Che cos'è il ciclo di approvvigionamento? Fasi chiave e migliori pratiche

Sai come ogni azienda sembra funzionare come un orologio, finché qualcosa non si guasta? È proprio qui che entra in gioco il ciclo di approvvigionamento. È essenzialmente il processo che impedisce a tutto di andare in pezzi. Che si tratti di effettuare ordini per materie prime, organizzare contratti di servizi o semplicemente fare scorte di forniture per ufficio, c'è un intero processo di approvvigionamento che opera silenziosamente dietro le quinte.

La maggior parte delle persone non lo nota davvero, ma quando la strategia di approvvigionamento fallisce, è il caos. Consegne ritardate, fatture che non corrispondono e blocchi nella catena di approvvigionamento ovunque. E quindi? Perché ottenere il ciclo di approvvigionamento corretto fa risparmiare tempo, denaro e una montagna di problemi.

In questo articolo, analizzeremo l'intero processo di approvvigionamento, passo dopo passo, e parleremo di come i responsabili degli approvvigionamenti e i team della catena di approvvigionamento possano prendere decisioni migliori, gestire meglio i fornitori e costruire sistemi che funzionano davvero nelle condizioni del mondo reale, non solo sulla carta.

El ciclo de adquisiciones es todo el proceso que atraviesa una empresa para adquirir los bienes y servicios que necesita. Desde identificar la necesidad hasta recibir la factura y revisar qué tan bien actuó el proveedor. Es uno de los elementos clave de tu proceso de adquisiciones. Cada paso conecta un eslabón, y si uno falla, todo el conjunto se tambalea.

El ciclo de adquisiciones, o ciclo de vida de adquisiciones para algunos, no se trata realmente solo de comprar cosas. Se trata de supervisar todos los aspectos del proceso desde sourcing estratégico hasta la gestión de relaciones con proveedores, negociación de contratos, incluso el procesamiento de facturas. Cada paso tiene su propia función, y prescindir de uno altera el equilibrio.

Cuando se hace correctamente, un ciclo de adquisiciones bien administrado sincroniza todo. Simplifica los procedimientos de adquisiciones, mantiene los riesgos bajo control y es rentable. Los gerentes de adquisiciones usualmente deben equilibrar estas prioridades mientras cumplen con las normativas internas de adquisiciones, así como con las regulaciones externas.

Es fácil pasar por alto el importante papel que desempeña esto en la gestión de la cadena de suministro, pero la realidad es que sin un ciclo de adquisiciones eficiente, las operaciones internas comienzan a crujir bajo la presión. Por eso es extremadamente (¡extremadamente!) importante tener un proceso de adquisiciones optimizado.

El ciclo de adquisiciones, en resumen, es una serie de pasos conectados que mantienen en movimiento el proceso de compra. Cada uno importa. Si se omiten algunas etapas de adquisición, se sentirá en algún momento, ya sea en costos, retrasos o confusión con los proveedores. Básicamente, comprender estas etapas ayuda a cualquier organización a mantenerse en control, mantener la transparencia y lograr una optimización de adquisiciones que realmente funcione en el mundo real.

1. Identificar Necesidades o Requisitos

El ciclo de adquisiciones comienza aquí. Se inicia cuando un equipo identifica una necesidad, ya sea materias primas, suministros de oficina o la adquisición de servicios subcontratados. Parece sencillo, pero esta acción establece el tono de todo el ciclo de compras.

Luego, planificación de adquisiciones. Los equipos determinan exactamente qué necesitan, cuánto y cuándo. Establecen las especificaciones de los bienes o servicios, porque cuanto más claro seas aquí, menos problemas tendrás que resolver más adelante. Ya conoces el dicho, "mide dos veces, corta una vez".

En esta fase, los gerentes de adquisiciones suelen hacer investigaciones de mercado para conocer la disponibilidad y las tendencias de precios. Esto les ayuda a anticipar posibles interrupciones en la cadena de suministro antes de que tengan una verdadera causa de preocupación. De alguna manera, esta sección parece menos emocionante, pero aparentemente, aquí es donde se inicia una estrategia sólida de adquisiciones.

