Qu'est-ce que la gestion des relations fournisseurs (SRM) ?

Aucune chaîne d'approvisionnement ne vit dans une bulle. Dans chaque produit que vous achetez, service que vous utilisez, et livraison réussie que vous effectuez, il y a une organisation de fournisseurs travaillant avec des équipes d'approvisionnement, des fabricants et des dirigeants d'entreprise. Et à quel point ces interactions sont-elles efficaces ? Eh bien, cela peut faire la différence entre une opération fluide et une opération pleine de bugs qui gaspillent du temps, de l'argent et de la réputation.

C'est là que la gestion des relations fournisseurs, ou SRM, entre véritablement en jeu. Si vous cherchez à définir la gestion des relations fournisseurs, pensez-y comme à l'approche structurée utilisée par les entreprises pour gérer et améliorer les interactions avec les fournisseurs clés. Que votre entreprise produise des biens, exploite des magasins ou construise des technologies, le SRM consiste davantage à établir des relations solides et à long terme plutôt qu'à négocier le prix le plus bas. Dans ce guide, nous décomposons ce qu'est réellement le SRM, quelques exemples et idées de gestion des relations fournisseurs, pourquoi c'est un atout pour votre entreprise, et comment le faire fonctionner en votre faveur.

Qu'est-ce que la gestion des relations fournisseurs (SRM) ?

La gestion des relations fournisseurs, ou SRM, est un terme qui décrit le développement et la gestion des relations avec les fournisseurs. C'est le processus méthodique et continu d'évaluation des fournisseurs d'une organisation, tant pour les biens que pour les services, afin de voir s'il peut y avoir des améliorations grâce à des changements bénéfiques pour l'entreprise.

Il n'y a pas de consensus complet sur le sous-ensemble précis d'activités auxquelles le SRM s'applique, mais de manière générale, son objectif est d'apporter une valeur ajoutée à votre organisation en vous permettant de prendre des décisions plus éclairées concernant la manière dont vous interagissez avec les fournisseurs actuels et potentiels.

Le plus notable, l'évaluation des forces et des faiblesses des fournisseurs est l'une des activités essentielles du SRM. Par exemple, une entreprise peut être plus rapide et une autre moins chère — ce type d'évaluation peut donner aux gestionnaires de la chaîne d'approvisionnement une méthode claire pour déterminer quelles commandes envoyer à chaque entreprise.

Déterminer quels produits acheter auprès de chaque entreprise est tout aussi important, tout comme déterminer quand intégrer de nouveaux fournisseurs. Il y a des avantages à ne pas prendre en charge un nouveau fournisseur à gérer et à traiter, mais si une autre entreprise peut fournir un meilleur produit ou service dans une catégorie que aucun de vos fournisseurs existants ne peut offrir, cela peut valoir le travail et la coordination supplémentaires.

Dans le SRM, il est parfois un art en soi de comprendre quand négocier, avec qui et dans quel but, avant même que l'art de la négociation ne commence. La gestion des relations fournisseurs implique également de savoir quand et comment mettre fin à une relation avec un fournisseur, soit en raison d'une incompatibilité (par exemple, ils ne peuvent pas répondre aux nouveaux besoins de l'entreprise, ou peut-être qu'ils commettaient trop d'erreurs), soit parce qu'une relation est arrivée à sa conclusion naturelle (par exemple, votre entreprise ne vendait plus le produit qui était fabriqué avec les matériaux de ce fournisseur).

Exemples de gestion des relations fournisseurs

Voici quelques exemples concrets de gestion des relations fournisseurs à considérer :

Toyota : Établir une confiance durable avec les fournisseurs

Toyota est un excellent exemple de ce que vous obtenez lorsque vous traitez les fournisseurs comme de véritables partenaires. Plutôt que de chercher le prix le plus bas, Toyota collabore avec ses fournisseurs pour améliorer les choses. Ils envoient même des spécialistes pour aider les fournisseurs à rationaliser la production grâce à des techniques lean. Une telle collaboration crée de la confiance et rend la chaîne d'approvisionnement plus robuste, efficace et innovante au fil du temps. C'est gagnant-gagnant.

Unilever : Viser un avenir durable

Unilever a une stratégie différente mais tout aussi intelligente. L'entreprise recherche des fournisseurs qui se préoccupent de choses telles que le travail équitable, les faibles émissions et l'approvisionnement durable. En fait, ils ont aidé à former des agriculteurs à cultiver des récoltes de manière plus responsable. Il ne s'agit pas seulement de faire ce qui est juste, cela protège également la réputation d'Unilever et facilite la fidélité à long terme des fournisseurs. En liant les valeurs, ils obtiennent de meilleurs résultats et moins de tracas.

