7 Gründe, warum eine frühzeitige Einbindung des Einkaufs entscheidend ist

In der Produktentwicklung wird die Beschaffung immer als nachträglicher Gedanke behandelt. Das bedeutet, dass sie die letzte Prüfung vor Produktionsbeginn darstellt. Doch Unternehmen, die die Beschaffung frühzeitig einbeziehen, verschaffen sich einen großen Vorteil. Wenn Beschaffungsexperten von Anfang an in den Produktentwicklungszyklus eingebunden werden, können sie Kosteneinsparungen finden, Risiken mindern und Kosten optimieren, bevor Entscheidungen endgültig getroffen werden.

Dies gilt insbesondere für Branchen wie Fertigung, Einzelhandel, Technologie und Gesundheitswesen, in denen die Komplexität der Lieferkette, Materialknappheit und regulatorische Anforderungen Zeitpläne und Budgets sprengen können. Wenn Ihr Beschaffungsteam nicht frühzeitig eingebunden wird, riskieren Sie, Kosteneffizienzen zu verpassen, schlechte Lieferantenauswahl zu treffen und eine langsamere Markteinführungszeit zu haben. In diesem Artikel erklären wir, was frühe Beschaffungseinbindung ist, warum sie wichtig ist und wie man sie umsetzt.

Was ist frühe Beschaffungseinbindung?

Frühe Beschaffungseinbindung (Early Procurement Involvement, EPI) bezieht sich auf die Praxis, das Beschaffungsteam in die frühen Phasen eines Projekts oder der Produktentwicklung einzubeziehen. Das bedeutet, dass Beschaffungsexperten bereits in der Planungsphase eingebunden werden, bevor Entscheidungen über Lieferanten, Materialien und Verträge getroffen werden.

Das Ziel von EPI ist es, sicherzustellen, dass Beschaffungsstrategien von Anfang an mit den Projektanforderungen und Zeitplänen übereinstimmen. Durch die frühzeitige Einbindung der Beschaffung können Organisationen von deren Fachwissen in den Bereichen Beschaffung, Kostenmanagement, Risikobewertung und Lieferantenbeziehungen profitieren. Dieser proaktive Ansatz kann zu besseren Entscheidungen, Kosteneinsparungen und einer reibungsloseren Umsetzung des Projekts führen.

Einfach ausgedrückt geht es darum, sicherzustellen, dass die Beschaffung nicht nachträglich, sondern ein zentraler Akteur in der Planung und Gestaltung eines Projekts ist. Es hilft, potenzielle Herausforderungen vorherzusehen, die besten Lieferanten zu finden und sicherzustellen, dass das Projekt finanziell und logistisch auf Kurs bleibt.

Beispiel für frühe Beschaffungseinbindung

Stellen Sie sich ein Getränkeunternehmen vor, das eine neue Linie von Bio-Fruchtsäften auf den Markt bringen möchte. Typischerweise umfasst der Prozess mehrere Phasen, von der Konzeption bis zur Produktion. So könnte frühe Beschaffungseinbindung funktionieren:

