Top 20 des KPIs d'approvisionnement : Comment les définir et les mesurer

L'approvisionnement ne se limite pas à passer des commandes ou à recevoir des produits à temps, il est au cœur de la manière dont une entreprise réduit ses coûts, développe des relations avec les fournisseurs et maintient la fluidité de la chaîne d'approvisionnement. Que vous gériez l'approvisionnement dans une usine à haut volume, commandiez du matériel médical dans un hôpital ou coordonniez des fournisseurs dans une entreprise technologique en pleine expansion, une chose est toujours vraie : vous ne pouvez pas améliorer les choses si vous ne pouvez pas les mesurer.

Et comment savoir si votre processus d'approvisionnement fait vraiment son travail ? C'est là que les indicateurs clés de performance (KPI) essentiels en matière d'approvisionnement entrent en jeu. Ce sont les chiffres qui vous indiquent ce qui est sur la bonne voie, ce qui traîne et où vous pouvez vous améliorer. Considérez les KPI comme votre tableau de bord. Ils ne se contentent pas de vous dire à quelle vitesse vous avancez – ils vous informent quand vous êtes à court de carburant, hors de route ou que vous passez trop de temps sur les mauvaises activités.

Nous allons vous présenter les 20 KPI les plus pratiques en matière d'approvisionnement dans ce guide. Vous découvrirez ce qu'ils représentent, pourquoi vous en avez besoin et comment vous pouvez effectivement les mesurer sans perdre la tête.

Quels sont les indicateurs clés de performance (KPI) en matière d'approvisionnement ?

Les KPI d'approvisionnement sont des chiffres ou des mesures qui aident votre département d'approvisionnement à surveiller la progression des activités – qu'il s'agisse de réaliser des économies ou de veiller à la ponctualité des fournisseurs. Considérez-les comme votre carte de score en matière d'approvisionnement. Ils vous informent sur l'efficacité de votre fonction d'approvisionnement, les éventuels goulets d'étranglement et votre proximité avec vos objectifs commerciaux.

Certains des principaux indicateurs de performance concernent l'argent, comme les économies réelles réalisées (réduction des coûts), les dépenses inutiles évitées (évitation des coûts d'approvisionnement) ou l'efficacité de vos investissements (ROI d'approvisionnement). D'autres mesurent la fluidité de vos processus d'approvisionnement, comme le délai de livraison des fournisseurs, la précision des bons de commande ou la fréquence des achats d'urgence en raison d'imprévus.

L'objectif ? Fournir à votre équipe d'approvisionnement les bonnes informations pour prendre des décisions intelligentes. En surveillant constamment les KPI d'approvisionnement, vous pouvez identifier ce qui fonctionne, corriger ce qui ne fonctionne pas et élaborer des stratégies à plus long terme. C'est l'essence de l'amélioration des performances d'approvisionnement, de la minimisation des risques de la chaîne d'approvisionnement et de l'amélioration globale de l'efficacité des achats.

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Les 20 principaux KPI d'approvisionnement à suivre

Si vous voulez que votre équipe d'approvisionnement fasse la différence, vous devez savoir quoi mesurer. Ces KPI d'approvisionnement maintiennent vos décisions basées sur les données.

1. Gestion des coûts

Celui-ci est un favori personnel, et à juste titre. Économiser de l'argent, c'est tout à propos de combien d'argent réel vous laissez dans l'entreprise à travers de meilleurs achats. Supposons que votre entreprise payait 10 £ par unité pour les emballages. Vous avez négocié avec le fournisseur et réduit cela à 8 £. Les 2 £ par unité ? Ce sont des économies réelles.

Comment le définir et le mesurer :

Revisitez vos prix d'achat antérieurs et comparez-les à ce que vous payez actuellement pour les mêmes produits ou services. Vous pouvez également inclure l'évitement des coûts d'approvisionnement, par exemple lorsque votre équipe entre dans un contrat avant qu'il n'y ait de concurrence ou de majoration de prix. Ce KPI aide le département d'approvisionnement à démontrer des résultats tangibles et à améliorer les performances d'achat globales.

2. ROI d'approvisionnement

Si vous investissez du temps, de l'argent et des ressources humaines dans l'approvisionnement, vous devez comprendre les retours. Cela vous informe exactement de la valeur que votre personnel génère pour ce que vous investissez.

Comment le définir et le mesurer :

Utilisez la formule : (Économies annuelles en coûts d'approvisionnement – Coûts opérationnels d'approvisionnement) / Coûts opérationnels d'approvisionnement

C'est une mesure simple des performances de votre fonction d'approvisionnement. Un ROI élevé indique que votre fonction d'approvisionnement est intelligente et optimisée.

3. Dépenses sous contrôle

Ce KPI vous informe du pourcentage des dépenses globales de votre entreprise qui passent effectivement par les procédures d'approvisionnement appropriées. Si la moitié de vos départements achètent sans consulter l'approvisionnement, vous avez un problème.

Comment le définir et le mesurer :

Divisez vos dépenses passant par l'approvisionnement formel par les dépenses totales de l'entreprise. Plus le chiffre est grand, plus l'impact de l'approvisionnement est important, et plus le potentiel d'améliorer l'efficacité des achats est grand. Lorsque ce chiffre est élevé, vous avez également une meilleure visibilité, une meilleure gestion des fournisseurs et un contrôle accru sur les dépenses d'exploitation.

