Che cos'è l'acquisto centralizzato? Come funziona? Pro e contro

La compra centralizada es un modelo de adquisición donde la compra, la aprobación de adquisiciones y el procesamiento de facturas (esencialmente, toda la actividad de compra) son realizados por una única organización central de adquisiciones. En lugar de permitir que un departamento haga lo suyo, un sistema de compras centralizado convierte a la organización central en la predeterminada para todas las decisiones de compra. Suena fácil y directo, pero de alguna manera realmente altera la forma en que toda la organización gasta dinero.

Hacer los procesos más eficientes y controlar los costos es el propósito principal de esto. Puedes negociar mejores precios, obtener descuentos por volumen y reducir el gasto innecesario porque has consolidado todo tu poder de compra. Las estrategias de adquisición centralizada también brindan visibilidad en los datos de compras, garantizan el cumplimiento y ayudan a pronosticar la demanda futura. En esencia, un sistema de adquisición centralizado no es simplemente un método de compra, sino un método para operar tus operaciones de compra de manera más inteligente, haciendo la operación de adquisiciones más eficiente y construyendo mejores relaciones con los proveedores en cada departamento.

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La compra centralizada aparece en muchas áreas, particularmente los ahorros de costos y el control de calidad en las adquisiciones son importantes.

En grandes cadenas minoristas, en lugar de que cada tienda se apresure a buscar sus propios bocadillos, bebidas o ingredientes, un equipo central se encarga de todo. ¿Pedidos al por mayor? Más baratos. ¿Consistencia entre sucursales? Comprobado. ¿Pedidos duplicados? Eliminados. Las compras centralizadas hacen el trabajo pesado mientras las tiendas solo llenan los estantes. De esa manera, el negocio realmente ahorra dinero pero mantiene a los clientes satisfechos.

En comida y bebida, piensa en una cadena de restaurantes agrupando compras: granos de café, frutas frescas, salsas empaquetadas, todo de una vez. Planificar con anticipación se vuelve más fácil, el inventario se mantiene bajo control y las relaciones con los proveedores, ¿más fuertes que nunca? Centralizar las compras convierte el caos en claridad.

Incluso los fabricantes de bebidas utilizan procesos de adquisiciones centralizados. Un solo grupo puede encargarse del azúcar, los saborizantes y los materiales de embalaje para varios fábricas. De alguna manera, esto minimiza los gastos innecesarios y mejora la eficacia operativa.

Otros casos como los grupos hospitalarios consolidan los suministros médicos, y las sedes corporativas centralizan la compra de equipos de TI y de oficina, pero en el sector de alimentos y bebidas, el efecto de costo y consistencia se siente realmente.

En la superficie, un sistema de compras centralizado puede parecer una multitud de partes móviles. Pero una vez que entiendes cómo funciona, es realmente muy organizado. Todo está enfocado en el equipo central de compras. Ellos procesan solicitudes, aprueban gastos, gestionan relaciones con proveedores y revisan cada actividad de adquisición en función de los objetivos de la empresa.

1. Recopilación de Requisitos de los Departamentos

Comienza con los departamentos individuales o unidades de negocio enviando sus solicitudes de compra al equipo central. Pueden ser materias primas, empaques o incluso herramientas de software. Cuando se recopila, toda esta información de compra se guarda en un solo lugar, proporcionando a la empresa una imagen exacta de lo que se está comprando en toda la organización. Esto previene pedidos duplicados, optimiza la gestión del inventario y mantiene el gasto transparente. De alguna manera, se siente más manejable.

2. Revisión y Aprobación Central

Una vez recibidas las solicitudes, el equipo central de compras las analiza minuciosamente. Se aseguran de que los artículos sean esenciales, estén dentro del presupuesto y cumplan con las normas de adquisición. El proceso de aprobación no se trata solo de ejercer control, sino de garantizar que los recursos se utilicen de manera eficiente. La mera revisión puede detener gastos innecesarios o prevenir compras de emergencia que añaden costos adicionales más adelante.

3. Evaluación y Selección de Proveedores

El siguiente paso es la selección de proveedores. El equipo evalúa a los proveedores con base en calidad, precio, confiabilidad en las entregas y desempeño general del proveedor. Ocasionalmente, hacen uso de software de adquisiciones para revisar ofertas o rastrear transacciones pasadas. Mantener una buena relación con los proveedores trae beneficios a largo plazo. Ayuda a obtener mejores precios, entregas consistentes y, generalmente, descuentos por compras al por mayor, favoreciendo así la eficiencia general de las adquisiciones.

