Cos'è l'approvvigionamento MRO? Strategie principali per il risparmio sui costi

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Toda empresa que opera con maquinaria, infraestructura o equipos esenciales requiere una estrategia bien definida para la adquisición de MRO. Desde instalaciones de fabricación, hospitales hasta edificios de oficinas, el funcionamiento sin contratiempos depende de tener los materiales de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO), incluidos los suministros de oficina, en el momento adecuado.

Aunque los materiales primos obviamente contribuyen a la producción, los productos de MRO se descuidan fácilmente por formar parte de la adquisición indirecta. Pero no se equivoque, ya que el descuido del MRO puede resultar en costos innecesarios, ineficiencias e incluso retrasos operativos más graves. Imagine su fábrica sin piezas esenciales de repuesto para mantener las máquinas funcionando o la oficina sin suministros de oficina indispensables, materiales de limpieza y equipos de seguridad.

Para las empresas que desean optimizar su proceso de adquisición de MRO, esta guía destilará qué significa el MRO en la adquisición, qué es realmente, por qué es importante, los principales problemas que enfrentan las empresas y cuáles son las mejores prácticas para garantizar un proceso de gestión de MRO sin contratiempos y rentable.

¿Qué es el MRO en la adquisición?

MRO significa mantenimiento, reparación y operaciones, incluyendo el mantenimiento de maquinarias, y abarca todo lo que la empresa necesitará tener a la mano para poder sostener sus actividades diarias. No son materiales de producción, pero siguen siendo absolutamente necesarios para hacer cualquier cosa.

La adquisición de materiales de mantenimiento, reparación y operaciones incluye:

• Equipos de protección personal (EPP) como guantes, cascos y gafas para la protección de los trabajadores.
• Suministros de limpieza y materiales de higiene para garantizar un entorno de trabajo sanitario.
• Materiales de oficina que van desde papel y bolígrafos hasta hardware de tecnología de la información como impresoras y computadoras.
• Soluciones para reparaciones de equipos y mantenimiento de instalaciones.
• Artículos clave como piezas de repuesto para maquinarias, lubricantes y equipos industriales.

Dado que las compras de MRO, que son parte del gasto indirecto, no se traducen directamente en ingresos para una empresa, a menudo se les presta poca atención. Sin embargo, no manejar el inventario de MRO puede generar averías, gastos adicionales e ineficiencia a lo largo de la cadena de suministro.

La importancia del MRO en la adquisición

Un proceso de adquisición de MRO bien gestionado es clave para mantener las operaciones funcionando eficientemente, pero muchas empresas subestiman su impacto. Aquí está el porqué una estrategia reflexiva para la adquisición de MRO puede generar ahorros significativos y debería ser una prioridad:

Evitar interrupciones y garantizar la continuidad operativa

Cuando un equipo clave se avería y no hay disponibles los artículos de MRO necesarios, la producción puede detenerse por completo. Un mantenimiento preventivo y una buena gestión del stock de MRO ayudan a las empresas a evitar tiempos muertos costosos.

Reducir costos y mejorar el control presupuestario

Sin una estrategia reflexiva de adquisición de MRO, las empresas terminan haciendo compras de último minuto, que a menudo son más costosas. Tener un plan estructurado de adquisición de MRO ayuda a reducir los gastos innecesarios y mejora el control de costos.

Aumentar la eficiencia en las operaciones empresariales

Si los empleados están constantemente buscando suministros o esperando servicios de reparación, se ralentiza la productividad. Una gestión eficiente de MRO garantiza que todos los materiales necesarios estén disponibles y en stock.

Construir relaciones sólidas con proveedores

Establecer relaciones sólidas con proveedores ayuda a las empresas a asegurar mejores precios, mejorar el desempeño de los proveedores y evitar interrupciones en la cadena de suministro. Una red confiable de proveedores es crucial para adquirir artículos de MRO de alta calidad que cumplan con las especificaciones de calidad.

