Procurement en la hospitalidad: cómo reducir costos y mejorar la calidad

En el competitivo mundo de la hostelería, la adquisición eficiente es clave para mantener la calidad mientras se controlan los costos. Desde hoteles y restaurantes hasta lugares para eventos y resorts, cada decisión tomada en la cadena de suministro puede impactar la satisfacción del huésped y los resultados económicos. La adquisición en hostelería implica mucho más que solo comprar bienes: requiere sourcing estratégico, relaciones confiables con proveedores y una gestión inteligente del inventario.

En este artículo, exploraremos cómo las empresas del sector de la hostelería pueden optimizar sus procesos de adquisición, reducir gastos y mejorar la calidad de sus ofertas sin comprometer el servicio. Vamos a sumergirnos en consejos prácticos y estrategias que generan resultados reales.

¿Qué es la adquisición en hostelería?

La adquisición en hostelería se refiere al proceso de sourcing, compra y gestión de los bienes y servicios necesarios para las operaciones diarias de empresas de hostelería como hoteles, restaurantes, resorts y empresas de catering. Esto incluye desde alimentos y bebidas hasta muebles, ropa de cama, equipos de cocina, artículos de aseo y suministros de limpieza.

Una adquisición efectiva en hostelería garantiza que los productos adecuados estén disponibles en el momento adecuado, en la cantidad y calidad correctas, mientras se optimizan los costos y se mantienen relaciones con los proveedores. Juega un papel crucial en ofrecer experiencias consistentes a los huéspedes, controlar los gastos operativos y apoyar la sostenibilidad y los estándares de marca en las operaciones de hostelería.

Tipos de adquisición en hostelería

No todas las compras en el sector de la hostelería son iguales. Algunos artículos se utilizan diariamente, otros son inversiones a largo plazo. Vamos a desglosar los principales tipos de actividades de adquisición que encontrarás en una empresa de hostelería.

Adquisición directa

La adquisición directa implica el sourcing de artículos esenciales para ofrecer servicios directamente a los huéspedes. Esto incluye alimentos y bebidas, ropa de cama, artículos de aseo y otros consumibles utilizados diariamente en hoteles, restaurantes y otros entornos de hostelería. Estas compras impactan directamente la experiencia del cliente y requieren calidad constante y entrega oportuna.

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Adquisición indirecta

La adquisición indirecta cubre bienes y servicios que apoyan las operaciones pero no son consumidos directamente por los huéspedes. Ejemplos incluyen suministros de oficina, equipos de limpieza, sistemas de TI y servicios de marketing. Aunque no están orientados al huésped, estas compras son vitales para unas operaciones internas fluidas y la eficiencia de los empleados.

Adquisición de CapEx

La adquisición de CapEx se refiere a inversiones en activos a largo plazo como muebles, equipos de cocina, sistemas HVAC o renovaciones. Estas compras suelen ser de alto valor y poco frecuentes, requiriendo planificación estratégica, evaluación de proveedores y, a veces, procesos de licitación. Tienen un impacto duradero en la propiedad y la experiencia del huésped.

Adquisición de OpEx

La adquisición de OpEx implica compras recurrentes que mantienen las operaciones diarias en marcha, como servicios de utilidad, lavandería, suministros de mantenimiento y software basado en suscripción. A diferencia de CapEx, estos son gastos continuos que requieren un control estricto del presupuesto y la confiabilidad del proveedor para gestionar eficientemente el flujo de caja.

¿Qué hace un gerente de adquisiciones en hostelería?

Si estás considerando una carrera como gerente de adquisiciones en hostelería, estás mirando un rol dinámico y estratégico que es esencial para el funcionamiento fluido de hoteles, restaurantes, resorts y otros negocios basados en servicios. Como gerente de adquisiciones, tu trabajo es garantizar que la organización obtenga el mejor valor por sus compras, sin comprometer la calidad o la experiencia del huésped.

