Ein vollständiger Leitfaden zum Zero-Based-Budgeting im Einkauf

Zero-based Budgeting im Einkauf ist nicht nur ein neues Werkzeug. Es ist ein Wandel in der Denkweise von Organisationen über jeden ausgegebenen Dollar. Jeder Kostenpunkt beginnt bei null und jede Ausgabe muss ihren Platz verdienen.

Dieser Leitfaden untersucht die Zero-based Budgeting-Methodik, erklärt Schritt für Schritt den Prozess des Zero-based Budgeting und zeigt, wie er mit Einkaufsbudgetierung, Ausgabenmanagement im Einkauf und strategischem Einkaufsmanagement zusammenhängt. Wir werden die Vorteile von Zero-based Budgeting besprechen, von Kostenkontrolle im Einkauf und Lieferantenkostenmanagement bis hin zu operativer Effizienz und finanzieller Verantwortung.

Am Ende werden Sie erkennen, wie effizientes Finanzmanagement im Einkauf und Kostentransparenz im Einkauf Budgets in eines der wertvollsten strategischen Werkzeuge für die Geschäftsexpansion verwandeln können.

Zero-Based-Budgeting im Einkauf ist eine Budgetierungsmethode, bei der jede Ausgabe für jede neue Periode gerechtfertigt werden muss und das Budget bei null beginnt. Anstelle eines traditionellen Budgets, das normalerweise frühere Budgets um einen bestimmten Prozentsatz ändert, geht es beim ZBB darum, jede Ausgabe zu überprüfen, ob sie wirklich notwendig ist und ob sie einen positiven ​‍​‌‍​‍‌​‍​‌‍​‍‌Effekt haben wird.

Für Einkaufsteams führt dieser Ansatz zu finanzieller Transparenz über Prozesse wie Ausgabenmanagement im Einkauf, Warengruppenmanagement und Kostenmanagement bei Lieferanten. Unabhängig davon, um welche Art von Einkauf es sich handelt – direktes oder indirektes Ausgabenmanagement – wird er gründlich bewertet.

Dies führt zu einer schlankeren und effizienteren Einkaufsfunktion, die mit den strategischen Ausgabenobjektiven übereinstimmt, finanzielle Verantwortlichkeit bewahrt und unkontrollierte Ausgaben reduziert. Darüber hinaus kann Zero-Based-Budgeting mit Einkaufsanalysen kombiniert werden, um datenbasierte Entscheidungen in Lieferantenverhandlungsstrategien und Initiativen zur digitalen Transformation im Einkauf zu erleichtern ​‍​‌‍​‍‌​‍​‌‍​‍‌.

Zero-Based-Budgeting basiert auf einer detaillierten Überprüfung der Beschaffungsaktivitäten und -ausgaben, beginnend auf der untersten Ebene. Beschaffungsteams recyceln nicht einfach die Budgetzuweisungen des Vorjahres, sondern erstellen Budgets basierend auf tatsächlichen Bedürfnissen, geplanten Projekten und strategischen Prioritäten.

Der Prozess beginnt mit der Festlegung der Unternehmensziele, der Klassifizierung der Ausgaben und der Überprüfung der vergangenen Kosten. Danach begründen die Teams jede Ausgabe anhand des Wertes und der erwarteten Ergebnisse. Das Finanzmanagement der Beschaffung steht im Mittelpunkt des Geschäfts, da jede einzelne Position – sei es das Kostenmanagement der Lieferanten oder das Management von Restkosten – genauestens geprüft wird, um festzustellen, ob sie notwendig ist oder nicht.

Durch die Einbindung funktionsübergreifender Budgetierung erfordert ZBB die Zusammenarbeit zwischen Finanz- und Beschaffungsausrichtungsteams. Indem der Schwerpunkt auf die Gesamtkosten der Beschaffung und wertbasierte Beschaffung gelegt wird, können Unternehmen Kosten kontrollieren, ohne Qualität oder Lieferantenbeziehungen zu gefährden.