2. Crear una Solicitud de Compra

Después de identificar la necesidad, alguien redacta una solicitud de compra. Es esencialmente un documento interno que dice: "oye, necesitamos esto". Especifica lo que se necesita, un costo estimado y por qué se requiere.

Este informe pasa por un proceso interno de aprobación. El departamento de finanzas o el jefe de departamento generalmente revisa si la solicitud está en línea con la política de adquisiciones y los presupuestos disponibles. Así es como la organización mantiene el control y asegura el cumplimiento.

Un flujo de trabajo sólido para la aprobación de adquisiciones evita retrasos innecesarios, idas y venidas o confusiones. Una vez aprobado, la solicitud de compra se convierte en la base para la siguiente fase, que es la obtención y adquisición. Te sorprendería cuántas actividades de adquisiciones dependen de hacer bien este único paso.

3. Identificación y Selección de Proveedores

Ahora se pone interesante. El proceso de selección de proveedores es donde el gerente de adquisiciones comienza a comparar posibles proveedores. Se trata de costo, confiabilidad, salud financiera y rendimiento pasado.

No se trata de elegir al más barato. Es más acerca de encontrar proveedores confiables que realmente puedan ofrecer lo que dijeron que pueden. La gestión de proveedores y la evaluación de proveedores son críticas en esto. Las relaciones sólidas con los proveedores previenen muchos problemas más adelante.

Para adquisiciones directas, como materias primas para producir algo, la calidad y el tiempo de entrega son de suma importancia. Para adquisiciones indirectas, como papelería o servicios de consultoría, la flexibilidad en costos puede ser importante en ciertos momentos. En cualquier caso, el objetivo es establecer confianza a largo plazo.

La mayoría de los equipos aplican un proceso de licitación competitiva aquí para mantener la equidad y la transparencia. Las compras estratégicas ayudan a las organizaciones a establecer asociaciones que resultan en ahorros significativos y relaciones más resilientes con los proveedores.

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4. Negociación y Contratación

Una vez que se selecciona al proveedor, empieza el negocio serio. Negociación. Es ese momento en el que las cosas se complican pero también se vuelven emocionantes. Esta fase del ciclo de adquisición establece las bases para todo lo que sigue, como los términos de pago, el cronograma de entrega, el alcance del servicio y, por supuesto, todos esos términos de contrato que mantienen a ambas partes alineadas.

Una negociación efectiva con proveedores no solo trata de reducir costos. Se trata de equilibrio. Los gerentes de adquisiciones senior o el director de adquisiciones suelen liderar este proceso de negociación, asegurándose de que lo que se acuerda sea realmente alcanzable y siga las políticas de la empresa. Ya sea sobre precio o flexibilidad. Se esperan unas cuantas rondas de toma y daca.

Una vez que ambos estrechan manos, literal o figurativamente, el acuerdo entra en la administración de contratos. Cada cláusula cuenta aquí. El desempeño del contrato es seguido por los equipos, y se respetan los plazos de entrega, garantías y penalizaciones. Los contratos bien gestionados minimizan los conflictos y fomentan la confianza, que es sobre lo que se basa cada estrategia de adquisición.

5. Emisión de la Orden de Compra

Una vez cerrado el trato, el siguiente paso es emitir una orden de compra (PO). Básicamente, es un visto bueno oficial para el proveedor. Establece qué se está comprando, cuánto y a qué costo. El proceso de orden de compra mantiene a todos alineados, particularmente al equipo de adquisiciones, al proveedor y al departamento de cuentas por pagar.

Un proceso automatizado de PO ayuda enormemente aquí. Es más rápido, ordenado y proporciona un registro para propósitos de auditoría en el futuro. En casos donde las empresas manejan numerosos bienes o servicios, este paso evita el caos. También garantiza que los gastos sean manejables y que cada PO corresponda a solicitudes aprobadas de niveles anteriores del ciclo de adquisición.

6. Entrega e Inspección

La entrega sigue, que es la sección que tiende a determinar cuán fluido es todo el proceso de adquisición. El proveedor entrega o envía los bienes y servicios, y el equipo inspecciona. Esto no es una mera comprobación. Es garantizar calidad, cantidad y conformidad con la orden de compra.

