¿Qué es la gestión de relaciones con proveedores (SRM)?

Ninguna cadena de suministro vive en una burbuja. En cada producto que compras, servicio que utilizas y entrega exitosa que realizas, hay una organización de proveedores trabajando con equipos de compras, fabricantes y líderes empresariales. ¿Y qué tan eficientes son esas interacciones? Bueno, eso puede marcar la diferencia entre una operación fluida y una llena de problemas que desperdician tiempo, dinero y reputación.

Ahí es donde la Gestión de Relaciones con Proveedores, o SRM, realmente entra en juego. Si estás buscando definir la gestión de relaciones con proveedores, piénsalo como el enfoque estructurado que las empresas utilizan para gestionar y mejorar las interacciones con proveedores clave. Ya sea que tu negocio esté produciendo bienes, operando tiendas o construyendo tecnología, el SRM trata más de establecer relaciones sólidas y a largo plazo en lugar de negociar el precio más bajo. En esta guía, desglosamos qué es realmente el SRM, algunos ejemplos e ideas sobre la gestión de relaciones con proveedores, por qué es un cambio de juego para tu negocio y cómo hacerlo funcionar a tu favor. 

¿Qué es la Gestión de Relaciones con Proveedores (SRM)?

La gestión de relaciones con proveedores, o SRM, es un término que describe el desarrollo y la gestión de relaciones con proveedores. Es el proceso metódico y continuo de evaluar los proveedores de una organización, tanto de bienes como de servicios, para ver si puede haber alguna mejora mediante cambios que beneficien al negocio.

No hay un consenso completo sobre el conjunto preciso de actividades a las que se aplica el SRM, pero en términos generales, su objetivo es aportar valor añadido a tu organización al permitirte tomar decisiones más informadas sobre cómo interactuar con proveedores actuales y potenciales.

Lo más notable es que evaluar las fortalezas y debilidades por parte de los proveedores es una de las actividades esenciales del SRM. Por ejemplo, una empresa puede ser más rápida y otra más económica; este tipo de evaluación puede proporcionar a los gerentes de la cadena de suministro un método claro para determinar qué pedidos enviar a cada negocio. 

Determinar qué productos comprar de cada empresa es igual de importante, al igual que decidir cuándo incorporar nuevos proveedores. Hay beneficios que se pueden lograr al no asumir la gestión y trato con un nuevo proveedor, pero si otra empresa puede proporcionar un mejor producto o servicio en alguna categoría que ninguno de tus proveedores existentes puede ofrecer, bien podría valer la pena el trabajo y la coordinación adicionales. 

En el SRM, a veces es un arte en sí mismo entender cuándo negociar, con quién y con qué propósito, incluso antes de que comience el arte de la negociación. La gestión de relaciones con proveedores también implica ser consciente de cuándo y cómo terminar una relación con un proveedor, ya sea por una incompatibilidad (por ejemplo, no pueden satisfacer nuevas necesidades comerciales, o tal vez estaban cometiendo demasiados errores) o porque una relación ha llegado a su conclusión natural (por ejemplo, tu empresa ya no vendía el producto que se producía utilizando los materiales de ese proveedor).

Ejemplos de Gestión de Relaciones con Proveedores

Aquí hay algunos ejemplos reales de gestión de relaciones con proveedores para considerar:

Toyota: Estableciendo Confianza a Largo Plazo con Proveedores

Toyota es un maravilloso ejemplo de lo que obtienes cuando tratas a los proveedores como socios reales. En lugar de optar por el precio más bajo, Toyota colabora con sus proveedores para mejorar las cosas. Incluso envían especialistas para ayudar a los proveedores a optimizar la producción mediante técnicas lean. Tal colaboración crea confianza y hace que la cadena de suministro sea más robusta, eficiente e innovadora con el tiempo. Es un ganar-ganar.

Unilever: Luchando por un Futuro Sostenible

Unilever tiene una estrategia diferente pero igualmente inteligente. La empresa busca proveedores que se preocupen por cosas como el trabajo justo, las bajas emisiones y el abastecimiento sostenible. De hecho, han ayudado a capacitar a agricultores para cultivar cultivos de manera más responsable. No se trata solo de hacer lo correcto, también protege la reputación de Unilever y facilita la lealtad de los proveedores a largo plazo. Al vincular valores, logran mejores resultados y menos problemas.

