Adquisición en la hospitalidad: Cómo reducir costos y mejorar la calidad

En el mundo competitivo de la hospitalidad, la adquisición eficiente es clave para mantener la calidad mientras se controlan los costos. Desde hoteles y restaurantes hasta salones de eventos y resorts, cada decisión tomada en la cadena de suministro puede impactar la satisfacción del huésped y el resultado final. La adquisición en hospitalidad involucra mucho más que solo comprar bienes: requiere aprovechamiento estratégico, relaciones confiables con proveedores y una gestión inteligente de inventarios.

En este artículo, exploraremos cómo las empresas del sector de la hospitalidad pueden optimizar sus procesos de adquisición, reducir costos y mejorar la calidad de sus servicios sin comprometer el nivel de atención. Profundicemos en consejos prácticos y estrategias que generan resultados reales.

¿Qué es la adquisición en hospitalidad?

La adquisición en hospitalidad se refiere al proceso de obtener, comprar y gestionar los bienes y servicios necesarios para las operaciones diarias de negocios de hospitalidad como hoteles, restaurantes, resorts y empresas de catering. Esto incluye desde alimentos y bebidas hasta muebles, ropa de cama, equipos de cocina, artículos de tocador y productos de limpieza.

Una adquisición efectiva en hospitalidad asegura que los productos correctos estén disponibles en el momento adecuado, en la cantidad y calidad adecuada, optimizando los costos y manteniendo relaciones con proveedores. Juega un papel crucial en ofrecer experiencias consistentes a los huéspedes, controlar los gastos operativos y respaldar estándares de sostenibilidad y marca en todas las operaciones de hospitalidad.

Tipos de adquisición en hospitalidad

No todas las compras en el sector de la hospitalidad son iguales. Algunos productos se usan diariamente, otros son inversiones a largo plazo. Veamos los principales tipos de actividades de adquisición que encontrarás en un negocio de hospitalidad.

Adquisición directa

La adquisición directa implica obtener productos que son esenciales para brindar servicios directamente a los huéspedes. Esto incluye alimentos y bebidas, ropa de cama, artículos de tocador y otros consumibles utilizados diariamente en hoteles, restaurantes y otros entornos de hospitalidad. Estas compras tienen un impacto directo en la experiencia del cliente y requieren calidad constante y entregas puntuales.

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Adquisición indirecta

La adquisición indirecta cubre bienes y servicios que apoyan las operaciones pero que no son consumidos directamente por los huéspedes. Ejemplos incluyen suministros de oficina, equipos de limpieza, sistemas de TI y servicios de marketing. Aunque no son visibles para los huéspedes, estas compras son vitales para las operaciones internas y la eficiencia del personal.

Adquisición de CapEx

La adquisición de CapEx se refiere a inversiones en activos a largo plazo como muebles, equipos de cocina, sistemas de HVAC o renovaciones. Estas compras suelen ser de alto valor y poco frecuentes, requiriendo planificación estratégica, evaluación de proveedores y, en ocasiones, procesos de licitación. Tienen un impacto duradero en la propiedad y la experiencia del huésped.

Adquisición de OpEx

La adquisición de OpEx implica compras recurrentes que mantienen las operaciones diarias en marcha, como servicios públicos, lavandería, suministros de mantenimiento y software por suscripción. A diferencia de CapEx, estos son gastos continuos que requieren un control estricto del presupuesto y la confiabilidad de los proveedores para gestionar el flujo de efectivo de manera eficiente.

¿Qué hace un gerente de adquisiciones en hospitalidad?

Si estás considerando una carrera como gerente de adquisiciones en hospitalidad, estarás asumiendo un rol dinámico y estratégico que es esencial para el funcionamiento fluido de hoteles, restaurantes, resorts y otros negocios basados en servicios. Como gerente de adquisiciones, tu trabajo es garantizar que la organización obtenga el mejor valor por sus compras, sin comprometer la calidad o la experiencia del huésped.

