¿Qué es la adquisición MRO? Estrategias principales para ahorrar costos

Cada empresa que opera con maquinaria, infraestructura o equipos esenciales requiere una estrategia clara para la adquisición de MRO. Desde instalaciones de fabricación, hospitales hasta edificios de oficinas, el funcionamiento fluido depende de tener el material de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO), incluidos los suministros de oficina, en el momento adecuado.

Si bien los materiales en bruto obviamente contribuyen a la producción, los productos de MRO son fácilmente ignorados ya que forman parte de la adquisición indirecta. Pero no te equivoques, porque ignorar el MRO puede resultar en costos innecesarios, ineficiencias e incluso retrasos operativos más graves. Imagina tu fábrica sin piezas de repuesto importantes para mantener las máquinas en funcionamiento o la oficina sin suministros indispensables, materiales de limpieza y equipos de seguridad.

Para las empresas que desean optimizar su proceso de adquisición de MRO, esta guía desglosará qué significa MRO en adquisiciones, qué es realmente, por qué es importante, los principales problemas que enfrentan las empresas y cuáles son las mejores prácticas para garantizar un proceso de gestión de MRO sin problemas y rentable.

¿Qué es MRO en adquisiciones?

MRO significa mantenimiento, reparación y operaciones, incluyendo el mantenimiento de maquinaria, y abarca todo lo que la empresa necesitará tener a mano para poder mantener sus actividades diarias. No son materiales de producción, pero aún así son absolutamente necesarios para poder hacer cualquier cosa.

La adquisición de mantenimiento, reparación y operaciones incluye:

• Equipo de protección personal (PPE) como guantes, cascos y protectores oculares para la protección de los trabajadores.
• Suministros de limpieza y materiales de aseo para garantizar un entorno de trabajo sanitario.
• Materiales de oficina que van desde papel y bolígrafos hasta hardware de tecnología de la información como impresoras y computadoras.
• Soluciones de reparación de equipos y mantenimiento de instalaciones.
• Artículos clave como piezas de repuesto para máquinas, lubricantes y equipos industriales.

Dado que las compras de MRO, que forman parte del gasto indirecto, no alimentan directamente los ingresos de una empresa, las empresas a menudo prestan poca atención a ellas. No manejar el stock de MRO, sin embargo, puede crear fallos, gastos adicionales e ineficiencia a lo largo de la cadena de suministro.

La importancia de MRO en adquisiciones

Un proceso de adquisición de MRO bien gestionado es clave para mantener las operaciones funcionando eficientemente, pero muchas empresas subestiman su impacto. Aquí está el porqué una estrategia de adquisición de MRO bien pensada puede llevar a ahorros sustanciales y debería ser una prioridad:

Evitar tiempos de inactividad y garantizar la continuidad operativa

Cuando una pieza clave de maquinaria se avería y los artículos necesarios de MRO no están disponibles, la producción puede detenerse. El mantenimiento preventivo y la gestión bien planificada del stock de MRO ayudan a las empresas a evitar costosos tiempos de inactividad.

Reducir costos y mejorar el control presupuestario

Sin una estrategia de adquisición de MRO bien pensada, las empresas terminan haciendo compras de última hora, que suelen ser más caras. Tener un plan estructurado de adquisición de MRO ayuda a reducir gastos innecesarios y mejora el control de costos.

Mejorar la eficiencia en las operaciones empresariales

Si los empleados están constantemente buscando suministros o esperando servicios de reparación, se ralentiza la productividad. Una gestión eficiente de MRO garantiza que todos los materiales necesarios estén almacenados y disponibles de inmediato.

Construir relaciones sólidas con proveedores

Establecer relaciones sólidas con proveedores ayuda a las empresas a asegurar mejores precios, mejorar el rendimiento de los proveedores y evitar interrupciones en la cadena de suministro. Una red de proveedores confiable es crucial para adquirir artículos de MRO de alta calidad que cumplan con las especificaciones de calidad.

