¿Qué es la adquisición de MRO? Principales estrategias para el ahorro de costos

Cada empresa que opera con maquinaria, infraestructura o equipos esenciales requiere una estrategia clara para la adquisición de MRO. Desde instalaciones de fabricación, hospitales, hasta edificios de oficinas, el funcionamiento continuo depende de tener el material de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO), incluyendo suministros de oficina, en el momento adecuado.

Si bien los materiales en bruto obviamente contribuyen al rendimiento, los productos de MRO son fácilmente ignorados ya que forman parte de la adquisición indirecta. Pero no te equivoques, porque ignorar el MRO puede resultar en costos innecesarios, ineficiencias e incluso retrasos operativos más graves. Imagina tu fábrica sin piezas de repuesto importantes para mantener las máquinas en funcionamiento o la oficina sin suministros indispensables, productos de limpieza y equipos de seguridad.

Para las empresas que desean optimizar su proceso de adquisición de MRO, esta guía destilará qué significa MRO en el ámbito de adquisiciones, qué es exactamente, por qué es importante, los principales problemas que enfrentan las empresas y cuáles son las mejores prácticas para garantizar un proceso de gestión de MRO fluido y rentable.

¿Qué es MRO en Adquisiciones?

MRO significa mantenimiento, reparación y operaciones, incluyendo el mantenimiento de maquinaria, y abarca todo lo que la empresa necesitará tener a disposición para sustentar sus actividades diarias. No son materiales de producción pero aún así son absolutamente necesarios para poder hacer cualquier cosa.

La adquisición de mantenimiento, reparación y operaciones incluye:

• Equipo de protección personal (EPP) como guantes, cascos y protectores oculares para la seguridad de los trabajadores.
• Suministros de limpieza y materiales de aseo para garantizar un entorno de trabajo sanitario.
• Materiales de oficina que van desde papel y bolígrafos hasta hardware de tecnología de la información como impresoras y computadoras.
• Soluciones de reparación de equipos y mantenimiento de instalaciones.
• Elementos clave como partes de máquinas de repuesto, lubricantes y equipos industriales.

Dado que las compras de MRO, que forman parte del gasto indirecto, no contribuyen directamente a los ingresos de una empresa, las empresas muchas veces prestan poca atención a ellas. Sin embargo, el no gestionar el stock de MRO puede generar interrupciones, gastos adicionales e ineficiencia en la cadena de suministro.

La importancia del MRO en adquisiciones

Un proceso de adquisición de MRO bien gestionado es clave para mantener las operaciones funcionando eficientemente, pero muchas empresas subestiman su impacto. Aquí está el por qué una estrategia reflexiva de adquisición de MRO puede generar ahorros sustanciales y debe ser una prioridad:

Evitar interrupciones y garantizar la continuidad operativa

Cuando una pieza clave de maquinaria se avería y no están disponibles los elementos necesarios de MRO, la producción puede detenerse. El mantenimiento preventivo y la gestión bien planificada del stock de MRO ayudan a las empresas a evitar interrupciones costosas.

Reducción de costos y mejora del control presupuestario

Sin una estrategia reflexiva de adquisición de MRO, las empresas terminan haciendo compras de último minuto, que suelen ser más caras. Tener un plan estructurado de adquisición de MRO ayuda a reducir los gastos innecesarios y mejora el control de costos.

Mejorar la eficiencia en las operaciones empresariales

Si los empleados están constantemente buscando suministros o esperando servicios de reparación, esto ralentiza la productividad. Una gestión eficiente de MRO asegura que todos los materiales necesarios estén en stock y disponibles rápidamente.

Construcción de relaciones sólidas con proveedores

Establecer relaciones sólidas con proveedores ayuda a las empresas a asegurar mejores precios, mejorar el rendimiento de los proveedores y evitar interrupciones en la cadena de suministro. Una red confiable de proveedores es crucial para adquirir elementos de MRO de alta calidad que cumplan con las especificaciones.

