¿Qué es la eficiencia en la adquisición? Las 8 mejores formas de mejorarla

Supongamos que hay un minorista que enfrenta el agotamiento de inventario antes de la temporada navideña o un productor esperando materias primas que nunca se materializan. Eso es lo que ocurre cuando las operaciones de adquisición fallan. Cada orden de compra, contrato o proveedor determina directamente qué tan bien funcionan las operaciones.

Para los equipos de adquisición, la productividad es el equilibrio entre retrasos y el éxito del negocio. Se trata de ahorros significativos, rendimiento de proveedores y resiliencia en la cadena de suministro cuando las cosas salen mal. Una adquisición efectiva libera a los equipos del trabajo manual para que puedan centrarse en la estrategia, la innovación y las relaciones con proveedores.

Este artículo explorará qué significa la eficiencia en adquisiciones, por qué es importante y 8 formas en que los equipos de adquisición pueden mejorarla. En el camino, cubriremos los desafíos, métricas y tendencias que están dando forma al futuro de la estrategia de adquisiciones.

La eficiencia en las compras se refiere a qué tan efectivamente una organización gestiona el proceso de adquisición, compra y obtención de bienes y servicios al mejor valor posible. Mide la capacidad de reducir costos, minimizar desperdicios, acelerar los ciclos de adquisición y garantizar la calidad y el cumplimiento mientras se mantienen relaciones sólidas con los proveedores.

Pongámoslo de esta manera: una empresa puede tener buenos proveedores y buenos productos, pero a menos que la actividad de compras se vea afectada por procesos ineficientes como un exceso de papeleo, retrasos en los pagos de facturas o una administración de contratos ineficaz, los retrasos, los gastos y los equipos irritados no tardarán en llegar. En contraste, las operaciones de compras efectivas generan reducciones significativas de costos y permiten a los profesionales de compras trabajar en estrategias en lugar de resolver problemas urgentes.

En su esencia, la eficiencia en las compras se trata de equilibrio. Garantiza que se adquieran los bienes y servicios correctos al precio adecuado, en la cantidad correcta y en el momento adecuado. Las organizaciones de compras que mejoran la eficiencia optimizan las relaciones con los proveedores, reducen costos y crean resiliencia en la cadena de suministro. En el complejo mercado global de hoy, eso no solo es algo deseable, es algo imprescindible para la continuidad del negocio, la mitigación de riesgos y la satisfacción del cliente.

Un proceso de adquisición eficiente ayuda a las empresas a obtener el mejor valor de los proveedores mientras minimizan retrasos, riesgos y gastos innecesarios. Aquí está la importancia de la eficiencia en la adquisición:

1. Ahorro de costos y control presupuestario – La adquisición optimizada reduce el desperdicio, previene compras duplicadas y asegura que los bienes y servicios se adquieran a precios competitivos.
2. Operaciones más rápidas – Los sistemas eficientes acortan los ciclos de adquisición, asegurando que los equipos reciban materiales y servicios a tiempo, lo que mantiene los proyectos y la producción según lo planificado.
3. Relaciones más sólidas con proveedores – La adquisición transparente y consistente genera confianza con los proveedores, llevando a mejores acuerdos, entregas confiables y asociaciones a largo plazo.
4. Cumplimiento y gestión de riesgos – Seguir prácticas estandarizadas de adquisición asegura el cumplimiento normativo y reduce riesgos como fraude, retrasos o disrupciones en la cadena de suministro.
5. Crecimiento estratégico del negocio – Al optimizar la adquisición, las organizaciones liberan recursos para invertir en innovación, sostenibilidad y expansión.

La eficiencia en la adquisición no es solo una herramienta de ahorro de costos; es una ventaja estratégica. Las empresas que priorizan una adquisición eficiente obtienen resiliencia, agilidad y la capacidad de ofrecer mayor valor a los clientes.

Un proceso de adquisición eficiente no ocurre de la noche a la mañana. Se construye a través de estrategia, herramientas inteligentes y ejecución implacable. A continuación, se presentan los componentes que ayudan a los equipos de adquisiciones a mejorar el proceso y lograr resultados.

Abastecimiento Estratégico

El abastecimiento estratégico es más que simplemente el costo más bajo. Los equipos de adquisiciones buscan proveedores alternativos, negocian mejores contratos y logran ahorros significativos a largo plazo. Al vincular el abastecimiento con una estrategia de adquisiciones, las empresas obtienen eficiencia en costos, mitigación de riesgos y estabilidad en la cadena de suministro que permite la continuidad del negocio.