1. Produktkonzept & Zutatenwahl: In der anfänglichen Produktkonzeptphase wird das Beschaffungsteam in die Auswahl der richtigen Bio-Früchte, Süßstoffe und anderer Zutaten einbezogen. Durch die frühzeitige Einbindung der Beschaffung kann das Team hochwertige Lieferanten mit Bio-Zertifizierungen identifizieren, um sicherzustellen, dass die Zutaten mit dem nachhaltigen und gesundheitsbewussten Image der Marke übereinstimmen.
2. Kostenmanagement und Lieferantenverhandlungen: Beschaffungsexperten arbeiten eng mit dem Produktentwicklungsteam zusammen, um kosteneffiziente Lieferanten für die Rohstoffe zu identifizieren. Sie können Mengenrabatte aushandeln und die langfristige Zuverlässigkeit der Lieferanten bewerten. Durch diese frühzeitige Arbeit kann das Unternehmen bessere Preise sichern und Unterbrechungen in der Lieferkette vermeiden.
3. Verpackungsüberlegungen: Die Beschaffung kann auch bei der Auswahl umweltfreundlicher Verpackungsoptionen mitwirken. Die frühzeitige Einbindung ermöglicht es, nachhaltige Verpackungslösungen zu beschaffen, die mit den Markenwerten des Unternehmens und den Erwartungen des Marktes übereinstimmen. Diese Entscheidung ist entscheidend für das Kostenmanagement und die Erreichung von Umweltzielen.
4. Logistik- und Lieferkettenplanung: Wenn die Beschaffung frühzeitig am Tisch sitzt, kann das Team mit der Logistikplanung beginnen, um sicherzustellen, dass Rohstoffe und Endprodukte rechtzeitig geliefert werden, um Produktionsverzögerungen zu vermeiden. Beispielsweise könnten sie Lieferanten mit kürzeren Lieferzeiten oder flexibleren Lieferoptionen auswählen.
5. Risikomanagement: Die Beschaffung kann potenzielle Risiken im Zusammenhang mit Rohstoffen bewerten, wie z. B. Preisschwankungen bei Bio-Früchten oder mögliche Engpässe. Durch die frühzeitige Berücksichtigung dieser Risiken können sie Notfallpläne oder alternative Lieferanten finden, um sicherzustellen, dass die Produkteinführung im Zeit- und Budgetrahmen bleibt.
6. Compliance und Zertifizierungen: In der Lebensmittel- und Getränkeindustrie ist die Einhaltung von Gesundheits-, Sicherheits- und Nachhaltigkeitszertifizierungen unerlässlich. Beschaffungsteams stellen sicher, dass alle Lieferanten die regulatorischen Standards für Bio-Zertifizierungen, Lebensmittelsicherheit und andere Anforderungen erfüllen.

Ergebnis:

Durch die frühzeitige Einbindung der Beschaffung in die Entwicklung der Bio-Saftlinie kann das Unternehmen die besten Zutaten zu wettbewerbsfähigen Preisen sichern, die Lieferkette optimieren, Risiken reduzieren und sicherstellen, dass das Endprodukt mit seinen Nachhaltigkeits- und Qualitätszielen übereinstimmt. Letztendlich wird das Produkt mit größerer Wahrscheinlichkeit pünktlich, innerhalb des Budgets und gemäß den Erwartungen der Verbraucher an Qualität und Nachhaltigkeit geliefert.

Die Bedeutung der frühen Beschaffungseinbindung

1. Kostenkontrolle und Budgetmanagement

Einer der Hauptvorteile der frühen Beschaffungseinbindung ist die Kostenkontrolle. Wenn Beschaffungsteams frühzeitig in den Produktentwicklungsprozess eingebunden werden, können sie proaktiv Möglichkeiten zur Kostensenkung identifizieren. Beschaffungsteams analysieren Materialkosten, Lieferantenpreisstrukturen und potenzielle Mengenrabatte, um sicherzustellen, dass Kosteneffizienz bereits in der Designphase berücksichtigt wird. Darüber hinaus können sie unerwartete Kostenüberschreitungen verhindern, indem sie alle Beschaffungsoptionen bewerten, bevor wichtige Entscheidungen getroffen werden.

Die frühzeitige Einbindung von Lieferanten ermöglicht es der Beschaffung auch, mit strategischen Lieferanten zusammenzuarbeiten, die kostensparende Einblicke bieten können, wie z. B.:

• Alternative Rohstoffe, die Kosten optimieren, ohne die Produktqualität zu beeinträchtigen.
• Strategien zur Lieferantenkonsolidierung, die Logistikkosten senken.
• Frühzeitige Verhandlungen über langfristige Verträge, um günstige Konditionen zu sichern.

Durch die Integration der Beschaffung in einem frühen Stadium können Unternehmen Überraschungen im Budget vermeiden und Einsparungspotenziale maximieren.

2. Risikominderung

Die Identifizierung und Minderung von Risiken ist entscheidend im Lieferkettenmanagement. Beschaffungsspezialisten helfen Unternehmen, die Fähigkeiten von Lieferanten zu bewerten, potenzielle Risiken zu analysieren und Notfallpläne zu entwickeln, bevor Probleme auftreten.

Die frühzeitige Einbindung ermöglicht es Beschaffungsteams, sich mit folgenden Themen zu befassen:

• Materialknappheit, indem alternative Lieferanten im Voraus gesichert werden.
• Regulatorische Anforderungen, die die Lieferantenauswahl beeinflussen könnten.
• Logistische Herausforderungen wie Frachtverzögerungen, Zollprobleme und Transportrisiken.

