¿Qué es la Gestión de Relaciones con Proveedores (SRM)?

Ninguna cadena de suministro vive en una burbuja. En cada producto que compras, servicio que utilizas y entrega exitosa que realizas, hay una organización de proveedores trabajando con equipos de compras, fabricantes y líderes empresariales. ¿Y cuán eficientes son esas interacciones? Bueno, eso puede marcar la diferencia entre una operación fluida y una llena de problemas que desperdician tiempo, dinero y reputación.

Ahí es donde entra en juego la Gestión de Relaciones con Proveedores, o SRM. Si estás buscando definir la gestión de relaciones con proveedores, piénsalo como el enfoque estructurado que las empresas utilizan para gestionar y mejorar las interacciones con los proveedores clave. Ya sea que tu empresa produzca bienes, opere tiendas o construya tecnología, SRM se trata más de establecer sólidas, relaciones a largo plazo en lugar de negociar el precio más bajo. En esta guía, desglosamos qué es realmente SRM, algunos ejemplos e ideas de gestión de relaciones con proveedores, por qué es un cambio estratégico para tu negocio y cómo hacerlo funcionar a tu favor. 

¿Qué es la Gestión de Relaciones con Proveedores (SRM)?

La gestión de relaciones con proveedores, o SRM, es un término que describe el desarrollo y administración de relaciones con proveedores. Es el proceso metódico y continuo de evaluar a los proveedores de una organización, tanto de bienes como de servicios, para ver si puede haber alguna mejora a través de cambios que beneficien al negocio.

No existe un consenso completo sobre el conjunto exacto de actividades a las que se aplica el SRM, pero en general, su objetivo es aportar valor añadido a tu organización permitiéndote tomar decisiones más informadas sobre cómo interactuar con los proveedores actuales y futuros.

Lo más destacado es que evaluar las fortalezas y debilidades por parte de los proveedores es una de las actividades esenciales del SRM. Por ejemplo, una empresa puede ser más rápida y otra más económica; este tipo de evaluación puede dar a los gerentes de la cadena de suministro un método claro para determinar qué pedidos enviar a cada negocio. 

Determinar qué productos comprar a cada empresa es igualmente importante, al igual que decidir cuándo incorporar nuevos proveedores. Hay beneficios en no asumir la gestión y manejo de un nuevo proveedor, pero si otra empresa puede ofrecer un mejor producto o servicio en alguna categoría que ninguno de tus proveedores existentes pueda entregar, bien podría valer la pena el trabajo y la coordinación adicionales. 

En SRM, a veces es un arte en sí mismo entender cuándo negociar, con quién y con qué propósito, incluso antes de que comience el arte de la negociación. La gestión de relaciones con proveedores también implica saber cuándo y cómo terminar una relación con un proveedor, ya sea por una incompatibilidad (por ejemplo, no pueden respaldar nuevas necesidades de negocio, o tal vez estaban cometiendo demasiados errores) o porque una relación ha llegado a su conclusión natural (por ejemplo, tu negocio ya no vende el producto que se fabricaba con los materiales de ese proveedor).

Ejemplos de Gestión de Relaciones con Proveedores

Aquí hay algunos ejemplos reales de gestión de relaciones con proveedores para considerar:

Toyota: Estableciendo Confianza a Largo Plazo con Proveedores

Toyota es un excelente ejemplo de lo que obtienes cuando tratas a los proveedores como verdaderos socios. En lugar de buscar el precio más bajo, Toyota colabora con sus proveedores para mejorar las cosas. Incluso envían especialistas para ayudar a los proveedores a optimizar la producción mediante técnicas lean. Tal colaboración crea confianza y hace que la cadena de suministro sea más robusta, eficiente e innovadora con el tiempo. Es un ganar-ganar.

Unilever: Buscando un Futuro Sostenible

Unilever tiene una estrategia diferente pero igualmente inteligente. La empresa busca proveedores que se preocupen por aspectos como el trabajo justo, bajas emisiones y abastecimiento sostenible. De hecho, han ayudado a capacitar a los agricultores para cultivar cultivos de manera más responsable. No se trata solo de hacer lo correcto, también protege la reputación de Unilever y facilita la lealtad a largo plazo de los proveedores. Al vincular valores, logran mejores resultados y menos complicaciones.

