Qu'est-ce que les dépenses périphériques et comment réduire les dépenses périphériques ?

Les équipes d'approvisionnement sont désormais sous une pression intense pour effectuer des achats responsables à une époque où les prix des matières premières sont imprévisibles et où le risque sur le marché des chaînes d'approvisionnement est plus élevé que jamais. Et bien que le concept de dépenses secondaires ne soit pas nouveau, il n'a jamais été optimisé avec précision.

Quelle que soit leur taille, toutes les organisations ont rencontré des problèmes de dépenses secondaires, qu'elles en soient conscientes ou non. Bien que ce type de dépense soit inoffensif avec modération, maîtriser vos dépenses secondaires peut représenter un avantage concurrentiel clé.

Alors, en quoi les dépenses secondaires sont-elles un problème important ? Et pourquoi les organisations doivent-elles comprendre combien d'argent cela représente ? En bref, l'une des principales stratégies de gestion des coûts globaux et d'économies est de contrôler les achats dans le cadre des dépenses secondaires. Vous ne pouvez pas contrôler ce que vous ne voyez pas.

Cela étant dit, plongeons dans ce que signifie les dépenses secondaires et comment vous pouvez les utiliser dans votre entreprise.

Qu'est-ce que les dépenses secondaires ?

Les dépenses secondaires font référence à tous ces petits achats, souvent négligés, qu'une entreprise effectue et qui, individuellement, ne représentent pas grand-chose — mais qui, pris ensemble, peuvent s'additionner pour représenter un montant significatif. Ce sont généralement des articles de faible coût et en faible volume qui échappent aux contrats fournisseurs de longue durée ou aux processus d'approvisionnement stratégique. Pensez aux fournitures de bureau, aux licences logicielles ponctuelles ou aux réservations de voyage de dernière minute.

On les appelle "dépenses secondaires" car si vous regardiez un graphique de toutes les dépenses d'une entreprise, les gros achats (comme les matières premières ou les services majeurs) constitueraient la « tête », tandis que ces petites dépenses éparpillées s'étendraient en une « queue ».

Bien que les dépenses secondaires représentent généralement un faible pourcentage des transactions totales en volume, mieux les gérer peut révéler des économies cachées, réduire les risques fournisseurs et améliorer l'efficacité.

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Le coût caché des dépenses secondaires dans les biens de consommation et le commerce de détail

Dans les industries du commerce de détail et des produits de consommation courante, où les opérations dépendent fortement de l'agilité, de la rapidité et de l'efficacité des coûts, les dépenses secondaires peuvent discrètement épuiser les budgets et réduire la rentabilité. Les dépenses secondaires telles que les livraisons ponctuelles, les changements de dernière minute de l'emballage ou les articles promotionnels semblent insignifiants à première vue.

Mais lorsqu'elles contournent les contrats stratégiquement gérés, l'impact global est notable. La plupart de ces secteurs enregistrent un haut volume d'achats à faible valeur effectués en dehors des procédures d'achat formelles.

En l'absence de contrôles, cela crée des dépenses incontrôlées, une participation disparate des fournisseurs et des prix irréguliers. À terme, cela dilue la valeur des contrats négociés et nuit à l'administration des contrats.

Cela génère également des zones d'ombre dans les comportements d'achat, où le service des approvisionnements est incapable de surveiller les transactions ou d'imposer la conformité. Dans les secteurs à forte croissance comme le commerce de détail et les produits de consommation courante, négliger la gestion des dépenses secondaires peut nuire aux efforts de réduction des coûts et à un processus d'approvisionnement plus transparent—compromettant la valeur à long terme.

Quelles sont les catégories de dépenses ?

Pour comprendre la gestion des dépenses secondaires, il est utile de comprendre d'abord l'environnement général des données de dépenses. Les dépenses se divisent généralement en ces catégories :

Dépenses indirectes

Les dépenses indirectes sont celles qui ne sont pas directement liées à la fourniture du produit ou du service principal d'une entreprise—comme les abonnements logiciels, les fournitures de bureau, la gestion des installations et les services professionnels.