Beim Vergleich der traditionellen Beschaffungsbudgetierung mit der Zero-Based-Budgetierung ist der größte Unterschied einfach: Die traditionelle Budgetierung nimmt kleine Anpassungen an den vorherigen Budgets vor, während die Zero-Based-Budgetierung komplett neu beginnt. Die traditionelle Budgetierung ist bequem und einfach zu handhaben, kann jedoch weiterhin Ineffizienzen enthalten, den Tail Spend möglicherweise nicht erkennen und die Möglichkeiten zur Kontrolle der Beschaffungskosten einschränken. Andererseits erfordert die Zero-Based-Budgetierung, dass jede einzelne Ausgabe gerechtfertigt wird, was zu Transparenz, strengerer Kontrolle und besserer Koordination der Beschaffungs- und Finanzteams auf strategischer Ebene führt.

Stärken der traditionellen Beschaffungsbudgetierung

Sie ist einfach umzusetzen, den Finanzteams vertraut und unterstützt die schrittweise Planung. Historische Daten leiten Entscheidungen, wodurch die Prognose unkompliziert wird. Sie ist auch effektiv für stabile Ausgabenumfelder, da sie eine moderate Überwachung des Beschaffungsmanagements, des direkten Ausgabenmanagements und der Lieferantenbeziehungen ermöglicht, jedoch möglicherweise keine aggressiven Kostenreduzierungen oder operative Effizienz vorantreibt.

Stärken der Zero-Based-Budgetierung

Die Zero-Based-Budgetierung überprüft jede Ausgabe von einem Null-Baseline aus. Jede Position muss gerechtfertigt werden, wodurch Beschaffungskostenreduzierung, Tail Spend Management und verbessertes Lieferantenkostenmanagement ermöglicht werden. Sie unterstützt die Beschaffungsgovernance, Compliance und digitale Transformation der Beschaffung, während sie die finanzielle Verantwortung und das strategische Beschaffungsmanagement fördert.

Die Verwendung von Zero-Based Budgeting für die Beschaffung hat eindeutige Vorteile. Es ist nicht nur eine Maßnahme zur Kostensenkung, sondern auch eine Möglichkeit, die Abteilungen dabei unterstützt, jede Ausgabe zu rechtfertigen, bessere Beziehungen zu Lieferanten aufzubauen, ihre Prozesse zu optimieren und sicherzustellen, dass ihre Ausgaben den strategischen Zielen des Unternehmens entsprechen. Hier ist eine detaillierte Übersicht der wichtigsten Vorteile.

Verbesserte finanzielle Verantwortung

ZBB verlangt, dass jede Ausgaben für Einkäufe gerechtfertigt wird. Dadurch verbessert sich die Koordination zwischen Finanzen und Beschaffung, die finanzielle Disziplin des Unternehmens wird gestärkt, und die Kontrolle über nicht genehmigte Ausgaben wird überschaubarer. Das Verfahren zur Budgetbewilligung zusammen mit der Beschaffungsaufsicht dient als Garantie dafür, dass die Ausgabenentscheidung mit den strategischen Prioritäten der Organisation übereinstimmt und gleichzeitig die Gesamtkosten im Einkauf berücksichtigt werden.

Verbesserte Kontrolle der Beschaffungskosten

Mit Hilfe von Strategien zur Reduzierung der Beschaffungskosten, Einsparungsstrategien und Lieferantenkostenmanagement ermöglicht ZBB Teams, jede Position zu überprüfen. Es befähigt sie zu einem finanziellen Managementniveau, indem es die Bereiche aufzeigt, in denen unnötige Ausgaben stattfinden, und den Budgetierungsprozess unterstützt. Außerdem ermöglicht es ihnen, ein Gleichgewicht zwischen Effizienz und Qualität zu wahren, während sie eine disziplinierte Beschaffungsbudgetierung beibehalten.