Las mejores estrategias de gestión de MRO para seguir en 2025

Gestionar la adquisición de MRO no se trata solo de comprar suministros, sino de contar con un enfoque estructurado que mantenga los costos bajos y las operaciones eficientes. Aquí hay cuatro de las mejores estrategias en gestión de cadenas de suministro que las empresas pueden usar para mejorar su cadena de suministro de MRO:

1. Gestión de inventario Just-in-Time (JIT)

Just-in-Time, o control de inventario JIT, es una estrategia que asegura que las empresas solo ordenen artículos de MRO cuando se necesiten, en lugar de acumular inventarios excesivos. Esto ayuda a:

• Reducir costos de almacenamiento eliminando inventarios innecesarios.
• Minimizar el desperdicio evitando que los artículos se vuelvan obsoletos.
• Liberar flujo de efectivo evitando compras excesivas.

Sin embargo, JIT requiere una planificación precisa. Si un proveedor no cumple con la entrega a tiempo o hay un aumento repentino en la demanda, las empresas podrían enfrentar escasez. Por eso JIT funciona mejor cuando se combina con un seguimiento preciso de datos y relaciones sólidas con los proveedores.

2. Inventario gestionado por el proveedor (VMI)

Con un sistema de Inventario gestionado por el proveedor (VMI), las empresas transfieren la responsabilidad de gestionar el inventario físico de MRO a sus proveedores. Esto significa que el proveedor supervisa los niveles de stock y repone los artículos cuando sea necesario. Los beneficios incluyen:

• Menos trabajo administrativo para los equipos de adquisiciones.
• Seguimiento más eficiente del inventario y menos problemas de stock.
• Mejor rendimiento del proveedor, ya que los vendedores están incentivados a mantener los niveles de inventario optimizados.

El VMI funciona mejor para empresas que dependen de un suministro constante de componentes clave y no quieren desperdiciar recursos en controles frecuentes de inventario.

3. Sourcing estratégico para MRO

Muchos profesionales de adquisiciones adoptan un enfoque a corto plazo para el sourcing de MRO, priorizando la opción más barata en lugar de considerar beneficios a largo plazo. El sourcing estratégico cambia el enfoque a:

• Consolidar proveedores para reducir la complejidad administrativa.
• Negociar contratos para descuentos por volumen y ahorro de costos.
• Evaluar los proveedores de MRO en función de las especificaciones de calidad, no solo del precio.

Seleccionando cuidadosamente los proveedores, las empresas pueden reducir el gasto indirecto, evitar interrupciones en la cadena de suministro y mejorar la gestión general de costos.

4. Adquisiciones centralizadas vs. descentralizadas

Las empresas necesitan decidir si gestionarán la adquisición de MRO de manera centralizada o permitirán que los departamentos individuales manejen sus propias compras de MRO.

• La adquisición centralizada ofrece a las empresas más control sobre el gasto, lo que lleva a mejores ahorros de costos. Sin embargo, puede ralentizar los tiempos de respuesta cuando se necesitan artículos urgentes.
• La adquisición descentralizada permite a los departamentos tomar decisiones de compra rápidas pero a menudo conduce a gastos ineficientes y duplicación de inventarios.

Muchas organizaciones encuentran que un enfoque híbrido funciona mejor, centralizando las negociaciones con los proveedores mientras se permite cierta flexibilidad de compra a los departamentos.

Desafíos en la adquisición de MRO

Incluso con una estrategia sólida de adquisición de MRO, las empresas enfrentan desafíos continuos que pueden afectar la eficiencia y los costos. Problemas como interrupciones en la cadena de suministro, aumento de gastos y riesgos de cumplimiento dificultan mantener operaciones de adquisición fluidas. Abordar estos problemas requiere una planificación inteligente, las herramientas adecuadas y relaciones sólidas con los proveedores.

Interrupciones en la cadena de suministro y gestión de riesgos

Los retrasos en el envío, la escasez de materiales en bruto y los aumentos repentinos de la demanda pueden desestabilizar la cadena de suministro de MRO. Las empresas deben trabajar con múltiples proveedores de MRO, mantener un stock de reserva de inventario crítico de MRO y utilizar software de adquisición para seguir los riesgos en tiempo real. Estos pasos ayudan a prevenir interrupciones y mantener las operaciones en marcha.

Control de costos y presupuestación en MRO

Sin una gestión adecuada del gasto, las compras de MRO pueden drenar rápidamente los presupuestos. Las empresas deben usar software de optimización de inventario de MRO para rastrear gastos, monitorear niveles de stock y eliminar pedidos innecesarios. Las compras al por mayor y las prácticas sólidas de adquisición también ayudan a reducir costos.