Elles ne sont souvent pas contrôlées de manière centrale, ce qui signifie qu'elles deviennent fragmentées. C'est aussi là que se cachent de nombreuses dépenses secondaires, lorsque divers départements engagent de petites dépenses habituellement non vérifiées qui contournent le système d'approvisionnement.

Dépenses Maverick

Les dépenses Maverick se produisent lorsque les employés contournent le processus d'approvisionnement formel en achetant auprès de fournisseurs non approuvés ou en dépassant les contrats pré-négociés. Bien que bien intentionnée, cette pratique pour des raisons de commodité ou d'urgence entraîne des dépenses incontrôlées qui peuvent entraîner des économies perdues, des problèmes d'administration des contrats et des relations tendues avec les fournisseurs. Si non traitée, elle compromet les avantages des dépenses stratégiquement gérées et sape la valeur de l'approvisionnement.

Dépenses ponctuelles (achats uniques)

Les dépenses ponctuelles, également appelées achats uniques, concernent des biens achetés pour des besoins spécifiques et de courte durée. Nombre de ces achats sont réalisés en dehors des processus d'achat formels, sans génération de bon de commande ou approbation formelle.

Bien que chaque transaction semble mineure, elles s'accumulent avec le temps pour représenter une part significative des dépenses secondaires d'une organisation, conduisant à des dépenses inutiles et une réduction du contrôle sur le total des dépenses de l'entreprise.

Transactions de faible valeur

Les transactions à faible valeur sont des achats individuels en dessous d'un seuil établi, trop petits pour justifier une attention administrative complète dans des processus d'achat conventionnels. Exemples : cartouches d'imprimantes, collations au bureau, ou services de coursiers improvisés.

Bien qu'elles soient de petite taille, leur fréquence élevée encombre les processus et, sans contrôle, les dépenses totales de l'entreprise gonflent à travers de volumes importants de dépenses non sponsorisées lorsqu'il y a un manque de systèmes pour gérer et réduire les dépenses.

Achats à fort volume mais faible valeur

Les entreprises réalisent généralement des centaines ou des milliers d'achats à fort volume mais faible valeur, dont la majorité sont inférieurs à 2 500 $. Le traitement manuel de ces achats détourne du temps des équipes d'approvisionnement et réduit l'efficacité des processus internes.

Automatiser ces transactions grâce à des outils d'automatisation des dépenses secondaires ou autres canaux d'achat automatisés peut libérer des ressources, rationaliser les processus internes, favoriser une meilleure visibilité des dépenses et réduire les achats inutiles qui gonflent les dépenses secondaires de l'entreprise.

Avantages d'une gestion efficace des dépenses secondaires

Les dépenses secondaires font référence aux achats de faible valeur ou peu fréquents effectués en dehors du contrôle centralisé des approvisionnements. Et aborder la gestion des dépenses secondaires va au-delà de la simple réduction des coûts. Voici les principaux avantages d'établir un cadre de gestion des dépenses secondaires :

Économies de coûts

Une gestion efficace des dépenses secondaires révèle des économies significatives qui sont généralement cachées dans des transactions éparpillées et non surveillées. En analysant les données de dépenses, en regroupant les achats et en négociant avec un petit groupe de fournisseurs de confiance, les entreprises peuvent éviter les achats répétitifs, réduire les variations de prix et éliminer les dépenses inutiles. Selon Deloitte, l'optimisation des dépenses secondaires peut permettre des économies allant jusqu'à 20 % des dépenses indirectes — une somme difficile à ignorer.

Augmentation de la conformité et réduction des risques

Lorsque les dépenses non conformes et maverick sont fréquentes, les niveaux de risque augmentent partout. En créant une procédure d'approvisionnement centralisée et ouverte, les organisations peuvent renforcer la mise en œuvre de contrats stratégiquement gérés, réduire l'exposition aux fournisseurs non conformes ou frauduleux, et garantir que chaque transaction de dépenses secondaires respecte les flux de travail acceptés. Cela facilite également les audits et les contrôles de conformité, conduisant à une meilleure gouvernance et à moins de surprises lors des examens des approvisionnements.

