¿Qué es la compra indirecta? Ventajas y mejores estrategias

El gasto indirecto abarca los bienes y servicios que mantienen una empresa en funcionamiento, como suministros de oficina, soluciones de TI, servicios de instalaciones y servicios subcontratados, por ejemplo. Mientras que el gasto directo impulsa la producción, las compras indirectas financian las operaciones internas. Y frecuentemente representan la mayoría de los gastos de adquisición y son más difíciles de gestionar.

La adquisición indirecta no gestionada significa gasto invisible, gasto innecesario y relaciones más débiles con los proveedores. Los equipos de compras dedicados que tienen una estrategia definida de adquisición indirecta pueden convertir este punto ciego en ahorros de costos, productividad operativa y una gestión de la cadena de suministro más resiliente.

Este artículo explica qué es la adquisición indirecta, por qué es importante y cómo los profesionales de compras pueden simplificar los procesos, gestionar mejor las colaboraciones con proveedores y reducir riesgos. Al final, sabrás cómo controlar la adquisición indirecta y utilizarla como una herramienta para la reducción de costos medibles, no como una carga administrativa.

La compra indirecta se refiere a todas las adquisiciones que mantienen un negocio en funcionamiento pero que nunca aparecen en el producto final. Material de oficina, servicios de TI, licencias de software, gestión de instalaciones, viajes, agencias de marketing y servicios profesionales. Estos pueden parecer pequeños por sí solos, pero se acumulan rápidamente y sin control pueden generar un gran gasto en compras indirectas.

Dado que estas compras están distribuidas entre departamentos y gestionadas por diferentes partes interesadas, son más difíciles de monitorear y controlar que el gasto en compras directas. La falta de visibilidad del gasto, contratos duplicados y gastos descontrolados se infiltran y las compras indirectas se convierten en un desafío para los equipos de compras.

La adquisición directa implica la compra de materiales, componentes y bienes que forman parte directamente del producto final de una empresa. Afecta la producción, la calidad del producto y los ingresos, por lo que depende de relaciones sólidas con los proveedores, estrictos estándares de calidad y una entrega confiable.

La adquisición indirecta abarca los bienes y servicios que una empresa necesita para operar pero que no forman parte del producto final. Ejemplos incluyen software, suministros de oficina, servicios de marketing y mantenimiento. Se centra en el control de costos, la eficiencia y la gestión de una base de proveedores más amplia.

Diferencias clave:

• Directa: enfocada en la producción, mayor riesgo, proveedores estratégicos
• Indirecta: enfocada en operaciones, impulsada por costos, proveedores diversos

El gasto indirecto abarca una amplia gama de operaciones comerciales y de adquisiciones, y cada categoría tiene sus propios problemas de gestión de costos. Entender a dónde va el dinero es el paso inicial para gestionar los costos de adquisiciones indirectas y las oportunidades de ahorro.

Gestión de Instalaciones

Esto incluye todo lo que mantiene las instalaciones físicas de una empresa: mantenimiento de edificios, contratos de limpieza, servicios públicos, servicios de seguridad y eliminación de residuos. Un rendimiento deficiente de los proveedores o contratos fragmentados pueden generar mayores costos, problemas regulatorios e incluso riesgos de seguridad. Los equipos de adquisiciones que gestionan bien a estos proveedores pueden obtener mejores tarifas, niveles de servicio estandarizados y eliminar costos innecesarios.

TI y Telecomunicaciones

Suscripciones en la nube, adquisiciones de hardware, servicios de telecomunicaciones y licencias de software suelen estar entre los mayores costos indirectos. En ausencia de un proceso formal de adquisiciones indirectas, las organizaciones terminan con herramientas duplicadas, licencias no utilizadas y renovaciones automáticas que incrementan los costos. Consolidar estos contratos, monitorear el uso y agrupar proveedores tiene el potencial de generar importantes ahorros en costos de adquisiciones.

Servicios de RRHH y Reclutamiento

Los servicios profesionales, las agencias de reclutamiento, la capacitación de empleados y los programas de beneficios también forman parte de las adquisiciones indirectas. Todas estas funciones de adquisiciones indirectas son necesarias pero pueden tener costos ocultos a menos que se comparen periódicamente o se gestionen a través de contratos específicos. Una gestión efectiva de las relaciones con proveedores garantiza calidad mientras minimiza los costos de adquisiciones indirectas.

