Che cos'è l'approvvigionamento indiretto? Vantaggi e migliori strategie

La spesa indiretta comprende i beni e i servizi che mantengono un'azienda in funzione, come forniture per ufficio, soluzioni IT, servizi per le strutture e servizi esternalizzati, per esempio. Mentre la spesa diretta alimenta la produzione, gli acquisti indiretti finanziano le operazioni interne. E spesso rappresenta la maggior parte delle spese di approvvigionamento ed è più difficile da gestire.

La mancata raccolta della spesa indiretta significa spese invisibili, spese inutili e relazioni più deboli con i fornitori. I team di approvvigionamento dedicati che hanno una strategia definita per la spesa indiretta possono trasformare questo punto cieco in risparmi sui costi, produttività operativa e una gestione della supply chain più resiliente.

Questo articolo spiega cos'è la spesa indiretta, perché è importante e come i professionisti dell'approvvigionamento possono semplificare i processi, gestire meglio le collaborazioni con i fornitori e ridurre i rischi. Alla fine, saprai come controllare la spesa indiretta e usarla come uno strumento per una riduzione misurabile dei costi, non un onere amministrativo.

L'approvvigionamento indiretto si riferisce a tutti gli acquisti che mantengono un'azienda operativa ma che non compaiono mai nel prodotto finale. Forniture per ufficio, servizi IT, licenze software, gestione delle strutture, viaggi, agenzie di marketing e servizi professionali. Questi possono sembrare piccoli da soli ma si accumulano rapidamente e senza controllo possono alimentare grandi spese di approvvigionamento indiretto.

Poiché questi acquisti sono distribuiti tra i dipartimenti e gestiti da diversi stakeholder, sono più difficili da monitorare e controllare rispetto alle spese di approvvigionamento diretto. Mancanza di visibilità delle spese, contratti duplicati e spese non autorizzate si insinuano e l'approvvigionamento indiretto diventa una sfida per i team di approvvigionamento.

Approvvigionamento diretto implica l'acquisto di materiali, componenti e beni che entrano direttamente nel prodotto finale di un'azienda. Influisce sulla produzione, sulla qualità del prodotto e sui ricavi, quindi si basa su solide relazioni con i fornitori, standard di qualità rigorosi e consegne affidabili.

Approvvigionamento indiretto riguarda i beni e i servizi di cui un'azienda ha bisogno per operare ma che non diventano parte del prodotto finale. Esempi includono software, forniture per ufficio, servizi di marketing e manutenzione. Si concentra sul controllo dei costi, l'efficienza e la gestione di una base di fornitori più ampia.

Differenze principali:

• Diretto: focalizzato sulla produzione, rischio più elevato, fornitori strategici
• Indiretto: focalizzato sulle operazioni, orientato ai costi, fornitori diversificati

La spesa indiretta copre un'ampia gamma di operazioni aziendali e di approvvigionamento, e ogni categoria ha le proprie problematiche di gestione dei costi. Comprendere dove vanno i soldi è il primo passo per gestire i costi di approvvigionamento indiretto e le opportunità di risparmio.

Gestione delle strutture

Questo include tutto ciò che mantiene le strutture fisiche di un'azienda—manutenzione degli edifici, contratti di pulizia, utenze, servizi di sicurezza e smaltimento dei rifiuti. Una scarsa performance dei fornitori o contratti frammentati possono portare a costi più elevati, problemi normativi e persino rischi per la sicurezza. I team di approvvigionamento che gestiscono bene questi fornitori possono ottenere tariffe migliori, livelli di servizio standardizzati ed eliminare costi inutili.

IT e Telecomunicazioni

Abbonamenti cloud, acquisizioni di hardware, servizi di telecomunicazione e licenze software sono generalmente tra i maggiori costi indiretti. In assenza di un processo formale di approvvigionamento indiretto, le organizzazioni finiscono per avere strumenti duplicati, licenze inutilizzate e rinnovi automatici che aumentano i costi. Consolidare questi contratti, monitorare l'utilizzo e raggruppare i fornitori ha il potenziale per portare sostanziali risparmi sui costi di approvvigionamento.