Tus responsabilidades típicamente incluirían:

• Conseguir los mejores proveedores – Buscar proveedores que puedan ofrecer productos de alta calidad, ser consistentes y entregar a tiempo. Si un proveedor falla, son los primeros en enterarse y responder.
• Crear planes inteligentes – Ya sea buscando ahorros de costos o asegurando una ventaja competitiva, crean planes de adquisición que se alinean con los objetivos comerciales.
• Monitorear tiempos de entrega y calidad del producto – Una entrega retrasada o productos defectuosos pueden alterar las operaciones. Monitorean atentamente los tiempos y controlan la calidad para mantener el ritmo.
• Analizar los números de adquisición – Los números hablan. Analizan datos de adquisición para identificar dónde puede gastar de forma más inteligente y mejorar la rentabilidad.
• Gestionar contratos y cumplimiento – Supervisan todos los detalles de los contratos con proveedores, asegurándose de que todos cumplan con las normas.
• Colaborar con otros departamentos – Ya sea trabajando con chefs en menús de temporada o coordinando con finanzas sobre restricciones presupuestarias, colaboran para garantizar que la adquisición respalde toda la experiencia del huésped.

Para tener éxito en este rol, necesitarás una mezcla de pensamiento analítico, habilidades de negociación, atención al detalle y un sólido entendimiento de las operaciones de hospitalidad. Es una carrera que ofrece tanto responsabilidad como la oportunidad de tener un impacto real en la satisfacción del huésped y la rentabilidad del negocio.

¿Qué son FF&E y OS&E en hospitalidad?

En la industria de la hospitalidad, los términos FF&E y OS&E se utilizan comúnmente durante la adquisición, especialmente en aperturas de hoteles, renovaciones o remodelaciones. Entender estas categorías es esencial para una planificación, presupuesto y abastecimiento efectivos.

FF&E: Mobiliario, accesorios y equipo

FF&E incluye todos los artículos móviles que no forman parte de la estructura del edificio pero que son esenciales para la comodidad de los huéspedes y la funcionalidad operativa. Estos suelen ser activos más grandes y a largo plazo comprados durante la configuración o renovación importante de una propiedad. Ejemplos incluyen:

• Camas, sillas, sofás y mesas
• Lámparas y accesorios de iluminación
• Televisores y minibares
• Mostradores de recepción y decoración
• Equipamiento de gimnasio

Los artículos FF&E generalmente se consideran gastos de capital (CapEx) y tienen un ciclo de vida más largo.

OS&E: Suministros y equipos operativos

OS&E se refiere a los artículos operativos cotidianos que el personal y los huéspedes utilizan regularmente. Generalmente, estos son artículos más pequeños, consumibles o que se reemplazan frecuentemente y que apoyan las operaciones diarias. Ejemplos incluyen:

• Ropa de cama, toallas y uniformes
• Utensilios de cocina, cristalería y cubiertos
• Suministros de limpieza y artículos de tocador
• Papelería de oficina y bandejas de servicio
• Herramientas de limpieza y amenidades para habitaciones

Los artículos OS&E entran en los gastos operativos (OpEx) y requieren adquisiciones continuas.

Juntos, FF&E y OS&E forman la columna vertebral de un entorno de hospitalidad totalmente funcional y listo para los huéspedes. Comprender la diferencia ayuda a los profesionales de adquisiciones a gestionar presupuestos, priorizar pedidos y garantizar la entrega oportuna de artículos esenciales.

Desafíos clave en la adquisición en hospitalidad

Todas las empresas de hospitalidad deben enfrentar algunos desafíos universales en la adquisición. ¿Cuáles son los mayores obstáculos y cómo las mejores prácticas de adquisición pueden ayudar a superarlos?

Demanda estacional y fluctuaciones en la cadena de suministro

¿Has notado cómo los períodos festivos o eventos regionales causan problemas en la cadena de suministro? Los aumentos inesperados en la demanda pueden provocar retrasos o escasez. Por eso los equipos de adquisición deben planificar cuidadosamente y mantener stock de seguridad para prevenir interrupciones.

Sostenibilidad y cumplimiento de ESG

¿Tus visitantes están solicitando alternativas más ecológicas? La mayoría de los viajeros ahora esperan que los hoteles sean amigables con el medio ambiente. Tales expectativas requieren adoptar adquisiciones sostenibles, seleccionar proveedores que cumplan con esas demandas y reducir el desperdicio.