Confiabilidad del proveedor y garantía de calidad

Los proveedores de MRO poco confiables pueden causar retrasos, calidad inconsistente y costos más altos. Las empresas deben rastrear el rendimiento de los proveedores, garantizar comunicaciones claras con los mismos y construir relaciones sólidas con ellos para mantener la efectividad operativa y reducir el gasto en MRO. Trabajar consistentemente con proveedores confiables asegura entregas puntuales y mejores precios.

Cumplimiento y cuestiones regulatorias en la adquisición de MRO

Muchos elementos de MRO, como equipos de protección personal y productos de limpieza, deben cumplir con estándares industriales estrictos. Las empresas deben asegurarse de que todas las compras cumplan con las especificaciones de calidad y los requisitos legales, mejorando así el cumplimiento de los empleados y evitando sanciones. El uso de software de adquisición para seguir el cumplimiento ayuda a reducir riesgos y mantener un lugar de trabajo seguro.

Mejores prácticas para optimización de adquisiciones de MRO

Un proceso de adquisición de MRO bien optimizado ayuda a las empresas a reducir costos, prevenir retrasos y mejorar la eficiencia general. Siguiendo estas mejores prácticas, los especialistas en adquisiciones pueden garantizar la continuidad operativa y un gasto más inteligente.

Construcción de relaciones sólidas con proveedores

Trabajar con proveedores confiables de MRO asegura que las empresas obtengan artículos de MRO de alta calidad a tiempo y al mejor precio. Las relaciones sólidas con los proveedores mejoran el rendimiento de los mismos, reducen riesgos y crean mejores oportunidades de negociación. La comunicación constante y las asociaciones a largo plazo ayudan a mantener la eficiencia operativa.

Aprovechando compras al por mayor y descuentos por volumen

Comprar al por mayor reduce costos y fortalece la estrategia de adquisición al dar a las empresas más poder de negociación. Muchos equipos de adquisición pueden consolidar pedidos para reducir el gasto en MRO y minimizar los costos de almacenamiento. Este enfoque también asegura un suministro constante de inventario esencial de MRO.

Optimización de la gestión de inventario de MRO

El uso de software de optimización de inventario de MRO ayuda a las empresas a monitorear niveles de inventario y prevenir escaseces o acumulaciones innecesarias. Un sistema de gestión eficiente de MRO reduce desperdicios, mejora el flujo de efectivo y asegura que los componentes críticos estén siempre disponibles. La gestión inteligente del inventario mantiene las operaciones funcionando sin problemas y sin gastos innecesarios.

Implementación de toma de decisiones basada en datos

Los datos precisos ayudan a las empresas a mejorar la adquisición de MRO identificando indicadores clave de rendimiento, patrones de gasto, rendimiento de los proveedores y oportunidades de ahorro de costos. El software de adquisición proporciona análisis que respaldan mejores presupuestos y prácticas de adquisición más inteligentes. Tomar decisiones basadas en datos en tiempo real mejora la eficiencia y el control de costos a largo plazo.

Métricas y KPIs de adquisición de MRO

Rastrear los KPIs de adquisiciones correctos ayuda a las empresas a mejorar la eficiencia de las adquisiciones de MRO y reducir costos innecesarios. Medir el rendimiento asegura que las operaciones de adquisiciones se mantengan en el camino correcto y contribuyan a ahorros de costos generales.

Rendimiento del proveedor

Los proveedores de MRO confiables son esenciales para garantizar la eficiencia operativa y evitar retrasos. Las empresas deben rastrear el rendimiento del proveedor monitoreando tiempos de entrega, tasas de defectos y capacidad de respuesta. Evaluar constantemente a los proveedores ayuda a mantener artículos de MRO de alta calidad y fortalece las relaciones con los mismos.

Métricas de ahorro de costos y eficiencia

Mantener los costos de MRO bajo control requiere rastrear métricas clave como reducciones de costos, tasas de rotación de inventario y cumplimiento con las prácticas de adquisición. Monitorear estos factores ayuda a las empresas a identificar desperdicios, mejorar la gestión de gastos y optimizar su proceso de adquisición de MRO. Las estrategias correctas de gestión de costos conducen a un mejor presupuesto y una eficiencia operativa a largo plazo.

