Una guía completa sobre presupuestación basada en cero en compras

La presupuestación basada en cero en la adquisición no es solo una nueva herramienta. Es un cambio en la forma en que las organizaciones piensan sobre cada dólar gastado. Cada costo comienza desde cero y cada gasto debe ganarse su lugar.

Esta guía explora la metodología de presupuestación basada en cero, desglosando el proceso paso a paso y mostrando cómo se cruza con la presupuestación de adquisiciones, la gestión del gasto en adquisiciones y la gestión estratégica de adquisiciones. Discutiremos los beneficios de la presupuestación basada en cero, desde el control de costos de adquisiciones y la gestión de costos de proveedores hasta la eficiencia operativa y la responsabilidad fiscal.

Al final, se dará cuenta de cómo la gestión financiera eficiente de adquisiciones y la transparencia de costos en adquisiciones pueden convertir los presupuestos en una de las herramientas estratégicas más valiosas para la expansión empresarial.

La presupuestación basada en cero en compras es un método de presupuestación en el que cada gasto debe justificarse para cada nuevo período y el presupuesto comienza desde una base de cero. En lugar de un presupuesto tradicional, que generalmente modifica presupuestos anteriores en un cierto porcentaje, la presupuestación basada en cero se centra en revisar cada gasto para determinar si realmente es necesario y si tendrá un efecto positivo.

Para los equipos de compras, este enfoque resulta en transparencia financiera a través de procesos como la gestión de gastos de compras, la gestión de categorías de compras y la gestión de costos de proveedores. No importa qué tipo de compra sea — gestión de gastos directos o gestión de gastos indirectos — se evalúa minuciosamente.

Esto resulta en una función de compras más eficiente y ajustada que está alineada con los objetivos estratégicos de gasto, mantiene la responsabilidad financiera y reduce los gastos descontrolados. Además, la presupuestación basada en cero puede combinarse con análisis de compras para facilitar decisiones basadas en datos en estrategias de negociación con proveedores e iniciativas de transformación digital en compras.

El presupuesto basado en cero depende de una revisión detallada de las actividades de adquisición y los gastos comenzando desde el nivel más bajo. Los equipos de adquisición no simplemente reciclan las asignaciones presupuestarias del año pasado, sino que crean presupuestos a partir de necesidades reales, proyectos que se han planificado y prioridades estratégicas.

El proceso comienza con el establecimiento de los objetivos de la empresa, la clasificación de los gastos y la revisión de los costos pasados. Después de eso, los equipos proporcionan una justificación para cada gasto en función del valor y los resultados esperados. La gestión financiera de adquisiciones está en el núcleo del negocio, ya que cada partida —ya sea gestión de costos de proveedores o gestión de gastos menores— recibe la atención más cercana para determinar si es necesaria o ​‍​‌‍​‍‌​‍​‌‍​‍‌no.

Incorporando presupuestación multifuncional, el ZBB requiere colaboración entre los equipos de alineación de finanzas y adquisiciones. Al enfatizar la adquisición basada en el costo total de propiedad y la adquisición basada en el valor, las empresas pueden controlar costos sin comprometer la calidad o las relaciones con los proveedores.

Al comparar la presupuestación tradicional de adquisiciones con la presupuestación basada en cero, la mayor diferencia es simple: la presupuestación tradicional realiza pequeños ajustes a los presupuestos anteriores, mientras que la presupuestación basada en cero comienza completamente desde cero. La presupuestación tradicional es cómoda y fácil de usar; sin embargo, puede perpetuar ineficiencias, no reconocer el gasto marginal, y limitar las oportunidades de control de costos en adquisiciones. Por otro lado, la presupuestación basada en cero requiere que cada gasto sea justificado, lo que resulta en transparencia, mayor control y mejor coordinación de los equipos de adquisiciones y finanzas a nivel estratégico.

Fortalezas de la Presupuestación Tradicional de Adquisiciones

Es simple de ejecutar, familiar para los equipos financieros y respalda la planificación incremental. Los datos históricos guían las decisiones, lo que hace que la previsión sea sencilla. También es efectiva para entornos de gastos estables, ya que permite una supervisión moderada de la gestión de gastos en adquisiciones, la gestión de gastos directos y las relaciones con los proveedores, pero puede no impulsar una reducción agresiva de costos o eficiencia operativa.