Strategisches Lieferantenbeziehungsmanagement

Zero-Based Budgeting ist eine der Möglichkeiten, wie die Beschaffung wertorientiert gestaltet werden kann. Eine Budgetierung, die im Einklang mit der Leistung der Lieferanten steht, bietet mehr Möglichkeiten für Verhandlungsstrategien mit Lieferanten, macht das Lieferantenbeziehungsmanagement effektiver und garantiert die Einhaltung der Beschaffungsvorschriften, während gleichzeitig die Messung des ROI der Beschaffung und die langfristige Zusammenarbeit verbessert werden.

Betriebliche Effizienz

ZBB identifiziert Ineffizienzen im Management von direkten Ausgaben, indirekten Ausgaben und Tail Spend. Optimierte Prozesse, digitale Transformation der Beschaffung und Leistungsmanagement der Beschaffung steigern die betriebliche Effizienz, während sie Kostentransparenz in der Beschaffung und im Unternehmenskostenmanagement bieten.

Es ist am effektivsten, Zero-Based-Budgeting im Einkauf mit einem gut geplanten Ansatz umzusetzen. Jede Phase hilft nicht nur, die Prioritäten zu klären, sondern auch unnötige Ausgaben zu reduzieren und die Zusammenarbeit zwischen der Finanz- und Einkaufsabteilung zu festigen. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Aufschlüsselung, wie Teams eine effiziente Kostenkontrolle durchlaufen und auch strategisches Beschaffungsmanagement umsetzen können.

Schritt 1: Ziele und Umfang definieren

Beginnen Sie mit der Auflistung der wichtigsten Dinge für Ihre Organisation. Gut definierte Ziele treiben die Gestaltung des Einkaufsbetriebsmodells, die Abstimmung zwischen Finanzen und Einkauf sowie das Management des strategischen Einkaufs voran. Diese Transparenz unterstützt den Einkauf dabei, mit Vorschriften übereinzustimmen, finanziell verantwortlich zu sein und sicherzustellen, dass jede Ausgabe Wert bringt.

Schritt 2: Ausgaben kategorisieren

Segmentieren Sie die Ausgaben in Direktkostenmanagement, indirektes Kostenmanagement und Tail-Spend-Management. Das Kategoriemanagement im Einkauf hilft, alle Kosten zu visualisieren, verbessert die Kontrolle der Einkaufskosten und identifiziert Bereiche für Einsparungsstrategien, Lieferantenkostenmanagement und digitale Beschaffungstransformation.

Schritt 3: Ausgabenanalyse durchführen

Nutzen Sie die Ausgabenanalyse, um historische Ausgaben, Lieferantenleistung und Muster zu überprüfen. Erkenntnisse aus diesem Prozess verbessern das Finanzmanagement im Einkauf, die Kostentransparenz im Einkauf, die operative Effizienz und unterstützen die Messung des ROI im Einkauf, während sie strategische Einkaufsentscheidungen informieren.

Schritt 4: Kostenrechtfertigung erstellen

Jede Ausgabe muss den Prozess der Budgetrechtfertigung durchlaufen. Tools wie Activity-Based-Budgeting und Activity-Based-Costing im Einkauf helfen, Notwendigkeit und Auswirkungen zu bewerten, wodurch Kostenreduzierung im Einkauf, Kontrolle von unkontrollierten Ausgaben und Abstimmung mit Zielen des Unternehmenskostenmanagements und der Einkaufsführung ermöglicht werden.

Schritt 5: Budgets priorisieren und genehmigen

Nicht alle Ausgaben sind gleich wichtig. Gehen Sie alle Anfragen durch, berücksichtigen Sie deren Wert und genehmigen Sie jene Budgets, die zu greifbaren Ergebnissen führen. Dies ist der Weg, um die Kontrolle über Einkaufskosten zu behalten, das Lieferantenkostenmanagement zu verbessern und mehr Mittel für Projekte zu gewinnen, die den größten strategischen und operativen Wert haben.

