¿Qué es la eficiencia en la adquisición? 8 mejores formas de mejorarla

Supongamos que hay un minorista enfrentando el agotamiento de inventarios antes de la temporada navideña o un productor esperando materias primas que nunca se materializan. Eso es lo que ocurre cuando las operaciones de adquisición fallan. Cada orden de compra, contrato o proveedor determina directamente qué tan bien operan las operaciones.

Para los equipos de adquisición, la productividad es el equilibrio entre retrasos y el éxito empresarial. Se trata de ahorros significativos en costos, rendimiento de proveedores y resiliencia de la cadena de suministro cuando las cosas salen mal. Una adquisición efectiva libera a los equipos del trabajo manual para que puedan centrarse en la estrategia, la innovación y las relaciones con los proveedores.

Este artículo explorará qué significa la eficiencia en la adquisición, por qué es importante y 8 formas en que los equipos de adquisición pueden mejorarla. En el camino, cubriremos desafíos, métricas y tendencias que están moldeando el futuro de la estrategia de adquisición.

La eficiencia en la adquisición se refiere a qué tan eficazmente una organización gestiona el proceso de abastecimiento, compra y adquisición de bienes y servicios al mejor valor posible. Mide la capacidad de reducir costos, minimizar desperdicios, acelerar los ciclos de adquisición y garantizar calidad y cumplimiento mientras mantiene relaciones sólidas con los proveedores.

Pongámoslo de esta manera: una empresa puede tener proveedores sólidos y buenos productos, pero si la actividad de adquisición está lastrada por procesos ineficientes como una gran cantidad de papeleo, pagos de facturas retrasados o una administración de contratos ineficaz, no tardarán en llegar los retrasos, los gastos y los equipos irritados. En contraste, las operaciones de adquisición eficaces generan reducciones significativas de costos y permiten a los profesionales de adquisiciones trabajar en estrategia en lugar de apagar incendios.

En esencia, la eficiencia en la adquisición se trata de equilibrio. Garantiza que se adquieran los bienes y servicios adecuados al precio correcto, en la cantidad correcta y en el momento adecuado. Las organizaciones de adquisiciones que mejoran la eficiencia optimizan las relaciones con los proveedores, reducen costos y crean resiliencia en la cadena de suministro. En el complejo mercado global de hoy, eso no solo es un lujo, es una necesidad para la continuidad del negocio, la mitigación de riesgos y la satisfacción del cliente.

Un proceso de adquisición eficiente ayuda a las empresas a obtener el mejor valor de los proveedores mientras minimiza retrasos, riesgos y gastos innecesarios. Aquí está por qué la eficiencia en la adquisición es importante:

1. Ahorro de costos y control presupuestario – Un proceso de adquisición optimizado reduce el desperdicio, previene compras duplicadas y asegura que los bienes y servicios se adquieran a precios competitivos.
2. Operaciones más rápidas – Los sistemas eficientes acortan los ciclos de adquisición, asegurando que los equipos reciban materiales y servicios a tiempo, lo que mantiene los proyectos y la producción en el cronograma.
3. Relaciones más sólidas con los proveedores – Una adquisición transparente y consistente genera confianza con los proveedores, lo que lleva a mejores acuerdos, entregas confiables y asociaciones a largo plazo.
4. Cumplimiento y gestión de riesgos – Seguir prácticas de adquisición estandarizadas asegura el cumplimiento normativo y reduce riesgos como el fraude, retrasos o disrupciones en la cadena de suministro.
5. Crecimiento estratégico del negocio – Al optimizar la adquisición, las organizaciones liberan recursos para invertir en innovación, sostenibilidad y expansión.

La eficiencia en la adquisición no es solo una herramienta para ahorrar costos, es una ventaja estratégica. Las empresas que priorizan una adquisición eficiente ganan resiliencia, agilidad y la capacidad de entregar mayor valor a los clientes.

Un proceso de adquisición eficiente no ocurre de la noche a la mañana. Se construye a través de estrategia, herramientas inteligentes y ejecución constante. A continuación, se presentan los componentes que ayudan a los equipos de adquisiciones a mejorar los procesos y obtener resultados.

Abastecimiento Estratégico

El abastecimiento estratégico es más que solo el costo más bajo. Los equipos de adquisiciones analizan proveedores alternativos, negocian mejores contratos y logran ahorros sustanciales a largo plazo. Al vincular el abastecimiento a una estrategia de adquisiciones, las empresas obtienen eficiencia de costos, mitigación de riesgos y estabilidad en la cadena de suministro que permite la continuidad del negocio.