Mejores estrategias para la gestión de MRO en 2025

Gestionar la adquisición de MRO no es solo cuestión de comprar suministros, sino de tener un enfoque estructurado que mantenga bajos los costos y las operaciones eficientes. Aquí hay cuatro de las mejores estrategias en la gestión de cadenas de suministro que las empresas pueden utilizar para mejorar su cadena de suministro de MRO:

1. Gestión de inventarios Justo a Tiempo (JIT)

Justo a Tiempo, o control de inventarios JIT, es una estrategia que asegura que las empresas solo ordenan los artículos de MRO cuando son necesarios, en lugar de acumular inventarios excesivos. Esto ayuda a:

• Reducir los costos de almacenamiento al eliminar existencias innecesarias.
• Minimizar el desperdicio evitando que los artículos se vuelvan obsoletos.
• Liberar flujo de efectivo al evitar compras excesivas.

Sin embargo, JIT requiere planificación precisa. Si un proveedor no entrega a tiempo o hay un aumento repentino en la demanda, las empresas podrían enfrentar escasez. Por eso, JIT funciona mejor cuando se combina con un seguimiento preciso de datos y relaciones sólidas con los proveedores.

2. Inventario gestionado por el proveedor (VMI)

Con un sistema de inventario gestionado por el proveedor (VMI), las empresas transfieren la responsabilidad de gestionar físicamente el inventario de MRO a sus proveedores. Esto significa que el proveedor monitorea los niveles de stock y repone los artículos cuando sea necesario. Los beneficios incluyen:

• Menos trabajo administrativo para los equipos de adquisición.
• Un seguimiento más eficiente del inventario y menos faltantes de stock.
• Mejor desempeño del proveedor, ya que los vendedores están incentivados a mantener niveles de inventario optimizados.

VMI funciona mejor para empresas que dependen de un suministro constante de componentes clave y no quieren desperdiciar recursos en revisiones frecuentes de inventario.

3. Adquisición estratégica para MRO

Muchos profesionales de adquisiciones adoptan un enfoque a corto plazo para el abastecimiento de MRO, priorizando la opción más barata en lugar de considerar beneficios a largo plazo. La adquisición estratégica cambia el enfoque hacia:

• Consolidar proveedores para reducir la complejidad administrativa.
• Negociar contratos para obtener descuentos por volumen y ahorros de costos.
• Evaluar proveedores de MRO en función de especificaciones de calidad, no solo precio.

Al seleccionar cuidadosamente a los proveedores, las empresas pueden reducir el gasto indirecto, evitar interrupciones en la cadena de suministro y mejorar la gestión general de costos.

4. Aprovisionamiento centralizado frente a descentralizado

Las empresas necesitan decidir si gestionar centralizadamente la adquisición de MRO o permitir que los departamentos individuales se encarguen de sus propias compras de MRO.

• La adquisición centralizada da a las empresas más control sobre el gasto, lo que lleva a mayores ahorros. Sin embargo, puede ralentizar los tiempos de respuesta cuando se necesitan artículos urgentes.
• La adquisición descentralizada permite a los departamentos tomar decisiones rápidas de compra, pero a menudo conduce a gastos ineficientes y duplicación de inventarios.

Muchas organizaciones encuentran que un enfoque híbrido funciona mejor, centralizando las negociaciones con los proveedores mientras permite a los departamentos cierta flexibilidad de compra.

Desafíos en la adquisición de MRO

Incluso con una estrategia sólida de adquisición de MRO, las empresas enfrentan desafíos continuos que pueden afectar la eficiencia y los costos. Problemas como interrupciones en la cadena de suministro, aumento de gastos y riesgos de cumplimiento hacen difícil mantener operaciones de adquisición sin problemas. Enfrentar estos problemas requiere una planificación inteligente, las herramientas adecuadas y relaciones sólidas con los proveedores.

Interrupciones en la cadena de suministro y gestión de riesgos

Los retrasos en los envíos, la escasez de materiales primos y los aumentos repentinos de la demanda pueden desbaratar la cadena de suministro de MRO. Las empresas deben trabajar con múltiples proveedores de MRO, mantener un inventario de reserva de productos críticos y usar software de adquisición para rastrear riesgos en tiempo real. Estos pasos ayudan a prevenir interrupciones y a mantener las operaciones sin problemas.

Control de costos y presupuestos en MRO

Sin una gestión adecuada del gasto, las compras de MRO pueden agotar rápidamente los presupuestos. Las empresas deben usar software de optimización de inventario de MRO para monitorear gastos, niveles de stock y eliminar pedidos innecesarios. Comprar a granel y seguir prácticas de adquisiciones adecuadas también ayuda a reducir costos.