Schritt 6: Überwachen und anpassen

Verfolgen Sie Budgets mithilfe von Einkaufsanalysen und KPIs. Kontinuierliches Monitoring verbessert die operative Effizienz, das Leistungsmanagement im Einkauf und die Messung des ROI im Einkauf, während es Einblicke für digitale Beschaffungstransformation, indirektes Kostenmanagement und Anpassungen im Finanzmanagement des Einkaufs bietet.

Kostenanalyse liegt im Kern des Zero-Based-Budgeting und umfasst mehr als nur Zahlen. Einkaufsteams müssen verstehen, wohin das Geld fließt, warum es fließt und welchen Nutzen jede Ausgabe bringt. Fixe und variable Kosten, direkte und indirekte Ausgaben sowie Lieferantenvereinbarungen werden genau unter die Lupe genommen.

Wenn​‍​‌‍​‍‌​‍​‌‍​‍‌ man einen Rahmen zur Optimierung der Beschaffungskosten über die Gesamtkosten der Beschaffung legt, werden die Muster sichtbar. Das Management von Tail Spend und die Kontrolle von unkontrollierten Ausgaben unterstützen sich gegenseitig und decken verborgene Ineffizienzen auf.

Einige Überschneidungen umfassen:

• Bewertung von Lieferantenverträgen für wertorientierte Beschaffungsmöglichkeiten.
• Verfolgung indirekter Ausgaben, um unnötige Kosten zu erkennen.
• Mit Beschaffungsanalysen können die digitale Transformation der Beschaffung und die Entscheidungsfindung verbessert werden.

Diese Methoden schaffen Kostentransparenz in der Beschaffung, verbessern die Verhandlungsstrategien mit Lieferanten und ermöglichen eine strategischere Nutzung von ​‍​‌‍​‍‌​‍​‌‍​‍‌Ressourcen.

Zero-basierte​‍​‌‍​‍‌​‍​‌‍​‍‌ Budgetierung hat mehrere Vorteile, aber auch einige Nachteile. Einkaufsabteilungen müssen eine gründliche Prüfung, Veränderungen in der Unternehmenskultur und verlässliche Daten jonglieren. Das Bewusstsein für diese Hindernisse von Anfang an ermöglicht es Organisationen, ZBB auf richtige Weise durchzuführen, die Kontrolle über Beschaffungskosten zu verbessern sowie mit strategischem ​‍​‌‍​‍‌​‍​‌‍​‍‌Beschaffungsmanagement Schritt zu halten.

Zeitintensiver Prozess

Die Erstellung​‍​‌‍​‍‌​‍​‌‍​‍‌ von Budgets von Grund auf offenbart Ineffizienzen im Prozess, ist jedoch eine Aufgabe, die Arbeit erfordert. Es erfordert viel Arbeit, jede Ausgabe zu bewerten, direkte und indirekte Ausgaben zu kontrollieren und Lieferantenvereinbarungen zu überprüfen, aber diese gründliche Arbeit führt zu einer besseren finanziellen Beschaffungsverwaltung und operativen ​‍​‌‍​‍‌​‍​‌‍​‍‌Effizienz.

Widerstand gegen Veränderungen

Der Wechsel von der traditionellen Budgetierung kann etablierte Systeme der Teams stören. Hier können offene Kommunikation, Schulungen und die Einbindung von Finanz- und Beschaffungsabstimmung helfen, den Übergang zu erleichtern. Dieser Ansatz unterstützt die Beschaffungsgovernance, fördert wertbasierte Beschaffung und stärkt die Akzeptanz in der gesamten Organisation.

Datenabhängigkeit

Genau Daten unterstützen ZBB im Kern. Beschaffungsanalysen, historische Ausgabedaten und Lieferanteninformationen leiten die Bemühungen des Kostenoptimierungsrahmens. Ohne zuverlässige, präzise Daten können die Messung des Beschaffungs-ROI, die digitale Transformation der Beschaffung und strategische Entscheidungen beeinträchtigt werden.