4. Emisión de Orden de Compra

Una vez seleccionado el proveedor adecuado, el sistema central de compras envía una orden de compra (PO). La PO detalla toda la información crítica, como cantidades, fechas de entrega, condiciones de pago y cualquier condición asociada. Con todas las POs procedentes de un único punto central, todo se mantiene claro y uniforme. Esto también proporciona a la gestión una mayor visibilidad y control de todas las transacciones.

5. Seguimiento de Entregas y Desempeño

Finalmente, todo se reduce al seguimiento de las entregas y la supervisión del desempeño de los proveedores. El equipo central verifica si los productos se entregan a tiempo, con la calidad correcta y en la cantidad solicitada. Monitorean indicadores clave de rendimiento (KPIs), como la precisión de las entregas, las tasas de defectos y las discrepancias de costos. Todo esto ayuda a optimizar la gestión de proveedores y a tomar decisiones más acertadas en futuras adquisiciones.

La mayor diferencia entre la adquisición centralizada y descentralizada es quién toma las decisiones. En un enfoque centralizado, existe un único equipo de adquisiciones que toma todas las decisiones de compra, gestiona todas las relaciones con los proveedores y coordina toda la actividad de adquisiciones de la organización. En un enfoque de compra descentralizada, los distintos departamentos o unidades de negocio realizan y aprueban compras e interactúan con proveedores. Ambos métodos tienen ventajas y desventajas, y numerosas empresas incluso emplean un proceso de adquisición híbrido para aprovechar los beneficios de ambos.

Compras Centralizadas

Con las adquisiciones centralizadas, una única organización de adquisiciones es responsable de todas las actividades de adquisición, desde la solicitud de compra hasta el procesamiento de facturas. ¿El mayor beneficio de las compras centralizadas? El poder de compra. Agrupar los pedidos en volumen y el juego cambia. Eso significa precios más bajos, descuentos por volumen, menos dinero desperdiciado. La visibilidad y el cumplimiento también son mejores, ya que las políticas de adquisición se aplican en toda la organización.

Por otro lado, el modelo de adquisiciones centralizadas puede tardar un poco más. Los departamentos pueden ser menos flexibles ya que los canales de aprobación están centralizados. La burocracia ocasionalmente invade y la excesiva dependencia del equipo central crea cuellos de botella.

Compras Descentralizadas

Las adquisiciones descentralizadas permiten que los departamentos tengan mayor control. ¿Necesitas algo urgentemente? Puedes realizar un pedido sin esperar la aprobación central. Las relaciones con proveedores locales pueden prosperar, y los departamentos pueden aprovechar rápidamente los descuentos locales o productos especializados.

Pero no es gratis. Puede haber pedidos duplicados, el poder de negociación es menor y la eficiencia del proceso tiende a degradarse. Es más difícil mantener datos de adquisiciones en varios equipos, y el gasto fuera de control es un peligro.

Otras empresas intentan combinar ambas estrategias (también conocidas como modelo de adquisiciones híbrido) centralizando productos de alto valor o estratégicos y permitiendo que los equipos locales realicen pequeñas compras sensibles al tiempo. Aparentemente, el modelo adecuado depende del tamaño de tu empresa, su composición y su estrategia de adquisiciones.

La compra centralizada tiene algunos beneficios significativos, particularmente para las empresas que intentan gestionar costos, mejorar la eficacia operativa y consolidar las operaciones de adquisición. Esencialmente, proporciona a un grupo central de individuos la autoridad para supervisar el proceso de compras de toda la organización y asegurarse de que todos hablen el mismo idioma. A continuación, se presentan algunas ventajas de la compra centralizada:

Ahorro de costos a través de compras al por mayor

Uno de los beneficios más evidentes es el ahorro de costos. Cuando un equipo centralizado de adquisiciones agrupa pedidos de varios departamentos o unidades, puede utilizar el poder de compra para obtener precios al por mayor y descuentos por volumen. Al realizar una compra al por mayor desde una única ubicación central, una cadena de restaurantes, por ejemplo, puede reducir los gastos de envío, eliminar pedidos redundantes y evitar el exceso de inventario. De algún modo, esto se traduce en ahorros reales en los costos de adquisición.