Apple : Contrôle stratégique des fournisseurs

L'approche SRM d'Apple est le contrôle et la qualité à tous les niveaux. Apple n'achète pas simplement des composants ; il investit fréquemment dans les fournisseurs. Apple a investi des capitaux anticipés dans des partenaires stratégiques tels que Corning (Gorilla Glass) et TSMC (fabrication de puces) pour augmenter la production selon les exigences précises d'Apple. En échange, ces fournisseurs offrent un accès prioritaire, une personnalisation et un contrôle qualité étroit. Apple reste également en contact étroit grâce à des visites régulières sur site, une planification collaborative et des systèmes technologiques combinés. Cette initiative stratégique garantit que les normes élevées d'Apple sont respectées et généralement dépassées, grâce à une coopération proactive, et non à une surveillance réactive.

Étapes de la gestion des relations fournisseurs

La gestion des relations fournisseurs est un processus qui évolue au fil du temps. Elle passe par 5 étapes, chacune permettant de construire une relation plus profonde et stratégique avec les fournisseurs.

1. Sélection des fournisseurs

C'est là que tout commence. Les entreprises recherchent des fournisseurs capables de répondre à leurs besoins critiques tels que le coût, la qualité et la fiabilité – et qui partagent leurs valeurs et objectifs stratégiques. Le prix le plus bas n'est pas tout. Le risque, la conformité et la réputation comptent également.

2. Intégration

Une fois un fournisseur sélectionné, il est temps de l'intégrer. L'intégration consiste à communiquer les attentes, à définir des objectifs clairs et à les intégrer dans vos systèmes. Une bonne intégration renforce la confiance et prévient les problèmes à long terme.

3. Suivi des performances

Une fois opérationnel, il est nécessaire de s'assurer que le fournisseur respecte les engagements. Cela signifie surveiller des éléments tels que les délais de livraison, la qualité et le service. Mais il ne s'agit pas seulement de cocher des cases – il s'agit de communiquer clairement et de résoudre les problèmes rapidement.

4. Amélioration continue

C'est là que le partenariat devient puissant. Vous et le fournisseur travaillez ensemble pour améliorer les processus – qu'il s'agisse de réduire les déchets, d'accélérer les livraisons ou de développer de nouveaux produits. Il s'agit de progrès mutuel, pas de gain personnel.

5. Développement de partenariats stratégiques

Certains fournisseurs deviennent des partenaires stratégiques. Avec eux, vous budgétez ensemble, partagez des informations ou même créez de nouveaux produits ensemble. Les relations créent de la valeur au fil du temps et un avantage.

Avantages de la gestion des relations fournisseurs

Les gestionnaires de relations fournisseurs qui réussissent obtiennent toujours les cinq avantages significatifs suivants :

Réduction des coûts et création de valeur

C'est l'objectif initial de la majorité des opérations de gestion des relations fournisseurs — économiser de l'argent sur chaque transaction. Avant de sélectionner les fournisseurs avec lesquels établir des relations, la première étape de la gestion des relations fournisseurs est de choisir les fournisseurs avec lesquels faire affaire, et le coût sera un critère principal dans la majorité des types de fournitures et de services (en dehors des normes minimales dans d'autres critères, par exemple, la qualité).

Réduction des risques et résilience de la chaîne d'approvisionnement

Comme expliqué précédemment, la gestion des risques est un objectif énorme mais souvent sous-estimé de la gestion des relations fournisseurs. En prenant des mesures proactives dans la gestion des relations fournisseurs, vous pouvez minimiser la probabilité qu'un incident négatif se produise (en incorporant des redondances, par exemple), ainsi qu'économiser des coûts en cas d'événement négatif (en étant préparé avec des mesures d'atténuation et des alternatives).

Amélioration des performances et de la fiabilité des fournisseurs

De bonnes relations découlent d'une bonne communication bilatérale. Informer les fournisseurs des besoins et situations changeants de votre entreprise les incitera à vous informer davantage des leurs. Cela les pousse également à répondre davantage à vos demandes, qu'elles soient anticipées ou imprévues. Et au quotidien, les personnes qui s'entendent bien avec vous seront plus enclines à répondre positivement à vos besoins que celles qui ne le font pas, donc être poli avec vos fournisseurs, tant du point de vue des relations humaines que des considérations opérationnelles telles que les payer en temps opportun, rapporte à long terme.