Komplexität in großen Organisationen

Die Koordinierung​‍​‌‍​‍‌​‍​‌‍​‍‌ von Abteilungsbudgets in Multi-Unit-Organisationen ist nicht immer eine leichte Aufgabe. Funktionsübergreifende Budgetierung, Kategorienmanagement in der Beschaffung und die Gesamtkostenbetrachtung sind einige der Bereiche, in denen klare Prozesse erforderlich sind. Die korrekte Abstimmung garantiert Beschaffungskonformität, Kostenkontrolle und Finanzmanagement auf Ebene aller ​‍​‌‍​‍‌​‍​‌‍​‍‌Einheiten.

Routine​‍​‌‍​‍‌​‍​‌‍​‍‌ Planung, Ausführung und Überprüfung sind entscheidende Faktoren, die zur erfolgreichen Umsetzung von Zero-Based Budgeting beitragen. Abteilungen, die Datenanalysen mit klar definierten Zielen verknüpfen, können intelligentere Entscheidungen treffen, ihre Kosten besser kontrollieren und sicherstellen, dass jede Einkaufsaktivität im Einklang mit den strategischen ​‍​‌‍​‍‌​‍​‌‍​‍‌Prioritäten der Organisation steht.

Nutzen Sie Beschaffungsanalysen

Verwenden Sie​‍​‌‍​‍‌​‍​‌‍​‍‌ Analysen, um versteckte Kosten zu identifizieren, Ausgabentrends zu verfolgen und fundierte Entscheidungen zu unterstützen. Ausgabenanalyse, Direktbeschaffungsmanagement und indirektes Beschaffungsmanagement bieten umsetzbare Erkenntnisse, die die Messung des ROI der Beschaffung erleichtern, die digitale Transformation beschleunigen und die ​‍​‌‍​‍‌​‍​‌‍​‍‌Kostenkontrolle stärken.

Governance und Compliance etablieren

Budgets​‍​‌‍​‍‌​‍​‌‍​‍‌ sollten durch gut strukturierte Governance- und Compliance-Systeme unterstützt werden. Solche Systeme fördern die Verantwortlichkeit, verringern Fehler und bieten die Gewissheit, dass Einsparungsstrategien, finanzielle Umsicht und wertorientierte Beschaffung kontinuierlich angewendet werden – nicht nur von Teams, sondern auch von ​‍​‌‍​‍‌​‍​‌‍​‍‌Lieferanten.

Fokus auf Lieferantenkooperation

Koordinieren Sie​‍​‌‍​‍‌​‍​‌‍​‍‌ die Bemühungen mit Lieferanten, um die besten Ergebnisse zu erzielen. Die effektive Verwaltung von Lieferantenbeziehungen und die Umsetzung von Verhandlungstaktiken mit Lieferanten führen nicht nur zu besseren Gesamtkosten in der Beschaffung, sondern helfen auch, unnötige Ausgaben zu reduzieren und langfristige vertrauensbasierte Partnerschaften zu festigen, wodurch Beschaffungsentscheidungen strategischer und ​‍​‌‍​‍‌​‍​‌‍​‍‌nachhaltiger werden.

Klar definierte KPIs setzen

Verfolgen Sie Ergebnisse mit sinnvollen, messbaren Indikatoren. Betriebseffizienz, Messung des Beschaffungs-ROI und Leistungsmanagement zeigen, ob Zero-Based Budgeting zur Kostenoptimierung beiträgt, das finanzielle Beschaffungsmanagement verbessert und strategische Ziele im Beschaffungsmanagement erreicht werden.

Viele Unternehmen haben ihre Budgetierung umgestellt, indem sie verlangen, dass jede Ausgabe in jedem Zyklus von Grund auf gerechtfertigt wird. Einige tun dies, um Einsparungen freizusetzen, andere, um Ausgaben strategischer zu überdenken. Echte Fälle zeigen, wie sich Einkaufsbudgetierung und Ausgabenentscheidungen ändern, wenn jeder Dollar seinen Wert beweisen muss.

