Qu'est-ce que la gestion des relations fournisseurs (SRM) ?

Aucune chaîne d'approvisionnement ne vit dans une bulle. Dans chaque produit que vous achetez, service que vous utilisez et livraison réussie que vous effectuez, il y a une organisation de fournisseurs travaillant avec des équipes d'approvisionnement, des fabricants et des dirigeants d'entreprise. Et quelle est l'efficacité de ces interactions ? Eh bien, cela peut faire la différence entre une opération fluide et une autre remplie de problèmes qui gaspillent du temps, de l'argent et de la réputation.

C'est là que la gestion de la relation fournisseur, ou SRM, entre véritablement en jeu. Si vous cherchez à définir la gestion de la relation fournisseur, pensez-y comme à l'approche structurée utilisée par les entreprises pour gérer et améliorer les interactions avec les fournisseurs clés. Que votre entreprise produise des biens, exploite des magasins ou construise des technologies, la SRM concerne davantage l'établissement de relations solides, à long terme plutôt que la négociation du prix le plus bas. Dans ce guide, nous décomposons ce qu'est réellement la SRM, donnons des exemples et des perspectives sur la gestion de la relation fournisseur, expliquons pourquoi c'est un changement capital pour votre entreprise et comment vous pouvez en tirer parti. 

Qu'est-ce que la gestion de la relation fournisseur (SRM) ?

La gestion de la relation fournisseur, ou SRM, est un terme qui décrit le développement et la gestion des relations avec les fournisseurs. Il s'agit du processus méthodique et continu d'évaluation des fournisseurs d'une organisation, tant pour les biens que pour les services, afin de déterminer si des améliorations peuvent être apportées par des changements qui bénéficient à l'entreprise.

Il n'y a pas de consensus total sur le sous-ensemble précis d'activités auquel la SRM s'applique, mais de manière générale, son objectif est d'apporter une valeur ajoutée à votre organisation en vous permettant de prendre des décisions plus éclairées sur la façon dont vous interagissez avec les fournisseurs actuels et potentiels.

De manière plus évidente, l'évaluation des forces et des faiblesses des fournisseurs est l'une des activités essentielles de la SRM. Par exemple, une entreprise peut être plus rapide et une autre moins coûteuse — ce type d'évaluation peut offrir aux responsables de la chaîne d'approvisionnement une méthode claire pour déterminer quelles commandes envoyer à chaque entreprise. 

Déterminer quels produits acheter auprès de chaque entreprise est tout aussi important que de déterminer quand intégrer de nouveaux fournisseurs. Il peut être bénéfique de ne pas avoir à gérer un nouveau fournisseur, mais si une autre entreprise peut fournir un produit ou un service meilleur dans une catégorie que aucun de vos fournisseurs existants ne peut livrer, cela peut valoir le travail et la coordination supplémentaires. 

Dans la SRM, c'est parfois un art en soi de comprendre quand négocier, avec qui et dans quel but, avant même que l'art de la négociation ne commence. La gestion de la relation fournisseur implique également de savoir quand et comment mettre fin à une relation avec un fournisseur, soit en raison d'une incompatibilité (par exemple, il ne peut pas répondre aux nouveaux besoins de l'entreprise, ou peut-être commettait trop d'erreurs), soit parce qu'une relation a atteint sa conclusion naturelle (par exemple, votre entreprise ne vendait plus le produit fabriqué avec les matériaux de ce fournisseur).

Exemples de gestion de la relation fournisseur

Voici quelques exemples concrets de gestion de la relation fournisseur à considérer :

Toyota : Établir une confiance à long terme avec les fournisseurs

Toyota est un excellent exemple de ce que vous obtenez lorsque vous traitez les fournisseurs comme de véritables partenaires. Plutôt que de rechercher le prix le plus bas, Toyota collabore avec ses fournisseurs pour améliorer les choses. Ils envoient même des spécialistes pour aider les fournisseurs à rationaliser leur production grâce à des techniques de gestion en flux. Une telle collaboration crée une confiance et rend la chaîne d'approvisionnement plus robuste, efficace et innovante au fil du temps. C'est gagnant-gagnant.

Unilever : Lutter pour un avenir durable

Unilever a une stratégie différente mais tout aussi intelligente. L'entreprise recherche des fournisseurs qui se préoccupent de la main-d'œuvre équitable, des faibles émissions et de la gestion durable des ressources. En fait, ils ont aidé à former des agriculteurs à cultiver des récoltes de manière plus responsable. Il ne s'agit pas seulement de faire ce qu'il faut, cela protège également la réputation d'Unilever et facilite la fidélité à long terme des fournisseurs. En liant des valeurs, ils obtiennent de meilleurs résultats et rencontrent moins de problèmes.