Innovation et co-développement

À mesure que vos relations avec les fournisseurs mûrissent, il est souvent judicieux d'apprendre ce qu'ils peuvent faire d'autre pour vous. Peut-être sont-ils capables de vous offrir d'autres choses dont vous avez besoin en dehors de ce pour quoi vous les avez sollicités ; peut-être ont-ils de l'expérience avec la logistique ou la navigation dans les formalités administratives d'un gouvernement qui peuvent également vous aider ; peut-être y a-t-il des opportunités de collaboration ; et ainsi de suite. L'objectif initial de la gestion des relations fournisseurs est d'obtenir ce dont vous avez besoin aujourd'hui, mais il y a beaucoup de valeur à tirer en explorant ce que vous pourriez nécessiter ou désirer demain. Ne pas tirer parti de la valeur que vos fournisseurs peuvent offrir revient simplement à laisser de l'argent sur la table.

Quels sont les types de relations avec les fournisseurs ?

Les relations avec les fournisseurs ne sont pas universelles. Elles vont de simples transactions à des partenariats stratégiques profonds. Choisir le bon type de relation aide les organisations à appliquer le bon cadre de gestion des relations fournisseurs et à tirer le meilleur parti de chaque fournisseur.

Relations transactionnelles

C'est le type de relation fournisseur le plus basique. Elle est axée sur le prix, la disponibilité et la livraison. Il y a peu ou pas de communication au-delà du niveau de commande et aucune planification à long terme. Ces types de relations concernent des produits de base ou des catégories à faible risque où les fournisseurs peuvent être remplacés à faible coût de changement.

Relations avec des fournisseurs privilégiés

Celle-ci va un peu plus loin. Le fournisseur est fiable et répond aux attentes en matière de qualité, de coût et de service. Il y a des interactions régulières – souvent avec des revues de performance et des boucles de rétroaction. Pas encore des partenaires stratégiques mais souvent les premiers en ligne pour de nouvelles affaires grâce à l'historique.

Partenariats stratégiques

Les partenariats stratégiques sont des arrangements à forte collaboration et à long terme où il existe des objectifs, des récompenses et des risques partagés pour les deux parties. Ces partenaires sont essentiels à l'entreprise – potentiellement grâce à l'innovation, l'accès au marché ou des capacités spéciales. Les partenariats stratégiques impliquent l'intégration des systèmes, la planification conjointe et le co-développement. La confiance et l'investissement mutuel sont la base de ce style de relation.

Relations à fournisseur unique ou exclusif

Cela signifie une dépendance exclusive ou quasi exclusive à un seul fournisseur. Cela peut être par choix (fournisseur unique, pour la qualité ou l'efficacité) ou par nécessité (fournisseur exclusif, pour une technologie propriétaire ou une licence). Bien que cela puisse apporter de la cohérence et de l'efficacité, cela comporte des risques plus élevés – ainsi, la gestion des risques fournisseurs et la planification de contingence sont nécessaires.

Défis dans la mise en œuvre de la SRM

Aussi attrayante que puisse paraître la gestion des relations fournisseurs, son introduction dans une organisation n'est pas un processus fluide. De nombreux obstacles peuvent ralentir ou stopper les programmes SRM.

Résistance interne ou manque d'adhésion

L'un des plus grands défis est la résistance interne. Convaincre les équipes finance, juridique, opérations et même achats d'adhérer à la SRM peut être difficile. Certains acteurs considéreront la SRM comme un mot à la mode et non comme une transformation stratégique – il faut donc une gestion du changement et une formation dès le départ.

Intégration des données et lacunes technologiques

La SRM repose fortement sur des données précises, centralisées et en temps réel. La plupart des organisations ont des données fournisseurs dispersées dans des feuilles de calcul, d'anciens systèmes ERP et des départements cloisonnés. Sans intégration ou outils modernes, les équipes ne peuvent pas obtenir les informations nécessaires, prennent de mauvaises décisions et manquent des opportunités.

Mesurer efficacement la performance des fournisseurs

Mesurer la performance des fournisseurs est important mais décider quoi mesurer et comment n'est pas toujours facile. Le coût et la livraison sont faciles à mesurer, mais des caractéristiques intangibles comme la coopération, la réactivité ou le potentiel d'innovation sont plus difficiles à évaluer. Sans indicateurs clés de performance utiles, la SRM devient réactive plutôt que de conduire au développement stratégique des fournisseurs.

SRM vs. CRM : Quelle est la différence ?

La gestion des relations fournisseurs (SRM) et la gestion des relations clients (CRM) semblent similaires mais sont très différentes.

