Beschaffung nach dem besten Wert statt nach dem niedrigsten Gebot - Dafür gibt es Gründe

Wenn es um Beschaffung geht, war das niedrigste Angebot lange Zeit die bevorzugte Wahl. Es ist einfach, schnell und – auf dem Papier – sieht es so aus, als würde man Geld sparen. Aber hier ist der Punkt: Am günstigsten heißt nicht immer am besten.

Willkommen zur Wertorientierten Beschaffung – ein intelligenterer, strategischerer Ansatz zur Beschaffung von Waren und Dienstleistungen. Anstatt sich nur auf den Preis zu konzentrieren, berücksichtigt die Wertorientierte Beschaffung das Gesamtbild: Qualität, Leistung, Risiko und langfristigen Wert.

Warum entscheiden sich also immer mehr Organisationen gegen den Preiskampf und für den besten Wert? In diesem Artikel erklären wir genau, warum die Wertorientierte Beschaffung jedes Mal die niedrigsten Angebote übertrifft. Egal, ob Sie im öffentlichen oder privaten Sektor tätig sind – es ist Zeit, Ihre Einkaufsstrategien zu überdenken.

Wichtige Erkenntnisse

• Die Wertorientierte Beschaffung (BVP) betont Gesamtleistung und Wert, wobei Qualität und Lebenszykluskosten gegenüber dem niedrigsten Angebot priorisiert werden.
• Schlüsselkriterien von BVP umfassen maßgeschneiderte Bewertungskriterien, relative Wichtigkeit der Faktoren und proaktives Risikomanagement, um die besten Projektergebnisse sicherzustellen.
• Die Implementierung von BVP erfordert die Ausrichtung auf Unternehmensziele, effektive Schulungen für Beschaffungsteams und einen Fokus auf kontinuierliche Verbesserung, um die Beschaffungseffizienz und -effektivität zu maximieren.

Was ist Wertorientierte Beschaffung?

Die Wertorientierte Beschaffung (BVP) ist eine moderne Beschaffungsmethode, bei der der Fokus vom niedrigsten Preis auf Gesamtleistung und -wert verschoben wird. Im Gegensatz zu traditionellen Beschaffungsansätzen, die Kostenreduzierung priorisieren, konzentriert sich BVP auf den Gesamtnutzen. Es geht nicht nur darum, wie viel etwas im Voraus kostet – sondern darum, was man über den gesamten Lebenszyklus eines Projekts zurückbekommt. Wird der Anbieter Qualität liefern? Ist er zuverlässig? Kann er Risiken reduzieren oder Innovationen einbringen? Dies sind die Arten von Fragen, die BVP beantworten soll.

Im Mittelpunkt dieses Ansatzes steht das sogenannte MEAT-Prinzip – eine Abkürzung für Most Economically Advantageous Tender (wirtschaftlich günstigstes Angebot). MEAT betrachtet das Gesamtbild: Qualität, technische Fähigkeiten, Erfahrung, Lieferzeitpläne, Nachhaltigkeit und ja – auch den Preis. Aber der Preis ist nur ein Teil des Puzzles, nicht die ganze Geschichte.

Was BVP auszeichnet, ist, wie ganzheitlich es Anbieter bewertet. Anstatt Verträge aufgrund der niedrigsten Zahl zu vergeben, geht es tiefer – in die bisherige Leistung, die technische Expertise und die strategischen Projektpläne. Es geht darum, Partner auszuwählen, die echten Wert liefern können, nicht nur kurzfristige Einsparungen.

Und hier kommt der Clou: BVP hilft nicht nur, bessere Ergebnisse zu erzielen – es unterstützt auch langfristige Nachhaltigkeitsziele. Es ist ein intelligenterer, zukunftsorientierterer Ansatz für den Einkauf, insbesondere in einem sich schnell verändernden, qualitätsorientierten Markt.

Wertorientierte vs. Niedrigpreis-Beschaffung

Die Niedrigpreis-Beschaffung war jahrzehntelang die bevorzugte Methode. Es ist einfach: Holen Sie drei Angebote ein, wählen Sie das günstigste aus und fertig. Und in der Theorie klingt das effizient und kostensparend. Aber in der Realität? Es führt oft zu Abkürzungen, Verzögerungen und unerwarteten Kosten im weiteren Verlauf.

Hier kommt die Wertorientierte Beschaffung (BVP) als intelligenteres Alternativmodell ins Spiel.