4. Évitement des coûts

Contrairement à la réduction des coûts, où vous réduisez les prix déjà dépensés, l'évitement des coûts est lorsque vous n'avez jamais payé le prix plus élevé initialement. Supposons qu'un fournisseur allait augmenter ses prix, mais que vous avez verrouillé un contrat à long terme avant cette hausse. Ce coût évité compte.

Comment le définir et le mesurer :

Comparez les hausses de prix projetées ou les prix du marché au prix que vous avez payé. Incluez également des éléments tels que les écarts de prix d'achat, de meilleures conditions de paiement ou l'élimination de fonctionnalités inutiles qui auraient augmenté le coût. Tracer cela indique la proactivité de vos actions d'approvisionnement.

5. Achats marginaux

Les achats marginaux peuvent sembler excitants, mais en matière d'approvisionnement, ils ne le sont pas du tout. Cela désigne les individus de votre entreprise qui achètent en dehors des fournisseurs ou canaux approuvés.

Cela entraîne souvent une augmentation des coûts, des commandes redondantes et des difficultés à contrôler les dépenses.

Comment le définir et le mesurer :

Utilisez votre système ERP pour identifier les achats effectués sans suivre le processus officiel de demande d'achat. Plus vous analysez, plus vous détectez probablement d'inefficacités dans le processus d'approvisionnement. L'objectif ? Tout garder sous contrôle, minimiser les surprises et rationaliser vos opérations d'approvisionnement.

6. Taux de livraison ponctuelle des fournisseurs

Un fournisseur vous a-t-il déjà livré en retard, perturbant ainsi votre calendrier de production ? Oui, ce KPI empêche cela. Le taux de livraison ponctuelle des fournisseurs quantifie la fréquence à laquelle vos fournisseurs livrent ce qu'ils ont annoncé, le jour annoncé.

Comment le définir et le mesurer :

Taux OTD (%) = (Nombre de livraisons ponctuelles / Total des livraisons) * 100

Si la performance de vos fournisseurs est faible à ce niveau, cela peut entraîner des retards, des clients insatisfaits ou des achats d'urgence coûteux qui épuisent votre budget. Un suivi régulier améliore la prévisibilité de votre chaîne d'approvisionnement et augmente la satisfaction des clients.

7. Taux de défaut des fournisseurs

Recevoir des produits est une chose, les recevoir en bon état en est une autre. C'est là que intervient le taux de défaut des fournisseurs. Il indique la fréquence à laquelle les fournisseurs livrent des produits endommagés, incorrects ou en dessous des normes de qualité.

Comment le définir et le mesurer :

Taux de défaut (%) = (Nombre d'unités défectueuses / Total des unités reçues) * 100

Des niveaux élevés de défauts entraînent des retours supplémentaires, un temps perdu et des coûts associés croissants. De plus, cela affecte négativement la performance des fournisseurs et perturbe tout le processus procure-to-pay. Cette mesure est essentielle pour les professionnels de l'approvisionnement souhaitant des processus plus clairs et efficaces.

8. Délai des fournisseurs

Les livraisons prennent trop de temps ? C'est un problème. Le délai des fournisseurs vous informe du nombre de jours nécessaires entre la commande et la réception des produits. Des délais courts se traduisent par des réponses rapides, moins de ruptures de stock et moins de bricolage de dernière minute.

Comment le définir et le mesurer :

Suivez le nombre de jours entre la livraison de la commande et la réception des produits. Prenez une moyenne par fournisseur afin d'avoir des points de comparaison et identifier vos meilleurs (et pires) fournisseurs. Cela aide à tout, de la planification des inventaires aux initiatives stratégiques, et réduit ces achats urgents coûteux qui perturbent votre budget.

9. Taux de conformité des fournisseurs

Vos fournisseurs respectent-ils les termes des contrats ? Envoient-ils les bons produits, en bonne quantité, à la bonne date ? C'est ce que le taux de conformité des fournisseurs révèle.

Comment le définir et le mesurer :

Vérifiez toutes les commandes réalisées et observez combien ont complètement respecté les conditions du contrat. Comparez cela au nombre total des commandes et convertissez en pourcentage. En cas de faible taux, il peut être temps de reconsidérer la gestion des fournisseurs ou de renégocier les contrats. Un taux élevé ? C'est une victoire pour votre fonction d'approvisionnement et un excellent outil pour atteindre vos objectifs globaux de performance.

10. Conformité des contrats

Celui-ci s'intéresse au fait que les achats soient faits conformément aux contrats adoptés, sans ventes hors contrat, sans commandes effectuées en coulisses.

Comment le définir et le mesurer :

Surveillez le pourcentage des dépenses globales d'approvisionnement réalisées via des contrats valides et approuvés. Tout ce qui se trouve en dehors de ces dispositions doit être identifié. Une forte conformité contractuelle = réduction des risques, amélioration du prix et opérations d'achat plus efficaces. C'est aussi une excellente méthode pour atténuer les achats marginaux et respecter les termes négociés par vos leaders en matière d'approvisionnement.

11. Temps de cycle des bons de commande

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