Die 15 häufigsten Fehler bei der Beschaffung und wie man sie vermeidet

Der Einkauf für ein Unternehmen mag einfach erscheinen – bis es plötzlich kompliziert wird. Haben Sie schon einmal einen Verkauf verloren, weil ein Lieferant verspätet war? Oder zu spät bemerkt, dass ein Vertrag wichtige Informationen fehlte? Das passiert häufiger, als man zugeben möchte. Sie sind für die Beschaffung oder das Lieferkettenmanagement zuständig, daher kennen Sie den Druck. Jede Entscheidung (von wem Sie kaufen, wann Sie bestellen, welche Bedingungen Sie akzeptieren) kann Ihr Budget, Ihren Zeitplan und sogar Ihren Geschäftsruf beeinflussen.

Der Vorteil? In neun von zehn Fällen sind die meisten großen Beschaffungsfehler völlig vermeidbar. Man muss sie nur rechtzeitig erkennen. Dieser Leitfaden entmystifiziert 15 typische Beschaffungsfehler, die Teams immer wieder machen, wie etwa die Verfolgung des niedrigsten Preises oder das Überspringen von Schritten, wenn die Zeit knapp ist. Noch wichtiger ist, dass er Ihnen zeigt, wie Sie diese Fehler vermeiden können. Ob neu oder erfahren – diese praktischen Tipps helfen Ihnen, Geld zu sparen, Stress zu reduzieren und jedes Mal bessere Ergebnisse zu erzielen, wenn Sie einkaufen.

15 häufige Beschaffungsfehler und wie man sie vermeidet

Beschaffung im Jahr 2025 bedeutet nicht einfach nur zu bestellen – es geht darum, informierte, strategische Entscheidungen in jeder Phase zu treffen. Aber selbst dann passieren Fehler. Die gute Nachricht ist, dass die meisten davon völlig vermeidbar sind. Lassen Sie uns die häufigsten Fallstricke und die Möglichkeiten, sie zu vermeiden, durchgehen.

1. Fehlende klare Beschaffungsstrategie

Wissen Sie nicht, wohin Ihre Beschaffungsmitarbeiter steuern? Das ist problematisch. Ohne einen Plan springen die Mitarbeiter von einem Kauf zum nächsten und reagieren, anstatt zu planen. Das führt zu Verwirrung, Überschneidungen und verpassten Einsparungsmöglichkeiten.

So vermeiden Sie es:

Beginnen Sie mit einer Roadmap. Legen Sie klare Ziele fest, wie Risiken gemanagt werden und wie Erfolg durch Key Performance Indicators (KPI) aussehen soll. Beziehen Sie die übergeordneten Unternehmensziele ein, damit die Beschaffung nicht isoliert arbeitet.

2. Schlechte Lieferantenauswahl

Haben Sie schon einmal einen Lieferanten ausgewählt, weil er den niedrigsten Preis angeboten hat? Es mag wie ein Gewinn erscheinen – bis Bestellungen verspätet eintreffen, die Qualität leidet oder der Support verschwindet, wenn Sie ihn am meisten brauchen. Der niedrigste Preis bedeutet selten den besten Wert auf lange Sicht.

So vermeiden Sie es:

Recherchieren Sie gründlich. Fragen Sie, wie sie frühere Kunden behandelt haben, lesen Sie Bewertungen und prüfen Sie ihre finanzielle Gesundheit. Erstellen Sie eine Scorecard zur Lieferantenbewertung, um sie auf einer einheitlichen Basis zu bewerten – nicht nur nach Kosten, sondern auch nach Vertrauen und Service.

Vermeiden Sie die Fallstricke, die Unternehmen Millionen kosten – arbeiten Sie mit Torg zusammen, um geprüfte Lieferanten in Europa zu finden, die Beschaffung zu optimieren und Ihre Beschaffungsstrategie fehlerfrei zu gestalten. Melden Sie sich noch heute an und erhalten Sie sofortigen Zugang zu einer Datenbank mit über 150.000 vertrauenswürdigen Herstellern!