Tus responsabilidades típicamente incluirían:

• Conseguir los mejores proveedores – Buscan proveedores que puedan proporcionar productos de alta calidad, mantener consistencia y entregar pedidos a tiempo. Si un proveedor falla, son los primeros en enterarse y responder.
• Crear planes inteligentes – Ya sea buscando ahorros de costos o asegurando una ventaja competitiva, crean planes de adquisiciones que se alinean con los objetivos del negocio.
• Monitorear tiempos de entrega y calidad del producto – Una entrega retrasada o una mala calidad de los bienes puede descarrilar las operaciones. Monitorean de cerca los tiempos y el control de calidad para mantener el ritmo.
• Interpretar los números de adquisiciones – Los números hablan. Analizan los números de adquisiciones para descubrir dónde la empresa puede gastar mejor y mejorar la efectividad de los costos.
• Gestionar contratos y cumplimiento – Supervisan todos los detalles de los contratos con proveedores, asegurándose de que todos sigan las normas.
• Colaborar con otros departamentos – Ya sea colaborando con chefs en menús de temporada o coordinando con finanzas sobre restricciones presupuestarias, trabajan juntos para garantizar que las adquisiciones respalden toda la experiencia del huésped.

Para tener éxito en este rol, necesitarás una mezcla de pensamiento analítico, habilidades de negociación, atención al detalle y un sólido entendimiento de las operaciones de hostelería. Es una carrera que ofrece tanto responsabilidad como la oportunidad de tener un impacto real en la satisfacción del huésped y la rentabilidad del negocio.

¿Qué son FF&E y OS&E en hostelería?

En la industria de la hostelería, los términos FF&E y OS&E se utilizan comúnmente durante las adquisiciones, especialmente en aperturas de hoteles, renovaciones o remodelaciones. Comprender estas categorías es esencial para una planificación, presupuestación y sourcing efectivos.

FF&E: Muebles, accesorios y equipos

FF&E incluye todos los artículos movibles que no forman parte de la estructura del edificio pero que son esenciales para la comodidad del huésped y la funcionalidad operativa. Estos son típicamente activos más grandes y de largo plazo adquiridos durante la configuración o renovación importante de una propiedad. Ejemplos incluyen:

• Camas, sillas, sofás y mesas
• Accesorios de iluminación y lámparas
• Televisores y minibares
• Mostradores de recepción y decoración
• Equipos de gimnasio

Los artículos FF&E generalmente se consideran gastos de capital (CapEx) y tienen un ciclo de vida más largo.

OS&E: Suministros y equipos operativos

OS&E se refiere a los artículos operativos diarios que el personal y los huéspedes utilizan regularmente. Generalmente son artículos más pequeños, consumibles o que se reemplazan con frecuencia y que apoyan las operaciones diarias. Ejemplos incluyen:

• Ropa de cama, toallas y uniformes
• Utensilios de cocina, cristalería y cubiertos
• Suministros de limpieza y artículos de aseo
• Suministros de oficina y bandejas de servicio
• Herramientas de limpieza y amenities para habitaciones

Los artículos OS&E caen bajo gastos operativos (OpEx) y requieren adquisiciones continuas.

Juntos, FF&E y OS&E forman la columna vertebral de un entorno de hostelería completamente funcional y listo para los huéspedes. Comprender la diferencia ayuda a los profesionales de adquisiciones a gestionar presupuestos, priorizar pedidos y garantizar la entrega oportuna de artículos esenciales.

Desafíos clave en la adquisición en la hospitalidad

Todas las empresas de hospitalidad deben enfrentar algunos desafíos universales en la adquisición. ¿Cuáles son los mayores obstáculos y cómo pueden las mejores prácticas de adquisición ayudar a superarlos?

Demanda estacional y fluctuaciones en la cadena de suministro

¿Has visto cómo los períodos festivos o eventos regionales causan problemas en la cadena de suministro? Los aumentos inesperados en la demanda tienen el potencial de generar retrasos o escasez. Por eso los equipos de adquisición deben planificar cuidadosamente y mantener stock de seguridad para prevenir interrupciones.

Sostenibilidad y cumplimiento ESG

¿Tus visitantes están solicitando alternativas más ecológicas? La mayoría de los viajeros ahora esperan que los hoteles sean respetuosos con el medio ambiente. Establecer tales expectativas requeriría adoptar adquisiciones sostenibles, seleccionar proveedores que compartan estas expectativas y reducir el desperdicio.