Apple: Control Estratégico de Proveedores

El enfoque de SRM de Apple es control y calidad en todos los niveles. Apple no solo compra componentes; con frecuencia invierte en proveedores. Apple ha invertido capital anticipado en socios estratégicos como Corning (Gorilla Glass) y TSMC (fabricación de chips) para aumentar la producción según los requisitos precisos de Apple. A cambio, estos proveedores ofrecen acceso prioritario, personalización y control de calidad cercano. Apple también mantiene un contacto estrecho con visitas regulares in situ, planificación colaborativa y sistemas tecnológicos combinados. Esta iniciativa estratégica asegura que los altos estándares de Apple se cumplan y, generalmente, se superen, a través de una cooperación proactiva, no de una supervisión reactiva.

Etapas de la Gestión de Relaciones con Proveedores

La Gestión de Relaciones con Proveedores es un proceso que evoluciona con el tiempo. Pasa por 5 etapas, cada una ayudando a construir una relación más profunda y estratégica con los proveedores.

1. Selección de Proveedores

Aquí es donde comienza. Las empresas buscan proveedores que puedan satisfacer sus necesidades críticas, como costo, calidad y fiabilidad, y que compartan los valores y objetivos estratégicos de la empresa. El precio más bajo no lo es todo. También importan el riesgo, el cumplimiento y la reputación.

2. Integración

Una vez seleccionado un proveedor, es hora de integrarlo. La integración se trata de comunicar expectativas, establecer objetivos claros e incorporarlos a tus sistemas. Una buena integración genera confianza y previene problemas a largo plazo.

3. Monitoreo del Rendimiento

Una vez en funcionamiento, necesitas asegurarte de que el proveedor está cumpliendo según lo acordado. Eso significa monitorear aspectos como el tiempo de entrega, la calidad y el servicio. Pero no se trata solo de marcar casillas, sino de una comunicación clara y de resolver problemas rápidamente.

4. Mejora Continua

Aquí es donde la asociación se vuelve poderosa. Tú y el proveedor trabajan juntos para mejorar cómo se hacen las cosas, ya sea reduciendo desperdicios, acelerando la entrega o desarrollando nuevos productos. Se trata de progreso mutuo, no de ganancias personales.

5. Desarrollo de Asociaciones Estratégicas

Algunos de los proveedores se convierten en socios estratégicos. Con ellos se presupone juntos, se comparte información o incluso se crean nuevos productos en conjunto. Las relaciones generan valor con el tiempo y una ventaja.

Beneficios de la Gestión de Relaciones con Proveedores

Los gestores de relaciones con proveedores que hacen todo bien siempre experimentan las siguientes cinco ventajas significativas:

Ahorro de Costos y Creación de Valor

Este es el objetivo inicial de la mayoría de las operaciones de gestión de relaciones con proveedores: ahorrar dinero en cada transacción. Antes de seleccionar los proveedores con los que establecer relaciones, el paso inicial de la gestión de relaciones con proveedores es elegir los proveedores con los que hacer negocios, y el costo será un discriminador principal en la mayoría de los tipos de suministros y servicios (aparte de los estándares mínimos en otros criterios, por ejemplo, calidad).

Reducción de Riesgos y Resiliencia de la Cadena de Suministro

Como se explicó anteriormente, la gestión de riesgos es un objetivo enorme pero frecuentemente subestimado de la gestión de relaciones con proveedores. Al tomar medidas proactivas en la gestión de relaciones con proveedores, puedes minimizar la probabilidad de que ocurra un incidente negativo (haciendo cosas como incorporar redundancias), así como ahorrar costos en un evento negativo en caso de que ocurra (estando preparado con medidas de mitigación y alternativas).

Mejor Rendimiento y Fiabilidad de los Proveedores

Las buenas relaciones provienen de una buena comunicación bidireccional. Informar a los proveedores sobre las necesidades y situaciones cambiantes de tu empresa hará que sea más probable que ellos te informen sobre las suyas. También les incentiva a responder más a tus solicitudes, tanto las anticipadas como las inesperadas. Y a nivel práctico diario, las personas que se llevan bien contigo estarán más dispuestas a responder positivamente a tus necesidades que aquellas que no lo hacen, por lo que ser cortés con tus proveedores, tanto desde un punto de vista de relaciones humanas como consideraciones operativas como pagarles puntualmente, da frutos al final.

