Che cos'è l'efficienza degli approvvigionamenti? 8 modi migliori per migliorarla

Supongamos que hay un minorista enfrentando el agotamiento de inventario antes de la temporada festiva o un productor esperando materias primas que nunca se materializan. Eso es lo que ocurre cuando las operaciones de adquisición fallan. Cada orden de compra, contrato o proveedor determina directamente qué tan bien funcionan las operaciones.

Para los equipos de adquisición, la productividad es el equilibrio entre retrasos y el éxito empresarial. Se trata de ahorros significativos en costos, rendimiento de los proveedores y resiliencia de la cadena de suministro cuando las cosas van mal. Una adquisición efectiva libera a los equipos de trabajo manual para que puedan centrarse en la estrategia, la innovación y las relaciones con los proveedores.

Este artículo explorará qué significa la eficiencia en la adquisición, por qué importa y 8 formas en que los equipos de adquisición pueden mejorarla. En el camino, abordaremos desafíos, métricas y tendencias que están dando forma al futuro de la estrategia de adquisición.

La eficiencia en la adquisición se refiere a qué tan eficazmente una organización gestiona el proceso de abastecimiento, compra y adquisición de bienes y servicios al mejor valor posible. Mide la capacidad de reducir costos, minimizar desperdicios, acelerar los ciclos de adquisición y garantizar calidad y cumplimiento mientras mantiene relaciones sólidas con los proveedores.

Pongámoslo de esta manera: una empresa puede tener proveedores sólidos y buenos productos, pero a menos que la actividad de adquisición esté obstaculizada por procesos ineficientes como trámites masivos, pagos de facturas retrasados o una administración de contratos ineficaz, no tardarán en aparecer retrasos, gastos y equipos irritados. Por el contrario, las operaciones de adquisición efectivas generan reducciones significativas de costos y permiten que los profesionales de adquisiciones trabajen en estrategias en lugar de apagar incendios.

En su esencia, la eficiencia en la adquisición trata sobre equilibrio. Garantiza que se adquieran los bienes y servicios correctos al precio correcto, en la cantidad correcta y en el momento correcto. Las organizaciones de adquisición que mejoran la eficiencia en la adquisición optimizan las relaciones con los proveedores, reducen costos y crean resiliencia en la cadena de suministro. En el complejo mercado global de hoy, eso no solo es algo deseable, es algo imprescindible para la continuidad del negocio, la mitigación de riesgos y la satisfacción del cliente.

Un processo di approvvigionamento efficiente aiuta le aziende a ottenere il massimo valore dai fornitori riducendo al minimo ritardi, rischi e spese inutili. Ecco perché l'efficienza nell'approvvigionamento è importante:

1. Risparmio sui costi e controllo del budget – Un approvvigionamento snello riduce gli sprechi, previene acquisti duplicati e garantisce che beni e servizi vengano acquisiti a prezzi competitivi.
2. Operazioni più rapide – Sistemi efficienti accorciano i cicli di approvvigionamento, garantendo che i team ricevano materiali e servizi in tempo, mantenendo progetti e produzione nei tempi previsti.
3. Relazioni più solide con i fornitori – Un approvvigionamento trasparente e coerente costruisce fiducia con i fornitori, portando a offerte migliori, consegne affidabili e collaborazioni a lungo termine.
4. Conformità e gestione del rischio – Seguire pratiche di approvvigionamento standardizzate garantisce conformità normativa e riduce rischi come frodi, ritardi o interruzioni della catena di approvvigionamento.
5. Crescita strategica del business – Ottimizzando l'approvvigionamento, le organizzazioni liberano risorse da investire in innovazione, sostenibilità ed espansione.

L'efficienza nell'approvvigionamento non è solo uno strumento per risparmiare: è un vantaggio strategico. Le aziende che danno priorità a un approvvigionamento efficiente acquistano resilienza, agilità e la capacità di offrire maggiore valore ai clienti.

Un proceso de adquisición eficiente no sucede de la noche a la mañana. Se construye mediante estrategia, herramientas inteligentes y ejecución constante. A continuación, se presentan los componentes que ayudan a los equipos de adquisiciones a mejorar los procesos y obtener resultados.

Abastecimiento Estratégico

El abastecimiento estratégico es más que simplemente el costo más bajo. Los equipos de adquisiciones consideran proveedores alternativos, negocian mejores contratos y logran ahorros sustanciales a largo plazo. Al vincular el abastecimiento a una estrategia de adquisiciones, las empresas obtienen eficiencia en costos, mitigación de riesgos y estabilidad en la cadena de suministro que permite la continuidad del negocio.

