Approvvigionamento nell'ospitalità: come ridurre i costi e migliorare la qualità

Published: 5/19/2025|Updated: 11/4/2025

Written byHans FurusethReviewed byKim Alvarstein

Descubra estrategias esenciales para una adquisición efectiva en la hospitalidad para mejorar la eficiencia y la rentabilidad. Lea el artículo para obtener ideas prácticas.

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Im Wettbewerb der Gastgewerbebranche ist ein effizienter Einkauf entscheidend, um Qualität zu gewährleisten und gleichzeitig die Kosten unter Kontrolle zu halten. Von Hotels und Restaurants bis hin zu Veranstaltungslocations und Resorts kann jede Entscheidung in der Lieferkette die Zufriedenheit der Gäste und die Rentabilität beeinflussen. Gastgewerbliche Beschaffung umfasst weit mehr als nur den Einkauf von Waren – sie erfordert strategische Beschaffung, zuverlässige Lieferantenbeziehungen und intelligentes Bestandsmanagement. In diesem Artikel werden wir untersuchen, wie Unternehmen im Gastgewerbesektor ihre Beschaffungsprozesse optimieren, Kosten senken und die Qualität ihrer Angebote verbessern können, ohne den Service zu beeinträchtigen. Lassen Sie uns praktische Tipps und Strategien entdecken, die echte Ergebnisse liefern. Was ist Gastgewerbliche Beschaffung? Gastgewerbliche Beschaffung bezieht sich auf den Prozess des Einkaufs, der Beschaffung und der Verwaltung der Waren und Dienstleistungen, die für den täglichen Betrieb von Gastgewerbeunternehmen wie Hotels, Restaurants, Resorts und Cateringfirmen erforderlich sind. Dazu gehören alles von Lebensmitteln und Getränken über Möbel, Bettwäsche, Küchengeräte, Toilettenartikel bis hin zu Reinigungsmitteln. Eine effektive Beschaffung im Gastgewerbe stellt sicher, dass die richtigen Produkte zur richtigen Zeit, in der richtigen Menge und Qualität verfügbar sind – während gleichzeitig Kosten optimiert und Lieferantenbeziehungen gepflegt werden. Sie spielt eine entscheidende Rolle bei der Lieferung konsistenter Gästeerlebnisse, der Kontrolle von Betriebskosten und der Unterstützung von Nachhaltigkeit sowie Markenstandards in der Gastronomie. Arten der Beschaffung im Gastgewerbe Nicht alle Einkäufe im Gastgewerbesektor sehen gleich aus. Einige Artikel werden täglich verwendet, andere sind langfristige Investitionen. Lassen Sie uns die wichtigsten Arten von Beschaffungstätigkeiten eines Gastgewerbeunternehmens aufschlüsseln. Direkte Beschaffung Direkte Beschaffung umfasst die Beschaffung von Artikel, die für die direkte Betreuung von Gästen unerlässlich sind. Dazu gehören Lebensmittel und Getränke, Bettwäsche, Toilettenartikel und andere Verbrauchsgüter, die täglich in Hotels, Restaurants und anderen Bereichen des Gastgewerbes verwendet werden. Diese Käufe haben direkten Einfluss auf die Kundenerfahrung und erfordern eine konstante Qualität und rechtzeitige Lieferung. Bereit, Ihre direkte Beschaffung zu optimieren und hochwertige Lebensmittel, Getränke und Zubehör für Ihr Gastgewerbe zu sichern? Entdecken Sie, wie Torg Sie mit vertrauenswürdigen Eigenmarkenlieferanten in ganz Europa verbindet – und das Beste an Produkten zu den besten Preisen bereitstellt, wenn Sie sie benötigen. Starten Sie heute smarter mit Torg! Indirekte Beschaffung Indirekte Beschaffung umfasst Güter und Dienstleistungen, die den Betrieb unterstützen, aber nicht direkt von Gästen konsumiert werden. Beispiele sind Büromaterial, Reinigungsgeräte, IT-Systeme und Marketingdienstleistungen. Obwohl sie nicht gastorientiert sind, sind diese Einkäufe wichtig für einen reibungslosen internen Betrieb und die Effizienz der Mitarbeiter. CapEx-Beschaffung CapEx-Beschaffung bezieht sich auf Investitionen in langfristige Vermögenswerte wie Möbel, Küchengeräte, HVAC-Systeme oder Renovierungen. Diese Käufe sind typischerweise hochpreisig und selten, erfordern strategische Planung, Lieferantenauswahl und manchmal Ausschreibungsprozesse. Sie haben nachhaltige Auswirkungen auf das Eigentum und die Gästelerfahrung. OpEx-Beschaffung OpEx-Beschaffung umfasst wiederkehrende Käufe, die den täglichen Betrieb am Laufen halten, wie Versorgungsdienste, Wäsche, Wartungsmaterialien und abonnementsbasierte