Qu'est-ce que l'achat centralisé ? Comment cela fonctionne-t-il ? Avantages et inconvénients

À mesure que les entreprises se développent, des achats décentralisés entraînent souvent des budgets gaspillés, des conditions fournisseurs incohérentes et des risques de non-conformité. Les achats centralisés résolvent ces problèmes en regroupant les décisions d'achat dans un système coordonné. C’est une stratégie qui séduit les responsables des opérations, les professionnels des achats et les chefs d’entreprise cherchant un meilleur contrôle et une meilleure transparence. Cet article décompose le concept, explore ses avantages et défis, et explique comment centraliser votre processus d'achat peut générer une valeur commerciale mesurable.

L'achat centralisé est un modèle d'achat où l'achat, l'approbation des achats et le traitement des factures (essentiellement, toutes les activités d'achat) sont effectués par une seule organisation d'approvisionnement centralisée. Plutôt que de permettre à un département de faire ses propres choix, un système d'achat centralisé fait de l'organisation centrale l'option par défaut pour toutes les décisions d'achat. Cela semble simple et direct, mais d'une certaine manière, cela modifie en réalité la façon dont toute l'organisation dépense son argent.

Rendre les processus plus efficaces et contrôler les coûts est le principal objectif de cela. Vous pouvez négocier de meilleurs prix, obtenir des remises pour achat en gros et réduire les dépenses inutiles car vous avez regroupé toute votre puissance d'achat. Les stratégies d'approvisionnement centralisé offrent également une visibilité sur les données d'achat, garantissent la conformité et aident à prévoir la demande future. En essence, un système d'approvisionnement centralisé n'est pas simplement une méthode d'achat, mais une méthode pour gérer vos opérations d'achat de manière plus intelligente, rendant l'opération d'approvisionnement plus efficace et en construisant de meilleures relations avec les fournisseurs dans chaque département.

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Les achats centralisés apparaissent dans de nombreux domaines, notamment les économies de coûts et le contrôle de la qualité dans les approvisionnements sont importants.

Dans les grandes chaînes de magasins, au lieu que chaque magasin s'efforce de trouver ses propres collations, boissons ou ingrédients, une équipe centrale s'en charge. Commandes en gros ? Moins cher. Cohérence entre les points de vente ? Vérifié. Commandes dupliquées ? Éliminées. Les achats centralisés font tout le travail tandis que les magasins se contentent de remplir les rayons. Ainsi, l'entreprise économise vraiment de l'argent tout en satisfaisant les clients.

Dans la nourriture et les boissons, pensez à une chaîne de restaurants regroupant les achats—grains de café, fruits frais, sauces emballées—tout d'un coup. Planifier à l'avance devient plus facile, les stocks restent sous contrôle, et les relations avec les fournisseurs ? Plus solides que jamais. Centraliser les achats transforme le chaos en clarté.

Même les fabricants de boissons utilisent des processus d'approvisionnement centralisés. Un seul groupe peut gérer le sucre, les arômes et les matériaux d'emballage pour plusieurs usines. D'une certaine manière, cela réduit les dépenses inutiles et améliore l'efficacité opérationnelle.

D'autres exemples comme les groupes hospitaliers regroupent les fournitures médicales, et les sièges sociaux d'entreprises centralisent l'achat de matériel informatique et de bureau—mais dans le secteur de l'alimentation et des boissons, l'effet sur les coûts et la cohérence est réellement perceptible.

En surface, un système d'achat centralisé peut sembler être une multitude de pièces en mouvement. Mais une fois que vous comprenez comment il fonctionne, c'est en réalité très organisé. Tout est centré sur l'équipe centrale d'achats. Elle traite les demandes, approuve les dépenses, gère les relations avec les fournisseurs, et vérifie chaque activité d'approvisionnement par rapport aux objectifs de l'entreprise.

1. Collecte des besoins des départements

Cela commence par les départements individuels ou les unités opérationnelles qui envoient leurs demandes d'achat à l'équipe centrale. Il peut s'agir de matières premières, d'emballages ou même d'outils logiciels. Une fois collectées, toutes ces informations d'achat sont centralisées, offrant à l'entreprise une image exacte de ce qui est acheté dans toute l'organisation. Cela évite les commandes répétées, optimise la gestion des stocks, et maintient une transparence des dépenses. D'une certaine manière, cela semble plus gérable.

2. Examen et approbation centralisés

Une fois les demandes reçues, l'équipe d'achat centrale les examine attentivement. Elle s'assure que les articles sont essentiels, conformes au budget, et en ligne avec les règles d'approvisionnement. Le processus d'approbation ne vise pas seulement à gérer le contrôle, mais à garantir que les ressources sont utilisées efficacement. Ce simple examen peut stopper les dépenses inutiles ou prévenir les achats urgents qui ajoutent des coûts inutiles par la suite.