Mejores estrategias de gestión de MRO para seguir en 2025

Gestionar la adquisición de MRO no se trata solo de comprar suministros, sino de tener un enfoque estructurado que mantenga los costos bajos y las operaciones eficientes. Aquí hay cuatro de las mejores estrategias en gestión de la cadena de suministro que las empresas pueden usar para mejorar su cadena de suministro de MRO:

1. Gestión de inventario Justo a Tiempo (JIT)

Justo a Tiempo, o control de inventario JIT, es una estrategia que asegura que las empresas solo ordenen artículos de MRO cuando se necesiten, en lugar de acumular inventario excesivo. Esto ayuda a:

• Reducir costos de almacenamiento eliminando el stock innecesario.
• Minimizar el desperdicio evitando que los artículos se vuelvan obsoletos.
• Liberar flujo de efectivo evitando compras excesivas.

Sin embargo, JIT requiere una planificación precisa. Si un proveedor no cumple con la entrega a tiempo o hay un aumento repentino en la demanda, las empresas podrían enfrentar escasez. Es por eso que JIT funciona mejor cuando se combina con un seguimiento preciso de datos y relaciones sólidas con proveedores.

2. Inventario gestionado por el proveedor (VMI)

Con un sistema de Inventario Gestionado por el Proveedor (VMI), las empresas transfieren la responsabilidad de gestionar el inventario físico de MRO a sus proveedores. Esto significa que el proveedor monitorea los niveles de stock y repone los artículos cuando sea necesario. Los beneficios incluyen:

• Menos trabajo administrativo para los equipos de adquisiciones.
• Seguimiento más eficiente del inventario y reducción de faltantes.
• Mejor rendimiento del proveedor, ya que los vendedores están incentivados para mantener los niveles de inventario optimizados.

VMI funciona mejor para empresas que dependen de un suministro constante de componentes clave y no quieren desperdiciar recursos en chequeos frecuentes de inventario.

3. Sourcing estratégico para MRO

Muchos profesionales de adquisiciones adoptan un enfoque a corto plazo para el sourcing de MRO, priorizando la opción más barata en lugar de considerar beneficios a largo plazo. El sourcing estratégico cambia el enfoque hacia:

• Consolidar proveedores para reducir la complejidad administrativa.
• Negociar contratos para descuentos por volumen y ahorro de costos.
• Evaluar proveedores de MRO en función de especificaciones de calidad, no solo precio.

Al seleccionar cuidadosamente a los proveedores, las empresas pueden reducir el gasto indirecto, evitar interrupciones en la cadena de suministro y mejorar la gestión general de costos.

4. Adquisición centralizada vs. descentralizada

Las empresas necesitan decidir si gestionar la adquisición de MRO de manera centralizada o permitir que los departamentos individuales manejen sus propias compras de MRO.

• La adquisición centralizada ofrece a las empresas más control sobre el gasto, lo que lleva a mejores ahorros de costos. Sin embargo, puede ralentizar los tiempos de respuesta cuando se necesitan artículos urgentes.
• La adquisición descentralizada permite a los departamentos tomar decisiones rápidas de compra, pero a menudo conduce a un gasto ineficiente y duplicación de inventario.

Muchas organizaciones encuentran que un enfoque híbrido funciona mejor, centralizando las negociaciones con proveedores mientras permite cierta flexibilidad de compra a los departamentos.

Desafíos en la adquisición de MRO

Incluso con una estrategia sólida de adquisición de MRO, las empresas enfrentan desafíos constantes que pueden impactar la eficiencia y los costos. Problemas como interrupciones en la cadena de suministro, aumento de gastos y riesgos de cumplimiento hacen difícil mantener operaciones de adquisiciones fluidas. Abordar estos problemas requiere planificación inteligente, las herramientas adecuadas y relaciones sólidas con proveedores.

Interrupciones en la cadena de suministro y gestión de riesgos

Los retrasos en el envío, la escasez de materiales en bruto y los picos repentinos de demanda pueden desestabilizar la cadena de suministro de MRO. Las empresas deben trabajar con múltiples proveedores de MRO, mantener un stock de reserva de inventario crítico de MRO y usar software de adquisiciones para rastrear riesgos en tiempo real. Estos pasos ayudan a prevenir tiempos de inactividad y mantener las operaciones funcionando sin problemas.

Control de costos y presupuestación en MRO

Sin una gestión adecuada del gasto, las compras de MRO pueden drenar rápidamente los presupuestos. Las empresas deben usar software de optimización de inventario de MRO para rastrear el gasto, monitorear niveles de stock y eliminar pedidos innecesarios. Las compras al por mayor y las prácticas de adquisiciones sólidas también ayudan a reducir costos.