Relaciones más sólidas con los proveedores

Tener una persona única de contacto para los proveedores en realidad mejora las relaciones con ellos. Los proveedores saben con quién tratar, lo que ayuda a conseguir mejores términos de contrato, entregas puntuales y, en ocasiones, un trato preferencial cuando los volúmenes son altos durante las temporadas pico. En el caso de las bebidas, esto podría significar obtener frutas de temporada o jarabes especiales antes que nadie.

Calidad y estándares consistentes

La compra centralizada proporciona a OCM una calidad constante en todos los departamentos o ubicaciones. Para los fabricantes de alimentos y bebidas, los ingredientes homogéneos o el empaquetado son preocupaciones de OCM. Sabor, apariencia, felicidad del cliente: todo fluctúa cuando se producen cambios. ¿Un manejo centralizado de adquisiciones? Garantizan la calidad en toda la cadena de suministro, manteniendo las cosas consistentes y predecibles.

Mayor visibilidad y control del gasto

Un sistema de compra centralizado proporciona a la dirección una visibilidad completa de la información de compra. Se pueden identificar tendencias, proyectar la demanda futura y reducir los gastos innecesarios. Es mucho más difícil realizar gastos furtivos debido a los procedimientos de aprobación y órdenes de compra controlados centralmente. Este tipo de control ayuda a los equipos financieros a planificar de manera más eficiente y mantener los gastos generales bajo control.

Proceso de adquisición simplificado

¿Seleccionar proveedores, procesar facturas, aprobar pedidos? La adquisición centralizada se encarga de todo. Un solo flujo de trabajo para todos. Menos complicaciones, operaciones más fluidas y menos conjeturas en el camino. Para las empresas con múltiples ubicaciones, este tipo de consistencia puede optimizar mejor las adquisiciones para mayor eficiencia y evitar errores.

Mayor cumplimiento y gestión de riesgos

Los riesgos de adquisición se reducen cuando todo está centralizado. Las reglas de la empresa se cumplen. Una unidad central supervisa a los proveedores, rastrea contratos y mantiene el cumplimiento en orden: sin atajos, sin sorpresas. Por ejemplo, un productor de bebidas que adquiere materias primas en todo el mundo requiere registros transparentes para prevenir interferencias en la cadena de suministro o problemas de calidad.

Mejor gestión de inventarios

Por último, un equipo central de compras puede gestionar el inventario en todas las instalaciones. Es decir, los bienes adecuados están presentes cuando se necesitan, se elimina el exceso de existencias y se minimizan las faltas de stock. Una planificación adecuada da como resultado operaciones más eficientes y una mejor planificación financiera. Aparentemente, la compra centralizada no es solo una cuestión de costos, sino aún más en hacer el proceso de compra más inteligente, predecible y alineado con la estrategia empresarial.

No se trata simplemente de presionar un interruptor y convertirte en un proceso de adquisición centralizado. Realmente es algo que requiere planificación, coordinación y algo de experimentación. Esencialmente, estás intentando centralizar todas las actividades de compras bajo un único equipo con una autoridad central sin afectar la funcionalidad y satisfacción de los departamentos. Aquí tienes un plan de trabajo para ayudarte a lograrlo.

1. Evalúa la estructura de adquisiciones actual

Comienza observando cómo se están tomando las decisiones de compra actualmente. Busca gastos descontrolados, órdenes duplicadas e ineficiencias. Representar gráficamente los flujos del proceso de adquisiciones de cada departamento identifica dónde la consolidación tendría el mayor beneficio. Por ejemplo, una cadena de restaurantes puede observar que varias tiendas compran los mismos granos de café a múltiples proveedores, claramente una oportunidad para ahorrar dinero y reducir costos generales.

2. Define objetivos y estrategias

Debes decidir desde el principio cuáles son los objetivos generales. ¿Quieres considerar estrategias de reducción de costos, relaciones con proveedores o la efectividad de las adquisiciones? Formaliza un plan de adquisición centralizada y comunícalo a todos los interesados. Por ejemplo, si los descuentos por volumen son tu objetivo, entonces intenta abordar primero los artículos de alto volumen.

3. Desarrolla políticas de compras centralizadas

Implementa procedimientos claros para solicitudes de compra, procesos de aprobación y control del suministro. Las políticas cubrirán qué artículos están centralizados, cuáles permanecen locales y cómo se manejará la planificación presupuestaria. Esta parte evita malentendidos y asegura la conformidad en toda la organización.

