Analyse des achats : Perspectives et meilleures pratiques en 2025

Ce qui était autrefois une activité de "paperasse" dans les bureaux arrières influence désormais les choix en salle de conseil. Les analyses des achats sont devenues le moteur qui distingue les entreprises embourbées dans des habitudes obsolètes de celles orchestrant de réelles économies de coûts et de meilleures relations avec les fournisseurs. Après tout, ce n'est que lorsque les équipes d'approvisionnement basent leurs décisions sur des données de dépenses et des solutions d'analyse des achats qu'elles identifient des modèles, des tendances et des risques cachés.

La question est la suivante : comment les responsables des achats identifient-ils de manière répétée des opportunités de réduction des coûts ou prévoient-ils une perturbation de la chaîne d'approvisionnement même à l'avance ? La clé réside dans les solutions d'analyse des achats qui transforment les données internes et les sources externes en informations utiles. Les professionnels des achats comprennent aujourd'hui que tout repose sur l'analyse des données pour gérer la performance des fournisseurs, suivre la conformité aux contrats et aligner les stratégies d'approvisionnement sur les objectifs commerciaux.

Cet article explique les solutions d'analyse des achats, leurs avantages, limites et meilleures pratiques qui influenceront les fonctions d'approvisionnement en 2025.

L'analyse des achats est le processus de collecte, d'analyse et d'interprétation des données liées aux activités d'achat d'une organisation afin d'améliorer la prise de décision et l'efficacité. Cela implique l'utilisation d'outils d'analyse de données et de techniques d'intelligence économique pour évaluer les performances des fournisseurs, suivre les tendances de dépenses, réduire les coûts et identifier les opportunités d'amélioration des processus.

L'analyse des achats aide les entreprises à comprendre ce qu'elles achètent, auprès de qui, à quel prix et à quelle fréquence—en transformant les données brutes des achats en informations exploitables. En exploitant l'analyse des dépenses, l'analyse des fournisseurs, l'évaluation des risques et la modélisation prédictive, les entreprises peuvent prendre des décisions d'approvisionnement plus intelligentes et générer une valeur à long terme.

Exemples d'analytique dans les achats

Alors, comment l'analyse des achats se manifeste-t-elle concrètement ? Supposons qu'une équipe d'approvisionnement identifie des achats hors contrat qui s'accumulent. Plutôt que de les ignorer, elle utilise un logiciel d'analyse pour suivre la cause et éliminer les "dépenses sauvages" avant qu'elles ne drainent les budgets. Un autre exemple concerne la performance des fournisseurs. Les faits ne mentent pas, et le suivi des délais de livraison ou des scores de qualité permet aux responsables des achats de déterminer qui respecte ses engagements et qui échoue.

L'analyse des dépenses est un autre facteur perturbateur. Grâce à l'analyse des comportements de dépenses, les professionnels des achats repèrent immédiatement des opportunités d'économie évidentes. Et n'oubliez pas l'analyse prédictive. Lorsque les données externes révèlent des perturbations imminentes de la chaîne d'approvisionnement, les équipes d'approvisionnement peuvent modifier leurs plans plutôt que de devoir réagir après coup. Enfin, des relations fournisseurs fondées sur les données affinent les négociations. Comme le dit le dicton, "le savoir, c'est le pouvoir", et dans les achats, les informations appropriées transforment les termes contractuels en levier. Voilà l'analyse en action là où elle compte.

Analyse des achats vs Rapport traditionnel d'achat

Voici la façon la plus simple de voir les choses :

Le rapport traditionnel d'achat ressemble à regarder dans le rétroviseur—il montre où l'argent a été dépensé et ce qui s'est passé après coup. L'analyse des achats, en revanche, offre une vue à travers le pare-brise : des perspectives prospectives qui aident les équipes d'approvisionnement à anticiper les tendances, à gérer les risques et à prendre des décisions éclairées basées sur les données.

Grâce à l'analyse diagnostique, les équipes d'approvisionnement peuvent repérer des inefficacités qui passeraient autrement inaperçues avec les seuls rapports. L'analyse prédictive va plus loin, permettant aux professionnels des achats de prévoir la demande et de planifier les perturbations de la chaîne d'approvisionnement avant qu'elles ne surviennent. Et lorsque les équipes d'approvisionnement utilisent un tableau de bord d'analyse des achats, les données de dépenses sont transparentes en temps réel, et non des semaines plus tard dans un rapport statique. Après tout, "mieux vaut prévenir que guérir." Les organisations d'achat qui adoptent l'analytique passent du simple fait de répondre aux problèmes à l'élaboration de stratégies qui les placent en avance sur le jeu.