Si se trata de materias primas, a veces se prueban muestras antes de aceptar todo el lote. Para acuerdos basados en servicios, el equipo de adquisiciones o el grupo de gestión de proveedores revisa informes de desempeño y retroalimentaciones. Si algo está mal, como artículos faltantes, daños o mal servicio, se señala de inmediato.

La comunicación rápida en este punto cuenta. Un reporte o reemplazo tardío de bienes defectuosos puede desencadenar efectos en cascada en la cadena de suministro, afectando la producción y la eficiencia operativa. Un procesamiento eficiente en este punto demuestra la importancia de una gestión efectiva de relaciones con proveedores y un sólido proceso de evaluación de proveedores.

7. Procesamiento de Facturas y Pago

Después de que todas las verificaciones se completan, llega el momento del pago. El último tramo. El proveedor envía una factura, y el procesamiento de esta es el siguiente paso. El departamento de cuentas por pagar o finanzas verifica todos los detalles contra la PO y la nota de entrega. A nadie le gustan los números que no coinciden.

Tras la aprobación, se realiza el pago según los términos acordados, a veces neto 30, a veces más. Liquidar puntualmente no solo es ser cortés; se trata de gestionar relaciones con proveedores y la confiabilidad del proveedor. Un pago retrasado puede no parecer enorme, pero puede erosionar la confianza y retrasar futuras transacciones.

Ahora el ciclo de adquisiciones consiste en un pensamiento final que es examinar el desempeño del proveedor y los resultados del contrato. ¿El proveedor cumplió con lo esperado? ¿Fueron efectivos los métodos de adquisición? Estas serán las ideas clave para el próximo ciclo.

Mesmo as organizações mais bem administradas têm obstáculos no ciclo de processo de compras. Alguns são causados por sistemas obsoletos, outros devido a tendências humanas ou falhas de fornecedores. Seja qual for a origem, esses obstáculos tendem a prejudicar o processo geral de compras e mantêm os gerentes de compras acordados à noite.

Falta de Visibilidade e Processos Manuais

Muitas equipes ainda usam planilhas e e-mails para processar compras. Embora isso seja perfeitamente aceitável em alguns processos, sistemas manuais geram caos na forma de entradas perdidas, documentos extraviados e solicitações de aprovação que ficam nas caixas de entrada por dias. Sem automação de compras, há visibilidade limitada.

Você não consegue acompanhar onde uma compra está ou quem a aprovou. E durante auditorias, vira um caos rapidamente. Documentos de compras são difíceis de rastrear e os erros se acumulam. É por isso que muitas empresas estão gradualmente migrando para software de compras digital que conecta tudo (desde requisições até gestão de contratos) em uma perspectiva organizada.

Desempenho Inconsistente de Fornecedores

Na realidade, nenhum fornecedor é ideal. Alguns entregam antecipadamente, outros nunca retornam chamadas. O tempo de envio ou a qualidade do material tornam-se um componente crítico do processo de compras de uma organização. Materiais de baixa qualidade ou entregas atrasadas podem causar problemas na cadeia de suprimentos, obrigando as equipes a fazer alterações de última hora ou pagar por substituições imediatas.

Sem uma avaliação adequada de fornecedores e monitoramento de desempenho desses fornecedores, esses problemas se acumulam. As empresas precisam de sistemas sólidos para revisar o desempenho dos fornecedores de tempos em tempos, e não apenas quando algo dá errado. Isso é o que mantém o ciclo de compras estável e previsível.

Gestão Deficiente de Contratos

Este é surpreendentemente comum. Depois que o contrato é assinado, muitas equipes passam para a próxima compra e esquecem de acompanhar os detalhes. Mas gerenciar contratos é onde o dinheiro é economizado ou desperdiçado. Datas de renovação perdidas, termos de contrato desatualizados ou cláusulas esquecidas podem drenar os orçamentos silenciosamente.

Um bom processo de gestão de contratos tem tudo sob controle, ou seja, termos, marcos e compromissos estão todos à vista. Trata-se de manter a conformidade e identificar oportunidades de custo-benefício ou grandes economias antes que elas se percam.

Disrupções na Cadeia de Suprimentos

Há momentos em que tudo parece bem até que um fornecedor no outro lado do mundo fecha as portas. Disrupções na cadeia de suprimentos como essa são desagradáveis. Podem surgir de desastres naturais, instabilidade política ou até atrasos no transporte.