🚀 ¿Listo para mejorar el proceso de adquisiciones? Con Torg, puedes encontrar proveedores confiables, comparar ofertas al instante y asegurar mejores acuerdos más rápido. Regístrate hoy y comienza a construir un proceso de adquisiciones más inteligente.

Gestión de Relaciones con Proveedores

Relaciones fuertes con proveedores conducen a operaciones más eficientes y menos sorpresas. La gestión de relaciones con proveedores (SRM) permite a los profesionales de compras hacer la comunicación más efectiva, desarrollar confianza y mantener el rendimiento de los proveedores constante. Las relaciones sólidas con los proveedores suelen permitir a las empresas obtener precios favorables, términos flexibles y mejor confiabilidad de los proveedores, lo que directamente mejora la eficiencia de las adquisiciones y aumenta la satisfacción del cliente.

Gestión de Contratos

Sin contratos sólidos con proveedores, los equipos de compras pueden enfrentarse a sobrecostos y desafíos de cumplimiento. Una gestión eficiente de contratos mantiene las obligaciones transparentes, minimiza disputas y las actividades de adquisiciones permanecen transparentes. Esta eficiencia del proceso también sirve para garantizar el cumplimiento de contratos, mitigar riesgos y asegurar que la gestión de proveedores se ajuste a la política de compras y programas de reducción de costos de la empresa.

Análisis de Gastos

El análisis de gastos es útil para proporcionar información desglosando los datos de adquisiciones en conclusiones accionables. A través de un análisis de los procesos disponibles, los profesionales de compras pueden monitorizar el rendimiento de los proveedores, detectar oportunidades de ahorro de costos y crear procedimientos de compras más inteligentes. El proceso mejora la eficiencia de las adquisiciones, automatiza procedimientos y permite a las divisiones de compras concentrarse en operaciones eficientes en lugar de responder a excesos presupuestarios.

Control de Inventario y Pronóstico

La efectividad de las compras y la gestión de inventario son dos caras de la misma moneda. El inventario cuesta demasiado cuando hay un exceso de suministro, mientras que menos inventario causa interrupciones en la cadena de suministro. Los equipos de compras utilizan herramientas de pronóstico y un mejor control de inventario para sincronizar órdenes de compra y demanda. Encontrar este equilibrio ahorra costos, mantiene la estabilidad de la cadena de suministro y mantiene los procesos de compras eficientes y rentables.

Flujos de Aprobación

Los procesos de aprobación lentos son la razón más frecuente de ineficiencia en las compras. Racionalizar los procesos de aprobación significa que las órdenes de compra pueden fluir rápidamente desde la solicitud hasta la aprobación sin desperdicio. Con software de compras integrado, los equipos de adquisiciones pueden mejorar procesos, rendimiento y dar a las empresas la agilidad para responder a las tendencias del mercado.

Incluso el personal de adquisiciones más experimentado enfrenta obstáculos. Conocer estos problemas es el primer paso para crear procesos de adquisiciones más eficientes.

Procesos Manuales y Basados en Papel

La dependencia de documentos, correos electrónicos y hojas de cálculo dificulta los procesos de adquisiciones y genera oportunidades de error. Los procesos ineficientes de adquisiciones como estos desperdician tiempo y disminuyen la eficiencia. Los equipos de adquisiciones pierden oportunidades de ahorro de costos y enfrentan demoras en las aprobaciones, problemas que pueden superarse con sistemas de adquisiciones electrónicos que buscan automatizar los procesos.

Falta de Visibilidad de Datos

Los profesionales de adquisiciones necesitan datos para monitorear el desempeño de proveedores y la efectividad de las adquisiciones. Sin sistemas de adquisiciones digitales, los equipos carecen de transparencia y no pueden identificar oportunidades de ahorro de costos. Con datos mínimos, los departamentos de adquisiciones no pueden realizar planificación estratégica, análisis de tendencias de mercado ni gestión de riesgos, todos esenciales para las adquisiciones y la adquisición sostenible.

Desempeño Deficiente de Proveedores

Proveedores poco confiables pueden afectar la cadena de suministro. La entrega tardía, la mala calidad o las promesas incumplidas impactan las adquisiciones y la satisfacción del cliente. Sin una buena gestión de proveedores, los equipos de adquisiciones siempre están en riesgo. Las buenas relaciones con proveedores y la confiabilidad son clave para el éxito de las adquisiciones, de modo que las empresas puedan superar las interrupciones de la cadena de suministro que dañan la confianza del cliente.