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Gestión de relaciones con proveedores

Las relaciones sólidas con los proveedores conducen a operaciones más eficientes y menos sorpresas. La gestión de relaciones con proveedores (SRM) permite a los profesionales de compras hacer que la comunicación sea más efectiva, desarrollar confianza y mantener el desempeño de los proveedores consistente. Las relaciones fuertes con los proveedores normalmente permiten a las empresas obtener precios favorables, términos indulgentes y una mayor confiabilidad de los proveedores, lo que mejora directamente la eficiencia de las compras y aumenta la satisfacción del cliente.

Gestión de contratos

Sin contratos sólidos con los proveedores, los equipos de compras pueden enfrentar sobrecostos y desafíos de cumplimiento. La gestión eficiente de contratos mantiene las obligaciones transparentes, minimiza disputas y las actividades de compras permanecen claras. Esta eficiencia en el proceso también ayuda a hacer cumplir el cumplimiento del contrato, mitigar riesgos y garantizar que la gestión de proveedores se ajuste a la política de compras y los programas de reducción de costos de la empresa.

Análisis de gastos

El análisis de gastos es útil para proporcionar información desglosando los datos de compras en conclusiones accionables. A través del análisis de los procesos disponibles, los profesionales de compras pueden monitorear el desempeño de los proveedores, detectar oportunidades de ahorro de costos y crear procedimientos de compras más inteligentes. El proceso mejora la eficiencia de las compras, automatiza procedimientos y permite que las divisiones de compras se concentren en operaciones eficientes en lugar de reaccionar ante excesos presupuestarios.

Control de inventarios y pronósticos

La efectividad de las compras y la gestión de inventarios son dos caras de la misma moneda. Los inventarios cuestan demasiado cuando hay un suministro excesivo, mientras que menos inventario causa interrupciones en la cadena de suministro. Los equipos de compras utilizan herramientas de pronóstico y control mejorado de inventarios para sincronizar órdenes de compra y la demanda. Encontrar este equilibrio ahorra costos, mantiene la estabilidad de la cadena de suministro y mantiene los procesos de compras eficientes y rentables.

Flujos de trabajo de aprobación

Los procesos de aprobación lentos son la razón más común de compras ineficientes. Agilizar los procesos de aprobación significa que las órdenes de compra pueden fluir rápidamente desde la solicitud hasta la aprobación sin desperdicios. Con software de compras integrado, los equipos de compras pueden mejorar procesos, desempeño y dar a las empresas la agilidad para responder a las tendencias del mercado.

Incluso el personal de adquisiciones más experimentado enfrenta obstáculos. Conocer estos problemas es el primer paso para crear procesos de adquisiciones más eficientes.

Procesos Manuales y Basados en Papel

La dependencia de la documentación, el correo electrónico y las hojas de cálculo dificulta los procesos de adquisiciones y genera oportunidades para errores. Procesos de adquisiciones ineficientes como estos desperdician tiempo y reducen la eficiencia. Los equipos de adquisiciones pierden oportunidades de ahorro de costos y experimentan retrasos en las aprobaciones, problemas que pueden superarse con sistemas de adquisiciones electrónicos diseñados para automatizar procesos.

Falta de Visibilidad de Datos

Los profesionales de adquisiciones necesitan datos para monitorear el rendimiento de los proveedores y la efectividad de las adquisiciones. Sin sistemas digitales de adquisiciones, los equipos no tienen transparencia y no pueden identificar oportunidades de ahorro de costos. Con datos mínimos, los departamentos de adquisiciones no pueden realizar planificación estratégica, análisis de tendencias del mercado ni gestión de riesgos, que son esenciales para las adquisiciones y la adquisición sostenible.

Rendimiento Deficiente de los Proveedores

Los proveedores poco confiables pueden afectar la cadena de suministro. Entregas tardías, mala calidad o promesas incumplidas impactan las adquisiciones y la satisfacción del cliente. Sin una buena gestión de proveedores, los equipos de adquisiciones siempre están en riesgo. Las buenas relaciones con los proveedores y su confiabilidad son clave para el éxito de las adquisiciones, permitiendo a las empresas resistir interrupciones en la cadena de suministro que dañan la confianza del cliente.