Apple: Control Estratégico de Proveedores

El enfoque de SRM de Apple es el control y la calidad en todos los niveles. Apple no solo compra componentes; con frecuencia invierte en proveedores. Apple ha invertido capital por adelantado en socios estratégicos como Corning (Gorilla Glass) y TSMC (fabricación de chips) para aumentar la producción según los requisitos precisos de Apple. A cambio, estos proveedores ofrecen acceso prioritario, personalización y control de calidad cercano. Apple también mantiene un contacto cercano con visitas frecuentes in situ, planificación colaborativa y sistemas tecnológicos integrados. Esta iniciativa estratégica asegura que los altos estándares de Apple se cumplan y, generalmente, se superen, mediante una cooperación proactiva, no una supervisión reactiva.

Etapas del Gestión de Relaciones con Proveedores

La Gestión de Relaciones con Proveedores es un proceso que evoluciona con el tiempo. Pasa por 5 etapas, cada una ayudando a construir una relación más profunda y estratégica con los proveedores.

1. Selección de Proveedores

Aquí es donde comienza. Las empresas buscan proveedores que puedan satisfacer sus necesidades críticas, como costo, calidad y confiabilidad, y que compartan los valores y objetivos estratégicos de la empresa. El precio más bajo no lo es todo. También importan el riesgo, el cumplimiento y la reputación.

2. Incorporación

Una vez seleccionado un proveedor, es momento de integrarlo. La incorporación se trata de comunicar expectativas, establecer objetivos claros e incluirlos en sus sistemas. Una buena incorporación genera confianza y previene problemas a largo plazo.

3. Monitoreo del Desempeño

Una vez en funcionamiento, necesitas asegurar que el proveedor cumple como se acordó. Esto implica monitorear aspectos como tiempo de entrega, calidad y servicio. Pero no se trata solo de marcar casillas, sino de una comunicación clara y solucionar problemas a tiempo.

4. Mejora Continua

Aquí es donde la asociación se vuelve poderosa. Tú y el proveedor trabajan juntos para mejorar la forma en la que se hacen las cosas, ya sea reduciendo desechos, acelerando entregas o desarrollando nuevos productos. Se trata de progreso mutuo, no de ganancia personal.

5. Desarrollo de Socios Estratégicos

Algunos de los proveedores se convierten en socios estratégicos. Con ellos se presupone conjuntamente, se comparte información, o incluso se crean nuevos productos juntos. Las relaciones generan valor con el tiempo y una ventaja.

Beneficios del Gestión de Relaciones con Proveedores

Los gestores de relaciones con proveedores que lo hacen todo bien siempre experimentan las siguientes cinco ventajas significativas:

Ahorro de Costos y Creación de Valor

Este es el objetivo inicial de la mayoría de las operaciones de SRM: ahorrar dinero en cada transacción. Antes de seleccionar los proveedores con los cuales establecer relaciones, el paso inicial de la gestión de relaciones con proveedores es elegir con quién hacer negocios, y el costo será un discriminador principal en la mayoría de los tipos de bienes y servicios (además de los estándares mínimos en otros criterios, por ejemplo, calidad).

Reducción de Riesgos y Resiliencia de la Cadena de Suministro

Como se explicó anteriormente, la gestión de riesgos es un objetivo enorme pero frecuentemente subestimado del SRM. Al tomar medidas proactivas en la gestión de relaciones con proveedores, puedes minimizar la posibilidad de que ocurra un incidente negativo (haciendo cosas como incorporar redundancias), así como ahorrar costos en un evento negativo en caso de que ocurra (estando preparado con medidas de mitigación y alternativas).

Mejora del Desempeño y la Confiabilidad de los Proveedores

Las buenas relaciones provienen de una buena comunicación bidireccional. Informar a los proveedores sobre las necesidades y situaciones cambiantes de tu empresa hará que ellos sean más propensos a informarte sobre las suyas. También los impulsa a responder más a tus solicitudes, tanto las anticipadas como las imprevistas. Y en el día a día práctico, las personas que se llevan bien contigo tendrán más probabilidades de responder positivamente a tus necesidades que aquellas que no lo hacen, por lo que ser cortés con tus proveedores, tanto desde un punto de vista de relaciones humanas como consideraciones operativas como pagarles puntualmente, genera beneficios a largo plazo.