Innovación y Co-Desarrollo

A medida que maduran tus relaciones con los proveedores, a menudo tiene sentido aprender sobre qué más pueden hacer por ti. Tal vez puedan ofrecerte otras cosas que necesitas fuera de lo que les habías solicitado; tal vez tengan experiencia con logística o navegando la burocracia de algún gobierno que pueda ayudarte también; tal vez haya oportunidades de colaboración; y así sucesivamente. El propósito inicial de la gestión de relaciones con proveedores es obtener lo que necesitas hoy, pero hay un gran valor en investigar lo que podrías necesitar o desear mañana. No aprovechar el valor que tus proveedores pueden ofrecer es simplemente dejar dinero sobre la mesa.

¿Cuáles son los tipos de relaciones con proveedores?

Las relaciones con proveedores no son iguales para todos. Van desde transacciones simples hasta asociaciones estratégicas profundas. Elegir el tipo correcto de relación ayuda a las organizaciones a aplicar el marco de gestión de relaciones con proveedores adecuado y obtener lo mejor de cada proveedor.

Relaciones transaccionales

Este es el tipo más básico de relación con proveedores. Está centrado en el precio, la disponibilidad y la entrega. Hay poca o ninguna comunicación más allá del nivel de pedido y no hay planificación a largo plazo. Este tipo de relaciones son para productos básicos o categorías de bajo riesgo donde los proveedores pueden ser reemplazados fácilmente y tienen bajos costos de cambio.

Relaciones con proveedores preferidos

Este tipo va un paso más allá. El proveedor es confiable y cumple con las expectativas en calidad, costo y servicio. Hay interacción regular, a menudo con revisiones de desempeño y ciclos de retroalimentación. Aunque aún no son socios estratégicos, suelen ser los primeros en la fila para nuevos negocios debido a su historial.

Asociaciones estratégicas

Las asociaciones estratégicas son arreglos de alta colaboración y largo plazo donde hay objetivos, recompensas y riesgos compartidos para ambas partes. Estos socios son críticos para el negocio, potencialmente a través de la innovación, acceso al mercado o capacidades especiales. Las asociaciones estratégicas involucran integración de sistemas, planificación conjunta y co-desarrollo. La confianza y la inversión mutua son la base de este estilo de relación.

Relaciones de proveedor único o exclusivo

Esto implica una dependencia total o casi total de un único proveedor. Puede ser por diseño (proveedor único, por calidad o eficiencia) o por necesidad (proveedor exclusivo, por tecnología propietaria o licencias). Aunque puede traer consistencia y eficiencia, también conlleva mayores riesgos, por lo que se requiere gestión de riesgos del proveedor y planificación de contingencias.

Desafíos en la implementación de SRM

Aunque la gestión de relaciones con proveedores suena excelente, introducirla en toda una organización no es un proceso sencillo. Hay muchos obstáculos que pueden ralentizar o detener los programas de SRM.

Resistencia interna o falta de aceptación

Uno de los mayores desafíos es la resistencia interna. Conseguir que los equipos de finanzas, legales, operaciones e incluso adquisiciones acepten el SRM puede ser difícil. Hay partes interesadas que desestimarán el SRM como una palabra de moda del momento y no como una transformación estratégica, por lo que se necesita gestión del cambio y capacitación desde el principio.

Integración de datos y brechas tecnológicas

El SRM depende en gran medida de tener datos precisos, centralizados y en tiempo real. La mayoría de las organizaciones tienen datos de proveedores dispersos en hojas de cálculo, sistemas ERP antiguos y departamentos aislados. Sin integración ni las herramientas más recientes, los equipos no pueden obtener los conocimientos que necesitan, tomar malas decisiones y perder oportunidades.

Medir el desempeño de los proveedores de manera efectiva

Medir el desempeño de los proveedores es importante, pero decidir qué medir y cómo no siempre es fácil. El costo y la entrega son fáciles de medir, pero características intangibles como la cooperación, la capacidad de respuesta o el potencial de innovación son más difíciles de evaluar. Sin indicadores clave de desempeño útiles, el SRM se vuelve reactivo en lugar de impulsar el desarrollo estratégico de los proveedores.

