Qu'est-ce que l'approvisionnement indirect ? Avantages et meilleures stratégies

Les dépenses indirectes englobent les biens et services qui permettent à une entreprise de fonctionner, comme les fournitures de bureau, les solutions informatiques, les services aux installations et les services externalisés, par exemple. Alors que les dépenses directes alimentent la production, les achats indirects financent les opérations internes. Et cela représente fréquemment la majorité des dépenses d'approvisionnement et est plus difficile à gérer.

Un approvisionnement indirect non collecté signifie des dépenses invisibles, des dépenses inutiles et des relations fournisseurs affaiblies. Les équipes d'approvisionnement dédiées qui disposent d'une stratégie d'approvisionnement indirect définie peuvent transformer ce point aveugle en économies de coûts, en productivité opérationnelle et en une gestion de la chaîne d'approvisionnement plus résiliente.

Cet article explique ce qu'est l'approvisionnement indirect, pourquoi il est important et comment les professionnels de l'approvisionnement peuvent simplifier les processus, mieux gérer les collaborations avec les fournisseurs et réduire les risques. À la fin, vous saurez comment contrôler l'approvisionnement indirect et l'utiliser comme un outil de réduction des coûts mesurable, et non comme une charge administrative.

Les achats indirects désignent tous les achats qui permettent à une entreprise de fonctionner, mais qui n'apparaissent jamais dans le produit final. Fournitures de bureau, services informatiques, licences de logiciels, gestion des installations, voyages, agences de marketing et services professionnels. Ces éléments peuvent sembler insignifiants individuellement, mais s'accumulent rapidement et, sans contrôle, peuvent entraîner des dépenses importantes en achats indirects.

Étant donné que ces achats sont répartis entre les départements et gérés par différents intervenants, ils sont plus difficiles à surveiller et à contrôler que les dépenses d'achats directs. Manque de visibilité des dépenses, contrats en double et dépenses imprévues s'immiscent, rendant les achats indirects un défi pour les équipes d'approvisionnement.

Les achats directs impliquent l'acquisition de matériaux, composants et produits qui entrent directement dans le produit final d'une entreprise. Ils influencent la production, la qualité du produit et les revenus, et reposent donc sur des relations solides avec les fournisseurs, des normes de qualité strictes et une livraison fiable.

Les achats indirects concernent les biens et services dont une entreprise a besoin pour fonctionner mais qui ne font pas partie du produit final. Les exemples incluent les logiciels, les fournitures de bureau, les services marketing et la maintenance. Ils se concentrent sur le contrôle des coûts, l'efficacité et la gestion d'une base de fournisseurs plus large.

Différences clés :

• Directs : axés sur la production, risque élevé, fournisseurs stratégiques
• Indirects : axés sur les opérations, orientés sur les coûts, fournisseurs diversifiés

Les dépenses indirectes couvrent un large éventail d'opérations commerciales et d'approvisionnement, et chaque catégorie a ses propres problématiques de gestion des coûts. Comprendre où va l'argent est la première étape pour gérer les coûts d'approvisionnement indirects et identifier les opportunités d'économies.

Gestion des installations

Cela comprend tout ce qui maintient les installations physiques d'une entreprise—entretien des bâtiments, contrats de nettoyage, services publics, services de sécurité et élimination des déchets. Une mauvaise performance des fournisseurs ou des contrats fragmentés peuvent entraîner des coûts plus élevés, des problèmes réglementaires et même des risques pour la sécurité. Les équipes d'approvisionnement qui gèrent bien ces fournisseurs peuvent obtenir de meilleurs tarifs, des niveaux de service standardisés et éliminer les coûts inutiles.

IT et Télécom

Les abonnements cloud, les acquisitions de matériel, les services télécom et les licences logicielles figurent généralement parmi les plus grands coûts indirects. En l'absence d'un processus formel d'approvisionnement indirect, les organisations se retrouvent avec des outils en double, des licences inutilisées et des renouvellements automatiques qui augmentent les coûts. Consolider ces contrats, surveiller l'utilisation et regrouper les fournisseurs peut permettre de réaliser des économies substantielles sur les coûts d'approvisionnement.

RH et Services de Recrutement

Les services professionnels, les agences de recrutement, la formation des employés et les programmes d'avantages sociaux relèvent également de l'approvisionnement indirect. Toutes ces fonctions d'approvisionnement indirect sont nécessaires mais peuvent avoir des coûts cachés à moins qu'elles ne soient régulièrement évaluées ou régies par des contrats spécifiques. Une gestion efficace des relations avec les fournisseurs garantit la qualité tout en minimisant les coûts d'approvisionnement indirects.