4. Crea un equipo de compras centralizado

Establezca un grupo central de compras que posea autoridad para tomar decisiones en compras, negociación de contratos y control de proveedores. Haga que se coordine muy de cerca con los departamentos de finanzas y operaciones. Por ejemplo, una empresa de bebidas podría centralizar jarabes y empaques mientras permite que las sucursales locales realicen pedidos de productos frescos.

5. Implementar Tecnología de Adquisiciones

Deje que la tecnología se encargue de las tareas repetitivas: órdenes de compra, aprobaciones de facturas, controles de proveedores, a través del software de adquisiciones o un sistema. La recompensa puede ser gratificante. Mayor visibilidad, control más estricto, pronósticos de demanda más inteligentes y muchos menos errores humanos que se escapen. De alguna manera, tener todo en un solo sistema hace la vida más fácil para todos.

6. Consolidar y Racionalizar Proveedores

Cuando reduce el número de proveedores, suele suceder que su poder de negociación aumente. Los descuentos por volumen se vuelven reales. Pero no se detenga ahí. Asegure calidad, confiabilidad, cumplimiento, y haga de un plan de gestión de proveedores su columna vertebral. En F&B, cuando se mantiene con los mismos proveedores de ingredientes en cada ubicación, eso puede significar tiempo ahorrado, costos reducidos y problemas apenas perceptibles.

7. Gestionar el Cambio y la Comunicación

El cambio puede ser difícil. Es por eso que debe presentar el valor a todos los departamentos, unidades de negocio y equipos de adquisiciones. Además, ofrezca capacitación en nuevos sistemas y procesos de compras centralizadas para lograr la aceptación de los interesados. Si el personal ve que se implementan ahorros reales, la resistencia generalmente disminuye.

8. Monitorear y Mejorar

Finalmente, monitoree el rendimiento de los proveedores, la efectividad de los procesos y los ahorros en adquisiciones. Utilice métricas de compras en busca de áreas para optimizar procesos. Claramente, un proceso de compras centralizado no es algo que se haga una sola vez: es algo que requiere una renovación constante dentro de su empresa.

Mientras ofrece numerosos beneficios, todavía existen limitaciones en la compra centralizada. Similar a la mayoría de las estrategias, hay compromisos que las empresas deben considerar antes de adoptarla por completo. A continuación, se presentan algunos desafíos de la compra centralizada:

Toma de Decisiones Más Lenta

Una de las principales preocupaciones es la velocidad. La toma de decisiones en la adquisición centralizada puede ralentizar las cosas, particularmente en pedidos de emergencia o extremadamente especializados. Un establecimiento de restaurante que requiera una entrega de última hora de frutas de temporada tendrá que esperar a que el equipo central apruebe el pedido. De alguna manera, esto puede molestar a los departamentos y crear cuellos de botella.

Menor Flexibilidad para los Departamentos

Los departamentos se vuelven menos autónomos. No pueden simplemente aprovechar ofertas locales o actuar inmediatamente ante cambios en la disponibilidad de suministros. Por ejemplo, una sucursal de un bar podría descubrir a un proveedor local con un nuevo jarabe a un precio reducido, pero deben seguir el procedimiento de compra centralizado para que sea aprobado.

Riesgo de Burocracia

Los sistemas centralizados tienden a ser demasiado burocráticos para otros departamentos y equipos. Capas adicionales de aprobación y flujos de trabajo rígidos pueden ralentizar el proceso de compra. Tareas que solían tomar un día, como pedidos pequeños, ahora pueden extenderse varios días. Esta demora puede frustrar a los departamentos y afectar la eficiencia operativa en general.

Dependencia Excesiva del Equipo Central

Una alta dependencia de un único equipo central de adquisiciones presenta riesgos. Sin capacidad, habilidades o monitoreo adecuados del desempeño de los proveedores, los departamentos enfrentan demoras o se exponen a problemas de control de calidad. En el caso de alimentos y bebidas, esto podría traducirse en entregas retrasadas de ingredientes o en una calidad variable del producto entre ubicaciones.