3. Évaluation et sélection des fournisseurs

L'étape suivante est la sélection des fournisseurs. L'équipe évalue les vendeurs en fonction de la qualité, du prix, de la fiabilité des livraisons, et de la performance générale des fournisseurs. Parfois, elle utilise des logiciels d'approvisionnement pour examiner les offres ou suivre les transactions passées. Maintenir une bonne relation avec les fournisseurs apporte des avantages à long terme. Cela permet d'obtenir de meilleurs prix, des livraisons constantes, et généralement des remises importantes en faveur de l'efficacité globale des achats.

4. Émission de bons de commande

Une fois le fournisseur approprié sélectionné, le système d'achats centralisé envoie un bon de commande (PO). Le PO contient toutes les informations essentielles telles que les quantités, les dates de livraison, les modalités de paiement, et toutes les conditions associées. Avec tous les PO émis depuis un point central, tout reste clair et uniforme. Cela offre également à la direction une meilleure visibilité et un meilleur contrôle de toutes les transactions.

5. Suivi des livraisons et de la performance

Enfin, tout revient au suivi des livraisons et à la surveillance de la performance des fournisseurs. L'équipe centrale vérifie si les produits sont livrés à temps, avec la qualité correcte, et dans les quantités commandées. Elle surveille des indicateurs clés de performance tels que la précision des livraisons, les taux de défauts, et les écarts de coûts. Tous ces éléments aident à rationaliser la gestion des fournisseurs et à prendre des décisions d'approvisionnement plus judicieuses à l'avenir.

La plus grande différence entre l'approvisionnement centralisé et décentralisé est qui prend les décisions. Avec une approche centralisée, une seule équipe d'approvisionnement prend toutes les décisions d'achat, gère toutes les relations avec les fournisseurs et coordonne toutes les activités d'approvisionnement de l'ensemble de l'organisation. Avec une approche d'achat décentralisé, ce sont les différents départements ou unités commerciales qui prennent et approuvent les achats, et qui interagissent avec les fournisseurs. Les deux méthodes ont des avantages et des inconvénients, et de nombreuses entreprises utilisent même un processus d'approvisionnement hybride pour tirer parti des avantages des deux.

Approvisionnement Centralisé

Avec un approvisionnement centralisé, une seule organisation d'achat est responsable de toutes les activités d'approvisionnement, allant de la demande d'achat jusqu'au traitement des factures. Le plus grand avantage de l'approvisionnement centralisé ? Le pouvoir d'achat. Regroupez les commandes en gros et le jeu change. Cela signifie des prix plus bas, des remises sur volume, moins de dépenses inutiles. La visibilité et la conformité sont également meilleures, car les politiques d'approvisionnement sont appliquées dans toute l'organisation.

D'un autre côté, le modèle d'approvisionnement centralisé peut prendre un peu plus de temps. Les départements peuvent être moins flexibles car les canaux d'approbation sont centralisés. La bureaucratie envahit parfois, et une trop grande dépendance à l'équipe centrale peut créer des goulots d'étranglement.

Approvisionnement Décentralisé

L'approvisionnement décentralisé permet aux départements d'avoir un plus grand contrôle. Besoin de quelque chose immédiatement ? Vous pouvez passer une commande sans attendre l'approbation centrale. Les relations avec les fournisseurs locaux peuvent prospérer, et les départements peuvent rapidement profiter des remises locales ou des produits spécialisés.

Mais cela a un coût. Il peut y avoir des commandes en double, le pouvoir de négociation est moindre et l'efficacité des processus a tendance à se dégrader. Il est plus difficile de maintenir les données d'achat entre plusieurs équipes, et les dépenses non maîtrisées représentent un risque.

Certaines entreprises tentent de combiner les deux stratégies (également appelé modèle d'approvisionnement hybride) en centralisant les produits stratégiques ou de grande valeur tout en permettant aux équipes locales de réaliser des achats plus petits et sensibles au facteur temps. Apparemment, le modèle approprié dépend de la taille, de la composition et de la stratégie d'approvisionnement de votre entreprise.

