¿Qué es el gasto marginal y cómo reducir el gasto marginal?

Los equipos de adquisiciones están ahora bajo una intensa presión para realizar compras responsables en tiempos en los que los precios de las materias primas son impredecibles y el riesgo en el mercado de la cadena de suministro es mayor que nunca. Y aunque el concepto de gasto de cola no es nuevo, nunca se ha optimizado con precisión.

Sin importar el tamaño, todas las organizaciones han enfrentado problemas con el gasto de cola, lo sepan o no. Aunque este tipo de gasto es inofensivo en moderación, mantener el gasto de cola bajo control puede ser una ventaja competitiva clave.

¿Entonces, cuál es el gran problema con el gasto de cola? ¿Y por qué las organizaciones necesitan darse cuenta de cuánto dinero estamos hablando? En pocas palabras, una de las estrategias más importantes para la gestión general de costos y el ahorro es controlar las compras del gasto de cola. No puedes controlar lo que no puedes ver.

Dicho esto, profundicemos en qué significa el gasto de cola y cómo puedes utilizarlo en tu empresa.

¿Qué es el Gasto de Cola?

El gasto de cola se refiere a todas esas compras pequeñas, a menudo pasadas por alto, que una empresa realiza y que, individualmente, no son un problema importante, pero que, juntas, pueden sumar una cantidad significativa de dinero. Por lo general, se trata de artículos de bajo costo y bajo volumen que están fuera de los contratos de proveedores a largo plazo o de los procesos estratégicos de adquisición. Piensa en suministros de oficina, licencias de software de una sola vez o reservas de viaje de última hora.

Se le llama "cola" de gasto porque, si observamos un gráfico de todos los gastos de una empresa, las compras grandes (como materias primas o servicios principales) formarían la "cabeza", mientras que estos gastos más pequeños y dispersos se extenderían hacia una "cola".

Aunque el gasto de cola normalmente representa solo un pequeño porcentaje del total de las transacciones por volumen, gestionarlo mejor puede descubrir ahorros ocultos, reducir riesgos de proveedores y mejorar la eficiencia.

El gasto de cola no tiene por qué ser un agujero negro para tu presupuesto. Torg te ayuda a simplificar la gestión de proveedores, incluso para compras de bajo valor y alta frecuencia. Regístrate hoy y aporta claridad, cumplimiento y ahorros de costos a cada rincón de tu proceso de adquisiciones.

El Costo Oculto del Gasto de Cola en CPG y Retail

En las industrias de retail y productos de consumo empaquetados (CPG), en las que las operaciones dependen significativamente de la agilidad, la velocidad y la rentabilidad, el gasto de cola puede, silenciosamente, agotar presupuestos y reducir la rentabilidad. Los gastos de cola, como entregas puntuales, cambios de última hora en el embalaje o artículos promocionales, parecen insignificantes a primera vista.

Pero cuando estas transacciones de bajo valor se realizan fuera de contratos gestionados estratégicamente, el impacto agregado es significativo. La mayoría de estos sectores tienen grandes volúmenes de compras de bajo valor realizadas fuera de procedimientos formales de compra.

En ausencia de controles, esto genera gastos descontrolados, participación dispersa de proveedores y precios irregulares. Eventualmente, esto disuelve el valor de los contratos negociados y socava la administración contractual.

También crea puntos ciegos en el comportamiento de los gastos, donde el equipo de adquisiciones no puede monitorear las transacciones ni imponer el cumplimiento. La realidad es que, en sectores de alto crecimiento como el retail y el CPG, descuidar la gestión del gasto de cola puede socavar los esfuerzos de reducción de costos y un proceso de adquisiciones más transparente, dañando el valor a largo plazo.

¿Qué son las Categorías de Gasto?

Para entender la gestión del gasto de cola, es útil comprender primero el entorno general de datos de gasto. Normalmente, el gasto se divide en estas categorías:

Gasto Indirecto

El gasto indirecto es lo que el término describe: compras que no están necesariamente relacionadas directamente con la provisión principal de productos o servicios de una empresa, como suscripciones de software, materiales de oficina, gestión de instalaciones y servicios profesionales.

Frecuentemente no está controlado de manera centralizada, lo que significa que se fragmenta. Ese también es el lugar donde se esconde gran parte del gasto de cola, ya que varios departamentos incurren en pequeños gastos, usualmente no supervisados, que eluden el sistema de adquisiciones.

Gasto Maverick

El gasto maverick ocurre cuando el personal elude el proceso formal de adquisiciones comprando a proveedores no aprobados o más allá de los contratos previamente negociados. Aunque la intención es bienintencionada por conveniencia o rapidez, este comportamiento causa gastos descontrolados que pueden llevar a pérdidas en ahorros de costos, problemas de administración contractual y relaciones tensas con los proveedores. Si no se aborda, socava las ventajas del gasto gestionado estratégicamente y erosiona la propuesta de valor de las adquisiciones.

Gastos Ad-Hoc (Compras Puntuales)

El gasto ad-hoc, también conocido como compras de una sola vez, abarca bienes adquiridos para satisfacer necesidades únicas y a corto plazo. Muchas de estas compras únicas tienden a realizarse fuera de los procesos formales de compra, sin generación de órdenes de compra formales ni aprobaciones.

Aunque cada transacción parezca menor, con el tiempo se suman para representar una parte significativa del gasto de cola de una organización, lo que lleva a un gasto innecesario y un control debilitado sobre el gasto total de la empresa.

Transacciones de Bajo Valor

Las transacciones de pequeños montos son compras individuales por debajo de un umbral establecido que, en su mayoría, no justifican atención administrativa bajo los procesos convencionales de compra. Ejemplos: cartuchos de tinta para impresoras, refrigerios en la oficina o servicios de mensajería de última hora.

Aunque son pequeñas como unidades, su alta frecuencia entorpece los procesos y, sin control, los gastos totales de la empresa incrementan con grandes volúmenes de gastos no patrocinados cuando no hay sistemas suficientes para gestionar las compras y reducir los costos.

Compras de Alto Volumen y Bajo Valor

Las empresas suelen experimentar cientos o miles de compras de alto volumen y bajo costo, la mayoría de las cuales están por debajo de los $2,500. Procesarlas manualmente desvía tiempo del personal de adquisiciones y compromete la eficiencia general de los procesos internos.

Automatizar estas compras mediante herramientas de automatización del gasto de cola u otros canales de compra automatizados puede liberar recursos, agilizar los procesos internos, apoyar una mayor conciencia del gasto y mejorar la visibilidad del gasto mientras minimiza compras innecesarias que inflan el gasto de cola de la empresa.

Beneficios de la Gestión Efectiva del Gasto de Cola

El gasto de cola se refiere a compras de bajo valor o poco frecuentes realizadas fuera del control centralizado de adquisiciones. Abordar la gestión del gasto de cola es más que una simple reducción de costos. Aquí están las ventajas más importantes de establecer un marco de gestión del gasto de cola: