12 Beispiele für Beschaffungsbetrug und Strategien zu deren Verhinderung

Beschaffungsbetrug ist weder laut noch auffällig. Er schleicht sich leise ein, saugt Geld, Zeit und Vertrauen auf, bevor es überhaupt bemerkt wird. Wenn man darüber nachdenkt, geben Unternehmen und Regierungsorganisationen jährlich Millionen von Dollar für Verträge, Lieferanten und Dienstleistungen aus. Und doch reicht es aus, schwache Kontrollen, eine überhöhte Rechnung oder ein wenig geheime Absprachen, um den gesamten Beschaffungsprozess zu verzerren.

Dieser Leitfaden behandelt 12 häufige Beispiele für Beschaffungsbetrug und zeigt, wie diese Machenschaften funktionieren und warum sie ein hohes Risiko darstellen. Am Ende wissen Sie nicht nur, wie Betrüger ihre Tricks anwenden, sondern auch, wie Unternehmen dagegen vorgehen. Schulungen, Audits und Anti-Betrug-Beschaffungskontrollen werden zu Schutzschilden für Verträge, Einkäufe und Reputation. Dabei erfahren Sie, wie Sie die Warnsignale erkennen und welche Strategien zur Aufdeckung von Beschaffungsbetrug tatsächlich in der Praxis funktionieren.

Beschaffungsbetrug ist die Manipulation des Einkaufsprozesses zum unrechtmäßigen persönlichen oder finanziellen Vorteil. Er tritt auf, wenn Käufer, Lieferanten oder Mitarbeiter Schwächen in den Beschaffungskontrollen ausnutzen, um sich unfaire Vorteile zu verschaffen. Häufige Beispiele sind überhöhte Rechnungen, Preisabsprachen, Bestechungsgelder, Produktsubstitution, doppelte Zahlungen und Phantomlieferanten.

Lieferantenseitiger Betrug vs. Käuferseitiger Betrug

Wenn Menschen über Beschaffungsbetrug sprechen, denken sie oft an dubiose Lieferanten. Aber die Wahrheit ist, Betrug geht in beide Richtungen. Um das Problem wirklich zu verstehen, muss man zwischen lieferantenseitigen und käuferseitigen Tricks unterscheiden. Sie sehen unterschiedlich aus, aber beide können den Beschaffungsprozess verzerren und jemandem einen unfairen Vorteil verschaffen.

Lieferantenseitiger Betrug ist das, worüber sich die meisten Unternehmen zuerst Sorgen machen. Es handelt sich um Fälle, in denen Lieferanten gefälschte Rechnungen ausstellen, Preisabsprachen treffen oder Produkte liefern, die nicht den Vertragsspezifikationen entsprechen. Manchmal tauchen doppelte Rechnungen in der Kreditorenbuchhaltung auf, und niemand entdeckt sie, bis die Zahlungen bereits erfolgt sind. Gelegentlich handelt es sich um Produktsubstitution, wenn ein Auftragnehmer günstigere Materialien verwendet und die teure Version berechnet. Im schlimmsten Fall gibt es sogar Phantomlieferanten, im Grunde Geisterlieferanten, die ins System aufgenommen werden, um Geld abzuzweigen, ohne jemals Waren oder Dienstleistungen zu liefern. Offensichtlich gedeihen diese Betrugsmaschen bei schwachen Kontrollen und nicht genau überprüften Bestellungen.

Käuferseitiger Betrug steht nicht immer im Rampenlicht, ist aber genauso schädlich. Hier manipulieren Beschaffungspersonal oder Mitarbeiter, die für Verträge verantwortlich sind, den Ausschreibungsprozess oder Vertragsverhandlungen zu ihrem persönlichen Vorteil. Beispielsweise könnte ein Käufer einen Lieferanten aufgrund persönlicher Verbindungen bevorzugen oder, noch schlimmer, Bestechungsgelder annehmen. Unethische Käuferpraktiken können auch das absichtliche Zurückhalten von Zahlungen oder das Ändern von Vertragsdetails umfassen, um Konkurrenz auszuschalten und den Zuschlag einem bevorzugten Anbieter zu erteilen. Ehrliche Lieferanten verlieren, und der Beschaffungsprozess leidet unter Vertrauensverlust.