Durch die enge Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen kann die Beschaffung eine reibungslosere Projektausführung gewährleisten, indem sie Störungen in der Lieferkette proaktiv managt, bevor sie eskalieren.

3. Bessere Lieferantenauswahl

Die Auswahl der besten Lieferanten hängt nicht nur vom Preis ab, sondern auch von Qualität, Zuverlässigkeit und langfristigen strategischen Partnerschaften. Beschaffungsspezialisten verstehen die Expertise von Lieferanten und können diese anhand von Faktoren wie folgenden bewerten:

• Erfahrung in der Branche
• Kapazität zur Produktionsskalierung
• Einhaltung von Sicherheits- und Regulierungsstandards
• Innovationsfähigkeit

Die frühzeitige Einbindung von Lieferanten stellt sicher, dass Unternehmen nicht nur die günstigste Option wählen, sondern diejenige, die den größten langfristigen Wert bietet.

4. Optimierte Projektzeitpläne

Verzögerungen bei der Beschaffung führen oft zu verpassten Fristen in der Produktentwicklung. Die frühzeitige Einbindung des Beschaffungsteams hilft, die Markteinführungszeit zu beschleunigen, indem sichergestellt wird:

• Lieferantenvereinbarungen sind abgeschlossen, bevor die Produktion beginnt.
• Lieferzeiten für Rohstoffe sind in die Projektzeitpläne integriert.
• Es gibt keine Last-Minute-Störungen aufgrund unerwarteter Beschaffungsprobleme.

Dieser kollaborative Ansatz zwischen Beschaffung, Technik und Fertigung stellt sicher, dass Projekte reibungslos von der Konzeption bis zur Umsetzung verlaufen.

5. Verbesserte Verhandlungsposition

Die frühzeitige Einbindung der Beschaffung gibt Unternehmen mehr Spielraum, um vorteilhafte Bedingungen auszuhandeln. Wenn die Beschaffung zu spät einbezogen wird, sind die Optionen möglicherweise begrenzt, und Unternehmen müssen oft höhere Kosten akzeptieren oder Kompromisse bei der Qualität eingehen. Durch die frühzeitige Einbindung kann die Beschaffung:

• Mehrere Lieferanten vergleichen, bevor Verpflichtungen eingegangen werden.
• Bessere Preise mit strategischen Lieferanten sichern.
• Längere Zahlungsziele aushandeln, um den Cashflow zu verbessern.

Dieser proaktive Ansatz stellt sicher, dass Unternehmen die besten Angebote erhalten, bevor sie zu kostspieligen Last-Minute-Entscheidungen gezwungen werden.

6. Ausrichtung an Projektzielen

Der Beschaffungsprozess zielt darauf ab, sicherzustellen, dass Lieferanten mit der übergeordneten Unternehmensstrategie übereinstimmen. Die frühzeitige Einbindung der Beschaffung hilft:

• Sicherzustellen, dass Lieferanten Nachhaltigkeitsziele und ethische Beschaffungsstandards erfüllen.
• Die Lieferantenauswahl an den langfristigen Produktentwicklungszyklus des Unternehmens anzupassen.
• Konflikte zwischen technischen Spezifikationen und Lieferantenkapazitäten zu vermeiden.

Durch die Integration der Beschaffung in die Produktentwicklungsteams können Unternehmen sicherstellen, dass jede Entscheidung ihre übergeordneten Geschäftsziele unterstützt.

7. Verbesserte Zusammenarbeit

Funktionsübergreifende Teams arbeiten am besten, wenn Beschaffung, Technik und Betrieb auf derselben Seite stehen. Die frühzeitige Einbindung von Einkäufern fördert eine bessere Kommunikation zwischen Abteilungen und Lieferanten, was zu Folgendem führt:

• Konstruktives Feedback von Lieferanten zur Verbesserung von Designs.
• Bessere Koordination zwischen Beschaffungsteams und Produktionsteams.
• Eine agilere und reaktionsfähigere Lieferkette.