Voyages et Logistique

Les services de voyage, les réservations d'hôtel, les locations de voitures et le transport de marchandises peuvent représenter une grande partie des dépenses indirectes. Les réservations décentralisées signifient des tarifs incohérents et des opportunités perdues pour des remises sur volume. Avec la consolidation des fournisseurs de voyage, la conformité interne et des systèmes de réservation centralisés, les équipes d'approvisionnement peuvent simplifier, obtenir une meilleure visibilité des dépenses et éliminer le gaspillage.

La gestion des achats indirects ne se limite pas à commander—il s'agit de créer un système qui maîtrise les coûts tout en facilitant les opérations quotidiennes de l'entreprise.

Chaque phase influence les économies, la performance des fournisseurs et l'efficacité globale des achats.

Identification des besoins

Tout commence par la transparence. Les départements d'approvisionnement doivent savoir ce que les clients internes requièrent réellement, plutôt que ce qu'ils demandent simplement. Des exigences ambiguës entraînent souvent des dépenses inutiles, des surstocks ou des achats non contrôlés. Les processus d'achats indirects optimaux incluent l'analyse de la demande, la confirmation des priorités et la coordination des achats avec les stratégies d'approvisionnement globales et les objectifs budgétaires.

Recherche de fournisseurs

Une fois les besoins identifiés, la prochaine étape est de trouver des fournisseurs fiables. Les achats directs ont un nombre limité de fournisseurs, tandis que les achats indirects en ont beaucoup plus, comme les fournitures de bureau, les services informatiques, la gestion des installations, etc. Réaliser des économies passe souvent par la consolidation des fournisseurs, l'utilisation de groupements d'achats et une recherche basée sur les données pour gérer les coûts des achats indirects sans compromettre la qualité.

Négociation de contrat

Les accords d'achats indirects manquent trop souvent de la rigueur des contrats d'achats directs. C'est une erreur. Sans conditions solides, les entreprises s'exposent à des frais imprévus, des renouvellements automatiques et des niveaux de service ambigus. Des accords bien rédigés définissent les prix, les exigences de performance et les conditions de conformité qui permettent d'éviter des coûts inutiles et des risques liés aux achats.

Bon de commande et facturation

Et puis il y a le côté administratif. Les workflows d'approbation automatisés, les processus d'achat standardisés et la facturation centralisée minimisent les erreurs manuelles, accélèrent les paiements et augmentent la visibilité des dépenses. Des processus efficaces permettent aux professionnels des achats de suivre avec précision les coûts des achats indirects, de mettre en œuvre la conformité commerciale et de prévenir les dépenses non contrôlées, des étapes clés pour une efficacité opérationnelle à long terme.

Les achats indirects impliquent plusieurs départements puisqu'ils couvrent des biens et services non directement liés à la production. Les parties prenantes clés incluent :

• Équipe des achats/procurement – gère la sélection des fournisseurs, les contrats et les bons de commande.
• Département financier – supervise les budgets, les approbations et le contrôle des coûts.
• Chefs de département/Utilisateurs finaux – identifient les besoins en fournitures de bureau, logiciels, marketing ou maintenance.
• Fournisseurs & prestataires de services – livrent des biens/services efficacement tout en respectant les normes de qualité.
• Équipes juridiques/de conformité – veillent à ce que les contrats et achats respectent les réglementations et les politiques de l'entreprise.
• Équipes IT & opérations – soutiennent les outils numériques, les systèmes et les besoins opérationnels.

Impliquer ces parties prenantes garantit des achats indirects efficaces, rentables et conformes.

Lorsque les achats indirects sont organisés et gérés activement, ils deviennent moins un centre de coûts et davantage un moteur d'efficacité et un créateur de valeur à long terme.

Contrôle des coûts et efficacité opérationnelle

Des contrôles rigoureux permettent aux équipes d'approvisionnement de minimiser les dépenses liées aux achats indirects, d'éliminer les dépenses imprévues et d'éviter les commandes en double. Des processus efficaces tels que les achats centralisés et les approbations automatisées améliorent l'efficacité opérationnelle et permettent d'utiliser les ressources administratives dans des processus d'approvisionnement à plus forte valeur ajoutée.

Visibilité accrue et transparence des dépenses

La mauvaise visibilité des dépenses est l'un des plus grands problèmes de la gestion des dépenses indirectes. La centralisation des données et la mise en place de rapports standardisés offrent aux responsables des achats une véritable visibilité sur les sorties d'argent, les catégories en déficit et les fournisseurs nécessitant une attention particulière. Ce niveau de connaissance simplifie l'identification des opportunités d'économies et le renforcement des initiatives de gestion des coûts.

Relations stratégiques avec les fournisseurs

Les achats indirects réussis ne consistent pas uniquement à réduire les coûts, mais à favoriser des relations sécurisées avec des fournisseurs fiables. Une collaboration continue et étroite entraîne une amélioration des niveaux de qualité de service, des performances globales des fournisseurs et des conditions d'accord plus avantageuses pour les deux parties.