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Eine falsche Rechnung ist nicht die ganze Geschichte. Auch nicht eine zwielichtige Vertragsverhandlung. Beschaffungsbetrug geht weit darüber hinaus. Budgets bluten, ja – aber schlimmer noch, das Vertrauen beginnt zu bröckeln. Und wenn das Vertrauen schwindet, beginnt das System, das Agenturen und Unternehmen fair am Laufen halten soll, zu zerbrechen. Die Auswirkungen? Sie enden nicht bei einem Käufer oder einem Lieferanten. Ganze Branchen können die Schockwellen spüren.

Für Käufer

Für das Unternehmen sind die Bedrohungen allgegenwärtig. Im Wesentlichen kann Betrug im Beschaffungswesen den besten Beschaffungsprozess in eine Geldverschwendung verwandeln, wenn niemand genau hinsieht.

• Finanzieller Verlust: Gefälschte Rechnungen, überhöhte Rechnungen oder überteuerte Verträge können leise Tausende (oder sogar Millionen) aus den Verbindlichkeiten ziehen. Und was das Ganze noch schlimmer macht? Auf dem Papier kann alles in Ordnung aussehen, bis die Prüfer eingreifen.
• Betriebliche Störungen: Minderwertige Produkte, Produktersatz oder Dienstleistungen, die nicht den im Vertrag festgelegten Spezifikationen entsprechen, können Projekte stören. Stellen Sie sich vor, Sie verlassen sich auf eine Lieferung, nur um festzustellen, dass sie nicht mit dem übereinstimmt, was die Bestellung spezifiziert hat.
• Rechtliche und reputationsbezogene Risiken: Die Nichteinhaltung von Gesetzen gegen Beschaffungsbetrug zieht unerwünschte Aufmerksamkeit auf sich. Skandale um Regierungsverträge oder öffentlich bekannte Fälle von öffentlichem Beschaffungsbetrug sind allzu leicht Titelthemen, die die Integrität einer Organisation ruinieren.

Für Lieferanten

Lieferanten sind jedoch nicht unbedingt am Steuer. Betrug auf Käuferseite kann ebenso schädlich sein und manchmal sogar noch unberechenbarer.

• Verlust des fairen Vorteils: Echte Lieferanten verlieren Aufträge, wenn Konkurrenten kolludieren, Angebote manipulieren oder Bestechungsgelder zahlen. Dieser Wettbewerb bei Ausschreibungen? Er wird manipuliert, und plötzlich ist Fairplay nicht mehr relevant.
• Verspätete Zahlungen: Wenn Zahlungs- oder Beschaffungspersonal Zahlungen zurückhält oder verzögert, wird der Cashflow der Lieferanten beeinträchtigt. Forderungen nach Kickbacks verschärfen die Situation und drängen Unternehmen in die Enge, sodass sie entweder nachgeben oder den Vertrag verlieren.
• Schaden am Ruf: Selbst unbegründete Anschuldigungen wegen Betrugs können dem Ruf schaden. Offenbar wird es extrem schwierig, neue Ausschreibungen und Verträge zu sichern, sobald der Ruf eines Lieferanten mit Ermittlungen zu Beschaffungsbetrug in Verbindung gebracht wird.

Am Ende des Tages diskriminiert Beschaffungsbetrug nicht. Ob Sie ein Käufer sind, der versucht, das beste Angebot zu sichern, oder ein Lieferant, der fair konkurriert – die Auswirkungen von Betrug sind real, kostspielig und manchmal verheerend.

Beschaffungsbetrug existiert in allen Formen und Größen, einige offensichtlich, andere versteckt unter Unterlagen, die auf den ersten Blick anständig erscheinen. Lassen Sie uns die häufigsten Beschaffungsbetrugsmaschen einzeln analysieren und untersuchen, wie Organisationen tatsächlich dagegen vorgehen können.

1. Angebotsmanipulation

Wenn Lieferanten heimlich im Ausschreibungsprozess kollaborieren, können sie die Preise in die Höhe treiben und die Konkurrenz vollständig ausschließen. Ein Angebot, das auf dem Papier fair aussieht, kann nichts anderes als eine getarnte Absprache sein. Es gibt höhere Preise, der Wettbewerb wird verzerrt, und jeder außer den Betrügern verliert. Wie kann man dem entgegenwirken? Lieferanten rotieren. Auf ungewöhnliche Angebotsmuster achten. Audits durchführen, bevor die Tinte auf einem Vertrag trocknet. So fängt man Manipulationen, bevor sie einen in einen unfairen Deal einsperren.

