Los 20 principales KPIs de adquisiciones: Cómo establecer y medir

La adquisición no es solo realizar pedidos o recibir cosas a tiempo, es central para cómo una empresa reduce costos, fomenta relaciones con proveedores y mantiene la cadena de suministro fluida. Ya sea que gestiones la adquisición en una fábrica de alto volumen, pidas equipos médicos en un hospital o coordines proveedores en una empresa tecnológica en expansión, hay algo cierto sin importar qué: no puedes mejorar lo que no puedes medir.

¿Y cómo saber si tu proceso de adquisición realmente está funcionando? Ahí es donde entran en juego los KPIs esenciales de adquisición. Son las cifras que te indican qué está en camino, qué se está quedando atrás y dónde puedes mejorar. Considera los KPIs como tu tablero de control. No solo te dicen qué tan rápido te estás moviendo, también te informan cuando te estás quedando sin gasolina, estás fuera de curso o estás dedicando demasiado tiempo a cosas equivocadas.

Te llevaremos por 20 de los KPIs de adquisición más prácticos en esta guía. Descubrirás qué es cada uno, por qué lo necesitas y cómo puedes medirlo sin volverte loco.

¿Qué son los Indicadores Clave de Desempeño (KPIs) en Adquisiciones?

Los KPIs de adquisición son cifras o medidas que ayudan a tu departamento de adquisiciones a monitorear qué tan bien están progresando las cosas, desde ahorrar dinero hasta mantener a los proveedores a tiempo. Considera los KPIs de adquisición como tu tarjeta de puntuación. Te informan si la función de adquisiciones es eficiente, dónde puede haber cuellos de botella y qué tan cerca estás de alcanzar tus objetivos empresariales.

Algunos de los principales indicadores de desempeño se enfocan en el dinero, como cuánto estás ahorrando realmente (ahorro de costos), lo que no estás gastando innecesariamente (evitación de costos de adquisición) o cuánta rentabilidad estás obteniendo por tu inversión (ROI de adquisición). Otros miden el movimiento de tus procesos de adquisición, como el tiempo de entrega del proveedor, la precisión de las órdenes de compra o con qué frecuencia has tenido que hacer compras de emergencia porque algo falló.

¿El objetivo? Proveer a tu equipo de adquisiciones con la información adecuada para tomar decisiones más inteligentes. Cuando monitoreas constantemente los KPIs de adquisición, puedes identificar lo que está funcionando, corregir lo que está fallando y planificar estratégicamente a largo plazo. Esa es la esencia de mejorar el desempeño de las adquisiciones, minimizar los riesgos de la cadena de suministro y mejorar la efectividad general de las adquisiciones.

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Los 20 Principales KPIs de Adquisición a Monitorear

Si deseas que tu equipo de adquisiciones marque la diferencia, necesitas saber qué medir. Estos KPIs de adquisiciones mantienen tus decisiones basadas en datos.

1. Gestión de Costos

Este es un favorito personal, y con razón. Ahorrar dinero se trata de cuánto dinero real estás dejando en el negocio a través de mejores compras. Supongamos que tu empresa pagaba £10 por unidad de embalaje. Negociaste con el proveedor y redujiste eso a £8. ¿Esos £2 por unidad? Son ahorros reales.

Cómo establecerlo y medirlo:

Revisa tus precios de compra anteriores y compáralos con lo que estás pagando actualmente por los mismos productos o servicios. También puedes añadir la evitación de costos de adquisición, como cuando tu equipo cierra un contrato antes de que haya competitividad o aumento de precios. Este KPI ayuda al área de adquisiciones a demostrar resultados tangibles y mejorar el desempeño general de las compras.

2. ROI de Adquisiciones

Si estás destinando tiempo, dinero y personal a las adquisiciones, debes comprender el retorno. Esto te informa exactamente eso: qué valor están generando tus empleados en función de lo que estás invirtiendo.

Cómo establecerlo y medirlo:

Usa la fórmula: (Ahorros Anuales en Costos - Costos Operativos de Adquisición) / Costos Operativos de Adquisición

Es una medida directa del desempeño de tu función de adquisiciones. Un ROI alto indica que tu función de adquisiciones es eficiente e inteligente.

3. Gasto Bajo Gestión

Este KPI te informa el porcentaje del gasto total de tu empresa que realmente pasa por los procesos adecuados de adquisiciones. Si la mitad de tus departamentos están comprando por su cuenta sin involucrar adquisiciones, tienes un problema.

Cómo establecerlo y medirlo:

Divide el gasto que pasa por adquisiciones formales entre el gasto total de la empresa. Cuanto mayor sea el número, mayor será el impacto de las adquisiciones y el potencial de mejorar la eficiencia de las adquisiciones. Cuando esto es alto, también tienes mejor visibilidad, mejor gestión de proveedores y más control sobre los gastos operativos.

4. Evitación de Costos

A diferencia de la reducción de costos, donde reduces el precio que ya se está gastando, la evitación de costos ocurre cuando nunca pagaste el precio más alto inicialmente. Supongamos que un proveedor estaba a punto de aumentar precios, pero tú cerraste un contrato a largo plazo antes del incremento. Ese costo evitado cuenta.

Cómo establecerlo y medirlo:

Compara los incrementos de precios proyectados o las tarifas de mercado con el precio que pagaste. También incluye ítems como variación en el precio de compra, mejores términos de pago o evitar características innecesarias que habrían incrementado el costo. Rastrear esto refleja la fortaleza visionaria de tus iniciativas de adquisiciones.

5. Gasto Indisciplinado (Maverick Spend)

El gasto indisciplinado puede sonar emocionante, pero en adquisiciones, está muy lejos de serlo. Se refiere a individuos en tu empresa que compran bienes fuera de las rutas o proveedores aprobados.

Esto suele resultar en costos incrementados, órdenes redundantes y hace que controlar costos sea una pesadilla.

Cómo establecerlo y medirlo:

Usa tu sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) para marcar las compras que no pasaron por el proceso oficial de solicitud de compra. Cuanto más observes, más ineficiencia probablemente encontrarás en los procesos de adquisiciones. ¿El objetivo? Mantén todo bajo control, minimiza las sorpresas y ajusta tus operaciones de adquisiciones.

6. Tasa de Entrega a Tiempo de Proveedores

¿Alguna vez un proveedor tardó en una entrega y trastocó toda tu línea de producción? Sí, este KPI previene eso. La tasa de entrega a tiempo de proveedores cuantifica la frecuencia con la que tus proveedores entregan lo acordado, en la fecha prometida.

Cómo establecerlo y medirlo:

Tasa OTD (%) = (Número de Entregas a Tiempo / Total de Entregas) * 100

Si el desempeño de tus proveedores es bajo aquí, puede traducirse en retrasos, clientes insatisfechos o compras urgentes precipitadas que agotan tu presupuesto. Rastrearlo con regularidad mejora predictibilidad en la cadena de suministro y aumenta la satisfacción del cliente.