Apple : Contrôle stratégique des fournisseurs

L'approche SRM d'Apple repose sur le contrôle et la qualité à tous les niveaux. Apple n'achète pas simplement des composants ; il investit fréquemment dans les fournisseurs. Apple a investi des fonds à l'avance dans ses partenaires stratégiques comme Corning (Gorilla Glass) et TSMC (fabrication de puces) pour augmenter la production selon ses exigences précises. En échange, ces fournisseurs offrent un accès prioritaire, des personnalisations et un contrôle qualité accru. Apple reste également en contact étroit avec des visites régulières sur site, une planification collaborative et des systèmes technologiques intégrés. Cette initiative stratégique garantit que les normes élevées d'Apple sont respectées et généralement dépassées, grâce à une coopération proactive et non à un suivi réactif.

Étapes de la gestion des relations fournisseurs

La gestion des relations fournisseurs est un processus qui évolue avec le temps. Elle traverse 5 étapes, chacune permettant de construire une relation plus profonde et stratégique avec les fournisseurs.

1. Sélection des fournisseurs

C'est là que tout commence. Les entreprises recherchent des fournisseurs capables de répondre à leurs besoins critiques tels que le coût, la qualité et la fiabilité, tout en partageant leurs valeurs et objectifs stratégiques. Le prix le plus bas n'est pas tout. Les risques, la conformité et la réputation comptent également.

2. Intégration

Une fois un fournisseur sélectionné, il est temps de l'intégrer. L'intégration consiste à communiquer les attentes, définir des objectifs clairs et l'introduire dans vos systèmes. Une bonne intégration renforce la confiance et évite les problèmes à long terme.

3. Suivi des performances

Une fois opérationnel, il est nécessaire de s'assurer que le fournisseur respecte ses engagements. Cela signifie surveiller des aspects comme les délais de livraison, la qualité et le service. Mais il ne s'agit pas seulement de cocher des cases – il s'agit de communiquer clairement et de résoudre rapidement les problèmes.

4. Amélioration continue

C'est ici que le partenariat devient puissant. Vous et le fournisseur travaillez ensemble pour améliorer les processus – qu'il s'agisse de réduire les déchets, d'accélérer les livraisons ou de développer de nouveaux produits. Il s'agit de progrès mutuel, plutôt que de gain personnel.

5. Développement de partenariats stratégiques

Certains fournisseurs deviennent des partenaires stratégiques. Avec eux, vous budgétez ensemble, partagez des informations ou même créez de nouveaux produits en collaboration. Les relations génèrent de la valeur au fil du temps et offrent un avantage.

Avantages de la gestion des relations fournisseurs

Les gestionnaires de relations fournisseurs qui réussissent dans ce domaine constatent toujours les cinq avantages significatifs suivants :

Réduction des coûts et création de valeur

C'est l'objectif initial de la majorité des opérations de gestion des relations fournisseurs : économiser de l'argent sur chaque transaction. Avant de choisir les fournisseurs avec lesquels établir des relations, la première étape de la gestion des relations fournisseurs est de sélectionner ceux avec qui faire affaire, et le coût sera un critère déterminant pour la majorité des types de biens et services (en dehors des normes minimales pour d'autres critères, comme la qualité).

Réduction des risques et résilience de la chaîne d'approvisionnement

Comme mentionné précédemment, la gestion des risques est un objectif énorme mais souvent sous-estimé de la gestion des relations fournisseurs. En prenant des mesures proactives dans ce domaine, vous pouvez minimiser la probabilité qu'un incident négatif se produise (en intégrant par exemple des solutions de rechange), ainsi que réduire les coûts lors d'un incident négatif si celui-ci survient (en étant préparé avec des mesures d'atténuation et des alternatives).

Amélioration des performances et de la fiabilité des fournisseurs

Les bonnes relations découlent d'une communication bilatérale efficace. Informer les fournisseurs des besoins et des situations changeants de votre entreprise les incitera à vous informer des leurs. Cela les encourage également à répondre davantage à vos demandes, qu'elles soient prévues ou inattendues. Et au quotidien, les personnes qui s'entendent bien avec vous seront plus disposées à répondre positivement à vos besoins que celles qui ne le sont pas. Être courtois avec vos fournisseurs, tant du point de vue des relations humaines que des considérations opérationnelles telles que les payer en temps voulu, rapporte des dividendes à long terme.