2. Rechnungsbetrug

Das ist subtil, aber weit verbreitet. Lieferanten reichen falsche Rechnungen, doppelte Rechnungen oder überhöhte Rechnungen für nicht erbrachte Dienstleistungen ein. Auf dem Papier mag es wie eine gewöhnliche Zahlungsanforderung erscheinen. Aber wenn die Kreditorenbuchhaltung nicht gegen Bestellungen und Versandbelege abgleicht, geht der Betrug durch. Echtzeit-Zahlungsüberwachung und strenge Rechnungsvalidierung können hier einen großen Unterschied machen.

3. Bestechung & Schmiergelder

Manchmal bietet ein Auftragnehmer persönliche Anreize für das Beschaffungspersonal, nur um Verträge zu sichern. Es kann sich um Geld, Geschenke oder Gefälligkeiten handeln. In welcher Form auch immer, es verzerrt den Beschaffungsprozess und verschafft einem Anbieter einen unfairen Vorteil. Anti-Bestechungs-Beschaffungsbedingungen, rotierende Vertragsverhandlungsteams und die Förderung von Whistleblower-Berichten sind gute Mittel, um solche Risiken zu reduzieren.

4. Interessenkonflikte

Wenn das Beschaffungspersonal einen Lieferanten aufgrund persönlicher Bekanntschaft bevorzugt, liegt ein Interessenkonflikt vor, Punkt. Das bedeutet, dass es bei der Beschaffung nicht mehr um fairen Wettbewerb geht. Es geht darum, wer mit wem befreundet ist. Um dem entgegenzuwirken, müssen Unternehmen persönliche Interessen offenlegen, Audits von Vertragsvergaben durchführen und Schulungen anbieten, damit Mitarbeiter wissen, warum Transparenz wichtig ist.

5. Produktsubstitution & Qualitätsbetrug

Haben Sie jemals etwas bestellt und eine kostengünstigere Version erhalten, die nicht den Vertragsspezifikationen entspricht? Das ist Produktsubstitution, und es ist ein "Insider"-Betrug, den Lieferanten anwenden, um Kosten zu sparen und dennoch den höheren Preis zu behalten. Die Lösung ist einfach, aber entscheidend: Inspektionen durchführen, Lieferungen mit Bestellungen abgleichen und Vertragsspezifikationen so explizit gestalten, dass Lieferanten Artikel nicht einfach ersetzen können, ohne entdeckt zu werden.

6. Phantomlieferanten & Geisterlieferanten

Das riecht nach einem Film-Betrug. Geisterlieferanten werden im System eingerichtet, komplett mit gefälschten Rechnungen, und Zahlungen gehen raus, obwohl keine Dienstleistungen oder Waren jemals geliefert werden. Offenbar gelingt dies nur, wenn die Kontrollen lax sind. Um dies zu verhindern, müssen Organisationen jeden neuen Lieferanten mit Hintergrundprüfungen authentifizieren, doppelte Genehmigungen für Bestellungen vorschreiben und regelmäßige Lieferantenaudits durchführen, um sicherzustellen, dass sie keine Phantomzahlungen leisten.

7. Unfaire Ausschreibungsmanipulation

Manchmal liegt das Problem nicht beim Lieferanten, sondern beim Käufer. Beispielsweise kann ein Beschaffungsbeamter Vertragsspezifikationen anpassen oder einschränkende Anforderungen einfügen, nur um sicherzustellen, dass ein bevorzugter Auftragnehmer gewinnt. Es erscheint auf dem Papier gültig, aber das Ergebnis ist voreingenommen. Die Lösung zur Bekämpfung besteht in Offenheit: Ausschreibungen zur Überprüfung durch mehrere Personen offen lassen, jeden Schritt systematisch dokumentieren und den Prozess so transparent gestalten, dass niemand einfach unangemessene Anforderungen unbemerkt einfügen kann.

