Diseño de la Organización de Compras: Modelos, Roles y Estrategias

La forma en que está diseñada su organización de adquisiciones puede perjudicar o impulsar la capacidad de su empresa para gestionar costos, mitigar riesgos y alcanzar objetivos estratégicos. Ya sea una startup que forma un equipo de adquisiciones desde cero o una corporación multinacional que está reevaluando el diseño de su organización de adquisiciones, diseñarla correctamente es una palanca clave para el éxito en las operaciones.

Este artículo profundiza en qué es realmente el diseño de la organización de adquisiciones, los modelos existentes, los roles importantes a tener en cuenta y cómo conectarlo con los objetivos generales de su empresa. Como director de adquisiciones, gerente de adquisiciones o cualquier persona que ayuda a definir estrategias de adquisiciones, este artículo lo llevará a través de lo que funciona, lo que no funciona y cómo diseñar operaciones de adquisiciones para el desempeño, la agilidad y el ahorro de costos.

¿Qué es el diseño de la organización de adquisiciones?

El diseño de la organización de adquisiciones es la forma en que una empresa estructura su equipo de adquisiciones para apoyar los objetivos empresariales, gestionar costos y optimizar las relaciones con los proveedores. Define cómo se establecen los roles de adquisiciones, quién toma las decisiones y cómo se gestionan los procesos de compra en toda la empresa. Una estructura bien diseñada incluye roles claros, políticas estandarizadas, la tecnología adecuada y profesionales capacitados.

Cuando se hace bien, el diseño de la organización de adquisiciones mejora la eficiencia, mejora el desempeño de los proveedores y asegura un mejor control del gasto. Es esencial para las empresas que buscan escalar operaciones, generar ahorros y reducir riesgos en su cadena de suministro.

¿Por qué es importante el diseño de la organización de adquisiciones?

Un diseño optimizado de la organización de adquisiciones no es meramente un requisito administrativo—es un impulsor clave del éxito empresarial. Un modelo diseñado de manera subóptima puede contribuir a actividades de compra erráticas, ahorros perdidos, mala gestión de contratos y fallas en la gestión de relaciones con proveedores.

Un diseño efectivo de adquisiciones permite que su organización:

• Alinee las estrategias de adquisiciones con los objetivos estratégicos de la empresa
• Mejore la gestión de riesgos y aborde necesidades regulatorias
• Facilite una toma de decisiones más rápida y mejor
• Aumente la eficiencia en la base de suministro
• Reduzca costos a través de procesos normalizados
• Optimice el uso de herramientas y software de adquisiciones

Con mercados más competitivos y cadenas de suministro en constante cambio, la profesión de adquisiciones deberá evolucionar más allá de un rol táctico como policía comprador y convertirse en una máquina estratégica de abastecimiento.

Torg facilita el descubrimiento de proveedores. Te conectamos con fabricantes confiables que se alinean con tu estrategia y estándares. Regístrate ahora para optimizar los procesos de abastecimiento y apoyar la evolución de tu sistema de adquisiciones.

Modelos comunes de organización de adquisiciones

Cada empresa adquiere de manera diferente según su tamaño, objetivos y complejidad. A continuación, se presentan las estructuras de organización de adquisiciones más comúnmente aplicadas, con sus ventajas, desventajas y mejores aplicaciones.

Adquisiciones centralizadas

En una estructura centralizada, un solo equipo central de adquisiciones supervisa todas las funciones de compra dentro de la empresa. Todas las decisiones sobre fuentes pasan por una única autoridad central, generalmente dirigida por un director de adquisiciones.

Ventajas:

• Aprovecha economías de escala para reducir precios
• Permite procesos y estándares consistentes
• Facilita un monitoreo más sencillo del desempeño de los proveedores y asegura el cumplimiento
• Facilita el uso de la experiencia compartida

Desventajas:

• Menor margen para la discrecionalidad de las unidades de negocio
• Puede dificultar las compras locales o con requisitos urgentes
• Puede perder proveedores locales o requisitos especializados

Adquisiciones descentralizadas

En una estructura descentralizada, las unidades de negocio individuales o regiones tienen sus propios equipos de adquisiciones. Cada unidad es autónoma y gestiona sus propias actividades de compra.