L'achat centralisé présente des avantages significatifs, en particulier pour les entreprises cherchant à gérer les coûts, améliorer l'efficacité opérationnelle et consolider les opérations d'approvisionnement. Essentiellement, il permet à un groupe central d'individus de superviser tout le processus d'achat de l'organisation et de veiller à ce que tout le monde parle le même langage. Voici quelques avantages de l'achat centralisé :

Économies grâce aux achats en gros

L'un des avantages les plus évidents est la réalisation d'économies. Lorsque un personnel d'approvisionnement centralisé regroupe les commandes des différents départements ou unités, il peut tirer parti du pouvoir d'achat pour obtenir des prix de gros et des remises sur les volumes. En effectuant un achat en gros à partir d'un seul emplacement central, une chaîne de restaurants, par exemple, peut réduire les frais de transport, éliminer les commandes redondantes et supprimer les stocks excédentaires qui traînent. D'une certaine manière, cela se traduit par de réelles économies de coûts d'approvisionnement.

Relations plus solides avec les fournisseurs

Avoir une seule personne de contact pour les fournisseurs améliore en fait les relations avec les vendeurs. Les fournisseurs savent à qui s'adresser, ce qui aide à obtenir de meilleures conditions de contrat, des livraisons ponctuelles et, parfois, un traitement préférentiel lorsque les volumes sont élevés pendant les saisons de pointe. Dans le cas des boissons, cela pourrait signifier recevoir des fruits de saison ou des sirops spéciaux avant tout le monde.

Qualité et normes constantes

L'achat centralisé assure une qualité constante au sein de tous les départements ou emplacements. Pour les fabricants alimentaires et de boissons, des ingrédients homogènes ou des emballages sont des préoccupations importantes. Saveur, apparence, satisfaction des clients—ils vacillent tous lorsque des modifications s'immiscent. Une gestion d'approvisionnement centralisée ? Elle verrouille la qualité sur toute la chaîne d'approvisionnement, garantissant constance et prévisibilité.

Meilleure visibilité et contrôle des dépenses

Un système d'achat centralisé donne à la direction une visibilité complète sur les informations d'achat. Les tendances peuvent être identifiées, la demande future projetée et les dépenses inutiles réduites. Les dépenses imprévues sont beaucoup plus difficiles à réaliser grâce à des procédures d'approbation et des bons de commande contrôlés au niveau central. Ce type de contrôle aide les équipes financières à planifier plus efficacement et à maintenir les frais généraux sous contrôle.

Processus d'approvisionnement simplifié

Sélectionner les fournisseurs, traiter les factures, approuver les commandes ? L'approvisionnement centralisé gère tout. Un seul flux de travail pour tout le monde. Moins de tracas, des opérations plus fluides et moins de confusion en cours de route. Pour les entreprises multi-sites, ce type de cohérence peut mieux optimiser l'approvisionnement pour l'efficacité et éviter les erreurs.

Conformité et gestion des risques renforcées

Les risques liés à l'approvisionnement diminuent lorsque tout est centralisé. Les règles de l'entreprise s'appliquent. Une unité centrale surveille les fournisseurs, suit les contrats et reste conforme—pas de coins coupés, pas de surprises. Par exemple, un producteur de boissons acquérant des matières premières à l'échelle mondiale nécessite des enregistrements transparents pour prévenir les interférences dans la chaîne d'approvisionnement ou les problèmes de qualité.

Meilleure gestion des stocks

Enfin, un personnel d'achat centralisé peut gérer les stocks dans toutes les installations. Cela signifie que les bons produits sont présents lorsque nécessaire, que le surstockage est éliminé et que les ruptures de stock sont réduites au minimum. Une planification adéquate entraîne des opérations plus efficaces et une planification financière améliorée. Apparemment, l'achat centralisé n'est pas seulement une question de coût, mais également de rendre le processus d'achat plus intelligent, plus prévisible et aligné avec la stratégie commerciale.

Vous ne pouvez pas simplement appuyer sur un interrupteur et passer à un processus d'approvisionnement centralisé. C'est vraiment quelque chose qui nécessite de la planification, de la coordination et quelques expérimentations. Essentiellement, vous essayez de regrouper toutes les activités d'achat sous une seule équipe avec une autorité centrale sans nuire à la fonctionnalité et à la satisfaction des départements. Voici un plan de travail pour vous aider à y parvenir.

1. Évaluer la structure actuelle des achats

Commencez par observer comment les décisions d'achat sont actuellement prises. Recherchez des dépenses non maîtrisées, des commandes en double et des inefficacités. Cartographier les flux du processus d'achat de chaque département permet d'identifier où la consolidation générerait le meilleur retour. Par exemple, une chaîne de restaurants peut constater que plusieurs établissements achètent les mêmes grains de café auprès de différents fournisseurs — c'est clairement une opportunité d'économiser de l'argent et de réduire les frais généraux.

2. Définir les objectifs et la stratégie

Vous devez décider dès le départ quels sont les objectifs globaux. Voulez-vous envisager les stratégies de réduction des coûts, les relations avec les fournisseurs ou l'efficacité des achats ? Formalisez un plan d'approvisionnement centralisé et communiquez-le à toutes les parties concernées. Par exemple, si vous visez des remises sur volume, essayez de traiter d'abord les articles à fort volume.