Innovation et co-développement

À mesure que vos relations fournisseurs mûrissent, il est souvent intéressant de découvrir ce qu'ils peuvent faire d'autre pour vous. Peut-être peuvent-ils vous offrir d'autres éléments dont vous avez besoin en dehors de ce pour quoi vous les avez sollicités ; peut-être ont-ils de l'expérience en logistique ou dans la gestion des réglementations gouvernementales qui pourraient vous aider également ; peut-être existent-ils des opportunités de collaboration ; et ainsi de suite. L'objectif initial de la gestion des relations fournisseurs est d'obtenir ce dont vous avez besoin aujourd'hui, mais il y a une grande valeur à découvrir ce dont vous pourriez nécessiter ou souhaiter demain. Ne pas tirer parti de la valeur que vos fournisseurs peuvent offrir revient simplement à laisser de l'argent sur la table.

Quels sont les types de relations avec les fournisseurs ?

Les relations avec les fournisseurs ne sont pas universelles. Elles vont de simples transactions à des partenariats stratégiques profonds. Choisir le bon type de relation aide les organisations à appliquer le bon cadre de gestion des relations fournisseurs et à tirer le meilleur parti de chaque fournisseur.

Relations transactionnelles

C'est le type le plus basique de relation avec les fournisseurs. Il est axé sur le prix, la disponibilité et la livraison. Il y a peu ou pas de communication au-delà du niveau de commande et aucun plan à long terme. Ces types de relations concernent les produits de commodité ou les catégories à faible risque où les fournisseurs peuvent être remplacés avec des coûts de changement faibles.

Relations avec des fournisseurs privilégiés

Celle-ci va un peu plus loin. Le fournisseur est fiable et répond aux attentes en matière de qualité, coût et service. Il y a une interaction régulière – souvent avec des revues de performance et des boucles de retour d'information. Pas encore des partenaires stratégiques mais souvent les premiers pour de nouvelles opportunités commerciales grâce à l'historique.

Partenariats stratégiques

Les partenariats stratégiques sont des arrangements à haute collaboration et long terme où il y a des objectifs, des récompenses et des risques partagés pour les deux parties. Ces partenaires sont critiques pour l'entreprise – potentiellement grâce à l'innovation, l'accès au marché ou des capacités spéciales. Les partenariats stratégiques impliquent l'intégration des systèmes, la planification conjointe et le codéveloppement. La confiance et l'investissement mutuel sont la base de ce style de relation.

Relations avec un fournisseur unique ou exclusif

C'est une dépendance unique ou quasi-unique envers un seul fournisseur. Cela peut être intentionnel (fournisseur unique, pour la qualité ou l'efficacité) ou par nécessité (fournisseur exclusif, pour la technologie propriétaire ou les licences). Bien que cela puisse apporter cohérence et efficacité, cela comporte des risques élevés—donc la gestion des risques fournisseurs et la planification de contingence sont requises.

Défis de la mise en œuvre du GRF

Aussi passionnant que cela puisse être, introduire la gestion des relations avec les fournisseurs dans une organisation n'est pas un processus simple. Il existe de nombreux obstacles qui peuvent ralentir ou arrêter les programmes de GRF dans leur élan.

Résistance interne ou manque d'adhésion

L'un des plus grands défis est la résistance interne. Obtenir l'adhésion des équipes finance, juridique, opérationnelle et même des équipes d'approvisionnement peut être difficile. Certains parties prenantes considéreront la GRF comme un mot à la mode et non comme une transformation stratégique – il vous faut alors une gestion du changement et des formations dès le départ.

Intégration des données et lacunes technologiques

La GRF repose fortement sur des données précises, centralisées et en temps réel. La plupart des organisations ont des données de fournisseurs dispersées sur des feuilles de calcul, des anciens systèmes ERP, et des départements cloisonnés. Sans intégration ou sans outils modernes, les équipes ne peuvent obtenir les informations nécessaires, prennent de mauvaises décisions et manquent des opportunités.

Mesurer efficacement la performance des fournisseurs

Mesurer la performance des fournisseurs est important mais décider quoi mesurer et comment n'est pas toujours facile. Les coûts et les délais de livraison sont faciles à mesurer mais les caractéristiques intangibles comme la coopération, la réactivité ou le potentiel d'innovation sont plus difficiles à évaluer. Sans indicateurs de performance utiles, la GRF devient réactive plutôt que proactive dans le développement stratégique des fournisseurs.

GRF vs. GRC : Quelle est la différence ?

La gestion des relations avec les fournisseurs (GRF) et la gestion des relations clients (GRC) semblent similaires mais sont très différentes.