CRM concerne la gestion des relations avec les clients. Il surveille les interactions avec les clients, la gestion du pipeline de ventes, et se concentre sur l'augmentation de la satisfaction et de la fidélité des clients. Il est conçu pour aider les entreprises à mieux comprendre et interagir avec leurs clients afin de stimuler les ventes et les relations à long terme.

SRM concerne la gestion des relations fournisseurs. Elle va au-delà des relations transactionnelles et aligne les fournisseurs sur la stratégie de l'entreprise. La SRM concerne la continuité opérationnelle, la gestion des risques et l'innovation par la collaboration avec les fournisseurs.

Alors que les deux surveillent la communication et la performance, le CRM est axé sur les clients, et la SRM est axée sur l'approvisionnement, pour maximiser l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement. Les deux sont importants car ils garantissent la satisfaction des clients et une chaîne de valeur résiliente.

Comment gérer les relations fournisseurs

Gérer les fournisseurs, ce n'est pas seulement signer un contrat et faire des vérifications occasionnelles. Il s'agit de bâtir un partenariat basé sur la confiance, une communication ouverte et des objectifs communs. Voici comment :

Être transparent

La transparence est essentielle pour de bonnes relations avec les fournisseurs. Partagez vos prévisions, problèmes et objectifs à long terme avec vos fournisseurs. Cela leur indique quelles sont vos priorités et ils peuvent aligner leur stratégie sur la vôtre plus facilement. La transparence évite les malentendus et construit la confiance, essentielle à la collaboration.

Définir des attentes et des KPIs clairs

Définissez des attentes et des KPIs clairs. Qu'il s'agisse de coût, qualité, délai de livraison ou innovation, des KPIs mesurables gardent tout le monde concentré sur les objectifs. Les fournisseurs doivent savoir ce qui est attendu d'eux pour répondre à vos besoins et vous devez avoir un système en place pour mesurer dans quelle mesure ces besoins sont satisfaits au fil du temps.

Être un partenaire

Faites évoluer la relation d'une transaction à un partenariat. Impliquez les fournisseurs dès le début en les faisant participer à des réunions de planification ou des sessions d'innovation. Cela crée un état d'esprit de partenariat, où les deux parties gagnent. Cela incite également les fournisseurs à apporter des contributions et des innovations précieuses.

Utiliser des données, pas l'instinct

Au lieu de vous fier à votre instinct, utilisez des données. La technologie SRM vous donne une visibilité en temps réel sur la performance des fournisseurs basée sur des indicateurs clés tels que la fiabilité des livraisons, les économies de coûts et la qualité des produits. Des données précises signifient que vous pouvez prendre des décisions éclairées de gestion des fournisseurs, détecter les problèmes tôt et apporter des changements de manière proactive.

Outils et technologies SRM

La technologie est au cœur de la gestion moderne des relations fournisseurs (SRM), permettant aux entreprises de rationaliser les processus, centraliser les données et favoriser des collaborations plus solides avec les fournisseurs. Voici quelques outils clés à rechercher :

Tableaux de bord et cartes de score des fournisseurs

Les cartes de score des fournisseurs sont essentielles pour suivre des indicateurs clés tels que les délais de livraison, la qualité et le coût. Elles offrent une vue claire de la performance des fournisseurs, aidant les entreprises à évaluer si les fournisseurs répondent aux attentes. Les tableaux de bord analytiques complètent ces cartes en offrant une vue plus approfondie et basée sur les données des tendances et des performances des fournisseurs au fil du temps. Ces outils sont précieux pour identifier les domaines à améliorer et prendre des décisions basées sur les données.

Suivi automatisé des performances

L'automatisation du suivi des performances permet de suivre les indicateurs des fournisseurs en temps réel sans intervention humaine. L'outil garantit que les données sont régulièrement mises à jour et réduit le risque d'erreurs. Le suivi automatique est particulièrement utile pour les grandes organisations avec des chaînes d'approvisionnement complexes où tous les fournisseurs sont évalués sur des informations de performance actualisées.

Outils de gestion des contrats et de conformité

Les contrats et la conformité font partie de la SRM. Les logiciels de gestion des relations fournisseurs incluront des fonctionnalités de gestion des contrats qui automatisent la création, la négociation et le suivi des contrats. Les fonctionnalités de conformité garantiront que les fournisseurs respectent les normes de l'industrie et les exigences spécifiques de l'entreprise, réduisant les risques et évitant les problèmes juridiques ou opérationnels potentiels.