Excesos de Presupuesto

Los excesos de presupuesto son un dolor de cabeza perpetuo para las funciones de adquisiciones. Generalmente, tienen su origen en gastos imprevistos, contratos desfavorables con proveedores o un control de costos inadecuado. Cuando los procesos de adquisiciones están desestructurados, pequeños descuidos se acumulan rápidamente. Imponer la gestión de contratos, negociar contratos de manera prudente y monitorear el desempeño de adquisiciones son esenciales para lograr efectividad en los costos y eliminar gastos indeseados.

Problemas de Cumplimiento y Regulaciones

Los equipos de adquisiciones deben equilibrar regulaciones locales y globales. Ignorarlas puede significar multas, pérdida de reputación y procesos de adquisiciones detenidos. Los procesos de adquisiciones sostenibles necesitan una gobernanza sólida, cumplimiento de contratos y monitoreo constante. Las empresas pueden equilibrar el cumplimiento con la eficiencia en adquisiciones y el ahorro de costos simplificando los procesos e integrando la gestión de riesgos en los sistemas de adquisiciones.

La eficiencia en la adquisición se construye paso a paso con enfoques más inteligentes, herramientas mejoradas y relaciones sólidas con los proveedores. A continuación se presentan 8 formas en que los equipos de adquisición pueden construir operaciones de adquisición exitosas que generen resultados reales.

1. Automatizar los Procesos de Adquisición

Las tareas manuales como las órdenes de compra o las facturas consumen tiempo. Un sistema de adquisición electrónica automatiza estas tareas, reduce errores y acelera la adquisición. La automatización también libera a los especialistas en adquisiciones de tareas rutinarias para que puedan centrarse en la planificación estratégica, los programas de ahorro de costos y la gestión de proveedores, lo que contribuye a mejorar los procesos de adquisición y negocio.

2. Centralizar las Adquisiciones

Cuando la información de adquisiciones y los contratos de proveedores están dispersos, la visibilidad es pobre. Consolidar las adquisiciones en un solo sistema reúne todo y controla el costo y la estrategia de adquisiciones. Con visibilidad, los equipos de adquisición pueden ver quién está proporcionando el mejor valor, reducir costos y tomar decisiones informadas basadas en hechos que mantengan las adquisiciones ágiles y consistentes en todos los departamentos.

3. Estandarizar los Procedimientos de Adquisición

Diversos equipos que emplean procesos variados tienden a generar confusión e ineficiencia. Estandarizar los procedimientos de adquisición asegura uniformidad en todos los departamentos de adquisiciones. Desde los procesos de aprobación hasta la gestión de contratos, los estándares precisos reducen riesgos, minimizan retrasos y aumentan la eficiencia del proceso. La estandarización también aporta transparencia a los sistemas de adquisición, lo que fortalece la gestión de proveedores y posibilita el éxito a largo plazo en las adquisiciones.

4. Mejorar la Gestión de Proveedores

Las relaciones efectivas con proveedores son necesarias para hacer eficientes las adquisiciones. Al monitorear el desempeño de los proveedores, negociar contratos cuidadosamente y contar con proveedores confiables, las empresas desarrollan estabilidad en la cadena de suministro. La gestión de proveedores no se trata simplemente de reducir costos, sino de fomentar relaciones sólidas con los proveedores que mejoren las operaciones de adquisición, la satisfacción del cliente y la eficiencia de las adquisiciones incluso frente a interrupciones en la cadena de suministro.

5. Utilizar Análisis de Gastos

El análisis de gastos ofrece a los profesionales de adquisición información oportuna y útil sobre los datos de adquisición. Al examinar los procesos existentes, las corporaciones pueden identificar oportunidades de ahorro de costos, comparar el desempeño de proveedores y simplificar las operaciones. Con transparencia, los departamentos de adquisición pueden crear iniciativas de ahorro de costos y alinear la estrategia de adquisiciones con las tendencias del mercado, generando considerables ahorros de costos y un mejor rendimiento de adquisiciones en toda la empresa.

6. Implementar Compras Justo a Tiempo (JIT)

Tener inventario innecesario absorbe fondos y desperdicia recursos. Las compras JIT ahorran costos al recibir bienes y servicios solo cuando se necesitan. La eficiencia en las adquisiciones aumenta a medida que los niveles de inventario se mantienen mínimos, la estabilidad en la cadena de suministro mejora y la satisfacción del cliente aumenta. Las compras JIT también promueven adquisiciones ecológicas al eliminar la sobreproducción y sincronizar las actividades de adquisición con la demanda.

7. Simplificar los Flujos de Trabajo de Aprobación

Los procesos de aprobación lentos obstaculizan el desempeño de las adquisiciones e irritan a los equipos. Las soluciones de adquisición digital agilizan los procesos al minimizar aprobaciones y cuellos de botella. Las aprobaciones más rápidas se traducen en operaciones de adquisición más ágiles, se incrementan los ahorros de costos y los equipos de adquisiciones invierten más tiempo en la toma estratégica, la gestión de contratos y la gestión de riesgos, en lugar de perseguir firmas.

8. Garantizar el Cumplimiento de los Contratos

El éxito de las adquisiciones depende de una sólida gestión de contratos. Cuando las organizaciones de adquisiciones hacen cumplir los contratos con proveedores, evitan exceder presupuestos, mejoran la confiabilidad de los proveedores y minimizan riesgos. La supervisión del cumplimiento mantiene alta la eficiencia de las adquisiciones y mejora la gestión de proveedores. Las organizaciones que priorizan el cumplimiento de contratos establecen proveedores confiables, ahorran costos y conservan procesos de adquisiciones productivos para un crecimiento sostenido.

La eficiencia en la adquisición no se trata solo de "hacer las cosas más rápido." Se trata de demostrar que las actividades de adquisición generan valor. Y la única forma de demostrarlo es a través de la medición. Los equipos de adquisición que monitorean indicadores clave de rendimiento limpios obtienen información útil, identifican ineficiencias temprano y mejoran la eficiencia de adquisiciones a largo plazo.

Algunas de las métricas de adquisición más significativas son:

• Ahorro de costos – Monitorear el ahorro de costos debido a la obtención estratégica, compras al por mayor y programas de ahorro de costos indica si los equipos de adquisición efectivamente están reduciendo costos y mejorando la eficiencia de costos.
• Rendimiento de proveedores – Monitorear la entrega a tiempo, la calidad del producto y la capacidad de respuesta permite a los profesionales de adquisiciones determinar proveedores confiables y mejorar la gestión de proveedores. El bajo rendimiento de los proveedores indica amenazas que impactan la estabilidad de la cadena de suministro.
• Tiempos de ciclo – Rastrear cuánto tiempo toma procesar órdenes de compra o procesar facturas indica la eficiencia operativa. Cuanto menores sean los tiempos de ciclo, más eficientes serán las funciones de adquisición que contribuyen a la satisfacción del cliente.
• Cumplimiento de contratos – Monitorear los niveles de cumplimiento con los contratos de proveedores indica la salud de la gobernanza y la gestión de riesgos. La aplicación de contratos también previene sobrecostos.
• Gasto bajo gestión – Esta medida indica qué porcentaje del gasto de la empresa está siendo gestionado activamente a través de los sistemas de adquisiciones. Porcentajes más altos indican operaciones de adquisiciones efectivas, mayor visibilidad y mejor gestión de costos.

Cuando monitoreas regularmente estos KPIs de adquisiciones, obtienes más que números, obtienes información. Y esa información te permite perfeccionar la estrategia de adquisiciones, simplificar las operaciones comerciales y lograr el éxito en adquisiciones en una economía global complicada.

El comercio minorista está entre los sectores donde la eficiencia en la adquisición marca la diferencia entre el éxito y el fracaso. Cada artículo en un estante—ya sean frutas frescas en una tienda de comestibles o el nuevo teléfono inteligente en una tienda de electrónica—se sostiene gracias a procesos de adquisición eficientes. Sin procesos eficientes, proveedores confiables y buenas relaciones con los proveedores, los minoristas enfrentan el lamentable destino de desabastecimientos, clientes insatisfechos y pérdidas de ingresos.

• Consideremos Walmart como un caso a analizar. El enfoque de adquisición de la compañía se centra en compras al por mayor y sistemas de adquisición electrónicos para mejorar la eficiencia en la adquisición. A través de la centralización de los procesos de adquisición y el uso de tecnología, Walmart logra considerables ahorros en costos mientras asegura la estabilidad de la cadena de suministro en miles de ubicaciones.
• Zara es otro caso que depende de metodologías de adquisición justo a tiempo (JIT) para sincronizar la gestión de inventario con las tendencias de moda que cambian rápidamente. Este plan de compra permite a Zara minimizar costos, evitar excesos y aumentar la satisfacción del cliente al tener los productos adecuados en inventario en todo momento.