Control de costos bajo inflación

Con el aumento en los costos de materiales, combustible y mano de obra, mantener el control de costos parece más desafiante que nunca. Es aquí donde la adquisición estratégica y el establecimiento de relaciones confiables y a largo plazo con los proveedores se vuelven esenciales para mantener los costos bajo control mientras se asegura la calidad.

Fiabilidad de los proveedores y consistencia en la calidad

¿Alguna vez un proveedor te ha decepcionado con productos de calidad inferior? Independientemente de si se trata de ropa de cama o productos frescos, la inconsistencia en la calidad afecta la satisfacción del cliente. Por eso los procedimientos de control de calidad y las auditorías periódicas de proveedores y la gestión de proveedores son esenciales para mantener altos estándares.

¿Qué es la adquisición electrónica en la hospitalidad?

La adquisición electrónica en la hospitalidad se refiere al uso de plataformas digitales y herramientas en línea para gestionar el proceso de compra para hoteles, resorts, restaurantes y otros negocios de hospitalidad. Reemplaza los métodos tradicionales y manuales como órdenes en papel, correos electrónicos o llamadas telefónicas con sistemas automatizados y optimizados que mejoran la eficiencia, la precisión y el control de costos.

¿Por qué esto importa? Bueno, con datos de adquisición en tiempo real, tu personal puede monitorear los niveles de gestión de inventario de cerca y prevenir prisas de última hora o accidentes en la cadena de suministro. También simplifica la negociación de contratos, lo que controla los costos y mejora las relaciones con los proveedores.

En resumen, la adquisición electrónica mantiene organizadas a las empresas de hospitalidad, elimina errores debido a procesos manuales y mantiene el control de calidad estricto, todo lo cual equivale a una mejor eficiencia operativa y huéspedes más satisfechos.

Domina la adquisición en la hospitalidad con estrategias comprobadas que aumentan el poder de compra, la eficiencia y reducen costos. Deja que Torg te conecte con proveedores confiables para optimizar tu proceso de adquisición. Comienza a optimizar tu adquisición hoy, regístrate ahora y transforma cómo tu negocio de hospitalidad adquiere lo esencial.

Mejores estrategias para la adquisición en la hospitalidad

Hacer las adquisiciones correctamente puede simplificar mucho la gestión de hoteles y resorts. Estos simples consejos te ahorran dinero, mantienen la calidad y te evitan dolores de cabeza, asegurando que tus operaciones sean fluidas y tus visitantes estén contentos.

Centraliza las adquisiciones en todas las propiedades

¿Has notado cómo comprar en grandes cantidades ahorra mucho? Cuando los grupos de hospitalidad consolidan sus compras, obtienen mejores precios, mantienen la calidad del producto consistente y gestionan proveedores más eficientemente en todas las ubicaciones. Es todo trabajo inteligente, no trabajo duro, y mantener las cosas uniformes en todas partes.

Segmenta tus categorías de adquisición

¿Por qué hacer todo de la misma manera? Segmentar la adquisición en categorías como FF&E, OS&E, alimentos y servicios de adquisición permite que los especialistas trabajen en sus áreas de experiencia. Este método alinea las compras con las necesidades reales, lo que hace que la adquisición sea más precisa y eficiente por categoría.

Adopta plataformas de adquisición electrónica

¿Aún enterrado bajo papeleo? El software de adquisición electrónica reduce el trabajo administrativo, rastrea fácilmente los pedidos y proporciona información basada en datos. Considéralo un asistente virtual que identifica problemas rápidamente y descubre posibilidades de ahorro antes de que te des cuenta.

Enfócate en adquisiciones locales y sostenibles

¿La gente ha comenzado a preguntar sobre alternativas sostenibles? Los proveedores locales reducen los gastos de envío y benefician a tu comunidad local. Y es un atractivo para los huéspedes y viajeros conscientes del medio ambiente, haciendo que tu hotel sea único en un panorama competitivo.