3. Élaborer des politiques d'achat centralisées

Mettez en place des procédures claires pour les demandes d'achat, les processus d'approbation et le contrôle des approvisionnements. Les politiques devraient couvrir les articles centralisés, ceux qui restent locaux, et la gestion de la planification budgétaire. Cette étape évite les malentendus et garantit la conformité au sein de toute l'organisation.

4. Constituer une équipe d'achats centralisée

Établissez un groupe d'achat central qui possède une autorité décisionnelle en matière d'achats, de négociation de contrats et de contrôle des fournisseurs. Faites-le coordonner de très près avec les départements des finances et des opérations. Par exemple, une entreprise de boissons pourrait centraliser les sirops et les emballages tout en permettant aux succursales locales de passer des commandes pour les produits frais.

5. Mettez en œuvre une technologie d'approvisionnement

Laissez la technologie prendre en charge les tâches répétitives—commandes d'achat, approbations de factures, vérifications des fournisseurs—grâce à un logiciel ou un système d'approvisionnement. Le retour sur investissement peut être gratifiant. Une meilleure visibilité, un contrôle renforcé, des prévisions de la demande plus intelligentes et beaucoup moins d'erreurs humaines qui passent entre les mailles du filet. D'une certaine manière, avoir tout dans un seul système facilite la vie de tous.

6. Consolidez et rationalisez les fournisseurs

Lorsque vous réduisez le nombre de fournisseurs, votre pouvoir de négociation a tendance à augmenter. Les remises sur volume deviennent réelles. Mais ne vous arrêtez pas là. Garantissez la qualité, la fiabilité, la conformité, et faites de votre plan de gestion des fournisseurs votre pilier. Dans le secteur de l'alimentation et des boissons, lorsque vous travaillez avec les mêmes fournisseurs d'ingrédients sur chaque site, cela peut signifier un gain de temps, une réduction des coûts et à peine un murmure de tracas.

7. Gérez le changement et la communication

Le changement peut être difficile. C'est pourquoi vous devez présenter la valeur à tous les départements, unités commerciales et équipes d'approvisionnement. Proposez également une formation sur les nouveaux systèmes et processus d'achat centralisés pour obtenir l'adhésion des parties prenantes. Si les équipes voient de réelles économies mises en œuvre, la résistance s'atténue généralement.

8. Surveillez et améliorez

Enfin, surveillez les performances des fournisseurs, l'efficacité des processus et les économies réalisées grâce à l'approvisionnement. Utilisez des indicateurs d'approvisionnement pour identifier les domaines à rationaliser. De toute évidence, un processus d'achat centralisé n'est pas une affaire ponctuelle—c'est quelque chose qui nécessite un renouvellement constant au sein de votre entreprise.

Bien qu'il offre de nombreux avantages, il existe encore des limites à l'achat centralisé. Comme pour la plupart des stratégies, il y a des compromis que les entreprises doivent envisager avant de l'adopter complètement. Voici quelques défis liés à l'achat centralisé :

Décision plus lente

L'une des principales préoccupations est la rapidité. La prise de décision en matière de procurement centralisé peut ralentir les choses, en particulier pour les commandes d'urgence ou extrêmement spécialisées. Une filiale de restaurant nécessitant une livraison de fruits de saison à la dernière minute devra attendre que l'équipe centrale approuve la commande. Cela peut irriter les départements et créer des goulots d'étranglement.

Moins de flexibilité pour les départements

Les départements deviennent moins autonomes. Ils ne peuvent pas simplement exploiter les offres locales ou agir immédiatement face aux changements dans la disponibilité des stocks. Par exemple, une filiale d'un établissement de boissons pourrait découvrir un fournisseur local proposant un sirop novateur à tarif réduit, mais ils doivent suivre la procédure d'achat centralisé pour le faire approuver.

Risque de bureaucratie

Les systèmes centralisés ont tendance à être trop bureaucratiques pour les autres départements et équipes. Des couches supplémentaires d'approbation et des flux de travail rigides peuvent ralentir le processus d'achat. Les tâches qui prenaient auparavant une journée, comme les petites commandes, peuvent maintenant s'étendre sur plusieurs jours. Ce retard peut frustrer les départements et affecter l'efficacité opérationnelle globale.

Dépendance excessive à l'équipe centrale

Une forte dépendance à une seule équipe de procurement centrale présente des risques. Sans capacité suffisante, compétences ou suivi de la performance des fournisseurs, les départements risquent des retards ou sont exposés à des problèmes de contrôle qualité. Dans le cas de la restauration, cela pourrait se traduire par des livraisons retardées d'ingrédients ou une qualité de produit variable entre les emplacements.

