Top 15 Beschaffungsfehler und wie man sie vermeidet

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Für ein Unternehmen einzukaufen mag einfach erscheinen – bis es plötzlich schwierig wird. Hast du schon einmal erlebt, dass ein Geschäft wegen eines verspäteten Lieferanten geplatzt ist? Oder erst zu spät bemerkt, dass ein Vertrag alle wichtigen Informationen nicht enthielt? Das passiert häufiger, als man denkt. Du bist für Beschaffung oder Lieferkettenarbeit verantwortlich, daher kennst du den Druck. Jede Entscheidung (von wem du kaufst, wann du die Bestellung aufgibst, welche Bedingungen du akzeptierst) kann dein Budget, deinen Zeitplan und sogar deinen Geschäftsruf beeinflussen.

Die gute Nachricht? Neun von zehn Mal sind die meisten großen Beschaffungsfehler völlig vermeidbar. Man muss sie nur rechtzeitig erkennen. Dieser Leitfaden klärt über 15 typische Beschaffungsfehler auf, die Teams immer wieder machen – wie etwa, nur den niedrigsten Preis anzustreben oder Schritte zu überspringen, wenn die Zeit knapp ist. Noch wichtiger ist, dass er dir zeigt, wie du diese vermeiden kannst. Ob Anfänger oder erfahren, diese praxisnahen Tipps können dir helfen, Geld zu sparen, Stress zu reduzieren und bessere Ergebnisse bei jedem Einkauf zu erzielen.

15 Häufige Beschaffungsfehler und wie man sie vermeidet

Beschaffung im Jahr 2025 bedeutet nicht nur zu bestellen – es geht darum, informierte, strategische Entscheidungen in jeder Phase zu treffen. Doch selbst dabei passieren Fehler. Die gute Nachricht ist, dass die meisten von ihnen völlig vermeidbar sind. Lass uns die häufigsten Fallstricke durchgehen und herausfinden, wie du sie meiden kannst.

1. Fehlende klare Beschaffungsstrategie

Weißt du nicht, wohin deine Beschaffungsmitarbeiter steuern? Das ist ein Problem. Ohne einen Plan springen die Mitarbeiter von einem Einkauf zum nächsten, reagieren anstatt zu planen. Das erzeugt Verwirrung, Überschneidungen und verpasste Kosteneinsparungsmöglichkeiten.

So vermeidest du es:

Beginne mit einer Roadmap. Sei klar hinsichtlich der Ziele, wie Risiken gemanagt werden und wie Erfolg durch wichtige Leistungskennzahlen (KPI) aussehen wird. Beziehe die übergeordneten Unternehmensziele mit ein, damit die Beschaffung nicht isoliert arbeitet.

2. Schlechte Lieferantenauswahl

Hast du schon einmal einen Lieferanten ausgewählt, weil er den niedrigsten Preis angeboten hat? Es scheint vielleicht wie ein Gewinn – bis Bestellungen verspätet kommen, die Qualität nachlässt oder der Support verschwindet, wenn du ihn am meisten brauchst. Der niedrigste Preis bedeutet selten den besten Wert auf lange Sicht.

So vermeidest du es:

Mach eine gründliche Recherche. Frage Lieferanten, wie sie frühere Kunden behandelt haben, lies Bewertungen und untersuche ihre finanzielle Stabilität. Erstelle eine Bewertungsübersicht für Lieferantenaudits, um sie auf einer neutralen Basis zu bewerten – nicht nur nach Kosten, sondern auch nach Vertrauenswürdigkeit und Service.

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3. Ignorieren der Gesamtkostenbetrachtung (TCO)

Auf dem Papier hast du einen tollen Deal gemacht. Aber was ist mit den versteckten Kosten? Dinge wie Wartung, Installationsgebühren, Schulungsgebühren oder regelmäßiger Support können dein Budget unbemerkt belasten. Plötzlich scheint dieses \"gute Geschäft\" gar nicht mehr so günstig.