Meilleure consolidation des fournisseurs

La plupart des organisations travaillant sur les dépenses secondaires souffrent de prolifération des fournisseurs—trop de fournisseurs, pas assez de contrôle. Une structure de gestion robuste des dépenses secondaires permet aux organisations d'approvisionnement de consolider les fournisseurs, de simplifier les contrats et de faciliter des économies liées au volume. Avec moins de fournisseurs, mais plus stables, vous pouvez bénéficier de prix modèles supérieurs, d'un service amélioré et d'une plus grande responsabilité. C'est une approche plus intelligente pour gérer les dépenses et une meilleure sélection stratégique des fournisseurs.

Visibilité améliorée des dépenses

Les dépenses secondaires passent inaperçues sans outils adaptés. Mais grâce à l'analyse des dépenses et à un investissement dans une plateforme robuste de gestion de dépenses, votre département des approvisionnements peut examiner toutes les catégories pour comprendre exactement comment l'organisation dépense. Une meilleure visibilité sur les dépenses permet de détecter des anomalies, de trouver des tendances dans les comportements de dépense, et de prendre des décisions fondées sur les données qui influencent non seulement les approvisionnements mais aussi les finances et les opérations. Une vue complète des achats de votre entreprise donne accès au contrôle là où il est nécessaire.

Comment réduire les dépenses secondaires

Réduire les dépenses secondaires est un défi constant qui exige une planification stratégique, des technologies et une coordination interne. Voici comment vous pouvez y parvenir, reprendre le contrôle et débloquer des opportunités considérables d'économies—sans alourdir votre équipe ni perturber les opérations quotidiennes.

1. Réaliser une analyse des dépenses secondaires

La première étape pour réduire les dépenses secondaires, c'est de bien identifier où le problème se trouve. Commencez par examiner les données de dépenses de chaque département pour voir où les dépenses secondaires sont les plus concentrées. Cela implique de revoir les données d'achat pour identifier les dépenses inefficaces ou non gérées—généralement trouvées dans les achats à l'unité ou les dépenses maverick qui contournent les processus d'approvisionnement.

Une analyse des dépenses secondaires vous montrera les fournisseurs en double, les achats non approuvés et les zones d'inefficacité à traiter. En segmentant les données de dépenses et en identifiant les causes profondes, vous pourrez élaborer des stratégies ciblées pour corriger les comportements de dépense les plus coûteux. Cette approche basée sur les données est la base pour découvrir des économies de coûts et optimiser les processus d'approvisionnement.

2. Exploiter l'automatisation et l'IA dans les approvisionnements

L'automatisation et l'IA dans la technologie des approvisionnements sont vos alliés pour gérer les dépenses secondaires. Les systèmes d'approvisionnement automatisés et alimentés par l'IA peuvent simplifier la gestion des transactions à faible valeur. Ils automatisent les tâches répétitives comme la création de bons de commande et réduisent le travail manuel, permettant ainsi aux équipes d'approvisionnement de se concentrer sur des programmes de sélection stratégique.

L'IA peut signaler les dépenses maverick en détectant les achats en dehors des contrats ou des listes de fournisseurs approuvées. Les outils d'automatisation regroupent tous les canaux d'achat en un seul endroit, ce qui facilite le suivi des transactions de dépenses secondaires, l'approbation des fournisseurs et la définition de limites de dépenses—tout en maintenant un contrôle strict sur vos processus d'approvisionnement. Grâce à ces outils, vous pouvez rationaliser un processus d'approvisionnement plus productif et efficace, éliminer les gaspillages et augmenter la productivité.

3. Rationaliser les fournisseurs et consolider les achats

La prolifération des fournisseurs est un autre problème dans la gestion des dépenses secondaires, en particulier dans les grandes entreprises où plusieurs départements passent leurs propres commandes. Avec l'optimisation des dépenses secondaires, vous serez en mesure de trouver des fournisseurs en double ou des commandes en double et d'agréger les achats auprès de fournisseurs moins nombreux et gérés.