3. Ignorieren der Gesamtkosten des Eigentums (TCO)

Sie haben einen tollen Deal gemacht – auf dem Papier. Aber was ist mit den versteckten Extras? Dinge wie Wartung, Installationskosten, Schulungsgebühren oder regelmäßiger Support können Ihr Budget still und heimlich belasten. Plötzlich erscheint der "gute Deal" nicht mehr so großartig.

So vermeiden Sie es:

Denken Sie langfristig. Fragen Sie sich: "Was wird uns das langfristig wirklich kosten?" Berücksichtigen Sie jede Phase wie Kauf, Nutzung, Reparatur und sogar Ersatz. Wenn Sie alles einbeziehen, treffen Sie klügere, kostenbewusstere Entscheidungen.

4. Versäumnis, Lieferantenbeziehungen zu pflegen

Haben Sie den Vertrag unterzeichnet und dann Ihren Lieferanten ignoriert? Das wird die Dynamik schnell zerstören. Sie rufen nur an, wenn etwas schiefgeht? Erwarten Sie keine reibungslose Zusammenarbeit. Gute Beziehungen zählen, ja, auch in der Beschaffung.

So vermeiden Sie es:

Halten Sie die Kommunikation aufrecht. Planen Sie regelmäßige Gespräche, teilen Sie Prognosen oder Feedback und seien Sie transparent. Lieferanten sind mehr als Verkäufer, sie sind Teil Ihres Supply-Chain-Teams. Behandeln Sie sie entsprechend, und beide Seiten profitieren.

5. Unzureichendes Vertragsmanagement

Haben Sie schon einmal einen Vertrag verloren und festgestellt, dass er abgelaufen war – oder Klauseln enthielt, die Sie vergessen hatten? Dieser Fehler kann mehr kosten als nur Geld. Übersehene Bedingungen, Strafen oder Compliance-Probleme schleichen sich schnell ein.

So vermeiden Sie es:

Nutzen Sie ein zentrales System, am besten digital. Setzen Sie Erinnerungen für Überprüfungen, verfolgen Sie Verpflichtungen und halten Sie alles organisiert. Verträge sind keine "Einmal setzen und vergessen"-Angelegenheiten. Behalten Sie den Überblick, damit Sie nicht überrascht werden.

6. Nichtnutzung von Technologie oder Beschaffungstools

Verfolgen Sie Bestellungen noch in Tabellenkalkulationen und wühlen sich durch E-Mails? Das ist, als würden Sie blind fahren. Fehler häufen sich, Dinge fallen durch die Maschen, und es bremst Sie aus.

So vermeiden Sie es:

Wechseln Sie zu modernen Beschaffungstools. Qualitätssoftware kann doppelte Bestellungen identifizieren, Ausgaben überwachen und Ihnen Echtzeit-Einblicke liefern. Und sie spart Zeit. Denken Sie daran, einen vollständigen Bericht in zwei Klicks statt in zwei Stunden zu erstellen.

7. Inkonsistente Beschaffungsprozesse zwischen Abteilungen

Wenn eine Gruppe Haftnotizen verwendet und eine andere eine fünfstufige Genehmigungskette, herrscht Chaos. Jeder macht sein eigenes Ding, was zu Verwirrung, Zeitverschwendung und überraschenden Kosten führt.

So vermeiden Sie es:

Haben Sie einen einfachen Prozess und stellen Sie sicher, dass ihn alle befolgen. Egal, ob es um den Kauf von Stiften oder Maschinen geht, ein einheitliches Beschaffungssystem hilft bei der Verantwortlichkeit, Budgetierung und Entscheidungsfindung. Es ist einfach in jeder Hinsicht besser.

8. Übersehen von Compliance- und Regulierungsrisiken

"Ups, wir wussten nicht, dass das nicht erlaubt ist" wird nicht akzeptiert, wenn Auditoren eintreffen oder Strafen verhängt werden. Selbst kleinere Compliance-Fehler können zu großen Problemen führen.