GRC concerne la gestion des relations avec les clients. Elle surveille les interactions avec les clients, le suivi des pipelines de ventes, et vise à augmenter la satisfaction et la fidélité des clients. Elle aide les entreprises à mieux comprendre et interagir avec leurs clients pour stimuler les ventes et les relations à long terme.

GRF traite de la gestion des relations avec les fournisseurs. Elle va au-delà des relations transactionnelles et aligne les fournisseurs sur la stratégie de l'entreprise. La GRF concerne la continuité opérationnelle, la gestion des risques et l'innovation à travers la collaboration avec les fournisseurs.

Bien que les deux surveillent la communication et la performance, la GRC est axée sur les clients, et la GRF sur le côté fournisseur, afin de maximiser toute la chaîne d'approvisionnement. Les deux sont importantes car elles garantissent la satisfaction des clients et une chaîne de valeur résiliente.

Comment gérer les relations avec les fournisseurs

Travailler avec les fournisseurs ne se résume pas à signer un contrat et faire des contrôles occasionnels. Il s'agit de construire un partenariat basé sur la confiance, la communication ouverte et des objectifs communs. Voici comment :

Soyez transparent

La transparence est essentielle pour de bonnes relations avec les fournisseurs. Partagez vos prévisions, problèmes et objectifs à long terme avec vos fournisseurs. Cela leur montre quelles sont vos priorités et ils peuvent mieux aligner leur stratégie avec la vôtre. La transparence évite les malentendus et construit la confiance, essentielle pour la collaboration.

Définissez des attentes claires et des indicateurs clés

Définissez clairement les attentes et les KPI. Qu'il s'agisse de coûts, de qualité, de délais de livraison ou d'innovation – des KPI mesurables gardent tout le monde concentré sur les objectifs. Les fournisseurs doivent savoir ce qui est requis d'eux pour répondre à vos besoins et vous devez avoir un système en place pour mesurer dans quelle mesure ces besoins sont satisfaits avec le temps.

Soyez un partenaire

Faites évoluer la relation d'une transaction à un partenariat. Impliquez les fournisseurs tôt en les invitant à des réunions de planification ou des sessions d'innovation. Cela crée une mentalité de partenariat, où les deux parties gagnent. Cela permet également aux fournisseurs d'apporter une contribution précieuse et de l'innovation.

Utilisez les données, pas l'instinct

Plutôt que de suivre votre intuition, utilisez les données. La technologie GRF vous donne une visibilité en temps réel sur la performance des fournisseurs basée sur des mesures clés telles que la fiabilité de la livraison, les économies de coûts et la qualité des produits. Des données précises signifient que vous pouvez prendre des décisions éclairées pour la gestion des fournisseurs, détecter les problèmes tôt et apporter des changements de manière proactive.

Outils logiciels et technologies de GRF

La technologie est essentielle dans la gestion moderne des relations fournisseurs (GRF), permettant aux entreprises de rationaliser les processus, de centraliser les données, et de favoriser des collaborations plus fortes avec les fournisseurs. Voici quelques outils clés à rechercher :

Tableaux de bord analytiques et cartes de score des fournisseurs

Les cartes de score des fournisseurs sont essentielles pour suivre des mesures clés comme les délais de livraison, la qualité et les coûts. Elles donnent une image claire de la performance des fournisseurs, aidant les entreprises à évaluer si les fournisseurs répondent aux attentes. Les tableaux de bord analytiques complètent les cartes de score en offrant une vue plus approfondie, basée sur les données, des tendances et des performances des fournisseurs au fil du temps. Ces outils sont précieux pour identifier les domaines d'amélioration et prendre des décisions basées sur les données.

Suivi automatique de la performance

Automatiser le suivi de la performance vous permet de suivre les métriques des fournisseurs en temps réel sans intervention humaine. L'outil garantit que les données sont mises à jour régulièrement et réduit le risque d'erreurs. Le suivi automatique est particulièrement utile pour les grandes organisations avec des chaînes d'approvisionnement complexes, où tous les fournisseurs sont évalués en fonction des informations de performance mises à jour.

Outils de gestion des contrats et de conformité

Les contrats et la conformité font partie de la GRF. Les logiciels de gestion des relations fournisseurs disposeront de fonctionnalités de gestion des contrats qui automatisent la création, la négociation et le suivi des contrats. Les fonctionnalités de conformité garantiront que les fournisseurs respectent les normes de l'industrie et les exigences spécifiques à l'entreprise, réduisant les risques et évitant des problèmes juridiques ou opérationnels potentiels.