SRM vs. CRM: ¿Cuál es la diferencia?

La gestión de relaciones con proveedores (SRM) y la gestión de relaciones con clientes (CRM) suenan similares pero son muy diferentes.

CRM trata sobre la gestión de relaciones con clientes. Supervisa las interacciones con los clientes, la gestión del pipeline de ventas y se centra en aumentar la satisfacción y lealtad del cliente. Está diseñado para ayudar a las empresas a entender e interactuar mejor con sus clientes para impulsar más ventas y relaciones a largo plazo.

SRM trata sobre la gestión de relaciones con proveedores. Va más allá de las relaciones transaccionales y alinea a los proveedores con la estrategia de la empresa. El SRM se centra en la continuidad operativa, la gestión de riesgos y la innovación a través de la colaboración con los proveedores.

Si bien ambos monitorean la comunicación y el desempeño, el CRM está enfocado en los clientes, y el SRM está orientado al lado de la oferta, para maximizar toda la cadena de suministro. Ambos son importantes ya que garantizan la satisfacción del cliente y una cadena de valor resiliente.

Cómo gestionar las relaciones con proveedores

Tratar con proveedores es más que solo firmar un contrato y hacer un chequeo ocasional. Se trata de construir una asociación basada en la confianza, la comunicación abierta y los objetivos comunes. Aquí te explicamos cómo:

Sé transparente

La transparencia es clave para buenas relaciones con proveedores. Comparte tus pronósticos, problemas y objetivos a largo plazo con tus proveedores. Esto les indica cuáles son tus prioridades y pueden alinear su estrategia con la tuya más fácilmente. La transparencia evita malentendidos y genera confianza, lo cual es esencial para la colaboración.

Establece expectativas claras y KPIs

Establece expectativas claras y KPIs. Ya sea costo, calidad, tiempo de entrega o innovación, los KPIs medibles mantienen a todos enfocados en los objetivos. Los proveedores necesitan saber qué se requiere de ellos para satisfacer tus necesidades y tú necesitas tener un sistema en marcha para medir qué tan bien se están cumpliendo esas necesidades con el tiempo.

Sé un socio

Mueve la relación de transaccional a asociativa. Involucra a los proveedores desde el principio haciéndolos participar en reuniones de planificación o sesiones de innovación. Esto crea una mentalidad de asociación, donde ambas partes ganan. También hace que los proveedores aporten ideas valiosas e innovación.

Usa datos, no instinto

En lugar de usar la intuición, usa datos. La tecnología SRM te brinda visibilidad en tiempo real del desempeño de los proveedores basado en métricas clave como confiabilidad de entrega, ahorro de costos y calidad del producto. Los datos precisos significan que puedes tomar decisiones informadas sobre la gestión de proveedores, detectar problemas temprano y hacer cambios proactivos.

Herramientas y tecnologías de software SRM

La tecnología es central para la gestión moderna de relaciones con proveedores (SRM), permitiendo a las empresas agilizar procesos, centralizar datos y fomentar colaboraciones más sólidas con los proveedores. Aquí hay algunas herramientas clave que debes buscar:

Cuadros de mando de proveedores y paneles de análisis

Los cuadros de mando de proveedores son esenciales para rastrear métricas clave como tiempos de entrega, calidad y costo. Proporcionan una imagen clara del desempeño de los proveedores, ayudando a las empresas a evaluar si los proveedores están cumpliendo con las expectativas. Los paneles de análisis complementan los cuadros de mando ofreciendo una visión más profunda basada en datos sobre tendencias y desempeño de los proveedores a lo largo del tiempo. Estas herramientas son valiosas para identificar áreas de mejora y tomar decisiones basadas en datos.

Monitoreo automatizado del desempeño

Automatizar el monitoreo del desempeño permite rastrear métricas de proveedores en tiempo real sin intervención humana. La herramienta asegura que los datos se actualicen regularmente y reduce el riesgo de errores. El seguimiento automático es especialmente útil para grandes organizaciones con cadenas de suministro complejas donde todos los proveedores son calificados con información de desempeño actualizada.

Herramientas de contratos y cumplimiento

Los contratos y el cumplimiento son parte del SRM. El software de gestión de relaciones con proveedores tendrá capacidades de gestión de contratos que automatizan la creación, negociación y seguimiento de contratos. Las funciones de cumplimiento garantizarán que los proveedores cumplan con los estándares de la industria y los requisitos específicos de la empresa, reduciendo riesgos y evitando posibles problemas legales u operativos.