Viajes y Logística

Los servicios de viajes, reservas de hoteles, alquiler de automóviles y transporte de carga pueden representar una gran parte del gasto indirecto. Las reservas descentralizadas significan tarifas inconsistentes y oportunidades perdidas de descuentos por volumen. Con la consolidación de proveedores de viajes, el cumplimiento interno y sistemas de reservas centralizados, los equipos de adquisiciones pueden simplificar, obtener mayor visibilidad del gasto y eliminar desperdicios.

La gestión de compras indirectas no se trata únicamente de realizar pedidos, sino de crear un sistema que controle los costos mientras facilita las operaciones comerciales todos los días.

Cada fase influye en el ahorro de costos, el rendimiento de los proveedores y la eficiencia de las compras en su conjunto.

Identificación de necesidades

Comienza con transparencia. Los departamentos de compras necesitan saber lo que los clientes internos realmente requieren, en lugar de simplemente lo que solicitan. Los requisitos ambiguos tienden a generar gastos innecesarios, exceso de inventario o gastos no autorizados. Los procesos óptimos de compras indirectas incluyen analizar la demanda, confirmar prioridades y coordinar las compras con estrategias de adquisición más amplias y objetivos presupuestarios.

Búsqueda de proveedores

Una vez identificadas las necesidades, el siguiente paso es encontrar proveedores confiables. Las compras directas tienen un número limitado de proveedores, mientras que las compras indirectas tienen muchos más, como suministros de oficina, servicios de TI, gestión de instalaciones, entre otros. Encontrar ahorros de costos a menudo implicará consolidar proveedores, usar organizaciones de compras grupales y realizar adquisiciones basadas en datos para gestionar los costos de compras indirectas sin comprometer la calidad.

Negociación de contratos

Los acuerdos de compras indirectas con demasiada frecuencia no tienen la rigurosidad de los contratos de compras directas. Eso es un error. Sin términos sólidos, las empresas están expuestas a tarifas sorpresa, renovaciones automáticas y niveles de servicio ambiguos. Los acuerdos bien redactados establecen precios, requisitos de rendimiento y términos de cumplimiento que ahorran costos innecesarios y reducen el riesgo de adquisición.

Orden de compra y facturación

Y luego está el lado administrativo. Los flujos de trabajo de aprobación automatizados, los procesos de compra estandarizados y la facturación centralizada minimizan los errores manuales, aceleran los pagos y aumentan la visibilidad del gasto. Los procesos eficientes permiten a los profesionales de compras rastrear con precisión los costos de compras indirectas, implementar cumplimiento comercial y prevenir gastos no autorizados, pasos clave para una eficiencia operativa a largo plazo.

La adquisición indirecta involucra múltiples departamentos ya que abarca bienes y servicios no directamente relacionados con la producción. Los principales interesados incluyen:

• Equipo de Compras/Adquisiciones – gestiona la selección de proveedores, contratos y órdenes de compra.
• Departamento de Finanzas – supervisa presupuestos, aprobaciones y control de costos.
• Jefes de Departamento/Usuarios Finales – identifican necesidades de suministros de oficina, software, marketing o mantenimiento.
• Proveedores y Prestadores de Servicios – entregan bienes/servicios de manera eficiente cumpliendo con estándares de calidad.
• Equipos de Legal/Conformidad – aseguran que los contratos y compras cumplan con las políticas regulatorias y de la empresa.
• Equipos de TI y Operaciones – apoyan herramientas digitales, sistemas y requisitos operativos.

Involucrar a estos interesados asegura una adquisición indirecta eficiente, rentable y conforme.

Cuando la compra indirecta está organizada y gestionada activamente, se convierte menos en un centro de costos y más en un impulsor de eficiencia y creador de valor a largo plazo.

Control de Costos y Eficiencia Operativa

Los controles estrictos permiten a los equipos de compras minimizar el gasto en compras indirectas, eliminar gastos descontrolados y evitar pedidos duplicados. Procesos eficientes como compras centralizadas y aprobaciones automatizadas mejoran la efectividad operativa y permiten que los recursos administrativos se utilicen en procesos de compras de mayor valor.

Mayor Visibilidad y Transparencia en el Gasto

La falta de visibilidad del gasto es uno de los mayores problemas en la gestión de gastos indirectos. Tener datos centralizados y reportes estandarizados proporciona a los líderes de compras una verdadera visibilidad de dónde se está gastando el dinero, qué categorías están en números rojos y qué proveedores requieren atención. Este nivel de conocimiento simplifica la identificación de oportunidades de ahorro de costos y el refuerzo de iniciativas de gestión de costos.