8. Unethische Zahlungspraxis

Hier missbraucht das Personal Unternehmensmittel, erlaubt möglicherweise Zahlungen ohne Überprüfung, erhöht Preise absichtlich oder entnimmt sogar Gelder für persönliche Ausgaben. Es kann Ressourcen schnell erschöpfen, wenn es nicht genau überwacht wird. Die Verteidigung ist ziemlich einfach: doppelte Genehmigung für Zahlungen, sofortige Nachverfolgung und strenge Überprüfung der Kreditorenbuchhaltung. So hat jede Transaktion ein zweites Augenpaar, und Betrug ist schwieriger zu vertuschen.

9. Kollusion mit Wettbewerbern

Kollusion erfolgt typischerweise hinter verschlossenen Türen, wenn Lieferanten privat zusammenarbeiten, um Preise festzulegen oder Märkte aufzuteilen. Nach außen hin erscheinen Angebote normal, aber darunter wird der Wettbewerb eliminiert und die Kosten steigen. Um dem voraus zu bleiben, müssen Unternehmen regelmäßig Angebote prüfen, ungewöhnliche Preisbeständigkeiten untersuchen und das Beschaffungspersonal schulen, um Warnsignale für Beschaffungsbetrug zu erkennen, die nicht zusammenpassen. Sobald das Personal weiß, worauf es achten muss, wird eine mögliche Kollusion schwieriger still und heimlich durchzuführen.

10. Forderung von Schmiergeldern

Hier bieten nicht nur Anbieter Bestechungsgelder an, sondern sie fordern sie tatsächlich. Ein Lieferant könnte vorschlagen, dass "ein bisschen extra" dazu beitragen wird, einen Vertrag zu sichern oder zu behalten. Es ist nicht nur unethisch, sondern schädlich für das gesamte Beschaffungssystem. Dagegen zu kämpfen bedeutet, Anti-Betrugskontrollen umzusetzen, Mitarbeiter zu schulen, um Schmiergeldforderungen zu erkennen und abzulehnen, und dies mit Whistleblower-Programmen zu unterstützen, damit sich Mitarbeiter wohlfühlen, betrügerische Aktivitäten zu melden.

11. Vertragsfalschdarstellung

Einer der klassischsten Tricks ist, wenn Bauunternehmer ihre Kapazitäten übertreiben oder falsch darstellen, was sie tatsächlich liefern können. Sie beeindrucken bei Verhandlungen, aber die Leistung entspricht nicht den Erwartungen, sobald der Vertrag beginnt. Die Lösung besteht darin, tief zu graben: ihre Geschichte überprüfen, Verträge sorgfältig verhandeln und die Leistung genau überwachen, damit die Ergebnisse immer dem entsprechen, was schwarz auf weiß steht. So werden leere Versprechungen zu kostspieligen Fehlern.

12. Gefälschte oder überhöhte Rechnungen

Wahrscheinlich einer der am weitesten verbreiteten Betrügereien ist, wenn Verkäufer überhöhte oder sogar doppelte Rechnungen weiterleiten, um mehr Geld aus Ihnen herauszuholen. Wenn Zahlen ungeprüft durchrutschen, versteckt sich der Betrug in aller Öffentlichkeit. Deshalb sollten Rechnungen niemals allein stehen. Sie sollten mit Bestellungen abgeglichen, Audits durchgeführt und Erkennungssoftware eingesetzt werden. Sobald diese Kontrollen Routine sind, hören gepolsterte Rechnungen auf, die leicht zugängliche Beute zu sein, auf die Betrüger zählen.

Die frühzeitige Erkennung von Betrug kann ein Unternehmen davor bewahren, enorme Verluste zu erleiden. Das Geheimnis besteht darin, zu wissen, welche Anzeichen zu beachten sind und sie nicht als bloße "Papierfehler" abzutun. Einige der wichtigsten Hinweise sind unten aufgeführt, damit Sie Strategien zur Verhinderung von Beschaffungsbetrug planen können:

Ungewöhnliche Ausschreibungsmuster

Wenn dieselben Anbieter kontinuierlich Verträge zu sehr ähnlichen Preisen gewinnen, sollte etwas hinterfragt werden. Ist der Wettbewerb fair, oder steckt mehr dahinter? Dies könnte auf Kollusion oder Absprachen hinweisen. Im Wesentlichen können Wettbewerbsanalysen und Preisprüfungen abnormale Trends aufdecken, bevor sie unbemerkt die Budgets eines Unternehmens verschlingen.