Excesos de Presupuesto

Los excesos de presupuesto son un dolor de cabeza recurrente para las funciones de adquisiciones. Generalmente tienen su origen en gastos imprevistos, contratos deficientes con proveedores o un control de costos inadecuado. Cuando los procesos de adquisiciones son desestructurados, pequeños descuidos se acumulan rápidamente. Implementar gestión de contratos, negociar contratos con prudencia y monitorear el rendimiento de adquisiciones son esenciales para lograr la efectividad de costos y eliminar gastos no deseados.

Problemas de Cumplimiento y Regulaciones

Los equipos de adquisiciones deben equilibrar las regulaciones locales y globales. Ignorarlas puede significar multas, pérdida de reputación y procesos de adquisiciones paralizados. Los procesos de adquisiciones sostenibles necesitan una gobernanza robusta, cumplimiento de contratos y monitoreo continuo. Las empresas pueden equilibrar el cumplimiento con la eficiencia de adquisiciones y el ahorro de costos simplificando procesos e integrando gestión de riesgos en los sistemas de adquisiciones.

La eficiencia de adquisiciones se construye paso a paso con enfoques más inteligentes, herramientas mejoradas y relaciones sólidas con los proveedores. A continuación, se presentan 8 maneras en las que los equipos de adquisiciones pueden construir operaciones exitosas que generen resultados reales.

1. Automatizar los procesos de adquisiciones

Las tareas manuales como órdenes de compra o facturas consumen tiempo. Un sistema de adquisiciones electrónicas automatiza estas tareas, reduce errores y acelera las adquisiciones. La automatización también libera a los especialistas de adquisiciones de tareas rutinarias para que puedan centrarse en la planificación estratégica, programas de ahorro de costos y gestión de proveedores, lo que contribuye a mejores procesos de adquisiciones y comerciales.

2. Centralizar las adquisiciones

Cuando la información de adquisiciones y los contratos con proveedores están dispersos, la visibilidad es deficiente. Consolidar las adquisiciones en un solo sistema une todo y controla el costo y la estrategia de adquisiciones. Con visibilidad, los equipos de adquisiciones pueden identificar quién proporciona el mejor valor, reducir costos y tomar decisiones informadas y basadas en datos, manteniendo las adquisiciones ágiles y coherentes entre departamentos.

3. Estandarizar los procedimientos de adquisiciones

Los diferentes equipos que emplean procesos variados tienden a causar confusión e ineficiencia. La estandarización de los procedimientos de adquisiciones asegura uniformidad en todos los departamentos de adquisiciones. Desde los procesos de aprobación hasta la gestión de contratos, los estándares precisos reducen riesgos, minimizan retrasos e incrementan la eficiencia de los procesos. La estandarización también aporta transparencia a los sistemas de adquisiciones, lo que refuerza la gestión de proveedores y permite el éxito a largo plazo en las adquisiciones.

4. Mejorar la gestión de proveedores

Las relaciones efectivas con los proveedores son necesarias para que las adquisiciones sean eficientes. Al monitorear el desempeño de los proveedores, negociar contratos con cautela y contar con proveedores confiables, las empresas desarrollan estabilidad en la cadena de suministro. La gestión de proveedores no se trata solo de reducir costos: se trata de fomentar relaciones sólidas con los proveedores que mejoren las operaciones de adquisiciones, la satisfacción del cliente y la eficiencia de las adquisiciones incluso frente a interrupciones en la cadena de suministro.

5. Utilizar análisis de gastos

El análisis de gastos ofrece a los profesionales de adquisiciones información útil y oportuna sobre los datos de adquisiciones. Al examinar los procesos existentes, las empresas pueden identificar oportunidades de ahorro de costos, comparar el desempeño de los proveedores y simplificar las operaciones. Con transparencia, los departamentos de adquisiciones pueden crear iniciativas de ahorro de costos y alinear la estrategia de adquisiciones con las tendencias del mercado, lo que conduce a ahorros significativos y un mejor desempeño en toda la organización.

6. Implementar compras Justo a Tiempo (JIT)

Tener inventario innecesario inmoviliza fondos y desperdicia recursos. Las compras JIT ahorran costos al recibir bienes y servicios cuando son necesarios. La eficiencia de las adquisiciones aumenta al mantener niveles mínimos de inventario, mejora la estabilidad en la cadena de suministro y aumenta la satisfacción del cliente. Las compras JIT también promueven adquisiciones ecológicas al eliminar la sobreproducción y sincronizar las actividades de adquisiciones con la demanda.