Relaciones Estratégicas con Proveedores

El éxito en las compras indirectas no se trata solo de reducir costos, sino de fomentar relaciones seguras con proveedores confiables. Trabajar continuamente de manera cercana resulta en niveles mejorados de calidad de servicio, un mejor desempeño general de los proveedores y términos de acuerdo más beneficiosos que se adapten a ambas partes.

Apoyo a la Sostenibilidad y Metas Corporativas

Un enfoque bien diseñado para las compras indirectas también puede impulsar objetivos empresariales más amplios. Al combinar entregas, elegir materiales de oficina ecológicos o vincularse con proveedores que cumplen con estándares verdes, las empresas pueden minimizar residuos, mejorar la supervisión de la cadena de suministro y alinearse con los esfuerzos de ESG, todo mientras controlan mejor los costos.

La gestión de compras indirectas parece fácil en teoría, pero en realidad está asociada con una serie de desafíos subyacentes que pueden inflar el presupuesto y socavar el rendimiento operativo si no se abordan.

Falta de Visibilidad en el Gasto

Cuando las compras se realizan de manera aislada, la visibilidad del gasto se pierde para los equipos de compras y no se sabe realmente a dónde va el dinero. Esta pobre visibilidad del gasto oculta compras duplicadas, licencias de software no utilizadas y gastos innecesarios que pueden reducirse con información mejorada. Sin capacidad de seguimiento, se vuelve casi imposible identificar oportunidades para ahorrar costos o gestionar los costos de compras indirectas.

Base de Proveedores Fragmentada

Tener demasiados proveedores indirectos dispersa el gasto, aumenta el esfuerzo administrativo y hace que la administración de contratos sea más compleja. También disminuye el poder de negociación por volumen y dificulta seguir el rendimiento de los proveedores. La consolidación de proveedores es el principio para lograr eficiencia en las compras y reducir los costos de compras indirectas.

Desalineación de los Interesados

Los departamentos tienden a realizar compras por su cuenta, fuera de los procedimientos de compras aprobados. Este gasto no autorizado causa precios desiguales, contratos descontrolados y más gastos en general. El personal de compras necesita el apoyo de los interesados internos para imponer políticas y optimizar las operaciones.

Cumplimiento y Aplicación de Políticas

Sin procedimientos estandarizados, la mejor estrategia de compras indirectas no funcionará. Sin reglas claras, hay gastos descontrolados, aprobaciones perdidas y exposiciones en las compras. Tener políticas estrictas, emplear tecnología de automatización y definir responsabilidades ayuda a mantener el control de las actividades de compras indirectas.

Ejecutar con éxito la adquisición indirecta requiere más que reducir costos: necesita un enfoque metódico centrado en el control y la eficiencia junto con la colaboración con los proveedores. Las siguientes son estrategias que los líderes de adquisiciones emplean para gestionar eficazmente el gasto indirecto y ofrecer resultados cuantificables.

Gobernanza Centralizada de Adquisiciones

Un enfoque centralizado te brinda un único punto de control sobre todas las adquisiciones indirectas. Reduce el gasto descontrolado, establece políticas consistentes por departamento y da a los equipos de adquisiciones visibilidad del gasto total. Con procesos estandarizados puedes negociar mejores contratos, reducir los costos de adquisiciones indirectas y monitorear el cumplimiento sin intervención manual.

Gestión por Categorías

Segmentar el gasto indirecto en categorías como servicios de TI, suministros de oficina, gestión de instalaciones, servicios profesionales permite a los equipos de adquisiciones aplicar estrategias de reducción de costos a estas. Los datos a nivel de categoría te permiten identificar oportunidades de ahorro, consolidación de proveedores y alinear las compras con los requisitos del negocio.

Sourcing Estratégico

El sourcing estratégico no es solo para adquisiciones directas. Sirve a las organizaciones en adquisiciones indirectas para comparar varios proveedores, negociar términos competitivos y obtener mejores condiciones en adquisiciones indirectas. Este enfoque crea valor a largo plazo y relaciones mejoradas con los proveedores en lugar de perseguir únicamente el precio más bajo.

Análisis de Gasto y Decisiones Basadas en Datos

El análisis de gasto es la base de las adquisiciones indirectas. No se trata solo de revisar facturas, sino de quién compra, qué compra y de quién. Segmentar los datos por categoría, región y departamento permite a los equipos de adquisiciones identificar patrones que revelan ahorros ocultos.

Por ejemplo, pueden descubrir que diferentes departamentos compran licencias de software duplicadas individualmente y no aprovechan los descuentos por volumen. Las decisiones basadas en datos también ayudan a pronosticar la demanda futura, controlar los niveles de gestión de inventarios y evitar gastos excesivos en compras indirectas de baja prioridad.