Hubs compartidos de documentos y actualizaciones

La gestión de proveedores se trata de comunicación. El software SRM tiene hubs de colaboración donde los equipos de adquisiciones y los proveedores pueden compartir documentos, comentarios y actualizaciones en tiempo real. Este hub centralizado es para la transparencia y sincronización de detalles de proyectos, cronogramas de entrega y términos de contratos.

Tendencias en la gestión de relaciones con proveedores

Predicción de riesgos impulsada por IA

La inteligencia artificial está teniendo un gran impacto en la gestión de proveedores. En lugar de esperar a que surjan problemas, el software de IA puede analizar grandes cantidades de datos: el historial de un proveedor, tendencias de la industria o incluso noticias mundiales, y alertarte si algo parece sospechoso.

Por ejemplo, si un proveedor está a punto de quebrar, la IA puede detectarlo antes de que suceda y tu equipo puede asegurar un respaldo o renegociar. Es como tener un sistema de alerta temprana que te permite evitar sorpresas en la cadena de suministro.

Los métricos de sostenibilidad ahora son obligatorios

Hoy en día no se trata solo de velocidad y costo, las empresas también quieren saber qué tan "verdes" o éticas son sus proveedores. Ahí es donde entra ESG (Ambiental, Social y Gobernanza).

Cada vez más empresas están incluyendo objetivos de sostenibilidad en sus cuadros de mando de proveedores. Ahora los proveedores no solo están siendo evaluados por desempeño, sino también, por ejemplo, por emisiones de carbono, buenas prácticas laborales y transparencia general. Todo se trata de hacer cadenas de suministro más limpias, justas y mejor equipadas para los valores de hoy.

Herramientas de colaboración en tiempo real

La colaboración con proveedores ahora es mucho más fácil con software basado en la nube. No más correos electrónicos de ida y vuelta ni esperas. Ahora ambas partes pueden usar mensajería en tiempo real, paneles conjuntos y actualizaciones en vivo para estar en la misma página. Todo sucede más rápido: aprobaciones, resolución de problemas, y construye relaciones más transparentes y receptivas.

Experiencias hiperpersonalizadas para proveedores

Las empresas personalizan experiencias para los clientes, ahora también las están personalizando para los proveedores. Con herramientas SRM, las empresas pueden personalizar toda la experiencia del proveedor, desde la incorporación hasta la capacitación, para cada proveedor o rol. Esto significa proporcionar a los proveedores la información y el apoyo más relevante para que puedan hacerlo mejor y sentirse como socios en lugar de vendedores.

Blockchain para trazabilidad y contratos inteligentes

Blockchain ya no es solo para criptomonedas, también es para la gestión de cadenas de suministro. ¿Por qué? Porque es un registro inmutable y seguro de todas las transacciones. Así, las empresas pueden rastrear de dónde provienen sus materiales, verificar si los proveedores cumplen con las regulaciones y comprobar si las certificaciones o afirmaciones de sostenibilidad son verdaderas. Todo se trata de una cadena de suministro más transparente y confiable. Los contratos inteligentes son un bonus: acuerdos autoejecutables que se activan cuando se cumplen ciertas condiciones, por lo que las empresas no tienen que hacer verificaciones manuales para siempre.

Reflexiones finales

Seamos realistas: las cadenas de suministro están más presionadas que nunca. Es por eso que la gestión de relaciones con proveedores ya no es un "lujo". Es una necesidad. Cuando tomas el tiempo y las herramientas para gestionar las relaciones con proveedores correctamente, obtienes más que solo ahorros de costos. Obtienes asociaciones que pueden impulsar la innovación, la agilidad y ayudarte a enfrentar cualquier desafío que venga.

Así que, ya sea que estés comenzando a trazar tu estrategia de SRM o refinando una que ya tienes, aquí está la lección: trata a tus proveedores como socios a largo plazo, no como vendedores. Las mejores estrategias de SRM combinan tecnología inteligente, comunicación abierta y objetivos alineados. Y a medida que nuevas tecnologías como la IA y el blockchain comienzan a cambiar las normas, las empresas que sean ágiles y se muevan rápido serán las que lideren.