ChatGPT im Einkauf: Vorteile, Eingabeaufforderungen, mögliche Risiken

Beschaffung ist eine zentrale Funktion, um zu steuern, wie Unternehmen Kosten kontrollieren, Beziehungen zu Lieferanten entwickeln und die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen. Aufgrund von altmodischen Arbeitsabläufen mit Tabellen, endlosen E-Mail-Ketten und langwierigen Verhandlungen ist der Prozess jedoch langsamer, als er sein sollte. Generative KI-Technologien wie ChatGPT bieten jetzt einen besseren Ansatz.

Für Teams, die Durchlaufzeiten verbessern, Fehler reduzieren und Entscheidungen auf echte Einblicke stützen möchten, wird ChatGPT zu einem praktischen Werkzeug. In diesem Leitfaden erläutern wir, wie diese Technologie in die Beschaffung integriert werden kann, wo sie einen echten Unterschied machen kann, worauf Sie achten sollten und wie der Weg in die Zukunft aussehen könnte.

Was ist ChatGPT und wie funktioniert es?

ChatGPT ist ein generatives KI-Sprachmodell von OpenAI, das darauf trainiert wurde, menschlich klingende Sprache zu verstehen und zu erzeugen. Es wurde mithilfe von Deep-Learning-Algorithmen programmiert, die auf umfangreichen Datenmengen trainiert wurden, sodass es in der Lage ist, auf beschaffungsbezogene Anfragen zu antworten, schriftliche Inhalte zu erstellen und sogar die Kommunikation eines Lieferanten zu imitieren.

Was ChatGPT in der Beschaffung besonders effektiv macht, ist die Fähigkeit, historische Daten schnell zu bewerten, Sprachunterstützung zu bieten und Inhalte zu erstellen – von der Bewertung von Lieferanten bis hin zur Vertragsanalyse. Allerdings ist ChatGPT, obwohl es erstaunlich kohärente Antworten generieren kann, nicht bewusst – es basiert auf statistischen Vorhersagen, nicht auf echtem Bewusstsein. Das ist ein wichtiger Punkt, den man im Hinterkopf behalten sollte, insbesondere bei der Interpretation KI-basierter Einblicke in kritischen Bereichen der Beschaffungsaktivitäten.

Beschaffungsteams und Generative KI

Seien wir ehrlich: Ein Großteil der Beschaffungsarbeit besteht aus Routineaufgaben. Tätigkeiten wie das Automatisieren der Datenerfassung, die Bewertung von Lieferanten, das Vertragsmanagement und die Leistungskontrolle erfordern Zeit, die für strategischere Arbeiten genutzt werden könnte. ChatGPT kann die meisten dieser regelmäßigen Aufgaben effektiv übernehmen. Indem es Daten sammelt, Teams bei der Analyse von Ausgabedaten unterstützt oder potenzielle Risiken aufzeigt, die tief in historischen Daten verborgen sind, wird es mehr als nur ein Chatbot – es wird zu einem Produktivitätsbooster.

Doch der Einfluss reicht über die Automatisierung hinaus. Beschaffungsmanager können ChatGPT nutzen, um Lieferkettentrends schnell zu bestimmen, schnelle Rechercheberichte für Lieferantenverhandlungen zu erstellen oder die Verfolgung der Lieferantenleistung mit intelligenten Zusammenfassungen der wichtigsten Leistungskennzahlen (KPIs) zu verbessern. Wenn ein Beschaffungsexperte eine Risikobewertung vor der Vorauswahl von Anbietern benötigt oder einen Verhandlungsansatz modellieren möchte, kann ChatGPT einen systematischen Ausgangspunkt bieten, die kognitive Belastung reduzieren und die Ergebnisse verbessern.

Und hier kommt der Clou: ChatGPT verbessert die Kommunikation von Beschaffungsteams. Ob es darum geht, klare E-Mails an Lieferanten zu verfassen, komplizierte Vertragsbedingungen für interne Interessengruppen zu erläutern oder regulatorische Anforderungen in einfacher Sprache zu erklären – die KI schließt Kommunikationslücken, die Entscheidungen oft verzögern.