HR e Servizi di Reclutamento

Servizi professionali, agenzie di reclutamento, formazione dei dipendenti e programmi di benefit rientrano anch'essi nell'approvvigionamento indiretto. Tutte queste funzioni di approvvigionamento indiretto sono necessarie ma possono avere costi nascosti a meno che non vengano confrontati periodicamente o regolati tramite contratti specifici. Una gestione efficace delle relazioni con i fornitori garantisce qualità riducendo al minimo i costi di approvvigionamento indiretto.

Viaggi e Logistica

Servizi di viaggio, prenotazioni alberghiere, noleggio auto e spedizioni possono rappresentare una grande fetta della spesa indiretta. Prenotazioni decentralizzate significano tariffe incoerenti e opportunità perse per sconti di volume. Con la consolidazione dei fornitori di viaggio, la conformità interna e sistemi di prenotazione centralizzati i team di approvvigionamento possono semplificare, ottenere maggiore visibilità sulla spesa ed eliminare sprechi.

La gestione degli acquisti indiretti non riguarda solo gli ordini: si tratta di creare un sistema che mantenga i costi sotto controllo facilitando le operazioni aziendali ogni giorno.

Ogni fase influenza il risparmio sui costi, le prestazioni dei fornitori e l'efficienza complessiva degli acquisti.

Identificazione delle necessità

Si parte dalla trasparenza. I reparti acquisti devono sapere di cosa hanno realmente bisogno i clienti interni, piuttosto che ciò che semplicemente chiedono. Requisiti ambigui tendono a generare spese inutili, sovraccarico di scorte o spese fuori controllo. I processi ottimali di approvvigionamento indiretto includono l'analisi della domanda, la conferma delle priorità e il coordinamento degli acquisti con strategie di approvvigionamento più ampie e obiettivi di budget.

Ricerca dei fornitori

Una volta identificate le necessità, il passo successivo è trovare fornitori affidabili. Gli acquisti diretti hanno un numero limitato di fornitori, mentre gli acquisti indiretti ne hanno molti di più, come forniture per ufficio, servizi IT, gestione delle strutture e così via. Risparmiare sui costi spesso comporta la consolidazione dei fornitori, l'utilizzo di organizzazioni di acquisto collettivo e l'approvvigionamento basato sui dati per gestire i costi degli acquisti indiretti senza compromettere la qualità.

Negoziazione dei contratti

Gli accordi di approvvigionamento indiretto troppo spesso non hanno la rigidità dei contratti di approvvigionamento diretto. Questo è un errore. Senza termini solidi, le aziende sono esposte a costi imprevisti, rinnovi automatici e livelli di servizio ambigui. Accordi ben scritti stabiliscono prezzi, requisiti di prestazione e termini di conformità che consentono di risparmiare sui costi inutili e ridurre i rischi di approvvigionamento.

Ordini di acquisto e fatturazione

E poi c'è il lato amministrativo. Flussi di approvazione automatizzati, processi di acquisto standardizzati e fatturazione centralizzata riducono gli errori manuali, accelerano i pagamenti e aumentano la visibilità delle spese. Processi efficienti permettono ai professionisti degli acquisti di monitorare accuratamente i costi degli acquisti indiretti, implementare la conformità commerciale e prevenire spese fuori controllo, passaggi chiave per un'efficienza operativa a lungo termine.