Innovación y Desarrollo Conjunto

A medida que tus relaciones con proveedores maduran, a menudo tiene sentido aprender sobre qué más pueden hacer por ti. Quizás puedan ofrecerte otras cosas que necesitas fuera de lo que les habías solicitado; quizás tengan experiencia con logística o en navegar la burocracia de algún gobierno que pueda ayudarte también; quizás haya oportunidades de colaboración, y demás. El propósito inicial del SRM es obtener lo que necesitas hoy, pero hay mucho valor por aprovechar investigando lo que podrías necesitar o desear mañana. No aprovechar el valor que tus proveedores pueden ofrecer es simplemente dejar dinero sobre la mesa.

¿Cuáles son los tipos de relaciones con proveedores?

Las relaciones con proveedores no son iguales para todos. Van desde transacciones simples hasta alianzas estratégicas profundas. Elegir el tipo correcto de relación ayuda a las organizaciones a aplicar el marco adecuado de gestión de relaciones con proveedores y obtener el máximo beneficio de cada proveedor.

Relaciones Transaccionales

Este es el tipo más básico de relación con proveedores. Está enfocado en el precio, la disponibilidad y la entrega. Hay poca o ninguna comunicación más allá del nivel de pedido y no hay planificación a largo plazo. Este tipo de relaciones son para productos básicos o categorías de bajo riesgo donde los proveedores pueden ser reemplazados con bajos costos de cambio.

Relaciones con Proveedores Preferidos

Este va un paso más allá. El proveedor es confiable y cumple con las expectativas en calidad, costo y servicio. Hay interacción regular, a menudo con revisiones de desempeño y bucles de retroalimentación. Aún no son socios estratégicos, pero suelen ser los primeros en fila para nuevos negocios debido a su historial.

Alianzas Estratégicas

Las alianzas estratégicas son acuerdos de alta colaboración y a largo plazo donde ambas partes comparten objetivos, recompensas y riesgos. Estos socios son críticos para el negocio, ya sea a través de la innovación, el acceso al mercado o capacidades especiales. Las alianzas estratégicas implican integración de sistemas, planificación conjunta y co-desarrollo. La confianza y la inversión mutua son la base de este estilo de relación.

Relaciones de Proveedor Único o Exclusivo

Esto implica una dependencia única o casi única de un proveedor. Puede ser por diseño (proveedor único, por calidad o eficiencia) o por necesidad (proveedor exclusivo, por tecnología patentada o licencias). Si bien puede aportar consistencia y eficiencia, también conlleva mayores riesgos, por lo que se requiere gestión de riesgos de proveedores y planificación de contingencias.

Desafíos en la Implementación de SRM

Aunque la gestión de relaciones con proveedores suene excelente, introducirla en toda una organización no es un proceso sencillo. Existen muchos obstáculos que pueden ralentizar o detener los programas de SRM en su camino.

Resistencia Interna o Falta de Aceptación

Uno de los mayores desafíos es la resistencia interna. Lograr que los equipos de finanzas, legal, operaciones e incluso de adquisiciones acepten el SRM puede ser complicado. Hay partes interesadas que descartarán el SRM como una moda pasajera y no como una transformación estratégica, por lo que se necesita gestión del cambio y formación desde el principio.

Integración de Datos y Brechas Tecnológicas

El SRM depende mucho de contar con datos precisos, centralizados y en tiempo real. La mayoría de las organizaciones tienen datos de proveedores dispersos en hojas de cálculo, sistemas ERP antiguos y departamentos aislados. Sin integración o las herramientas más recientes, los equipos no pueden obtener los conocimientos que necesitan, toman malas decisiones y pierden oportunidades.

Medir el Desempeño de los Proveedores de Forma Efectiva

Medir el desempeño de los proveedores es importante, pero decidir qué medir y cómo no siempre es fácil. El costo y la entrega son fáciles de medir, pero características intangibles como la cooperación, la capacidad de respuesta o el potencial de innovación son más difíciles de evaluar. Sin KPIs útiles, el SRM se vuelve reactivo en lugar de impulsar el desarrollo estratégico de proveedores.

SRM vs. CRM: ¿Cuál es la Diferencia?

La Gestión de Relaciones con Proveedores (SRM) y la Gestión de Relaciones con Clientes (CRM) suenan similares pero son muy diferentes.