Uma boa função de compras se prepara para essas surpresas inesperadas. Ter um conjunto confiável de fornecedores em diferentes locais e opções alternativas disponíveis reduz os riscos. Não se trata de antecipar desastres, mas sim de estar preparado quando eles ocorrerem.

Comunicação Fragmentada Entre Equipes

Isso acontece com mais frequência do que se admite. O departamento de compras foca em algo, a equipe financeira realiza os pagamentos e as operações de compras só querem que seus produtos ou serviços cheguem a tempo. Sem coordenação, as coisas se perdem.

A falta de comunicação causa pedidos duplicados, aprovações internas lentas ou faturas incompatíveis. Trabalho em equipe é necessário para um fluxo suave no processo de compras. Quando todos, desde a equipe de contas a pagar até o diretor de compras, fornecem atualizações livremente, todo o ciclo de compras ocorre de maneira eficiente e rápida.

¿Qué hace que una configuración de compras funcione realmente hoy en día? No se trata solo de comprar inteligentemente, sino de construir algo que dure. Desglosemos algunas de las mejores prácticas de compras que pueden ayudar a su equipo a diseñar un proceso que alcance objetivos rápidos mientras mantiene el enfoque a largo plazo.

Desarrollar una Política de Compras Fuerte

Una buena política de compras es similar a una brújula. Apunta a todos en la misma dirección. Debería describir de manera definitiva cada fase del ciclo de compras, desde la solicitud inicial hasta la compra, la gestión de contratos y el pago.

Esta política no es solo un manual de instrucciones, sino una salvaguarda. Define límites de gasto, el proceso de aprobación de compras y quién puede aprobar en cada nivel. También establece estándares de comportamiento ético y para el comportamiento del proveedor.

Sin una política clara, los equipos generalmente comienzan a improvisar sobre la marcha. Ahí es cuando surge la confusión. Las auditorías se vuelven desordenadas y el cumplimiento empieza a fallar. Pero una política sólida hace lo contrario. Mantiene a todos alineados, fortalece la responsabilidad y hace que todo el proceso de compras sea más fluido y consistente.

Adopte Herramientas Digitales de Compras

Puedes contratar a las mejores personas del sector, pero si están hundidas en papeleo, el sistema eventualmente se romperá. Así es como va. Las modernas herramientas digitales de compras se encargan de las tareas aburridas y repetitivas, dejando a los humanos libres para centrarse en la estrategia, que es la parte que realmente impulsa el negocio hacia adelante.

Las plataformas de automatización pueden hacerse cargo de todo: solicitudes de compra, aprobaciones, facturas, incluso informes. El beneficio es bastante claro: menos errores, aprobaciones más rápidas y una visión más clara de hacia dónde realmente va su dinero.

La mayoría de las empresas ahora combinan estas herramientas con un módulo de compras ERP, que integra la compra, las finanzas y la gestión de inventarios. Es esencialmente cómo los grupos hacen que el proceso de compras sea eficiente y opere sin intervención humana constante.

Énfasis en el Abastecimiento Estratégico

El abastecimiento estratégico tiene como objetivo conocer su mercado, su cadena de suministro y qué tipo de asociaciones realmente impulsarán su negocio hacia adelante.

Los equipos de compras que sobresalen en esta metodología tienden a comparar costos totales, en lugar de precios. Observan la logística, la calidad e incluso la innovación desde el lado del proveedor. Al hacerlo, crean relaciones con proveedores más resilientes, de mayor duración y mejor desempeño.

El abastecimiento estratégico también contribuye a un gran ahorro de costos a largo plazo porque minimiza el retrabajo y maximiza la eficiencia y la consistencia de la calidad. A través de la selección de proveedores, la investigación de mercado y la comunicación continua, su equipo de abastecimiento puede encontrar proveedores confiables y modificar contratos a medida que cambian las circunstancias empresariales.

Mejorar la Gestión de Relaciones con Proveedores

Ninguna historia de éxito en compras es posible sin una gestión efectiva de proveedores. Las prácticas efectivas de gestión de relaciones con proveedores (SRM, por sus siglas en inglés) transforman simples transacciones en relaciones que aportan valor más allá del contrato.