Soutient la durabilité et les objectifs d'entreprise

Une approche bien conçue des achats indirects peut également contribuer aux objectifs commerciaux plus larges. En regroupant les livraisons, en choisissant des matériaux de bureau respectueux de l'environnement ou en collaborant avec des fournisseurs respectant les normes écologiques, les entreprises peuvent réduire les déchets, améliorer la supervision de la chaîne d'approvisionnement et s'aligner sur les efforts ESG, tout en mieux maîtrisant les coûts.

La gestion des achats indirects semble facile sur le papier, mais en réalité, elle est associée à un certain nombre de défis sous-jacents qui peuvent gonfler le budget et nuire à la performance opérationnelle s'ils ne sont pas abordés.

Manque de visibilité sur les dépenses

Lorsque les achats sont effectués en silos, la visibilité des dépenses est perdue pour les équipes d'approvisionnement et sur l'utilisation réelle des fonds. Une telle mauvaise visibilité des dépenses dissimule les achats en double, les licences logicielles inutilisées et les dépenses inutiles qui peuvent être réduites grâce à une meilleure information. Sans traçabilité, il devient presque impossible d'identifier les opportunités de réduction des coûts ou de gérer les coûts des achats indirects.

Base de fournisseurs fragmentée

Avoir trop de fournisseurs indirects disperse les dépenses, augmente l'effort administratif et rend la gestion des contrats plus complexe. Cela réduit également l'effet de levier des remises sur volume et rend plus difficile de suivre la performance des fournisseurs. La consolidation des fournisseurs est le principe permettant de réaliser des gains d'efficacité dans les achats et de réduire les coûts des achats indirects.

Désalignement des parties prenantes

Les départements ont tendance à effectuer leurs achats de manière autonome, en dehors des procédures d'approvisionnement approuvées. Ces dépenses non autorisées entraînent des prix inégaux, des contrats non contrôlés et des dépenses globales plus élevées. Le personnel d'approvisionnement a besoin de l'adhésion des parties prenantes internes pour imposer des politiques et rationaliser les opérations.

Conformité et application des politiques

Sans procédures standardisées, la meilleure stratégie d'achats indirects ne fonctionnera pas. Sans règles claires, il y a des dépenses hors cadre, des approbations perdues et des risques liés aux achats. Disposer de politiques strictes, utiliser des technologies d'automatisation et définir des responsabilités aide à garder le contrôle des activités d'achats indirects.

Exécuter avec succès les achats indirects exige plus que des réductions de coûts—cela nécessite une approche méthodique axée à la fois sur le contrôle et l'efficacité, ainsi que sur le partenariat avec les fournisseurs. Voici des stratégies que les responsables des achats utilisent pour gérer efficacement les dépenses indirectes et obtenir des résultats quantifiables.

Gouvernance centralisée des achats

Une approche centralisée vous offre un point de contrôle unique sur tous les achats indirects. Elle réduit les dépenses non contrôlées, applique des politiques cohérentes par département et donne aux équipes d'achats une visibilité sur les dépenses totales. Avec des processus standardisés, vous pouvez négocier de meilleurs contrats, réduire les coûts des achats indirects et surveiller la conformité sans intervention manuelle.

Gestion par catégorie

Segmenter les dépenses indirectes en catégories telles que les services informatiques, les fournitures de bureau, la gestion des installations, les services professionnels permet aux équipes d'achats d'appliquer des stratégies de réduction des coûts. Les données par catégorie permettent d'identifier des opportunités d'économies, de consolidation des fournisseurs et d'aligner les achats sur les besoins de l'entreprise.

Approvisionnement stratégique

L'approvisionnement stratégique ne concerne pas seulement les achats directs. Il aide les organisations dans les achats indirects à comparer plusieurs fournisseurs, négocier des conditions compétitives et obtenir de meilleures conditions d'achat indirect. Cette approche crée une valeur à long terme et améliore les relations avec les fournisseurs au lieu de se concentrer uniquement sur le prix le plus bas.

Analyse des dépenses et décisions basées sur les données

L'analyse des dépenses est la base des achats indirects. Ce n'est pas seulement examiner les factures, c'est savoir qui achète, ce qu'ils achètent et auprès de qui. Segmenter les données par catégorie, région et département permet aux équipes d'achats de repérer des tendances qui révèlent des économies cachées.

Par exemple, elles peuvent découvrir que différents départements achètent individuellement des licences logicielles en double sans profiter des remises sur volume. Les décisions basées sur les données aident également à prévoir la demande future, à contrôler les niveaux de gestion des stocks et à éviter les dépenses excessives sur des achats indirects de faible priorité.