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Gestión de Relaciones con Proveedores

Las relaciones sólidas con los proveedores conducen a operaciones más eficientes y menos sorpresas. La gestión de relaciones con proveedores (SRM) permite a los profesionales de compras hacer que la comunicación sea más efectiva, desarrollar confianza y mantener el rendimiento de los proveedores consistente. Las relaciones sólidas con los proveedores generalmente permiten a las empresas obtener precios favorables, términos flexibles y mejor fiabilidad de los proveedores, lo que mejora directamente la eficiencia de las compras y aumenta la satisfacción del cliente.

Gestión de Contratos

Sin contratos sólidos con los proveedores, los equipos de compras pueden enfrentar sobrecostos y desafíos de cumplimiento. Una gestión eficiente de contratos mantiene las obligaciones transparentes, minimiza disputas y las actividades de compras permanecen claras. Esta eficiencia en los procesos también sirve para garantizar el cumplimiento de los contratos, mitigar riesgos y asegurar que la gestión de proveedores se ajuste a la política de compras de la empresa y a los programas de reducción de costos.

Análisis de Gastos

El análisis de gastos es útil para proporcionar información al desglosar los datos de compras en conclusiones accionables. A través del análisis de los procesos disponibles, los profesionales de compras pueden monitorear el rendimiento de los proveedores, detectar oportunidades de ahorro de costos y crear procedimientos de compras más inteligentes. El proceso mejora la eficiencia de las compras, automatiza procedimientos y permite a las divisiones de compras concentrarse en operaciones eficientes en lugar de responder a excesos presupuestarios.

Control de Inventario y Pronósticos

La eficacia en las compras y la gestión de inventario son dos caras de la misma moneda. El inventario cuesta demasiado cuando hay un exceso de suministro, mientras que menos inventario causa interrupciones en la cadena de suministro. Los equipos de compras utilizan herramientas de pronóstico y un mejor control de inventario para sincronizar órdenes de compra y demanda. Encontrar este equilibrio ahorra costos, mantiene la estabilidad de la cadena de suministro y hace que los procesos de compras sean eficientes y rentables.

Flujos de Trabajo de Aprobación

Los procesos de aprobación lentos son la razón más común de la ineficiencia en las compras. Simplificar los procesos de aprobación significa que las órdenes de compra pueden fluir rápidamente desde la solicitud hasta la aprobación sin desperdicio. Con software de compras integrado, los equipos de compras pueden mejorar procesos, rendimiento y brindar a las empresas la agilidad para responder a las tendencias del mercado.

Incluso el personal de adquisiciones más experimentado enfrenta obstáculos. Conocer estos problemas es el primer paso para crear procesos de adquisición más eficientes.

Procesos Manuales y Basados en Papel

La dependencia del papeleo, correos electrónicos y hojas de cálculo obstaculiza los procesos de adquisición y genera oportunidades de error. Procesos de adquisición ineficientes como estos desperdician tiempo y disminuyen la eficiencia del proceso. Los equipos de adquisiciones pierden oportunidades de ahorro de costos y experimentan retrasos en las aprobaciones, problemas que pueden superarse con sistemas electrónicos de adquisiciones que buscan automatizar procesos.

Falta de Visibilidad de Datos

Los profesionales de adquisiciones necesitan datos para monitorear el rendimiento de los proveedores y la efectividad de las adquisiciones. Sin sistemas digitales de adquisiciones, los equipos no tienen transparencia y no pueden identificar oportunidades de ahorro de costos. Con datos mínimos, los departamentos de adquisiciones no pueden realizar planificación estratégica, análisis de tendencias del mercado y gestión de riesgos, todos esenciales para las adquisiciones y adquisiciones sostenibles.

Rendimiento Deficiente de los Proveedores

Proveedores poco confiables pueden afectar la cadena de suministro. Entregas tardías, mala calidad o promesas incumplidas impactan las adquisiciones y la satisfacción del cliente. Sin una buena gestión de proveedores, los equipos de adquisiciones siempre están en riesgo. Las buenas relaciones con los proveedores y su fiabilidad son clave para el éxito de las adquisiciones, permitiendo a las empresas superar las interrupciones en la cadena de suministro que dañan la confianza del cliente.