Comience estableciendo expectativas claras y manteniendo abierta la comunicación. Realice un seguimiento del desempeño de los proveedores y manténgase conectado a través de chequeos regulares, comentarios y objetivos compartidos de compras. Estos pequeños pasos en las compras ayudan a prevenir retrasos y mantienen a todos alineados.

Cuando los proveedores se sienten confiados, se esfuerzan más. Sus pedidos se manejan más rápido, las respuestas son más rápidas y los términos mejoran. Y cuando surgen problemas—un retraso, una escasez o una interrupción repentina—las relaciones sólidas los hacen más fáciles de solucionar.

Implemente un Proceso de Auditoría de Compras

Una auditoría de compras puede parecer aburrida, pero es una de las herramientas más efectivas para la mejora continua. Permite dar un paso atrás y comprobar si cada fase de las compras se está ejecutando correctamente.

Al realizar estas auditorías, los equipos revisan documentos, acuerdos contractuales y registros de transacciones para detectar brechas o desviaciones de cumplimiento. Ocasionalmente se encontrarán contratos antiguos o procedimientos manuales que introducen retrasos innecesarios.

Al abordar esto, las organizaciones generalmente encuentran dónde pueden reducir costos o hacer el proceso de compras más eficiente. Además, mantener registros claros es útil para futuras auditorías, haciendo transparente y responsable cada compra.

Si consideras mejorar el rendimiento de las adquisiciones, los números transmiten la mitad del mensaje; la otra mitad proviene de comprenderlos. Tales métricas te permiten ver qué está en marcha, qué está atrasado y qué simplemente está desperdiciando tiempo. Aquí tienes un examen más detallado:

• Eficiencia en adquisiciones – Esto es básicamente una medida de qué tan rápido se realiza desde que se solicita una orden de compra hasta que se completa la orden de compra. Si está tardando mucho, definitivamente hay un cuello de botella en algún lugar. Un tiempo de respuesta más rápido es un signo de que tu equipo de adquisiciones está funcionando bien y de que los proveedores están siendo receptivos.
• Confiabilidad de los proveedores – Todo se trata de confianza. ¿Están tus proveedores entregando a tiempo y cumpliendo con los estándares de calidad? No puedes controlar eficazmente el rendimiento de las adquisiciones sin garantizar esto. Las entregas tardías o irregulares pueden arruinar los cronogramas de producción, por lo que monitorear la confiabilidad es imprescindible.
• Ahorro de costos – Simple y claro. Es lo que podrías haber gastado versus lo que gastaste después de la negociación, la obtención estratégica o la mejora de procesos. Por ejemplo, ¿tus métodos de adquisición realmente están ahorrando dinero o simplemente están trasladando los costos a otro lado?
• Tiempo de ciclo de adquisiciones – Cuanto más rápido, mejor. Es un indicador de cuánto tiempo, en promedio, toma cada paso del proceso de adquisición, desde la solicitud hasta el pago. Los ciclos más largos podrían indicar demasiadas tareas manuales, aprobaciones confusas o simplemente una mala comunicación entre departamentos.
• Cumplimiento de contratos – Esto rastrea cuántas compras siguen los contratos aprobados. Cuando los empleados se "salen del contrato", a menudo lleva a precios más altos o problemas de cumplimiento. Mantener este indicador alto significa que tus políticas de adquisición son respetadas y que no estás dejando dinero sobre la mesa.
• Precisión de las facturas – ¿Alguna vez has tenido facturas, órdenes de compra y entregas que no coinciden? Una pesadilla. Menos discrepancias significan que tu proceso de adquisiciones es ordenado y que los datos financieros son confiables. Las facturas precisas también permiten una mejor planificación del flujo de caja y relaciones con los proveedores.

Monitorear estas métricas de manera regular ayuda a los líderes de adquisiciones a identificar puntos ciegos, eliminar retrasos y tener más control sobre los gastos. No se trata solo de reducir costos. Se trata de construir un sistema de adquisiciones que sea ágil, transparente y lo suficientemente fuerte para enfrentar el próximo choque en la cadena de suministro.