Beschaffungsgebühr: Was, Wann & Wie man sie verwaltet

Haben Sie sich jemals gefragt, was die zusätzliche Gebühr auf Ihrer Rechnung, die als "Beschaffungsgebühr" bezeichnet wird, tatsächlich abdeckt? Egal, ob Sie in der Hotellerie, im Einzelhandel oder in der Fertigung tätig sind, Beschaffungsgebühren können Ihre Gewinnspanne mehr beeinflussen, als Sie denken. In diesem Artikel erläutern wir, was eine Beschaffungsgebühr ist, warum Lieferanten sie erheben und wie Sie sie verwalten – oder sogar vermeiden – können. Das Verständnis dieser oft übersehenen Kosten könnte Ihrem Unternehmen Tausende sparen.

Was ist eine Beschaffungsgebühr?

Eine Beschaffungsgebühr ist eine Gebühr für die Dienstleistungen, die bei der Beschaffung, dem Einkauf und dem Management von Waren oder Dienstleistungen im Namen eines Unternehmens anfallen. Sie deckt typischerweise Aktivitäten wie die Identifizierung von Lieferanten, Preisverhandlungen, Bestellungen und die Gewährleistung einer rechtzeitigen Lieferung ab.

Diese Gebühren können auf verschiedene Arten entstehen. Manchmal berechnet ein Unternehmen einen Pauschalbetrag für Beschaffungsdienstleistungen. In anderen Fällen kann es ein Prozentsatz des gesamten Kaufpreises sein. Und in vielen Fällen umfasst diese Gebühr mehr als nur den Artikel, den Sie kaufen – sie kann auch Rechtskosten, Vertragsarbeiten, Lieferantenmanagement und administrative Aufgaben abdecken.

Egal, ob Sie ein Fertigungsunternehmen sind, das Rohstoffe für Ihren Produktionsprozess kauft, oder ein Hotel, das teure Einrichtungsgegenstände anschafft: Sie zahlen nicht nur für den Artikel, sondern auch für das Wissen und die Arbeit, die darin stecken, ihn effizient und zuverlässig zu beschaffen. Genau dafür steht die Beschaffungsgebühr.

Kurz gesagt: Es ist der Preis für Zeitersparnis, Risikominderung und die Gewährleistung eines reibungslosen Geschäftsbetriebs.

Wann werden Beschaffungsgebühren erhoben?

Beschaffungsgebühren treten nicht immer an derselben Stelle auf; sie können während des gesamten Prozesses anfallen, abhängig davon, wie Ihr Unternehmen den Beschaffungsprozess handhabt und welche Dienstleistungen Sie in Anspruch nehmen.

Während der Lieferantensuche

Betrachten Sie dies als Grundlage. Haben Sie sich jemals gefragt, wer den besten Anbieter zum besten Preis findet? Diese Vorarbeit hat meistens Kosten. Egal, ob es darum geht, Angebote einzuholen, Lieferanten zu recherchieren oder Anbieter auszuwählen – es geht immer darum, die Gesamtkosten der Beschaffung von Anfang an zu senken.

Eine effektive Verwaltung von Beschaffungsgebühren kann Ihrem Unternehmen Geld sparen und die Beziehungen zwischen Lieferanten und Käufern verbessern. Torg hilft Ihnen, vertrauenswürdige Lieferanten zu finden und bietet Einblicke, um Ihre Beschaffungskosten zu optimieren. Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Beschaffungsgebühren noch heute—jetzt anmelden und rationalisieren Sie Ihren Beschaffungsprozess mit Expertenunterstützung von Torg!

Vertragsverhandlung

„Das ist ein gutes Angebot... aber was verbirgt sich im Kleingedruckten?“ Hier kommen Vertragsmanagement und Rechtskosten ins Spiel. Beschaffungsfachleute können hier Gebühren berechnen, um bessere Bedingungen auszuhandeln, Formulierungen zu klären und teure Fehler von Anfang an zu vermeiden.

Lieferantenmanagement oder nach dem Kauf

Auch nach Unterzeichnung des Vertrags bleibt viel zu tun, wie z. B. die Überwachung von Lieferungen, die Beilegung von Beschwerden oder das Buchen von Wartungsdiensten. Diese Beschaffungsfunktionen werden typischerweise als Teil des Lieferantenbeziehungsmanagements berechnet oder in laufende Unterstützungsleistungen eingebettet.

Abonnementmodell (Plattformen oder Beschaffung-as-a-Service)

Zahlen Sie eine wiederkehrende Gebühr für die Nutzung einer Beschaffungsplattform? Das ist ein Pauschalgebührenmodell. Diese zuverlässigen Dienstleistungen ermöglichen es Unternehmen, Einkäufe zu bündeln, Kosteneinsparungen zu erzielen und die Beschaffungsausgaben stabil zu halten. Keine unerwarteten Kosten, nur zuverlässiger Service.

Warum ist eine Beschaffungsgebühr wichtig?