Excesos Presupuestarios

Los excesos presupuestarios son un dolor de cabeza recurrente para las funciones de adquisiciones. Generalmente tienen su origen en gastos no previstos, contratos deficientes con proveedores o un control de costos inadecuado. Cuando los procesos de adquisiciones están desestructurados, pequeños descuidos se acumulan rápidamente. Imponer gestión de contratos, negociar contratos prudentemente y monitorear el rendimiento de las adquisiciones son esenciales para lograr efectividad en los costos y eliminar gastos no deseados.

Problemas de Cumplimiento y Regulación

Los equipos de adquisiciones deben equilibrar las regulaciones locales y globales. Ignorarlas puede significar multas, pérdida de reputación y procesos de adquisición detenidos. Los procesos adquiridos de manera sostenible necesitan una gobernanza sólida, cumplimiento de contratos y monitoreo continuo. Las empresas pueden equilibrar el cumplimiento con la eficiencia de las adquisiciones y el ahorro de costos simplificando procesos e integrando gestión de riesgos en los sistemas de adquisiciones.

La eficiencia en la adquisición se construye paso a paso con enfoques más inteligentes, herramientas mejoradas y relaciones sólidas con los proveedores. A continuación, se presentan 8 formas en las que los equipos de adquisiciones pueden construir operaciones exitosas que generen resultados reales.

1. Automatizar los Procesos de Adquisición

Las tareas manuales como órdenes de compra o facturas consumen tiempo. Un sistema de adquisición electrónica automatiza estas tareas, reduce errores y acelera el proceso de adquisición. La automatización también libera a los especialistas en adquisiciones de tareas rutinarias para que puedan centrarse en la planificación estratégica, programas de ahorro de costos y gestión de proveedores, lo que contribuye a mejores procesos de adquisición y negocios.

2. Centralizar las Adquisiciones

Cuando la información de adquisiciones y los contratos de proveedores están dispersos, la visibilidad es deficiente. Consolidar las adquisiciones en un sistema reúne todo y controla los costos y la estrategia de adquisición. Con visibilidad, los equipos de adquisiciones pueden ver quién está proporcionando el mejor valor, reducir costos y tomar decisiones informadas y basadas en hechos que mantienen las adquisiciones eficientes y consistentes en todos los departamentos.

3. Estandarizar los Procedimientos de Adquisición

Los equipos que emplean procesos variados tienden a causar confusión e ineficiencia. Estandarizar los procedimientos de adquisición garantiza uniformidad en todos los departamentos de adquisiciones. Desde procesos de aprobación hasta la gestión de contratos, los estándares precisos reducen riesgos, minimizan retrasos y aumentan la eficiencia del proceso. La estandarización también aporta transparencia a los sistemas de adquisición, lo que fortalece la gestión de proveedores y permite el éxito a largo plazo en las adquisiciones.

4. Mejorar la Gestión de Proveedores

Se necesitan relaciones efectivas con los proveedores para que las adquisiciones sean eficientes. Al monitorear el rendimiento de los proveedores, negociar contratos con cautela y contar con proveedores confiables, las empresas desarrollan estabilidad en la cadena de suministro. La gestión de proveedores no se trata únicamente de reducir costos, sino de fomentar relaciones sólidas con los proveedores que mejoran las operaciones de adquisición, la satisfacción del cliente y la eficiencia en las adquisiciones, incluso cuando surgen interrupciones en la cadena de suministro.

5. Utilizar el Análisis de Gastos

El análisis de gastos ofrece a los profesionales de adquisiciones información oportuna y útil sobre los datos de adquisición. Al examinar los procesos existentes, las empresas pueden identificar oportunidades de ahorro de costos, comparar el rendimiento de los proveedores y simplificar las operaciones. Con transparencia, los departamentos de adquisiciones pueden crear iniciativas de ahorro de costos y alinear la estrategia de adquisiciones con las tendencias del mercado, lo que lleva a ahorros considerables y un mejor rendimiento en las adquisiciones en toda la empresa.

6. Implementar Compras Justo a Tiempo (JIT)

Tener inventario innecesario retiene fondos y desperdicia recursos. Las compras JIT ahorran costos al recibir bienes y servicios cuando se necesitan. La eficiencia en las adquisiciones aumenta a medida que los niveles de inventario se mantienen mínimos, la estabilidad en la cadena de suministro mejora y la satisfacción del cliente aumenta. Las compras JIT también promueven adquisiciones ecológicas al eliminar la sobreproducción y sincronizar las actividades de adquisición con la demanda.