CRM trata sobre la gestión de relaciones con los clientes. Monitorea las interacciones con los clientes, la gestión del embudo de ventas y se enfoca en aumentar la satisfacción y lealtad del cliente. Está diseñado para ayudar a las empresas a comprender e interactuar mejor con sus clientes para lograr más ventas y relaciones a largo plazo.

SRM trata sobre la gestión de relaciones con proveedores. Va más allá de las relaciones transaccionales y alinea a los proveedores con la estrategia de la empresa. El SRM se centra en la continuidad operativa, la gestión de riesgos y la innovación a través de la colaboración con los proveedores.

Si bien ambos monitorean la comunicación y el desempeño, el CRM se enfoca en los clientes y el SRM en el lado de la oferta, para maximizar toda la cadena de suministro. Ambos son importantes ya que aseguran la satisfacción del cliente y una cadena de valor resiliente.

Cómo Gestionar las Relaciones con los Proveedores

Tratar con proveedores es más que simplemente firmar un contrato y un control ocasional. Se trata de construir una alianza basada en la confianza, la comunicación abierta y los objetivos comunes. Aquí te explicamos cómo:

Sé Transparente

La transparencia es clave para buenas relaciones con los proveedores. Comparte tus pronósticos, problemas y objetivos a largo plazo con tus proveedores. Esto les indica cuáles son tus prioridades y pueden alinear su estrategia con la tuya más fácilmente. La transparencia evita malentendidos y genera confianza, esencial para la colaboración.

Establece Expectativas Claras y KPIs

Establece expectativas claras y KPIs. Ya sea costo, calidad, tiempos de entrega o innovación, los KPIs medibles mantienen a todos enfocados en los objetivos. Los proveedores deben saber qué se requiere de ellos para satisfacer tus necesidades y debes tener un sistema en marcha para medir qué tan bien se cumplen esas necesidades a lo largo del tiempo.

Sé un Socio

Pasa la relación de transaccional a una alianza. Involucra a los proveedores desde el principio haciéndolos participar en reuniones de planificación o sesiones de innovación. Esto crea una mentalidad de alianza, donde ambas partes ganan. También hace que los proveedores aporten valiosas ideas e innovación.

Usa Datos, No Instinto

En lugar de usar la intuición, utiliza datos. La tecnología SRM te brinda visibilidad en tiempo real del desempeño de los proveedores basado en métricas clave como la confiabilidad de la entrega, los ahorros en costos y la calidad del producto. Datos precisos te permiten tomar decisiones informadas sobre la gestión de proveedores y detectar problemas temprano para realizar cambios de forma proactiva.

Herramientas y Tecnologías de Software SRM

La tecnología es central en la Gestión de Relaciones con Proveedores (SRM) moderna, permitiendo a las empresas agilizar procesos, centralizar datos y fomentar colaboraciones más fuertes con los proveedores. Aquí tienes algunas herramientas clave a considerar:

Tarjetas de Puntaje y Tableros de Analítica de Proveedores

Las tarjetas de puntaje de proveedores son esenciales para rastrear métricas clave como tiempos de entrega, calidad y costo. Proporcionan una imagen clara del desempeño de los proveedores, ayudando a las empresas a evaluar si cumplen con las expectativas. Los tableros de analítica complementan las tarjetas de puntaje ofreciendo una visión más profunda basada en datos de tendencias y desempeño de proveedores a lo largo del tiempo. Estas herramientas son valiosas para identificar áreas de mejora y tomar decisiones basadas en datos.

Monitoreo Automatizado del Desempeño

El monitoreo automatizado del desempeño te permite rastrear métricas de los proveedores en tiempo real sin intervención humana. La herramienta asegura que los datos se actualicen regularmente y reduce el riesgo de errores. El rastreo automático es especialmente útil para organizaciones grandes con cadenas de suministro complejas, donde todos los proveedores son calificados con información de desempeño actualizada.

Herramientas de Gestión de Contratos y Cumplimiento

Los contratos y el cumplimiento son parte del SRM. El software de Gestión de Relaciones con Proveedores incluirá capacidades de gestión de contratos que automaticen la creación, negociación y seguimiento de contratos. Las funciones de cumplimiento garantizarán que los proveedores cumplan con normas industriales y requisitos específicos de la empresa, reduciendo riesgos y evitando problemas legales u operativos.