7. Optimizar los flujos de trabajo de aprobación

Los procesos de aprobación lentos afectan el desempeño de las adquisiciones e irritan a los equipos. Las soluciones de adquisiciones digitales optimizan los procesos, minimizando las aprobaciones y los cuellos de botella. Las aprobaciones más rápidas se traducen en operaciones de adquisiciones ágiles, se incrementan los ahorros de costos y los equipos de adquisiciones destinan más tiempo a la fuente estratégica, la gestión de contratos y la gestión de riesgos, en lugar de perseguir firmas.

8. Hacer cumplir el cumplimiento de contratos

El éxito en las adquisiciones depende de una sólida gestión de contratos. Cuando las organizaciones de adquisiciones hacen cumplir los contratos con proveedores, evitan rebasar presupuestos, mejoran la confiabilidad de los proveedores y minimizan riesgos. La supervisión del cumplimiento mantiene alta la eficiencia de las adquisiciones y mejora la gestión de proveedores. Las organizaciones que priorizan el cumplimiento de contratos establecen proveedores confiables, ahorran costos y preservan procesos de adquisiciones productivos para un crecimiento sostenible.

La eficiencia en adquisiciones no se trata solo de "hacer las cosas más rápido." Se trata de demostrar que las actividades de adquisiciones generan valor. Y la única forma de demostrarlo es mediante la medición. Los equipos de adquisiciones que monitorean indicadores clave de desempeño claros obtienen información útil, identifican ineficiencias temprano y mejoran la eficiencia en adquisiciones a largo plazo.

Algunos de los indicadores más importantes de adquisiciones son:

• Ahorro de costos – Monitorear los ahorros de costos a partir de fuentes estratégicas, compras al por mayor y programas de ahorro de costos indica si los equipos de adquisiciones realmente están minimizando costos y mejorando la efectividad de costos.
• Desempeño de proveedores – Monitorear la puntualidad en las entregas, la calidad del producto y la capacidad de respuesta permite a los profesionales de adquisiciones determinar proveedores confiables y mejorar la gestión de proveedores. El bajo desempeño de los proveedores indica amenazas que afectan la estabilidad de la cadena de suministro.
• Tiempo de ciclos – Rastrear cuánto tiempo lleva procesar órdenes de compra o procesar facturas indica la eficiencia operativa. Mientras más pequeños sean los tiempos de ciclo, más eficientes son las funciones de adquisiciones que contribuyen a la satisfacción del cliente.
• Cumplimiento de contratos – Monitorear los niveles de cumplimiento con los contratos de proveedores indica la salud de la gobernanza y la gestión de riesgos. La aplicación de contratos también evita excesos de costos.
• Gasto bajo gestión – Esta medida indica qué porcentaje del gasto de la empresa está siendo activamente gestionado a través de sistemas de adquisiciones. Porcentajes más altos indican operaciones de adquisiciones efectivas, mayor visibilidad y una mejor gestión de costos.

Cuando monitoreas regularmente estos indicadores clave de adquisiciones, recibes más que números, recibes información. Y esas ideas te permiten afinar la estrategia de adquisiciones, simplificar las operaciones comerciales y alcanzar el éxito en adquisiciones en una economía global complicada.

El comercio minorista está entre los sectores donde la eficiencia en la adquisición marca la diferencia entre el éxito y el fracaso. Cada artículo en un estante—ya sean frutas frescas en una tienda de comestibles o el nuevo smartphone en una tienda de electrónica—está sostenido por procesos de adquisición eficientes. Sin procesos eficientes, proveedores confiables y relaciones sólidas con los proveedores, los minoristas enfrentan el triste destino de desabastecimientos, clientes insatisfechos y pérdida de ingresos.

• Consideremos a Walmart como un ejemplo. El enfoque de adquisición de la empresa se centra en la compra a granel y los sistemas electrónicos de adquisición para mejorar la eficiencia del proceso. A través de la centralización de los procesos de adquisición y el uso de tecnología, Walmart obtiene considerables ahorros mientras asegura la estabilidad de la cadena de suministro en miles de ubicaciones.
• Zara es otro caso que depende de metodologías de adquisición justo a tiempo (JIT) para sincronizar la gestión de inventarios con las tendencias de moda rápidamente cambiantes. Este plan de compras permite a Zara minimizar costos, evitar excesos y aumentar la satisfacción del cliente al tener los productos correctos en stock en todo momento.