Fortalezas de la Presupuestación Basada en Cero

La presupuestación basada en cero examina cada gasto desde una línea base cero. Cada partida debe ser justificada, lo que permite la reducción de costos en adquisiciones, la gestión del gasto marginal y la mejora en la gestión de costos de proveedores. Apoya la gobernanza en adquisiciones, el cumplimiento y la transformación digital en adquisiciones, mientras fomenta la responsabilidad fiscal y la gestión estratégica de adquisiciones.

Utilizar el presupuesto basado en cero para la adquisición tiene beneficios definitivos. No solo es una medida de reducción de costos, sino también una forma que puede ayudar a los departamentos a justificar cada gasto, tener mejores relaciones con los proveedores, optimizar sus procesos y asegurarse de que sus gastos correspondan a los objetivos estratégicos de la empresa. Aquí hay una revisión detallada de las principales ventajas.

Mayor Responsabilidad Fiscal

El presupuesto basado en cero exige que cada gasto de adquisición sea justificado. Con ello, la coordinación entre finanzas y adquisiciones mejora, la disciplina financiera de la empresa se fortalece y el control sobre los gastos no aprobados se vuelve más manejable. El procedimiento de asignación presupuestaria junto con la supervisión de adquisiciones sirven como garantía de que la decisión de gasto estará alineada con las prioridades estratégicas de la organización mientras permite el costo total de propiedad en adquisiciones.

Mejor Control de Costos en Adquisiciones

Con la ayuda de la reducción de costos en adquisiciones, las estrategias de ahorro en adquisiciones y la gestión de costos de proveedores, el presupuesto basado en cero permite a los equipos revisar cada partida. Les da un nivel de gestión financiera al mostrar las áreas donde se están produciendo gastos innecesarios y apoyar el proceso presupuestario. Además, les permite mantener un equilibrio entre eficiencia y calidad mientras tienen un presupuesto disciplinado para adquisiciones.

Gestión Estratégica de Relaciones con Proveedores

El presupuesto basado en cero es una de las formas en que las adquisiciones pueden estar impulsadas por el valor. El presupuesto que está alineado con el rendimiento de los proveedores ofrece más posibilidades para las estrategias de negociación con proveedores, hace que la gestión de relaciones con proveedores sea más efectiva y garantiza el cumplimiento en adquisiciones mientras también mejora la medición del ROI de adquisiciones y la colaboración a largo plazo.

Eficiencia Operativa

El presupuesto basado en cero identifica ineficiencias en la gestión de gastos directos, gestión de gastos indirectos y gestión de gastos menores. Los procesos optimizados, la transformación digital de adquisiciones y la gestión del rendimiento en adquisiciones impulsan la eficiencia operativa mientras proporcionan transparencia de costos en adquisiciones y gestión de costos empresariales.

Es más efectivo implementar presupuestos basados en cero en la adquisición con un enfoque bien planificado. Cada etapa no solo ayudará a aclarar las prioridades, sino también a reducir los gastos innecesarios y a fortalecer la cooperación entre los departamentos de finanzas y adquisiciones. Aquí tienes un desglose paso a paso de cómo los equipos pueden llevar a cabo un control de costos eficiente y también gestión estratégica de adquisiciones.

Paso 1: Definir objetivos y alcance

Comienza con listar las cosas más importantes para tu organización. Los objetivos bien definidos impulsan el diseño del modelo operativo de adquisiciones, la alineación de finanzas y adquisiciones, y la gestión de adquisiciones estratégicas. Esta transparencia ayuda a las adquisiciones a estar en línea con las regulaciones, ser financieramente responsables y garantizar que cada gasto aporte valor.

Paso 2: Categorizar el gasto

Segmenta el gasto en gestión de gasto directo, gestión de gasto indirecto y gestión de gasto residual. La gestión por categorías en adquisiciones ayuda a visualizar todos los costos, mejora el control de costos en adquisiciones e identifica áreas para estrategias de ahorro en adquisiciones, gestión de costos de proveedores y transformación digital en adquisiciones.