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Pourquoi les responsables des achats investissent-ils massivement dans les outils d'analyse des achats ? Parce que la valeur va bien au-delà des rapports. Les équipes d'approvisionnement réalisent de la clarté, de la rapidité et du levier stratégique, des types d'avantages qui se répercutent sur les différentes unités commerciales.

Réduction des coûts grâce aux analyses prédictives

Concevez les analyses prédictives comme une « vision au-delà des obstacles ». Les analystes combinent les données de performance passées avec des flux de données externes pour prévoir la demande et détecter des tendances de dépenses. Plutôt que de rechercher des économies après que l'argent a été dépensé, les professionnels des achats utilisent l'analyse pour les trouver à l'avance et concevoir des stratégies d'achat plus intelligentes qui améliorent les performances des achats.

Réduction des risques fournisseurs

« Une chaîne n'est pas plus forte que son maillon le plus faible ». Les applications d'analyse des achats permettent aux équipes d'approvisionnement de surveiller les performances des fournisseurs, de contrôler la conformité aux contrats et de maintenir à jour les bases de données des fournisseurs. Avec l'ajout de données externes, les organisations d'approvisionnement sont capables de prévoir les risques fournisseurs, de se préparer aux perturbations de la chaîne d'approvisionnement et de mettre en place des plans alternatifs de sourcing avant une crise.

Conformité et transparence améliorées

Lorsque les termes des contrats passent inaperçus, le coût devient cumulatif. Les solutions d'analyse des achats mettent en lumière les dépenses hors contrat et améliorent la gestion du cycle de vie des contrats. Résultat ? Plus de conformité, moins de problèmes juridiques et des organisations d'achats transparentes et responsables.

Meilleures stratégies de négociation

Les négociations ne se gagnent pas en devinant. Elles se gagnent avec des faits. Les responsables des achats qui utilisent les analyses des achats entrent dans la salle avec des données sur les performances des fournisseurs, les inefficacités et les opportunités de consolidation des fournisseurs. Comme le dit l'expression, « les chiffres ne bluffent pas », et les analyses soutenues par des données permettent aux professionnels des achats d'être en position de force pour bâtir des relations fournisseurs plus fortes.

L'analyse des achats existe à différents niveaux, et chacun répond à un éventail limité de questions. Considérez cela comme une progression allant de "ce qui s'est passé" à "pourquoi cela s'est passé", puis à "ce qui pourrait se passer ensuite". Les responsables des achats et les analystes appliquent ces méthodes en combinaison pour rendre les stratégies d'achat plus robustes et améliorer les performances des achats.

Analyse Descriptive

L'analyse descriptive est le point de départ pour la plupart des équipes d'achats. Elle exploite des données historiques et des analyses de dépenses pour créer une image claire de ce qui s'est produit. Les analystes des achats surveillent des KPI d'achats courants tels que le coût par commande ou le pourcentage des dépenses sous contrat. Ces indicateurs permettent aux professionnels des achats d'évaluer les performances d'achat et de déterminer où intervenir en cas d'inefficacité.

Analyse Diagnostique

Lorsque les chiffres seuls ne suffisent pas à raconter l'histoire, l'analyse diagnostique entre en jeu. Elle examine plus en profondeur les données d'achats pour révéler pourquoi les processus d'achat se sont déroulés d'une certaine manière. Par exemple, une augmentation des risques fournisseurs est-elle due à une gestion de contrat inadéquate, ou des informations externes telles que les tendances du marché ont-elles déclenché le problème ? Les responsables des achats se tournent vers ce niveau d'analyse pour avoir du contexte.

Analyse Prédictive

L'analyse prédictive est une aubaine car elle vous permettra réellement de rester en avance sur la courbe. Grâce aux analyses de nouvelle génération et aux sources de données externes, les groupes d'achats peuvent anticiper la demande, suivre les risques des fournisseurs et découvrir des opportunités d'économie de coûts à l'avance. Imaginez pouvoir réagir rapidement et bloquer les perturbations en cours parce que vous êtes préparé comme jamais. Voilà le pouvoir de l'analyse prédictive.