Beschaffungsteams bewegen sich oft auf einem schmalen Grat zwischen Geschwindigkeit und Genauigkeit. Mit KI-Tools beginnt sich dieser Kompromiss aufzulösen. Die Einführung von ChatGPT in die digitale Beschaffung ermöglicht es Teams, schnell zu handeln, ohne dabei auf Sorgfalt zu verzichten. Ob sie Beschaffungsanfragen vereinfachen, Lagerbestände optimieren oder Lieferanten recherchieren – sie haben jetzt einen Verbündeten, der sie scharfsinnig, informiert und handlungsfähig hält.

Beste Anwendungsfälle von ChatGPT in der Beschaffung

ChatGPT kann Beschaffungsaktivitäten beschleunigen, indem es sofortige Einblicke, strukturierte Zusammenfassungen und kluge Vorschläge liefert. Lassen Sie uns verstehen, wie es die Lieferantensuche und -vorauswahl bereichert.

Lieferantenrecherche und Vorauswahl

Die Suche nach potenziellen Lieferanten erforderte einst stundenlange mühsame Google-Suchen, das Sammeln von Profilen und das Versenden von E-Mails an potenzielle Lieferanten zur weiteren Klärung. ChatGPT kann diesen Prozess vereinfachen. Mit Kriterien wie Produkttyp, Zertifikaten, Lieferbedingungen oder geografischem Markt erhalten Beschaffungsexperten innerhalb von Sekunden eine kuratierte Liste von Lieferanten.

Noch besser: ChatGPT kann Kriterien für die Lieferantenauswahl auf Basis von Branchenstandards, Risikominderungspraktiken oder der finanziellen Gesundheit von Lieferanten vorschlagen und so mehr Kontext liefern als eine statische Suchmaschine.

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Entwurf und Überprüfung von Ausschreibungen und Verträgen

Einer der arbeitsintensivsten Teile des Beschaffungsprozesses ist das Verfassen und Überprüfen von Ausschreibungen und Verträgen. Mit ChatGPT können Beschaffungsteams Entwürfe erstellen, komplexe juristische Formulierungen für einfachere Verständlichkeit umschreiben und die Einhaltung der Beschaffungsrichtlinien prüfen.

Obwohl Enddokumente weiterhin von Rechtsteams überprüft werden sollten, verkürzt ChatGPT die Entwurfszeit und weist auf fehlende oder unvollständige Vertragsbedingungen hin (wie Zahlungsbedingungen oder regulatorische Bestimmungen).

Automatisierung der Kommunikation mit Lieferanten

Die Kommunikation mit Lieferanten besteht typischerweise aus wiederkehrenden, standardisierten Nachrichten – z. B. die Anforderung eines Bestellauftrags, die Abfrage aktueller Preise oder die Nachfrage zu verspäteten Lieferungen. ChatGPT ermöglicht die Automatisierung solcher Nachrichten mit professionellen, einheitlichen und zeitnahen Antworten.

Von KI erstellte Nachrichten können auch Beschaffungsexperten mit schwächeren Soft Skills oder Sprachproblemen unterstützen und so die Kommunikation mit ausländischen Lieferanten erleichtern.

Unterstützung bei der Marktanalyse und Kategorienforschung

Schnelle Recherchen sind eine Stärke von ChatGPT. Bedarf an einem Überblick über die jüngste Marktvolatilität bei Aluminiumpreisen? Oder ein Verständnis der wichtigsten Risiken in der Elektronik-Lieferkette in diesem Quartal? ChatGPT kann schnell prägnante und kontextbezogene Marktanalysen erstellen, um Beschaffungsmanager auf dem Laufenden zu halten.

Durch die Analyse vergangener Daten und die Betrachtung von Preis-Benchmarks können KI-Anwendungen wie ChatGPT sogar Trends identifizieren, die Menschen Stunden (oder sogar Tage) kosten würden.

Vorteile der Nutzung von ChatGPT in der Beschaffung

Die Anwendung von ChatGPT in Ihrer Beschaffung kann helfen, Prozesse zu streamlin...