Dies sind einige bekannte Marken, die Zero-Based Budgeting in verschiedenen Bereichen wie Beschaffung, Kostenkontrolle und Ausgabenanalyse implementiert haben:

• Kraft​‍​‌‍​‍‌​‍​‌‍​‍‌ Heinz – Nach der Fusion hat dieses weltweit tätige Lebensmittel- und Getränke-Großunternehmen ZBB eingesetzt, um jede Position zu überprüfen, Beschaffungsentscheidungen effizienter zu gestalten und nicht produktbezogene Kosten zu eliminieren, um ein höheres Niveau der operativen Effizienz zu erreichen.
• Coca‑Cola – Die Implementierung von Zero-Based-Prinzipien bei Coca‑Cola war entscheidend dafür, wie das Unternehmen Geld in verschiedenen Regionen und Produktlinien ausgab, und förderte Transparenz, Governance und Kostenmanagement bei Lieferanten.
• Anheuser‑Busch InBev (AB InBev) – AB InBev nutzte ZBB in Beschaffung, Marketing und Betrieb, um die traditionellen Budgetstrukturen aufzubrechen und das Ausgabenmanagement in der Beschaffung als Finanzierungsquelle für vorrangige Initiativen zu nutzen.
• Unilever – Unilevers ZBB-Programm konzentrierte sich hauptsächlich auf Kostentransparenz und darauf, sicherzustellen, dass die Beschaffungsaktivitäten mit den strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmen, wodurch mehr Mittel für Wachstum und ​‍​‌‍​‍‌​‍​‌‍​‍‌Innovation geschaffen wurden.
• Mondelez International – Mondelez nutzte Zero-Based Budgeting, um Einsparungen durch sorgfältige Prüfung der Ausgaben zu erzielen, die Kostenkontrolle zu verstärken und die Beschaffungsanalyse mit einem klaren Fokus auf Wert zu ermöglichen.
• PepsiCo – Obwohl nicht immer öffentlich über jedes Programm, hat PepsiCo detaillierte Ausgabenanalysen und Zero-Based-Denken in der Beschaffung eingesetzt, um über mehrere Jahre mehr als 1 Milliarde US-Dollar an Einsparungen zu identifizieren.

Diese Branchenführer zeigen, dass ZBB nicht theoretisch ist. Es wird in echten Beschaffungskontexten angewendet und beeinflusst, wie Unternehmen mit Lieferanten verhandeln, indirekte Ausgaben kontrollieren und Beschaffungsbudgets erstellen, die die Geschäftsprioritäten widerspiegeln.

Die Verfolgung von ZBB-Ergebnissen ist eine Möglichkeit, zu überprüfen, ob Budgets, Einsparungsziele und Kontrollen in den tatsächlichen Betriebsaktivitäten effektiv sind.

Budgeteinhaltung

Formel:

Budgeteinhaltung = (Tatsächliche Ausgaben - Geplante Ausgaben) ÷ Geplante Ausgaben × 100

Die Ergebnisse ermöglichen es Teams, visuell zu erkennen, an welchen Standorten die Ausgaben über die genehmigten Grenzen hinausgehen, Kostenüberschreitungen auf lokaler Ebene frühzeitig zu bemerken und das finanzielle Beschaffungsmanagement zu unterstützen. Die Einhaltung der geplanten Budgets verbessert die finanzielle Verantwortlichkeit der Organisation und gibt Führungskräften die Sicherheit, dass die Methode des Zero-Based Budgeting ordnungsgemäß umgesetzt wird.