L'analyse des achats ne consiste pas seulement à traiter des chiffres, mais aussi à décomposer les données en éléments exploitables qui révèlent beaucoup de choses. Chaque élément offre aux équipes d'approvisionnement un point de vue différent pour prendre de meilleures décisions d'achat. Collectivement, ils permettent aux responsables des achats d'optimiser les approvisionnements, de minimiser les risques et de réaliser des économies.

Analyse des dépenses

Les données de dépenses sont le point de départ pour la plupart des spécialistes des achats. En analysant les activités de dépenses par catégories dans les systèmes d'approvisionnement et les systèmes comptables, les analystes des achats peuvent observer où vont les fonds, identifier les zones d'inefficacité et signaler les achats hors contrat. Avez-vous déjà remarqué de petites fuites dans un budget qui s'accumulent rapidement ? L'analyse des dépenses les révèle et transforme des chiffres insignifiants en actions concrètes.

Analyse des fournisseurs

Les fournisseurs font ou défont une chaîne d'approvisionnement. Surveiller la performance des fournisseurs à l'aide des analyses permet aux organisations d'approvisionnement d'évaluer les délais de livraison, la qualité des produits, la stabilité des prix et la réactivité. Les équipes d'achats s'appuient sur ces données pour réguler les relations avec les fournisseurs, développer des plans de sourcing et identifier les opportunités de regrouper les fournisseurs en cas de mauvaises performances.

Analyse des contrats

Il y a tellement de détails dans les contrats—termes et conditions, accords de prix et exigences de conformité—que personne ne voit. Les plateformes d'analyse des achats identifient les lacunes dans le respect des contrats, gèrent le cycle de vie des contrats et réduisent les dépenses hors contrat. Ainsi, les responsables des achats savent que les relations avec les fournisseurs reposent sur la responsabilité et les résultats.

Prévision de la demande

Les professionnels des achats savent qu'il est risqué de deviner la demande. La prévision de la demande combine des données historiques, des données internes et des sources de données externes telles que les tendances du marché pour anticiper ce qui sera nécessaire et quand. En connectant les stratégies d'approvisionnement aux objectifs des unités commerciales, les équipes d'achats réduisent les perturbations des chaînes d'approvisionnement et maintiennent les opérations d'achat sans problème.

Les analyses des achats progressent rapidement et ce qui était à la pointe il y a quelques années est maintenant la norme. Des outils plus pointus, des intégrations plus modernes et des analyses plus approfondies sont employés par les responsables des achats pour orienter leurs stratégies. Ces tendances transforment la manière dont les équipes d'achats prennent des décisions, gèrent les risques et collaborent avec les fournisseurs.

Logiciels d'analytique des achats basés sur l'IA

L'intelligence artificielle est devenue un « moyen plus intelligent » dans les systèmes d'achats actuels. Les outils d'analytique des achats alimentés par l'IA facilitent une extraction des données plus rapide et plus précise. Les analystes des achats n'ont plus besoin de passer des jours à nettoyer les données d'achat ; l'IA extrait les données de dépenses, les bases de données fournisseurs et les termes contractuels en quelques minutes. Cela révolutionne la manière dont les équipes d'achat utilisent les outils d'analyse pour des insights exploitables.

Intégration avec les plateformes de Business Intelligence

Pourquoi séparer les informations des achats ? Désormais, les tableaux de bord des analyses des achats sont intégrés aux plateformes de business intelligence. Cela offre une visibilité interfonctionnelle aux responsables des achats, leur permettant d'aligner la stratégie d'achat sur les objectifs globaux des unités commerciales. Les décisions se basent sur des données à l'échelle de l'entreprise, et pas uniquement sur les opérations d'achat.

Montée en puissance des outils de visualisation des données

Les chiffres ne racontent pas toujours toute l'histoire. Les départements achats s'appuient désormais sur des tableaux de bord interactifs pour observer la performance des achats, les habitudes de dépenses et les indicateurs clés de performance. Avez-vous déjà remarqué comment un graphique peut faire ressortir une tendance qui ne saute pas aux yeux dans une feuille de calcul ? La visualisation des données rend les choses claires.