Diversidad Limitada de Proveedores

Listas más pequeñas de proveedores facilitan la compra y desbloquean descuentos por volumen. Pero la variedad se ve afectada. Eso significa menos proveedores boutique, ingredientes especializados o productos destacados; la innovación puede estancarse y las marcas podrían volverse indistinguibles. El desafío en esto es equilibrar el ahorro de costos mientras se mantienen vivas esas conexiones premium y de nicho.

Claramente, aunque la compra centralizada mantiene los costos bajo control y mejora la eficiencia, las empresas deben sopesar estas ventajas frente al riesgo de demoras, menor flexibilidad y alta dependencia en el personal central.

Lograr que las compras centralizadas sean efectivas no se trata solo de poner todos los pedidos en manos de un solo equipo. En realidad, se trata de lograr que toda la forma de pensar y actuar de las personas esté en armonía. Si realmente te detienes a pensarlo, todo se trata de alcanzar un equilibrio con estructura, claridad, algo de paciencia y una estrategia inteligente.

Comienza con una Política de Compras Explícita

Primero, establezcamos cómo deberían ser idealmente las operaciones de compra. Define qué necesita ser aprobado por quién, cómo las solicitudes de compra fluyen a través del sistema y cómo se seleccionan los proveedores. Una buena política de compras lo detalla todo en blanco y negro y mantiene las cosas en orden. Sin ella, cada quien hace lo suyo, y es ahí donde surgen los gastos descontrolados o los pedidos duplicados.

Usa Tecnología desde el Principio

La tecnología ya no es algo opcional. El software de compras o un sistema de compras integrado con ERP automatiza actividades como órdenes de compra, procesamiento de facturas y seguimiento de proveedores. Elimina el papeleo, los errores manuales y ahorra tiempo. De hecho, permite obtener datos en tiempo real para generar mejores informes, lo que antes tomaba semanas ahora toma minutos.

Fomenta la Colaboración entre Departamentos

Los departamentos no deberían sentir que están siendo anulados por un equipo de compras central. Facilita la comunicación abierta entre las unidades de negocio para que todos estén en sintonía. De alguna manera, cuando las personas sienten que son parte del proceso, la resistencia se desvanece. La colaboración mantiene las cosas en marcha y ayuda a mantener la confianza, incluso cuando las políticas se endurecen.

Concéntrate en las Relaciones con los Proveedores

No siempre se trata de lo más barato. Los buenos proveedores a largo plazo terminan devolviéndote el favor generosamente. Necesitas estar constantemente evaluando el desempeño de tus proveedores y manteniendo abiertas las líneas de comunicación también. Un proveedor valorado generalmente te ofrece un mejor trato, tiempos de entrega más rápidos y cierta flexibilidad cuando realmente la necesitas. Gestionar proveedores es más acerca de trabajar con ellos que de negociar de manera rígida.

Monitorea y Mejora Continuamente

Establecer un proceso de compras centralizado no es algo que marcas como realizado en la lista de tareas y luego olvidas. Debes monitorear los ahorros en costos, la efectividad del proceso y cómo están funcionando tus proveedores mediante métricas de compras. Si un proceso no es efectivo, entonces es momento de cambiarlo. Y eso incluye políticas, herramientas y equipos.

Todos maduran con el tiempo y eso está bien. Lo que realmente necesitas hacer es revisar de vez en cuando, identificar los puntos débiles y simplemente mantener todo el proceso de compras centralizado funcionando sin problemas como una máquina de relojería.

Vous ne pouvez pas réparer ce que vous ne mesurez pas. C'est juste comme ça. Pour réellement savoir si les achats centralisés sont rentables, les entreprises se tournent vers les indicateurs clés de performance (KPIs). Ces chiffres leur permettent de voir ce qui s'améliore, ce qui est à la traîne, et où l'argent pourrait encore s'échapper.

1. Économies de coûts

Celle-ci est simple mais reste l'indicateur le plus définitif d'amélioration. Les économies de coûts indiquent combien une entreprise a pu réduire ses dépenses après avoir adopté un système d'achat centralisé.

Formule : Économies de coûts (%) = ((Ancien coût - Nouveau coût) / Ancien coût) * 100

Cela peut sembler facile sur le papier, mais c'est puissant en réalité. Lorsqu'il est correctement exécuté, l'achat centralisé génère de réelles économies, grâce à l'achat en gros, aux remises sur volume et aux économies sur les frais généraux. La plupart des équipes financières surveillent cela trimestriellement pour déterminer si leur plan d'approvisionnement permet réellement d'économiser de l'argent ou déplace simplement les chiffres.