Der Niedrigpreis-Ansatz:

• Priorisiert die niedrigsten anfänglichen Kosten
• Ignoriert häufig Qualität, Leistung oder langfristige Auswirkungen
• Kann zu Änderungsaufträgen, Verzögerungen oder Nacharbeiten führen
• Ermutigt Anbieter, Abstriche zu machen, um wettbewerbsfähig zu bleiben

Man spart auf dem Papier – aber diese Einsparungen können schnell verschwinden, wenn der Anbieter nicht liefert, Fristen verpasst oder ständige Überwachung erfordert.

Der Wertorientierte Ansatz:

• Bewertet den Gesamtwert über den Lebenszyklus des Projekts
• Berücksichtigt technische Fähigkeiten, frühere Leistungen und Risiken
• Ermutigt zu Innovation und langfristigem Denken
• Reduziert kostspielige Überraschungen, indem von Anfang an auf Qualität gesetzt wird

Anstatt zu fragen „Wer ist am günstigsten?“, fragt BVP „Wer kann für unsere Investition den größten Wert liefern?“ Es ist ein Wechsel von kurzfristigen Einsparungen zu langfristigem Erfolg – und es zahlt sich aus.

Während die Niedrigpreis-Beschaffung am ersten Tag gewinnen mag, gewinnt die Wertorientierte Beschaffung auf lange Sicht – mit besseren Ergebnissen, weniger Kopfschmerzen und stärkeren Partnerschaften.

Wichtige Komponenten der Wertorientierten Beschaffung

Der Erfolg der Wertorientierten Beschaffung beruht auf entscheidenden Komponenten: Bewertungskriterien, relativer Bedeutung von Faktoren und Risikomanagement. Zusammen bilden diese Elemente einen robusten Rahmen, der eine effektive Anbieterevaluierung ermöglicht und sicherstellt, dass Beschaffungsentscheidungen zu maximalem Wert und Projekterfolg führen.

Bewertungskriterien

Die Wertorientierte Beschaffung verwendet ein mehrschichtiges Bewertungssystem, um die Bewertungskriterien zu quantifizieren. Dieses System priorisiert Faktoren über den Preis hinaus, wie technisches Können, bewertet anhand der Erfüllung vorab definierter Anforderungen und Standards. Es stellt sicher, dass Anbieter anhand ihrer Fähigkeit bewertet werden, qualitativ hochwertige Ergebnisse zu liefern.

Die Expertise und frühere Leistungen der Anbieter sind wesentliche Messgrößen in der Wertorientierten Beschaffung. Diese Faktoren beeinflussen zukünftige Leistungseinschätzungen und stellen sicher, dass Anbieter mit nachgewiesener Erfolgsbilanz eher ausgewählt werden. Ein detaillierter Projektplan wird hinsichtlich Durchführbarkeit und Klarheit bewertet, um sicherzustellen, dass Anbieter eine klare Strategie für die Projektausführung bereitstellen.

Relative Bedeutung der Faktoren

In der Wertorientierten Beschaffung werden Schlüsselfaktoren basierend auf den Zielen und Anforderungen des Projekts unterschiedlich gewichtet. Diese Gewichtung spiegelt die Bedeutung jedes einzelnen Faktors für den Projekterfolg wider. Beispielsweise könnten technische Fähigkeiten bei einem komplexen Ingenieursprojekt priorisiert werden, während Kosten-Effizienz bei budget-sensitiven Initiativen entscheidend ist.

Die Priorisierung von Faktoren bei der Bewertung kann spezifische Bedürfnisse und Risiken widerspiegeln, die mit der Beschaffung verbunden sind. Die maßgeschneiderte Gestaltung der Bewertungskriterien für die spezifischen Herausforderungen des Projekts stellt sicher, dass der ausgewählte Anbieter eng mit den strategischen Zielen übereinstimmt.

Risikomanagement

Das Risikomanagement ist ein Schlüsselelement der Wertorientierten Beschaffung. Die frühzeitige Identifizierung potenzieller Risiken ermöglicht Organisationen, effektive Minderungsstrategien zu entwickeln, die Projektergebnisse verbessern und Unsicherheiten reduzieren.

Die Entwicklung effektiver Risikominderungsstrategien während des gesamten Beschaffungsprozesses stellt sicher, dass potenzielle Probleme proaktiv angegangen werden. Dieser Ansatz minimiert Risiken und unterstützt das bestmögliche Interesse des Projekts, was zu erfolgreicheren und vorhersagbareren Ergebnissen führt.