Gestion des relations fournisseurs grâce à l'analytique

Les départements achats repensent la gestion des relations fournisseurs. Plutôt que des interactions réactives ou transactionnelles, la gestion des relations fournisseurs est de plus en plus informée par des insights basés sur les données. Les professionnels des achats peuvent voir, en temps réel, la performance des fournisseurs et élaborer des stratégies d'approvisionnement pour construire des relations stratégiques à long terme avec eux.

Surveillance prédictive des risques

Les perturbations de la chaîne d'approvisionnement peuvent survenir de nulle part, qu'il s'agisse de réalignements géopolitiques, de fluctuations des marchés ou de risques fournisseurs. Les solutions d'analyse des achats intègrent désormais l'analytique prédictive pour identifier ces problèmes avant qu'ils n'apparaissent. Pour les responsables des achats, cela signifie ajuster les stratégies d'achats avant que les perturbations ne se produisent et transformer les surprises en problèmes gérables.

L'analyse des achats est appliquée quotidiennement pour résoudre les problèmes rencontrés par les équipes d'approvisionnement. Qu'il s'agisse de réduire les dépenses ou d'atténuer les risques liés aux fournisseurs, les applications d'analyse des achats fournissent les informations exploitables que les spécialistes des achats ne peuvent se permettre d'ignorer. Examinons où ces solutions sont les plus impactantes.

Identifier les inefficacités dans les processus d'achat

Pourquoi certains bons de commande prennent-ils des semaines, tandis que d'autres sont traités en quelques jours ? Les analystes des achats utilisent des analyses de dépenses et des analyses diagnostiques pour identifier les goulets d'étranglement dans le processus d'achat. Une fois les inefficacités repérées, les responsables des achats peuvent élaborer des stratégies pour rationaliser le processus d'achat et augmenter l'efficacité opérationnelle.

Surveiller la performance des fournisseurs

Tous les fournisseurs ne respectent pas leurs engagements. C'est pourquoi les équipes d'approvisionnement utilisent des logiciels d'analyse des achats pour mesurer les fournisseurs par rapport à des indicateurs clés de performance tels que les délais de livraison, la qualité et la conformité des contrats. Grâce à des relations basées sur des données, les entreprises peuvent gérer les risques liés aux fournisseurs et renforcer la confiance.

Gérer les perturbations de la chaîne d'approvisionnement

Lorsque les orientations du marché changent ou que des enjeux géopolitiques surviennent, les organisations d'approvisionnement doivent répondre aussi vite que possible. Elles devront certainement examiner les flux de données externes en parallèle avec les données internes afin que les équipes puissent ajuster les plans d'approvisionnement, trouver des fournisseurs alternatifs et atténuer les perturbations de la chaîne d'approvisionnement avant qu'elles ne deviennent incontrôlables.

Encourager des relations stratégiques avec les fournisseurs

Les relations avec les fournisseurs ne sont pas de simples transactions. Cela peut sembler cliché, mais elles sont véritablement des partenariats à long terme. Les solutions d'analyse des achats mettent en évidence les opportunités de consolidation des fournisseurs et montrent aux professionnels où des partenariats stratégiques plus étroits avec les fournisseurs peuvent réduire les coûts, atténuer les risques et améliorer leur performance en approvisionnement.

Trouver des économies de coûts

Les cadres d'approvisionnement recherchent toujours des moyens de réaliser des économies de coûts. En analysant les dépenses et en comparant les données d'approvisionnement entre les unités commerciales, les solutions d'analyse des achats mettent en lumière des économies qui, autrement, resteraient cachées dans des tableurs. À la fin de la journée, tout ce dont vous avez besoin, c'est de la volonté pour faire le travail. Une analyse approfondie = des économies.

Les analyses des achats ne sont pas efficaces sans des indicateurs clés de performance (KPI) et des métriques adéquats. Ces métriques indiquent aux responsables des achats si et comment leur stratégie est réellement rentable. Considérez-les comme une fiche de score qui identifie à la fois les succès et les vulnérabilités dans les performances des achats.