2. Performance des fournisseurs

Les fournisseurs peuvent faire exceller un système d'approvisionnement centralisé ou totalement le ruiner. Suivre la performance des fournisseurs aide à s'assurer que les vendeurs livrent à temps, maintiennent la qualité et respectent les objectifs de coût. Les métriques typiques sont :

• Taux de livraison à temps
• Taux de défauts ou score de qualité
• Temps de résolution des problèmes

Certaines entreprises mettent en œuvre des logiciels d'approvisionnement qui suivent automatiquement ces points de données et notent les fournisseurs via des cartes de performance ou des tableaux de bord. Le concept ? Rendre les relations avec les fournisseurs plus solides et déterminer qui correspond aux politiques d'approvisionnement de l'entreprise. Cela facilite pour le département des achats centralisés de savoir qui vaut la peine d'être conservé et qui ne remplit pas ses engagements.

3. Temps de cycle des bons de commande

Le temps de cycle mesure la durée entre la réquisition et l'achèvement du bon de commande. Plus il est court, plus votre processus d'approvisionnement centralisé est fluide. Et s'il faut des semaines, quelque chose gêne, peut-être les approbations, peut-être la communication.

Formule : Temps de cycle = Date d'achèvement de la commande - Date de réquisition

Essentiellement, cet indicateur révèle les inefficacités. Il indique si votre système d'approvisionnement, vos outils ou vos flux de travail aident ou entravent le processus. Plus votre temps de cycle est court, plus votre processus est efficace.

4. Retour sur investissement des achats

Le ROI des achats vérifie si votre investissement dans les systèmes, outils et équipes d'approvisionnement centralisés en vaut réellement la peine. Il mesure le retour financier par rapport à ce que vous dépensez pour faire fonctionner l'ensemble du système.

Formule : ROI des achats = (Économies sur les achats - Coûts des achats) / Coûts des achats

Si le ROI est positif, félicitations, votre équipe d'approvisionnement centralisé crée de la valeur et de l'efficacité. S'il est négatif, vous dépensez probablement trop pour maintenir le système, un avertissement pour réexaminer vos processus ou outils.

5. Taux de conformité

Cet indicateur porte sur le contrôle et la discipline. Le taux de conformité vous informe sur la mesure dans laquelle les départements adhèrent à la politique d'achat, utilisent des fournisseurs autorisés et respectent les flux de travail établis.

Formule : Taux de conformité (%) = (Nombre d'achats conformes / Total des achats) * 100

Un taux de conformité élevé indique que tout le monde agit selon les règles avec moins d'achats hors processus, plus de transparence dans l'approvisionnement et un contrôle des achats plus strict. C'est la preuve que votre système fonctionne correctement.

6. Coût d'approvisionnement par commande (optionnel mais utile)

Certaines entreprises vont plus loin et évaluent combien il faut pour traiter une commande de bout en bout. Cela inclut le temps administratif, les frais technologiques et même le temps de gestion des fournisseurs.

Formule : Coût d'approvisionnement par commande = Coûts opérationnels totaux des approvisionnements / Nombre de bons de commande

Des chiffres plus faibles indiquent généralement que votre processus d'approvisionnement est efficient, automatisé et bien géré. Ce n'est pas un indicateur obligatoire, mais il peut aider à surveiller l'efficacité à long terme des approvisionnements et à justifier des améliorations de processus auprès de la direction.

La adquisición centralizada es más que solo un sofisticado sistema tecnológico. Es toda una mentalidad que algunas de las mayores multinacionales adoptan para mantener sus cadenas de suministro funcionando sin problemas y adaptándose rápidamente al cambio. Mira a empresas como Unilever y Toyota. Estas compañías confían en equipos de adquisiciones centralizadas para hacer las cosas de manera que tenga sentido, construir mejores relaciones con sus proveedores y reducir el desperdicio en general.

Unilever

Unilever ha estado optimizando su sistema de compras centralizadas durante años, y finalmente está dando frutos de manera tangible. Según un informe de diciembre de 2024 de Reuters, el CFO de la empresa, Fernando Fernandez, obtuvo control adicional sobre las actividades de adquisiciones y cadena de suministro como parte de un esfuerzo significativo para reducir procesos y mejorar la coordinación global.

