¿Qué es la visibilidad del gasto? Una clave para el control de costos

Considera esto, ¿realmente sabes a dónde va el dinero de tu negocio? Si alguien te pidiera una imagen detallada y holística del gasto de tu organización, ¿podrías mostrarla en minutos? Ahí es donde entra la visibilidad del gasto.

La visibilidad del gasto significa tener una visión transparente y en tiempo real de todos tus gastos. Es rastrear a dónde va cada libra, dólar o euro, desde acuerdos con proveedores hasta gastos en la cadena de suministro y esas compras "improvisadas" que de alguna manera pasan desapercibidas. Para los equipos de adquisiciones, grupos financieros y tomadores de decisiones, lograr la visibilidad del gasto es como encender las luces en una habitación desordenada. Finalmente puedes ver lo que está sucediendo.

En este artículo, tendrás una guía sobre por qué la visibilidad del gasto es importante, cómo optimizarla y qué tipo de ahorros puedes lograr simplemente teniendo un mejor control de los datos de tus gastos. Ya sea que necesites eliminar gastos no deseados, vincular pagos de múltiples departamentos o simplemente desees tomar mejores decisiones, tenemos lo que necesitas.

¿Qué es la visibilidad del gasto en adquisiciones?

La visibilidad del gasto en adquisiciones se refiere a la capacidad de una organización para rastrear, analizar y comprender dónde, cómo y con quién se está gastando su dinero. Implica recopilar datos detallados de todas las actividades de compra y organizarlos de manera que revelen patrones, ineficiencias y oportunidades de ahorro.

Suena simple, ¿verdad? Pero la mayoría de las empresas lo hacen mal.

¿Por qué? Porque el gasto tiende a ocurrir en silos. Un departamento puede estar utilizando métodos de pago tradicionales o procesos de compra convencionales. Otro puede estar ordenando a última hora sin notificar a adquisiciones. Y otro puede estar registrando gastos en una hoja de cálculo que nadie más puede ver. Así es como se cuela la baja visibilidad del gasto.

La visibilidad del gasto en adquisiciones te proporciona la imagen completa. Permite a los gerentes de adquisiciones y a los equipos financieros tener una visibilidad total de lo que está saliendo y a dónde. Se trata de garantizar que estés gastando de manera más inteligente, no simplemente gastando dinero.

Ejemplos del mundo real

Datos centralizados en acción

Supongamos que una empresa tiene departamentos en varios países. Sin un sistema centralizado, el departamento A en Londres puede estar comprando licencias de software que el departamento B en Berlín ya contrató. Con un tablero central, todos los departamentos pueden ver las decisiones de compra en un solo lugar, eliminando compras redundantes, dinero perdido y asignando recursos de manera adecuada.

Seguimiento de gastos en tiempo real

Un departamento de compras utiliza herramientas de gestión de gastos para rastrear los gastos en tiempo real. Cuando un departamento excede inesperadamente sus gastos de proveedor, el software lo alerta de inmediato. Son capaces de reasignar presupuestos en tiempo real, ya no esperando hasta fin de mes para saber que excedieron los límites de gasto.

Mejor control por categorías

Una empresa estaba gastando de más en actividades de marketing porque nadie sabía cuánto se estaba gastando en obsequios promocionales. Con herramientas de visibilidad del gasto, monitorearon los contratos con proveedores y eliminaron gastos innecesarios, ahorrando miles.

Este nivel de transparencia significa que las empresas no solo pueden monitorear los gastos, sino también controlarlos con precisión. Proporciona una visibilidad del gasto transparente que permite mejores pronósticos, presupuestos más ajustados y una planificación de la cadena de suministro más resiliente. ¿La lección? Cuando todo es visible, puedes arreglarlo todo.

Por qué importa la visibilidad del gasto

Aunque puede parecer un concepto sencillo, lograr una visibilidad completa del gasto suele ser complejo, especialmente para organizaciones grandes o descentralizadas. A pesar de los desafíos, la visibilidad del gasto es crítica para mantener el control, reducir costos y tomar decisiones de adquisición más inteligentes. Aquí te explicamos por qué importa:

Fortalezca las relaciones con los proveedores

¿Alguna vez tuvo que negociar con un proveedor y luego descubrió que alguien más en su organización ya había establecido un mejor acuerdo? Qué vergüenza. Conocer sus hábitos de gasto evita que eso suceda. También permite que los equipos de compras entren en negociaciones con proveedores con cifras reales, no estimaciones aproximadas.