Ventajas:

• Mayor capacidad de respuesta a las necesidades locales
• Mejores relaciones con proveedores locales
• Mayor flexibilidad y propiedad en los esfuerzos de adquisiciones

Desventajas:

• Más difícil verificar el cumplimiento entre unidades
• Oportunidades de ahorro perdidas por fragmentación
• Políticas y herramientas de adquisiciones insuficientes

Modelos híbridos de adquisiciones

Una estructura de adquisiciones híbrida integra una planificación centralizada con una ejecución descentralizada. Las categorías estratégicas y los contratos principales se gestionan centralmente, mientras que las adquisiciones rutinarias se procesan localmente.

Ventajas:

• Equilibrio entre eficiencia y capacidad de respuesta local
• Apoya procesos estandarizados con margen para flexibilidad
• Facilita negociaciones más fuertes con proveedores y abastecimiento estratégico

Desventajas:

• Exige una gobernanza clara y líneas de reporte definidas
• Riesgo de superposición de responsabilidades entre los equipos centralizados y locales
• Dificultad para controlar sin sistemas fuertes

Organización matricial

Una organización matricial es una estructura donde los empleados reportan a dos gerentes—generalmente uno por función (como mercadeo) y otro por proyecto o producto. Este diseño ayuda a compartir habilidades entre equipos, pero puede causar confusión si no hay roles y comunicación claros.

Ventajas:

• Facilita la interacción entre equipos funcionales
• Permite coordinación global con control local
• Ayuda a alinear las metas estratégicas con los objetivos generales en organizaciones complejas

Desventajas:

• Puede crear confusión sobre la autoridad en las decisiones
• Genera más tiempo en tomar decisiones cuando las responsabilidades no están claras
• Requiere una comunicación efectiva entre las partes interesadas

Cómo diseñar una estructura de adquisiciones

Diseñar una estructura efectiva para la organización de adquisiciones comienza por alinear su estrategia con los requisitos operativos. Ya sea que su prioridad sea ahorrar costos, reducir riesgos o mejorar el desempeño del proveedor, las decisiones de diseño deben servir tanto a los objetivos empresariales como a las realidades operativas.

Evaluar el estado actual

Empiece revisando su función actual de adquisiciones: desde habilidades hasta software y procesos. Evalúe las relaciones actuales con proveedores, las estructuras de costos y los cuellos de botella operativos mediante análisis de datos.

Esta revisión ayuda a identificar brechas, como problemas en la gestión de contratos, ausencia de abastecimiento estratégico o equipos de adquisiciones que no rinden lo suficiente. Saber hasta qué punto sus actividades de adquisiciones están alineadas con los objetivos generales revelará qué se debe mejorar o rediseñar.

Identificación de necesidades empresariales

El diseño de adquisiciones debe ser lo suficientemente sólido como para facilitar las estrategias a corto y largo plazo de la empresa. Ya sea que su empresa esté creciendo rápidamente o opere en una industria regulada, puede que necesite equilibrar eficiencia de costos con rapidez.

Alinee las estrategias de adquisiciones a los objetivos empresariales, la complejidad del producto y la situación competitiva. Cuanto más definidas estén sus necesidades, más sencillo será alinear su infraestructura con los requerimientos reales.

Elegir el modelo adecuado

No existe una estructura única que se ajuste a todas las empresas. Una estructura centralizada permite aprovechar economías de escala y tener procesos estandarizados, mientras que un modelo descentralizado facilita la autonomía regional y una toma de decisiones más rápida.

El modelo híbrido constituye un punto medio. Seleccione su modelo operativo basado en la estructura de su organización, su presencia global y la madurez de sus adquisiciones. Por ejemplo, un modelo centralizado podría ser adecuado para empresas tecnológicas con componentes estandarizados, mientras que en el sector minorista las unidades de negocio individuales pueden beneficiarse de la implementación descentralizada y el acceso a proveedores locales.

Implementación de gobernanza e indicadores clave (KPIs)

Para garantizar que la estructura organizativa de adquisiciones sea efectiva, establezca políticas claras, líneas de reporte y métricas de desempeño. La gobernanza asegura que el departamento opere dentro de los parámetros establecidos, mientras que los KPIs miden el éxito en términos de control de costos, cumplimiento de proveedores, gestión de contratos y eficiencia operativa.

Un director competente (CPO) debe liderar el marco, impulsar las mejoras y garantizar que el departamento logre tanto los objetivos estratégicos como los operativos.

¿Qué factores influyen en el diseño organizacional de compras?

Desarrollar una estructura organizacional exitosa no adopta un enfoque único. Dependerá de varios factores internos y externos que dictan cómo estas funciones se alinean a los objetivos de un negocio más amplio.

Tamaño y estructura organizacional