So vermeiden Sie es:

Machen Sie Compliance zu einem festen Bestandteil Ihrer täglichen Abläufe. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, dokumentieren Sie jeden Schritt, haben Sie Risikomanagementpraktiken und bleiben Sie auf dem Laufenden über Gesetze und Branchenvorschriften. Es geht nicht um Angst – sondern darum, klug und sicher bei jedem Kauf zu sein.

9. Ungenaue Bedarfsprognosen

Haben Sie schon einmal zu viel bestellt, und jetzt liegt es im Lager? Oder waren ausverkauft, als die Nachfrage am höchsten war? Das ist schlechte Prognosearbeit und kostet Zeit und Geld.

So vermeiden Sie es:

Verlassen Sie sich auf Daten – nicht auf Intuition. Überprüfen Sie Verkaufsdaten, saisonale Muster und Feedback von Ihren Vertriebs- und Produktionsteams. Wenn alle auf derselben Seite sind, treffen Ihre Bestellungen den richtigen Punkt: nicht zu wenig, nicht zu viel.

10. Reaktives statt proaktives Einkaufen

Wenn Sie nur einkaufen, wenn ein Artikel ausverkauft ist, spielen Sie Nachholbedarf. Und das führt zu Entscheidungen in letzter Minute, erhöhten Kosten und unnötigem Druck.

So vermeiden Sie es:

Bleiben Sie der Entwicklung voraus. Nutzen Sie Nachbestellwarnungen, planen Sie Ihren Beschaffungszeitplan und überprüfen Sie regelmäßig Ihren Bestand. Vorausplanung bietet Ihnen bessere Preise, größere Alternativen und weniger Notfälle.

11. Nachhaltigkeit in der Beschaffung ignorieren

Denken Sie, Kunden interessiert es nicht, wie Ihre Produkte hergestellt werden? Denken Sie noch einmal. Heute fragen die Menschen: "Wurde das verantwortungsvoll hergestellt?" Wenn Ihre Lieferanten Abstriche machen, leidet Ihre Marke.

So vermeiden Sie es:

Arbeiten Sie mit Lieferanten zusammen, denen Nachhaltigkeit wichtig ist. Fügen Sie ESG-Fragen in Ihre Lieferantenbasis-Checkliste ein. Es geht nicht nur darum, "grün" zu sein – sondern darum, Ihren Ruf zu schützen und den Erwartungen der Käufer heute und morgen voraus zu sein.

12. Überstürzen des Beschaffungsprozesses

Eilig, einen Deal abzuschließen? Das ist der Moment, in dem Fehler passieren. Vielleicht wird eine Vertragsbestimmung vergessen. Vielleicht wird der falsche Artikel bestellt. So oder so führen schnelle Entscheidungen zu langsamen Bedauern.

So vermeiden Sie es:

Nehmen Sie sich Zeit. Selbst eine kurze Verzögerung, um doppelt zu überprüfen, kann langfristige Probleme vermeiden. Fügen Sie Pufferzeit für Genehmigungen, Überprüfungen und Lieferantenklärungen hinzu. Denken Sie daran, ein kluger Kauf übertrumpft einen schnellen jedes Mal.

13. Schlechte Buchführung und Dokumentation

Haben Sie schon einmal versucht, einen Streit ohne Unterlagen zu klären? Das ist wie Streiten ohne Beweise. Verpasste Rechnungen, unklare E-Mails und unorganisierte Dokumente führen zu Schuldzuweisungen und Verzögerungen.

So vermeiden Sie es:

Halten Sie alle Ihre Beschaffungsunterlagen an einem Ort – online. Dazu gehören Verträge, Bestellungen, E-Mails und Quittungen. Ein zentrales System hält alles ordentlich, durchsuchbar und griffbereit. Kein "Ich glaube, ich habe diese E-Mail irgendwo gesehen..." mehr.

