7 Gründe, warum eine frühzeitige Einbindung des Einkaufs entscheidend ist

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In der Produktentwicklung wird die Beschaffung immer als nachträglicher Gedanke behandelt. Das bedeutet, sie ist die abschließende Prüfung, bevor die Produktion beginnt. Doch Unternehmen, die die Beschaffung frühzeitig einbeziehen, verschaffen sich einen großen Vorteil. Wenn Beschaffungsexperten von Anfang an in den Produktentwicklungszyklus eingebunden werden, können sie Kosteneinsparungen finden, Risiken mindern und Kosten optimieren, bevor Entscheidungen festgelegt werden.

Dies gilt insbesondere für Branchen wie Fertigung, Einzelhandel, Technologie und Gesundheitswesen, in denen die Komplexität der Lieferkette, Materialknappheit und regulatorische Anforderungen Zeitpläne und Budgets sprengen können. Wenn Ihr Beschaffungsteam nicht frühzeitig eingebunden ist, riskieren Sie, Kosteneffizienzen zu übersehen, schlechte Lieferantenauswahl zu treffen und die Markteinführungszeit zu verlangsamen. In diesem Artikel erklären wir, was frühe Beschaffungseinbindung ist, warum sie wichtig ist und wie sie umgesetzt wird.

Was ist frühe Beschaffungseinbindung?

Frühe Beschaffungseinbindung (Early Procurement Involvement, EPI) bezeichnet die Praxis, das Beschaffungsteam in die frühen Phasen eines Projekts oder des Produktentwicklungsprozesses einzubeziehen. Dies bedeutet, dass Beschaffungsexperten bereits in der Planungsphase eingebunden werden, bevor Entscheidungen über Lieferanten, Materialien und Verträge getroffen werden.

Das Ziel von EPI ist es sicherzustellen, dass die Beschaffungsstrategien von Anfang an mit den Projektanforderungen und Zeitplänen übereinstimmen. Durch die frühzeitige Einbindung der Beschaffung können Organisationen von deren Fachwissen in den Bereichen Beschaffung, Kostenmanagement, Risikobewertung und Lieferantenbeziehungen profitieren. Dieser proaktive Ansatz kann zu besseren Entscheidungen, Kosteneinsparungen und einer reibungsloseren Projektdurchführung führen.

Einfach ausgedrückt geht es darum, sicherzustellen, dass die Beschaffung nicht nachträglich betrachtet wird, sondern eine Schlüsselrolle in der Planung und Gestaltung eines Projekts einnimmt. Es hilft, potenzielle Herausforderungen vorherzusehen, die besten Lieferanten zu finden und sicherzustellen, dass das Projekt finanziell und logistisch auf Kurs bleibt.

Beispiel für eine frühe Beschaffungseinbindung

Stellen Sie sich ein Getränkeunternehmen vor, das eine neue Linie von Bio-Fruchtsäften auf den Markt bringen möchte. Typischerweise umfasst der Prozess mehrere Phasen, von der Konzeptentwicklung bis zur Produktion. So könnte frühe Beschaffungseinbindung aussehen:

1. Produktkonzept & Auswahl der Zutaten: Während der anfänglichen Produktkonzeptphase ist das Beschaffungsteam an der Auswahl der richtigen Bio-Früchte, Süßungsmittel und anderer Zutaten beteiligt. Durch die frühzeitige Einbindung der Beschaffung kann das Team hochwertige Lieferanten mit Bio-Zertifikaten identifizieren und sicherstellen, dass die Zutaten zur nachhaltigen und gesundheitsbewussten Marke passen.
2. Kostenmanagement und Lieferantenverhandlungen: Beschaffungsexperten arbeiten eng mit dem Produktentwicklungsteam zusammen, um kosteneffiziente Lieferanten für die Rohstoffe zu identifizieren. Sie können Mengenrabatt-Vereinbarungen aushandeln und die langfristige Zuverlässigkeit der Lieferanten bewerten. Durch dieses frühe Vorgehen kann das Unternehmen bessere Preise sichern und Unterbrechungen in der Lieferkette vermeiden.
3. Verpackungsüberlegungen: Die Beschaffung kann auch an der Auswahl umweltfreundlicher Verpackungsoptionen mitwirken. Durch die frühzeitige Einbindung können nachhaltige Verpackungslösungen bezogen werden, die den Markenwerten und den Erwartungen des Marktes entsprechen. Diese Entscheidung ist entscheidend sowohl für das Kostenmanagement als auch für die Erreichung von Umweltzielen.
4. Logistik- und Lieferkettenplanung: Wenn die Beschaffung frühzeitig am Tisch sitzt, kann das Team beginnen, die Logistik zu planen – sicherzustellen, dass Rohstoffe und Fertigprodukte rechtzeitig geliefert werden, um Produktionsverzögerungen zu vermeiden. Beispielsweise könnten sie Lieferanten mit kürzeren Vorlaufzeiten oder flexibleren Lieferoptionen auswählen.
5. Risikomanagement: Die Beschaffung kann potenzielle Risiken im Zusammenhang mit Rohstoffen bewerten, wie z. B. Preisvolatilität für Bio-Früchte oder mögliche Engpässe. Durch die Berücksichtigung dieser Risiken können frühzeitig Notfallpläne oder alternative Lieferanten gefunden werden, um sicherzustellen, dass der Produkteinführungstermin eingehalten wird und das Budget nicht überschritten wird.
6. Einhaltung von Vorschriften und Zertifikaten: In der Lebensmittel- und Getränkeindustrie ist die Einhaltung von Gesundheits-, Sicherheits- und Nachhaltigkeitszertifikaten entscheidend. Beschaffungsteams stellen sicher, dass alle Lieferanten die regulatorischen Standards für Bio-Zertifikate, Lebensmittelsicherheit und andere Anforderungen erfüllen.