L'approvvigionamento indiretto coinvolge più dipartimenti poiché copre beni e servizi non direttamente legati alla produzione. I principali stakeholder includono:

• Team di approvvigionamento/acquisti – gestisce la selezione dei fornitori, i contratti e gli ordini di acquisto.
• Dipartimento finanziario – supervisiona i budget, le approvazioni e il controllo dei costi.
• Responsabili di dipartimento/Utenti finali – identificano le esigenze per forniture d'ufficio, software, marketing o manutenzione.
• Fornitori e fornitori di servizi – forniscono beni/servizi in modo efficiente rispettando gli standard di qualità.
• Team legale/conformità – garantiscono che contratti e acquisti rispettino le normative e le politiche aziendali.
• Team IT e operazioni – supportano strumenti digitali, sistemi e requisiti operativi.

Coinvolgere questi stakeholder garantisce un approvvigionamento indiretto efficiente, economico e conforme.

Quando gli acquisti indiretti sono organizzati e gestiti attivamente, diventano meno un centro di costo e più un motore di efficienza e creatore di valore a lungo termine.

Controllo dei costi ed efficienza operativa

Controlli rigorosi consentono ai team di approvvigionamento di minimizzare la spesa per gli acquisti indiretti, eliminare le spese impreviste e evitare ordini duplicati. Processi efficienti come acquisti centralizzati e approvazioni automatizzate migliorano l'efficacia operativa e permettono di utilizzare le risorse amministrative in processi di approvvigionamento di maggior valore.

Maggiore visibilità e trasparenza della spesa

La scarsa visibilità della spesa è tra i maggiori problemi nella gestione delle spese indirette. Avere dati centralizzati e report standardizzati fornisce ai leader dell'approvvigionamento una reale visibilità su dove si stanno spendendo i soldi, quali categorie sono in rosso e quali fornitori richiedono attenzione. Questo livello di consapevolezza semplifica l'identificazione delle opportunità di risparmio sui costi e il rafforzamento delle iniziative di gestione dei costi.

Relazioni strategiche con i fornitori

Un approvvigionamento indiretto di successo non riguarda solo la riduzione dei costi, ma anche la costruzione di relazioni sicure con fornitori affidabili. Una collaborazione continua e stretta porta a livelli di qualità del servizio migliorati, migliori prestazioni complessive dei fornitori e termini di accordo più vantaggiosi per entrambe le parti.

Supporta la sostenibilità e gli obiettivi aziendali

Un approccio ben progettato agli acquisti indiretti può anche favorire obiettivi aziendali più grandi. Combinando le consegne, scegliendo materiali per ufficio ecologici o collaborando con fornitori che rispettano gli standard green, le aziende possono ridurre gli sprechi, migliorare la supervisione della catena di approvvigionamento e allinearsi agli sforzi ESG, tutto mentre controllano meglio i costi.

La gestione degli acquisti indiretti sembra facile sulla carta, ma in realtà è associata a una serie di sfide sottostanti che possono gonfiare il budget e compromettere le prestazioni operative se non affrontate.

Mancanza di visibilità sulle spese

Quando gli acquisti vengono effettuati in modo isolato, la visibilità sulle spese è persa per i team di approvvigionamento e su dove vanno realmente i soldi. Tale scarsa visibilità sulle spese nasconde acquisti duplicati, licenze software inutilizzate e spese inutili che possono essere ridotte con informazioni migliorate. Senza tracciabilità, diventa quasi impossibile identificare opportunità per risparmiare sui costi o gestire i costi di approvvigionamento indiretto.

Base di fornitori frammentata

Avere troppi fornitori indiretti disperde le spese, aumenta lo sforzo amministrativo e rende la gestione dei contratti più complessa. Diminuisce anche la leva degli sconti sui volumi e rende più difficile monitorare le prestazioni dei fornitori. La consolidazione dei fornitori è il principio per realizzare l'efficienza degli approvvigionamenti e ridurre i costi di approvvigionamento indiretto.

Disallineamento tra le parti interessate

I dipartimenti tendono a fare acquisti autonomi, al di fuori delle procedure di approvvigionamento approvate. Questo acquisto non autorizzato causa prezzi disomogenei, contratti incontrollati e maggiori spese complessive. Il personale di approvvigionamento necessita del consenso delle parti interessate interne per imporre politiche e semplificare le operazioni.