En la cadena de suministro minorista, los equipos de adquisición usan datos para monitorear el desempeño de los proveedores, reducir costos y mejorar los procesos. Proveedores confiables y una fuente inteligente ayudan a prevenir interrupciones. Más allá de ahorrar dinero, una adquisición eficiente asegura la continuidad del negocio, genera lealtad del cliente y respalda el crecimiento a largo plazo.

La adquisición ya no se trata solo de la adquisición de bajo costo. Se trata del crecimiento empresarial, la satisfacción del cliente y la resiliencia. A medida que el mercado global se vuelve más complejo, los equipos de adquisiciones están redefiniendo su estrategia de adquisiciones para sopesar los ahorros frente a la estabilidad a largo plazo. Aquí están algunas de las tendencias que están dando forma al futuro de las adquisiciones:

Adquisiciones digitales y automatización

Los procesos de adquisiciones están cambiando hacia plataformas impulsadas por inteligencia artificial que minimizan la monotonía de tareas como procesar facturas y órdenes de compra. Imagine un sistema que destaque oportunidades de ahorro de costos antes de que un humano siquiera las perciba. Con el uso de tecnología, las divisiones de adquisiciones pueden automatizar procesos, mejorar la efectividad de las adquisiciones y hacer que la planificación estratégica sea más rápida y precisa.

Prácticas de adquisiciones sostenibles

La responsabilidad social corporativa ya no es solo algo agradable de tener. Las empresas están centrando esfuerzos en la sostenibilidad, adquiriendo productos de proveedores con altos estándares sociales y ambientales. Por ejemplo, Unilever se ha comprometido con una adquisición responsable para mejorar las relaciones con los proveedores y avanzar en prácticas sostenibles.

Cadenas de suministro resilientes

Las recientes interrupciones en las cadenas de suministro nos han demostrado la importancia de la gestión de riesgos y los proveedores de respaldo. Los profesionales de adquisiciones de hoy están diversificando sus fuentes para mantener el negocio funcionando y la cadena de suministro resiliente durante pandemias o tensiones geopolíticas.

Aprovechamiento de la tecnología para obtener información

La información de adquisiciones se está convirtiendo en un tesoro. Las soluciones de análisis avanzadas permiten a los equipos de adquisiciones monitorear el rendimiento de los proveedores, comparar la efectividad de las adquisiciones e implementar programas de ahorro de costos. Esto permite que las adquisiciones pasen de ser reactivas a proactivas.

Adquisiciones centradas en el cliente

El éxito en las adquisiciones hoy está relacionado directamente con la satisfacción del cliente. Las operaciones de adquisiciones efectivas significan estantes bien abastecidos, productos que llegan en el momento adecuado y un crecimiento empresarial que no se detiene debido a procesos de adquisiciones ineficientes.

El futuro de las adquisiciones pertenecerá a aquellos profesionales que acepten la transformación digital, estén dispuestos a invertir en relaciones sólidas con los proveedores y utilicen la búsqueda estratégica para gestionar costos y crear fortalezas competitivas.

La adquisición eficiente se trata de mejorar las compras empresariales, la gestión de costos y las relaciones con los proveedores. Con actividades de adquisición respaldadas por plataformas digitales de adquisición, gestión transparente de contratos y operaciones optimizadas, las organizaciones están ahorrando costos y aumentando la resiliencia de la cadena de suministro.

Los especialistas en adquisiciones saben que la eficacia está inextricablemente vinculada a la confiabilidad. Proveedores confiables, pronósticos precisos y una gestión efectiva de las relaciones con los proveedores aseguran que los productos y servicios se reciban a tiempo y al precio adecuado. Esto no solo minimiza riesgos. Incrementa la satisfacción del cliente y favorece la continuidad del negocio a largo plazo.

Con la intrincada economía global actual, el éxito en las adquisiciones resulta de unir la búsqueda estratégica, enfoques de adquisición sostenible e ideas basadas en tecnología. Al mejorar la eficiencia, las empresas no solo reducen gastos. Logran ventajas competitivas, aseguran la resiliencia de la cadena de suministro y fomentan el crecimiento empresarial.

Los procesos de adquisición efectivos permiten a las empresas ser ágiles, gestionar bien los riesgos y mantener el rendimiento empresarial en movimiento.