Einsparungen bei der Beschaffung

Formel:

Einsparungen bei der Beschaffung = (Basis-Kosten – Tatsächliche Kosten) ÷ Basis-Kosten × 100

Dies erfasst Einsparungen, die mit Strategien zur Kostenreduzierung bei der Beschaffung und Beschaffungsentscheidungen verbunden sind. Es zeigt, ob Bemühungen zur Kostensenkung erfolgreich waren, fördert disziplinierte Überprüfungen von Ausgabenkategorien und demonstriert messbaren Wert. Führungskräfte können die Ergebnisse nutzen, um die Kostenreduzierung bei der Beschaffung zu steuern und die langfristige Planung zu verbessern.

Leistung der Lieferanten

Formel:

Leistung der Lieferanten = (Pünktlich gelieferte Bestellungen ÷ Gesamtanzahl der Bestellungen) × 100

Diese Kennzahl zeigt die Zuverlässigkeit der Lieferanten, unterstützt das Lieferantenbeziehungsmanagement und ist die Hauptquelle für Qualitäts- und Lieferverbesserungen. Hervorragende Ergebnisse reduzieren die Häufigkeit von Störungen, stärken die Planungszyklen und erleichtern die Verhandlung besserer Konditionen. Schlechte Leistungen zeigen an, wo Kostenmanagement, Zusammenarbeit oder Vertragsüberprüfungen bei Lieferanten erforderlich sein könnten.

Betriebliche Effizienz

Formel:

Betriebliche Effizienz = Gesamte Zeit von der Anforderung bis zur Zahlung ÷ Anzahl der Bestellungen

Diese Kennzahl betrachtet, wie schnell Arbeitsabläufe durch Beschaffungsprozesse laufen, und deckt unnötige Verzögerungen auf, die sich auf die betriebliche Effizienz auswirken. Ein reibungsloser Prozessfluss reduziert Arbeitsaufwand, beschleunigt Beschaffungsentscheidungen und unterstützt die Ziele des Unternehmenskostenmanagements, indem Engpässe beseitigt werden, die Verschwendung und Probleme bei der Kontrolle von unkontrollierten Ausgaben verbergen.

ROI der Beschaffung

Formel:

ROI der Beschaffung = (Gesamte Einsparungen bei der Beschaffung – Gesamtkosten der Beschaffung) ÷ Gesamtkosten der Beschaffung × 100

Dadurch stehen die Budgetierungsergebnisse im Einklang mit den finanziellen Erträgen und zeigen, ob Investitionen basierend auf den Beschaffungsergebnissen Wert bringen und die Messung des ROI der Beschaffung erleichtern. Ein positiver ROI weist auf eine solide Beschaffungsgovernance hin und stärkt die kontinuierliche Unterstützung der digitalen Transformation in der Beschaffung, während negative Ergebnisse Überprüfungen auslösen, um das Betriebsmodell der Beschaffung anzupassen.

Einige Teams hören „Zero-Based Budgeting“ und denken, es klingt intensiv. Andere sehen darin eine Chance, Gewohnheiten zu ändern, die die Margen belasten. Die richtige Wahl hängt von der Einkaufsmethode, der Nachverfolgung und der Rechtfertigung der Ausgaben eines Unternehmens ab. Kein Ansatz funktioniert für alle, und das ist in Ordnung.

ZBB ist im Allgemeinen ein Werkzeug, um Unternehmen zu helfen, die mehr Disziplin im Management der Beschaffungsausgaben und eine bessere Kontrolle der Beschaffungskosten wünschen. Wenn ein Unternehmen mit unklaren Zuweisungen oder wiederholten Ausgaben kämpft, die niemand hinterfragt, kann diese Methode Transparenz erzwingen. Für viele Führungskräfte ist allein diese Transparenz den Aufwand wert.

Sie werden mehr Wert sehen, wenn Ihre Beschaffungsprozesse mehrere Lieferanten, komplexe Kategorien oder verteilte Einkäufe umfassen. ZBB unterstützt die Planung des Beschaffungsbudgets, wenn die Einsätze höher sind und der Spielraum für Fehler gering ist.