El enfoque de Unilever se basa en centros de adquisiciones globales que supervisan las compras de todo, desde aceite de palma y empaques de papel hasta gastos indirectos como suministros de oficina y logística. Al consolidar todas las decisiones de compra dentro de un único equipo, la compañía mejoró la transparencia, el cumplimiento y la responsabilidad de los proveedores.

Informes de Veridion (2024) sugieren que Unilever logró ahorrar aproximadamente USD 1.58 mil millones en cuatro años al centralizar las adquisiciones indirectas y consolidar proveedores. Además, su programa Partner with Purpose implementa estándares ESG en toda la cadena de suministro, garantizando una gestión sostenible y ética de los proveedores.

Operativamente, las instalaciones de producción de Unilever también han sido impactadas favorablemente por la gestión centralizada. Un estudio de caso de Manufacturing Digital (2024) mencionó su planta de Pouso Alegre en Brasil como una historia de éxito, registrando ahorros de proyecto de "más del 160%" al minimizar el desperdicio de materiales y tener un mejor control de ingredientes dentro de su entorno centralizado.

Y todo se integra con tecnología. A principios de 2025, Unilever dijo que estaba utilizando soluciones de IA para "desbloquear eficiencias operativas y productividad neta" a través de sus actividades de cadena de suministro y adquisiciones, cimentándolo en gran medida como líder en adquisiciones.

En esencia, Unilever muestra cómo la centralización de adquisiciones no se trata solo de reducir costos, sino de conectar abastecimiento, sostenibilidad y tecnología para fomentar la resiliencia a largo plazo en la cadena de suministro.

Toyota

Mientras que Unilever demuestra la fortaleza de la centralización en bienes de consumo, Toyota la ilustra en la manufactura. El sistema centralizado de adquisiciones de Toyota es parte del famoso Sistema de Producción Toyota (TPS), un modelo construido sobre eficiencia, calidad y confianza en los proveedores.

Toyota tiene una organización global de adquisiciones centralizadas que supervisa contratos, rastrea el desempeño de los proveedores y dicta estrategias de abastecimiento desde su sede en Japón. La estructura proporciona consistencia en adquisiciones a nivel global mientras sigue otorgando flexibilidad a los equipos locales para partes específicas e innovación.

Toyota en abril de 2025 elogió a casi 60 proveedores de América del Norte que estaban impresionando a la compañía por su calidad, innovación y valor económico, lo cual es un testimonio del poder del enfoque centralizado de esa empresa para crear estabilidad y asociaciones a largo plazo.

Sus logros hablan por sí solos. Toyota ha encabezado durante 14 años consecutivos el Índice de Relaciones de Trabajo OEM–Proveedor de América del Norte (WRI), reflejando su competencia en colaboración con proveedores y efectividad de gestión centralizada.

Incluso durante presiones inflacionarias, la organización centralizada de Toyota mantiene el equilibrio. En 2025, el fabricante de automóviles fue noticia al anunciar que aumentaría los costos de adquisición de piezas entre un 10% y un 15% para cubrir los crecientes gastos de materiales y mano de obra, una medida orquestada por su oficina central de adquisiciones para estabilizar los acuerdos a largo plazo con los proveedores.

En esencia, Toyota emplea la centralización no solo para conservar recursos, sino para aislar su cadena de suministro de choques, fortalecer las relaciones con proveedores y preservar la precisión por la que es conocida.

L'arène de l'achat centralisé évolue plus rapidement que personne ne l'avait prévu. La technologie, la durabilité et le mouvement des économies mondiales influencent le fonctionnement des systèmes d'achat. Ce qui était auparavant axé sur le prix et les politiques concerne désormais la transparence, l'adaptabilité et l'automatisation intelligente des achats. Voici ce qui nous attend.

ESG, Approvisionnement Éthique & Achat Vert

Les entreprises ne considèrent plus seulement ce qu'elles achètent, mais aussi comment elles achètent. Les facteurs ESG sont intégrés dans toutes les évaluations des fournisseurs par les équipes d'approvisionnement centralisées aujourd'hui. En bref, être bon marché ne suffit plus. Les fournisseurs doivent prouver leurs méthodes de travail éthiques, la traçabilité des approvisionnements et la durabilité environnementale. La tendance à l'achat vert façonne les décisions d'achat dans le monde entier et dans tous les secteurs.