So vermeidest du es:

Denke langfristig. Frage dich: \"Was wird uns das wirklich auf lange Sicht kosten?\" Betrachte jede Phase – vom Kauf über die Nutzung, Reparatur bis zum Ersatz. Wenn du alles einbeziehst, triffst du klügere, kosteneffizientere Entscheidungen.

4. Fehlendes Lieferantenbeziehungsmanagement

Du hast den Vertrag unterschrieben und dann deinen Lieferanten ignoriert? Das bringt Schwung schnell zum Erliegen. Du meldest dich nur, wenn etwas schiefgeht? Erwarte keine reibungslose Zusammenarbeit. Gute Beziehungen zählen, auch in der Beschaffung.

So vermeidest du es:

Halte die Kommunikation offen. Plane regelmäßige Gespräche, teile Prognosen oder Feedback und sei transparent. Lieferanten sind mehr als nur Anbieter – sie sind Teil deines Lieferkettenteams. Behandle sie auch so, dann gewinnen beide Seiten.

5. Unzureichendes Vertragsmanagement

Hast du je einen Vertrag verloren und festgestellt, dass er abgelaufen war – oder Klauseln enthalten hat, an die du dich nicht erinnert hast? Dieser Fehler kostet mehr als nur Geld. Übersehene Bedingungen, Strafen oder Compliance-Probleme schleichen sich schnell ein.

So vermeidest du es:

Nutze ein zentrales System, am besten digital. Setze Erinnerungen für Überprüfungen, verfolge Verpflichtungen und halte alles organisiert. Verträge sind kein \"Setzen und Vergessen\". Behalte den Überblick, damit du nie überrascht wirst.

6. Nichtausnutzen von Technologie oder Beschaffungstools

Bestellungen noch in Tabellen verfolgen und in E-Mails wühlen? Das ist, als würdest du mit verbundenen Augen fahren. Fehler häufen sich, Dinge fallen zwischen die Lücken, und es bremst dich aus.

So vermeidest du es:

Setze auf moderne Beschaffungstools. Hochwertige Software kann doppelte Bestellungen erkennen, Ausgaben überwachen und dir Echtzeiteinblicke bieten. Und sie spart Zeit. Stell dir vor, einen vollständigen Bericht in zwei Klicks statt in zwei Stunden zu erstellen.

7. Inkonsistente Beschaffungsprozesse zwischen Abteilungen

Wenn eine Abteilung Klebezettel verwendet und eine andere fünfstufige Freigabeketten, herrscht Chaos. Jeder macht sein Ding, das führt zu Verwirrung, Zeitverschwendung und unerwarteten Kosten.

So vermeidest du es:

Habe einen einfachen Prozess und sorge dafür, dass alle ihn einhalten. Egal ob es darum geht, Stifte oder Maschinen zu kaufen – ein einheitliches Beschaffungssystem fördert Verantwortlichkeit, Budgetierung und Entscheidungsfindung. Es ist einfach einfacher.

8. Nichteinhalten von Compliance- und regulatorischen Anforderungen

\"Ups, das war uns nicht bekannt, dass das nicht erlaubt ist\" zieht nicht, wenn Prüfer auftauchen oder Strafzahlungen fällig werden. Selbst kleine Compliance-Fehler können große Kopfschmerzen bereiten.

So vermeidest du es:

Mache Compliance zum Bestandteil deiner täglichen Routine. Schulen dein Team, dokumentiere jeden Schritt, habe Risikomanagementpraktiken und bleibe über die Gesetzgebung und Branchenregeln informiert. Es geht nicht um Angst, sondern darum, klug und sicher einzukaufen.

9. Ungenaues Prognostizieren des Bedarfs

Hast du jemals zu viel bestellt, und jetzt liegt es im Lager? Oder warst du ausverkauft, als die Nachfrage am höchsten war? Das ist schlechte Prognose, und sie kostet Zeit und Geld.