Gestión de Relaciones con Proveedores (SRM)

Una buena SRM convierte las transacciones con proveedores en alianzas estratégicas. Al compartir pronósticos, objetivos de calidad y planes a largo plazo entre los equipos de adquisiciones y sus proveedores, estos tienen más probabilidades de enfocarse en la confiabilidad del servicio y precios competitivos. Esta colaboración puede ofrecer iniciativas de reducción de costos, resolución más rápida de problemas y mejores términos contractuales. También fortalece la resiliencia de la cadena de suministro, muy importante cuando las cosas salen mal, ya que los buenos proveedores compartirán recursos limitados con socios confiables.

Gestión de la Demanda y Cumplimiento Interno

Las solicitudes internas no gestionadas son la principal causa de costos innecesarios en adquisiciones indirectas. La gestión de la demanda consiste en establecer estándares firmes sobre lo que se necesita, agregar pedidos y tener procesos de aprobación estandarizados para detener compras impulsivas. Educar a las partes interesadas internas para seguir los procesos de adquisiciones significa que las decisiones de compra están alineadas con los contratos, reduciendo el gasto descontrolado y la carga administrativa.

Uso de Herramientas de eProcurement y Automatización

La tecnología de adquisiciones actual cubre todo el proceso (desde el sourcing hasta el pago) y brinda a los equipos de adquisiciones más control sobre el gasto indirecto. El software de eProcurement consolida los catálogos de proveedores, aplica precios contractuales y alerta sobre compras no aprobadas. Los flujos de aprobación automatizados compran rápido sin sacrificar el cumplimiento y la facturación electrónica elimina errores y da visibilidad al flujo de caja. En general, estas herramientas hacen que las adquisiciones sean más rápidas, precisas y menos propensas a errores.

La compra indirecta puede estar detrás de escena, pero está en todas partes del negocio. Un control débil significa costos desperdiciados, relaciones dispersas con proveedores y pérdida de ahorros en costos. Una buena gestión ayuda a los equipos de compras a reducir el gasto en compras indirectas, agilizar procesos y prevenir gastos descontrolados que bloquean el flujo de caja.

Una estrategia sólida de compras indirectas no se trata de recortar presupuestos de suministros de oficina o renegociar contratos telefónicos. Se trata de diseñar una operación que mejore la efectividad de las compras, el rendimiento de los proveedores y permita objetivos empresariales más estratégicos como sostenibilidad, resiliencia empresarial y gestión de riesgos. Si se hace correctamente, la ventaja competitiva está garantizada.

Las empresas que tratan las compras indirectas con la misma importancia estratégica que las compras directas obtienen resultados tangibles: visibilidad del gasto, cumplimiento y ahorros a lo largo del tiempo. En pocas palabras, lo que funciona en las compras directas no funciona en las compras indirectas; se trata menos de soluciones rápidas y más de construir procesos que mantengan en movimiento a toda la organización de compras.

1. ¿Qué es la adquisición indirecta?

La adquisición indirecta incluye todas las compras que hacen que un negocio funcione pero que no forman parte del producto que se vende a los clientes. Equipos de oficina, gestión de instalaciones, servicios subcontratados, agencias de marketing, viajes y licencias de software son ejemplos de adquisición indirecta. Las actividades de adquisición indirecta permiten la operación diaria del negocio pero tienden a aumentar rápidamente los costos si no se gestionan bien.

2. ¿Cómo afecta la adquisición indirecta a las operaciones comerciales?

Una adquisición indirecta eficiente ahorra costos evitables, optimiza contratos y mantiene relaciones estables con los proveedores. Un control ineficiente, sin embargo, puede resultar en gastos descontrolados, interrupciones en la cadena de suministro y una menor efectividad operativa.

3. ¿Cómo optimizar la adquisición indirecta?

Optimizar la gestión del gasto indirecto requiere métodos de adquisición organizados. Esto implica realizar un análisis intensivo del gasto, aplicar la gestión por categorías para consolidar compras, adoptar soluciones de automatización para aprobaciones y facturación, y establecer relaciones sólidas con los proveedores para obtener mejores términos y consistencia en el servicio.

4. ¿Qué herramientas se utilizan para la adquisición indirecta?

Generalmente dependen de sistemas de eProcurement para compras centralizadas, aplicaciones de gestión de contratos para evitar renovaciones perdidas, gestión de gastos para visibilidad y paneles de rendimiento de proveedores para rastrear la precisión de entregas, reducción de costos y cumplimiento. Estas tecnologías automatizan los procesos y hacen efectiva la adquisición indirecta.