Überhöhte oder doppelte Rechnungen

Rechnungen sind nach wie vor eines der einfachsten Bereiche, in denen Betrug auftreten kann. Achten Sie auf Doppelabrechnungen, überhöhte Preise oder Gebühren, die nicht mit den Bestellungen übereinstimmen. Offensichtlich können das Abgleichen von Rechnungen mit Verträgen und das Einfordern von Belegen Warnsignale aufdecken, bevor Geld durch die Maschen fällt. Prüfungen schließen solche Lücken schnell.

Unerklärliche Preiserhöhungen

Wenn plötzlich Preise ohne jegliche Marktursache steigen, ist dies ein Hinweis, genauer hinzusehen. Erhöhen die Lieferanten die Kosten angemessen oder betrügen sie den Prozess? Käufer müssen Markttrends überwachen, Vertragsvereinbarungen bestätigen und Erklärungen anfordern. Plötzliche Erhöhungen deuten meist auf Täuschung durch Lieferanten hin. Laufende Überwachung macht solche Strategien schwer zu verbergen.

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Interessenkonflikt

Manchmal geht es bei Betrug nicht um Zahlen, sondern um persönliche Beziehungen. Einkaufsbeamte bevorzugen möglicherweise Lieferanten, die sie persönlich kennen, was die Fairness beeinträchtigt. Persönliche Bindungen können das Urteilsvermögen schnell trüben. Deshalb werden Rollen gewechselt, Offenlegungen gemacht und Audits durchgeführt. Wenn die Voreingenommenheit beseitigt wird, bleiben Lieferantenentscheidungen auf Fakten und nicht auf Gefälligkeiten basiert.

Produktsubstitution

Ein Verkäufer, der Materialien liefert, die nicht den Spezifikationen entsprechen, ist eine altbekannte Betrugsmasche. Es mag anfangs unbedeutend erscheinen, aber minderwertige Eingaben stören die Produktion. Stichproben, Spotchecks und die Abstimmung von Lieferungen mit Verträgen sind realistische Maßnahmen, um dies zu verhindern. Käufer sollten Qualität niemals als selbstverständlich ansehen, die Überprüfung lohnt sich immer.

Lieferanten sind nicht nur passive Teilnehmer. Auch sie können Opfer werden. Betrug auf der Käuferseite mag anfangs unbeabsichtigt sein, aber am Ende teuer werden. Indem sie sich bewusst mit Zahlungsprozessen, Vertragsbedingungen und sogar scheinbar beiläufigen Anfragen von Einkaufsmitarbeitern auseinandersetzen, können Lieferanten sich schützen und Geschäftsfairness wahren.

Unfaire Ausschreibungsmanipulation

Wenn Ausschreibungsunterlagen übermäßige Spezifikationen oder unangemessene Einschränkungen aufweisen, fragen Sie sich: "Wer profitiert hier?" Käufer können Spezifikationen ändern, um einen bevorzugten Auftragnehmer zu begünstigen. Lieferanten sollten Klarstellungen suchen, Änderungen überwachen und frühzeitig Einspruch erheben. Im Wesentlichen schützt ein offener Ausschreibungsprozess alle und verhindert heimliche Manipulationen des Wettbewerbs.

Verzögerte oder zurückgehaltene Zahlungen

Langsame Zahlungen ohne Erklärung können mehr als nur Ineffizienz sein, sie können Strategien sein. Lieferanten müssen den Cashflow genau verfolgen, alle Zahlungspläne dokumentieren und bei berichteten Verzögerungen außerhalb der Vertragsbedingungen handeln. Ordentliche Aufzeichnungen erschweren es Käufern, Lieferanten durch Verzögerungen oder ungerechtfertigte Zurückhaltung auszunutzen.

Bestechungsanfragen

Wenn ein Kunde andeutet, dass er "etwas Extra" benötigt, um einen Verkauf abzuschließen, ist das eine rote Flagge. Lieferanten sollten die Interaktion melden, solche Anfragen ablehnen und über geeignete Kanäle berichten. Transparenz ist entscheidend. Bestechungen von Lieferanten schaden nicht nur dem Ruf, sondern laden auch zu Untersuchungen und langfristigen Geschäftsrisiken ein.