Diversité limitée des fournisseurs

Des listes de fournisseurs plus petites simplifient les achats et permettent des réductions pour les achats en gros. Mais la diversité en pâtit. Cela signifie moins de fournisseurs spécialisés, d'ingrédients spécifiques ou de produits remarquables ; l'innovation peut stagner et les marques risquent de se fondre dans la masse. Le défi réside dans l'équilibre entre les économies de coûts et le maintien de ces connexions premium et de niche.

De toute évidence, bien que l'achat centralisé permette de contrôler les coûts et d'améliorer l'efficacité, les entreprises doivent peser ces avantages contre les risques de ralentissements, de diminution de flexibilité et de forte dépendance au personnel central.

Réussir les achats centralisés ne consiste pas simplement à confier toutes les commandes à une seule équipe. Il s'agit vraiment d'amener la manière dont les gens pensent et agissent à fonctionner en harmonie. Si vous prenez vraiment le temps d'y réfléchir, il s'agit principalement de trouver un équilibre avec de la structure, de la clarté, un peu de patience et une stratégie intelligente.

Commencez par une Politique d’Achat Explicite

Tout d'abord, établissons comment les opérations d'achat devraient idéalement se dérouler. Indiquez ce qui doit être approuvé par qui, comment les demandes d'achat circulent dans le système et comment les fournisseurs sont sélectionnés. Une bonne politique d'achat consigne tout cela en noir sur blanc et permet de garder le cap. Sans cela, chacun fait comme il veut, et c'est là que les dépenses inconsidérées ou les commandes en doublon apparaissent.

Utilisez la Technologie Tôt

La technologie n'est plus un luxe. Un logiciel de gestion des achats ou un système d'achat intégré à l'ERP automatise des activités telles que les bons de commande, le traitement des factures et le suivi des fournisseurs. Cela élimine la paperasse, les erreurs manuelles et fait gagner du temps. En réalité, cela permet d'obtenir des données en temps réel pour un meilleur reporting, qui prenait des semaines auparavant et se fait maintenant en quelques minutes.

Favorisez la Collaboration Interdépartements

Les départements ne devraient pas avoir l'impression d'être dominés par une équipe d'achat centrale. Facilitez une communication ouverte entre les unités de l'entreprise pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. En général, quand les gens se sentent intégrés au processus, la résistance diminue. La collaboration permet de maintenir les choses en mouvement et aide à préserver la confiance, même lorsque les politiques se durcissent.

Concentrez-vous sur les Relations avec les Fournisseurs

Ce n'est pas toujours une question de prix le plus bas. De bons fournisseurs, à long terme, finissent par s'avérer très avantageux. Il faut constamment surveiller la performance de vos fournisseurs et garder des lignes de communication bien ouvertes. Un fournisseur valorisé vous offrira généralement une meilleure affaire, des délais de livraison plus rapides, et un peu de flexibilité quand vous en avez vraiment besoin. Gérer les fournisseurs, c'est davantage travailler avec eux qu'engager des négociations brutales.

Surveillez et Améliorez Continuellement

Mettre en place un processus d'achat centralisé n'est pas quelque chose que l'on coche sur une liste de choses à faire pour ensuite l'oublier. Vous devez surveiller les économies, l'efficacité des processus et les performances de vos fournisseurs grâce à des indicateurs de gestion des achats. Si un processus n'est pas efficace, il est temps de le modifier. Et cela inclut les politiques, les outils et les équipes.

Ils mûrissent tous avec le temps, et c'est normal. Ce que vous devez vraiment faire, c'est vérifier de temps en temps, repérer les points faibles, et simplement maintenir tout le processus d'achat centralisé en marche fluide, telle une machine bien huilée.

Vous ne pouvez pas réparer ce que vous ne mesurez pas. C’est simplement comme ça. Pour savoir réellement si les achats centralisés sont rentables, les entreprises se tournent vers des indicateurs clés de performance (ICP). Ces chiffres leur permettent de voir ce qui s'améliore, ce qui est à la traîne, et où l'argent pourrait encore s'échapper.

1. Réduction des coûts

Celui-ci est simple mais reste l’indicateur d’amélioration le plus décisif. Les réductions de coûts indiquent combien une entreprise a été capable de réduire ses dépenses après avoir adopté un système d’achats centralisés.

