¿Qué es eSourcing? Estrategias, Beneficios y Mejores Prácticas

Para muchas organizaciones, el proceso de adquisición es una de las funciones más importantes para el éxito a largo plazo. Elegir a los proveedores adecuados, negociar contratos justos, gestionar riesgos y realizar un seguimiento del rendimiento de los proveedores puede determinar la rentabilidad. Pero usar métodos anticuados y herramientas de aprovisionamiento tradicionales lleva a ineficiencias, oportunidades perdidas y un incremento en los costos operativos.

Ahí es donde entra en juego el abastecimiento electrónico (eSourcing). Este enfoque digital del aprovisionamiento está cambiando la manera en que los profesionales de adquisiciones encuentran, se relacionan y colaboran con proveedores actuales y potenciales. En esta guía, desglosaremos qué es el eSourcing, qué buscar en una herramienta de eSourcing, los beneficios como ahorros de costos y las mejores prácticas probadas para ayudarte a escalar el aprovisionamiento de manera más estratégica y eficiente. Ya seas un comprador especializado en adquisiciones gestionando múltiples proyectos o un empresario que busca automatizar por primera vez, hay algo aquí para ayudarte a perfeccionar tus habilidades de aprovisionamiento.

¿Qué es el eSourcing?

El eSourcing se refiere al uso de software en línea y herramientas digitales para llevar a cabo actividades de aprovisionamiento y adquisición, especialmente al evaluar a potenciales proveedores y gestionar procesos de licitación competitiva. A diferencia del aprovisionamiento tradicional, que depende de correos electrónicos, hojas de cálculo y seguimiento manual, el sourcing electrónico permite a las organizaciones automatizar todo, desde solicitudes de cotización (RFQs) hasta la gestión del ciclo de vida.

A través de herramientas de eSourcing, las empresas pueden gestionar más efectivamente a los proveedores, analizar propuestas, comparar precios y colaborar con los vendedores en tiempo real. Esta tecnología reduce considerablemente el esfuerzo manual significativo asociado comúnmente con el aprovisionamiento y permite a los equipos de adquisiciones gestionar múltiples proyectos simultáneamente con mayor visibilidad y control.

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Componentes clave del eSourcing

Para comprender el eSourcing en la práctica, es importante desglosar sus componentes principales:

• Identificación de proveedores: Identificar tanto a proveedores actuales como potenciales que cumplan con tus criterios de aprovisionamiento.
• Propuestas de proveedores: Invitar a los proveedores a enviar ofertas, cotizaciones o propuestas a través de una plataforma centralizada de eSourcing.
• Evaluación de ofertas: Revisar y calificar las propuestas de los proveedores usando criterios predefinidos.
• Gestión de contratos: Integrar el ciclo de vida del contrato en el flujo de aprovisionamiento para optimizar las actividades posteriores a la selección.
• Monitoreo del desempeño de los proveedores: Usar datos y comentarios para evaluar el rendimiento de los proveedores y optimizar futuros eventos de aprovisionamiento.

Cada uno de estos elementos es crucial para crear un proceso de eSourcing fluido y estratégico que respalde los objetivos empresariales y mitigue los riesgos.

¿Cómo funciona el eSourcing?

El proceso de eSourcing está diseñado para agilizar y mejorar el aprovisionamiento tradicional mediante el uso de herramientas digitales, ofreciendo tanto estructura como flexibilidad para adaptarse a una variedad de necesidades de adquisición. Ya sea que seas un fabricante buscando un proveedor confiable de materias primas o un minorista que abastece productos de temporada, el eSourcing simplifica tareas complejas que, de otro modo, requerirían un esfuerzo manual significativo. Aquí te ofrecemos una mirada más profunda a cómo se desarrolla este proceso:

1. Definir necesidades de aprovisionamiento y recopilar requisitos

Comienza identificando y alineando las necesidades de aprovisionamiento de la organización. El equipo de adquisiciones colabora con diversos departamentos para recopilar requisitos internos, especificaciones técnicas, cronogramas esperados de entrega y expectativas de cantidades. A partir de ahí, se inicia la creación de requisiciones de compra, sentando las bases para una iniciativa de aprovisionamiento estratégico.

Esta fase es esencial para garantizar que todos los requisitos de la organización sean abordados desde el principio, lo que ayuda a reducir el desvío del proyecto, evitar el retrabajo y garantizar la idoneidad del proveedor desde el principio.

2. Identificación e invitación de proveedores

Una vez que los objetivos de aprovisionamiento están claros, los especialistas en adquisiciones utilizan software de aprovisionamiento electrónico para identificar proveedores. Estos pueden incluir tanto a proveedores potenciales como actuales, dependiendo del alcance del proyecto.

Las plataformas digitales suelen incluir bases de datos de proveedores o funciones de integración que ayudan en la identificación de proveedores, promoviendo la participación de proveedores potenciales en los próximos eventos de aprovisionamiento. A partir de allí, se envían invitaciones formales utilizando documentos de aprovisionamiento como Solicitudes de Cotización (RFQ), Solicitudes de Propuesta (RFP) o Solicitudes de Información (RFI), todas enviadas electrónicamente a través de la plataforma de eSourcing.

3. Licitación digital por parte de los proveedores

Tras recibir los documentos de aprovisionamiento, los proveedores licitan a través del software en línea con fecha límite establecida para responder. Utilizando la plataforma, suben detalles de precios, ofertas de servicios, plazos de entrega y cualquier documentación de soporte.

Funciones como las capacidades de subastas inversas y la automatización de herramientas tradicionales de aprovisionamiento permiten licitaciones en tiempo real, promoviendo precios competitivos y fomentando un ambiente de negociación eficiente. Esta transparencia ayuda a los compradores a entender mejor las condiciones del mercado y a asegurar el mayor valor por cada compra.

4. Evaluación de propuestas de proveedores

Una vez recibidas todas las ofertas, comienza el proceso de evaluación...