Control de costos en un entorno de inflación

Con el aumento de los costos de materiales, combustible y mano de obra, mantener el control de costos parece más desafiante que nunca. Es ahí donde la adquisición estratégica y el establecimiento de relaciones confiables y a largo plazo con proveedores se vuelven esenciales para mantener los costos bajo control mientras se asegura la calidad.

Confiabilidad de proveedores y consistencia de calidad

¿Alguna vez un proveedor te ha decepcionado con productos de calidad inferior? Ya sea ropa de cama o productos frescos, la inconsistencia en la calidad afecta la satisfacción del cliente. Por eso los procedimientos de control de calidad y las auditorías periódicas de proveedores y la gestión de proveedores son imprescindibles para mantener altos estándares.

¿Qué es la adquisición electrónica en hospitalidad?

La adquisición electrónica en hospitalidad se refiere al uso de plataformas digitales y herramientas online para gestionar el proceso de compra en hoteles, resorts, restaurantes y otros negocios de hospitalidad. Sustituye métodos tradicionales y manuales como órdenes en papel, correos electrónicos o llamadas telefónicas por sistemas automatizados que mejoran la eficiencia, precisión y control de costos.

¿Por qué importa esto? Bueno, con datos de adquisición en tiempo real, tu personal puede monitorear de cerca los niveles de gestión de inventarios y prevenir prisas de última hora o accidentes en la cadena de suministro. También simplifica la negociación de contratos, lo que controla costos y fortalece relaciones con proveedores.

En resumen, la adquisición electrónica mantiene a las empresas de hospitalidad organizadas, elimina errores debidos a procesos manuales y mantiene el control de calidad ajustado, lo que equivale a mayor eficiencia operativa y huéspedes más satisfechos.

Domina la adquisición en hospitalidad con estrategias comprobadas que incrementan el poder de compra, la eficiencia y reducen costos. Deja que Torg te conecte con proveedores de confianza para optimizar tu proceso de abastecimiento. Comienza a mejorar tu adquisición hoy, regístrate ahora y transforma cómo tu negocio de hospitalidad adquiere lo esencial.

Mejores estrategias para la adquisición en hospitalidad

Realizar adquisiciones correctamente puede hacer que administrar hoteles y resorts sea mucho más sencillo. Estos consejos simples te ahorran dinero, mantienen la calidad y te evitan dolores de cabeza, asegurando que tus operaciones sean fluidas y que tus invitados estén contentos.

Centraliza las adquisiciones en todas las propiedades

¿Has notado cómo comprar al por mayor ahorra mucho dinero? Cuando los grupos de hospitalidad consolidan sus compras, obtienen mejores precios, mantienen la calidad de los productos consistente, y gestionan eficientemente a los proveedores en todas las ubicaciones. Es todo trabajo inteligente, no trabajo duro, y mantener las cosas uniformes en todas partes.

Segmenta tus categorías de adquisiciones

¿Por qué hacer todo de la misma manera? Segmentar las adquisiciones en categorías como FF&E, OS&E, alimentos y servicios de adquisición permite a los especialistas trabajar en sus áreas de experiencia. Este método alinea las compras con necesidades reales, lo que hace que el abastecimiento sea más eficiente y preciso por categoría.

Adopta plataformas de adquisición electrónica

¿Aún enterrado bajo montones de papeleo? El software de adquisición electrónica reduce el trabajo administrativo, rastrea pedidos fácilmente y proporciona análisis de datos. Considéralo como un asistente virtual que identifica problemas rápidamente y revela posibilidades de ahorro antes de que lo notes.

Enfócate en el abastecimiento local y sostenible

¿Han comenzado las personas a preguntar sobre alternativas sostenibles? Los proveedores locales reducen los costos de envío y benefician a tu comunidad. Además, es una atracción para los huéspedes y viajeros conscientes del medio ambiente, haciendo que tu hotel destaque en un paisaje competitivo.