Datenlecks

Wenn Angebotspreise oder Lieferantentaktiken plötzlich bei Wettbewerbern auftauchen, ist das kein Zufall. Es handelt sich um Datenlecks, meist aus den Käuferteams. Lieferanten müssen die Kommunikation schützen, Verschlüsselung dort einsetzen, wo es sinnvoll ist, und Vertraulichkeitsklauseln einfügen. Sensible Informationen sicher zu halten, ist keine Option, da Lecks den Wettbewerb verzerren und ehrliche Ausschreibungen zerstören können.

Vertragsmanipulation

Gelegentlich werden Verträge heimlich geändert, winzige Änderungen in der Dokumentation, die Lieferanten später Probleme bereiten. Es ist ein versteckter Beschaffungsbetrug. Lieferanten müssen jeden Entwurf aufbewahren, Signaturen verfolgen und sicherstellen, dass beide Parteien Änderungen abzeichnen. Sorgfältige Dokumentation hält Vereinbarungen sauber und verhindert, dass Manipulationen einer Partei durchkommen.

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Prävention bedeutet nicht, auf Betrug zu warten, sondern Türen zu schließen, bevor Betrug eindringen kann. Käufer und Verkäufer können Risiken minimieren, indem sie Technologie, Transparenz und Verantwortung kombinieren. Die folgenden bewährten Praktiken machen Betrug viel schwieriger und sorgen gleichzeitig dafür, dass die Beschaffung fair, effizient und glaubwürdig für alle Beteiligten bleibt.

Verwenden Sie E-Beschaffungsplattformen

Auf Torg durchläuft jeder Käufer und Lieferant eine Verifizierung, Angebote sind transparent und verdächtige Konten werden vor Abschluss von Geschäften markiert. Dieses Maß an Kontrolle macht gängige Betrugsmethoden – wie doppelte Rechnungen, Phantomlieferanten oder gefälschte RFQs – viel schwieriger. Durch die Nutzung einer vertrauenswürdigen Plattform können sich sowohl Käufer als auch Lieferanten auf faire und effiziente Beschaffung konzentrieren, anstatt ständig zu hinterfragen, wer auf der anderen Seite des Geschäfts steht.

Überprüfen Sie neue Lieferanten oder Käufer mit Hintergrundchecks

Es reicht nicht aus, sich auf einen Namen auf Papier zu verlassen. Hintergrundchecks decken finanzielle Stärke, regulatorische Probleme oder frühere Betrugsbeteiligungen auf. Käufer und Lieferanten sollten neue Partner immer vor Vertragsunterzeichnung überprüfen. Dieser zusätzliche Verifizierungsschritt macht den entscheidenden Unterschied bei der Verhinderung von schlechten Akteuren und betrügerischen Entitäten.

Fordern Sie doppelte Genehmigung für hochpreisige Verträge und Zahlungen

Mit nur einer einzigen Unterschrift ist Betrug einfacher. Die doppelte Genehmigung bedeutet, dass zwei Personen Verträge und Zahlungen prüfen, wodurch Fehler und Manipulationen eingeschränkt werden. Diese Kontrolle sorgt eindeutig dafür, dass Transaktionen ehrlich bleiben, insbesondere bei größeren Geschäften. Es sind grundlegende Methoden zur Verhinderung von Beschaffungsbetrug, die unbefugte Aktivitäten von Firmenkonten fernhalten.

Führen Sie Audits von Verträgen und Lieferungen durch

Betrug wird häufig im Kleingedruckten oder bei abweichenden Lieferungen verborgen. Regelmäßige Audits decken Abrechnungsunterschiede, Abweichungen bei Lieferungen und Zahlungsdifferenzen auf. Tatsächlich können sogar stichprobenartige Audits überhöhte Kosten oder Kollusion aufdecken. Der Vergleich von Verträgen mit tatsächlichen Ergebnissen gibt Unternehmen klare Einblicke in Abweichungen und ermöglicht schnelles Handeln, bevor Verluste entstehen.

Fügen Sie Anti-Betrugs-Klauseln in jeden Vertrag ein

Erwartungen müssen frühzeitig in Verträgen festgelegt werden. Anti-Betrugs-Bestimmungen zu Bestechung, Kickbacks und Ethik machen Vorschriften gegen Beschaffungsbetrug glasklar. Offensichtlich schrecken Strafen schmutzige Geschäfte ab und schriftliche Anforderungen bieten Käufern und Lieferanten Sicherheit. Im Wesentlichen geht es darum, einen Vertrag zu erstellen, bei dem Fairness nicht als selbstverständlich angesehen wird. Es wird rechtlich durchgesetzt.