Externalización de la adquisición de MRO: ventajas y desventajas

Muchas empresas eligen externalizar la adquisición de MRO a proveedores externos para simplificar las operaciones de adquisición y reducir costos. Aunque la externalización ofrece ventajas, también conlleva riesgos que las empresas deben considerar.

Beneficios de externalizar la adquisición de MRO

Trabajar con especialistas externos en sourcing de MRO da a las empresas acceso a estrategias de adquisición expertos y mejores precios. Reduce la carga administrativa de los equipos internos de adquisiciones, permitiéndoles concentrarse en otras prioridades. La externalización también puede mejorar el ahorro de costos aprovechando las sólidas relaciones con proveedores y el poder de negociación del proveedor.

Desafíos de externalizar la adquisición de MRO

La externalización puede conllevar menos control sobre las comunicaciones con los proveedores y posibles retrasos debido a una gestión externa. Las empresas pueden volverse demasiado dependientes de los proveedores externos, lo que puede crear riesgos si el proveedor de servicios no cumple. Evaluar estos factores es crucial al decidir si la externalización se alinea con la estrategia de gestión de MRO de la empresa.

Cuándo considerar la externalización de la adquisición de MRO

Externalizar la adquisición de MRO es una elección inteligente cuando los equipos internos de adquisiciones carecen de los recursos, la experiencia o el tiempo para gestionar el inventario de MRO de manera eficiente. Las empresas con cadenas de suministro físicas de MRO complicadas o frecuentes cuellos de botella en los procesos de adquisiciones pueden beneficiarse del apoyo especializado de terceros. Si el ahorro de costos, la consolidación de proveedores y la mejora en la gestión de inventario de MRO son prioridades, la externalización puede proporcionar una ventaja estratégica al tiempo que garantiza la continuidad operativa.

Tecnologías que moldean la adquisición de MRO

La tecnología está transformando la adquisición de MRO al mejorar la eficiencia, reducir interrupciones y optimizar la gestión del inventario. Las empresas que adoptan herramientas avanzadas pueden mejorar su proceso de adquisición de MRO y obtener una ventaja estratégica.

IoT y gestión inteligente de MRO

La tecnología de Internet de las Cosas (IoT) permite el seguimiento en tiempo real del inventario de MRO, previniendo escaseces y compras innecesarias de MRO. Las alertas automatizadas aseguran que los profesionales de adquisiciones puedan reponer componentes críticos antes de que interrumpan las operaciones comerciales. Esto mejora la eficiencia operativa y el control de costos.

IA y aprendizaje automático en mantenimiento predictivo

La inteligencia artificial ayuda a las empresas a identificar posibles fallas en equipos antes de que ocurran. El mantenimiento predictivo reduce los tiempos de inactividad, extiende la vida útil de las máquinas y mejora la eficiencia en los servicios de reparación. Los análisis impulsados por IA ayudan a las empresas a optimizar su estrategia de mantenimiento preventivo.

Blockchain para transparencia en la cadena de suministro de MRO

La tecnología blockchain mejora la visibilidad de la cadena de suministro de MRO al rastrear el rendimiento de los proveedores y prevenir fraudes. Garantiza registros seguros e inalterables de transacciones y ayuda a las empresas a mantener datos de adquisiciones precisos. Esto fortalece la confianza entre los proveedores y compradores de MRO, mejorando la estrategia de adquisición general.

Al integrar estas innovaciones, las empresas pueden reducir costos, mejorar la gestión de inventario de MRO y garantizar operaciones de adquisición más fluidas. Las soluciones impulsadas por tecnología hacen que la adquisición de MRO sea más confiable y eficiente.

Conclusión

La adquisición de MRO no se trata solo de mantener las cosas funcionando—se trata de estar preparados. La clave del éxito radica en transformar el mantenimiento rutinario y los suministros en oportunidades estratégicas para el ahorro de costos y la eficiencia. Al adoptar estrategias inteligentes y tecnologías innovadoras, las empresas pueden desbloquear nuevos niveles de agilidad operativa y resiliencia. El futuro de la adquisición de MRO no se trata solo de reducir costos, sino de crear un enfoque dinámico y basado en datos que asegure que tu empresa esté siempre preparada, sin importar los desafíos que surjan. En el acelerado mundo de hoy, ser proactivo con la gestión de MRO podría ser tu arma secreta para un crecimiento sostenido.