Los 15 principales errores en la adquisición y cómo evitarlos

Comprar para una empresa puede parecer fácil, es decir, hasta que se complica rápidamente. ¿Alguna vez has perdido una venta debido a un proveedor tardío? ¿O te diste cuenta demasiado tarde de que un contrato carecía de toda la información importante? Sucede más a menudo de lo que te gustaría admitir. Eres quien realiza el trabajo de compras o cadena de suministro, así que conoces la presión. Cada elección (de quién compras, cuándo haces el pedido, qué condiciones aceptas) puede impactar tu presupuesto, cronograma e incluso la reputación de tu negocio.

¿El lado positivo? Nueve de cada diez veces, la mayoría de los errores importantes en las compras son totalmente prevenibles. Simplemente necesitas detectarlos a tiempo. Esta guía desmitifica 15 errores típicos en las compras que los equipos cometen una y otra vez, como perseguir el precio más bajo o saltarse pasos cuando el tiempo es limitado. Más importante aún, te enseña cómo evitarlos. Nuevos o experimentados, estos consejos prácticos pueden ayudarte a ahorrar dinero, reducir el estrés y lograr mejores resultados cada vez que compres.

15 Errores Comunes en las Compras y Cómo Evitarlos

Las compras en 2025 no se tratan simplemente de ordenar, se trata de tomar decisiones informadas y estratégicas en cada etapa. Pero incluso con eso, se cometen errores. La buena noticia es que la mayoría de ellos son completamente prevenibles. Repasemos los errores más comunes y las formas en que puedes evitarlos.

1. Falta de Estrategia Clara de Compras

¿No sabes hacia dónde se dirige tu personal de compras? Eso es un problema. Sin un plan, el personal pasa de una compra a la siguiente, reaccionando en lugar de planificar. Genera confusión, superposiciones y oportunidades de ahorro perdidas.

Cómo evitarlo:

Comienza con una hoja de ruta. Sé claro sobre los objetivos, cómo se gestionarán los riesgos y cómo se verá el éxito a través de indicadores clave de rendimiento (KPI). Incluye los objetivos más amplios de la empresa para que las compras no trabajen en un vacío.

2. Mala Selección de Proveedores

¿Alguna vez seleccionaste un proveedor porque ofrecía el precio más bajo? Puede parecer una victoria, hasta que los pedidos llegan tarde, la calidad sufre o el soporte desaparece cuando más lo necesitas. El precio más bajo rara vez significa el mejor valor a largo plazo.

Cómo evitarlo:

Investiga un poco. Pregúntales cómo han tratado a clientes anteriores, lee reseñas e investiga su salud financiera. Haz una tabla de evaluación de proveedores para evaluarlos en igualdad de condiciones, no solo en costos, sino también en confianza y servicio.

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3. Ignorar el Costo Total de Propiedad (TCO)

Conseguiste un gran trato, en papel. ¿Pero qué hay de los extras ocultos? Cosas como mantenimiento, cargos de instalación, tarifas de capacitación o soporte regular pueden agotar silenciosamente tu presupuesto. De repente, ese "buen trato" ya no parece tan bueno.

Cómo evitarlo:

Piensa a largo plazo. Pregúntate: "¿Cuánto realmente nos va a costar esto a largo plazo?" Considera cada fase, como comprar, utilizar, reparar e incluso reemplazar. Cuando incluyes todo, tomarás decisiones más sabias y conscientes de los costos.

4. Falta de Gestión de Relaciones con Proveedores

¿Firmaste el contrato y luego ignoraste a tu proveedor? Eso matará el impulso rápidamente. ¿Solo llamas cuando algo va mal? No esperes un viaje tranquilo. Las buenas relaciones cuentan, y sí, incluso en las compras.

Cómo evitarlo:

Mantén las líneas abiertas. Programa charlas regulares, comparte pronósticos o comentarios, y sé transparente. Los proveedores son más que vendedores, son parte de tu equipo de cadena de suministro. Trátalos de esa manera, y ambos ganarán.

5. Gestión Inadecuada de Contratos

¿Alguna vez perdiste un contrato y descubriste que había expirado o tenía cláusulas que habías olvidado? Ese error puede costar más que dinero. Los términos pasados por alto, las penalizaciones o los problemas de cumplimiento se infiltran rápidamente.

Cómo evitarlo:

Usa un sistema central, preferiblemente digital. Establece recordatorios para revisiones, rastrea obligaciones y mantén las cosas organizadas. Los contratos no son "configúralo y olvídalo". Mantén el control para que nunca te tomen por sorpresa.

6. No Aprovechar la Tecnología o Herramientas de Compras

¿Todavía rastreas pedidos en hojas de cálculo y buscas entre correos electrónicos? Eso es como intentar conducir con los ojos vendados. Los errores se acumulan, las cosas se pierden y te ralentiza.

Cómo evitarlo:

Cambia a herramientas de compras modernas. Un software de calidad puede identificar pedidos duplicados, monitorear gastos y proporcionarte información en tiempo real. Y ahorra tiempo. Piensa en hacer un informe completo en dos clics en lugar de dos horas.