Hier sind Anzeichen dafür, dass Ihre Abläufe davon profitieren könnten:

• Häufige Budgetüberschreitungen, die Korrekturen im laufenden Jahr erfordern,
• Unklare Genehmigungsabläufe im Beschaffungsbetriebsmodell,
• Ausgabensteigerungen ohne Überprüfung durch die Beschaffungsleitung,
• Schwierigkeiten bei der Nachverfolgung indirekter Einkäufe über Abteilungen hinweg,
• Begrenzte Dokumentation für den Prozess der Budgetrechtfertigung.

Ein kleineres Unternehmen mit weniger komplizierten Ausgaben könnte jedoch eine schrittweise Einführung oder eine hybride Struktur bevorzugen. Einige Führungskräfte wenden traditionelle Planungsmethoden für vorhersehbare Kategorien an und die Zero-Based-Budgeting-Methodik für volatile Posten. Diese Mischung unterstützt die funktionsübergreifende Budgetierung, hält die Abstimmung zwischen Finanzen und Beschaffung intakt und bewahrt die Agilität, während eine Überkomplexität des Prozesses vermieden wird.

Nullbasierte Budgetierung wird immer beliebter, da digitale Tools die Art und Weise verändern, wie Beschaffung durchgeführt wird. Teams verlassen sich jetzt auf nahezu Echtzeit-Daten, um Ausgaben zu rechtfertigen und Verschwendung zu verhindern, bevor sie sich ausbreitet. Automatisierte Prognosen, Beschaffungsanalysen und maschinelles Lernen können unregelmäßige Einkäufe schnell erkennen. Dies stärkt die Beschaffungsgovernance, da Richtlinien strenger werden.

Größere Transparenz und Ausrichtung

Da Führungskräfte eine klarere Sichtbarkeit verlangen, unterstützt ZBB die Kostentransparenz und erleichtert die Verteidigung von Entscheidungen im Finanzmanagement der Beschaffung. Die Kombination von ZBB mit dem Category Management Procurement hilft, die Gesamtkosten der Beschaffungsergebnisse über Geschäftseinheiten hinweg zu vergleichen. Dieser Ansatz fördert konsistente Prozesse, starke Kontrollen und geteilte Verantwortung.

Kontinuierliche Überprüfung, keine einmalige Aktion

Immer mehr Unternehmen betrachten ZBB als wiederkehrende Disziplin und nicht als einmaligen Neustart. Mit digitalem Tracking wird die Abstimmung zwischen Finanzen und Beschaffung reibungsloser. Es fördert funktionsübergreifende Überprüfungen, bei denen jede Zuweisung eine Genehmigung erhalten muss. Organisationen, die ZBB frühzeitig einführen, gewinnen Resilienz, bessere Lieferantenbeziehungen und nachhaltige finanzielle Verantwortung, während sich die Märkte verändern.

Nullbasierte Budgetierung im Einkauf fühlt sich anders an, wenn man sie als eine Veränderung der Denkweise betrachtet und nicht als eine mathematische Übung. Was wäre, wenn jede Ausgabenanfrage von Grund auf gerechtfertigt werden müsste? Es zwingt Teams dazu, innezuhalten und zu fragen: „Brauchen wir das, und warum gerade jetzt?“ Einsparstrategien im Einkauf werden klarer, und das Lieferantenbeziehungsmanagement wirkt bewusster.

Wenn Einkaufsanalysen jeden Posten steuern, erhalten Führungskräfte eine transparente Übersicht über die Ausgaben. Es stärkt auch das operative Einkaufsmodell, da jedes Team Entscheidungen mit strategischen Zielen abstimmt. Einige sagen, es sei mühsam. Doch genau diese Kontrollen ermöglichen flexible Budgetänderungen, wenn sich Marktbedingungen ändern, und verbessern die Gesamtkosten des Eigentums im Einkauf.

Am Ende unterstützt ZBB nachhaltige Einkaufspraktiken, effiziente Kostenkontrolle und ein stärkeres Leistungsmanagement im Einkauf für langfristige Stabilität und Wachstum.