Cos'è la spesa marginale e come ridurre la spesa marginale?

Die Beschaffungsteams stehen nun unter enormem Druck, verantwortungsvoll einzukaufen, in Zeiten, in denen die Preise für Rohstoffe unvorhersehbar sind und das Risiko auf den Beschaffungsmärkten größer ist als je zuvor. Und während das Konzept des Tail-Spend nichts Neues ist, wurde es nie präzise optimiert.
Unabhängig von der Unternehmensgröße hatte jede Organisation Tail-Spend-Probleme, ob sie sich dessen bewusst ist oder nicht. Obwohl diese Art von Ausgaben in Maßen harmlos ist, kann ein gut verwaltetes Tail-Spend einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil bedeuten.
Was ist also so besonders an Tail-Spend? Und warum müssen Unternehmen erkennen, wie viel Geld hier im Spiel ist? Einfach gesagt, eine der Hauptstrategien für ein umfassendes Kostenmanagement und Kosteneinsparungen besteht darin, Tail-Spend-Einkäufe unter Kontrolle zu bringen. Man kann nicht kontrollieren, was man nicht sieht.
Das gesagt, lassen Sie uns in das Konzept des Tail-Spend eintauchen und untersuchen, wie Sie es in Ihrem Unternehmen nutzen können.
Was ist Tail-Spend?
Tail-Spend bezieht sich auf all jene kleinen, oft übersehenen Einkäufe eines Unternehmens, die einzeln betrachtet keine große Sache sind – aber zusammengenommen können sie eine beträchtliche Summe an Geld ausmachen. Dabei handelt es sich typischerweise um Artikel mit niedrigen Kosten und geringem Volumen, die außerhalb langfristiger Lieferverträge oder strategischer Beschaffungsprozesse fallen. Denken Sie an Büromaterial, einmalige Softwarelizenzen oder kurzfristige Reisebuchungen.
Es wird als „Tail-Spend“ bezeichnet, weil, wenn man sich ein Diagramm aller Ausgaben eines Unternehmens ansieht, die großen Ausgaben (wie Rohstoffe oder wichtige Dienstleistungen) den „Kopf“ bilden, während diese kleineren, verstreuten Ausgaben sich in einem „Schweif“ erstrecken würden.
Obwohl Tail-Spend in der Regel nur einen kleinen Prozentsatz der Gesamtausgaben nach Volumen ausmacht, kann ein besseres Management versteckte Einsparungen aufdecken, das Lieferantenrisiko verringern und die Effizienz steigern.
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Die versteckten Kosten von Tail-Spend im Einzelhandel und in der Konsumgüterbranche
In der Einzelhandels- und Konsumgüterbranche, wo die Abläufe erheblich von Agilität, Geschwindigkeit und Kosteneffizienz abhängen, kann Tail-Spend still und heimlich Budgets aufzehren und die Rentabilität schmälern. Tail-Spend-Ausgaben wie einmalige Lieferungen, kurzfristige Änderungen an Verpackungen oder Promotion-Artikel erscheinen auf den ersten Blick unbedeutend.
Doch wenn diese geringwertigen Transaktionen strategisch gemanagte Verträge umgehen, ist die kumulative Auswirkung beträchtlich. In den meisten dieser Sektoren gibt es ein hohes Volumen von geringwertigen Käufen, die außerhalb formeller Einkaufsprozeduren getätigt werden.
Ohne Kontrollen führt dies zu ausufernden Ausgaben, einer uneinheitlichen Lieferantenbeteiligung und unregelmäßigen Preisen. Letztendlich wird der Wert ausgehandelter Verträge verwässert und die Vertragsverwaltung untergraben.
Es entstehen auch blinde Flecken im Ausgabeverhalten, bei denen die Beschaffung weder Transaktionen überwachen noch die Einhaltung der Vorschriften durchsetzen kann. Die Realität ist: In wachstumsstarken Sektoren wie dem Einzelhandel und der Konsumgüterindustrie kann die Vernachlässigung des Tail-Spend-Managements Kostensenkungsbemühungen und einen transparenteren Beschaffungsprozess untergraben und damit den langfristigen Wert schädigen.
Was sind Ausgabenkategorien?
Um das Management von Tail-Spend zu verstehen, ist es hilfreich, zunächst die allgemeine Umgebung der Ausgabendaten zu verstehen. Ausgaben unterteilen sich typischerweise in folgende Kategorien:
Indirekte Ausgaben
Indirekte Ausgaben beschreiben Käufe, die nicht notwendigerweise direkt mit dem Kernprodukt oder der Kerndienstleistung eines Unternehmens zusammenhängen – wie beispielsweise Software-Abonnements, Büromaterial, Gebäudemanagement und professionelle Dienstleistungen.
Häufig sind sie nicht zentral gesteuert, was bedeutet, dass sie fragmentiert werden. Und hier versteckt sich oft ein großer Teil des Tail-Spend, da verschiedene Abteilungen kleine, normalerweise ungeprüfte Ausgaben tätigen, die das Beschaffungssystem umgehen.
Maverick Spend
Maverick Spend tritt auf, wenn Mitarbeiter den formellen Beschaffungsprozess umgehen, indem sie bei nicht genehmigten Lieferanten oder außerhalb vorab vereinbarter Verträge einkaufen. Obwohl dies oft gut gemeint ist – für Bequemlichkeit oder Zeitersparnis – führen diese Verhaltensweisen zu eigenmächtigen Ausgaben, die Kostenersparnisse zunichtemachen, Probleme in der Vertragsverwaltung verursachen und die Beziehungen zu Lieferanten belasten. Wenn nicht dagegen vorgegangen wird, untergräbt dies die Vorteile strategisch gemanagter Ausgaben und reduziert die Wertschöpfung der Beschaffung.
Ad-hoc-Ausgaben (Einmalkäufe)
Ad-hoc-Ausgaben – auch als Einmalkäufe bekannt – umfassen Güter, die für einzigartige, kurzfristige Anforderungen angeschafft werden. Viele dieser Einmalkäufe erfolgen häufig außerhalb formaler Einkaufsprozesse, ohne formale Bestellanforderung oder Genehmigung.
Auch wenn jede Transaktion klein wirkt, summieren sie sich im Laufe der Zeit zu einem beträchtlichen Anteil der Tail-Spend eines Unternehmens, was zu verschwenderischen Ausgaben und reduzierter Kostenkontrolle führt.
Niedrigwertige Transaktionen
Kleinbetragsausgaben sind Einzelkäufe unterhalb eines etablierten Schwellenwertes, der oft zu gering ist, um eine umfassende Verwaltung im konventionellen Beschaffungsprozess zu rechtfertigen. Beispiele: Druckertintenpatronen, Snacks fürs Büro oder spontane Kurierdienste.
Auch wenn sie einzeln betrachtet klein sind, belasten sie aufgrund ihrer hohen Häufigkeit die Prozesse. Unkontrolliert sorgen sie dafür, dass die Gesamtausgaben eines Unternehmens aufgrund fehlender Systeme zur Ausgabenreduzierung aufblähen.
Hochvolumige, niedrigwertige Käufe
Unternehmen tätigen typischerweise Hunderte oder Tausende von Transaktionen mit hohem Volumen und niedrigem Dollarwert, von denen die meisten unter $2.500 liegen. Die manuelle Bearbeitung solcher Käufe lenkt die Aufmerksamkeit der Beschaffungsteams von strategischen Tätigkeiten ab.