7. Simplificar los Flujos de Trabajo de Aprobación

Los procesos de aprobación lentos obstaculizan el rendimiento de las adquisiciones e irritan a los equipos. Las soluciones de adquisiciones digitales simplifican los procesos al minimizar las aprobaciones y los cuellos de botella. Las aprobaciones más rápidas se traducen en operaciones de adquisición ágiles, los ahorros de costos se mejoran y los equipos de adquisiciones invierten más tiempo en la búsqueda estratégica, la gestión de contratos y la gestión de riesgos, en lugar de perseguir firmas.

8. Hacer Cumplir el Cumplimiento de Contratos

Las adquisiciones exitosas dependen de una sólida gestión de contratos. Cuando las organizaciones de adquisiciones hacen cumplir los contratos de proveedores, evitan excesos presupuestarios, mejoran la confiabilidad de los proveedores y minimizan riesgos. El monitoreo del cumplimiento mantiene alta la eficiencia en las adquisiciones y mejora la gestión de proveedores. Las organizaciones que priorizan el cumplimiento de contratos establecen proveedores confiables, ahorran costos y preservan procesos de adquisición productivos para un crecimiento sostenido.

La eficiencia en la adquisición no se trata solo de "hacer las cosas más rápido". Se trata de demostrar que las actividades de adquisición generan valor. Y la única manera de demostrarlo es mediante la medición. Los equipos de adquisición que monitorean indicadores clave de rendimiento claros obtienen información útil, identifican ineficiencias temprano y mejoran la eficiencia de adquisición a largo plazo.

Algunos de los métricos más significativos en adquisiciones son:

• Ahorro de costos – Monitorear el ahorro de costos a través de adquisiciones estratégicas, compras al por mayor y programas de ahorro de costos indica si los equipos de adquisición realmente están minimizando los costos y mejorando la efectividad del gasto.
• Rendimiento del proveedor – Monitorear la entrega a tiempo, la calidad del producto y la capacidad de respuesta permite a los profesionales de adquisiciones determinar proveedores confiables y mejorar la gestión de proveedores. El bajo rendimiento de los proveedores indica amenazas que afectan la estabilidad de la cadena de suministro.
• Tiempos de ciclo – Rastrear cuánto tiempo lleva procesar órdenes de compra o facturas indica eficiencia operativa. Cuanto más cortos sean los tiempos de ciclo, más eficientes serán las funciones de adquisición que contribuyen a la satisfacción del cliente.
• Cumplimiento de contratos – Monitorear los niveles de cumplimiento con los contratos de proveedores indica la salud de la gobernanza y la gestión de riesgos. La aplicación de contratos también previene sobrecostos.
• Gasto bajo gestión – Esta medida indica qué porcentaje del gasto de la empresa está siendo gestionado activamente a través de sistemas de adquisición. Porcentajes más altos indican operaciones de adquisición efectivas, mayor visibilidad y mejor gestión de costos.

Cuando monitoreas regularmente estos KPIs de adquisiciones, obtienes más que números, obtienes información. Y esas ideas te permiten ajustar la estrategia de adquisición, simplificar las operaciones comerciales y alcanzar el éxito en adquisiciones en una economía global complicada.

El comercio minorista está entre los sectores donde la eficiencia en la adquisición marca la diferencia entre el éxito y el fracaso. Cada artículo en una estantería—ya sean frutas frescas en una tienda de comestibles o el nuevo smartphone en una tienda de electrónica—se sostiene gracias a procesos de adquisición eficientes. Sin procesos eficientes, proveedores confiables y relaciones sólidas con los proveedores, los minoristas se enfrentan al triste destino de faltantes de stock, clientes insatisfechos y pérdida de ingresos.

• Consideremos a Walmart como un ejemplo. El enfoque de adquisición de la empresa se centra en la compra a granel y sistemas electrónicos de adquisición para mejorar la eficiencia. A través de la centralización de los procesos de adquisición y el uso de tecnología, Walmart logra considerables ahorros de costos mientras asegura la estabilidad de la cadena de suministro en miles de ubicaciones.
• Zara es otro caso que depende de metodologías de adquisición justo a tiempo (JIT) para sincronizar la gestión de inventarios con las tendencias de moda que cambian rápidamente. Este plan de compra permite a Zara minimizar costos, evitar excesos y aumentar la satisfacción del cliente al tener los productos adecuados en stock en todo momento.