Conformità e applicazione delle politiche

Senza procedure standardizzate, la migliore strategia di approvvigionamento indiretto non funzionerà. Senza regole chiare, ci sono spese fuori controllo, approvazioni perse e esposizioni negli approvvigionamenti. Avere politiche rigorose, utilizzare tecnologie di automazione e definire responsabilità aiutano a mantenere il controllo delle attività di approvvigionamento indiretto.

Eseguire con successo l'approvvigionamento indiretto richiede più di una riduzione dei costi: necessita di un approccio metodico focalizzato sia sul controllo che sull'efficienza, insieme alla collaborazione con i fornitori. Di seguito sono riportate le strategie che i leader degli approvvigionamenti impiegano per gestire efficacemente la spesa indiretta e ottenere risultati quantificabili.

Governance Centralizzata degli Approvvigionamenti

Un approccio centralizzato offre un unico punto di controllo su tutti gli approvvigionamenti indiretti. Riduce le spese fuori controllo, applica politiche coerenti per reparto e offre ai team di approvvigionamento visibilità sulla spesa totale. Con processi standardizzati si possono negoziare contratti migliori, ridurre i costi degli approvvigionamenti indiretti e monitorare la conformità senza interventi manuali.

Gestione per Categoria

Segmentare la spesa indiretta in categorie come servizi IT, forniture per ufficio, gestione delle strutture, servizi professionali consente ai team di approvvigionamento di applicare strategie di riduzione dei costi. I dati a livello di categoria permettono di identificare opportunità di risparmio, consolidamento dei fornitori e allineamento degli acquisti ai requisiti aziendali.

Approvvigionamento Strategico

L'approvvigionamento strategico non è solo per gli approvvigionamenti diretti. Serve alle organizzazioni negli approvvigionamenti indiretti per confrontare diversi fornitori, negoziare termini competitivi e ottenere condizioni migliori. Questo approccio crea valore a lungo termine e relazioni migliorate con i fornitori, invece di perseguire solo il prezzo più basso.

Analisi della Spesa e Decisioni Basate sui Dati

L'analisi della spesa è la base degli approvvigionamenti indiretti. È più che esaminare le fatture: si tratta di chi compra, cosa compra e da chi. Segmentare i dati per categoria, regione e reparto consente ai team di approvvigionamento di individuare schemi che rivelano risparmi nascosti.

Ad esempio, potrebbero scoprire che diversi reparti acquistano singolarmente licenze software duplicate senza sfruttare gli sconti per volume. Le decisioni basate sui dati aiutano anche a prevedere la domanda futura, controllare i livelli di gestione dell'inventario e evitare spese eccessive su acquisti indiretti di bassa priorità.

Gestione delle Relazioni con i Fornitori (SRM)

Una buona SRM trasforma le transazioni con i fornitori in partnership strategiche. Condividendo previsioni, obiettivi di qualità e piani a lungo termine tra i team di approvvigionamento e i loro fornitori, i fornitori sono più propensi a concentrarsi sulla affidabilità del servizio e sulla competitività dei prezzi. Questa collaborazione può portare a iniziative di riduzione dei costi, risoluzione più rapida dei problemi e migliori termini contrattuali. Inoltre, costruisce una resilienza nella catena di fornitura, molto importante quando le cose vanno storte, poiché i buoni fornitori condividono risorse limitate con partner affidabili.

Gestione della Domanda e Conformità Interna

Le richieste interne non gestite sono la principale causa di costi inutili negli approvvigionamenti indiretti. La gestione della domanda riguarda l'impostazione di standard rigidi per ciò che è necessario, l'aggregazione degli ordini e l'adozione di processi di approvazione standardizzati per fermare gli acquisti impulsivi. Educare gli stakeholder interni a seguire i processi di approvvigionamento significa che le decisioni di acquisto sono allineate ai contratti, riducendo le spese fuori controllo e il carico amministrativo.