Paso 3: Realizar análisis de gasto

Utiliza análisis de gasto para revisar los gastos históricos, el desempeño de los proveedores y los patrones. Los conocimientos obtenidos de este proceso mejoran la gestión financiera de adquisiciones, la transparencia de costos en adquisiciones, la eficiencia operativa y apoyan la medición del ROI en adquisiciones mientras informan las decisiones estratégicas de adquisiciones.

Paso 4: Construir justificación de costos

Cada gasto debe pasar por el proceso de justificación presupuestaria. Las herramientas de presupuestación basada en actividades y de costos basados en actividades ayudan a evaluar la necesidad y el impacto, permitiendo la reducción de costos en adquisiciones, el control de gastos no autorizados y la alineación con los objetivos de gestión de costos empresariales y gobernanza de adquisiciones.

Paso 5: Priorizar y aprobar presupuestos

No todos los gastos son igualmente importantes. Revisa todas las solicitudes, considera su valor y autoriza aquellos presupuestos que conduzcan a resultados tangibles. Esta es la manera de mantener el control de costos en adquisiciones, mejorar la gestión de costos de proveedores y atraer más fondos para los proyectos que tienen el mayor valor estratégico y operativo.

Paso 6: Monitorear y ajustar

Supervisa los presupuestos utilizando análisis de adquisiciones y KPIs. El monitoreo continuo mejora la eficiencia operativa, la gestión del desempeño en adquisiciones y la medición del ROI en adquisiciones, mientras proporciona conocimientos para la transformación digital en adquisiciones, la gestión de gasto indirecto y los ajustes en la gestión financiera de adquisiciones.

El análisis de costos está en el corazón de la presupuestación basada en cero, y es más que solo números. Los equipos de compras necesitan entender dónde fluye el dinero, por qué fluye y qué entrega cada gasto. Los costos fijos y variables, el gasto directo e indirecto, y los acuerdos con proveedores están bajo escrutinio.

Cuando se superpone un marco de optimización de costos de compras sobre el costo total de adquisición, los patrones se vuelven visibles. La gestión del gasto residual y el control del gasto desviado se apoyan mutuamente, revelando las ineficiencias que estaban ocultas.

Algunas formas en que se intersectan incluyen:

• Evaluar los contratos con proveedores para oportunidades de compras basadas en valor.
• Rastrear el gasto indirecto para identificar costos innecesarios.
• Con análisis de compras, la transformación digital de las compras y la toma de decisiones pueden mejorarse.

Estos métodos aportan transparencia de costos en las compras, estrategias mejoradas de negociación con proveedores y un despliegue más estratégico de recursos.

La presupuestación basada en cero tiene varios beneficios pero también algunos inconvenientes. Los departamentos de compras tienen que equilibrar un examen minucioso, cambios en la cultura de la empresa y datos confiables. Ser conscientes de estas barreras desde el principio permite a las organizaciones implementar ZBB de manera adecuada, mejorar el control de costos de adquisición y mantener la gestión estratégica de adquisiciones.

Proceso que Consume Tiempo

Crear presupuestos desde cero revela ineficiencias en el proceso, pero es una tarea que requiere esfuerzo. Se necesita mucho trabajo para evaluar cada gasto, controlar el gasto directo e indirecto y revisar los acuerdos con los proveedores, pero este trabajo minucioso es lo que lleva a una mejor gestión financiera de adquisiciones y eficiencia operativa.

Resistencia al Cambio

Pasar de la presupuestación tradicional puede alterar los sistemas establecidos de los equipos. Aquí es donde la comunicación abierta, la capacitación y la alineación entre finanzas y adquisiciones pueden ayudar a facilitar la transición. Este enfoque respalda la gobernanza de adquisiciones, fomenta las adquisiciones basadas en valor y promueve la aceptación en toda la organización.