Gestion des relations fournisseurs (SRM)

Une bonne SRM transforme les transactions avec les fournisseurs en partenariats stratégiques. En partageant les prévisions, les objectifs de qualité et les plans à long terme entre les équipes d'achats et leurs fournisseurs, ces derniers sont plus susceptibles de se concentrer sur la fiabilité du service et des prix compétitifs. Cette collaboration peut offrir des initiatives de réduction des coûts, une résolution plus rapide des problèmes et de meilleures conditions contractuelles. Elle renforce également la résilience de la chaîne d'approvisionnement, très importante en cas de problème, car les bons fournisseurs partageront des ressources limitées avec des partenaires fiables.

Gestion de la demande et conformité interne

Les demandes internes non gérées sont la principale cause de coûts inutiles dans les achats indirects. La gestion de la demande consiste à établir des normes fermes sur ce qui est nécessaire, à regrouper les commandes et à avoir des processus d'approbation standardisés pour éviter les achats impulsifs. Éduquer les parties prenantes internes à suivre les processus d'achats signifie que les décisions d'achat sont alignées sur les contrats, réduisant les dépenses non contrôlées et la charge administrative.

Utilisation des outils d'eProcurement et d'automatisation

La technologie d'achats actuelle couvre tout le processus (de la recherche à la paiement) et donne aux équipes d'achats un meilleur contrôle sur les dépenses indirectes. Les logiciels d'eProcurement regroupent les catalogues des fournisseurs, imposent les prix des contrats et alertent sur les achats non approuvés. Les flux d'approbation automatisés permettent des achats rapides sans sacrifier la conformité, et la facturation électronique élimine les erreurs tout en offrant une visibilité sur les flux de trésorerie. Globalement, ces outils rendent les achats plus rapides, plus précis et moins sujets aux erreurs.

Les achats indirects peuvent être en coulisses, mais ils sont omniprésents dans l'entreprise. Un contrôle faible signifie des coûts gaspillés, des relations dispersées avec les fournisseurs et des économies perdues. Une bonne gestion aide les équipes d'approvisionnement à réduire les dépenses d'achats indirects, à rationaliser les processus et à prévenir les dépenses imprévues qui bloquent les flux de trésorerie.

Une stratégie solide d'achats indirects ne consiste pas à réduire les budgets de fournitures de bureau ou à renégocier les contrats téléphoniques. Il s'agit de concevoir une opération qui améliore l'efficacité des achats, la performance des fournisseurs et permet d'atteindre des objectifs commerciaux plus stratégiques tels que la durabilité, la résilience des entreprises et la gestion des risques. Bien réalisée, elle garantit un avantage concurrentiel.

Les entreprises qui considèrent les achats indirects avec la même importance stratégique que les achats directs obtiennent des résultats tangibles : visibilité des dépenses, conformité et économies à long terme. En résumé, ce qui fonctionne dans les achats directs ne fonctionne pas dans les achats indirects ; il s'agit moins de solutions temporaires et plus de construire des processus qui maintiennent l'ensemble de l'organisation des achats en mouvement.

1. Qu'est-ce que l'approvisionnement indirect ?

L'approvisionnement indirect comprend tous les achats nécessaires au fonctionnement d'une entreprise mais qui ne se retrouvent pas dans le produit vendu aux clients. Les équipements de bureau, la gestion des installations, les services externalisés, les agences de marketing, les déplacements et les licences de logiciels sont autant d'exemples d'approvisionnement indirect. Les activités d'approvisionnement indirect permettent le fonctionnement quotidien de l'entreprise, mais ont tendance à faire rapidement augmenter les coûts si elles ne sont pas bien gérées.

2. Comment l'approvisionnement indirect affecte-t-il les opérations commerciales ?

Un approvisionnement indirect efficace permet d'éviter des coûts inutiles, d'optimiser les contrats et de maintenir des relations stables avec les fournisseurs. Un contrôle inefficace, en revanche, peut entraîner des dépenses imprévues, des perturbations de la chaîne d'approvisionnement et une baisse de l'efficacité opérationnelle.

3. Comment optimiser l'approvisionnement indirect ?

La rationalisation de la gestion des dépenses indirectes nécessite des méthodes d'approvisionnement organisées. Cela implique de réaliser une analyse approfondie des dépenses, d'appliquer la gestion par catégorie pour regrouper les achats, d'adopter des solutions d'automatisation pour les approbations et la facturation, et d'établir des relations solides avec les fournisseurs afin d'obtenir de meilleures conditions et une cohérence dans les services.

4. Quels outils sont utilisés pour l'approvisionnement indirect ?

Ils dépendent généralement des systèmes d'eProcurement pour les achats centralisés, des applications de gestion des contrats pour éviter les renouvellements manqués, de la gestion des dépenses pour la visibilité, et des tableaux de bord de performance des fournisseurs pour suivre la précision des livraisons, la réduction des coûts et la conformité. Ces technologies automatisent les processus et rendent l'approvisionnement indirect efficace.