Cela simplifie les choses — et offre des avantages réels comme de meilleurs prix, des relations fournisseurs plus solides et une meilleure gestion des contrats. En consolidant les fournisseurs, vous pouvez négocier des réductions basées sur le volume, des termes de prix intéressants et standardiser les offres de produits dans toute l'entreprise.

En vous concentrant sur moins de fournisseurs de confiance, vous pouvez également améliorer la conformité, réduire les achats frauduleux et obtenir une meilleure visibilité sur l'ensemble des achats de dépenses secondaires. Finalement, la rationalisation des fournisseurs vous offrira plus de contrôle sur les approvisionnements et plus de valeur pour votre organisation.

4. Établir des politiques et des directives d'approvisionnement

Des politiques d'approvisionnement claires sont la base d'une bonne gestion des dépenses secondaires. Sans directives et limites, les employés achètent hors contrat ou dépensent de manière frauduleuse. Mettez en place des politiques d'approvisionnement formelles qui décrivent comment acheter les choses — qui peut acheter, auprès de qui, et quand.

Vous devez définir des limites de dépenses qui déterminent quand un processus approprié, par exemple des demandes d'achat officielles ou des approbations de fournisseurs, est requis. Ces limites doivent être intégrées à votre système de gestion des dépenses pour promouvoir la cohérence et la conformité dans l'entreprise.

Non seulement ces directives empêchent les dépenses inutiles, mais elles favorisent également la transparence et la responsabilité. Les employés sauront ce qu'on attend d'eux et les équipes d'approvisionnement rencontreront moins de résistance lors de l'application des règles.

5. Impliquer les parties prenantes et garantir la conformité

La gestion des dépenses secondaires ne peut pas être prise en charge uniquement par le service des approvisionnements—elle nécessite la participation et l'implication des parties prenantes clés dans toute l'entreprise. Pour gérer efficacement les dépenses secondaires, impliquez les responsables de département, les propriétaires de budgets et les acheteurs récurrents dans le processus.

Éduquer ces parties prenantes internes sur les impacts réels des dépenses non contrôlées est essentiel pour créer une culture de responsabilité. Lorsque les parties prenantes comprennent les conséquences financières des dépenses frauduleuses et la nécessité de respecter les procédures d'approvisionnement, elles sont plus enclines à se conformer et à éviter les achats hors contrat.

De plus, garantir que la conformité est intégrée aux workflows quotidiens—en faisant des politiques d'approvisionnement une partie des processus d'équipe—peut minimiser la résistance au contrôle centralisé. En alignant tous les départements vers un objectif commun, vous assurez une manière plus fluide et intégrée de gérer les dépenses secondaires, renforçant le succès à long terme du programme.

Rôle de l'équipe des approvisionnements

Alors quel est le rôle réel des approvisionnements dans la gestion des dépenses secondaires ?

En termes simples, les approvisionnements pilotent la transition du chaos des dépenses secondaires vers l'ordre. Ce sont eux qui sont chargés de détecter les habitudes d'achat fragmentées, d'appliquer la politique d'approvisionnement et d'empêcher l'entreprise de perdre de l'argent avec des fournisseurs non gérés et des achats hors contrat.

Historiquement, les approvisionnements étaient un "gardien". Mais aujourd'hui, ce n'est simplement plus suffisant. Le département des approvisionnements moderne doit être un acteur stratégique — quelqu'un qui exploite les données, la technologie et les informations pour fonder des achats mieux informés à travers les différents départements. Qu'il s'agisse de former des acheteurs internes, de mettre en place des outils d'automatisation ou d'améliorer l'embarquement des fournisseurs, les approvisionnements jouent un rôle immense dans l'optimisation des dépenses secondaires.

Mais voici le problème : les dépenses secondaires sont souvent décentralisées, et les équipes des approvisionnements sont déjà surchargées. C'est pourquoi il est absolument essentiel qu'elles prennent l'initiative de transformer les dépenses secondaires en une composante plus transparente, traçable et, en fin de compte, plus précieuse dans l'équation de sélection.