14. Versäumnis, Beschaffungs-KPIs zu verfolgen

Wie wissen Sie, ob Ihr Beschaffungsprozess effektiv ist? Wenn Sie nichts messen, raten Sie. Und Raten zahlt sich nicht aus, wenn Geld knapp ist.

So vermeiden Sie es:

Definieren Sie klare KPIs wie Einsparungen, Lieferzeiten oder verbesserte Lieferantenleistung. Nutzen Sie einfache Dashboards oder Indikatoren, die Fortschritte auf einen Blick zeigen. Wenn Sie Zahlen überwachen, erkennen Sie Probleme frühzeitig und treffen schnellere, bessere Entscheidungen.

15. Mangelnde Schulung des Beschaffungspersonals

Selbst das beste System ist nutzlos, wenn niemand weiß, wie man es bedient. Die meisten Beschaffungsprobleme lassen sich auf eines zurückführen: Jemand wurde nicht richtig geschult.

So vermeiden Sie es:

Investieren Sie in Ihre Mitarbeiter. Erstellen Sie regelmäßige Schulungen, Tutorials und Auffrischungskurse. Neue Tools? Gehen Sie mit dem Team durch sie. Wenn Ihre Mitarbeiter verstehen, was sie tun, erkennen sie Fehler frühzeitig und verhandeln wie Profis.

Beste Beschaffungspraktiken für 2025

Beschaffungsleiter müssen jetzt strategisch denken, intelligentere Tools nutzen und eng mit ihren Lieferanten und internen Stakeholdern zusammenarbeiten. Was funktioniert also wirklich im Jahr 2025? Lassen Sie uns dies mit realen, praktischen Routinen untersuchen, auf die sich neue Beschaffungsprofis konzentrieren sollten.

Automatisierung nutzen, um menschliche Fehler zu vermeiden

Immer noch alles manuell erledigen? Das ist ein Warnsignal. Manuelle Prozesse haben ein hohes Potenzial für menschliche Fehler, verpasste Fristen und kostspielige Fehler. Automatisierung beseitigt die Ineffizienz von Beschaffungsfunktionen, indem sie die Genehmigung von Bestellungen beschleunigt, Fehler minimiert und den gesamten Beschaffungsprozess verbessert. Automatisierung schafft auch Transparenz und reduziert unnötige Einkäufe. Beschaffungsabteilungen, die automatisieren, sind in einer stärkeren Position, das große Ganze zu betrachten (wie Kostenreduzierung und Risikominderung), anstatt in Papierkram zu versinken.

Lieferantenbeziehungsmanagement priorisieren

Haben Sie schon einmal erlebt, dass ein Lieferant "geghostet" hat, genau in dem Moment, in dem Sie ihn am meisten brauchten? Das ist normalerweise ein Symptom für schlechte Lieferantenbeziehungen. Starke Lieferantenbeziehungen führen zu besseren Preisen, kürzeren Lieferzeiten und größerer Flexibilität, wenn etwas schiefgeht. Viele Beschaffungsprofis, die Lieferanten als strategische Partner (nicht nur als Verkäufer) betrachten, erleben eine verbesserte Lieferantenleistung und weniger Störungen in der Lieferkette. Außerdem zählen das Einhalten von Versprechen und das Aufbauen von Vertrauen erheblich bei der Beschaffung besserer Konditionen und stabiler Unterstützung.

Datenanalysen nutzen, um Entscheidungen zu treffen

Wie wissen Sie tatsächlich, ob Sie einen fairen Preis erhalten? Hier kommen Datenanalysen ins Spiel. Moderne Beschaffungsplattformen nutzen Echtzeitdaten, um zugrunde liegende Muster in der Lieferantenleistung, Kostensteigerungen und risikobehafteten Verträgen aufzudecken. Rüsten Sie Beschaffungsleiter mit den richtigen Informationen aus, und sie können Möglichkeiten zur Kostensenkung erkennen, unnötige Einkäufe vermeiden und schnellere, klügere Entscheidungen treffen. Raten ist passé; klare, datenbasierte Maßnahmen sind angesagt, mit einer Beschaffung, die mit den Unternehmenszielen verbunden ist.