So vermeidest du es:

Verlasse dich auf Daten, nicht auf Intuition. Prüfe Verkaufshistorien, saisonale Muster und Feedback deines Vertriebs- und Produktionsteams. Wenn alle auf einer Linie sind, trifft deine Bestellung den richtigen Punkt: nicht zu wenig, nicht zu viel.

10. Reaktives statt proaktives Kaufen

Bestellen, wenn ein Artikel aus ist? Das ist Nachlaufen. Und das führt zu Last-Minute-Entscheidungen, höheren Kosten und unnötigem Druck.

So vermeidest du es:

Bleibe dem Spiel voraus. Nutze Bestandswarnungen, plane deinen Einkaufszeitplan und überprüfe regelmäßig dein Inventar. Vorausplanung verschafft dir bessere Preise, größere Alternativen und weniger Feuerwehreinsätze.

11. Ignorieren der Nachhaltigkeit bei der Beschaffung

Denkst du, Kunden fragen nicht danach, wie deine Produkte hergestellt werden? Denk nochmal. Heute wollen die Leute wissen: \"Wurde das verantwortungsvoll produziert?\" Wenn deine Lieferanten Abstriche machen, leidet deine Marke.

So vermeidest du es:

Arbeite mit Lieferanten zusammen, die auf Nachhaltigkeit setzen. Füge ESG-Kriterien in deine Lieferantencheckliste ein. Es geht nicht nur darum, \"grün\" zu sein – es geht darum, deinen Ruf zu wahren und vorauszusehen, was Käufer heute und morgen erwarten.

12. Überstürzte Beschaffungsprozesse

Schnell einen Deal abschließen? Genau dann passieren Fehler. Vielleicht wird eine Vertragsklausel übersehen. Vielleicht wird der falsche Artikel bestellt. So oder so, schnelle Entscheidungen führen oft zu langsamen Bedauern.

So vermeidest du es:

Nimm dir die Zeit. Selbst eine kleine Pause zum Überprüfen kann langfristige Probleme vermeiden. Plane Pufferzeiten für Freigaben, Überprüfungen und Klärungen mit Lieferanten ein. Denke daran, ein kluger Kauf übertrifft jeden schnellen Kauf.

13. Schlechte Dokumentation und Aufbewahrung

Versuchst du, ohne Unterlagen einen Konflikt zu lösen? Das gleicht einem Streit ohne Beweise. Fehlen Rechnungen, unklare E-Mails und chaotische Unterlagen führen zu Schuldzuweisungen und Verzögerungen.

So vermeidest du es:

Bewahre alle deine Beschaffungsunterlagen an einer Stelle auf – online. Das umfasst Verträge, Bestellaufträge, E-Mails und Belege. Ein zentrales System hält alles ordentlich, durchsuchbar und griffbereit. Kein \"Ich glaube, ich habe diese E-Mail irgendwo gesehen…\" mehr.

14. Nichtverfolgen von Beschaffungs-KPIs

Woher weißt du, ob dein Beschaffungsprozess effektiv ist? Wenn du nichts misst, rätst du. Und Raten zahlt sich nicht aus, wenn das Geld knapp ist.

So vermeidest du es:

Definiere klare KPIs wie Einsparungen, Lieferzeit oder verbesserte Lieferantenperformance. Nutze einfache Dashboards oder Indikatoren, die Fortschritte auf einen Blick zeigen. Wenn du Zahlen verfolgst, erkennst du Probleme früher und triffst schneller bessere Entscheidungen.

15. Fehlende Schulung für das Beschaffungspersonal

Das beste System ist verschwendet, wenn niemand weiß, wie man es bedient. Die meisten Probleme bei der Beschaffung lassen sich auf eine Sache zurückführen: Jemand hat keine ordentliche Schulung erhalten.

So vermeidest du es:

Investiere in deine Mitarbeiter. Erstelle regelmäßige Schulungen, Tutorials und Auffrischungskurse. Neue Tools? Führe das Team durch diese. Wenn dein Team versteht, was es tut, erkennt es Fehler frühzeitig und verhandelt wie Profis.

Beste Beschaffungspraktiken für 2025