• Économies réalisées par rapport à l'objectif : Les analystes des achats surveillent le montant économisé par rapport aux objectifs prévus. Ces négociations avec les fournisseurs ont-elles réellement réduit les coûts ou sont-elles simplement impressionnantes sur papier ?
• Pourcentage des dépenses sous contrat : Lorsque des dépenses supplémentaires sont couvertes par un contrat, les équipes achats réduisent les risques et éliminent les surprises de coûts imprévus. Ce KPI reflète la conformité des achats et la discipline dans la gestion des dépenses.
• Score de performance des fournisseurs : Les organisations de procurement évaluent les délais de livraison, la qualité et la réactivité des fournisseurs grâce aux analyses des fournisseurs. Des scores élevés établissent la confiance, tandis que des scores faibles indiquent des risques liés aux fournisseurs.
• Temps du cycle d'achats : Combien de temps faut-il pour passer de la réquisition à la commande ? Des cycles plus courts indiquent généralement que les opérations d'achats fonctionnent bien.
• Taux d'achats hors contrat : Les analyses des achats identifient les « dépenses hors contrat ». Un excès d'achats hors contrat peut révéler des processus d'achats défaillants ou une gestion insuffisante du cycle de vie des contrats.
• Conformité aux termes du contrat : Cette mesure garantit que les équipes achats respectent réellement les termes convenus. La non-conformité engendre des risques juridiques et détériore la gestion des relations avec les fournisseurs.
• Coût de la fonction achats en pourcentage des dépenses : Les responsables des achats suivent l'efficacité opérationnelle en comparant le coût de la fonction aux dépenses totales. S'il est trop élevé, des inefficacités doivent être corrigées.
• Risques fournisseurs identifiés et atténués : Les outils d'analyses des achats suivent l'efficacité de l'identification et de l'atténuation des risques fournisseurs avant qu'ils n'impactent les chaînes d'approvisionnement.
• Dépenses sous gestion : Ceci illustre la proportion des dépenses activement surveillées par des plateformes d'analyses des achats. Plus elle est élevée, plus les données sur les achats se transforment en informations utiles.
• Amélioration des performances des achats d'une année sur l'autre : Les équipes d'achats suivent les progrès réalisés en matière d'économies, de conformité et de performance des fournisseurs. Les stratégies d'achats s'améliorent-elles ou restent-elles statiques ?

L'analyse des achats est extrêmement bénéfique, mais elle comporte des défis que les responsables des achats ne peuvent se permettre d'ignorer. Des données d'achat non nettoyées aux résistances internes dans les organisations, ces défis tendent à freiner l'adoption. Décryptons-les.

Problèmes de qualité des données

L'analyse des achats repose sur des données d'achat propres et cohérentes. Cependant, que se passe-t-il si les sources de données d'achat sont incomplètes, dupliquées ou obsolètes ? Les analystes des achats passent des heures à corriger les feuilles de calcul au lieu d'analyser les tendances. Avec des données d'achat de basse qualité, les équipes achats finiront par prendre des décisions sur des bases incertaines.

Intégration avec les systèmes achats hérités

La plupart des organisations d'achats utilisent encore des systèmes hérités. Ce n'est pas un problème. Mais les plateformes d'analyse des achats ne sont pas toujours compatibles entre elles, ce qui crée des lacunes dans le suivi de la performance des achats. Cela entrave les achats et rend impossible pour les responsables des achats d'obtenir des informations en temps réel sur l'analyse des dépenses, la performance des fournisseurs et la conformité des contrats.

Compétences limitées des analystes achats

Au-delà des compétences Excel, une analyse avancée des achats exige une formation spécialisée. Les experts en achats ne sont généralement pas formés à la visualisation des données, à l'analyse diagnostique et à l'analyse prédictive. Sans ces compétences, ils ne peuvent pas identifier les opportunités de réduction des coûts ou les risques liés aux fournisseurs cachés dans les données d'achat.

Lacunes dans les bases de données des fournisseurs

Une excellente analyse des fournisseurs repose sur des bases de données de fournisseurs fiables. Lorsque les données des fournisseurs sont incomplètes ou obsolètes, les organisations d'achats ne peuvent pas mesurer la performance des fournisseurs. Et les analystes des achats ne peuvent pas mesurer les délais de livraison, la qualité ou la conformité des contrats, ce qui rend la gestion des relations fournisseurs plus difficile et la surveillance des risques moins crédible.