Verfolgen Sie Zahlungen und Lieferungen in Echtzeit

Betrug gedeiht dort, wo niemand genau hinsieht. Automatisierte Überwachung hilft, Rechnungen, Lieferungen und Genehmigungen rechtzeitig zu verfolgen. Doppelte Rechnungen, überhöhte Preise oder verlorene Waren werden sofort als verdächtig identifiziert. Sowohl Lieferanten als auch Käufer profitieren davon, da Echtzeit-Transparenz verhindert, dass jemand unbemerkt durch betrügerische Gebühren schlüpft.

Richten Sie eine anonyme Whistleblower-Hotline ein

Betrug wird meist von Menschen entdeckt, bevor Systeme greifen. Ihnen eine sichere Möglichkeit zur Meldung (ohne Konsequenzen) zu bieten, ist ein Wendepunkt. Eine anonyme Hotline fördert Transparenz, schafft Vertrauen und deckt Machenschaften schneller auf. In gewisser Weise ist die Stärkung der Stimmen innerhalb des Prozesses eine der besten Verteidigungen gegen Beschaffungsbetrug heute.

Gesetze zur Einhaltung der Beschaffungsvorschriften sorgen dafür, dass gleiche Bedingungen herrschen und schützen sowohl Käufer als auch Lieferanten vor Täuschung. Sie legen die Richtlinien für die Behandlung von Verträgen, Ausschreibungen und Zahlungen fest. Obwohl die Einzelheiten je nach Land variieren, sind die Hauptbereiche weitgehend einheitlich:

• Anforderungen an wettbewerbsfähige Ausschreibungen – Verträge sollten durch offene und transparente Ausschreibungen vergeben werden. Dies minimiert die Wahrscheinlichkeit von Manipulationen oder Absprachen und stellt sicher, dass das erfolgreiche Angebot tatsächlich den Vertragsvorgaben entspricht.
• Richtlinien gegen Bestechung und Korruption – Gesetze verbieten Rückvergütungen, persönliche Anreize und Zahlungen unter der Hand. Kurz gesagt, es gibt keine Geschenke oder "Gefälligkeiten", die bestimmen sollten, wer einen Vertrag erhält.
• Meldung von Beschaffungsbetrug und Schutz von Whistleblowern – Arbeitnehmer oder Lieferanten, die Beschaffungsbetrug feststellen, können diesen sicher melden. Offenbar sind Whistleblower-Programme in den meisten Regionen gesetzlich vorgeschrieben.
• Vorgaben zur Vertragsprüfung – Regierungen und Unternehmen sind im Allgemeinen verpflichtet, Bestellungen, Rechnungen und Verträge auf überhöhte Rechnungen, doppelte Zahlungen oder betrügerische Lieferanten zu prüfen.
• Lieferantenkonformität und Transparenzanforderungen – Lieferanten müssen die Einhaltung der Gesetze gegen Beschaffungsbetrug nachweisen, eine ordnungsgemäße Dokumentation sicherstellen und Betrugsschemata wie Produktersatz oder Rückvergütungen durch den Lieferanten vermeiden.

Denken Sie über die Gefahr von Geldstrafen hinaus. Regeln sind wichtig, weil sie Vertrauen schaffen. Und wenn die Beschaffung mit Compliance und Klarheit durchgeführt wird, ist es nicht nur „Fair Play." Es ist ein Gewinn für Lieferanten, Käufer und Regierungsbehörden gleichermaßen.

Beschaffungsbetrug ist kein Problem, das nur in Schlagzeilen auftaucht. Es ist ein echtes Risiko, das jeden Tag auftaucht und leise Budgets, Glaubwürdigkeit und Vertrauen untergräbt. Es tritt in verschiedenen Formen auf: überhöhte Rechnungen, voreingenommene Ausschreibungen, Bestechungsgelder, Produktersatz und sogar subtile Manipulationen des Vertrags. Im Wesentlichen ist es ein bewegliches Ziel, und es zu ignorieren ist teuer.

