¿Qué es el análisis de gastos? Una clave para una mejor adquisición

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En el mundo empresarial actual, las empresas de todas las industrias deben tomar decisiones basadas en hechos y no en ficción. El análisis de gastos es clave para gestionar las adquisiciones, optimizar el gasto y encontrar ahorros.

Ya sea que trabajes en adquisiciones, finanzas o gestionando unidades de negocio, este artículo te mostrará cómo el análisis de gastos puede ayudarte a mejorar tu estrategia de aprovisionamiento y obtener grandes ahorros en costos. Al final de esto, sabrás cómo los datos de gastos pueden ayudar a tu organización a optimizar su gasto, mejorar las relaciones con proveedores y predecir tendencias futuras de gasto.

¿Qué es el Análisis de Gastos?

En su forma más simple, el análisis de gastos es la revisión y evaluación de los datos financieros relacionados con las adquisiciones de una organización. Considera todo el dinero que una empresa gasta, en todos los proveedores, departamentos y unidades de negocio. El objetivo es examinar los hábitos de gasto, revelar desperdicios, facilitar ahorros de costos y permitir decisiones de aprovisionamiento más informadas.

Pero aquí es donde las cosas se vuelven interesantes:

El análisis de gastos no se trata simplemente de contar números o desglosar gastos en hojas de cálculo. Se trata de análisis de datos de gastos: un método que incluye recopilar todos los datos relacionados con las transacciones de adquisiciones, limpiarlos para garantizar la calidad de los datos, clasificarlos en grupos pertinentes y emplear herramientas o software de análisis de gastos para obtener conclusiones significativas. Este proceso organizado permite a los equipos de adquisiciones tener una comprensión visual de sus gastos de aprovisionamiento, revelando tendencias que de otro modo permanecerían ocultas en fuentes de datos dispersas.

Con la ayuda de análisis de gastos, las empresas pueden detectar proveedores duplicados, detectar discrepancias en términos de pago, evaluar el rendimiento de los proveedores basado en datos reales y clasificar las estrategias de aprovisionamiento según lo que realmente se está gastando—no según lo presupuestado. Es como proporcionar a tu proceso de aprovisionamiento una lente de alta definición. De repente, esas fugas evasivas en tu presupuesto ahora son visibles.

Y eso no es todo en los ahorros. Un programa de análisis de gastos bien diseñado permite aprovisionamiento estratégico, cumplimiento, eficiencia operativa y pronóstico de futuros gastos. Hecho correctamente, el análisis de gastos es la base para la transformación del aprovisionamiento, permitiendo a los equipos pasar de la reducción de costos a la creación de valor.

En esencia, el análisis de gastos es donde comienza el aprovisionamiento inteligente. Se trata de convertir los datos en una ventaja competitiva.

Importancia del Análisis de Gastos para el Equipo de Adquisiciones

¿Por qué es importante el análisis de gastos? Los principales beneficios del análisis de gastos van más allá de las matemáticas: permiten a los equipos de adquisiciones tomar decisiones inteligentes, maximizar los planes de aprovisionamiento y encontrar valor en las compras cotidianas.

Descubre Oportunidades de Ahorro en Costos

Quizás el mayor beneficio del análisis de gastos es que descubre oportunidades de ahorro en costos que previamente eran desconocidas. Al analizar los informes de gastos, los departamentos de adquisiciones pueden identificar desperdicios, compras duplicadas y gastos excesivos en productos y servicios. Esto brinda a las empresas la oportunidad de crear programas de ahorro en costos que generen ahorros a lo largo del tiempo. Por ejemplo, una empresa puede descubrir que está pagando demasiado por suministros de oficina o por viajes. Al analizar esas áreas, pueden negociar precios más bajos o cambiar a mejores proveedores.

Mejora la Gestión de Proveedores

El análisis de gastos con proveedores es una parte importante del proceso. Al observar cuánto se está gastando con cada proveedor, puedes gestionar mejor las relaciones y el rendimiento de tus proveedores. El análisis de gastos con proveedores te permite negociar mejores términos de pago, contratos de precios para mantener la competitividad mientras mejoras las relaciones con los proveedores preferidos. También te permite ver dónde los proveedores están teniendo un rendimiento inferior para poder actuar temprano y solucionar problemas antes de que se conviertan en problemas mayores.

Mejor Presupuesto y Pronóstico

Necesitas datos de gastos precisos para un buen presupuesto y pronóstico. Cuando los especialistas en adquisiciones realizan un análisis de gastos, pueden ver datos de gastos actuales e históricos que se pueden utilizar para pronosticar tendencias futuras de gastos. Esto te permite hacer un mejor uso de tus recursos y tomar decisiones estratégicas sobre futuras compras. Al observar los patrones de gastos anteriores, puedes prever costos continuos y desarrollar mejores pronósticos y, en última instancia, prevenir sorpresas financieras.

Aumenta la Visibilidad y el Control de los Gastos

La visibilidad de los gastos se refiere a cuánto puede ver una organización de todo su gasto. El análisis de gastos ayuda a las empresas a obtener más transparencia al agregar datos de múltiples fuentes. Con esto, los equipos de adquisiciones pueden ver los gastos por categoría y departamento para tener control sobre sus gastos de aprovisionamiento. Esta transparencia es clave para ver dónde el gasto se está excediendo y ajustarse antes de que se salga de control.