Hubs de partage de documents et mises à jour

La gestion des fournisseurs repose sur la communication. Les logiciels SRM disposent de hubs de collaboration où les équipes d'approvisionnement et les fournisseurs peuvent partager des documents, des commentaires et des mises à jour en temps réel. Ce hub centralisé est destiné à la transparence et à la synchronisation des détails des projets, des calendriers de livraison et des termes contractuels.

Tendances de la gestion des relations fournisseurs

Prédiction des risques grâce à l'IA

L'intelligence artificielle a un grand impact sur la gestion des fournisseurs. Au lieu d'attendre que les problèmes se produisent, les logiciels d'IA peuvent analyser de grandes quantités de données – historique d'un fournisseur, tendances de l'industrie ou même actualités mondiales – et vous alerter si quelque chose semble suspect.

Par exemple, si un fournisseur est sur le point de faire faillite, l'IA peut le détecter avant que cela n'arrive et votre équipe peut sécuriser une alternative ou renégocier. C'est comme un système d'alerte précoce qui vous permet d'éviter les surprises dans la chaîne d'approvisionnement.

Les métriques de durabilité deviennent obligatoires

Aujourd'hui, il ne s'agit plus seulement de vitesse et de coût – les entreprises veulent aussi savoir à quel point leurs fournisseurs sont "verts" ou éthiques. C'est là que l'ESG (Environnemental, Social et Gouvernance) entre en jeu.

De plus en plus d'entreprises incluent des objectifs de durabilité dans leurs cartes de score fournisseurs. Ainsi, les fournisseurs ne sont plus seulement évalués sur leurs performances, mais aussi, par exemple, sur leurs émissions de carbone, leurs bonnes pratiques de travail et leur transparence générale. Il s'agit de rendre les chaînes d'approvisionnement plus propres, plus équitables et mieux adaptées aux valeurs d'aujourd'hui.

Outils de collaboration en temps réel

La collaboration avec les fournisseurs est désormais beaucoup plus facile grâce aux logiciels basés sur le cloud. Fini les allers-retours par email et l'attente. Désormais, les deux parties peuvent utiliser la messagerie en temps réel, des tableaux de bord partagés et des mises à jour en direct pour être sur la même longueur d'onde. Tout se passe plus rapidement – approbations, résolution de problèmes – et cela crée des relations plus transparentes et réactives.

Expériences hyper-personnalisées pour les fournisseurs

Les entreprises personnalisent les expériences pour les clients, et maintenant elles les personnalisent aussi pour les fournisseurs. Avec les outils SRM, les entreprises peuvent personnaliser l'ensemble de l'expérience fournisseur – de l'intégration à la formation – pour chaque fournisseur ou rôle. Cela signifie fournir aux fournisseurs les informations et le soutien les plus pertinents pour eux afin qu'ils puissent mieux performer et se sentir comme des partenaires plutôt que des prestataires.

Blockchain pour la traçabilité et les contrats intelligents

La blockchain n'est plus réservée aux cryptomonnaies – elle s'applique aussi à la gestion de la chaîne d'approvisionnement. Pourquoi ? Parce qu'elle constitue un enregistrement immuable et sécurisé de toutes les transactions. Ainsi, les entreprises peuvent suivre l'origine de leurs matériaux, vérifier si les fournisseurs respectent les réglementations et s'assurer que les certifications ou les revendications de durabilité sont vraies. Il s'agit d'une chaîne d'approvisionnement plus transparente et fiable. Les contrats intelligents sont un bonus – des accords auto-exécutoires qui se déclenchent lorsque certaines conditions sont remplies, évitant ainsi aux entreprises de devoir effectuer des vérifications manuelles à l'infini.

Réflexions finales

Soyons réalistes – les chaînes d'approvisionnement sont plus sous pression que jamais. C'est pourquoi la gestion des relations fournisseurs n'est plus un "plus". C'est un incontournable. Lorsque vous prenez le temps et les outils nécessaires pour bien gérer les relations fournisseurs, vous obtenez plus que des économies de coûts. Vous obtenez des partenariats qui peuvent stimuler l'innovation, l'agilité et vous aider à affronter toutes les situations.

Que vous commenciez tout juste à élaborer votre stratégie SRM ou que vous en raffiniez une existante, voici la leçon : traitez vos fournisseurs comme des partenaires à long terme, pas comme des prestataires. Les meilleures stratégies SRM combinent une technologie intelligente, une communication ouverte et des objectifs alignés. Et à mesure que de nouvelles technologies comme l'IA et la blockchain commencent à bouleverser les normes, les entreprises agiles et rapides seront celles qui mèneront la danse.