Principaux défis dans la gestion des dépenses secondaires

Même l'équipe d'approvisionnement la plus sophistiquée peut lutter contre les dépenses secondaires. Parce que ce n'est pas seulement une question de logiciel ou de politique—c'est une question de changement de comportements, de renforcement de la visibilité et d'alignement des priorités interfonctionnelles. Voici les obstacles les plus fréquents que les organisations rencontrent lorsqu'elles tentent de gérer efficacement leurs dépenses secondaires.

Achat décentralisé

L'une des plus grandes causes de dépenses secondaires est l'achat décentralisé. Lorsque des départements ou équipes distinctes achètent ce dont elles ont besoin elles-mêmes, indépendamment de l'équipe des approvisionnements—vous obtenez des fournisseurs disjoints, des prix incohérents et des opportunités d'économies perdues. Cela entraîne également des commandes redondantes et augmente les dépenses indirectes, diluant ainsi le contrôle sur les dépenses totales.

Mauvaise qualité et visibilité des données

Vous ne pouvez pas contrôler ce que vous ne pouvez pas mesurer. La mauvaise qualité des données de dépenses est une plaie pour de nombreuses organisations, les empêchant de mesurer le comportement d'approvisionnement, de surveiller les fournisseurs ou d'identifier les zones de dépenses inutiles. Sans analyses de dépenses adéquates, vous naviguez à l'aveugle—passant à côté d'éventuelles réductions de coûts et ayant du mal à analyser vos performances en matière de dépenses secondaires ou à comprendre où votre entreprise dépense.

Ressources limitées pour les approvisionnements

Les dépenses secondaires ont tendance à être dépriorisées car elles semblent trop insignifiantes pour faire une différence. Mais cumulativement, elles s'additionnent. La plupart des équipes d'approvisionnement n'ont pas la capacité de suivre les petites transactions ou de poursuivre les achats ponctuels. C'est pourquoi il est important pour les entreprises qui souhaitent développer des initiatives sans alourdir leurs ressources internes d'investir dans l'automatisation des dépenses secondaires, l'IA, et les plateformes de gestion des dépenses de nouvelle génération. Cela peut également aider à réduire les délais des processus et même perfectionner les compétences des ressources d'approvisionnement.

Résistance au contrôle centralisé

À d'autres moments, le plus grand obstacle est culturel. Les parties prenantes des départements peuvent percevoir l'approvisionnement centralisé comme une menace pour leur autonomie. Ils résistent, continuent d'utiliser des fournisseurs non autorisés ou contournent complètement les politiques—produisant ainsi des dépenses maverick. Pour surmonter cela, une communication claire, le soutien de la direction et des systèmes qui facilitent la conformité tout en encourageant un processus d'approvisionnement plus ouvert sont nécessaires.

Conclusion

Les dépenses secondaires peuvent se glisser sous la surface, mais leur effet n'est pas minuscule. Si elles ne sont pas contrôlées, elles pompent silencieusement des ressources, augmentent le risque et compromettent la stratégie des fournisseurs—nuisant aux entreprises plus qu'elles ne peuvent l'imaginer. Pourtant, cela ne doit pas être ainsi.

Grâce à un programme de gestion discipliné des dépenses secondaires, les entreprises peuvent reprendre le contrôle. Grâce à l'analyse des dépenses, à la consolidation des fournisseurs, à l'automatisation et à l'alignement des parties prenantes, les organisations peuvent transformer les dépenses secondaires en une arme stratégique. Il s'agit de donner de l'importance à chaque achat, aussi petit soit-il.

Que ce soit pour les dépenses secondaires dans les associations, les achats dans le commerce de détail ou l'optimisation des dépenses secondaires dans les produits de consommation courante, le manuel ne change pas : augmenter la visibilité, appliquer les politiques et équiper les équipes avec ce dont elles ont besoin.

Le résultat ? Moins de disruption, plus d'économies, une meilleure conformité et des résultats d'approvisionnement améliorés. Les dépenses secondaires peuvent être le dernier kilomètre de la sélection—mais lorsqu'elles sont correctement exécutées, elles peuvent être le point de départ d'approvisionnements plus intelligents, plus efficaces et plus rentables.