Aprovecha los datos y análisis de gastos

¿Realmente sabes en qué se gasta tu dinero? Con análisis de datos, puedes identificar artículos costosos, revisar si los proveedores están entregando a tiempo y monitorear hábitos de compra. Es como tener un asistente inteligente que te ayuda a gestionar los costos de manera más efectiva.

Planifica para la resiliencia de la cadena de suministro

¿Recuerdas el caos en la cadena de suministro durante el COVID? Nadie quiere volver a experimentarlo. Tener proveedores alternativos, doble abastecimiento y contratos flexibles te mantiene preparado. Cuando ocurren retrasos inesperados, tu hotel sigue operando sin problemas. Se trata de estar abastecido, estable y adelantado.

Adquisición sostenible en la hospitalidad

¿Por qué la "adquisición sostenible" es tan importante en la hospitalidad de repente? No es por diversión: los hoteles de hoy deben comprar productos que sean mejores para el medio ambiente y fabricados de manera responsable. Esto implica seleccionar proveedores que reduzcan el desperdicio, no utilicen empaques de plástico y tengan bajas huellas de carbono.

Pero no se trata solo de comprar cosas ecológicas. Se trata de verificar de dónde provienen las cosas y asegurarse de que los proveedores cumplan con estándares éticos. Esto ayuda a los hoteles a desarrollarse de manera sostenible, en lugar de perseguir ganancias rápidas.

Además, los huéspedes prestan atención. Cada vez más millennials y visitantes de la Generación Z prefieren quedarse en hoteles que se preocupan por el medio ambiente. Incluso los viajeros corporativos esperan que los hoteles sean sostenibles. Así que ser consciente de la adquisición sostenible no solo beneficia al medio ambiente, también beneficia al negocio. ¿Has considerado cuán ecológica es realmente la adquisición de tu hotel?

Tendencias de adquisición en la hospitalidad para 2025

¿Qué está en tendencia en la adquisición en la hospitalidad este año? Algunos cambios emocionantes están revolucionando el juego para hoteles y resorts:

• Pronósticos impulsados por IA: ¿Alguna vez soñaste con saber exactamente qué suministros necesitarás? La tecnología de IA ahora examina la ocupación en tiempo real, el clima y los eventos para ayudar en la planificación de compras más inteligentes, para que nunca te quedes luchando.
• Blockchain para transparencia: ¿Cómo puedes estar seguro de dónde provienen realmente tus productos? La tecnología blockchain sigue cada transacción en la cadena de suministro, reduciendo el fraude y proporcionándote evidencia inconfundible de autenticidad.
• Mandatos ecológicos: ¿Las regulaciones ambientales te hacen cuestionar a tus proveedores? Las nuevas reglas significan que los equipos de adquisición deben prestar más atención a las adquisiciones ecológicas para mantener contentos a los huéspedes y reguladores.
• Pilas tecnológicas integradas: ¿Cansado de manejar múltiples sistemas? Ahora, los sistemas de adquisición, inventario y contabilidad se integran perfectamente, minimizando tiempo y errores.
• Asociaciones estratégicas: ¿Es más eficiente seguir cambiando proveedores o establecer relaciones a largo plazo? Hoy en día, las relaciones a largo plazo con proveedores probados e innovadores son lo que asegura operaciones sin problemas y calidad confiable.

Conclusión

¿Te preguntas cómo encaja la adquisición en la gestión de un hotel o resort hoy? Ya no se trata solo de hacer pedidos. Ahora, la adquisición inteligente impulsada por datos y tecnología puede marcar una gran diferencia. Ya sea que estés manejando grandes proyectos o administrando suministros para múltiples ubicaciones, tener la estrategia de adquisición correcta es clave.

¿Qué es realmente importante? Desarrollar relaciones sólidas con tus proveedores, monitorear costos y ser flexible cuando surjan problemas. Estas acciones te ahorran dinero y satisfacen a los huéspedes.

En un panorama de hospitalidad tan competitivo, una buena adquisición no solo reduce costos, sino que es un medio para ofrecer experiencias que realmente quedan en la mente de los huéspedes. Entonces, ¿por qué esperar? Comienza a elevar tu estrategia de adquisición ahora para estar adelante en 2025 y más allá.