Software. Im Gegensatz zu CapEx sind dies laufende Ausgaben, die eine strikte Budgetkontrolle und Zuverlässigkeit der Lieferanten erfordern, um den Cashflow effizient zu verwalten. Was macht ein Manager für gastgewerbliche Beschaffung? Wenn Sie eine Karriere als Manager für gastgewerbliche Beschaffung in Betracht ziehen, sehen Sie sich eine dynamische und strategische Rolle an, die wesentlich für den reibungslosen Betrieb von Hotels, Restaurants, Resorts und anderen dienstleistungsorientierten Unternehmen ist. Als Beschaffungsmanager besteht Ihre Aufgabe darin, sicherzustellen, dass die Organisation den besten Wert für ihre Einkäufe erhält – ohne Kompromisse bei Qualität oder Gästeerlebnis einzugehen. Ihre Verantwortlichkeiten umfassen in der Regel: - Die besten Lieferanten finden – Sie suchen Lieferanten, die hochwertige Produkte liefern, beständig bleiben und ihre Bestellungen pünktlich liefern können. Wenn ein Lieferant ausfällt, sind sie die ersten, die davon erfahren und reagieren. - Intelligente Pläne erstellen – Egal ob es um Kosteneinsparungen oder die Sicherung eines Wettbewerbsvorteils geht, sie erstellen Beschaffungspläne, die mit den Geschäftszielen übereinstimmen. - Lieferfristen und Produktqualität überwachen – Eine verspätete Lieferung oder eine schlechte Warensendung können den Betrieb stören. Sie überwachen genau die Fristen und Qualitätskontrolle, um den Betrieb aufrechtzuerhalten. - Einkaufsergebnisse analysieren – Zahlen sprechen. Sie analysieren Einkaufszahlen, um herauszufinden, wo das Unternehmen effizienter ausgeben und die Kosteneffektivität verbessern kann. - Verträge und Compliance verwalten – Sie überwachen alle Details zu Lieferverträgen und sorgen dafür, dass jeder die Regeln einhält. - Mit anderen Abteilungen zusammenarbeiten – Sei es die Zusammenarbeit mit Köchen bei saisonalen Menüs oder die Koordination mit der Finanzabteilung bezüglich Budgetbeschränkungen, sie arbeiten zusammen, um sicherzustellen, dass die Beschaffung das gesamte Gasterlebnis unterstützt. Um in dieser Rolle erfolgreich zu sein, benötigen Sie analytisches Denken, Verhandlungsgeschick, Detailgenauigkeit und ein starkes Verständnis für die Abläufe im Gastgewerbe. Es ist eine Karriere, die sowohl Verantwortung als auch die Möglichkeit bietet, erheblichen Einfluss auf die Zufriedenheit der Gäste und die Rentabilität des Geschäfts zu nehmen. Was sind FF&E und OS&E im Gastgewerbe? Im Gastgewerbe werden die Begriffe FF&E und OS&E häufig während der Beschaffung verwendet, insbesondere bei Hoteleröffnungen, Renovierungen oder Umbauten. Diese Kategorien zu verstehen ist entscheidend für eine effektive Planung, Budgetierung und Beschaffung. FF&E: Möbel, Ausstattung und Geräte FF&E umfasst alle beweglichen Gegenstände, die nicht Teil der Gebäudestruktur sind, aber für den Komfort der Gäste und die betriebliche Funktionalität unerlässlich sind. Dies sind typischerweise größere, langfristige Vermögenswerte, die während der Einrichtung oder einer größeren Renovierung einer Liegenschaft gekauft werden. Beispiele sind: - Betten, Stühle, Sofas und Tische - Beleuchtungssysteme und Lampen - Fernseher und Minibars - Empfangstheken und Dekor - Fitnessgeräte FF&E-Artikel gelten normalerweise als Investitionsausgaben (CapEx) und haben eine längere Lebensdauer. OS&E: Betriebsbedarf und Ausrüstung OS&E bezieht sich auf die alltäglichen Betriebsartikel, die Mitarbeiter und Gäste regelmäßig verwenden. Dies sind im Allgemeinen kleinere, konsumierbare oder häufig ersetzte Artikel, die den täglichen Betrieb unterstützen. Beispiele sind: - Bettwäsche, Handtücher und Uniformen - Küchenutensilien, Glaswaren und Geschirr - Reinigungsmittel und Toilettenartikel - Bürobedarf und Serviertabletts - Reinigungsgeräte und Gästezimmerausstattung OS&E-Artikel fallen unter die Betriebsausgaben (OpEx) und erfordern kontinuierliche Beschaffung. FF&E und OS&E bilden zusammen die Grundlage einer vollfunktionsfähigen und gastbereiten Umgebung im Gastgewerbe. Den Unterschied zu verstehen, hilft Beschaffungsfachleuten, Budgets zu verwalten, Bestellungen zu priorisieren und rechtzeitige Lieferungen wesentlicher Artikel sicherzustellen.