Aprovecha los análisis de datos y gastos

¿Realmente sabes dónde se gasta tu dinero? Con análisis de datos puedes identificar artículos costosos, revisar si los proveedores cumplen con los tiempos de entrega y monitorear hábitos de compra. Es como tener un asistente inteligente que vela por ti para gestionar costos más eficazmente.

Planifica la resiliencia de la cadena de suministro

Recuerda el caos en la cadena de suministro durante el COVID, nadie quiere volver a experimentarlo. Tener proveedores alternativos, fuentes duales y contratos flexibles te mantiene preparado. Cuando ocurren retrasos inesperados, tu hotel sigue operando sin problemas. Se trata de estar abastecido, estable y un paso adelante.

Adquisiciones sostenibles en la hospitalidad

¿Por qué "adquisiciones sostenibles" son tan importantes de repente en la hospitalidad? No es por diversión—los hoteles de hoy deben comprar productos mejores para el medio ambiente y hechos de manera responsable. Esto implica seleccionar proveedores que reduzcan el desperdicio, no utilicen empaques de plástico y tengan una baja huella de carbono.

Pero no se trata solo de comprar cosas ecológicas. Se trata de verificar de dónde provienen las cosas y asegurarse de que los proveedores cumplan con estándares éticos. Esto ayuda a que los hoteles crezcan de manera sostenible, en lugar de perseguir ganancias rápidas.

Además, los huéspedes prestan atención. Cada vez más millennials y visitantes de la Generación Z prefieren hospedarse en hoteles que se preocupan por el medio ambiente. Incluso los viajeros corporativos esperan que los hoteles sean sostenibles. Así que, estar atento a las adquisiciones sostenibles no solo es beneficioso para el medio ambiente, sino también para el negocio. ¿Has considerado cuán amigable con el medio ambiente es realmente el abastecimiento de tu hotel?

Tendencias en adquisiciones de hospitalidad para 2025

¿Qué está en tendencia este año en las adquisiciones de hospitalidad? Algunos cambios emocionantes están revolucionando el juego para hoteles y resorts:

• Pronósticos basados en IA: ¿Alguna vez soñaste con saber exactamente qué suministros necesitarás? La tecnología IA ahora analiza ocupación en tiempo real, clima y eventos para ayudar en una planificación de compras más inteligente, para que nunca tengas problemas.
• Blockchain para transparencia: ¿Cómo puedes estar seguro de dónde realmente provienen tus productos? La tecnología blockchain sigue cada transacción en la cadena de suministro, reduciendo el fraude y brindándote pruebas inequívocas de autenticidad.
• Mandatos ecológicos: ¿Las regulaciones ambientales te están haciendo cuestionar a tus proveedores? Nuevas reglas significan que los equipos de adquisiciones deben prestar más atención a la adquisición verde para mantener satisfechos a los huéspedes y a los reguladores.
• Pilas tecnológicas integradas: ¿Cansado de manejar múltiples sistemas? Ahora, los sistemas de adquisiciones, inventario y contabilidad se integran sin problemas, minimizando tiempo y errores.
• Colaboraciones estratégicas: ¿Es más eficiente seguir cambiando proveedores o establecer relaciones a largo plazo? Hoy en día, las relaciones a largo plazo con proveedores probados e innovadores son lo que garantiza operaciones sin problemas y calidad fiable.

Conclusión

¿Te preguntas cómo encaja la adquisición en la gestión de un hotel o resort hoy en día? Ya no se trata solo de hacer pedidos. Ahora, el abastecimiento inteligente potenciado por datos y tecnología puede marcar una gran diferencia. Ya sea manejando grandes proyectos o administrando suministros para múltiples ubicaciones, contar con la estrategia de adquisición adecuada es clave.

¿Qué es realmente importante? Desarrollar relaciones sólidas con tus proveedores, monitorear costos y ser flexible cuando surjan problemas. Estas acciones te ahorran dinero y satisfacen a los huéspedes.

En un panorama de hospitalidad tan competitivo, una buena adquisición no solo reduce costos, sino que también permite ofrecer experiencias que realmente quedan en la mente de los huéspedes. ¿Por qué esperar? Comienza a elevar tu estrategia de adquisición ahora para estar a la vanguardia en 2025 y más allá.