Fortalece la Gestión del Riesgo y el Cumplimiento

El análisis de gastos exitoso también desempeña un papel importante en el cumplimiento y la gestión del riesgo. Al analizar los datos de gasto, las empresas pueden ver si están siguiendo los procedimientos de aprovisionamiento y si existen riesgos con el rendimiento de los proveedores o los compromisos contractuales. Realizar análisis de gastos de manera regular garantiza que las organizaciones empresariales cumplan con las regulaciones externas y las políticas internas, reduciendo el riesgo de interrupciones en la cadena de suministro o sanciones.

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¿Cómo Realizar un Análisis de Gastos?

El análisis de gastos es un ejercicio estratégico que permite a los equipos de adquisiciones llegar al fondo de las cosas, ver más y ser más competitivos. El proceso de análisis de gastos se maximiza cuando se realiza metódicamente, con precisión y con las herramientas adecuadas. Ya sea que estés gestionando millones de dólares en datos de gasto o buscando optimizar a menor escala, seguir un enfoque estructurado garantiza la precisión, relevancia y resultados en los datos.

Aquí está el proceso paso a paso:

1. Identifica tus Objetivos

Es importante determinar tus metas antes de lanzarte al análisis de datos. ¿Por qué estás realizando este análisis de gastos? ¿Estás buscando ahorrar costos, medir el rendimiento de los proveedores o mejorar la visibilidad general del gasto en toda tu organización? Los objetivos bien definidos ayudan a los equipos de adquisiciones a mantenerse enfocados y garantizan que los resultados ayuden a impulsar objetivos empresariales más amplios.

Establecer intenciones específicas también prepara el terreno para las siguientes fases del análisis de gastos por categorías e identifica qué KPI o métricas serán más aplicables. En esencia, este paso alinea el proceso con el nivel de madurez de adquisición de tu empresa, su tolerancia al riesgo y sus prioridades de inteligencia empresarial.

2. Recopila Datos de Gastos

La efectividad de tu análisis es tan buena como la calidad de tus datos de gasto. Esta etapa consiste en consolidar todos los datos de gastos disponibles de fuentes internas y externas. Esto incluye sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), órdenes de compra, registros de pagos, tarjetas de adquisición y facturas de proveedores.

Pero no lo dejes ahí. Recopila datos de todos los departamentos y unidades de negocio para crear una imagen completa. Los datos fragmentados o aislados ofrecen solo una visibilidad limitada, lo que puede llevar a interpretaciones distorsionadas y a perder oportunidades de ahorro. Recopilar datos establece la base para análisis profundos y precisos en el futuro.

3. Limpia y Normaliza los Datos

La mayoría de las organizaciones fallan aquí. Los datos de gasto vienen en todas las formas y tamaños, con duplicados, errores y desajustes en los nombres. Por ejemplo, el mismo proveedor podría aparecer como \"ABC Ltd.\" en un archivo y como \"ABC Limited\" en otro. Si no se limpian, estas discrepancias distorsionarán los datos de análisis de gastos y darán respuestas incorrectas.

Es por eso que la limpieza de datos es importante. Esto significa normalizar nombres de proveedores, alinear campos, eliminar duplicados y completar datos. Datos limpios te dan la precisión necesaria para obtener inteligencia empresarial y conclusiones sólidas de software de análisis de gastos.

4. Clasifica el Gasto en Categorías

Una vez que tus datos de gasto están limpios, el siguiente paso es asignarlos a categorías sensatas. Esto se llama análisis de gasto por categorías y significa clasificar compras en categorías como servicios de TI, marketing, suministros de oficina, materiales de manufactura, viajes o MRO (Mantenimiento, Reparación y Operaciones).

Esta categorización permite a los equipos de adquisiciones profundizar y analizar patrones de gasto dentro de cada categoría. La visibilidad por niveles en categorías es uno de los mayores beneficios del análisis de gastos, ya que te ofrece información sobre qué categorías están consumiendo más presupuesto y dónde puedes ahorrar costos.

Una correcta categorización también habilita la colaboración interdepartamental y una mejor segmentación de proveedores.

5. Analiza los Datos

Ahora que tenemos datos organizados y categorizados, es hora de llegar al punto crucial del análisis de gastos: el análisis real. Aquí es donde determinamos tendencias, anomalías y oportunidades en tus gastos. ¿Existen compras duplicadas en distintos departamentos? ¿Algunos proveedores están cobrando de más en comparación con la competencia?

Las herramientas y software más avanzados para el análisis de gastos pueden hacer mucho de este trabajo por ti. Brindan visualizaciones granulares y análisis predictivos que ayudan a identificar ineficiencias, monitorear el comportamiento de los proveedores e incluso prever patrones futuros de gastos.

Usado correctamente, el análisis permite a los líderes de adquisiciones pasar de ser reactivos a proactivos. Por ejemplo, el análisis de gastos históricos puede mostrar estacionalidad en la demanda o costos inflados en categorías indirectas, como suministros de oficina.

6. Genera Informes y Paneles de Control

Después de realizar los cálculos, el siguiente paso es interpretar esos datos en información utilizable mediante informes y paneles de control. Aquí, la idea es desglosar conjuntos de datos intrincados y convertir las ideas en algo comprensible para las partes interesadas a todos los niveles.

Ya sea un CPO, un gerente de finanzas o un jefe de departamento, la claridad visual es algo necesario para las partes interesadas. La tecnología de análisis de gastos proporciona paneles de control en tiempo real que identifican visibilidad de gastos, rendimiento de proveedores, términos de pago y gastos totales de adquisiciones. Los paneles facilitan conversaciones basadas en datos, ya que todos no solo ven los números, sino también la historia subyacente.

Los paneles de