Así es como se establece confianza y se negocian términos más favorables, porque ahora está comunicándose con hechos. Y una vez que los proveedores noten que gestiona bien el gasto y honra los contratos, es más probable que den a su empresa un trato preferencial.

Manténgase en cumplimiento y minimice riesgos

Hablemos de riesgos y regulación. Claro, no es el aspecto más glamoroso, pero es clave. Tener datos de gasto completos y exhaustivos le permite verificar fácilmente si sus compras cumplen con las políticas y evita que ocurran transacciones irregulares. Ese nivel de transparencia es necesario en sectores donde las auditorías son habituales o en casos donde la estabilidad de la cadena de suministro es fundamental.

Piénselo como un seguro, puede que no note el beneficio de inmediato, pero si algo falla, estará agradecido de haber tenido la visibilidad del gasto adecuada en su lugar.

Visibilidad del gasto vs. análisis del gasto

La visibilidad del gasto le ayuda a entender qué está pasando con su gasto en adquisiciones. El análisis del gasto le ayuda a entender por qué sucede y qué puede hacer al respecto. Ambos son esenciales para un control de costos efectivo, la gestión de proveedores y la transformación de las compras.

Características clave de la visibilidad del gasto:

• Acceso en tiempo real a los datos de gastos.
• Paneles o reportes centralizados.
• Gastos categorizados (por proveedor, categoría, centro de costos, etc.).
• Detección de gastos fuera de contrato o irregulares.

Características clave del análisis del gasto:

• Limpieza y clasificación de datos (por ejemplo, por UNSPSC o una taxonomía personalizada).
• Análisis de tendencias a lo largo del tiempo.
• Evaluación del rendimiento de proveedores.
• Pronóstico e identificación de oportunidades.

Considere la visibilidad del gasto como la base: no puede analizar lo que no puede ver. Una vez que haya logrado la visibilidad, el análisis del gasto le ayuda a desbloquear el valor estratégico en esos datos.

Por ejemplo:

• La visibilidad le dice que está gastando 2 millones de euros en embalaje con 10 proveedores.
• El análisis le indica que consolidar a 3 proveedores podría ahorrarle un 15 % y reducir el riesgo de suministro.

Cómo mejorar la visibilidad del gasto

Si el gasto de su equipo se siente un poco caótico o difícil de rastrear, no se preocupe, no está solo. La mayoría de las empresas lidian con datos de gastos dispersos, departamentos desconectados y herramientas obsoletas. Pero mejorar la visibilidad del gasto no tiene por qué ser abrumador. Se trata de hacer algunos cambios inteligentes que le den claridad a sus gastos.

Repasemos algunos pasos que realmente pueden marcar una diferencia.

Centralice y limpie los datos

Piense en los datos de gasto como piezas de un rompecabezas. Si están dispersas en diferentes lugares (hojas de cálculo, cadenas de correos electrónicos, herramientas contables al azar), nunca va a ver la imagen completa. Uno de los primeros pasos para mejorar la visibilidad del gasto es ponerlo todo en un solo lugar.

Comience con un panel centralizado donde toda la información de sus gastos esté disponible. Luego límpiela:

• Elimine compras duplicadas
• Corrija nombres inconsistentes (¿Es \"Equipo de Marketing\" o \"Departamento de MKT\"?)
• Verifique los gastos registrados
• Marque cualquier transacción no autorizada

Este proceso le permite obtener una supervisión completa de lo que realmente está sucediendo. Con sus datos ahora limpios y consolidados, podrá ver instantáneamente en qué se están gastando los fondos de la empresa o dónde se están desperdiciando.

Aproveche la tecnología de compras

¿Todavía procesa pagos manualmente o monitorea costos en Excel? Eso lo va a retrasar. Es hora de mejorar.