Formule : Réduction des coûts (%) = ((Ancien coût - Nouveau coût) / Ancien coût) * 100

Cela peut sembler facile sur le papier, mais c’est puissant en réalité. Lorsqu'il est correctement exécuté, l'approvisionnement centralisé permet de réaliser des économies réelles, allant d'achats en gros et de remises sur volume à des économies sur les frais généraux. La plupart des équipes financières surveillent cela trimestriellement pour déterminer si leur plan d’approvisionnement permet réellement d’économiser de l’argent ou se contente de déplacer des chiffres.

2. Performance des fournisseurs

Les fournisseurs peuvent permettre à un système d'achats centralisés d'exceller ou de complètement échouer. Suivre la performance des fournisseurs aide à s'assurer que les vendeurs livrent à temps, maintiennent la qualité et respectent les objectifs de coût. Les indicateurs typiques sont :

• Taux de livraison à temps
• Taux de défaut ou score de qualité
• Temps de résolution des problèmes

Certaines entreprises mettent en place des logiciels d'approvisionnement qui suivent automatiquement ces données et attribuent des notes aux fournisseurs via des fiches de performance ou des tableaux de bord. Le concept ? Renforcer les relations avec les fournisseurs et déterminer qui correspond aux politiques d’approvisionnement de l’entreprise. Cela facilite pour le département d'achats centralisés de savoir qui mérite d'être conservé et qui ne respecte pas ses engagements.

3. Temps de cycle des commandes d'achat

Le temps de cycle mesure la durée entre la réquisition et l'achèvement de la commande d'achat. Plus il est court, plus votre processus d'achats centralisés est fluide. Et s'il prend des semaines, quelque chose ralenti les choses, peut-être les approbations, peut-être la communication.

Formule : Temps de cycle = Date d'achèvement de la commande - Date de réquisition

Essentiellement, cet ICP révèle les inefficacités. Il indique si votre système d'approvisionnement, vos outils ou vos flux de travail vous aident ou vous entravent. Plus votre temps de cycle est court, plus votre processus est efficace.

4. Retour sur investissement (ROI) des achats

Le ROI des achats vérifie si votre investissement dans les systèmes, outils et personnel d’approvisionnement centralisé en vaut réellement la peine. Il mesure le retour financier par rapport à ce que vous dépensez pour faire fonctionner l'ensemble du dispositif.

Formule : ROI des achats = (Économies réalisées grâce à l’approvisionnement - Coûts des achats) / Coûts des achats

Si le ROI est positif, félicitations, votre équipe d'approvisionnement centralisé crée de la valeur et de l'efficacité. Si c'est négatif, vous dépensez probablement trop pour maintenir le système, ce qui vous avertit de réexaminer vos processus ou vos outils.

5. Taux de conformité

Cet indicateur concerne principalement le contrôle et la discipline. Le taux de conformité vous informe sur la mesure dans laquelle les départements respectent la politique d'approvisionnement, utilisent des fournisseurs autorisés et suivent les processus établis.

Formule : Taux de conformité (%) = (Nombre d'achats conformes / Total des achats) * 100

Un taux de conformité élevé indique que tout le monde respecte les règles, avec moins d’achats non conformes, une plus grande transparence dans l’approvisionnement et un contrôle des achats plus strict. C'est la preuve que votre système fonctionne correctement.

6. Coût d'approvisionnement par commande (optionnel mais utile)

Certaines entreprises vont plus loin et mesurent combien coûte le traitement d'une commande du début à la fin. Cela inclut le temps administratif, les coûts technologiques et même le temps de gestion des fournisseurs.

Formule : Coût d'approvisionnement par commande = Coûts totaux de fonctionnement des achats / Nombre de commandes d'achat

Des chiffres plus faibles indiquent généralement que votre processus d'approvisionnement est optimisé, automatisé et bien géré. Ce n'est pas un ICP obligatoire, mais il peut aider à surveiller l'efficacité à long terme des achats et à justifier des améliorations de processus auprès de la direction.

La gestion des achats centralisée est bien plus qu'un simple système technologique sophistiqué. C'est tout un état d'esprit que certaines des plus grandes multinationales adoptent pour maintenir leur chaîne d'approvisionnement fluide et s'adapter rapidement aux changements. Prenez des exemples comme Unilever et Toyota. Ces entreprises ne jurent que par des équipes d'approvisionnement centralisées pour accomplir les tâches de manière logique, établir de meilleures relations avec leurs fournisseurs et, en général, réduire les déchets.

Unilever

Unilever optimise son système d'achats centralisé depuis des années, et cela commence enfin à porter ses fruits de manière tangible. Selon un rapport de décembre 2024 de Reuters, le directeur financier de l'entreprise, Fernando Fernandez, a reçu un contrôle supplémentaire des activités d'approvisionnement et de la chaîne d'approvisionnement dans le cadre d'un effort important visant à réduire les processus et améliorer la coordination mondiale.