Dependencia de los Datos

Los datos precisos son fundamentales para ZBB. Los análisis de adquisiciones, los registros históricos de gastos y la información de los proveedores guían los esfuerzos del marco de optimización de costos. Sin datos confiables y precisos, la medición del ROI de adquisiciones, la transformación digital de adquisiciones y las decisiones estratégicas pueden verse comprometidas.

Complejidad en Grandes Organizaciones

Coordinar los presupuestos departamentales en organizaciones con múltiples unidades no siempre es una tarea fácil. La presupuestación interfuncional, la gestión de categorías de adquisiciones y el costo total de propiedad son algunas de las áreas donde se necesitan procesos claros. Una correcta alineación garantiza el cumplimiento de adquisiciones, el control de costos y la gestión fiscal a nivel de todas las unidades.

La planificación, ejecución y revisión rutinarias son factores clave que ayudan en la implementación exitosa del presupuesto base cero. Los departamentos que vinculan los datos con objetivos bien definidos pueden tomar decisiones más inteligentes, tener un mejor control sobre sus costos y garantizar que cada actividad de compra esté alineada con las prioridades estratégicas de la organización.

Aprovechar la Analítica de Compras

Utilice la analítica para descubrir los costos ocultos, realizar un seguimiento de las tendencias de gasto y ayudar en la toma de decisiones más inteligentes. El análisis de gastos en compras, la gestión de gastos directos y la gestión de gastos indirectos ofrecen las ideas accionables que facilitan la medición del ROI en compras, aceleran la transformación digital y fortalecen el control de costos.

Establecer Gobernanza y Cumplimiento

Los presupuestos deben mantenerse con el apoyo de sistemas de gobernanza y cumplimiento bien estructurados. Dichos sistemas imponen responsabilidad, reducen errores y brindan garantía de que las estrategias de ahorro en compras, la prudencia financiera y las compras basadas en valor se utilicen continuamente, no solo por los equipos sino también por los proveedores.

Enfocarse en la Colaboración con Proveedores

Coordine esfuerzos con los proveedores para lograr los mejores resultados. Gestionar eficazmente las relaciones con los proveedores e implementar tácticas de negociación con proveedores no solo conduce a un mejor costo de propiedad en compras, sino que también ayuda a reducir gastos innecesarios y consolidar asociaciones a largo plazo basadas en la confianza, haciendo que las decisiones de compra sean más estratégicas y sostenibles a largo plazo.

Establecer Indicadores Clave de Desempeño Claros

Haga un seguimiento de los resultados con indicadores significativos y medibles. La eficiencia operativa, la medición del ROI en compras y la gestión del desempeño muestran si el presupuesto base cero optimiza los costos, mejora la gestión financiera de compras y alcanza los objetivos estratégicos de gestión de compras.

Muchas empresas han revolucionado la planificación presupuestaria exigiendo que cada costo sea justificado desde cero en cada ciclo. Algunas lo hacen para desbloquear ahorros, otras para replantear los gastos de manera más estratégica. Los casos reales muestran cómo cambian las decisiones de presupuesto y gasto en compras cuando cada dólar tiene que demostrar su valor.

Estas son algunas marcas conocidas que han implementado la presupuestación basada en cero en diferentes áreas como compras, control de costos y análisis de gastos:

• Kraft​‍​‌‍​‍‌​‍​‌‍​‍‌ Heinz – Después de la fusión, esta megaempresa mundial de alimentos y bebidas empleó ZBB para revisar cada partida, tomar decisiones de compra más eficientes y eliminar costos no relacionados con productos para lograr un nivel más fuerte de eficiencia operativa.
• Coca‑Cola – La implementación de principios basados en cero en Coca‑Cola fue fundamental para cambiar la forma en que la empresa gastaba dinero en diferentes territorios y líneas de productos, fomentando la transparencia en compras, la gobernanza y la gestión de costos de proveedores ​‍​‌‍​‍‌​‍​‌‍​‍‌.
• Anheuser‑Busch InBev (AB InBev) – AB InBev utilizó ZBB en compras, marketing y operaciones para desglosar las estructuras presupuestarias tradicionales y utilizar la gestión del gasto en compras como una fuente de financiación para iniciativas prioritarias.
• Unilever – El programa ZBB de Unilever se centró principalmente en la transparencia de costos y en garantizar que las actividades de compras estén alineadas con los objetivos estratégicos de la empresa, creando así más fondos para el crecimiento y ​‍​‌‍​‍‌​‍​‌‍​‍‌la innovación.
• Mondelez International – Mondelez utilizó la presupuestación basada en cero para generar ahorros mediante un análisis cuidadoso de los gastos, reforzando el control de costos y habilitando análisis de compras con un enfoque claro en el valor.
• PepsiCo – Aunque no siempre hace públicos todos sus programas, PepsiCo ha utilizado análisis detallados de gastos y pensamiento basado en cero en compras para identificar más de $1 mil millones en ahorros a lo largo de varios años.