Sowohl Käufer als auch Lieferanten müssen wachsam bleiben. Für Käufer ermöglichen schlechte Kontrollen, dass betrügerische Lieferanten mit doppelten Rechnungen oder überhöhten Verträgen auftreten. Für Lieferanten können unehrliche Praktiken von Käufern wie verspätete Zahlungen oder Bestechungsforderungen den Cashflow zerstören. Irgendwie sind beide Parteien gefährdet, wenn Prävention nicht ernst genommen wird.

Das Beste daran? Betrug ist nicht unangreifbar. Er kann aufgedeckt und gestoppt werden. Denken Sie an E-Beschaffungstools, Audits, doppelte Genehmigungen, sogar Hotlines – nicht als Bürokratie, sondern als Schutz. Jedes Element schützt den Zyklus, hält ihn transparent, rechenschaftspflichtig und fair von Anfang bis Ende. Und klar, so beseitigen Unternehmen den Wettbewerb, der nicht fair spielt, und schützen gleichzeitig seriöse Unternehmen.

Was sind die häufigsten Arten von Beschaffungsbetrug?

Die häufigsten Arten von Beschaffungsbetrug umfassen lieferantenseitige Machenschaften wie überhöhte Rechnungen, Produktsubstitution, Preisabsprachen, doppelte Zahlungen und Phantomlieferanten sowie käuferseitigen Betrug wie Angebotsabsprachen, Bestechungsgelder und Vetternwirtschaft. Diese Praktiken verzerren den Wettbewerb, erhöhen die Kosten und schädigen das Vertrauen in den Beschaffungsprozess.

Wie können Käufer Beschaffungsbetrug frühzeitig erkennen?

Käufer können Beschaffungsbetrug frühzeitig erkennen, indem sie Marktpreise überwachen, Lieferantendokumente überprüfen, Rechnungen auf Duplikate prüfen und die Vertragseinhaltung verfolgen. Die Nutzung von E-Beschaffungsplattformen wie Torg mit Lieferantenüberprüfung, Betrugswarnungen und transparenten Ausschreibungen hilft ebenfalls, verdächtige Aktivitäten zu identifizieren, bevor sie zu finanziellen oder reputationsbezogenen Schäden führen.

Wie beweisen Lieferanten, dass sie vertrauenswürdig sind?

Lieferanten schaffen Glaubwürdigkeit, indem sie sich an den Verhaltenskodex für Beschaffung halten, Hintergrundüberprüfungen zulassen und offene Rechnungen führen. Tatsächlich hilft die Vorlage ordnungsgemäßer Dokumentation, die Erfüllung von Vertragsanforderungen und die Anwendung bewährter Verfahren bei Beschaffungsprüfungen ebenfalls. Transparenzpraktiken von Lieferanten verringern Betrugsrisiken, erhöhen die Glaubwürdigkeit und erleichtern die Vergabe von Verträgen an Lieferanten.

Welche Strafen gibt es für Beschaffungsbetrug?

Die Strafen für Beschaffungsbetrug sind hart. Geldstrafen, Vertragskündigungen oder strafrechtliche Verfolgung können gegen Unternehmen oder Mitarbeiter verhängt werden, die beteiligt sind. Einige Fälle von Beschaffungsbetrug führen sogar zu weiteren Ermittlungen durch Regierungsbehörden. Neben der rechtlichen Belastung kann der Reputationsschaden länger anhalten. Organisationen, die wegen betrügerischer Praktiken verurteilt werden, haben es schwer, Verträge zu erhalten oder Vertragsanforderungen anschließend zu erfüllen.

Können Lieferanten Opfer von Beschaffungsbetrug durch Käufer werden?

Tatsächlich sind Lieferanten häufig Beschaffungsbetrug zu ihrem Nachteil ausgesetzt. Einige Beispiele hierfür sind die unfaire Manipulation von Ausschreibungen, Zahlungsverzögerungen oder -zurückhaltungen, Bestechungsgelder und Vertragsmanipulation. Solche unangemessenen Käuferpraktiken stellen ein erhebliches Risiko für Lieferanten dar, belasten Budgets und untergraben das Vertrauen. Um Lieferanten vor Käuferbetrug in der Beschaffung zu schützen, müssen Überwachungsmaßnahmen zur Einhaltung, Programme für Hinweisgeber im Beschaffungswesen und offene Beschaffungsprozesse eingeführt werden.