Utilizzo di Strumenti di eProcurement e Automazione

La tecnologia di approvvigionamento odierna copre l'intero processo (dalla ricerca al pagamento) e offre ai team di approvvigionamento un maggiore controllo sulla spesa indiretta. Il software di eProcurement consolida i cataloghi dei fornitori, impone i prezzi contrattuali e avvisa sugli acquisti non approvati. I flussi di approvazione automatizzati consentono acquisti rapidi senza sacrificare la conformità, e la fatturazione elettronica elimina gli errori e offre visibilità sul flusso di cassa. Complessivamente, questi strumenti rendono gli approvvigionamenti più veloci, accurati e meno soggetti a errori.

Gli acquisti indiretti potrebbero essere dietro le quinte, ma sono ovunque nell'azienda. Un controllo debole significa costi sprecati, rapporti con i fornitori frammentati e risparmi sui costi persi. Una buona gestione aiuta i team di approvvigionamento a ridurre la spesa per gli acquisti indiretti, semplificare i processi e prevenire spese impreviste che bloccano il flusso di cassa.

Una solida strategia di approvvigionamento indiretto non riguarda il taglio dei budget per forniture d'ufficio o la rinegoziazione dei contratti telefonici. Si tratta di progettare un'operazione che migliori l'efficacia degli acquisti, le prestazioni dei fornitori e consenta obiettivi aziendali più strategici come sostenibilità, resilienza aziendale e gestione dei rischi. Se fatto correttamente, il vantaggio competitivo è garantito.

Le aziende che trattano gli acquisti indiretti con la stessa importanza strategica degli acquisti diretti ottengono risultati tangibili: visibilità della spesa, conformità e risparmi nel tempo. In poche parole, ciò che funziona negli acquisti diretti non funziona negli acquisti indiretti; si tratta meno di soluzioni temporanee e più di costruire processi che mantengano in movimento l'intera organizzazione di approvvigionamento.

1. Che cos'è l'approvvigionamento indiretto?

L'approvvigionamento indiretto comprende tutti gli acquisti che permettono a un'azienda di funzionare ma che non entrano nel prodotto venduto ai clienti. Attrezzature per ufficio, gestione delle strutture, servizi esternalizzati, agenzie di marketing, viaggi e licenze software sono tutti esempi di approvvigionamento indiretto. Le attività di approvvigionamento indiretto consentono il funzionamento quotidiano dell'azienda, ma tendono a far aumentare rapidamente i costi se non gestite correttamente.

2. In che modo l'approvvigionamento indiretto influisce sulle operazioni aziendali?

Un approvvigionamento indiretto efficiente consente di evitare costi inutili, ottimizzare i contratti e mantenere stabili le relazioni con i fornitori. Un controllo inefficiente, invece, può portare a spese incontrollate, interruzioni della catena di approvvigionamento e una minore efficacia operativa.

3. Come ottimizzare l'approvvigionamento indiretto?

Razionalizzare la gestione della spesa indiretta richiede metodi di approvvigionamento organizzati. Ciò implica eseguire un'analisi approfondita della spesa, applicare la gestione delle categorie per consolidare gli acquisti, adottare soluzioni di automazione per approvazioni e fatturazione e stabilire solide relazioni con i fornitori per ottenere condizioni migliori e coerenza nel servizio.

4. Quali strumenti vengono utilizzati per l'approvvigionamento indiretto?

Di solito si utilizzano sistemi di eProcurement per acquisti centralizzati, applicazioni per la gestione dei contratti per evitare rinnovi mancati, gestione della spesa per la visibilità e dashboard delle prestazioni dei fornitori per monitorare l'accuratezza delle consegne, la riduzione dei costi e la conformità. Queste tecnologie automatizzano i processi e rendono efficace l'approvvigionamento indiretto.