La nueva tecnología de gestión de gastos tiene un gran impacto. Estas soluciones pueden:

• Automatizar el análisis del gasto
• Monitorear gastos en tiempo real
• Emitir alertas cuando los gastos están fuera de control
• Destacar oportunidades de ahorro de costos al instante
• Facilitar pagos seguros en línea

Además, las capacidades de generación de informes no tienen comparación. En lugar de perseguir informes de gastos, tendrá resúmenes claros con un clic. Es como pasar de un teléfono con teclado a un smartphone: su flujo de trabajo simplemente se vuelve más inteligente.

Involucre a las partes interesadas

Seamos realistas: los grupos de compras no pueden manejar los gastos por sí mismos. Necesita la participación de todas las partes que toman decisiones de compra, como finanzas, marketing, operaciones e incluso recursos humanos. ¿Desea una verdadera visibilidad del gasto? Entonces todos deben participar.

Organice reuniones breves con los jefes de departamento. Enséñeles cómo rastrear los gastos correctamente. Describa por qué la transparencia beneficia a toda la organización. Cuando diferentes departamentos están alineados en cómo y por qué gastan, es más sencillo identificar tendencias, evitar gastos innecesarios y tomar mejores decisiones.

Rol de los portales de proveedores en la visibilidad del gasto

Ahora, ¿cómo logras que todos estén en la misma sintonía con todos tus proveedores sin un montón de correos electrónicos y hojas de cálculo, te preguntas? Ahí es realmente donde entran en juego los portales de proveedores. Estos sitios en línea son más como un espacio de colaboración donde tu equipo y tus proveedores pueden conectarse, publicar actualizaciones y monitorear todo en tiempo real.

Cuando tus proveedores actualizan su propia información, monitorean entregas o ingresan facturas a través del portal, tu equipo de adquisiciones obtiene acceso inmediato a datos en tiempo real y precisos. No más búsquedas de números extraviados o contactos desactualizados. Todo está allí, fluyendo hacia tu software de gestión de gastos para mejorar la toma de decisiones.

Y dado que todo el proceso de adquisiciones está optimizado con pasos automatizados, eliminas métodos manuales de pago, minimizas errores y aceleras el proceso. Eso se traduce en menos tiempo de inactividad y una mejor visibilidad transparente del gasto para saber en qué se está gastando realmente el dinero de tu empresa.

La transparencia también mejora. Si tú y tus proveedores pueden ver la misma información, es un generador de confianza. Todos están al tanto de lo que se ordenó, cuándo llega y cuánto se pagó. Es una gran ventaja para la gestión de proveedores y un seguimiento más efectivo de los gastos de tu empresa.

Visibilidad del gasto en ESG y adquisiciones sostenibles

¿Intentando hacer elecciones de compra más ecológicas y éticas? Necesitarás una sólida visibilidad del gasto para lograrlo.

Con las herramientas adecuadas, puedes monitorear gastos sostenibles, como la compra de productos reciclados o la colaboración con proveedores responsables con el medio ambiente. Esto proporciona a tu equipo una visión completa y exhaustiva de cómo tu presupuesto aborda los objetivos ESG de tu organización.

También puedes investigar información sobre adquisiciones para garantizar que tus proveedores compartan tus valores. ¿Están cumpliendo con estándares laborales justos? ¿Están respetando los códigos ambientales? Solo obtienes ese tipo de visibilidad cuando puedes ver los datos de gasto de manera clara.

Y cuando llegue el momento de presentar informes de cumplimiento o regulatorios, tener todo documentado y etiquetado correctamente significa que estás un paso adelante. Una visibilidad efectiva del gasto no solo te permite eliminar gastos innecesarios, sino que también mantiene tus iniciativas ESG transparentes, rastreables y efectivas.

Conclusión

Entonces, ¿por qué importa tanto la visibilidad del gasto? Porque cuando realmente entiendes dónde se gastan los dólares de tu empresa, puedes evitar desperdiciar dinero, identificar oportunidades de ahorro de costos y tomar decisiones más informadas. Con un software adecuado de gestión de gastos y un poco de trabajo entre equipos, tus equipos financieros, expertos en adquisiciones y todos los demás pueden comenzar a tomar decisiones basadas en datos. Podrás reducir los gastos no autorizados, prevenir gastos duplicados y crear una cadena de suministro más estable. En resumen, si quieres controlar tus gastos, aumentar la transparencia y actuar con mayor sabiduría, lograr una visibilidad del gasto es donde comienza todo.