um klügere Entscheidungen zu treffen. Durch ständige Überwachung der Beschaffungs-KPIs können Sie erkennen, was funktioniert, korrigieren, was scheitert, und langfristig strategischer agieren. Das ist der Kern der Verbesserung der Beschaffungsleistung, der Minimierung von Lieferkettenrisiken und der Steigerung der gesamten Beschaffungs-Effizienz. Nehmen Sie die Ungewissheit aus der Beschaffungsleistung heraus. Torg hilft Unternehmen, die richtigen KPIs zu verfolgen und mit geprüften Lieferanten in Kontakt zu treten, die mit Ihren Zielen übereinstimmen. Egal, ob Sie Kosten, Lieferungen oder Compliance optimieren–treffen Sie datenbasierte Einkaufsentscheidungen, die echte Ergebnisse erzielen. Melden Sie sich heute an und verwandeln Sie Ihren Beschaffungsprozess mit Zuversicht. Die 20 wichtigsten Beschaffungs-KPIs für Ihre Überwachung: Wenn Sie möchten, dass Ihr Beschaffungsteam den Unterschied macht, müssen Sie wissen, was zu messen ist. Diese Beschaffungs-KPIs sorgen dafür, dass Ihre Entscheidungen datenbasiert sind. 1. Kostenmanagement: Das ist ein persönlicher Favorit und das aus gutem Grund. Geld sparen bedeutet, wie viel echtes Geld Sie durch klügeres Einkaufen im Unternehmen behalten. Angenommen, Ihr Unternehmen hat bisher £10 pro Verpackungseinheit bezahlt. Sie haben mit dem Lieferanten verhandelt und den Preis auf £8 gesenkt. Diese £2 pro Einheit? Das sind echte Einsparungen. So legen Sie diesen fest und messen ihn: Überprüfen Sie Ihre vorherigen Einkaufspreise und vergleichen Sie sie mit den aktuellen Preisen für dieselben Produkte oder Dienstleistungen. Sie können auch die Beschaffungskostenvermeidung einschließen, z. B. wenn Ihr Team vor Vertragsverhandlungen mit möglicherweise steigenden Preisen tätig wird. Dieser KPI hilft der Beschaffungseinheit, greifbare Ergebnisse zu zeigen und die gesamte Beschaffungsleistung zu steigern. 2. Beschaffungs-ROI: Wenn Sie Zeit, Geld und Mitarbeiter in die Beschaffung investieren, müssen Sie den Nutzen verstehen. Dieser KPI liefert genau das–welchen Wert Ihre Mitarbeiter für Ihre Investitionen liefern. So legen Sie diesen fest und messen ihn: Verwenden Sie die Formel: (Jährliche Beschaffungseinsparungen – Betriebskosten der Beschaffung) / Betriebskosten der Beschaffung. Es ist ein einfacher Maßstab für die Leistung Ihrer Beschaffungsfunktion. Ein hoher ROI zeigt, dass Ihre Beschaffungsfunktion schlank und intelligent ist. 3. Kontrollierter Einkauf: Dieser KPI gibt Auskunft darüber, wie viel Prozent Ihrer Unternehmensausgaben tatsächlich über die richtigen Beschaffungsverfahren laufen. Wenn die Hälfte Ihrer Abteilungen eigenständig einkauft, ohne die Beschaffung einzubeziehen, haben Sie ein Problem. So legen Sie diesen fest und messen ihn: Teilen Sie Ihre regulierten Beschaffungsausgaben durch die gesamten Unternehmensausgaben. Je größer dieser Wert, desto höher die Wirksamkeit der Beschaffung und desto größer ist das Potenzial für Effizienzsteigerung. Wenn dieser Wert hoch ist, haben Sie auch bessere Transparenz, optimiertes Lieferantenmanagement und mehr Kontrolle über Betriebskosten. 4. Kostenvermeidung: Im Gegensatz zur Kostenreduzierung, bei der der bereits ausgegebene Preis gesenkt wird, geht es bei der Kostenvermeidung darum, einen höheren Preis von Anfang an zu vermeiden. Angenommen, ein Lieferant wollte die Preise erhöhen, aber Sie haben vorher einen Langzeitvertrag abgeschlossen. Diese vermiedenen Kosten zählen. So legen Sie diesen fest und messen ihn: Vergleichen Sie prognostizierte Preiserhöhungen bzw. Marktpreise mit dem tatsächlich gezahlten Preis. Berücksichtigen Sie auch Aspekte wie Kaufpreisabweichungen, verbesserte Zahlungsbedingungen oder unnötige Funktionen, die die Kosten erhöht hätten. Das Verfolgen dieses KPIs zeigt die visionäre Stärke Ihrer Beschaffungsentscheidungen. Mavericks-Ausgaben: Abenteuerlich klingt es–aber in der Beschaffung ist es das nicht. Mavericks-Ausgaben umfassen Bestellungen außerhalb genehmigter Verfahren oder Lieferanten. Meistens führen sie zu erhöhten Kosten, redundanten Bestellungen und machen eine Kostenkontrolle zur Herausforderung. Der Weg zur Messung: ERP-System nutzen, um Käufe zu markieren, die nicht durch den offiziellen Beschaffungsprozess gingen. Sie ist eine Warnlampe, die zukünftige Effizienzstände deutet; normierte Routen minimieren dieses Chaos langfristig.