Principales Desafíos en la Adquisición en Hospitalidad

Todas las empresas de hospitalidad deben enfrentar algunos desafíos universales en adquisiciones. ¿Cuáles son los mayores obstáculos y cómo pueden las mejores prácticas de adquisición ayudar a superarlos?

Fluctuaciones Estacionales de Demanda y Cadena de Suministro

¿Has notado cómo los períodos festivos o eventos regionales causan problemas en la cadena de suministro? Los picos inesperados en la demanda pueden provocar retrasos o escasez. Por eso, los equipos de adquisiciones deben planificar cuidadosamente y mantener un inventario de seguridad para evitar interrupciones.

Sostenibilidad y Cumplimiento ESG

¿Tus visitantes están pidiendo alternativas más ecológicas? La mayoría de los viajeros ahora esperan que los hoteles sean respetuosos con el medio ambiente. Cumplir con estas expectativas requiere adoptar adquisiciones sostenibles, seleccionar proveedores que las compartan y reducir el desperdicio.

Control de Costos Bajo Inflación

Con el aumento de los costos de materiales, combustible y mano de obra, mantener el control de costos parece más difícil que nunca. Es por eso que el abastecimiento estratégico y el establecimiento de relaciones confiables y a largo plazo con proveedores son esenciales para controlar los costos sin comprometer la calidad.

Confiabilidad de Proveedores y Consistencia en la Calidad

¿Alguna vez un proveedor te ha decepcionado con productos de calidad inferior? Ya sea ropa de cama o productos frescos, la inconsistencia en la calidad afecta la satisfacción del cliente. Por eso, los procedimientos de control de calidad, las auditorías de proveedores periódicas y la gestión de proveedores son imprescindibles para mantener altos estándares.

¿Qué es la Adquisición Electrónica en la Hospitalidad?

La adquisición electrónica en hospitalidad se refiere al uso de plataformas digitales y herramientas en línea para gestionar el proceso de compra en hoteles, resorts, restaurantes y otros negocios de hospitalidad. Reemplaza los métodos tradicionales y manuales como pedidos en papel, correos electrónicos o llamadas telefónicas con sistemas automatizados que mejoran la eficiencia, precisión y control de costos.

¿Por qué esto es importante? Pues, con datos de adquisiciones en tiempo real, tu personal puede monitorear niveles de inventario con precisión y prevenir prisas de última hora o accidentes en la cadena de suministro. También simplifica la negociación de contratos, lo que controla costos y mejora las relaciones con los proveedores.

En resumen, la adquisición electrónica mantiene a las empresas de hospitalidad organizadas, elimina errores por procesos manuales y garantiza un control de calidad estricto, lo que se traduce en una mejor eficiencia operativa y huéspedes más satisfechos.

Domina la adquisición en hospitalidad con estrategias comprobadas que aumentan el poder de compra, la eficiencia y reducen costos. Deja que Torg te conecte con proveedores confiables para optimizar tu proceso de abastecimiento. ¡Comienza a optimizar tus adquisiciones hoy mismo, regístrate ahora y transforma cómo tu negocio de hospitalidad adquiere lo esencial!

Mejores Estrategias para la Adquisición en la Hospitalidad

Tener un buen enfoque en adquisiciones puede hacer que la administración de hoteles y resorts sea mucho más simple. Estos sencillos consejos ahorran dinero, mantienen la calidad y evitan dolores de cabeza, asegurando operaciones fluidas y visitantes contentos.

Centraliza las Adquisiciones en Todas las Propiedades

¿Has notado cómo comprar al por mayor ahorra mucho? Cuando los grupos de hospitalidad consolidan sus compras, obtienen mejores precios, mantienen una calidad consistente de productos y gestionan a los proveedores de forma más eficiente en todas las ubicaciones. Es trabajar inteligentemente, no arduamente, y mantener la uniformidad en todas partes.

Segmenta tus Categorías de Adquisición

¿Por qué hacer todo de la misma manera? Segmentar las adquisiciones en categorías como FF&E, OS&E, alimentos y servicios permite que los especialistas trabajen en sus áreas de experiencia. Este método alinea las compras con las necesidades reales, haciendo que el abastecimiento sea más preciso y eficiente por categoría.

Adopta Plataformas de Adquisición Electrónica

¿Todavía estás enterrado en papeleo? El software de adquisiciones electrónicas reduce el trabajo administrativo, rastrea pedidos fácilmente y proporciona análisis de datos. Considéralo un asistente virtual que identifica problemas rápidamente y descubre oportunidades de ahorro antes de que las notes.