Notfallpläne für Unterbrechungen der Lieferkette entwickeln

Fehler passieren. LKWs brechen zusammen. Häfen schließen. Lieferanten versagen. Ohne Plan B kann die kleinste Panne schwerwiegende Folgen haben. Deshalb managen kluge Beschaffungsteams potenzielle Risiken aktiv, indem sie Notfallpläne erstellen. Diese Pläne umfassen oft alternative Lieferanten, Backup-Verträge und klare Kommunikationsprotokolle. Wenn Unterbrechungen auftreten, geraten Sie nicht in Panik, sondern setzen um.

Interne Stakeholder frühzeitig einbeziehen

Haben Sie schon einmal erlebt, dass die Finanzabteilung in letzter Minute Ihre Beschaffungsstrategie zunichte gemacht hat? Oder dass der Betrieb sagt: "Das funktioniert für uns nicht"? Das passiert, wenn Beschaffungsprofis isoliert arbeiten. Die frühzeitige Einbindung interner Stakeholder hilft, die Beschaffungsaktivitäten mit den übergeordneten Unternehmenszielen abzustimmen. Es schafft Akzeptanz, stellt die Einhaltung sicher und hilft, kostspielige Nacharbeiten zu vermeiden. Außerdem werden Sie überrascht sein, wie oft jemand aus einer anderen Abteilung Einsichten hat, die Ihre Beschaffungsziele noch stärker machen.

Regelmäßige Lieferantenbewertungen durchführen

Wann haben wir zuletzt überprüft, ob dieser Lieferant wirklich gut abschneidet? Wenn Sie keine Ahnung haben, ist das problematisch. Eine rechtzeitige Lieferantenanalyse informiert Sie darüber, wer die Erwartungen übertrifft und wer nicht. Das Messen mit Schlüsselkennzahlen (KPIs) wie Lieferzeiten, Qualität und Reaktionsfähigkeit hilft bei der frühzeitigen Fehlererkennung und verbessert die Leistung der Lieferanten. Es hilft Ihnen auch zu bestimmen, wann es angemessen ist, einen neuen Lieferanten einzuführen oder Bedingungen neu zu verhandeln.

Aufmerksamkeit hier kann langfristig Reputationsschäden verhindern und die Beschaffungsergebnisse verbessern.

Fazit

Haben Sie schon einmal gedacht: „Es ist nur ein kleiner, häufiger Fehler. Wir beheben ihn später“? In der Beschaffung können diese „kleinen“ Fehler leise zu verspäteten Lieferungen, Budgetüberschreitungen oder unzufriedenen Kunden führen. Vielleicht ist es die schnelle Auswahl eines Lieferanten oder das Vergessen, einen Vertrag doppelt zu überprüfen. Wie auch immer, diese Entscheidungen bleiben länger bestehen, als Ihnen lieb ist. Die gute Nachricht? Sie sind vermeidbar. Wenn Sie Zeit investieren, um Ihre Mitarbeiter zu schulen, klare Verfahren zu etablieren und tatsächlich mit Ihren Lieferanten zu sprechen, sind Sie dem Spiel voraus.

Und lassen Sie die Technik nicht außen vor. Warum Papierkram verfolgen, wenn die Technologie dies in einem Moment für Sie erledigen kann? Egal, ob Sie Bürostühle kaufen oder eine internationale Lieferkette navigieren, es ist klug, sich Zeit zu nehmen und es richtig zu machen. Beschaffung muss nicht kompliziert sein. Sie muss einfach klug sein. Nehmen Sie sich also einen Moment Zeit: Kaufen wir mit Absicht oder schieben wir nur Papier? Eine schrittweise Verbesserung heute kann Ihren gesamten Prozess morgen glätten.