L'approche d'Unilever repose sur des centres d'approvisionnement mondiaux qui supervisent les achats pour tous, allant de l'huile de palme et des emballages en papier aux dépenses indirectes telles que les fournitures de bureau et la logistique. En consolidant toutes les décisions d'achat au sein d'une seule équipe, l'entreprise a renforcé la transparence, la conformité et la responsabilité des fournisseurs.

Les rapports de Veridion (2024) suggèrent qu'Unilever a réussi à économiser environ 1,58 milliard USD en quatre ans en centralisant les achats indirects et en regroupant les fournisseurs. De plus, leur programme Partenariat avec un But applique des normes ESG à l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement, garantissant une gestion durable et éthique des fournisseurs.

Sur le plan opérationnel, les installations de production d'Unilever ont également été favorablement impactées par la gestion centralisée. Une étude de cas de Manufacturing Digital (2024) a référencé son usine de Pouso Alegre, au Brésil, comme une histoire de succès, enregistrant des économies de projet de "plus de 160%" en minimisant les déchets matériels et en optimisant le contrôle des ingrédients dans un environnement centralisé.

Et tout cela converge grâce à la technologie. Début 2025, Unilever a déclaré utiliser des solutions d'intelligence artificielle pour "déverrouiller des gains d'efficacité opérationnelle et de productivité nette" via ses activités d'approvisionnement et de chaîne d'approvisionnement, consolidant ainsi son statut de leader dans le domaine de l'approvisionnement.

Fondamentalement, Unilever montre comment la centralisation des achats ne se limite pas à la réduction des coûts, mais connecte les sources d'approvisionnement, la durabilité et la technologie pour promouvoir une résilience durable de la chaîne d'approvisionnement.

Toyota

Là où Unilever démontre la puissance de la centralisation dans les biens de consommation, Toyota l'illustre dans la fabrication. Le système centralisé de gestion des achats de Toyota fait partie du célèbre Toyota Production System (TPS), un modèle basé sur l'efficacité, la qualité et la confiance envers les fournisseurs.

Toyota possède une organisation mondiale de gestion des achats centralisée qui supervise les contrats, suit les performances des fournisseurs et dicte les stratégies d'approvisionnement depuis son siège au Japon. Cette structure offre une cohérence dans les achats à l'échelle mondiale tout en laissant une flexibilité aux équipes locales pour les pièces spécialisées et l'innovation.

En avril 2025, Toyota a félicité près de 60 fournisseurs nord-américains qui ont vraiment impressionné l'entreprise par leur qualité, leur innovation et leur rapport qualité-prix, autant de preuves du pouvoir de la centralisation de l'approvisionnement de cette entreprise pour créer une stabilité et des partenariats à long terme.

Leurs réussites parlent d'elles-mêmes. Toyota a dominé l'indice de relations de travail OEM-Fournisseurs de l'Amérique du Nord (WRI) pendant 14 années consécutives, reflétant sa compétence dans le partenariat avec les fournisseurs et l'efficacité de la gestion centralisée.

Même sous des pressions inflationnistes, l'organisation centralisée de Toyota maintient l'équilibre. En 2025, le constructeur automobile a fait parler de lui en annonçant qu'il augmenterait les coûts d'approvisionnement des pièces de 10% à 15% pour couvrir les augmentations des prix des matériaux et de la main-d'œuvre, une décision orchestrée par son bureau d'approvisionnement central pour stabiliser les accords à long terme avec les fournisseurs.

Essentiellement, Toyota utilise la centralisation non seulement pour économiser de l'argent, mais pour isoler sa chaîne d'approvisionnement des chocs, renforcer ses relations avec les fournisseurs et préserver la précision pour laquelle il est renommé.

L'arène des achats centralisés évolue plus rapidement que prévu. La technologie, la durabilité et le mouvement des économies mondiales influencent le fonctionnement des systèmes d'achat. Ce qui était autrefois axé sur les prix et les politiques est désormais orienté vers la transparence, l'adaptabilité et l'automatisation intelligente des achats. Voici ce qui se profile à l'horizon.

ESG, Approvisionnement Éthique & Achats Verts

Les entreprises ne pensent plus seulement à ce qu'elles achètent, mais aussi à comment elles achètent. Les facteurs ESG sont intégrés dans toutes les évaluations des fournisseurs par les équipes d'achats centralisés aujourd'hui. En résumé, être bon marché ne suffit plus. Les fournisseurs doivent prouver des méthodes de travail éthiques, un approvisionnement traçable, et une durabilité environnementale. La démarche des achats verts façonne les décisions d'achat mondialement dans tous les secteurs.