Fiabilidad del proveedor y garantía de calidad

Los proveedores de MRO poco confiables pueden causar retrasos, calidad inconsistente y mayores costos. Las empresas deben rastrear el rendimiento de los proveedores, garantizar comunicaciones claras con ellos y construir relaciones sólidas para mantener la efectividad operativa y reducir el gasto en MRO. Trabajar consistentemente con vendedores confiables asegura entregas oportunas y mejores precios.

Cumplimiento y problemas regulatorios en la adquisición de MRO

Muchos artículos de MRO, como equipos de protección personal y suministros de limpieza, deben cumplir con estrictos estándares industriales. Las empresas deben garantizar que todas las compras cumplan con las especificaciones de calidad y sigan los requisitos legales, mejorando así el cumplimiento de los empleados para evitar sanciones. Usar software de adquisiciones para rastrear el cumplimiento ayuda a reducir riesgos y mantener un lugar de trabajo seguro.

Mejores prácticas para la optimización de la adquisición de MRO

Un proceso de adquisición de MRO bien optimizado ayuda a las empresas a reducir costos, prevenir retrasos y mejorar la eficiencia general. Siguiendo estas mejores prácticas, los especialistas en adquisiciones pueden garantizar la continuidad operativa y un gasto más inteligente.

Construir relaciones sólidas con proveedores

Trabajar con proveedores de MRO confiables asegura que las empresas obtengan artículos de MRO de alta calidad a tiempo y al mejor precio. Las relaciones sólidas con proveedores mejoran el rendimiento de los mismos, reducen riesgos y crean mejores oportunidades de negociación. La comunicación regular y las asociaciones a largo plazo ayudan a mantener la eficiencia operativa.

Aprovechar las compras al por mayor y los descuentos por volumen

Comprar al por mayor reduce costos y fortalece la estrategia de adquisiciones al dar a las empresas más poder de negociación. Muchos equipos de adquisiciones pueden consolidar pedidos para reducir el gasto en MRO y minimizar los costos de almacenamiento. Este enfoque también asegura un suministro constante de inventario esencial de MRO.

Optimizar la gestión de inventario de MRO

Usar software de optimización de inventario de MRO ayuda a las empresas a monitorear niveles de inventario y prevenir escasez o exceso de stock. Un sistema eficiente de gestión de MRO reduce el desperdicio, mejora el flujo de efectivo y asegura que los componentes críticos siempre estén disponibles. La gestión inteligente de inventario mantiene las operaciones funcionando sin problemas sin gastos innecesarios.

Implementar la toma de decisiones basada en datos

Los datos precisos ayudan a las empresas a mejorar la adquisición de MRO al identificar indicadores clave de rendimiento, patrones de gasto, rendimiento de proveedores y oportunidades de ahorro de costos. El software de adquisiciones proporciona información que respalda un mejor presupuesto y prácticas de adquisiciones más inteligentes. Tomar decisiones basadas en datos en tiempo real mejora la eficiencia y el control de costos a largo plazo.

Métricas y KPIs de adquisición de MRO

Rastrear los KPIs de adquisiciones correctos ayuda a las empresas a mejorar la eficiencia de adquisiciones de MRO y reducir costos innecesarios. Medir el rendimiento asegura que las operaciones de adquisiciones se mantengan en el camino correcto y contribuyan a ahorros generales.

Rendimiento del proveedor

Los proveedores de MRO confiables son esenciales para garantizar la eficiencia operativa y evitar retrasos. Las empresas deben rastrear el rendimiento de los proveedores monitoreando tiempos de entrega, tasas de defectos y capacidad de respuesta. Evaluar constantemente a los proveedores ayuda a mantener artículos de MRO de alta calidad y fortalece las relaciones con ellos.

Ahorro de costos y métricas de eficiencia

Mantener los costos de MRO bajo control requiere rastrear métricas clave como reducciones de costos, tasas de rotación de inventario y cumplimiento con las prácticas de adquisiciones. Monitorear estos factores ayuda a las empresas a identificar desperdicios, mejorar la gestión del gasto y optimizar su proceso de adquisición de MRO. Las estrategias adecuadas de gestión de costos conducen a un mejor presupuesto y eficiencia operativa a largo plazo.