Eine Beschaffungsgebühr ist keine zusätzliche Kostenstelle in Ihrer Rechnung, sondern die Möglichkeit, von einem klugen und effizienten Einkaufsprozess zu profitieren. Hier ist der Grund:

• Verbindet Sie mit vertrauenswürdigen Lieferanten: Erhalten Sie Zugang zu vertrauenswürdigen Lieferanten, ohne den Aufwand oder die Risiken in Kauf zu nehmen.
• Spart Gesamtkosten der Beschaffung: Professionelle Einkäufer können günstige Preise aushandeln und Ihre Einkaufskosten im Griff behalten.
• Verhindert unnötige Kosten durch schlechte Entscheidungen: Vermeiden Sie Lieferantenfehler oder schlechte Vereinbarungen, die in der Zukunft zusätzliche Kosten verursachen.
• Unterstützt starke Lieferantenbeziehungen: Eine verbesserte Verwaltung der Lieferanten führt zu effizienteren und reibungslosen Geschäftsvorgängen.
• Verbessert die allgemeine Leistung der Lieferkette: Ein effizienter Beschaffungsprozess sorgt dafür, dass alles ohne Unterbrechungen oder Verschwendung läuft.

Arten von Beschaffungsgebühren (mit Beispielen)

Sind Sie neugierig, wie Beschaffungsgebühren festgelegt werden? Sie können je nach Unternehmensabläufen, Beschaffungsaktivitäten und den Anforderungen Ihres Lieferkettenmanagements variieren. Lernen wir die gängigen Arten kennen und wann welche geeignet ist.

Pauschalgebühr

Betrachten Sie dies als festen Betrag, den Sie unabhängig von der Größe Ihres Einkaufs oder Vertrags zahlen. Es bietet sich an, wenn klar ist, was Sie benötigen, z. B. ein Fertigungsunternehmen, das 2.000 € zahlt, um einen neuen Lieferanten für bestimmte Komponenten zu finden.

Prozentsatzgebühr

Eine Prozentsatzgebühr wird als Anteil der Gesamtkosten der beschafften Waren oder Dienstleistungen berechnet. Anstatt einen festen Betrag zu berechnen, verdient der Dienstleister einen Teil der Gesamtausgaben. Einzelhändler nutzen häufig dieses Modell und zahlen beispielsweise 5 % auf alle gekauften Waren. Dies macht die Gebühr proportional zu den Beschaffungsausgaben und fördert bessere Verhandlungsergebnisse.

Gestaffelte Gebühr

Eine gestaffelte Gebühr ist eine Preisstruktur, bei der die Beschaffungsgebühr basierend auf dem Gesamtwert oder der Gesamtmenge des Einkaufs variiert und vordefinierte Schwellenwerte oder "Stufen" verwendet werden. Dieses Modell ist darauf ausgelegt, Kosteneffizienzen zu bieten, wenn die Ausgaben steigen, und größere Bestellungen oder langfristige Beschaffungsbeziehungen zu fördern. So zahlen Sie beispielsweise 8 % auf Einkäufe bis 50.000 $, dann 4 % auf alles darüber hinaus. Dies ermöglicht es Ihnen, Bestellungen zu bündeln und Kosteneinsparungen in der gesamten Lieferkette zu steigern.

Erfolgsgebühr

Eine Erfolgsgebühr im Beschaffungsbereich ist eine Gebührenstruktur, bei der der Dienstleister nur bezahlt wird, wenn bestimmte Ergebnisse oder Einsparungen erzielt werden. Sie basiert auf der Leistung, das heißt, die Gebühr ist "erfolgsabhängig". Dies ist die typische Gebühr bei Kostenvermeidung oder strategischer Beschaffung. Denken Sie an ein Beschaffungsunternehmen, das 30 % von dem berechnet, was es Ihrem Unternehmen innerhalb eines Jahres an Kosteneinsparungen bringt. Wenn es keine Einsparungen gibt, zahlen Sie nichts zusätzlich.

Monatliche/Retainer-Gebühr

Eine monatliche Gebühr oder Retainer-Gebühr im Beschaffungsbereich ist eine feste wiederkehrende Zahlung an einen Beschaffungsdienstleister oder Berater im Austausch für kontinuierliche Unterstützung, Fachwissen oder Zugang zu Beschaffungsressourcen. Dies stabilisiert Beschaffungsausgaben und erhöht die Betriebseffizienz.

Was ist typischerweise in einer Beschaffungsgebühr enthalten?

Was Sie mit einer Beschaffungsgebühr bezahlen, kann stark von Ihrem Anbieter oder Ihrer Beschaffungsstrategie abhängen, umfasst jedoch typischerweise:

• Lieferantensuche und -prüfung
• Vertrags- und Rechtsgebühren
• Verhandlungshilfe
• Analyse der Transportkosten
• Verwaltungskosten (Berichterstattung, Abrechnung, Compliance)
• Wartungsdienste nach dem Kauf
• Finanzplanung für beschaffungsbezogene Ausgaben
• Daten und Analysen zu Beschaffungsaktivitäten

All dies rechtfertigt die Kosten einer effizient funktionierenden Beschaffung.

...