Estos líderes de la industria muestran que ZBB no es teórico. Se aplica en contextos reales de compras, moldeando cómo las empresas negocian con proveedores, controlan los gastos indirectos y construyen presupuestos de compras que reflejan las prioridades del negocio.

Hacer un seguimiento de los resultados de ZBB es una forma de comprobar si los presupuestos, los objetivos de ahorro y los controles son efectivos en las actividades operativas reales.

Adherencia al Presupuesto

Fórmula:

Adherencia al Presupuesto = (Gasto Real - Gasto Presupuestado) ÷ Gasto Presupuestado × 100

Los resultados permiten a los equipos identificar visualmente los lugares donde los gastos están superando los niveles aprobados, notar los excesos de costos a nivel local temprano y ayudar a la gestión financiera de compras. Cumplir con los presupuestos planificados mejora la responsabilidad fiscal de la organización y proporciona a los líderes la seguridad de que el método de presupuesto base cero se implementa correctamente.

Ahorros en Compras

Fórmula:

Ahorros en Compras = (Costo Base – Costo Real) ÷ Costo Base × 100

Esto captura los ahorros relacionados con las estrategias de ahorro en compras y las decisiones de abastecimiento. Muestra si los esfuerzos de reducción de costos funcionaron, fomenta revisiones disciplinadas de las categorías de gasto y demuestra un valor medible. Los líderes pueden usar los resultados para guiar la reducción de costos en compras y mejorar la planificación a largo plazo.

Desempeño de Proveedores

Fórmula:

Desempeño de Proveedores = (Pedidos Entregados a Tiempo ÷ Pedidos Totales) × 100

Este métrico muestra la fiabilidad de los proveedores, ayuda a la gestión de relaciones con proveedores y es la principal fuente de mejoras en calidad y entregas. Resultados excelentes reducen la frecuencia de interrupciones, fortalecen los ciclos de planificación y facilitan la negociación de mejores términos. Un desempeño deficiente señala dónde puede ser necesario gestionar costos de proveedores, colaboración o revisiones de contratos.

Eficiencia Operativa

Fórmula:

Eficiencia Operativa = Tiempo Total desde la Solicitud hasta el Pago ÷ Número de Pedidos

Este métrico analiza qué tan rápido se mueven los trabajos a través de los procesos de compras, descubriendo retrasos innecesarios que afectan la eficiencia operativa. Un flujo de procesos fluido reduce el trabajo, acelera las decisiones de compra y respalda los objetivos de gestión de costos empresariales al eliminar cuellos de botella que ocultan desperdicios y preocupaciones de control de gastos no autorizados.

ROI de Compras

Fórmula:

ROI de Compras = (Ahorros Totales en Compras – Costos Totales de Compras) ÷ Costos Totales de Compras × 100

Al hacer esto, los resultados presupuestarios están en línea con los retornos financieros, mostrando si las inversiones aportan valor basado en los resultados de compras y facilitando la medición del ROI de compras. Un ROI positivo indica una buena gobernanza de compras y refuerza el apoyo continuo a la transformación digital de compras, mientras que los resultados negativos desencadenan revisiones para ajustar el modelo operativo de compras.

Algunos equipos escuchan "presupuesto base cero" y piensan que suena intenso. Otros lo ven como una oportunidad para restablecer hábitos que están reduciendo los márgenes. La elección correcta depende del método de compra, seguimiento y justificación de gastos de una empresa. Ningún enfoque único funciona para todos, y eso está bien.