Hubs Compartidos de Documentos y Actualizaciones

La gestión de proveedores trata sobre la comunicación. El software SRM incluye hubs de colaboración donde los equipos de adquisiciones y proveedores pueden compartir documentos, comentarios y actualizaciones en tiempo real. Este hub centralizado promueve la transparencia y sincronización de detalles de proyectos, cronogramas de entregas y términos contractuales.

Tendencias en la Gestión de Relaciones con Proveedores

Predicción de Riesgos Basada en IA

La inteligencia artificial está teniendo un gran impacto en la gestión de proveedores. En lugar de esperar a que ocurran problemas, el software de IA puede analizar grandes cantidades de datos – el historial de un proveedor, tendencias de la industria o incluso noticias mundiales – y alertarte si algo luce sospechoso.

Por ejemplo, si un proveedor está a punto de quebrar, la IA puede detectarlo antes de que ocurra y tu equipo puede asegurar un respaldo o renegociar. Es como tener un sistema de alerta temprana que te permite evitar sorpresas en la cadena de suministro.

Ahora las Métricas de Sostenibilidad son Obligatorias

Hoy en día no se trata solo de velocidad y costo; las empresas también quieren saber cuán "verdes" o éticas son sus proveedores. Ahí es donde entran en juego los ESG (Aspectos Ambientales, Sociales y de Gobernanza).

Cada vez más empresas incluyen objetivos de sostenibilidad en sus tarjetas de puntuación de proveedores. Así que ahora los proveedores no solo se miden por su desempeño, sino también, por ejemplo, por sus emisiones de carbono, buenas prácticas laborales y transparencia general. Todo esto se trata de hacer cadenas de suministro más limpias, justas y mejor equipadas para adaptarse a los valores actuales.

Herramientas de Colaboración en Tiempo Real

La colaboración con proveedores ahora es mucho más fácil con software basado en la nube. Ya no hay más correos electrónicos de ida y vuelta ni esperas. Ahora ambas partes pueden usar mensajería en tiempo real, tableros conjuntos y actualizaciones en vivo para estar en la misma página. Todo sucede más rápido: aprobaciones, resolución de problemas, y se crean relaciones más transparentes y receptivas.

Experiencias Hiper-Personalizadas para Proveedores

Las empresas personalizan las experiencias para los clientes, y ahora lo hacen también para los proveedores. Con herramientas de SRM, las empresas pueden personalizar toda la experiencia del proveedor, desde el onboarding hasta la capacitación, para cada proveedor o rol. Esto significa proporcionar a los proveedores la información y el soporte más relevantes para ellos, lo que les permite desempeñarse mejor y sentirse más socios que vendedores.

Blockchain para la Trazabilidad y Contratos Inteligentes

El blockchain ya no es solo para criptomonedas: también es para la gestión de la cadena de suministro. ¿Por qué? Porque es un registro inmutable y seguro de todas las transacciones. Así, las empresas pueden rastrear de dónde provienen sus materiales, verificar si los proveedores cumplen con las normativas y comprobar si las certificaciones o las afirmaciones de sostenibilidad son verdaderas. Todo se trata de una cadena de suministro más transparente y confiable. Los contratos inteligentes son un extra: acuerdos autoejecutables que se activan cuando se cumplen ciertas condiciones, por lo que las empresas no tienen que realizar controles manuales constantemente.

Reflexiones Finales

Seamos realistas: las cadenas de suministro están bajo más presión que nunca. Es por eso que la gestión de relaciones con proveedores ya no es un simple "agradable tener". Es una necesidad. Cuando te tomas el tiempo y utilizas las herramientas adecuadas para gestionar correctamente las relaciones con los proveedores, obtienes más que solo ahorros de costos. Obtienes alianzas que pueden impulsar la innovación, la agilidad y ayudarte a enfrentar cualquier eventualidad.

Así que, ya sea que recién estés iniciando el mapeo de tu estrategia de SRM o refinando una que ya tienes, aquí está la lección: trata a tus proveedores como socios a largo plazo, no simplemente como vendedores. Las mejores estrategias de SRM combinan tecnología inteligente, comunicación abierta y objetivos alineados. Y a medida que nuevas tecnologías como IA y blockchain comiencen a romper los paradigmas, las empresas que sean ágiles y se muevan rápido serán las que lideren.