IA Agentique & Agents d'Achats Autonomes

L'intelligence artificielle a dépassé le simple traitement des chiffres. Aujourd'hui, elle est impliquée dans de véritables prises de décisions. Des agents d'achat autonomes sont capables d'analyser l'historique des achats, de prévoir la demande future et de négocier directement avec les vendeurs en temps réel. D'une certaine manière, ils sont meilleurs pour équilibrer la réduction des coûts et la gestion des risques que les systèmes traditionnels. Ces outils agents transforment la façon dont le personnel d'approvisionnement centralisé opère en coulisses, les rendant plus rapides, plus incisifs et plus anticipateurs.

Une Gestion des Risques Plus Intelligente & un Échange Dynamique de Fournisseurs

Les équipes d'approvisionnement utilisent désormais des analyses prédictives pour anticiper les perturbations à l'avance. Lorsqu'un fournisseur fait défaut, un autre peut immédiatement prendre le relais, sans perturbation, sans perte.

Cet échange dynamique de fournisseurs renforce la chaîne d'approvisionnement et réduit les pertes. Essentiellement, c'est une stratégie de gestion des risques plus avisée et plus agile qui donne aux équipes centrales un contrôle total.

Achat Centralisé dans un Monde Inflatoire

L'inflation resserre les budgets partout, et la maîtrise des coûts n'a jamais été aussi difficile. Néanmoins, l'achat centralisé donne aux entreprises un pouvoir de négociation. Elles peuvent obtenir des remises sur les volumes et de meilleurs prix avant les augmentations de tarifs. En regroupant les contrats et en rationalisant les processus d'approvisionnement, les organisations peuvent stabiliser leurs marges même lorsque les marchés deviennent volatils. L'échelle, d'une manière étrange, s'avère être la défense ultime contre la volatilité.

Les achats centralisés ont le potentiel d'apporter des économies substantielles, des relations fournisseurs plus résilientes et des processus d'approvisionnement plus rationalisés aux organisations prêtes à adopter une approche stratégique. En concentrant les activités d'achat et en appliquant le pouvoir d'achat, les entreprises ont plus de contrôle sur les coûts, une plus grande transparence dans les achats et une meilleure performance de la chaîne d'approvisionnement.

Bien qu'il existe encore des défis puisque le modèle d'achats centralisés est loin d'être parfait. Mais lorsqu'il est géré correctement avec une planification intelligente, une surveillance attentive et des politiques d'approvisionnement soigneuses, les points de friction peuvent être atténués et contrôlés. Au cœur des achats centralisés, il y a une stratégie qui rencontre les objectifs de l'entreprise. Certains adoptent le modèle entièrement, d'autres optent pour une approche hybride—du contrôle ici, de la flexibilité là. L'objectif de tout cela est des achats plus intelligents, des opérations plus fluides et une valeur à long terme qui bénéficie à l'ensemble de l'organisation.

Quel est l'objectif des achats centralisés ?

L'objectif des achats centralisés est de rassembler toutes les activités d'achat sous une seule équipe. Cela réduit les coûts, améliore l'efficacité des approvisionnements, renforce les relations avec les fournisseurs et garantit le respect des politiques de l'entreprise au sein de l'organisation. Cela offre également une meilleure visibilité et un contrôle accru sur les dépenses.

Quelle est la différence entre les achats centralisés et décentralisés ?

Les achats centralisés impliquent qu'une équipe centrale unique prenne toutes les décisions d'approvisionnement et négocie avec les fournisseurs. Le système d'achats décentralisé permet aux différents départements d'effectuer leurs propres achats. Les modèles centralisés offrent des économies de coûts, des réductions sur les volumes et un meilleur contrôle des processus, tandis que les modèles décentralisés offrent une flexibilité régionale et un accès plus rapide aux fournisseurs locaux.

Quels sont les inconvénients des achats centralisés ?

Les inconvénients des achats centralisés sont des autorisations plus lentes, une flexibilité réduite des départements, une bureaucratie possible, une dépendance excessive vis-à-vis du groupe central et une faible diversité des fournisseurs. Par exemple, une branche pourrait perdre des fournisseurs spécialisés ou locaux car le groupe central privilégie les commandes en gros pour plusieurs sites.

Les achats centralisés ou décentralisés sont-ils meilleurs ?

Les achats centralisés offrent des économies de coûts, un meilleur contrôle et une meilleure négociation avec les fournisseurs, tandis que les achats décentralisés permettent aux équipes de réagir rapidement et de profiter des opportunités locales. La plupart des organisations adoptent un modèle hybride dans lequel elles centralisent les articles à haut volume et permettent aux équipes locales de gérer les achats urgents ou spécialisés.