El ZBB es generalmente una herramienta para ayudar a aquellas empresas que desean más disciplina en la gestión del gasto en adquisiciones y un mejor control de los costos de adquisición. Si una empresa tiene problemas con asignaciones poco claras o gastos repetidos que nadie cuestiona, este método puede forzar la visibilidad. Para muchos líderes, esa transparencia por sí sola vale el esfuerzo.

Verás más valor si tus procesos de adquisición involucran múltiples proveedores, categorías complejas o compras distribuidas. El ZBB respalda la planificación del presupuesto de adquisiciones cuando los riesgos son mayores y el margen de error es estrecho.

Aquí hay señales de que tus operaciones podrían beneficiarse:

• Frecuentes excesos de presupuesto que requieren correcciones a mitad de año,
• Flujos de aprobación poco claros en el modelo operativo de adquisiciones,
• Aumentos en el gasto sin revisiones de gobernanza de adquisiciones,
• Dificultad para rastrear compras indirectas entre departamentos,
• Documentación limitada para el proceso de justificación del presupuesto.

Sin embargo, una empresa más pequeña con un gasto menos complicado podría preferir una adopción gradual o una estructura híbrida. Algunos líderes aplican la planificación tradicional para categorías predecibles y la metodología de presupuesto base cero para elementos volátiles. Esa combinación respalda la planificación presupuestaria transversal, mantiene la alineación entre finanzas y adquisiciones intacta, y preserva la agilidad mientras evita una ingeniería excesiva del proceso.

El presupuesto basado en cero está ganando popularidad a medida que las herramientas digitales están cambiando la forma en que se realiza la adquisición. Los equipos ahora dependen de datos casi en tiempo real para justificar el gasto y prevenir el desperdicio antes de que se propague. La previsión automatizada, el análisis de adquisiciones y el aprendizaje automático pueden identificar compras irregulares rápidamente. Esto fortalece la gobernanza de adquisiciones a medida que las políticas se endurecen.

Mayor Transparencia y Alineación

A medida que los líderes exigen una mayor visibilidad, el presupuesto basado en cero respalda la transparencia de costos y facilita la defensa de las decisiones de gestión financiera de adquisiciones. Combinar el presupuesto basado en cero con la gestión de categorías de adquisiciones ayuda a comparar los resultados del costo total de propiedad de las adquisiciones entre las unidades de negocio. Este enfoque promueve procesos consistentes, controles sólidos y responsabilidad compartida.

Revisión Continua, No Puntual

Más empresas ven el presupuesto basado en cero como una disciplina recurrente en lugar de un reinicio único. Con el seguimiento digital, la alineación entre finanzas y adquisiciones se vuelve más fluida. Fomenta revisiones interfuncionales donde cada asignación debe obtener aprobación. Las organizaciones que adoptan el presupuesto basado en cero temprano ganan resiliencia, mejores relaciones con proveedores y responsabilidad fiscal duradera a medida que los mercados cambian.

El presupuesto base cero en la adquisición se siente diferente cuando se ve como un cambio de mentalidad en lugar de un ejercicio matemático. ¿Qué pasaría si cada solicitud de gasto tuviera que justificarse desde cero? Obliga a los equipos a detenerse y preguntarse, “¿Necesitamos esto, y por qué ahora?” Las estrategias de ahorro en adquisiciones se vuelven más claras, y la gestión de relaciones con proveedores se siente más intencional.

Cuando el análisis de adquisiciones impulsa cada partida, los líderes obtienen una visión transparente del gasto. También fortalece el modelo operativo de adquisiciones, ya que cada equipo alinea las decisiones con los objetivos estratégicos. Algunos dicen que es tedioso. Sin embargo, esos mismos controles permiten cambios presupuestarios flexibles cuando las condiciones del mercado cambian, mejorando el costo total de adquisición.

Al final, el presupuesto base cero respalda prácticas de adquisiciones sostenibles, un control eficiente de costos y una gestión del desempeño en adquisiciones más sólida para la estabilidad y el crecimiento a largo plazo.