Schritte zur Umsetzung der frühen Beschaffungseinbindung

1. Definition von Zielen und Vorteilen

Der erste Schritt bei EPI besteht darin, die Ziele wie Kosteneinsparungen, Risikominderung und Qualitätsverbesserung zu definieren. Klare Zielsetzungen helfen, die Interessenvertreter aufeinander abzustimmen und sicherzustellen, dass jeder versteht, wie die frühe Beschaffung zu besseren Projektergebnissen beitragen kann, von der Kostenkontrolle bis zur rechtzeitigen Materiallieferung.

2. Integration der Beschaffung frühzeitig in den Projektlebenszyklus

Die Beschaffung sollte von der Konzeptionsphase an eingebunden werden, um über Materialverfügbarkeit, Kostenimplikationen und Lieferantenoptionen zu beraten. Die frühzeitige Einbindung ermöglicht es der Beschaffung, Designentscheidungen zu beeinflussen und sicherzustellen, dass sie mit den Projektzielen übereinstimmen, wodurch das Risiko von Verzögerungen oder Budgetüberschreitungen später reduziert wird.

3. Entwicklung einer Beschaffungsstrategie

Eine Beschaffungsstrategie sollte sich auf die Identifizierung wichtiger Materialien und Dienstleistungen konzentrieren, die den Zeitplan und das Budget des Projekts beeinflussen. Frühzeitige Marktanalysen helfen, die Verfügbarkeit von Lieferanten, potenzielle Preisschwankungen und Beschaffungsmethoden zu bewerten, um sicherzustellen, dass Beschaffungsentscheidungen mit den Gesamtprojektanforderungen und -zielen übereinstimmen.

4. Frühzeitige Einbindung von Lieferanten und Auftragnehmern

Die frühzeitige Einbindung von Lieferanten ermöglicht die Vorauswahl von Anbietern, die Sicherung günstiger Konditionen und das Verständnis von Herausforderungen in der Lieferkette. Die Einbindung von Lieferanten in Designüberprüfungen stellt sicher, dass die vorgeschlagenen Materialien und Lösungen praktisch, kosteneffizient und umsetzbar sind, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Verzögerungen und Qualitätsproblemen reduziert wird.

5. Erstellung eines kollaborativen Beschaffungsplans

Ein kollaborativer Beschaffungsplan sollte die Beschaffungszeitpläne mit dem Gesamtprojektzeitplan abstimmen und Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen. Risikomanagementstrategien sollten integriert werden, um sicherzustellen, dass potenzielle Störungen oder Verzögerungen bei der Materiallieferung frühzeitig erkannt und proaktiv gemindert werden.

6. Sicherstellung der Ausrichtung an Budgets und Zeitplänen

Beschaffungsentscheidungen müssen eng mit dem Projektbudget und dem Zeitplan abgestimmt sein. Eine enge Abstimmung mit dem Finanzteam stellt sicher, dass die Ausgaben im Budget bleiben, während die Überwachung der Lieferpläne sicherstellt, dass die Beschaffung mit dem Gesamtfortschritt des Projekts übereinstimmt und potenzielle Verzögerungen vermieden werden.

7. Überprüfung und Bewertung der Ergebnisse

Nach Abschluss des Projekts sollte bewertet werden, wie EPI zur Erreichung der Ziele wie Einhaltung des Budgets und Zeitplans beigetragen hat. Die Analyse der Ergebnisse hilft, Erfolge und Verbesserungsbereiche zu identifizieren und liefert wertvolle Erkenntnisse zur Verfeinerung der Beschaffungsstrategien bei zukünftigen Projekten.

Fazit

Die Ignorierung der frühen Beschaffungseinbindung kann zu höheren Kosten, Lieferantenproblemen und Projektverzögerungen führen. Unternehmen, die die Beschaffung jedoch in die frühe Phase der Produktentwicklung einbinden, erzielen Kosteneffizienz, Risikominderung und einen stärkeren Wettbewerbsvorteil.

Durch die enge Zusammenarbeit mit funktionsübergreifenden Teams und strategischen Lieferanten können Beschaffungsexperten Kosten optimieren, potenzielle Risiken proaktiv identifizieren und Innovationen vorantreiben. Das Ergebnis? Reibungslosere Projektausführung, bessere Lieferantenbeziehungen und eine schnellere Markteinführung – all das sind entscheidende Faktoren in einem wettbewerbsintensiven Geschäftsumfeld. Wenn Ihr Unternehmen die frühe Einbindung nicht priorisiert, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, Ihre Beschaffungsstrategie zu überdenken.