IA Agentique & Agents d'Achat Autonomes

La inteligencia artificial ha pasado de simplemente procesar números. Hoy en día, está involucrada en la toma de decisiones reales. Agentes de compra autónomos son capaces de analizar el historial de compras, prever la demanda futura y negociar directamente con los vendedores en tiempo real. De alguna manera, son mejores para equilibrar la reducción de costos y la gestión de riesgos que los sistemas heredados. Estas herramientas de agentes están transformando la forma en que el personal de adquisiciones centralizado opera detrás de escena, haciéndolos más rápidos, más mordaces y más anticipativos.

Cobertura de riesgos más inteligente y reemplazo dinámico de proveedores

Los equipos de adquisiciones ahora utilizan análisis predictivo para prever interrupciones con antelación. Cuando un proveedor falla, otro puede intervenir inmediatamente, sin interrupciones, sin pérdidas.

Este intercambio dinámico de proveedores fortalece la cadena de suministro y reduce las pérdidas. Esencialmente, es una estrategia de gestión de riesgos más sabia y ágil que pone a los equipos centrales en control absoluto.

Compras centralizadas en un mundo inflacionario

La inflación está ajustando los presupuestos en todos los ámbitos, y contener los costos nunca ha sido tan difícil. No obstante, las compras centralizadas proporcionan a las empresas poder de negociación. Pueden asegurar descuentos por volumen y precios mejorados antes de que aumenten. Al acumular contratos y simplificar las adquisiciones, las organizaciones pueden estabilizar sus márgenes incluso cuando los mercados se vuelven volátiles. La escala, de alguna manera extraña, resulta ser la defensa definitiva contra la volatilidad.

La compra centralizada tiene el potencial de generar ahorros significativos, relaciones con proveedores más resilientes y procesos de adquisición más eficientes para las organizaciones que estén dispuestas a adoptar un enfoque estratégico. Al concentrar las actividades de compra y aplicar el poder adquisitivo, las empresas tienen más control sobre los costos, mayor transparencia en las adquisiciones y un mejor rendimiento de la cadena de suministro.

Aunque todavía existen desafíos, ya que el modelo de compra centralizada está lejos de ser perfecto. Pero cuando se maneja adecuadamente con una planificación inteligente, una supervisión cuidadosa y políticas de adquisiciones bien pensadas, los puntos de fricción pueden suavizarse y controlarse. En esencia, la compra centralizada es la estrategia al servicio de los objetivos empresariales. Algunos optan por implementarla completamente, mientras que otros adoptan un enfoque híbrido: control aquí, flexibilidad allá. Todo se trata de comprar de manera más inteligente, operaciones más fluidas y un valor a largo plazo que beneficia a toda la organización.

¿Cuál es el objetivo de las compras centralizadas?

El objetivo de las compras centralizadas es reunir todas las actividades de compra bajo un equipo único. Esto reduce los costos, mejora la eficiencia de las adquisiciones, fortalece las relaciones con los proveedores y garantiza el cumplimiento de las políticas de la empresa en toda la organización. Además, proporciona una mayor visibilidad y control sobre los gastos.

¿Cuál es la diferencia entre compras centralizadas y descentralizadas?

Las compras centralizadas implican que un único equipo central toma todas las decisiones de adquisición y negocia con los proveedores. Un sistema de compras descentralizado permite que los departamentos individuales realicen sus propias compras. Los modelos centralizados ofrecen ahorro de costos, descuentos por volumen y un mejor control de procesos, mientras que los modelos descentralizados brindan flexibilidad regional y acceso más rápido a proveedores locales.

¿Cuáles son las desventajas de las compras centralizadas?

Los inconvenientes de las adquisiciones centralizadas son autorizaciones más lentas, menor flexibilidad departamental, posible burocracia, excesiva dependencia del grupo central y poca diversidad de proveedores. Por ejemplo, una sucursal podría perder proveedores especializados o locales porque el grupo central da prioridad a pedidos masivos para múltiples ubicaciones.

¿Son mejores las compras centralizadas o descentralizadas?

Las compras centralizadas brindan ahorros de costos, controles más estrictos y mejores negociaciones con los proveedores, mientras que las compras descentralizadas permiten a los equipos actuar rápidamente y aprovechar ofertas locales. La mayoría de las organizaciones emplean un modelo de compras híbrido en el que centralizan artículos de alto volumen y permiten que los equipos locales gestionen adquisiciones urgentes o específicas.