Ergebnis:

Durch die frühzeitige Einbindung der Beschaffung bei der Entwicklung der Bio-Saftlinie kann das Unternehmen die besten Zutaten zu wettbewerbsfähigen Preisen sichern, die Lieferkette optimieren, Risiken minimieren und sicherstellen, dass das Endprodukt seinen Nachhaltigkeits- und Qualitätszielen entspricht. Letztlich wird das Produkt mit größerer Wahrscheinlichkeit pünktlich, innerhalb des Budgets und gemäß den Erwartungen der Verbraucher in Bezug auf Qualität und Nachhaltigkeit geliefert.

Die Bedeutung der frühen Beschaffungseinbindung

1. Kostenkontrolle und Budgetmanagement

Einer der Hauptvorteile der frühen Beschaffungseinbindung ist die Kostenkontrolle. Wenn Einkaufsteams von Anfang an am Produktentwicklungsprozess beteiligt sind, können sie proaktiv Möglichkeiten zur Kostensenkung identifizieren. Beschaffungsteams analysieren Materialkosten, Preisstrukturen der Lieferanten und mögliche Mengenrabatte, um sicherzustellen, dass Kosteneffizienz bereits in der Designphase berücksichtigt wird. Zusätzlich können sie unerwartete Kostenüberschreitungen vermeiden, indem sie alle Beschaffungsoptionen prüfen, bevor wichtige Entscheidungen getroffen werden.

Frühe Lieferantenbeteiligung ermöglicht es der Beschaffung auch, mit strategischen Lieferanten zusammenzuarbeiten, die Kosteneinsparungsansätze bieten, wie z. B.:

• Alternative Rohstoffe, die Kosten optimieren, ohne die Produktqualität zu beeinträchtigen.
• Konsolidierungsstrategien für Lieferanten, die Logistikausgaben reduzieren.
• Frühzeitige Verhandlungen über langfristige Verträge, um günstige Konditionen zu sichern.

Indem Unternehmen die Beschaffung frühzeitig integrieren, können sie unerwartete Budgetüberraschungen vermeiden und Sparpotenziale maximieren.

2. Risikominderung

Risikobewertung und -minderung sind entscheidend im Lieferkettenmanagement. Beschaffungsspezialisten unterstützen Unternehmen dabei, die Fähigkeiten von Lieferanten zu überprüfen, potenzielle Risiken zu bewerten und Kontingenzpläne zu entwickeln, bevor Probleme entstehen.

Frühe Einbindung ermöglicht es den Beschaffungsteams, sich mit folgenden Themen auseinanderzusetzen:

• Materialengpässen, indem sie alternative Lieferanten im Voraus sichern.
• Regulatorischen Anforderungen, die die Lieferantenauswahl beeinflussen könnten.
• Logistischen Herausforderungen wie Frachtverzögerungen, Zollprobleme und Transportrisiken.

Durch die enge Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen kann die Beschaffung eine reibungslosere Projektdurchführung ermöglichen, indem sie Unterbrechungen in der Lieferkette proaktiv verwaltet, bevor sie eskalieren.

3. Bessere Lieferantenauswahl

Die Auswahl der besten Lieferanten basiert nicht nur auf dem Preis, sondern auch auf Qualität, Zuverlässigkeit und langfristigen strategischen Partnerschaften. Beschaffungsspezialisten kennen die Expertise von Lieferanten und können diese nach Kriterien wie folgenden bewerten:

• Erfahrung in der Branche
• Fähigkeit, die Produktion zu skalieren
• Einhaltung von Sicherheits- und Regulierungsstandards
• Innovationsfähigkeit

Frühe Lieferantenbeteiligung stellt sicher, dass Unternehmen nicht einfach die günstigste Option wählen, sondern diejenige, die den größten langfristigen Wert bietet.