Gestion du changement

Le changement est difficile. C'est dans la nature humaine. Le changement fait peur et c'est compréhensible. C'est pourquoi les professionnels des achats habitués aux rapports traditionnels peuvent être lents à adopter l'analyse des achats. C'est aux dirigeants de démontrer comment des outils d'analyse des achats efficaces renforcent la stratégie, minimisent les risques, et améliorent les objectifs de réduction des coûts. Sans leur acceptation, l'amélioration des performances des achats est freinée.

Les analyses des achats ne réussissent que lorsqu'elles sont utilisées avec la bonne mentalité et approche. Il ne s'agit pas seulement de traitement de données—il s'agit de faire des choix d'achats plus judicieux. Voici des pratiques exemplaires sur lesquelles les décideurs des achats s'appuient pour optimiser la performance des achats et soutenir les objectifs commerciaux plus larges.

Aligner les stratégies d'achats sur les objectifs commerciaux

Les responsables des achats doivent lier les indicateurs clés de performance (KPIs) des achats aux objectifs commerciaux tels que la rentabilité, la croissance du marché ou la durabilité. Par exemple, une fonction achat qui réduit les risques fournisseurs contribue directement à la continuité de l’activité et, par conséquent, aux flux de revenus globaux.

Utiliser à la fois des données internes et externes

Les analystes des achats qui se limitent aux systèmes comptables internes passent à côté d'une vision plus large. En combinant les analyses des dépenses avec des données externes, telles que les prix des matières premières ou les risques géopolitiques, les équipes achats identifient des éléments qui rendent leurs stratégies d'approvisionnement plus solides et proactives.

Investir dans des plateformes d'analyses d'achats

Les organisations d'achats qui dépendent des tableurs sont en retard. Les plateformes d'analyses d'achats plus avancées simplifient l'analyse des dépenses, la gestion des fournisseurs et les analyses prédictives. Lorsqu'elles sont combinées avec des systèmes d'achats, elles réduisent le délai du cycle d'achats et rendent les données d'achats plus exploitables.

Développer les compétences des analystes d'achats

Les analyses d'achats sont seulement aussi efficaces que les personnes qui les mettent en œuvre. Former les professionnels des achats à la visualisation des données, aux tableaux de bord BI et aux analyses des fournisseurs leur permet d'exploiter les données d'achats afin de fournir des insights pour orienter la gestion des relations avec les fournisseurs et réaliser des économies de coûts.

Se concentrer sur l'amélioration continue

Les analyses des achats ne sont jamais terminées. Les responsables des achats doivent constamment revisiter les KPIs, actualiser les tableaux de bord des achats et s'adapter en fonction des résultats. Les organisations qui adoptent les analyses comme une discipline continue maintiennent une performance d'achats optimale et trouvent des opportunités d'économie avant leurs concurrents.

L'analyse des achats est passée d'un simple « agréable à avoir » à être le cœur de la stratégie d'approvisionnement. Pourquoi ? Parce que les équipes d'approvisionnement ne se contentent plus d'acheter des biens. Désormais, elles négocient les relations avec les fournisseurs, surveillent les analyses de dépenses, gèrent les contrats et déchiffrent des chaînes d'approvisionnement volatiles.

Le réel avantage survient lorsque les responsables des achats utilisent des logiciels d'analyse des achats pour aller au-delà des rapports. Imaginez identifier les perturbations de la chaîne d'approvisionnement avant qu'elles ne se produisent, ou utiliser des indicateurs de performance des fournisseurs pour des négociations plus intelligentes. Comme l'a dit un DAG (Directeur des Achats Globaux), "De bonnes analyses ne se contentent pas de répondre aux questions. Elles vous indiquent lesquelles vous devriez poser."

Ceux qui adoptent des solutions d'analyse des achats avancent déjà. Ils raccourcissent les délais d'approvisionnement, augmentent la conformité et découvrent des opportunités d'économies que les autres manquent. Dans le même temps, les retardataires se retrouvent désemparés lorsque des risques surviennent.

En fin de compte, l'analyse des achats consiste à faire de l'approvisionnement une force stratégique. Elle permet de gérer les relations avec les fournisseurs, de réduire l'inefficacité et donne aux professionnels des achats le contrôle d'une industrie où rester immobile est une recette pour être dépassé. La leçon est en réalité très simple : adaptez-vous maintenant, ou soyez dépassé demain.