7. Procesos de Compras Inconsistentes Entre Departamentos

Si un grupo usa notas adhesivas y otro usa cadenas de aprobación de cinco pasos, es un caos. Todos haciendo lo suyo resulta en confusión, tiempo perdido y costos sorpresa.

Cómo evitarlo:

Ten un proceso simple y asegúrate de que todos lo sigan. Ya sea comprando bolígrafos o máquinas, un sistema uniforme de compras ayuda en la responsabilidad, el presupuesto y la toma de decisiones. Es más fácil en todos los sentidos.

8. Pasar por Alto el Cumplimiento y los Riesgos Regulatorios

"Oops, no sabíamos que eso no estaba permitido" no será suficiente si llegan los auditores o aterrizan las penalizaciones. Incluso los pequeños errores de cumplimiento pueden generar grandes dolores de cabeza.

Cómo evitarlo:

Haz del cumplimiento parte de tus hábitos diarios. Educa a tu personal, documenta cada paso, ten prácticas de gestión de riesgos y mantente al día con las leyes y regulaciones de la industria. No es miedo, es ser inteligente y seguro con cada compra.

9. Pronóstico de Demanda Inexacto

¿Alguna vez ordenaste demasiado y ahora está almacenado? ¿O te quedaste sin existencias justo cuando la demanda era más alta? Eso es un mal pronóstico, y cuesta tiempo y dinero.

Cómo evitarlo:

Comienza a confiar en los datos, no en la intuición. Revisa el historial de ventas, los patrones estacionales y los comentarios de tus equipos de ventas y producción. Cuando todos están en la misma página, tus pedidos alcanzan el punto óptimo: ni demasiado poco, ni demasiado.

10. Compras Reactivas vs. Proactivas

Cuando solo compras cuando un artículo se agota, estás jugando a ponerte al día. Y eso resulta en decisiones de último minuto, costos aumentados y presión innecesaria.

Cómo evitarlo:

Mantente por delante del juego. Usa advertencias de reorden, planifica tu cronograma de compras y examina el inventario regularmente. La planificación previa te brinda mejores precios, mayores alternativas y menos emergencias.

11. Ignorar la Sostenibilidad en las Compras

¿Crees que a los clientes no les importa cómo se hacen tus productos? Piensa otra vez. Hoy, la gente pregunta: "¿Esto se hizo de manera responsable?" Si tus proveedores toman atajos, tu marca sufre.

Cómo evitarlo:

Asóciate con vendedores que se preocupan por la sostenibilidad. Incluye preguntas de ESG en tu lista de verificación de proveedores. No se trata solo de ser "verde", se trata de proteger tu reputación y adelantarte a lo que los compradores esperan hoy y mañana.

12. Apresurar el Proceso de Compras

¿Con prisa por cerrar un trato? Es cuando ocurren errores. Tal vez se olvida una cláusula del contrato. Tal vez se ordena el artículo incorrecto. De cualquier manera, las decisiones rápidas pueden resultar en arrepentimientos lentos.

Cómo evitarlo:

Tómate tu tiempo. Incluso una breve demora para verificar puede evitar problemas a largo plazo. Incluye tiempo de margen para aprobaciones, revisiones y aclaraciones con proveedores. Recuerda, una compra sabia supera a una rápida cada vez.

13. Mala Conservación de Registros y Documentación

¿Alguna vez intentaste resolver un desacuerdo sin documentación? Es como discutir sin pruebas. Facturas perdidas, correos electrónicos poco claros y documentos desorganizados resultan en acusaciones y retrasos.

Cómo evitarlo:

Ten todos tus registros de compras en un solo lugar, en línea. Eso incluye contratos, órdenes de compra, correos electrónicos y recibos. Un sistema central mantiene todo ordenado, accesible y al alcance de la mano. No más "Creo que vi ese correo electrónico en algún lugar..."

14. No Rastrear Indicadores Clave de Rendimiento (KPI) en Compras

¿Cómo sabes si tu proceso de compras es efectivo? Si no mides nada, estás adivinando. Y adivinar no paga cuando el dinero es limitado.

Cómo evitarlo:

Define KPI claros como ahorros, tiempo de entrega o mejora en el rendimiento de los proveedores. Utiliza tableros simples o indicadores que revelen el progreso de un vistazo. Cuando monitoreas números, identificas áreas de problemas temprano y tomas decisiones más rápidas y mejores.

15. Falta de Capacitación para el Personal de Compras

Incluso el mejor sistema es un desperdicio si nadie sabe cómo operarlo. La mayoría de los problemas de compras se reducen a una cosa: alguien no recibió la capacitación adecuada.

Cómo evitarlo:

Invierte en tu personal. Crea sesiones de capacitación regulares, tutoriales y cursos de actualización. ¿Nuevas herramientas? Lleva al equipo a través de ellas. Cuando tu personal entiende lo que está haciendo, detecta errores temprano y negocia como profesionales.

Mejores Prácticas de Compras para 2025

Los líderes de compras ahora requieren pensar estratégicamente, usar herramientas más inteligentes y colaborar mano a mano con sus proveedores y partes interesadas internas. Entonces, ¿qué realmente funciona en 2025? Analicémoslo con rutinas prácticas del mundo real en las que los nuevos profesionales de compras necesitan concentrarse.