Hubs partagés de documents et mises à jour

La gestion des fournisseurs est avant tout une question de communication. Les logiciels GRF contiennent des hubs de collaboration où les équipes d'approvisionnement et les fournisseurs peuvent partager des documents, des commentaires et des mises à jour en temps réel. Ce hub centralisé est conçu pour la transparence et la synchronisation des détails de projet, des délais de livraison, et des termes contractuels.

Tendances dans la gestion des relations fournisseurs

Prédiction des risques grâce à l'IA

L'intelligence artificielle a un grand impact sur la gestion des fournisseurs. Au lieu d'attendre les problèmes, les logiciels d'IA peuvent analyser une multitude de données – l'historique d'un fournisseur, les tendances du secteur, ou même les nouvelles mondiales – et vous alerter si quelque chose semble suspect.

Supposons qu'un fournisseur est sur le point de faire faillite – l'IA peut détecter cela avant que cela ne se produise et votre équipe peut sécuriser une alternative ou renégocier. C'est comme avoir un système d'alerte précoce qui vous permet d'éviter les surprises dans la chaîne d'approvisionnement.

Les métriques de durabilité deviennent obligatoires

Aujourd'hui, ce n'est pas seulement une question de vitesse et de coût – les entreprises veulent également savoir à quel point leurs fournisseurs sont «verts» ou éthiques. C'est là que les ESG (Environnement, Social et Gouvernance) interviennent.

De plus en plus d'entreprises incluent des objectifs de durabilité dans leurs cartes de score des fournisseurs. Ainsi, les fournisseurs ne sont pas seulement évalués sur leur performance mais aussi, par exemple, sur leurs émissions de carbone, leurs bonnes pratiques de travail et leur transparence générale. Il s'agit de rendre les chaînes d'approvisionnement plus propres, plus équitables et mieux adaptées aux valeurs d'aujourd'hui.

Outils de collaboration en temps réel

La collaboration avec les fournisseurs est désormais beaucoup plus simple grâce aux logiciels basés sur le cloud. Fini les allers-retours d'e-mails et les attentes. Maintenant, les deux parties peuvent utiliser la messagerie en temps réel, les tableaux de bord partagés, et les mises à jour en direct pour être sur la même longueur d'onde. Tout se passe plus rapidement – les validations, la résolution de problèmes – et cela établit des relations plus transparentes et réactives.

Expériences d'achat hyper-personnalisées

Les entreprises personnalisent les expériences pour leurs clients, maintenant elles les adaptent également pour leurs fournisseurs. Grâce aux outils GRF, les entreprises peuvent personnaliser toute l'expérience fournisseur – depuis l'intégration jusqu'à la formation – pour chaque fournisseur ou rôle. Cela signifie fournir aux fournisseurs les informations et l'aide les plus pertinentes afin qu'ils puissent mieux travailler et se sentir comme des partenaires plutôt que comme de simples prestataires.

Blockchain pour la traçabilité et les contrats intelligents

La blockchain n'est plus uniquement réservée aux crypto-monnaies – elle concerne également la gestion des chaînes d'approvisionnement. Pourquoi ? Parce qu'elle offre un registre immuable et sécurisé de toutes les transactions. Les entreprises peuvent ainsi suivre l'origine de leurs matériaux, vérifier si les fournisseurs respectent les réglementations et s'assurer que les certifications ou les revendications de durabilité sont vraies. Il s'agit d'une chaîne d'approvisionnement plus transparente et fiable. Les contrats intelligents sont un bonus—des accords auto-exécutés qui se déclenchent lorsque certaines conditions sont remplies, évitant aux entreprises de devoir faire des contrôles manuels à l'infini.

Réflexions finales

Soyons réalistes—les chaînes d'approvisionnement sont plus que jamais sous pression. C'est pourquoi la gestion des relations fournisseurs n'est plus un « bonus ». C'est une nécessité. Quand on prend le temps et les outils nécessaires pour bien gérer les relations fournisseurs, on obtient plus que des économies de coûts. On construit des partenariats qui favorisent l'innovation, l'agilité, et aident à affronter tout imprévu.

Donc, que vous débutiez dans la définition de votre stratégie de GRF ou que vous perfectionnez celle que vous avez déjà, voici la leçon : traitez vos fournisseurs comme des partenaires à long terme, pas comme de simples prestataires. Les meilleures stratégies de GRF combinent une technologie intelligente, une communication ouverte, et des objectifs alignés. Et à mesure que de nouvelles technologies comme l'IA et la blockchain commencent à perturber les normes, les entreprises agiles et rapides seront celles qui mèneront.