En la cadena de suministro minorista, los equipos de adquisición usan datos para monitorear el desempeño de los proveedores, reducir costos y mejorar los procesos. Proveedores confiables y una adquisición inteligente ayudan a prevenir interrupciones. Más que simplemente ahorrar dinero, una adquisición eficiente asegura la continuidad del negocio, construye la lealtad del cliente y apoya el crecimiento a largo plazo.

La adquisición ya no se trata solo de procura de bajo costo. Se trata de crecimiento empresarial, satisfacción del cliente y resiliencia. A medida que el mercado global se vuelve más complejo, los equipos de adquisiciones están redefiniendo su estrategia para equilibrar los ahorros de costos con la estabilidad a largo plazo. Aquí hay algunas tendencias que están dando forma al futuro de las adquisiciones:

Procura Digital y Automatización

Los procesos de adquisición están cambiando hacia plataformas impulsadas por IA que minimizan la monotonía de tareas como el procesamiento de facturas y órdenes de compra. Imagine un sistema que resalta oportunidades de ahorro de costos antes de que un humano siquiera se dé cuenta. Usando tecnología, las divisiones de adquisiciones pueden automatizar procesos, mejorar la eficacia de las adquisiciones y la planificación puede volverse más rápida y precisa.

Prácticas de Compra Sostenible

La responsabilidad social corporativa ya no es algo bueno de tener. Las empresas se están enfocando en la sostenibilidad: adquiriendo de proveedores con altos estándares sociales y ambientales. Por ejemplo, Unilever se ha comprometido a fomentar el abastecimiento responsable para mejorar las relaciones con los proveedores y avanzar en prácticas sostenibles.

Cadenas de Suministro Resilientes

Las recientes interrupciones en la cadena de suministro nos han mostrado la importancia de la gestión de riesgos y proveedores de respaldo. Los profesionales de adquisiciones de hoy están diversificando sus fuentes para mantener el negocio en marcha y la cadena de suministro resistente durante pandemias o tensiones geopolíticas.

Aprovechando la Tecnología para Obtener Información

La información sobre adquisiciones está convirtiéndose en un tesoro. Las soluciones avanzadas de análisis permiten a los equipos de adquisiciones monitorear el rendimiento de los proveedores, comparar la eficacia de las adquisiciones y diseñar programas de ahorro de costos. Esto permite que las adquisiciones pasen de ser reactivas a proactivas.

Adquisiciones Centradas en el Cliente

El éxito en las adquisiciones hoy va de la mano con la satisfacción del cliente. Las operaciones de adquisiciones eficaces significan estantes bien abastecidos, productos que llegan en el momento adecuado y el crecimiento empresarial no se detiene debido a procesos de adquisiciones ineficaces.

El futuro de las adquisiciones pertenecerá a aquellos profesionales que acepten la transformación digital, estén dispuestos a invertir en relaciones sólidas con proveedores y aprovechen el abastecimiento estratégico para gestionar costos y crear ventajas competitivas.

La adquisición eficiente se trata de mejorar la adquisición comercial, la gestión de costos y las relaciones con los proveedores. Con actividades de adquisición respaldadas por plataformas digitales de compra, gestión transparente de contratos y operaciones optimizadas, las organizaciones están ahorrando costes e incrementando la resiliencia de la cadena de suministro.

Los especialistas en adquisiciones saben que la efectividad está intrínsecamente ligada a la confiabilidad. Proveedores confiables, pronósticos correctos y una gestión efectiva de las relaciones con proveedores aseguran que los productos y servicios se reciban a tiempo y al precio adecuado. Esto no solo minimiza riesgos. Incrementa la satisfacción del cliente y ayuda a la continuidad del negocio a largo plazo.

Con la intrincada economía global de hoy, el triunfo en adquisiciones resulta de unir técnicas de abastecimiento estratégico, enfoques sostenibles de adquisición y conocimientos basados en tecnología. Al mejorar la eficiencia, las empresas no solo reducen gastos. Obtienen ventajas competitivas, aseguran la resiliencia de la cadena de suministro y impulsan el crecimiento empresarial.

Procesos de adquisición efectivos permiten a las empresas ser ágiles, gestionar riesgos adecuadamente y mantener el rendimiento empresarial en movimiento.