Externalización de la adquisición de MRO: Pros y contras

Muchas empresas optan por externalizar la adquisición de MRO a proveedores externos para simplificar las operaciones de adquisiciones y reducir costos. Si bien la externalización ofrece ventajas, también conlleva riesgos que las empresas deben considerar.

Beneficios de externalizar la adquisición de MRO

Trabajar con especialistas externos en adquisición de MRO da a las empresas acceso a estrategias de adquisiciones expertas y mejores precios. Reduce la carga administrativa para los equipos internos de adquisiciones, permitiéndoles enfocarse en otras prioridades. La externalización también puede mejorar los ahorros de costos al aprovechar las sólidas relaciones con proveedores y el poder de negociación del proveedor.

Desafíos de externalizar la adquisición de MRO

La externalización puede llevar a menos control sobre las comunicaciones con proveedores y posibles retrasos debido a la gestión externa. Las empresas pueden volverse demasiado dependientes de los proveedores externos, lo que puede crear riesgos si el proveedor de servicios no cumple. Evaluar estos factores es crucial al decidir si la externalización se alinea con la estrategia de gestión de MRO de la empresa.

Cuándo considerar externalizar la adquisición de MRO

Externalizar la adquisición de MRO es una elección inteligente cuando los equipos internos de adquisiciones carecen de los recursos, la experiencia o el tiempo para gestionar el inventario de MRO de manera eficiente. Las empresas con cadenas de suministro de inventario físico de MRO complejas o cuellos de botella frecuentes en el proceso de adquisiciones pueden beneficiarse del soporte especializado de terceros. Si el ahorro de costos, la consolidación de proveedores y la mejora de la gestión del inventario de MRO son prioridades, la externalización puede proporcionar una ventaja estratégica mientras garantiza la continuidad operativa.

Tecnologías que están dando forma a la adquisición de MRO

La tecnología está transformando la adquisición de MRO al mejorar la eficiencia, reducir tiempos de inactividad y optimizar la gestión de inventario. Las empresas que adoptan herramientas avanzadas pueden mejorar su proceso de adquisición de MRO y obtener una ventaja estratégica.

IoT y gestión inteligente de MRO

La tecnología del Internet de las Cosas (IoT) permite el seguimiento en tiempo real del inventario de MRO, evitando escasez y compras innecesarias de MRO. Las alertas automatizadas aseguran que los profesionales de adquisiciones puedan reponer componentes críticos antes de que interrumpan las operaciones comerciales. Esto mejora la eficiencia operativa y el control de costos.

IA y aprendizaje automático en mantenimiento predictivo

La inteligencia artificial ayuda a las empresas a identificar posibles fallos en equipos antes de que ocurran. El mantenimiento predictivo reduce tiempos de inactividad, extiende la vida útil de la maquinaria y mejora la eficiencia de los servicios de reparación. Las ideas impulsadas por IA ayudan a las empresas a optimizar su estrategia de mantenimiento preventivo.

Blockchain para la transparencia en la cadena de suministro de MRO

La tecnología Blockchain mejora la visibilidad de la cadena de suministro de MRO al rastrear el rendimiento de los proveedores y prevenir fraudes. Garantiza registros seguros e inalterables de transacciones y ayuda a las empresas a mantener datos de adquisiciones precisos. Esto fortalece la confianza entre proveedores y compradores de MRO, mejorando la estrategia general de adquisiciones.

Al integrar estas innovaciones, las empresas pueden reducir costos, mejorar la gestión de inventario de MRO y garantizar operaciones de adquisiciones más fluidas. Las soluciones impulsadas por tecnología hacen que la adquisición de MRO sea más confiable y eficiente.

Conclusión

La adquisición de MRO no se trata solo de mantener las cosas funcionando, sino de adelantarse. La clave del éxito radica en transformar el mantenimiento y los suministros rutinarios en oportunidades estratégicas para ahorrar costos y mejorar la eficiencia. Al adoptar estrategias inteligentes y tecnologías innovadoras, las empresas pueden desbloquear nuevos niveles de agilidad operativa y resiliencia. El futuro de la adquisición de MRO no se trata solo de reducir costos, sino de crear un enfoque dinámico y basado en datos que garantice que tu empresa siempre esté preparada, sin importar los desafíos que surjan. En el mundo acelerado de hoy, ser proactivo con la gestión de MRO podría ser tu arma secreta para un crecimiento sostenido.