Qu'est-ce que l'analyse des dépenses ? Une clé pour un meilleur approvisionnement

Dans le monde des affaires d’aujourd’hui, les entreprises de tous secteurs doivent prendre des décisions basées sur des faits et non sur des fictions. L’analyse des dépenses est essentielle pour gérer les achats, optimiser les dépenses et trouver des économies.

Que vous soyez dans les achats, les finances ou la gestion des unités commerciales, cet article vous montrera comment l’analyse des dépenses peut vous aider à améliorer votre stratégie d’approvisionnement et à réaliser d’importantes économies. À la fin de cet article, vous saurez comment les données de dépenses peuvent aider votre organisation à optimiser ses dépenses, améliorer les relations avec les fournisseurs et anticiper les tendances de dépenses futures.

Qu’est-ce que l’analyse des dépenses ?

En termes simples, l’analyse des dépenses est l’examen et l’évaluation des données financières liées aux achats d’une organisation. Elle tient compte de toutes les dépenses d’une entreprise, chez tous les fournisseurs, départements et unités commerciales. L’objectif est d’examiner les habitudes de dépenses, de révéler les gaspillages, de faciliter les économies de coûts et de permettre de prendre des décisions d’achat plus éclairées.

Mais voici où les choses deviennent intéressantes :

L’analyse des dépenses ne consiste pas simplement à compter des chiffres ou à décomposer les dépenses dans des feuilles de calcul. Il s’agit d’une méthode d’analyse des données de dépenses qui comprend la collecte de toutes les données relatives aux transactions d’achat, leur nettoyage pour garantir leur qualité, leur catégorisation dans des groupes pertinents, et l’utilisation d’outils ou de logiciels d’analyse des dépenses pour tirer des conclusions significatives. Ce processus organisé permet aux équipes d’approvisionnement de mieux comprendre visuellement leurs dépenses, en dévoilant des tendances qui restent autrement cachées dans des sources de données disparates.

Avec l’aide de l’analyse des dépenses, les entreprises peuvent détecter les doublons de fournisseurs, repérer les écarts dans les conditions de paiement, évaluer la performance des fournisseurs sur la base de données réelles, et classer les stratégies d’approvisionnement en fonction des dépenses réelles et non du budget alloué. C’est comme équiper votre processus d’achat d’une lentille haute définition. Soudainement, les fuites insaisissables de votre budget deviennent visibles.

Et ce n’est pas toute l’étendue des économies. Un programme d’analyse des dépenses bien conçu permet de mettre en œuvre un approvisionnement stratégique, d’assurer la conformité, d’augmenter l’efficacité opérationnelle et de prévoir les futures dépenses. Réalisée correctement, l’analyse des dépenses constitue la base de la transformation des achats, permettant aux équipes de passer de la réduction des coûts à la création de valeur.

En essence, l’analyse des dépenses marque le point de départ d’un approvisionnement intelligent. Il s’agit de transformer les données en un avantage concurrentiel.

Importance de l’analyse des dépenses pour les équipes d’approvisionnement

Pourquoi l’analyse des dépenses est-elle importante ? Les principaux avantages de l’analyse des dépenses vont bien au-delà des chiffres : elle permet aux équipes d’approvisionnement de prendre des décisions éclairées, d’optimiser les plans d’achat et de trouver de la valeur même dans les achats quotidiens.

Dévoile des opportunités d’économies

Peut-être le plus grand avantage de l’analyse des dépenses est qu’elle révèle des opportunités d’économies qui étaient auparavant inconnues. En examinant les rapports de dépenses, les départements d’approvisionnement peuvent identifier le gaspillage, les achats en double, et les dépenses excessives sur des produits et services. Cela offre aux entreprises l’opportunité de créer des programmes d’économies qui produiront des résultats au fil du temps. Par exemple, une entreprise peut constater qu’elle paie trop cher pour des fournitures de bureau ou pour des déplacements. En examinant ces domaines, elle peut négocier des tarifs plus bas ou changer de fournisseurs.

Améliore la gestion des fournisseurs

L’analyse des dépenses par fournisseur est une partie essentielle du processus. En examinant combien vous dépensez avec chaque fournisseur, vous pouvez mieux gérer vos relations et performances fournisseurs. L’analyse des dépenses par fournisseur permet de négocier de meilleures conditions de paiement, des contrats compétitifs tout en renforçant les relations avec les fournisseurs privilégiés. Elle permet également d’identifier les fournisseurs sous-performants pour agir rapidement et résoudre les problèmes avant qu’ils ne s’aggravent.

Améliore la planification budgétaire et les prévisions

Vous avez besoin de données sur les dépenses précises pour une bonne budgétisation et des prévisions fiables. Lorsque les spécialistes des achats réalisent une analyse des dépenses, ils peuvent consulter des données historiques et actuelles, utilisables pour prédire les tendances futures. Cela vous permet d’optimiser vos ressources et de prendre des décisions stratégiques sur les futurs achats. En étudiant les modèles de dépenses passés, vous pouvez anticiper les coûts courants et établir des prévisions plus fiables, évitant ainsi des surprises financières.

Augmente la visibilité et le contrôle sur les dépenses

La visibilité des dépenses concerne la mesure dans laquelle une organisation peut voir l’ensemble de ses dépenses. L’analyse des dépenses aide les entreprises à obtenir une plus grande transparence en rassemblant des données provenant de multiples sources. Ceci permet aux équipes d’approvisionnement de visualiser les dépenses par catégorie et par département, ayant ainsi le contrôle sur leur budget d’achats. Cette transparence est essentielle pour repérer où les dépenses dépassent le budget et ajuster avant que cela ne dégénère.

Renforce la gestion des risques et la conformité

L’analyse réussie des dépenses joue également un rôle clé dans la conformité et la gestion des risques. En analysant les données de dépenses, les entreprises peuvent vérifier si elles respectent les procédures d’approvisionnement et s’il existe des risques liés aux performances ou engagements contractuels des fournisseurs. Une analyse régulière des dépenses signifie que les entreprises respectent les règlements externes et les politiques internes, tout en minimisant les risques de perturbation de la chaîne d’approvisionnement ou d’amendes.

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Comment réaliser une analyse des dépenses ?

L’analyse des dépenses est un exercice stratégique qui permet aux équipes d’approvisionnement de voir en profondeur, d'en apprendre plus et d’être plus compétitives. Le potentiel de l’analyse des dépenses est maximisé lorsqu’elle est effectuée méthodiquement, avec précision et à l’aide des bons outils. Que vous gériez des millions de dollars de données ou que vous cherchiez à optimiser à une échelle plus petite, suivre une approche structurée garantit précision, pertinence et résultats.

Voici le processus étape par étape :

1. Identifiez vos objectifs

Il est important de définir vos objectifs avant de vous lancer dans l’analyse des données. Pourquoi faites-vous cette analyse des dépenses ? Cherchez-vous à réaliser des économies, à mesurer la performance des fournisseurs, ou à accroître la visibilité des dépenses dans votre organisation ? Des objectifs bien définis aident les équipes d’approvisionnement à rester concentrées et à garantir que les résultats contribuent à des objectifs commerciaux plus vastes.

Des intentions claires posent également les bases des étapes ultérieures comme l'analyse des dépenses par catégorie et identifient les KPI ou indicateurs les plus pertinents. Cette étape aligne en somme le processus avec le niveau de maturité en achats de votre entreprise, sa tolérance au risque et ses priorités en matière d'intelligence économique.

2. Rassemblez des données sur les dépenses

L’efficacité de votre analyse dépend directement de la qualité des données recueillies. Cette étape consiste à regrouper toutes les données disponibles sur les dépenses des sources à la fois internes et externes. Cela inclut entre autres les systèmes ERP (planification des ressources), bons de commande, enregistrements des paiements, cartes d’achat, et factures.

Mais ne vous arrêtez pas là. Collectez aussi les données auprès des unités commerciales dans leur ensemble pour construire une image exhaustive. Les données cloisonnées ou fragmentées ne permettent qu’une visibilité limitée, pouvant entraîner une mauvaise interprétation et des occasions manquées de réduction des coûts.