Adopta la Automatización para Eliminar Errores Humanos

¿Todavía atrapado haciendo todo con procesos manuales? Eso es una señal de alerta. Los procesos manuales tienen el potencial de errores humanos, plazos perdidos y errores costosos. La automatización elimina la ineficiencia de las funciones de compras al acelerar la aprobación de órdenes de compra, minimizar errores y mejorar el proceso general de compras. La automatización también genera transparencia y reduce compras innecesarias. Los departamentos de compras que automatizan están en una posición más fuerte para mirar el panorama general (como la reducción de costos y la mitigación de riesgos) en lugar de ahogarse en papeleo.

Haz de la Gestión de Relaciones con Proveedores una Prioridad

¿Alguna vez has tenido la experiencia de que un proveedor "desaparezca" justo en el momento en que más lo necesitabas? Eso suele ser un síntoma de malas relaciones con proveedores. Las relaciones sólidas con proveedores resultan en mejores precios, tiempos de entrega reducidos y mayor flexibilidad cuando las cosas salen mal. Muchos profesionales de compras que involucran a los proveedores como socios estratégicos (no simplemente vendedores) experimentan un mejor rendimiento de los proveedores y menos disrupciones en la cadena de suministro. Además, cumplir promesas y establecer confianza importa mucho para obtener mejores términos y apoyo estable.

Utiliza Análisis de Datos para Informar Decisiones

¿Cómo sabes realmente si estás obteniendo un precio justo? Ahí es donde entra el análisis de datos. Las plataformas de compras contemporáneas aprovechan datos en tiempo real para exponer patrones subyacentes en el rendimiento de los proveedores, aumentos de costos y contratos cargados de riesgos. Equipa a los líderes de compras con la información correcta, y pueden identificar oportunidades para reducir costos, prevenir compras innecesarias y tomar decisiones más rápidas e inteligentes. La adivinanza queda fuera; la acción clara basada en datos está dentro, con las compras conectadas a los objetivos empresariales.

Desarrolla Planes de Contingencia para Interrupciones en la Cadena de Suministro

Los errores ocurren. Los camiones se descomponen. Los puertos cierran. Los proveedores fallan. Sin un Plan B, el más pequeño contratiempo puede convertirse en consecuencias severas. Por eso los equipos de compras inteligentes gestionan activamente riesgos potenciales al tener planes de contingencia en su lugar. Estos planes suelen incluir proveedores alternativos, contratos de respaldo y protocolos de comunicación claros. Cuando ocurren interrupciones, no estás en pánico, estás ejecutando.

Involucra a las Partes Interesadas Internas Desde el Principio

¿Alguna vez ha llegado el departamento de finanzas en el último minuto y ha arruinado tu estrategia de compras? ¿O operaciones diciendo: "Esto no funcionará para nosotros"? Eso es lo que sucede cuando los profesionales de compras trabajan en silos. Incluir a las partes interesadas internas desde el principio ayuda a alinear las actividades de compras con los objetivos generales del negocio. Construye consenso, asegura el cumplimiento y ayuda a evitar rehacer costoso. Además, te sorprenderá cuántas veces alguien de otro departamento tiene ideas que hacen que tus objetivos de compras sean aún más sólidos.

Realiza Evaluaciones Regulares de Proveedores

¿Cuándo fue la última vez que nos aseguramos de que ese proveedor realmente estuviera bien? Si no tienes idea, eso es un problema. El análisis puntual de proveedores te informa sobre quién está superando expectativas y quién no. Medir con métricas clave de rendimiento (KPI) como tiempos de entrega, calidad y capacidad de respuesta ayuda a detectar defectos temprano y mejora a los proveedores en lo que hacen. También te ayuda a determinar cuándo es apropiado introducir un nuevo proveedor o negociar términos.

Prestar atención aquí puede prevenir daños reputacionales y mejorar los resultados de compras a largo plazo.

Conclusión

¿Alguna vez pensaste: "Es solo un pequeño error común. Lo arreglaremos más tarde"? En las compras, esos "pequeños" errores pueden convertirse silenciosamente en entregas tardías, excesos de presupuesto o clientes insatisfechos. Tal vez sea elegir un proveedor demasiado rápido o olvidar verificar un contrato. Sea cual sea el caso, esas elecciones permanecen más tiempo de lo que te gustaría. La buena noticia es que son evitables. Si inviertes tiempo en capacitar a tu personal, establecer procedimientos claros y realmente hablar con tus proveedores, estás por delante del juego.

Y no dejes fuera la tecnología. ¿Por qué seguir persiguiendo rastros en papel cuando la tecnología puede hacerlo por ti al instante? Si estás comprando sillas de oficina o navegando por una cadena de suministro internacional, es sabio reducir la velocidad y hacerlo bien. Las compras no tienen que ser complicadas. Simplemente necesitan ser inteligentes. Así que tómate un momento: ¿estamos comprando con intención o simplemente empujando papeles? Mejorar incrementalmente hoy puede suavizar todo tu proceso mañana.