4. Straffere Projektzeitpläne

Verzögerungen in der Beschaffung führen oft zu verpassten Fristen in der Produktentwicklung. Frühzeitiges Einbinden des Beschaffungsteams hilft, die Markteinführungszeit zu beschleunigen, da sichergestellt wird:

• Lieferantenvereinbarungen sind abgeschlossen, bevor die Produktion beginnt.
• Vorlaufzeiten für Rohstoffe werden in die Projektzeitpläne eingerechnet.
• Es gibt keine unerwarteten Störungen aufgrund plötzlich auftretender Beschaffungsprobleme.

Dieser kollaborative Ansatz zwischen Beschaffung, Ingenieurwesen und Produktion stellt sicher, dass Projekte reibungslos vom Konzept bis zur Umsetzung laufen.

5. Verbesserte Verhandlungsmacht

Die frühzeitige Einbindung der Beschaffung gibt Unternehmen mehr Verhandlungsspielraum, um günstige Bedingungen auszuhandeln. Wird die Beschaffung zu spät eingebunden, sind die Optionen möglicherweise begrenzt, und Unternehmen müssen oft höhere Kosten akzeptieren oder bei der Qualität Kompromisse eingehen. Durch frühzeitige Einbindung kann die Beschaffung:

• Mehrere Lieferanten vergleichen, bevor Verpflichtungen eingegangen werden.
• Bessere Preise mit strategischen Lieferanten sichern.
• Längere Zahlungsfristen aushandeln, um den Cashflow zu verbessern.

Dieser proaktive Ansatz stellt sicher, dass Unternehmen die besten Deals abschließen, bevor sie in kostspielige Last-Minute-Entscheidungen gezwungen werden.

6. Ausrichtung an Projektzielen

Der Beschaffungsprozess stellt sicher, dass Lieferanten mit der Unternehmensstrategie übereinstimmen. Frühzeitige Beschaffungseinbindung hilft:

• Sicherzustellen, dass Lieferanten Nachhaltigkeitsziele und ethische Beschaffungsstandards erfüllen.
• Die Lieferantenauswahl an den langfristigen Produktentwicklungszyklus des Unternehmens anzupassen.
• Konflikte zwischen technischen Spezifikationen und Lieferantenkapazitäten zu vermeiden.

Durch die Integration der Beschaffung mit den Produktentwicklungsteams können Unternehmen sicherstellen, dass jede Entscheidung ihre übergeordneten Geschäftszwecke unterstützt.

7. Verbesserte Zusammenarbeit

Interdisziplinäre Teams arbeiten am besten, wenn Beschaffung, Ingenieurwesen und Betrieb auf einer Linie sind. Frühzeitige Beschaffungseinbindung fördert eine bessere Kommunikation zwischen Abteilungen und Lieferanten, was zur Folge hat:

• Konstruktives Feedback von Lieferanten zur Verbesserung von Designs.
• Bessere Abstimmung zwischen Beschaffungsteams und Produktionsteams.
• Eine agilere und reagierende Lieferkette.

Schritte zur Implementierung frühzeitiger Beschaffungseinbindung

1. Zielsetzung und Nutzen definieren

Der erste Schritt in der EPI besteht darin, ihre Ziele wie Kosteneinsparungen, Risikominderung und Qualitätsverbesserung zu definieren. Klare Ziele helfen, die Beteiligten abzustimmen, und stellen sicher, dass alle verstehen, wie die frühzeitige Beschaffung zu besseren Projektergebnissen führen kann, von Kostenmanagement bis hin zu rechtzeitiger Materiallieferung.

2. Beschaffung frühzeitig in den Projektlebenszyklus integrieren

Die Beschaffung sollte bereits in der konzeptionellen Entwurfsphase beteiligt sein, um Materialverfügbarkeit, Kostenimplikationen und Lieferantenoptionen zu beraten. Frühzeitige Einbindung ermöglicht es der Beschaffung, Designentscheidungen zu beeinflussen und sicherzustellen, dass diese mit den Projektzielen übereinstimmen, wodurch das Risiko von Verzögerungen oder Budgetüberschreitungen später verringert wird.

3. Entwicklung einer Beschaffungsstrategie

Eine Beschaffungsstrategie muss sich auf die Identifizierung der Schlüsselmateralien und -dienstleistungen konzentrieren, die den Zeitplan und das Budget des Projekts beeinflussen. Frühzeitige Marktanalysen helfen dabei, die Verfügbarkeit von Lieferanten, mögliche Preisschwankungen und Beschaffungsmethoden zu bewerten, um sicherzustellen, dass die Beschaffungsentscheidungen mit den Gesamtprojektdaten und -zielen übereinstimmen.

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