En la cadena de suministro minorista, los equipos de adquisición utilizan datos para monitorear el desempeño de los proveedores, reducir costos y mejorar los procesos. Los proveedores confiables y la adquisición inteligente ayudan a prevenir interrupciones. Más allá de ahorrar dinero, la adquisición eficiente asegura la continuidad del negocio, construye lealtad del cliente y apoya el crecimiento a largo plazo.

La adquisición ya no se trata solo de adquisición de bajo costo. Se trata de crecimiento empresarial, satisfacción del cliente y resiliencia. A medida que el mercado global se vuelve más complejo, los equipos de adquisiciones están redefiniendo su estrategia para equilibrar el ahorro de costos con la estabilidad a largo plazo. Estas son algunas de las tendencias que están moldeando el futuro de las adquisiciones:

Adquisiciones Digitales y Automatización

Los procesos de adquisiciones están cambiando hacia plataformas impulsadas por IA que minimizan la monotonía de tareas como el procesamiento de facturas y órdenes de compra. Imagine un sistema que destaca oportunidades de ahorro antes de que un humano siquiera lo note. Usando tecnología, las divisiones de adquisiciones pueden automatizar procesos, mejorar la efectividad de las adquisiciones y la planificación estratégica puede volverse más rápida y precisa.

Prácticas de Adquisición Sostenibles

La responsabilidad social corporativa ya no es algo opcional. Las empresas se están enfocando en la sostenibilidad, adquiriendo de proveedores con altos estándares sociales y ambientales. Por ejemplo, Unilever se ha comprometido a abrir adquisiciones responsables para mejorar las relaciones con los proveedores y avanzar en prácticas sostenibles.

Cadenas de Suministro Resilientes

Las recientes interrupciones en las cadenas de suministro nos han mostrado la importancia de la gestión de riesgos y los proveedores de respaldo. Los profesionales de adquisiciones de hoy están diversificando sus fuentes para mantener el negocio funcionando y las cadenas de suministro resilientes durante pandemias o tensiones geopolíticas.

Uso de Tecnología para Información

La información de adquisiciones se está convirtiendo en un tesoro. Las soluciones de análisis avanzadas permiten a los equipos de adquisiciones monitorear el rendimiento de los proveedores, comparar la efectividad de las adquisiciones y diseñar programas de ahorro de costos. Esto permite que las adquisiciones pasen de ser reactivas a proactivas.

Adquisiciones Centradas en el Cliente

El éxito de las adquisiciones hoy en día va de la mano con la satisfacción del cliente. Operaciones de adquisiciones efectivas significan estantes bien abastecidos, productos que llegan a tiempo y que el crecimiento empresarial no se detenga debido a procesos de adquisiciones ineficaces.

El futuro de las adquisiciones pertenecerá a aquellos profesionales que acepten la transformación digital, estén dispuestos a invertir en relaciones sólidas con los proveedores y aprovechen el abastecimiento estratégico para gestionar costos y crear fortalezas competitivas.

La adquisición eficiente se trata de mejorar la adquisición empresarial, la gestión de costos y las relaciones con los proveedores. Con actividades de adquisición respaldadas por plataformas digitales de adquisición, gestión transparente de contratos y operaciones optimizadas, las organizaciones están ahorrando costos y aumentando la resiliencia de la cadena de suministro.

Los especialistas en adquisiciones saben que la efectividad está inextricablemente ligada a la confiabilidad. Proveedores confiables, pronósticos correctos y una gestión efectiva de las relaciones con los proveedores aseguran que los productos y servicios se reciban a tiempo y al precio adecuado. Esto no solo minimiza riesgos. Aumenta la satisfacción del cliente y ayuda a la continuidad del negocio a largo plazo.

Con la intrincada economía global de hoy, el éxito en adquisiciones resulta de unir la adquisición estratégica, enfoques sostenibles de adquisición y perspectivas basadas en tecnología. Al mejorar la eficiencia, las empresas no solo reducen gastos. Logran ventajas competitivas, aseguran la resiliencia de la cadena de suministro y fomentan el crecimiento empresarial.

Los procesos de adquisición efectivos permiten a las empresas ser ágiles, gestionar bien los riesgos y mantener el rendimiento empresarial en movimiento.