Enfócate en Suministros Locales y Sostenibles

¿La gente ha comenzado a preguntar sobre alternativas sostenibles? Los proveedores locales reducen los costos de envío y benefician a tu comunidad local. Además, atrae a los huéspedes conscientes del medio ambiente, haciendo que tu hotel sea único en un mercado competitivo.

Aprovecha los Análisis de Datos y Gastos

¿De verdad sabes en qué se gasta tu dinero? Con el análisis de datos, puedes identificar artículos costosos, revisar si los proveedores entregan a tiempo y monitorear los hábitos de compra. Es como tener un asistente inteligente que te ayuda a gestionar los costos de manera más efectiva.

Planifica para la Resiliencia de la Cadena de Suministro

¿Recuerdas el caos de suministros durante el COVID? Nadie quiere volver a vivir eso. Tener proveedores alternativos, doble abastecimiento y contratos flexibles te prepara. Cuando ocurren contratiempos inesperados, tu hotel sigue operando sin problemas. Se trata de estar abastecido, estable y adelantado.

Adquisición Sostenible en la Hospitalidad

¿Por qué la adquisición sostenible está generando tanto interés en la hospitalidad de repente? No es por moda: los hoteles de hoy deben adquirir productos que sean mejores para el medio ambiente y estén fabricados de manera responsable. Esto implica seleccionar proveedores que reduzcan el desperdicio, no utilicen embalajes plásticos y tengan bajas emisiones de carbono.

Pero no se trata solo de comprar productos verdes. Se trata de verificar de dónde provienen los productos y de asegurarse de que los proveedores cumplan con estándares éticos. Esto ayuda a los hoteles a desarrollarse de manera sostenible, en lugar de buscar ganancias rápidas.

Además, los huéspedes prestan atención. Cada vez más millennials y visitantes de la Generación Z prefieren quedarse en hoteles que se preocupan por el medio ambiente. Incluso los viajeros corporativos esperan que los hoteles sean sostenibles. Así que, ser consciente de la adquisición sostenible no solo beneficia al medio ambiente, sino que también es beneficioso para los negocios. ¿Has considerado cuán ecológica es la adquisición de tu hotel?

Tendencias en la Adquisición en Hospitalidad para 2025

¿Qué está marcando tendencia en la adquisición en la hospitalidad este año? Algunos cambios emocionantes están revolucionando el juego para hoteles y resorts:

Pronósticos Impulsados por IA: ¿Alguna vez soñaste con saber exactamente qué suministros necesitarás? La tecnología de IA ahora analiza la ocupación en tiempo real, el clima y los eventos para ayudar en una planificación de compras más inteligente, para que nunca te compliques.
Blockchain para Transparencia: ¿Cómo puedes estar seguro de dónde provienen realmente tus productos? La tecnología blockchain rastrea cada transacción en la cadena de suministro, reduciendo el fraude y proporcionándote pruebas inconfundibles de autenticidad.
Mandatos Verdes: ¿Las regulaciones ambientales te hacen cuestionar a tus proveedores? Las nuevas reglas significan que los equipos de adquisiciones deben prestar más atención al abastecimiento ecológico para mantener satisfechos a los huéspedes y a los reguladores.
Integración de Sistemas Tecnológicos: ¿Cansado de gestionar múltiples sistemas? Ahora, los sistemas de adquisiciones, inventarios y contabilidad se integran perfectamente, minimizando tiempo y errores.
Alianzas Estratégicas: ¿Es más eficiente cambiar proveedores o establecer relaciones a largo plazo? Hoy en día, las relaciones a largo plazo con proveedores innovadores y comprobados garantizan operaciones sin inconvenientes y calidad confiable.

Conclusión

¿Te preguntas cómo encajan las adquisiciones en la administración de un hotel o resort hoy en día? Ya no se trata solo de hacer pedidos. Ahora, un abastecimiento inteligente impulsado por datos y tecnología puede marcar una gran diferencia. Ya sea que estés manejando grandes proyectos o gestionando suministros para múltiples ubicaciones, tener la estrategia de adquisiciones correcta es clave.

¿Qué es realmente importante? Desarrollar relaciones sólidas con tus proveedores, monitorear costos y ser flexible cuando surjan problemas. Estas acciones te ahorran dinero y satisfacen a los huéspedes.

En un panorama tan competitivo en la hospitalidad, una buena gestión de adquisiciones no solo reduce costos, sino que también proporciona experiencias que realmente permanecen en la mente de los huéspedes. Entonces, ¿por qué esperar? Comienza a elevar tu estrategia de adquisiciones ahora para estar adelantado en 2025 y más allá.

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